# YAPL Documentation (https://yapl.app/en/docs)
# Welcome to YAPL Documentation
YAPL is a comprehensive project management platform designed specifically for project management professionals. This documentation will help you get started and make the most of all features.
## Quick Links
- **[Getting Started](/docs/getting-started)** - Set up your account and create your first project
- **[User Guides](/docs/user-guides)** - Detailed guides for all features
- **[FAQ](/docs/faq)** - Frequently asked questions
- **[Troubleshooting](/docs/troubleshooting)** - Common issues and solutions
## Key Features
### Project Management
Create and manage projects with comprehensive tracking, timelines, and team collaboration tools.
### Planning & Scheduling
Use Gantt charts, Kanban boards, and task management to plan and execute your projects efficiently.
### Resource Management
Track equipment, materials, and team members across all your projects.
### Team Collaboration
Invite team members, assign roles, and collaborate in real-time.
### Billing & Subscriptions
Flexible subscription plans to fit your business needs.
## Need Help?
If you can't find what you're looking for, please [contact our support team](/contact).
---
# Account FAQ (https://yapl.app/en/docs/faq/account-faq)
# Account FAQ
Common questions about creating accounts, managing profiles, and configuring account settings.
## Registration & Login
### How do I create a YAPL account?
1. Go to the YAPL website
2. Click **Sign Up** or **Get Started**
3. Enter your email address
4. Create a password (minimum 8 characters, must include uppercase and number)
5. Enter your full name
6. Accept the terms of service
7. Click **Create Account**
8. Verify your email by clicking the link sent to you
### What are the password requirements?
Your password must have:
- Minimum 8 characters
- At least one uppercase letter
- At least one number
### I didn't receive the verification email. What should I do?
1. Check your spam/junk folder
2. Wait a few minutes (emails can be delayed)
3. Click "Resend verification email" on the login page
4. Make sure you entered the correct email address
5. Check if your email provider is blocking YAPL emails
6. Contact support if issues persist
### How do I reset my password?
1. Go to the login page
2. Click **Forgot Password**
3. Enter your email address
4. Check your email for reset instructions
5. Click the reset link (valid for 24 hours)
6. Create a new password
7. Log in with your new password
### Can I change the email address on my account?
Yes. Go to **Settings > Profile** and update your email address. You'll need to verify the new email before the change takes effect.
## Profile Settings
### How do I update my profile information?
1. Click **Settings** in the sidebar
2. Select **Profile** tab
3. Update your information:
- Full name
- Job title
- Profile picture
- Bio
4. Click **Save Changes**
### How do I change my profile picture?
1. Go to **Settings > Profile**
2. Click on your current avatar or the edit icon
3. Upload a new image (JPG, PNG supported)
4. Crop and adjust as needed
5. Save changes
### What profile information is visible to others?
Team members in your workspace can see:
- Your full name
- Profile picture
- Job title
- Team memberships
Your email and other sensitive information are not visible to other members.
## Workspace Memberships
### How do I see which workspaces I belong to?
Go to **Settings > Profile** and scroll to **Workspace Memberships**. You'll see all workspaces you're a member of along with your role in each.
### Can I be in multiple workspaces?
Yes! You can be a member of multiple workspaces. Each workspace is independent with its own subscription, teams, and projects.
### How do I leave a workspace?
Contact the workspace owner to be removed, or:
1. Go to **Settings > Profile**
2. Find the workspace in your memberships
3. Click **Leave Workspace**
Note: You cannot leave if you're the only owner. Transfer ownership first.
## Preferences
### How do I change the language?
1. Go to **Settings > Preferences**
2. Find **Language** setting
3. Select your preferred language (English or Turkish)
4. Save changes
The interface will update to your selected language.
### How do I enable dark mode?
1. Go to **Settings > Preferences**
2. Find **Theme** setting
3. Select **Dark** or **System** (follows your device setting)
4. Save changes
### How do I change notification settings?
1. Go to **Settings > Preferences**
2. Find **Notifications** section
3. Toggle email notifications on/off
4. Configure notification types
5. Save changes
## Account Security
### How do I keep my account secure?
- Use a strong, unique password
- Don't share your login credentials
- Log out when using shared computers
- Keep your email account secure
- Review your active sessions periodically
### Can I see my login history?
Account activity is tracked for security purposes. Contact support if you need information about login history or suspect unauthorized access.
### What should I do if I think my account was compromised?
1. Immediately reset your password
2. Check your profile for unauthorized changes
3. Review your workspace memberships
4. Contact support to report the issue
5. Enable additional security if available
## Account Deletion
### How do I delete my YAPL account?
Account deletion is handled through support to ensure data integrity:
1. [Contact Support](/contact)
2. Request account deletion
3. Verify your identity
4. Support will process the request
Account deletion is permanent. All your personal data will be removed. Projects and content you created in workspaces may be retained by the workspace.
### What happens to my data when I delete my account?
- Your profile information is removed
- Your authentication credentials are deleted
- Content you created in workspaces remains (owned by workspace)
- Historical activity logs retain your actions for audit purposes
### Can I reactivate a deleted account?
No. Once an account is deleted, it cannot be recovered. You would need to create a new account with a new email address.
## Trial Account
### How long is the free trial?
The trial lasts **14 days** from account creation. During this time, you have access to all Professional features.
### What happens when my trial ends?
When your trial expires:
- You'll be prompted to subscribe
- Access to features will be limited
- Your data is preserved
- You can subscribe at any time to regain access
### Can I extend my trial?
Trials are not extendable. If you need more time to evaluate, contact support to discuss options.
### Am I eligible for a trial?
Each user gets **one trial**. If you've previously used a trial (even on a different workspace), you won't be eligible for another one.
## Still Have Questions?
[Contact Support](/contact) for personalized help with your account.
---
# Billing FAQ (https://yapl.app/en/docs/faq/billing-faq)
# Billing FAQ
Common questions about subscriptions, pricing, payments, and invoices.
## Pricing & Plans
### What subscription plans are available?
| Plan | Price | Included Seats | Key Features |
|------|-------|----------------|--------------|
| **Trial** | Free | 10 | 14 days, 1 project, starter limits |
| **Basic** | $15/month | 3 (fixed) | Up to 5 projects, essential features |
| **Professional** | $69/month | 10 | Unlimited projects, full features |
### What's included in the Basic plan?
- 3 team members (fixed, no additional seats)
- Up to 5 active projects
- 10 plans per workspace
- 200 tasks per plan
- Essential features (task management, Kanban, basic Gantt view)
- No cost tracking
- No Gantt editing
- No import/export
### What's included in the Professional plan?
- 10 included seats (+$6/seat for additional)
- Unlimited projects
- Unlimited plans per workspace
- 500 tasks per plan
- Full cost tracking
- Gantt chart editing
- Import/export capabilities
- Priority support
### Can I add more seats to my plan?
- **Basic**: No, seats are fixed at 3
- **Professional**: Yes, additional seats are $6/month each
### Is there annual billing?
Contact support for annual billing options. Annual plans may include discounts.
## Payments
### What payment methods are accepted?
YAPL accepts:
- Visa
- Mastercard
- American Express
- Discover
Payment processing is handled securely by LemonSqueezy.
### How do I update my payment method?
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Find **Payment Method** section
3. Click **Update Payment Method**
4. Enter new card details
5. Save changes
### Is my payment information secure?
Yes. YAPL uses LemonSqueezy for payment processing. We never store your full card number. Only the card brand and last 4 digits are displayed for your reference.
### Why was my payment declined?
Common reasons:
- Insufficient funds
- Expired card
- Bank security block
- Incorrect card details
Try:
1. Verifying card details are correct
2. Contacting your bank
3. Using a different card
## Subscription Management
### How do I upgrade my plan?
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Click **Change Plan**
3. Select a higher tier
4. Complete checkout
5. New features available immediately
### How do I downgrade my plan?
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Click **Change Plan**
3. Select a lower tier
4. Review impact on current usage
5. Confirm downgrade
You cannot downgrade if your current usage exceeds the new plan's limits (members, projects, etc.).
### How do I cancel my subscription?
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Click **Cancel Subscription**
3. Review what you'll lose
4. Confirm cancellation
After cancellation:
- Access continues until current period ends
- Data is preserved for 90 days
- You can reactivate anytime
### Can I pause my subscription?
Direct pausing isn't available. Options:
- Cancel and resubscribe later (data preserved 90 days)
- Contact support for extended arrangements
### How do I reactivate a cancelled subscription?
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Click **Reactivate** or **Subscribe**
3. Choose a plan
4. Complete payment
5. Access restored immediately
## Invoices & Receipts
### Where can I find my invoices?
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Scroll to **Payment History**
3. View and download past invoices
### What information is on invoices?
Invoices include:
- Your company information (from Organization Profile)
- Invoice date and number
- Subscription period
- Plan details and seat count
- Tax information (if applicable)
- Payment amount
### How do I update my billing address?
Go to **Settings > Organization > Company Settings** and update your billing address. Future invoices will use the new address.
### Can I get invoices with my Tax ID/VAT number?
Yes. Add your Tax ID in **Settings > Organization > Company Settings**. It will appear on all future invoices.
## Refunds
### What is the refund policy?
- No refunds for partial subscription periods
- Contact support within 7 days of charge for billing issues
- Refund requests evaluated case-by-case
### How do I request a refund?
[Contact Support](/contact) with:
- Your account email
- Reason for refund request
- Invoice reference (if applicable)
## Trial Questions
### Does the trial require a credit card?
No. You can start your 14-day trial without entering any payment information.
### What happens after the trial ends?
- You'll be prompted to subscribe
- Feature access becomes limited
- Your data remains saved
- Subscribe anytime to restore access
### Can I get another trial?
No. Each user receives one trial. If you've previously trialed YAPL, you'll need to subscribe for full access.
## Seat Management
### How do seats work?
Seats represent the number of users who can access your workspace:
- Trial: 10 seats (test team collaboration)
- Basic: 3 seats (fixed)
- Professional: 10 included, additional at $6/each
### How do I add seats?
Professional plan only:
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Find **Seat Management**
3. Click **Add Seats**
4. Enter quantity
5. Confirm purchase
### Can I remove seats?
You can reduce additional seats, but not below your current occupied count. Remove members first if needed.
### What counts as a seat?
Each workspace member occupies one seat. Members in multiple teams still count as one seat.
## Workspace Limits
### What happens if I exceed my plan limits?
- **Projects**: Can't create new projects
- **Members**: Can't invite new members
- **Tasks**: Can't add tasks beyond limit
Existing content remains accessible. Upgrade or reduce usage to continue.
### Do archived projects count toward limits?
No. Completed and Archived projects don't count toward your project limit.
## Enterprise & Custom Plans
### Do you offer enterprise plans?
Yes. Contact our sales team for custom enterprise pricing with:
- Custom seat counts
- Dedicated support
- Custom features
- Volume discounts
### Can I get a discount for non-profits?
Contact support to inquire about non-profit pricing options.
## Still Have Questions?
[Contact Support](/contact) for billing assistance.
---
# Frequently Asked Questions (https://yapl.app/en/docs/faq)
# Frequently Asked Questions
Find quick answers to the most common questions about YAPL. Browse by category or use the search function to find specific topics.
## Quick Answers
### What is YAPL?
YAPL is a project management platform designed for planning professionals. It provides tools for managing projects, schedules, resources, and team collaboration with features like Gantt charts, Kanban boards, and cost tracking.
### Is there a free trial?
Yes! Every new user gets a **14-day free trial**. No credit card required. The trial includes 10 seats so you can test team collaboration, with starter limits (1 project, 1 plan, 200 tasks).
### What are the subscription tiers?
| Tier | Price | Seats | Projects | Plans/Workspace |
|------|-------|-------|----------|-----------------|
| Trial | Free (14 days) | 10 | 1 | 1 |
| Basic | $15/month | 3 | 5 max | 10 |
| Professional | $69/month | 10+ | Unlimited | Unlimited |
### Can I use YAPL on mobile?
Yes! YAPL is built as a Progressive Web App (PWA) that works on any device with a modern browser. You can install it on your phone for an app-like experience.
### What languages does YAPL support?
YAPL currently supports English and Turkish, with more languages planned.
## FAQ Categories
Browse detailed questions by topic:
Questions about registration, profiles, passwords, and account settings.
Questions about subscriptions, payments, invoices, and pricing.
Questions about creating and managing projects in YAPL.
Questions about team collaboration, invitations, and roles.
Technical questions about browsers, performance, and compatibility.
## Popular Questions
### How do I invite team members?
1. Go to **Teams** in the sidebar
2. Open your team
3. Click the **Invitations** tab
4. Click **Invite Members**
5. Enter email or generate a shareable link
### How do I create a project?
1. Click **Projects** in the sidebar
2. Click **Create Project**
3. Follow the 4-step wizard:
- Assign teams
- Enter basic info
- Set timeline and budget
- Add client/location (optional)
### What's the difference between a project and a plan?
- **Project**: The organizational container with budget, timeline, and team assignments
- **Plan**: A schedule within a project containing tasks, dependencies, and resources
One project can have multiple plans (e.g., different phases or scenarios).
### How do I export my data?
Professional tier users can export data in various formats. Go to the relevant section (Plans, Tasks, Resources) and look for export options in the actions menu.
## Can't Find Your Answer?
If you can't find what you're looking for:
1. **Search the docs** - Use the search bar at the top
2. **Check troubleshooting** - Visit [Troubleshooting](/docs/troubleshooting) for common issues
3. **Contact support** - [Reach out to our team](/contact) for personalized help
---
# Projects FAQ (https://yapl.app/en/docs/faq/projects-faq)
# Projects FAQ
Common questions about creating projects, managing plans, and working with tasks.
## Project Basics
### What is a project in YAPL?
A project is the main organizational unit containing:
- Basic information (name, code, description)
- Timeline (start and end dates)
- Budget (optional)
- Team assignments
- Plans (schedules with tasks)
### What's the difference between a project and a plan?
| Concept | Description |
|---------|-------------|
| **Project** | Container for work - has budget, timeline, team access |
| **Plan** | Schedule within a project - has tasks, dependencies, resources |
One project can have multiple plans (e.g., baseline plan, revised plan, scenarios).
### How many projects can I have?
| Tier | Active Project Limit |
|------|----------------------|
| Trial | 1 |
| Basic | 5 |
| Professional | Unlimited |
"Active" means Planning, Active, or On Hold status. Completed, Cancelled, and Archived don't count toward your limit.
## Creating Projects
### Do I need a team before creating a project?
- **Workspace owners**: Can create projects without teams
- **Everyone else**: Must assign at least one team
### What information is required to create a project?
Minimum requirements:
- Team assignment (for non-owners)
- Project name (3-255 characters)
Everything else (description, dates, budget) is optional.
### What's a project code?
A unique identifier for your project, automatically generated based on workspace settings:
- Format: PREFIX-YEAR-SEQUENCE (e.g., `PROJ-25-001`)
- Customizable during creation
- Must be unique within workspace
## Project Status
### What project statuses are available?
| Status | Description |
|--------|-------------|
| **Planning** | Initial setup (default for new projects) |
| **Active** | Work in progress |
| **On Hold** | Temporarily paused |
| **Completed** | Work finished |
| **Cancelled** | Project terminated (won't proceed) |
**Note**: Archiving is a separate operation (soft-delete), not a status. See "Archiving" section below.
### Can I change a project's status?
Yes. The allowed transitions are:
- Planning → Active, Cancelled
- Active → On Hold, Completed, Cancelled
- On Hold → Active, Cancelled
- Completed → (terminal, no further changes)
- Cancelled → (terminal, no further changes)
### Why can't I put my project "On Hold"?
Only **Active** projects can be put on hold. If your project is in Planning status, change it to Active first.
### Do completed projects count toward my limit?
No. Only Planning, Active, and On Hold projects count toward your limit. Complete, cancel, or archive projects to free up space.
## Project Access
### Who can see my projects?
- **Workspace owners**: Can see all projects
- **Team members**: Can see projects their team is assigned to
### How do I give someone access to a project?
Add their team to the project:
1. Open the project
2. Go to team assignment settings
3. Add the team
4. Save changes
Or add them to a team already assigned to the project.
### Can I share a project with another workspace?
No. Projects are workspace-specific. Each workspace is completely isolated.
### Why can't some team members edit the project?
Check their team role:
- **Lead/Member**: Can edit
- **Viewer**: Read-only access
## Plans
### How many plans can I have?
Plans are counted at the workspace level, not per project.
| Tier | Plans per Workspace |
|------|---------------------|
| Trial | 1 |
| Basic | 10 |
| Professional | Unlimited |
### What's the difference between personal and project plans?
- **Project plans**: Associated with a project, team access applies
- **Personal plans**: Standalone, only you can access (unless assigned to project)
### Can I move a plan to a different project?
Plans can be assigned to projects via the plan assignments feature. You can change or remove project associations.
## Tasks
### How many tasks can I have per plan?
| Tier | Tasks per Plan |
|------|----------------|
| Trial | 200 |
| Basic | 200 |
| Professional | 500 |
### What's a WBS code?
Work Breakdown Structure (WBS) codes identify tasks in a hierarchy:
- `1` - First level task
- `1.1` - Subtask of task 1
- `1.1.1` - Sub-subtask
WBS codes help organize and reference tasks.
### Can I have subtasks?
Yes! Tasks can have child tasks (subtasks) to any depth. This creates a hierarchical work breakdown structure.
### What task statuses are available?
Default statuses:
- **To Do** - Not started
- **In Progress** - Active work
- **In Review** - Pending approval
- **Completed** - Finished
Workspaces can add custom statuses.
## Budget & Cost
### Is budget tracking available on all plans?
- **Basic**: No cost tracking
- **Professional**: Full cost tracking features
### What currency options are available?
Any ISO 4217 currency code (USD, EUR, TRY, GBP, etc.). The workspace default currency can be set in organization settings.
### Where do I see project budget status?
Open your project and view the overview/dashboard. Budget metrics show:
- Total budget
- Spent amount
- Remaining budget
- Usage percentage
## Timeline
### Do I need to set project dates?
No, dates are optional. However, having dates enables:
- Timeline progress tracking
- Duration calculations
- Gantt chart visualization
### What happens if my end date is before the start date?
You'll get a validation error. The end date must be after the start date when both are specified.
## Archiving
### What does archiving a project do?
Archiving is a **soft-delete** operation (separate from status changes):
- Hides the project from default lists
- Frees up project limit quota
- Preserves all data for reference
- Can be viewed with "Show Archived" filter
### Can I restore an archived project?
Yes, archived projects can be restored by workspace owners. Contact your workspace owner if you need to restore an archived project.
### What's the difference between Cancelled and Archived?
| | Cancelled | Archived |
|---|-----------|----------|
| **What is it** | A project status | A soft-delete operation |
| **Meaning** | Project won't proceed | Project stored for records |
| **Reversible** | No (terminal status) | Yes (can restore) |
| **Use when** | Client cancelled, project terminated | Completed work needs storage |
### How long are archived projects kept?
Retention varies by tier. Contact support for specific retention policies.
## Troubleshooting
### I hit my project limit but don't have many active projects
Check that you're counting correctly:
- Planning, Active, On Hold = counts toward limit
- Completed, Cancelled, Archived = doesn't count
Complete, cancel, or archive older projects to free space.
### My project disappeared
It might be:
- Archived (check filter settings)
- Team assignment changed
- Deleted by workspace owner
### I can't edit my project
Check your access:
- Team role must be Lead or Member
- Project must not be archived
- You must be on an assigned team
## Still Have Questions?
[Contact Support](/contact) for help with projects.
---
# Teams FAQ (https://yapl.app/en/docs/faq/teams-faq)
# Teams FAQ
Common questions about creating teams, managing members, roles, and team collaboration.
## Team Basics
### What is a team in YAPL?
A team is a group of workspace members who collaborate on projects. Teams:
- Control access to projects (projects are assigned to teams)
- Have role-based permissions (Lead, Member, Viewer)
- Can have unlimited members (within workspace seat limits)
### How many teams can I create?
There's no limit on the number of teams you can create. Create as many as needed to organize your workspace effectively.
### What's the "Workspace Owners" team?
The Workspace Owners team is a special system-generated team that:
- Automatically contains all workspace owners
- Cannot be modified or deleted
- Gives owners access to all workspace content
- Updates automatically when owners are added/removed
## Team Roles
### What are the team roles?
| Role | Description |
|------|-------------|
| **Lead** | Full team management - can invite members, change roles, manage team settings |
| **Member** | Standard access - can view and edit team projects |
| **Viewer** | Read-only access - can only view team projects |
### What's the difference between Lead and Member?
| Capability | Lead | Member |
|------------|------|--------|
| View projects | Yes | Yes |
| Edit tasks | Yes | Yes |
| Create projects | Yes | Yes |
| Delete projects | Yes | No |
| Invite members | Yes | No |
| Change roles | Yes | No |
| Manage team settings | Yes | No |
### Can a team have multiple Leads?
Yes! You can have as many Leads as needed. However, every team must have at least one Lead at all times.
### Why can't I remove or demote a Lead?
Teams require at least one Lead. If you're trying to remove or demote the only Lead, you must first promote another member to Lead.
## Team Membership
### Can someone be in multiple teams?
Yes! A person can be a member of multiple teams and have different roles in each. For example:
- Lead in "Engineering Team"
- Viewer in "Management Team"
### Does being in multiple teams use multiple seats?
No. Each workspace member counts as one seat, regardless of how many teams they're in.
### How do I add someone to a team?
1. Open your team
2. Go to the **Invitations** tab
3. Click **Invite Members**
4. Enter their email or generate a shareable link
5. Select their role
6. Send invitation
### How do I remove someone from a team?
1. Open your team
2. Go to the **Members** tab
3. Find the member
4. Click the actions menu (three dots)
5. Select **Remove from Team**
### What happens when someone is removed from a team?
- They immediately lose access to all projects assigned to that team
- They remain in the workspace (if in other teams)
- Historical activity attributed to them is preserved
- They can be re-invited to the team later
## Team Invitations
### How long are team invitations valid?
All invitations (both email and shareable links) expire after **7 days**.
### Can I resend an expired invitation?
No, you cannot extend expired invitations. Send a new invitation instead.
### What if someone doesn't receive the invitation email?
1. Check their spam/junk folder
2. Verify the email address is correct
3. Click **Resend** on the pending invitation
4. Try using a shareable link instead
### Can I limit how many people can join via a shareable link?
Yes! When generating a shareable link, you can set:
- Usage limit (max number of uses)
- Expiration date
- Default role for joiners
## Team and Project Access
### How do teams relate to projects?
Projects are assigned to teams (not individuals). Team members access projects through their team membership:
- If your team is assigned to a project, you can access it
- Your role in the team determines your access level
- Projects can be assigned to multiple teams
### Can I share a project with just one person?
Not directly. Access is team-based. Options:
1. Create a team with just that person
2. Add them to an existing team that has the project
3. Make them a workspace owner (gives access to everything)
### Why can't I see a project?
You can't see a project if:
- No team you're in is assigned to that project
- The project is archived (and filtered out)
- You don't have workspace access
Ask a team Lead or workspace owner to add your team to the project.
## Team Management
### How do I rename a team?
1. Open the team
2. Click **Edit Team** or the settings icon
3. Update the team name
4. Save changes
### How do I delete a team?
1. Open the team
2. Go to team settings
3. Click **Delete Team**
4. Confirm deletion
You cannot delete a team that has active project assignments. Remove all project assignments first.
### What happens when a team is deleted?
- All members lose access to team-assigned projects
- Members remain in the workspace (if in other teams)
- Historical activity is preserved
- The action cannot be undone
### Can I transfer team leadership?
To transfer leadership:
1. Promote the new person to Lead
2. Optionally demote yourself to Member or Viewer
3. Or remove yourself from the team (if not needed)
## Workspace Owners vs Team Leads
### What's the difference between a workspace owner and team lead?
| Capability | Workspace Owner | Team Lead |
|------------|-----------------|-----------|
| Scope | Entire workspace | Their team only |
| Billing access | Yes | No |
| All projects access | Yes | Team projects only |
| Workspace settings | Yes | No |
| Create/delete workspaces | Yes | No |
| Invite to workspace | Yes | No |
| Invite to team | Yes | Yes |
### Do workspace owners need to be team Leads?
No. Workspace owners automatically have full access to everything through the system "Workspace Owners" team. They don't need explicit Lead roles in other teams.
## Troubleshooting
### I was invited but can't access any projects
Your team might not be assigned to any projects yet. Contact your team Lead to:
- Assign the team to projects
- Add you to another team with project access
### My role changed unexpectedly
A team Lead may have changed your role. Contact your team Lead or workspace owner for clarification.
### I can't create a team
- Verify you have permission (owner or sufficient role)
- Check workspace subscription is active
- Try refreshing the page
## Still Have Questions?
[Contact Support](/contact) for help with teams.
---
# Technical FAQ (https://yapl.app/en/docs/faq/technical-faq)
# Technical FAQ
Technical questions about browsers, performance, data security, and platform compatibility.
## Browser Support
### Which browsers are supported?
YAPL supports all modern browsers:
- **Chrome** (recommended) - version 90+
- **Firefox** - version 90+
- **Safari** - version 14+
- **Edge** - version 90+
### Does YAPL work on mobile browsers?
Yes! YAPL is built as a Progressive Web App (PWA) and works on mobile browsers including:
- Chrome on Android
- Safari on iOS
- Firefox on Android
### What if I'm using an older browser?
You may experience issues with older browsers. We recommend updating to the latest version for the best experience and security.
### Why do some features look different in different browsers?
Minor visual differences may occur due to how browsers render elements. Core functionality remains the same across all supported browsers.
## Progressive Web App (PWA)
### What is a PWA?
A Progressive Web App is a website that can be installed on your device and used like a native app. Benefits include:
- App-like experience
- Home screen icon
- Full-screen mode
- Better performance
- Some offline capabilities
### How do I install YAPL as an app?
**On Desktop (Chrome):**
1. Visit YAPL in Chrome
2. Click the install icon in the address bar (or menu > "Install YAPL")
3. Click Install
**On Android:**
1. Visit YAPL in Chrome
2. Tap the menu (three dots)
3. Tap "Add to Home screen" or "Install app"
**On iOS:**
1. Visit YAPL in Safari
2. Tap the Share button
3. Tap "Add to Home Screen"
### Does YAPL work offline?
Yes! YAPL supports **full offline editing** for plans:
- **Edit tasks, dependencies, and progress** - All editing features work offline
- **Critical path calculations** - CPM runs locally on your device
- **Auto-save to device** - Changes save every 500ms to IndexedDB
- **Undo/Redo** - Full history available (up to 50 operations)
**Requirements:**
- Load the plan once while online
- Make a small edit to create a local draft
**What needs internet:**
- First-time plan access
- Publishing drafts to cloud
- Creating new plans
- Real-time collaboration
See [Offline Editing Guide](/docs/user-guides/plans/offline-editing) for complete details.
## Performance
### YAPL is running slowly. What can I do?
Try these steps:
1. **Clear browser cache**
- Chrome: Settings > Privacy > Clear browsing data
- Firefox: Settings > Privacy > Clear Data
2. **Close other tabs**
- Too many open tabs use memory
3. **Disable browser extensions**
- Some extensions can slow down pages
4. **Check your internet connection**
- Slow connection affects load times
5. **Try a different browser**
- Rule out browser-specific issues
6. **Update your browser**
- Older versions may have performance issues
### Why do large plans load slowly?
Plans with many tasks (hundreds) require more processing. Tips:
- Use filters to show fewer tasks at once
- Collapse task hierarchies
- Consider splitting into multiple plans
### How much data can YAPL handle?
Tier limits help maintain performance:
| Tier | Tasks per Plan |
|------|----------------|
| Basic | 200 |
| Professional | 500 |
These limits ensure smooth operation for all users.
## Data & Security
### Is my data secure?
Yes. YAPL implements multiple security measures:
- HTTPS encryption for all data transfer
- Row-level security (RLS) for data isolation
- Secure authentication via Supabase
- No storage of full payment card numbers
### Where is my data stored?
YAPL uses Supabase for data storage, which runs on enterprise-grade cloud infrastructure with:
- Regular backups
- Geographic redundancy
- Compliance certifications
### Who can see my data?
- **Your workspace data**: Only workspace members with appropriate access
- **Cross-workspace**: Workspaces are completely isolated
- **YAPL staff**: Limited access for support purposes only
### Is my data backed up?
Yes. The database is backed up regularly. For critical data, we recommend also maintaining your own exports.
### Can I export my data?
Professional tier users can export data in various formats. Look for export options in the actions menu of relevant features.
## Authentication
### How does login work?
YAPL uses Supabase Auth for secure authentication:
- Email and password authentication
- Secure session management
- Password reset via email
### Why was I logged out?
Automatic logout occurs:
- After extended inactivity
- When sessions expire
- After password changes
- When clearing browser data
Simply log in again to continue.
### Can I stay logged in?
Sessions persist for a reasonable duration. If you're being logged out frequently:
- Check that cookies are enabled
- Don't clear browser data for YAPL
- Check browser extensions that might affect cookies
## Errors & Issues
### I see a blank page
Try these steps:
1. Refresh the page (Ctrl+R or Cmd+R)
2. Clear browser cache
3. Disable ad blockers for YAPL
4. Try a different browser
5. Check your internet connection
### I get "Something went wrong" errors
This usually indicates a temporary issue:
1. Refresh the page
2. Try the action again
3. Clear cache and retry
4. If persistent, contact support with error details
### Features aren't loading correctly
1. Clear browser cache and cookies
2. Disable browser extensions
3. Try incognito/private mode
4. Update your browser
5. Try a different browser
### The page keeps refreshing
This might be caused by:
- Browser extensions
- Memory issues (close other tabs)
- Network instability
Try disabling extensions or using incognito mode.
## Compatibility
### Does YAPL work with screen readers?
YAPL follows accessibility best practices with:
- Semantic HTML
- ARIA labels
- Keyboard navigation
- Sufficient color contrast
If you encounter accessibility issues, please [contact support](/contact).
### What screen resolutions are supported?
YAPL is responsive and works on:
- **Mobile**: 320px and up
- **Tablet**: 768px and up
- **Desktop**: 1024px and up
### Does YAPL support keyboard shortcuts?
Basic keyboard navigation is supported:
- Tab to move between elements
- Enter to activate buttons
- Escape to close dialogs
### Can I use YAPL on multiple devices?
Yes! Your account works on any device with a supported browser. Data syncs automatically between devices.
## Network & Connectivity
### What ports does YAPL need?
YAPL uses standard web ports:
- **HTTPS (443)**: Required for all connections
No special firewall configuration should be needed.
### Does YAPL work behind a corporate firewall?
Yes, as long as standard HTTPS traffic is allowed. If you experience issues, check with your IT department about:
- HTTPS access to YAPL domains
- WebSocket connections (for real-time features)
### What happens if I lose internet connection?
**For plan editing (with draft):**
- All editing continues working normally
- Changes auto-save to your device every 500ms
- Critical path calculations keep running
- Undo/Redo remains available
- Maximum data loss on crash: 500ms of work
**For other features:**
- Currently loaded data remains visible
- Some actions require reconnection
- Connection restores automatically
**Tip:** Before going offline, open your plan and make a small edit to create a draft. See [Offline Editing Guide](/docs/user-guides/plans/offline-editing).
## Still Have Questions?
[Contact Support](/contact) for technical assistance.
---
# Your First Project (https://yapl.app/en/docs/getting-started/first-project)
# Creating Your First Project
Projects are the core organizational unit in YAPL. Each project contains plans, tasks, resources, and team assignments. This guide walks you through creating and configuring your first project.
## Before You Begin
Before creating a project, ensure you have:
1. **At least one team created** - Projects are assigned to teams, not individuals
2. **Workspace configured** - Basic workspace settings in place
3. **Understanding of project scope** - Basic timeline and requirements
Workspace owners can create projects without team assignment. Regular members must assign at least one team.
## Creating a New Project
### Step 1: Navigate to Projects
1. Click **Projects** in the sidebar navigation
2. Click the **Create Project** button
3. The project creation wizard opens with 4 steps
### Step 2: Team Assignment
Select which teams will have access to this project:
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Teams | Select teams that will work on this project | 1-10 teams (required for non-owners) |
Teams control who can view and edit the project. You can assign multiple teams for cross-functional collaboration.
### Step 3: Basic Information
Enter the core project details:
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Project Name | Descriptive name for your project | 3-255 characters, required |
| Description | Overview of project goals and scope | Up to 1,000 characters, optional |
| Project Code | Unique identifier | Auto-generated or custom, pattern-validated |
| Status | Current project phase | Planning (default), Active, On Hold, Completed, Cancelled |
The project code is automatically generated based on your workspace's [project numbering configuration](/docs/getting-started/workspace-setup#project-numbering), but you can customize it if needed.
### Step 4: Timeline & Budget
Set the project schedule and financial parameters:
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Start Date | When work begins | Date picker, optional |
| End Date | Expected completion | Must be after start date |
| Budget | Estimated project cost | Up to 999,999,999.99, optional |
| Currency | Budget currency | 3-letter ISO code (defaults to workspace currency) |
If you specify both dates, the end date must be after the start date.
### Step 5: Client & Location (Optional)
Add client and site information:
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Client Name | Project client or owner | Up to 255 characters |
| Location | Project site address | Up to 500 characters |
## Project Statuses Explained
Projects follow a defined lifecycle:
```
PLANNING → ACTIVE → ON_HOLD (optional) → COMPLETED
↘ CANCELLED (terminal)
```
| Status | Description | Next States |
|--------|-------------|-------------|
| **Planning** | Initial setup and preparation | Active, Cancelled |
| **Active** | Work in progress | On Hold, Completed, Cancelled |
| **On Hold** | Temporarily paused | Active, Cancelled |
| **Completed** | Work finished | None (terminal) |
| **Cancelled** | Project terminated | None (terminal) |
Only **Active** projects can be put on hold. Completed and Cancelled are terminal states. Archiving is a separate operation for long-term storage.
## After Project Creation
Once your project is created, you can:
### View Project Dashboard
The project detail page shows:
- **Overview Tab**: Key metrics, status, timeline
- **Plans Tab**: Associated planning documents
- **Team Tab**: Assigned teams and access
- **Activity Tab**: Recent changes and updates
### Create Your First Plan
Plans are schedules that contain tasks, timelines, and resource assignments:
1. Open your project
2. Click the **Plans** tab (or navigate to **Plans** in sidebar)
3. Click **Create Plan**
4. Enter plan name and initial version name
5. Start adding tasks
### Assign Additional Teams
To modify team assignments:
1. Open project settings
2. Navigate to team assignment section
3. Add or remove teams as needed
## Project Metrics
The project dashboard displays key information:
- **Budget Status**: Spent vs. remaining budget
- **Timeline Progress**: Days elapsed and remaining
- **Task Completion**: Progress across all plans
- **Team Activity**: Recent changes by team members
## Best Practices
### Naming Conventions
- Use clear, descriptive project names
- Include client or location identifiers if helpful
- Avoid special characters that might cause issues
### Team Assignment
- Assign only teams that need access
- Consider creating project-specific teams for large projects
- Use the Workspace Owners team sparingly
### Budget Planning
- Set realistic budget estimates early
- Use your workspace's default currency for consistency
- Update budget as project scope changes
### Status Management
- Start projects in **Planning** status
- Move to **Active** when work begins
- Use **On Hold** for temporary pauses with clear resume dates
- Mark **Completed** only when all work is finished
- Use **Cancelled** if project won't proceed
- Archive completed projects for long-term storage
## Troubleshooting
### Cannot Create Project
- **No teams available**: Create at least one team first
- **Permission denied**: Contact workspace owner for access
- **Validation errors**: Check all required fields are filled correctly
### Cannot Change Status
- **Can't put on hold**: Only Active projects can be put on hold
- **Can't activate**: Check if project is in Planning status
### Team Assignment Issues
- **Team limit reached**: Maximum 10 teams per project
- **Team not visible**: Ensure you're a member of the team
## Next Steps
With your first project created:
1. **[Create a Plan](/docs/user-guides/plans)** - Set up project schedules
2. **[Add Tasks](/docs/user-guides/tasks)** - Define work items
3. **[Invite Team Members](/docs/getting-started/inviting-team)** - Collaborate with your team
4. **[Set Up Gantt Charts](/docs/user-guides/gantt)** - Visualize timelines
---
# Getting Started (https://yapl.app/en/docs/getting-started)
# Getting Started with YAPL
Welcome to YAPL! This guide walks you through the essential steps to get your account set up and your first project running. Most users complete the initial setup in about 10-15 minutes.
## What is YAPL?
YAPL is a project management platform designed for planning professionals. It provides:
- **Project Management** - Organize work with status tracking and team assignment
- **Schedule Planning** - Create plans with tasks, dependencies, and timelines
- **Visual Planning** - Gantt charts and Kanban boards for different workflows
- **Resource Tracking** - Manage equipment, materials, and consumables
- **Cost Management** - Track budgets and analyze cash flow (Professional tier)
- **Team Collaboration** - Workspace-based multi-tenant platform with role-based access
## Setup Path
Follow these guides in order for the smoothest setup experience:
Create your YAPL account with email and password. Verify your email to activate all features.
Configure your workspace with company information, regional settings, and subscription selection.
Create and configure your first project with team assignment, timeline, and budget.
Create teams, invite members via email or shareable links, and assign appropriate roles.
Use this comprehensive checklist to verify you've completed all essential setup steps.
## Prerequisites
Before you begin, ensure you have:
- A valid email address for account verification
- A modern web browser (Chrome, Firefox, Safari, or Edge)
- Basic information about your organization (name, industry type)
## Key Concepts
Understanding these concepts will help you navigate YAPL:
| Concept | Description |
|---------|-------------|
| **Workspace** | Your organization's container for all data, teams, and projects |
| **Team** | A group of members with roles who collaborate on projects |
| **Project** | A unit of work with timeline, budget, and assigned teams |
| **Plan** | A schedule containing tasks, dependencies, and resources |
| **Task** | An individual work item within a plan |
## Subscription Tiers
YAPL offers flexible pricing to match your needs:
| Tier | Price | Best For |
|------|-------|----------|
| **Trial** | Free for 14 days | Evaluating YAPL with 10 seats, 1 project, starter limits |
| **Basic** | $15/month | Small teams (3 members, 5 projects, 10 plans) |
| **Professional** | $69/month | Growing teams (10+ seats, unlimited projects/plans) |
Each new user receives a 14-day trial with 10 seats to test team collaboration. No credit card required.
## Quick Access
After completing setup, access key features from the sidebar:
- **Dashboard** - Overview of metrics, tasks, and activity
- **Projects** - Create and manage projects
- **Plans** - Create and manage schedules
- **Teams** - Manage team membership and roles
- **Resources** - Equipment, materials, and consumables (Professional)
- **Settings** - Profile, organization, and preferences
## Need Help?
If you encounter any issues during setup:
- Check the [Troubleshooting](/docs/troubleshooting) section for common solutions
- Review the [FAQ](/docs/faq) for frequently asked questions
- [Contact Support](/contact) for personalized assistance
## Mobile Access
YAPL is built as a Progressive Web App (PWA), meaning you can:
- Access from any device with a browser
- Install on mobile devices for app-like experience
- Work with touch-optimized interfaces (44px minimum touch targets)
- Use offline capabilities for certain features
## Let's Get Started
Ready to begin? Start with [Registration](/docs/getting-started/registration) to create your account.
---
# Inviting Team Members (https://yapl.app/en/docs/getting-started/inviting-team)
# Inviting Team Members
Collaboration is essential for successful project management. YAPL uses a team-based access model where members are organized into teams, and teams are assigned to projects. This guide covers creating teams, inviting members, and managing roles.
## Understanding Teams in YAPL
Teams serve as the organizational unit between workspaces and projects:
- **Workspace** contains multiple **Teams**
- **Teams** contain **Members** with specific roles
- **Projects** are assigned to one or more **Teams**
- Members access projects through their team membership
YAPL automatically creates a **Workspace Owners** system team containing all workspace owners. This team cannot be modified directly.
## Creating a Team
Before inviting members, create a team to organize them:
### Step 1: Navigate to Teams
1. Click **Teams** in the sidebar navigation
2. Click **Create Team**
### Step 2: Configure Team
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Team Name | Descriptive name for the team | 1-100 characters, unique within workspace |
| Team Type | Type of organizational unit | Regular (default) |
| Description | Purpose and scope of the team | Optional |
### Step 3: Review and Create
Review your team settings and click **Create Team**. Your new team appears in the teams list.
## Team Roles
YAPL uses three team roles with different permission levels:
| Role | Description | Capabilities |
|------|-------------|--------------|
| **Lead** | Team administrators | Full team management, add/remove members, assign items |
| **Member** | Standard team participants | Participate in team projects, view and edit assigned work |
| **Viewer** | Read-only access | View team projects and content, no editing |
### Role Requirements
- Every team must have **at least one Lead**
- You cannot remove the last Lead from a team
- Workspace owners automatically have owner-level access
## Inviting Members
### Method 1: Email Invitation
Send personalized invitations directly to email addresses:
1. Open your team (click on team name)
2. Navigate to the **Invitations** tab
3. Click **Invite Members**
4. Enter the email address
5. Select their role (Lead, Member, or Viewer)
6. Click **Send Invitation**
Email invitations:
- Expire after **7 days**
- Can be resent if expired
- Include a secure acceptance link
### Method 2: Invitation Link
Generate a shareable link for quick onboarding:
1. Open your team
2. Navigate to the **Invitations** tab
3. Click **Generate Invitation Link**
4. Configure optional settings:
- Usage limit (number of times link can be used)
- Expiration date
- Default role for joiners
5. Copy and share the link
Shareable links should be distributed carefully as anyone with the link can join until the limit is reached or link expires.
## Managing Pending Invitations
Track and manage outstanding invitations:
### Viewing Invitations
1. Open your team
2. Click the **Invitations** tab
3. View all pending invitations with status
### Invitation Actions
- **Resend**: Send the invitation email again
- **Cancel**: Revoke a pending invitation
- **Copy Link**: Copy the invitation link
### Invitation Statuses
| Status | Description |
|--------|-------------|
| Pending | Invitation sent, awaiting response |
| Accepted | User has joined the team |
| Expired | Invitation link or email expired |
| Cancelled | Invitation manually revoked |
## Accepting Invitations
When someone receives an invitation:
1. Click the invitation link in email (or shared link)
2. Sign up for YAPL account (if new user) or log in
3. Review team details
4. Click **Accept Invitation**
The new member is immediately added to the team with their assigned role.
## Managing Team Members
### Viewing Members
1. Open your team
2. Click the **Members** tab
3. View all members with their roles and join dates
### Changing Member Roles
Team leads can modify member roles:
1. Find the member in the list
2. Click the role dropdown or member actions
3. Select the new role
4. Confirm the change
You cannot change the role of the last Lead to a lower role. Promote another member to Lead first.
### Removing Members
To remove a member from a team:
1. Find the member in the list
2. Click the actions menu (three dots)
3. Select **Remove from Team**
4. Confirm removal
Removed members lose access to all projects assigned to that team.
## Team Structure Best Practices
### Organizing by Function
Create teams based on organizational functions:
- **Management Team** - Project managers and leads
- **Engineering Team** - Technical staff
- **Operations Team** - Field workers and coordinators
### Organizing by Project
For large projects, create project-specific teams:
- **Project Alpha Team** - All members on Project Alpha
- **Project Beta Team** - All members on Project Beta
### Hybrid Approach
Combine both approaches:
- Functional teams for general collaboration
- Project teams for specific work assignments
## Team Permissions
Teams have default permissions that control what members can do:
| Permission | Default |
|------------|---------|
| Create Projects | Yes (Leads and Members) |
| View Projects | Yes (all roles) |
| Update Projects | Yes (Leads and Members) |
| Delete Projects | No (Owner/Admin only) |
Workspace owners and admins can modify team permissions in advanced settings.
## Workspace Member Limits
Your subscription tier limits total workspace members:
| Tier | Member Limit |
|------|--------------|
| Trial | 10 seats (14-day trial) |
| Basic | 3 seats (fixed) |
| Professional | 10 included (+$6/additional) |
When you reach your limit:
- Cannot invite new members
- Upgrade subscription or remove inactive members
- Contact support for enterprise options
## Troubleshooting
### Invitation Not Received
- Check spam/junk folder
- Verify email address is correct
- Resend the invitation
- Try using a shareable link instead
### Cannot Join Team
- Invitation may have expired (7-day limit)
- Usage limit reached on shareable link
- Workspace member limit reached
### Cannot Change Roles
- Must be a Team Lead to change roles
- Cannot remove last Lead (promote another first)
- Some roles restricted by subscription tier
### Member Cannot Access Project
- Verify team is assigned to the project
- Check member's role permits access
- Ensure project is active (not archived)
## Next Steps
With your team set up:
1. **[Complete Quick Start Checklist](/docs/getting-started/quick-start-checklist)** - Ensure full setup
2. **[Assign Teams to Projects](/docs/user-guides/projects)** - Connect teams to work
3. **[Create Plans](/docs/user-guides/plans)** - Start scheduling work
4. **[Learn About Team Management](/docs/user-guides/teams)** - Advanced team features
---
# Quick Start Checklist (https://yapl.app/en/docs/getting-started/quick-start-checklist)
# Quick Start Checklist
Use this checklist to ensure you've completed all essential setup steps and are ready to manage projects effectively in YAPL.
## Account Setup
Complete these foundational steps first:
- [ ] **Created YAPL account** - Registered with email and password
- [ ] **Verified email address** - Clicked verification link in email
- [ ] **Set up profile information**:
- [ ] Full name
- [ ] Job title (optional)
- [ ] Profile picture (optional)
- [ ] Bio (optional)
- [ ] **Configured display preferences**:
- [ ] Language (English or Turkish)
- [ ] Theme (Light, Dark, or System)
- [ ] Date and time format
## Workspace Configuration
Configure your workspace foundation:
- [ ] **Completed workspace setup**:
- [ ] Workspace name configured
- [ ] Description added (recommended)
- [ ] Industry type selected
- [ ] **Set regional preferences**:
- [ ] Default currency
- [ ] Date format
- [ ] Fiscal year start month (for financial reporting)
- [ ] **Added company information**:
- [ ] Organization type (Individual or Company)
- [ ] Company/Individual name
- [ ] Tax ID (for invoicing)
- [ ] Billing address
- [ ] **Configured project numbering**:
- [ ] Code prefix set
- [ ] Year format selected
- [ ] Sequence length configured
## Subscription & Billing
Ensure your subscription is properly configured:
- [ ] **Selected subscription plan**:
- [ ] Trial (14 days with Professional features)
- [ ] Basic ($15/month, 3 seats, 5 projects max)
- [ ] Professional ($69/month, 10+ seats, unlimited projects)
- [ ] **Reviewed seat allocation**:
- [ ] Understand included seats
- [ ] Know how to add seats if needed
- [ ] **Set up payment method** (if not on trial):
- [ ] Added credit card or payment info
- [ ] Verified billing address
## Team Setup
Organize your team structure:
- [ ] **Created at least one team**:
- [ ] Team name reflects its purpose
- [ ] Description explains team scope
- [ ] **Invited team members**:
- [ ] Sent email invitations or shared links
- [ ] Assigned appropriate roles (Lead, Member, Viewer)
- [ ] **Verified team access**:
- [ ] All members successfully joined
- [ ] Roles match responsibilities
- [ ] **At least one Lead per team**:
- [ ] Each team has administrative coverage
## First Project
Establish your initial project:
- [ ] **Created first project**:
- [ ] Clear, descriptive project name
- [ ] Appropriate status (Planning recommended for new projects)
- [ ] **Set project details**:
- [ ] Start date defined
- [ ] End date set (after start date)
- [ ] Budget entered (optional but recommended)
- [ ] **Assigned teams to project**:
- [ ] At least one team assigned (required for non-owners)
- [ ] Correct teams have access
## First Plan
Begin scheduling work:
- [ ] **Created a plan for your project**:
- [ ] Meaningful plan name
- [ ] Initial version name (e.g., "v1.0" or "Baseline")
- [ ] **Added initial tasks**:
- [ ] At least a few high-level tasks
- [ ] Organized with WBS hierarchy
- [ ] **Set task details**:
- [ ] Durations estimated
- [ ] Start dates aligned with project start
- [ ] Dependencies defined between related tasks
## Advanced Setup (Optional)
Enhance your workspace with these optional configurations:
### Resource Management
- [ ] **Set up resource pool**:
- [ ] Added equipment resources
- [ ] Added material resources
- [ ] Set resource rates and costs
- [ ] **Created resource groups**:
- [ ] Organized resources into crews or departments
### Notification Preferences
- [ ] **Configured notifications**:
- [ ] Email notification preferences
- [ ] Push notification settings (if supported)
### Security Settings
- [ ] **Enhanced account security**:
- [ ] Strong password set
- [ ] Recovery options configured
### Custom Statuses
- [ ] **Created custom task statuses** (if needed):
- [ ] Added workflow-specific statuses
- [ ] Assigned appropriate colors
## Verification Steps
Before considering setup complete:
### Test Core Workflows
- [ ] **Can create and view projects**
- [ ] **Can create and view plans**
- [ ] **Can add and modify tasks**
- [ ] **Can invite and manage team members**
### Confirm Access
- [ ] **Team members can log in**
- [ ] **Team members see correct projects**
- [ ] **Permissions work as expected**
### Review Dashboard
- [ ] **Dashboard shows your projects**
- [ ] **Activity log captures actions**
- [ ] **Metrics display correctly**
## Common Issues to Check
If something isn't working, verify these common problems:
### Projects Not Visible
- Team not assigned to project
- User not in assigned team
- Project is archived
### Cannot Create Content
- Subscription limit reached
- Insufficient permissions
- Required fields missing
### Team Members Can't Join
- Invitation expired (7-day limit)
- Workspace member limit reached
- Email in spam folder
### Features Missing
- Subscription tier doesn't include feature
- Feature requires Professional tier
- Contact support for enterprise features
## Ready to Go!
Once you've completed this checklist, you're ready to start managing your projects effectively with YAPL.
### Quick Reference
| Action | Location |
|--------|----------|
| Create Project | Projects > Create Project |
| Create Team | Teams > Create Team |
| Create Plan | Plans > Create Plan |
| Manage Settings | Settings (sidebar) |
| View Dashboard | Dashboard (sidebar) |
| Get Help | Docs or Contact Support |
## What's Next?
Explore the [User Guides](/docs/user-guides) to learn about:
- **[Project Management](/docs/user-guides/projects)** - Advanced project features
- **[Plans](/docs/user-guides/plans)** - Detailed scheduling
- **[Tasks](/docs/user-guides/tasks)** - Work breakdown structure
- **[Gantt Charts](/docs/user-guides/gantt)** - Visual timeline planning
- **[Kanban Board](/docs/user-guides/kanban)** - Agile task management
- **[Resources](/docs/user-guides/resources)** - Equipment and material tracking
- **[Billing](/docs/user-guides/billing)** - Subscription management
---
# Registration (https://yapl.app/en/docs/getting-started/registration)
# Creating Your YAPL Account
Follow these steps to create your YAPL account and get started.
## Step 1: Visit the Registration Page
Navigate to the YAPL registration page by clicking "Get Started" or "Sign Up" on the homepage.
## Step 2: Enter Your Information
Fill in the required fields:
- **Full Name** - Your display name in the platform
- **Email Address** - Used for login and notifications
- **Password** - At least 8 characters with mixed case and numbers
- **Confirm Password** - Re-enter your password to confirm
- **Company Name** - Your organization name
- **Workspace Name** - Name for your first workspace (2-50 characters, lowercase with hyphens allowed)
## Step 3: Accept Terms and Consent
Review and accept the required agreements:
- **Terms of Service** (required)
- **Privacy Policy** (required)
- **Marketing Communications** (optional) - Receive product updates and tips
You must accept the Terms of Service and Privacy Policy to create an account. Marketing
communications are optional.
## Step 4: Verify Your Email
After registration, check your email for a verification link. Click the link to activate your account.
## Step 5: Complete Onboarding
Once verified, you'll be guided through a brief onboarding process to:
- Set up your first workspace
- Choose your subscription plan
- Configure basic preferences
## Troubleshooting
### Didn't receive verification email?
- Check your spam/junk folder
- Ensure you entered the correct email
- Request a new verification email from the login page
### Password requirements not met?
Your password must include:
- At least 8 characters
## Next Steps
After registration, proceed to [Workspace Setup](/docs/getting-started/workspace-setup) to configure your first workspace.
---
# Workspace Setup (https://yapl.app/en/docs/getting-started/workspace-setup)
# Setting Up Your Workspace
A workspace is your organization's home in YAPL. It serves as a secure container for all your projects, teams, resources, and data. Each workspace operates independently with its own subscription, member limits, and configuration.
## The Onboarding Process
After registration, YAPL guides you through a 5-step onboarding process:
1. **Profile Setup** - Configure your personal information
2. **Account Settings** - Set up security and notification preferences
3. **Organization Configuration** - Set up workspace and company details
4. **Billing** - Select your subscription plan (or continue with 14-day trial)
5. **Preferences** - Customize your experience (language, date format, etc.)
You can save your progress at any time and continue later.
## Workspace Configuration
### Basic Information
Navigate to **Settings > Organization** to configure your workspace:
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Workspace Name | Your organization's display name | 1-100 characters |
| Workspace URL | Unique identifier for your workspace | Lowercase, hyphens, 3-50 characters |
| Description | Brief overview of your workspace | Optional, up to 500 characters |
| Industry Type | Your business sector | Select from: Service Provider, Vendor, Residential Services, Commercial Services, Civil Engineering |
### Regional Settings
Configure regional preferences that affect date formatting, currency defaults, and fiscal reporting:
| Setting | Options |
|---------|---------|
| Default Language | English, Turkish |
| Default Currency | 3-letter ISO code (USD, EUR, TRY, etc.) |
| Date Format | Various regional formats |
| Fiscal Year Start | Select starting month for financial reporting |
| Default Tax Rate | Percentage for calculations |
### Company Information
YAPL supports both individual and company accounts:
**For Individuals:**
- Full Name
- Tax ID / National ID
- Billing Address
**For Companies:**
- Company Name
- Tax ID
- Tax Office
- Company Type
- Legal Address
- Billing Address (can be same as legal)
- Company Phone and Email
- Authorized Person
- Website
- Number of Employees
Company billing information is used to pre-fill checkout forms and generate invoices.
### Project Numbering
YAPL automatically generates unique project codes. Configure the format in **Settings > Organization > Project Numbering**:
- **Code Prefix**: 3-4 letters/numbers (e.g., PROJ, ACME, NYC)
- **Include Year**: Add current year (2-digit or 4-digit format)
- **Sequence Length**: 3, 4, or 5 digits for sequential numbering
Example formats:
- `PROJ-25-001` (Prefix + 2-digit year + 3-digit sequence)
- `ACME-2025-0001` (Prefix + 4-digit year + 4-digit sequence)
## Managing Workspace Owners
Workspace owners have full administrative control. Key owner management rules:
- **Maximum 5 owners** per workspace
- **Minimum 1 owner** must always exist
- Only existing owners can add or remove other owners
- Owners can leave voluntarily if 2+ owners exist
### Inviting Owners
1. Go to **Settings > Organization**
2. Find the **Owners** section
3. Click **Invite Owner**
4. Choose invitation method:
- **Email Invitation**: Send directly to their email (expires in 7 days)
- **Shareable Link**: Generate a link with optional usage limits
### Transferring Ownership
To transfer primary ownership:
1. Add the new owner first
2. Contact support for ownership transfer assistance
## Subscription Plans
Your workspace operates under one of these subscription tiers:
### Trial (14 Days Free)
- 10 seats (test team collaboration)
- 1 project, 1 plan per workspace
- 200 tasks per plan
- Cost tracking and Gantt editing
- No import/export
- Each user gets one trial
### Basic ($15/month)
- 3 fixed seats
- Up to 5 active projects
- 10 plans per workspace
- 200 tasks per plan
- No cost tracking or Gantt editing
### Professional ($69/month)
- 10 included seats
- Additional seats at $6/seat/month
- Unlimited projects and plans per workspace
- 500 tasks per plan
- Full cost tracking and Gantt editing
- Import/export capabilities
Start with a 14-day trial to explore core features before choosing a plan.
## Workspace Limits
Each tier enforces specific limits:
| Feature | Trial | Basic | Professional |
|---------|-------|-------|--------------|
| Members | 10 | 3 (fixed) | 10+ (expandable) |
| Active Projects | 1 | 5 max | Unlimited |
| Plans per Workspace | 1 | 10 | Unlimited |
| Tasks per Plan | 200 | 200 | 500 |
| Cost Tracking | Yes | No | Yes |
| Gantt Editing | Yes | No | Yes |
| Import/Export | No | No | Yes |
## The Workspace Owners Team
YAPL automatically creates a special system team called **Workspace Owners**. This team:
- Contains all workspace owners automatically
- Updates when owners are added/removed
- Cannot be deleted or modified directly
- Provides owners access to all workspace content
## Danger Zone
In **Settings > Organization > Danger Zone**, you can delete your workspace. This action:
- **Permanently deletes** all workspace data
- Removes all projects, plans, tasks, and resources
- Cannot be undone
You cannot delete your last workspace. Create another workspace first if you need to delete your current one.
## Next Steps
Once your workspace is configured:
1. **[Create Your First Project](/docs/getting-started/first-project)** - Start managing work
2. **[Invite Team Members](/docs/getting-started/inviting-team)** - Collaborate with your team
3. **[Set Up Teams](/docs/user-guides/teams)** - Organize members into functional groups
---
# Contact Support (https://yapl.app/en/docs/troubleshooting/contact-support)
# Contact Support
When you need personalized assistance, our support team is here to help.
## Before Contacting Support
Save time by trying these steps first:
### 1. Check the Documentation
- Browse the [FAQ](/docs/faq) for common questions
- Search the [Troubleshooting](/docs/troubleshooting) guides
- Use the documentation search bar
### 2. Try Basic Troubleshooting
- Refresh the page
- Clear browser cache
- Try a different browser
- Check your internet connection
### 3. Check for Known Issues
- Issues may be temporary during maintenance
- Wait a few minutes and try again
- Check if others report the same issue
## When to Contact Support
**Do contact support for:**
- Account access problems that persist
- Billing and payment issues
- Data that appears corrupted or missing
- Error messages that won't go away
- Security concerns
- Questions not covered in documentation
**Don't contact support for:**
- Feature requests (use feedback channels)
- Questions answered in documentation
- Issues you haven't tried to troubleshoot
- General product questions (check FAQ)
## How to Contact Support
### Contact Form
The easiest way to reach us:
1. Go to [Contact Support](/contact)
2. Fill out the form with:
- Your email address
- Subject describing your issue
- Detailed description
3. Submit the form
4. You'll receive a confirmation
### What to Include
Help us help you faster by including:
| Information | Why It Helps |
|-------------|--------------|
| Email address | We can look up your account |
| Description of issue | Understanding what's wrong |
| Steps to reproduce | We can investigate |
| Screenshots | Visual evidence helps |
| Error messages | Exact wording aids diagnosis |
| Browser and version | Identifies compatibility issues |
| When it started | Helps find root cause |
## Writing an Effective Support Request
### Good Request Example
> **Subject:** Cannot save changes to tasks in Project Alpha
>
> **Description:**
> When I try to edit task names in Project Alpha, clicking Save shows a spinner but never completes. The changes disappear when I refresh.
>
> **Steps to reproduce:**
> 1. Open Project Alpha > Plan v1
> 2. Click on any task name
> 3. Change the name
> 4. Click Save
> 5. Spinner appears indefinitely
>
> **Environment:**
> - Chrome 120 on Windows 11
> - Started happening yesterday
> - Tried clearing cache - didn't help
>
> **Screenshot:** [attached]
### What Makes This Good
- Specific subject line
- Clear description
- Reproducible steps
- Environment details
- What was already tried
- Visual evidence
### Poor Request Example
> **Subject:** It's broken
>
> **Description:**
> Something isn't working. Please fix it.
### Why This Is Ineffective
- Vague subject
- No details about the issue
- No steps to reproduce
- No environment info
- We can't help without more information
## Response Times
### Expected Timeline
| Request Type | Typical Response |
|--------------|------------------|
| Critical (can't access account) | Within 24 hours |
| Standard issues | 1-2 business days |
| Complex issues | 2-5 business days |
| Feature requests | Logged for review |
### Factors Affecting Response Time
- Support volume
- Issue complexity
- Information provided
- Time of week (weekends may be slower)
## After Submitting
### What Happens Next
1. You receive a confirmation email
2. Support reviews your request
3. We may ask follow-up questions
4. We provide a solution or next steps
5. Issue is resolved and closed
### If You Don't Hear Back
1. Check spam/junk folder
2. Verify email address was correct
3. Submit another request referencing the first
4. Allow adequate response time
## Types of Support Issues
### Account Issues
**Examples:**
- Can't log in
- Account locked
- Need to change email
- Account deletion request
**Include:**
- Email address used
- When issue started
- Error messages
### Billing Issues
**Examples:**
- Charge questions
- Invoice requests
- Subscription changes
- Refund requests
**Include:**
- Account email
- Invoice number (if applicable)
- Specific charge in question
### Technical Issues
**Examples:**
- Features not working
- Error messages
- Performance problems
- Data not saving
**Include:**
- Detailed reproduction steps
- Browser and device
- Screenshots/videos
- Error messages
### Data Issues
**Examples:**
- Missing data
- Corrupted content
- Data recovery needs
**Include:**
- What data is affected
- When it was last correct
- Any actions before issue
- Screenshots of current state
For data issues, avoid making changes until support responds. This preserves evidence and recovery options.
## Escalation
### If Issue Isn't Resolved
1. Reply to the support thread
2. Provide any new information
3. Explain why the solution didn't work
4. Request escalation if needed
### Critical Business Impact
If an issue is critically affecting your business:
1. Note this in your request
2. Explain the business impact
3. Request priority handling
## Self-Service Options
### Password Reset
[Reset your password](/forgot-password) without contacting support.
### Account Settings
Many changes can be made in [Settings](/settings):
- Profile information
- Preferences
- Notification settings
### Subscription Management
Manage your subscription in [Settings > Subscription](/settings/subscription):
- View current plan
- Upgrade/downgrade
- Update payment method
- View invoices
## Feedback vs Support
### Support Requests
For issues and problems:
- Something isn't working
- Need help with account
- Have billing questions
### Product Feedback
For suggestions and ideas:
- Feature requests
- Improvement suggestions
- General feedback
Use feedback forms for suggestions - support focuses on resolving issues.
## Support Languages
Support is available in:
- English
- Turkish
Please write in one of these languages for fastest assistance.
## Security Concerns
### Reporting Security Issues
If you discover a security vulnerability:
1. Do not exploit it
2. Contact support immediately
3. Provide details privately
4. Do not share publicly until resolved
### Suspected Account Compromise
If you think your account was compromised:
1. Change your password immediately
2. Contact support
3. Review recent activity
4. Check for unauthorized changes
## Contact Support Now
Ready to get help?
[Contact Support](/contact)
We're here to help you succeed with YAPL.
---
# Troubleshooting (https://yapl.app/en/docs/troubleshooting)
# Troubleshooting
Find solutions to common issues and problems. If you can't find your issue here, [contact support](/contact) for personalized help.
## Quick Fixes
Before diving into specific issues, try these common solutions:
1. **Refresh the page** - Press Ctrl+R (Windows) or Cmd+R (Mac)
2. **Clear browser cache** - Settings > Privacy > Clear browsing data
3. **Try incognito mode** - Rules out extension issues
4. **Use a different browser** - Rules out browser-specific issues
5. **Check internet connection** - Ensure you're online
## Common Issues
Problems signing in: can't log in, forgot password, account locked, email verification problems.
Issues with invitations: didn't receive, link not working, can't accept, expired.
Data synchronization: changes not saving, data not updating, conflicts, missing content.
Slow performance: pages loading slowly, features not responding, browser freezing.
Get help: when to contact support, what information to provide, response times.
## Issue Categories
### Account Issues
| Issue | Quick Solution |
|-------|----------------|
| Can't log in | [Reset password](/docs/troubleshooting/login-issues#password-reset) |
| Email not verified | Check spam folder, resend verification |
| Account locked | Wait 15 minutes, then retry |
### Access Issues
| Issue | Quick Solution |
|-------|----------------|
| Can't see project | Check team assignment |
| Permission denied | Contact team Lead |
| Feature missing | Check subscription tier |
### Data Issues
| Issue | Quick Solution |
|-------|----------------|
| Changes not saving | Refresh and check connection |
| Data disappeared | Check filters, may be archived |
| Wrong information | Clear cache, refresh |
### Display Issues
| Issue | Quick Solution |
|-------|----------------|
| Blank page | Clear cache, try different browser |
| Layout broken | Update browser, disable extensions |
| Wrong language | Check Settings > Preferences |
## Browser-Specific Issues
### Chrome
- Clear cache: Settings > Privacy > Clear browsing data
- Disable extensions: Menu > Extensions > toggle off
- Update: Menu > Help > About Chrome
### Firefox
- Clear cache: Settings > Privacy > Clear Data
- Disable extensions: Menu > Add-ons
- Update: Menu > Help > About Firefox
### Safari
- Clear cache: Develop > Empty Caches
- Disable extensions: Preferences > Extensions
- Update: App Store > Updates
### Edge
- Clear cache: Settings > Privacy > Clear browsing data
- Disable extensions: Menu > Extensions
- Update: Menu > Help > About Microsoft Edge
## When to Contact Support
Contact support if:
- Issue persists after trying solutions
- You receive error messages
- Data appears corrupted
- Account access problems continue
- Billing issues occur
**Do not contact support for:**
- Feature requests (use feedback forms)
- General questions (check FAQ first)
- Issues you haven't tried to troubleshoot
## Providing Information
When contacting support, include:
- Your email address
- Browser and version
- Steps to reproduce the issue
- Screenshots if helpful
- Any error messages
## Status and Outages
If many features aren't working:
- Check if YAPL is experiencing an outage
- Issues may be temporary during maintenance
- Try again in a few minutes
## Self-Service Resources
Before contacting support:
1. Check this troubleshooting guide
2. Review the [FAQ](/docs/faq)
3. Try the quick fixes above
4. Search the documentation
Most issues can be resolved with these resources.
## Need More Help?
[Contact our support team](/contact) for personalized assistance with your specific issue.
---
# Invitation Problems (https://yapl.app/en/docs/troubleshooting/invitation-problems)
# Invitation Problems
Solutions for issues with team invitations, workspace invitations, and joining teams.
## Didn't Receive Invitation Email
### Check Spam/Junk Folder
Invitation emails may be filtered:
1. Check spam/junk folder
2. Search for "YAPL" or "invitation"
3. Mark as "not spam" for future emails
### Verify Email Address
The invitation might have been sent to a different email:
- Ask the sender to confirm the email address
- Check if you have multiple email accounts
- Look in other email accounts
### Wait and Retry
Emails can be delayed:
1. Wait 5-10 minutes
2. Ask sender to resend invitation
3. Check again
### Email Provider Issues
Some email providers may block invitations:
- Corporate email may have strict filters
- Check with IT department
- Ask for a shareable link instead
### Request Resend
Ask the team Lead to:
1. Open the team
2. Go to **Invitations** tab
3. Find your pending invitation
4. Click **Resend**
## Invitation Link Not Working
### Link Expired
Invitation links expire after **7 days**.
**Solution:**
- Ask for a new invitation
- Cannot extend expired links
### Link Already Used
If it's a single-use link:
- The link may have been used by you or someone else
- Ask for a new invitation
### Usage Limit Reached
Shareable links have usage limits:
- Ask sender to check link settings
- Request a new link or email invitation
### Link Copied Incorrectly
When copying links:
- Make sure you copied the entire URL
- Don't include extra spaces
- Try clicking directly from the email instead
### Browser Issues
If the link opens but doesn't work:
1. Clear browser cache
2. Try a different browser
3. Try incognito/private mode
4. Disable browser extensions
## Can't Accept Invitation
### Not Logged In
You may need to log in first:
1. Click the invitation link
2. Log in with your account
3. Try accepting again
### Need to Create Account
New users must register:
1. Click invitation link
2. Click "Create Account" or "Sign Up"
3. Complete registration
4. Invitation automatically accepted
### Already a Member
If you're already in the team:
- You may have already accepted
- Check if you're in the team
- The invitation may be redundant
### Wrong Account
You might be logged into the wrong account:
1. Log out
2. Log in with the correct account
3. Try the invitation link again
### Workspace Member Limit
The workspace may be at capacity:
- Workspace has reached seat limit
- Ask workspace owner to upgrade or remove inactive members
## Invitation Expired
### What Happens When Invitations Expire
- Link stops working
- Email button no longer works
- Status changes to "Expired"
- Cannot be renewed
### Getting a New Invitation
1. Contact the team Lead
2. Ask them to send a new invitation
3. Accept promptly this time
### Preventing Expiration
- Accept invitations within 7 days
- Set calendar reminder when invited
- Communicate delays to the sender
## Workspace Owner Invitation Issues
### Can't Accept Owner Invitation
Owner invitations follow the same rules as team invitations but may have additional restrictions:
- Workspace may already have 5 owners (maximum)
- You may need to be an existing workspace member first
### Owner Invitation Not Received
- Follow same troubleshooting as team invitations
- Owner invitations are critical - check spam carefully
- Ask for shareable link if email fails
## Shareable Link Issues
### Link Shows Error
**"Invalid link" or "Link not found":**
- Link may have expired
- Link may have been cancelled
- Ask for a new link
### Link Accepts But No Access
After accepting via link:
- Refresh the page
- Log out and back in
- Check if you appear in team members
- Contact the team Lead
### Wrong Role Assigned
Shareable links assign a default role:
- Ask team Lead to change your role
- Accept invitation, then request role change
## Post-Acceptance Issues
### Accepted But Can't See Team
After accepting an invitation:
1. Refresh the page
2. Check Teams section
3. Log out and back in
4. Clear cache and retry
### Accepted But Can't See Projects
Your team may not be assigned to any projects:
- Ask team Lead to assign team to projects
- Ask to be added to a different team with project access
### Accepted But Have Wrong Role
Contact your team Lead to:
- Review your role assignment
- Change role if needed
## Sender-Side Issues
### If You're Sending Invitations
**Invitation failing to send:**
1. Check email address is valid
2. Verify you have permission to invite
3. Check workspace member limits
**Recipient not receiving:**
1. Verify email address
2. Try a shareable link instead
3. Check invitation appears in pending list
**Invitation immediately expires:**
- This shouldn't happen - contact support
## Common Error Messages
### "Invitation not found"
- Link may be malformed
- Invitation may have been cancelled
- Ask for new invitation
### "Invitation expired"
- Request new invitation
- Accept more promptly next time
### "You're already a member"
- Check if you're already in the team
- No action needed
### "Workspace is at capacity"
- Contact workspace owner
- Ask them to upgrade or make room
### "Invalid invitation"
- Link may be corrupted
- Ask for new invitation via email
## Prevention Tips
### For Invitees
- Accept invitations promptly
- Check spam folders immediately
- Save important invitation emails
- Communicate delays to sender
### For Senders
- Verify email addresses before sending
- Follow up if no response in 2-3 days
- Use shareable links for groups
- Set reasonable expiration dates
## Still Having Issues?
If you can't resolve invitation problems:
1. Have the sender verify the invitation exists
2. Try all troubleshooting steps above
3. Ask for a different invitation method
4. [Contact support](/contact) with:
- Your email address
- Workspace/team name
- Error messages received
- When invitation was sent
---
# Login Issues (https://yapl.app/en/docs/troubleshooting/login-issues)
# Login Issues
Solutions for problems signing in to your YAPL account.
## Can't Log In
### Wrong Password
**Symptoms:**
- "Invalid credentials" error
- "Incorrect password" message
**Solutions:**
1. **Check caps lock** - Passwords are case-sensitive
2. **Verify email address** - Make sure you're using the right email
3. **Reset password** - Use "Forgot Password" link
4. **Check for typos** - Re-enter password carefully
### Forgot Password
**How to reset:**
1. Go to the login page
2. Click **Forgot Password**
3. Enter your email address
4. Check your email for reset link
5. Click the link (valid for 24 hours)
6. Create a new password
7. Log in with new password
**Reset email not arriving?**
- Check spam/junk folder
- Wait a few minutes
- Request another reset
- Verify email address is correct
- [Contact support](/contact) if still not working
### Account Not Found
**"No account with this email" message:**
- Verify you're using the correct email
- Check for typos in email address
- You may have registered with a different email
- Account may have been deleted
- Create a new account if needed
### Account Locked
**Why accounts get locked:**
- Too many failed login attempts
- Security concerns detected
- Manual lock by administrator
**What to do:**
1. Wait 15 minutes
2. Try logging in again
3. Reset password if needed
4. [Contact support](/contact) if still locked
## Email Verification Issues
### Didn't Receive Verification Email
**Try these steps:**
1. **Check spam/junk folder**
2. **Wait a few minutes** - Emails can be delayed
3. **Resend verification**
- Go to login page
- Attempt to log in
- Click "Resend verification email"
4. **Check email address** - Ensure it's correct
5. **Check email filters** - May be blocked by rules
6. **Try different email** - Create new account if needed
### Verification Link Not Working
**"Link expired or invalid" message:**
- Links expire after 24 hours
- Link may have been used already
- Request a new verification email
**How to request new link:**
1. Go to login page
2. Enter your credentials
3. Click "Resend verification email"
### Already Verified But Still Asked to Verify
**Solutions:**
1. Clear browser cookies
2. Try incognito/private mode
3. Try a different browser
4. [Contact support](/contact)
## Session Issues
### Logged Out Unexpectedly
**Common causes:**
- Session expired (normal after inactivity)
- Cookies cleared
- Browser closed
- Password changed
- Account security action
**Solutions:**
- Simply log in again
- Check that cookies are enabled
- Don't clear browser data for YAPL
### Can't Stay Logged In
**If you're repeatedly logged out:**
1. **Enable cookies**
- Check browser settings
- Allow cookies for YAPL
2. **Check browser extensions**
- Privacy extensions may clear cookies
- Try disabling extensions
3. **Don't use incognito mode**
- Sessions don't persist in incognito
4. **Check multiple devices**
- Logging in elsewhere may log you out
### Session Conflicts
**"Session expired" or "Please log in again":**
- Normal after long inactivity
- May occur after password change
- Can happen with multiple tabs
- Simply log in again
## Browser-Related Login Issues
### Login Page Not Loading
1. Check internet connection
2. Clear browser cache
3. Disable ad blockers
4. Try different browser
5. Check if YAPL is down
### Login Button Not Working
1. Enable JavaScript in browser
2. Disable browser extensions
3. Clear cache and cookies
4. Try different browser
5. Update your browser
### Page Refreshes After Login
1. Clear all cookies for YAPL
2. Disable browser extensions
3. Try incognito mode
4. Use different browser
## Network-Related Issues
### "Network Error" During Login
1. Check internet connection
2. Try refreshing the page
3. Disable VPN temporarily
4. Check if corporate firewall blocks YAPL
5. Try different network
### Login Works But Nothing Loads After
1. Clear browser cache
2. Disable ad blockers
3. Check browser console for errors
4. Try different browser
## Workspace Access After Login
### Logged In But Can't Access Workspace
**Possible causes:**
- Not a member of any workspace
- Workspace subscription expired
- You were removed from workspace
**Solutions:**
1. Check your workspace memberships in Settings
2. Contact workspace owner
3. Accept pending invitations
4. Create a new workspace
### Can Only See Some Workspaces
- You may have been removed from others
- Check pending invitations
- Contact workspace owners
## Recovery Options
### Account Recovery
If you can't access your account:
1. Try password reset first
2. Check all email addresses you might have used
3. [Contact support](/contact) with:
- Your name
- Email addresses you might have used
- When you last accessed the account
- Workspace names you remember
### Data Recovery After Login Issues
Your data is preserved even if you have login issues:
- Resetting password doesn't affect data
- Session timeouts don't lose data
- Verification issues don't affect stored content
## Prevention Tips
### Avoid Future Login Issues
1. **Use a password manager** - Prevents forgotten passwords
2. **Keep email access** - Needed for password resets
3. **Update recovery email** - Keep it current
4. **Bookmark login page** - Avoid phishing sites
## Still Having Issues?
If none of these solutions work:
1. Try all troubleshooting steps above
2. Clear all browser data for YAPL
3. Try a completely different browser
4. [Contact support](/contact) with:
- Exact error messages
- Steps you've tried
- Browser and device info
- Screenshots if possible
---
# Performance Issues (https://yapl.app/en/docs/troubleshooting/performance)
# Performance Issues
Solutions for slow loading, unresponsive features, and general performance problems.
## Quick Performance Fixes
Try these first before detailed troubleshooting:
1. **Refresh the page** - Ctrl+R (Windows) or Cmd+R (Mac)
2. **Close unused tabs** - Free up browser memory
3. **Clear browser cache** - Remove old cached data
4. **Update your browser** - Latest version has best performance
5. **Check internet speed** - Run a speed test
## Slow Page Loading
### Initial Page Load Slow
**Symptoms:**
- Pages take long to appear
- Spinner shows for extended time
- Blank screen before content
**Solutions:**
1. **Clear browser cache**
- Chrome: Settings > Privacy > Clear browsing data
- Select "Cached images and files"
- Reload the page
2. **Check internet connection**
- Run a speed test
- Try different network if possible
- Restart router/modem
3. **Disable browser extensions**
- Extensions can slow page loads
- Try incognito mode to test
4. **Update browser**
- Older browsers are slower
- Install latest version
### Navigation Between Pages Slow
**If switching between sections is slow:**
1. Keep fewer browser tabs open
2. Close other applications
3. Check device memory usage
4. Try a browser with better performance (Chrome recommended)
## Large Data Sets
### Plans with Many Tasks
Large plans (hundreds of tasks) require more processing:
**Optimization tips:**
1. **Use filters**
- Show only relevant tasks
- Filter by status, assignee, or date
2. **Collapse hierarchies**
- Collapse parent tasks you're not working on
- Expand only what you need
3. **Consider splitting plans**
- Break large plans into phases
- Use multiple plans for different aspects
### Long Task Lists
**If task lists are slow:**
1. Use pagination (if available)
2. Apply filters to reduce visible tasks
3. Search for specific tasks instead of scrolling
### Gantt Chart Performance
Gantt charts with many tasks can be slow:
1. **Zoom to relevant timeframe**
- Don't view entire project timeline
- Focus on current period
2. **Filter visible tasks**
- Show only relevant tasks
- Hide completed tasks
3. **Reduce timeline range**
- Shorter date ranges render faster
## Browser-Specific Issues
### Chrome Performance
1. **Clear cache**
- Menu > Settings > Privacy > Clear browsing data
2. **Check extensions**
- Menu > Extensions
- Disable unnecessary extensions
3. **Reset Chrome** (last resort)
- Settings > Reset and clean up
### Firefox Performance
1. **Refresh Firefox**
- Menu > Help > Troubleshooting Information
- Click "Refresh Firefox"
2. **Disable hardware acceleration**
- Settings > General > Performance
- Uncheck "Use hardware acceleration"
### Safari Performance
1. **Clear website data**
- Preferences > Privacy > Manage Website Data
2. **Reset Safari** (last resort)
- Safari > Clear History
### Edge Performance
1. **Clear browsing data**
- Settings > Privacy > Choose what to clear
2. **Reset Edge settings**
- Settings > Reset settings
## Memory Issues
### Signs of Memory Problems
- Browser becomes sluggish over time
- "Page Unresponsive" errors
- System slowdown
### Solutions
1. **Close other tabs**
- Each tab uses memory
- Keep only necessary tabs open
2. **Restart browser**
- Closes all tabs and frees memory
- Reopen needed tabs fresh
3. **Close other applications**
- Free up system memory
- Especially resource-heavy apps
4. **Restart your device**
- Clears all memory
- Fresh start often helps
## Network-Related Performance
### Slow Internet Connection
**Test your connection:**
1. Run a speed test (fast.com or speedtest.net)
2. Compare with your expected speed
3. Contact ISP if significantly slower
**Minimum requirements:**
- Download: 5 Mbps or higher recommended
- Latency: Under 100ms for best experience
### Unstable Connection
**Symptoms:**
- Intermittent loading
- Random disconnections
- Actions not saving
**Solutions:**
1. Move closer to WiFi router
2. Use wired connection if possible
3. Restart router/modem
4. Check for network interference
### VPN Impact
VPNs can slow down connections:
1. Try disabling VPN temporarily
2. Connect to closer VPN server
3. Use split tunneling if available
### Corporate Network Issues
If on corporate network:
1. Check with IT about firewall rules
2. Verify YAPL domains are whitelisted
3. Ask about network throttling policies
## Feature-Specific Performance
### Dashboard Loading Slow
1. Dashboard loads multiple data sources
2. First load after login is slower
3. Subsequent loads use cached data
### Kanban Board Slow
With many cards:
1. Use status filters
2. Archive completed tasks
3. Limit visible columns
### Resource Management Slow
With many resources:
1. Use search instead of scrolling
2. Apply filters
3. Work with smaller resource groups
## Device Performance
### Mobile Performance
Mobile devices may be slower:
1. Close background apps
2. Use latest iOS/Android version
3. Clear app cache
4. Restart device periodically
### Older Devices
On older hardware:
1. Use a simpler browser
2. Keep fewer tabs open
3. Don't run other heavy applications
4. Consider device upgrade
### Low Memory Devices
With limited RAM:
1. Close all unnecessary apps
2. Use browser memory saver features
3. Keep only one YAPL tab open
4. Restart device before heavy use
## Diagnostic Steps
### Check Browser Console
1. Open Developer Tools (F12)
2. Go to Console tab
3. Look for errors (red text)
4. Note any error messages for support
### Check Network Tab
1. Open Developer Tools (F12)
2. Go to Network tab
3. Reload the page
4. Look for:
- Failed requests (red)
- Slow requests (high ms)
### Test in Incognito Mode
1. Open incognito/private window
2. Log into YAPL
3. Test if performance is better
4. If yes, an extension may be the cause
## When Performance Issues Are Server-Side
### Signs of Server Issues
- Everyone experiences slowness
- Specific features consistently slow
- Error messages about server
### What to Do
1. Wait a few minutes and retry
2. Check status page if available
3. Try again later
4. Contact support if persistent
## Optimization Best Practices
### Daily Habits
1. Close unused tabs
2. Clear cache weekly
3. Restart browser daily
4. Keep browser updated
### Project Organization
1. Archive completed projects
2. Don't exceed task limits
3. Use filters effectively
4. Break large plans into smaller ones
### Account Management
1. Remove inactive team members
2. Archive old data regularly
3. Clean up unused resources
## Still Having Performance Issues?
If problems persist after trying these solutions:
1. Note specific slow features
2. Try at different times of day
3. Test on different device/network
4. [Contact support](/contact) with:
- Browser and version
- Device type
- Internet speed test results
- Specific features that are slow
- When slowness occurs
---
# Sync Issues (https://yapl.app/en/docs/troubleshooting/sync-issues)
# Sync Issues
Solutions for data not updating, changes not saving, and synchronization problems between devices.
## Understanding Sync in YAPL
YAPL syncs data automatically:
- Changes save to the server in real-time
- Other users see updates without refreshing
- Multiple devices stay in sync
When sync fails, you may see stale data or lost changes.
## Changes Not Saving
### Symptoms
- You make changes but they disappear
- Data reverts to previous state
- "Save failed" errors
### Solutions
1. **Check internet connection**
- Open another website to verify
- Reconnect if disconnected
2. **Refresh the page**
- Saves any pending changes
- Loads latest data from server
3. **Check for error messages**
- Look for red notifications
- Note specific error text
4. **Try saving again**
- Click save button again
- Wait for confirmation
5. **Clear browser cache**
- May fix corrupted cached data
- Reload and retry
### Preventing Data Loss
- Wait for save confirmations
- Don't close browser during saves
- Keep stable internet connection
- Refresh periodically on long sessions
## Data Not Updating
### Symptoms
- Other users' changes not appearing
- Stale data shown
- Need to manually refresh to see updates
### Solutions
1. **Refresh the page**
- Forces reload from server
- Gets latest data
2. **Check real-time connection**
- Look for connection indicator
- Reconnect if disconnected
3. **Log out and back in**
- Reestablishes connection
- Clears local state
4. **Clear browser cache**
- Removes stale cached data
- Fresh load from server
## Multi-Device Sync Issues
### Symptoms
- Different data on different devices
- Changes on one device not appearing on another
- Conflicting information
### Solutions
1. **Refresh on all devices**
- Ensures latest data everywhere
- Do this after making changes
2. **Check internet on all devices**
- Both need working connections
- Mobile data may be slower
3. **Avoid simultaneous editing**
- Edit same items on one device at a time
- Changes from one device should sync before editing on another
### Multi-Device Best Practices
- Refresh before starting work
- Complete edits before switching devices
- Wait for sync confirmation
- Don't edit same content simultaneously
## Conflict Resolution
### What Are Conflicts?
Conflicts occur when:
- Two people edit the same item simultaneously
- You edit offline and sync later
- Network issues during save
### How YAPL Handles Conflicts
- Last save typically wins
- Some conflicts may show warnings
- Manual resolution may be needed
### Preventing Conflicts
1. **Communicate with team**
- Let others know what you're editing
- Coordinate on shared items
2. **Refresh before editing**
- Get latest version first
- Reduces conflict chance
3. **Save frequently**
- Smaller changes = fewer conflicts
- Others see updates sooner
## Offline Behavior
### Full Offline Support for Plans
YAPL supports **full offline editing** for plans:
- **All editing works** - Tasks, dependencies, progress, calendar
- **Auto-save enabled** - Changes save to device every 500ms
- **Critical path works** - CPM calculations run locally
- **Undo/Redo available** - Full history preserved
**Requirement:** Load the plan and create a draft while online first.
### Going Offline Unexpectedly
If you lose connection while editing a plan:
1. **Keep working normally** - Nothing changes in the interface
2. **Changes auto-save** - Saved to your device every 500ms
3. **CPM keeps calculating** - Runs locally in your browser
4. **No data loss** - Maximum 500ms of work could be lost on crash
### Coming Back Online
When connection returns:
1. **Review your draft** - Check your changes look correct
2. **Click Publish** - Sync changes to the cloud
3. **Wait for confirmation** - Ensure publish succeeds
4. **Team sees updates** - Others can now view your changes
### What Doesn't Work Offline
| Action | Why |
|--------|-----|
| Open new plan first time | Data stored in cloud |
| Create new plan | Server generates IDs |
| Publish draft | Writes to database |
| Load different versions | Fetches from server |
| Real-time updates | Requires connection |
See [Offline Editing Guide](/docs/user-guides/plans/offline-editing) for complete details.
## Browser-Specific Sync Issues
### Chrome
1. Check if site data is blocked
- Settings > Privacy > Site Settings
- Ensure YAPL can store data
2. Disable data saver
- May interfere with sync
### Safari
1. Check cross-site tracking settings
- May block necessary connections
2. Disable content blockers for YAPL
### Firefox
1. Check Enhanced Tracking Protection
- May block sync features
- Add exception for YAPL
## Real-Time Updates Not Working
### Symptoms
- Don't see others' changes in real-time
- Need to refresh to see updates
- No live collaboration feeling
### Causes
1. **WebSocket connection failed**
- Firewall may block WebSockets
- Corporate network restrictions
2. **Browser compatibility**
- Old browsers may not support real-time
- Update to latest version
3. **Network restrictions**
- Some networks block WebSocket
- Try different network
### Solutions
1. **Check firewall settings**
- Allow WebSocket connections
- Contact IT if corporate network
2. **Update browser**
- Latest browsers have better support
3. **Try different network**
- Test on mobile data or home network
## Notification Sync Issues
### Not Receiving Notifications
1. Check notification settings in YAPL
2. Check browser notification permissions
3. Ensure you're logged in
4. Refresh the page
### Delayed Notifications
- Network latency can cause delays
- Server load may affect delivery
- Refresh to catch up
## Troubleshooting Steps
### Step 1: Verify Connection
1. Check internet connection
2. Try loading another website
3. Restart router if needed
### Step 2: Refresh and Retry
1. Refresh the page (Ctrl+R)
2. Try the action again
3. Wait for confirmation
### Step 3: Clear Cache
1. Clear browser cache
2. Clear site data for YAPL
3. Refresh and log in again
### Step 4: Test Different Browser
1. Try incognito mode
2. Try different browser
3. Identify if browser-specific
### Step 5: Check Device
1. Try different device
2. Try different network
3. Identify if device-specific
## Data Recovery
### Lost Changes
If changes were lost:
1. Check if you can recreate from memory
2. Ask team members if they saw your changes
3. Check activity log for last saved version
4. Contact support for data recovery assistance
### Corrupted Data
If data appears corrupted:
1. Don't make further changes
2. Take screenshots
3. Contact support immediately
4. Don't clear cache until advised
## Prevention Best Practices
### For Reliable Sync
1. **Maintain stable connection**
- Use wired when possible
- Avoid network switching
2. **Refresh regularly**
- Start of day
- After long periods away
- Before important edits
3. **Watch for confirmations**
- Wait for save confirmations
- Check for error messages
4. **Coordinate with team**
- Communicate about shared edits
- Avoid simultaneous changes
## Still Having Sync Issues?
If problems persist:
1. Note what actions cause the issue
2. Check if it affects all data or specific items
3. Test on different devices/browsers
4. [Contact support](/contact) with:
- Description of the problem
- Steps to reproduce
- Browser and device info
- Any error messages
- Screenshot of the issue
---
# User Guides (https://yapl.app/en/docs/user-guides)
# User Guides
Detailed documentation for every feature in YAPL.
## Core Features
### Workspaces
Manage your organization's workspace settings, owners, and configuration. [Learn more →](/docs/user-guides/workspaces)
### Teams
Create teams, manage members, and control access to projects. [Learn more →](/docs/user-guides/teams)
### Projects
Create and manage projects with full lifecycle tracking. [Learn more →](/docs/user-guides/projects)
## Planning & Scheduling
### Plans
Create planning documents with tasks, milestones, and dependencies. [Learn more →](/docs/user-guides/plans)
### Tasks
Manage individual tasks, assignments, and status tracking. [Learn more →](/docs/user-guides/tasks)
### Gantt Charts
Visualize project timelines and dependencies with interactive Gantt charts. [Learn more →](/docs/user-guides/gantt)
### Kanban Boards
Track task progress with drag-and-drop Kanban boards. [Learn more →](/docs/user-guides/kanban)
## Resource Management
### Resources
Manage equipment, materials, and team member allocations. [Learn more →](/docs/user-guides/resources)
## Integrations
### Webhooks
Connect YAPL to external services like Slack, Discord, Zapier, and more with real-time event notifications. [Learn more →](/docs/user-guides/webhooks)
## Account & Billing
### Billing
Manage subscriptions, seats, and payment methods. [Learn more →](/docs/user-guides/billing)
### Account
Configure your personal account settings and preferences. [Learn more →](/docs/user-guides/account)
---
# Account (https://yapl.app/en/docs/user-guides/account)
# Account Settings
Your YAPL account settings control your personal information, security, and how you interact with the platform. These settings are separate from workspace settings and apply to your user account across all workspaces.
## Understanding Account vs. Workspace Settings
| Setting Type | Scope | Controls |
|--------------|-------|----------|
| **Account Settings** | Your user account | Personal info, security, preferences |
| **Workspace Settings** | Specific workspace | Organization, billing, teams |
Account settings follow you across all workspaces you're a member of.
## In This Section
### Personal Information
- **[Profile Settings](/docs/user-guides/account/profile-settings)** - Manage your name, bio, job title, and avatar
### Security
- **[Security](/docs/user-guides/account/security)** - Password management and account protection
### Customization
- **[Preferences](/docs/user-guides/account/preferences)** - Language, theme, and display settings
- **[Notifications](/docs/user-guides/account/notifications)** - Email and push notification settings
## Quick Reference
| Task | Location |
|------|----------|
| Update name | Settings > Profile |
| Change password | Settings > Account |
| Set language | Settings > Preferences |
| Configure notifications | Settings > Preferences |
| Upload avatar | Settings > Profile |
## Accessing Account Settings
1. Click **Settings** in the sidebar navigation
2. Select the appropriate tab:
- **Profile** - Personal information
- **Account** - Security settings
- **Preferences** - Display and notification options
## Account Information
Your account includes:
| Information | Description |
|-------------|-------------|
| Email | Login email (primary identifier) |
| Full Name | Display name across YAPL |
| Avatar | Profile picture |
| Bio | Personal description |
| Job Title | Professional role |
| Phone | Contact number |
## Workspace Memberships
From your profile settings, you can view:
- All workspaces you're a member of
- Your role in each workspace
- When you joined each workspace
## Best Practices
### Profile Completeness
- Add a profile picture for easy identification
- Include your job title for context
- Keep contact information current
### Security
- Use a strong, unique password
- Update password regularly
- Verify email address is current
### Preferences
- Set your preferred language
- Choose a comfortable theme
- Configure notifications to reduce noise
## Related Topics
- [Registration](/docs/getting-started/registration) - Account creation
- [Workspace Settings](/docs/user-guides/workspaces/workspace-settings) - Organization settings
- [Managing Owners](/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Workspace administration
---
# Notifications (https://yapl.app/en/docs/user-guides/account/notifications)
# Notifications
Notifications keep you informed about important activity in your workspaces. YAPL provides simple notification controls to help you stay updated without being overwhelmed.
## Accessing Notification Settings
1. Click **Settings** in the sidebar navigation
2. Select **Preferences** tab
3. Find the **Notifications** section
## Available Notification Controls
YAPL currently offers two notification toggles:
| Setting | Description |
|---------|-------------|
| **Email Notifications** | Receive activity updates via email |
| **Push Notifications** | Receive browser push alerts |
## Email Notifications
### Enabling Email Notifications
1. Go to **Settings > Preferences**
2. Find **Email Notifications**
3. Toggle the switch to enable or disable
When enabled, you'll receive email notifications for important workspace activity including:
- Task assignments and updates
- Project changes
- Team activity
- Security alerts
Security-related notifications (password changes, new device logins) are always sent regardless of this setting.
### Email Delivery
- Emails are sent to your registered email address
- Check your spam folder if emails aren't arriving
- Add YAPL to your safe senders list for reliable delivery
## Push Notifications
### Enabling Push Notifications
1. Go to **Settings > Preferences**
2. Find **Push Notifications**
3. Toggle the switch to enable
4. When prompted, allow browser notifications
### Browser Permission
When you enable push notifications for the first time:
1. Your browser will request permission
2. Click **Allow** to enable push notifications
3. Notifications will appear in your system notification area
### Managing Browser Permissions
If you previously denied permission or want to change settings:
**Chrome:**
1. Click the lock icon in the address bar
2. Find Notifications setting
3. Change to Allow
**Firefox:**
1. Click the lock icon in the address bar
2. Find Permissions section
3. Enable Notifications
**Safari:**
1. Go to Safari > Preferences
2. Select Websites > Notifications
3. Allow for YAPL
Push notifications require a modern browser and may not work in all environments. If push notifications aren't available, rely on email notifications instead.
## Notification Types
When notifications are enabled, you'll be notified about:
| Activity Type | Description |
|---------------|-------------|
| Task Assignments | When tasks are assigned to you |
| Mentions | When someone @mentions you |
| Project Updates | Changes to your projects |
| Team Changes | Team membership updates |
| Security Alerts | Account security events |
## Best Practices
### Staying Informed
- Keep at least one notification channel enabled
- Check email notifications if you work across multiple devices
- Enable push notifications for real-time awareness
### Reducing Noise
- If receiving too many notifications, consider disabling one channel
- Review notifications periodically to stay current
- Use email for a record of activity
## Troubleshooting
### Not Receiving Email Notifications
1. Verify email notifications are enabled in Settings
2. Check your spam/junk folder
3. Verify your email address is correct in Profile Settings
4. Add YAPL emails to your safe senders list
### Push Notifications Not Working
1. Check that push notifications are enabled in Settings
2. Verify browser permission is set to Allow
3. Check your system notification settings
4. Try a different browser
5. Ensure your browser is up to date
### Notifications Not Appearing
1. Refresh the page
2. Check your notification settings
3. Verify you have access to the relevant items
4. Clear browser cache if issues persist
## Related Topics
- [Preferences](/docs/user-guides/account/preferences) - Display and regional settings
- [Profile Settings](/docs/user-guides/account/profile-settings) - Personal information
- [Security](/docs/user-guides/account/security) - Account protection
---
# Preferences (https://yapl.app/en/docs/user-guides/account/preferences)
# Preferences
Preferences control how YAPL looks and behaves for you personally. These settings apply across all your workspaces and help you customize your experience.
## Accessing Preferences
1. Click **Settings** in the sidebar navigation
2. Select **Preferences** tab
3. View and modify your preferences
## Display Settings
### Language
Choose your preferred interface language.
| Option | Language |
| ------- | ----------------- |
| English | English (default) |
| Turkish | Turkce |
**Changing Language:**
1. Go to **Settings > Preferences**
2. Find **Language** setting
3. Select your preferred language
4. Interface updates immediately
Language preference affects the interface only. Content created by users (project names,
descriptions) remains in the original language.
### Theme
Choose your visual theme preference.
| Option | Description |
| ------ | ---------------------------- |
| Light | Bright background, dark text |
| Dark | Dark background, light text |
| System | Follows your device setting |
**Setting Theme:**
1. Go to **Settings > Preferences**
2. Find **Theme** setting
3. Select your preference
4. Theme applies immediately
**Theme Benefits:**
| Theme | Best For |
| ------ | ----------------------------------- |
| Light | Well-lit environments, daytime |
| Dark | Low light, reduced eye strain |
| System | Automatic switching based on device |
## Regional Settings
### Date Format
Configure how dates appear throughout YAPL.
| Format | Example |
| ---------- | ---------- |
| MM/DD/YYYY | 12/31/2025 |
| DD/MM/YYYY | 31/12/2025 |
| YYYY-MM-DD | 2025-12-31 |
### Time Format
Choose your preferred time display.
| Format | Example |
| ------- | ------- |
| 12-hour | 2:30 PM |
| 24-hour | 14:30 |
### First Day of Week
Set which day starts your week in calendar views.
| Option | Description |
| ------ | --------------------- |
| Sunday | Week starts on Sunday |
| Monday | Week starts on Monday |
### Number Format
Configure number display for costs and quantities.
| Format | Example |
| ------------ | -------- |
| US Format | 1,000.00 |
| EU Format | 1.000,00 |
| Space Format | 1 000.00 |
These settings affect:
- Project timelines
- Task due dates
- Activity timestamps
- Calendar views
- Cost displays
## Notification Preferences
Configure how you receive notifications in the Preferences section.
| Setting | Description |
| ------------------- | ------------------------------------------------ |
| Email Notifications | Toggle to receive or disable email updates |
| Push Notifications | Toggle to receive or disable browser push alerts |
See [Notifications](/docs/user-guides/account/notifications) for detailed notification settings.
## Saving Preferences
### Automatic Save
Most preferences save automatically when changed. You'll see a brief confirmation when changes are saved.
### Sync Across Devices
Preferences sync to your account and apply on:
- All browsers
- All devices
- New sessions
## Best Practices
### Personalization
- Set language to your native language
- Choose theme based on your work environment
- Set date format to match your regional conventions
### Consistency
- Use the same settings across work devices
- Align date format with team conventions
- Match regional settings to your locale
## Troubleshooting
### Preferences Not Saving
- Check internet connection
- Refresh the page
- Try a different browser
- Clear browser cache
### Theme Not Applying
- Refresh the page
- Check for browser extensions that may override styles
- Verify system theme (if using System option)
- Try a different theme option
### Language Not Changing
- Refresh the page
- Clear browser cache
- Log out and back in
- Check browser language settings
## Related Topics
- [Profile Settings](/docs/user-guides/account/profile-settings) - Personal information
- [Notifications](/docs/user-guides/account/notifications) - Alert settings
- [Security](/docs/user-guides/account/security) - Account protection
---
# Profile Settings (https://yapl.app/en/docs/user-guides/account/profile-settings)
# Profile Settings
Your profile settings contain personal information that identifies you across YAPL. This information is visible to other members in your workspaces.
## Accessing Profile Settings
1. Click **Settings** in the sidebar navigation
2. Select **Profile** tab
3. View and edit your personal information
## Personal Information
### Full Name
Your display name shown throughout YAPL.
| Property | Details |
|----------|---------|
| Field | Full Name |
| Required | Yes |
| Length | 1-100 characters |
| Visible to | All workspace members |
Your name appears in:
- Team member lists
- Activity logs
- Task assignments
- Comments and mentions
- Email notifications
### Email Address
Your primary account identifier and login credential.
| Property | Details |
|----------|---------|
| Field | Email |
| Required | Yes |
| Editable | Limited |
| Used for | Login, notifications, recovery |
To change your email address, contact support. Email changes require verification for security.
### Bio
A brief description about yourself.
| Property | Details |
|----------|---------|
| Field | Bio |
| Required | No |
| Length | Up to 500 characters |
| Visible to | Workspace members |
Use your bio to share:
- Professional background
- Areas of expertise
- Current focus or role
### Job Title
Your professional role or position.
| Property | Details |
|----------|---------|
| Field | Job Title |
| Required | No |
| Length | Up to 100 characters |
| Visible to | Workspace members |
Examples:
- Project Manager
- Site Supervisor
- Operations Director
- Team Lead
### Phone Number
Contact phone number.
| Property | Details |
|----------|---------|
| Field | Phone |
| Required | No |
| Format | International format (E.164) |
| Visible to | Workspace members |
Enter phone numbers in international format:
- `+1 555 123 4567` (US)
- `+90 555 123 4567` (Turkey)
- `+44 20 1234 5678` (UK)
## Profile Picture
### Avatar
Your profile picture shown throughout YAPL.
| Property | Details |
|----------|---------|
| Formats | JPG, PNG, GIF |
| Max size | Varies by system |
| Display | Circular crop |
### Uploading an Avatar
1. Go to **Settings > Profile**
2. Click on your current avatar (or placeholder)
3. Select an image file
4. Adjust crop if needed
5. Save changes
### Avatar Tips
- Use a clear, recognizable photo
- Face should be visible
- Good lighting recommended
- Professional appearance preferred
### Removing Avatar
1. Go to **Settings > Profile**
2. Click on your avatar
3. Select **Remove** or upload a new one
## Workspace Memberships
View your membership across workspaces:
### Membership Information
| Field | Description |
|-------|-------------|
| Workspace Name | Name of the workspace |
| Your Role | Owner, Admin, Lead, Member |
| Joined Date | When you joined |
### Viewing Memberships
1. Go to **Settings > Profile**
2. Scroll to **Workspace Memberships** section
3. View list of all workspaces
### Membership Actions
From this view, you can see:
- All workspaces you belong to
- Your role in each
- Quick access to each workspace
## Onboarding Progress
If you haven't completed onboarding:
### Progress Tracking
Your profile tracks onboarding completion:
- Profile setup
- Organization configuration
- Subscription selection
- Team invitation
### Completing Onboarding
1. Look for onboarding prompts
2. Complete remaining steps
3. Progress saves automatically
## Saving Changes
### How to Save
1. Make your changes
2. Click **Save Changes** or **Update Profile**
3. Wait for confirmation
4. Changes apply immediately
### Validation
The system validates:
- Required fields filled
- Field lengths respected
- Phone format correct
- Image format supported
## Profile Visibility
### Who Can See Your Profile
| Information | Visibility |
|-------------|------------|
| Name | All workspace members |
| Avatar | All workspace members |
| Email | Workspace owners and admins |
| Bio | All workspace members |
| Job Title | All workspace members |
| Phone | Depends on workspace settings |
### Privacy Notes
- Profile is visible within your workspaces
- Not publicly accessible
- Email protected from general view
## Best Practices
### Professional Profile
- Use your real name for recognition
- Add a professional photo
- Include relevant job title
- Keep information current
### Regular Updates
- Update when roles change
- Refresh avatar periodically
- Keep contact info current
## Troubleshooting
### Cannot Save Changes
- Check all required fields
- Verify field lengths
- Ensure phone format is valid
- Try refreshing the page
### Avatar Not Uploading
- Check file format (JPG, PNG, GIF)
- Reduce file size if too large
- Try a different browser
- Clear browser cache
### Email Not Updating
- Email changes require support assistance
- Contact support for email modifications
- Verification required for security
## Related Topics
- [Account Security](/docs/user-guides/account/security) - Password and security
- [Preferences](/docs/user-guides/account/preferences) - Display settings
- [Notifications](/docs/user-guides/account/notifications) - Alert preferences
---
# Security (https://yapl.app/en/docs/user-guides/account/security)
# Account Security
Protect your YAPL account with strong passwords and secure authentication practices. This guide covers password management, account verification, and security best practices.
## Accessing Security Settings
1. Click **Settings** in the sidebar navigation
2. Select **Account** tab
3. Find security options
## Password Management
### Password Requirements
YAPL requires passwords to be:
| Requirement | Details |
| ------------------ | --------------------------- |
| Minimum length | 8 characters |
| Uppercase | At least 1 uppercase letter |
| Number | At least 1 number |
| Special characters | Recommended |
### Changing Your Password
Password changes are handled securely via email:
1. Go to **Settings > Account**
2. Find **Password** section
3. Click **Reset Password**
4. Check your email for a password reset link
5. Click the link in the email
6. Enter your new password
7. Confirm your new password
8. Your password is updated
For security, password changes require email verification. You cannot change your password
directly in the app without receiving a reset link.
### Password Tips
**Do:**
- Use at least 12 characters
- Mix uppercase and lowercase
- Include numbers and symbols
- Use unique passwords for YAPL
- Consider a password manager
**Don't:**
- Reuse passwords from other sites
- Use personal information (birthdays, names)
- Share your password
- Write passwords in plain text
- Use common patterns (123456, password)
## Email Verification
Email verification is handled automatically during account registration. When you sign up:
1. A verification email is sent to your registered address
2. Click the link in the email to verify
3. Your account is activated
If you didn't receive the verification email during registration, check your spam folder or contact support for assistance.
## Account Recovery
### Forgot Password
If you forget your password:
1. Go to the login page
2. Click **Forgot Password**
3. Enter your email address
4. Check your email for reset link
5. Click the link
6. Enter your new password
7. Log in with new password
### Recovery Email
Ensure your email is:
- Current and accessible
- Verified
- Checked regularly
### Recovery Issues
If you can't access your account:
1. Check spam folder for reset email
2. Verify you're using the correct email
3. Wait a few minutes for email delivery
4. Contact support if issues persist
## Session Management
### Active Sessions
Your account may have multiple active sessions across:
- Different browsers
- Multiple devices
- Various locations
### Session Security
Best practices:
- Log out from shared computers
- Review active sessions periodically
- Revoke suspicious sessions
### Logging Out
To log out:
1. Click your profile avatar
2. Select **Log Out**
3. Session ends immediately
To log out everywhere:
1. Go to **Settings > Account**
2. Find **Sessions** section (if available)
3. Click **Log Out All Sessions**
## Security Best Practices
### Account Protection
| Practice | Description |
| ---------------- | ------------------------------ |
| Unique password | Don't reuse from other sites |
| Regular updates | Change password periodically |
| Secure email | Protect your email account too |
| Device security | Lock your devices |
| Browser security | Use up-to-date browsers |
### Recognizing Threats
**Phishing Emails:**
- Check sender address carefully
- Don't click suspicious links
- YAPL won't ask for password via email
- Report suspicious emails
**Social Engineering:**
- YAPL support won't ask for passwords
- Verify requests through official channels
- Be cautious of urgent demands
### What to Do If Compromised
If you suspect account compromise:
1. **Change password immediately**
2. **Log out all sessions**
3. **Check account activity**
4. **Review workspace access**
5. **Contact support** if needed
## Account Data
### Your Data
Your account stores:
- Personal information (profile)
- Authentication credentials (hashed)
- Preferences and settings
- Activity history
### Data Protection
YAPL protects your data with:
- Encrypted passwords (never stored in plain text)
- Secure connections (HTTPS)
- Access controls
- Regular security audits
## Account Deletion
### Considerations Before Deletion
Before requesting deletion, consider:
- All your data will be removed
- You'll lose access to all workspaces
- Action cannot be undone
- Transfer ownership if you're an owner
### Requesting Deletion
To delete your account:
1. Contact support
2. Verify your identity
3. Confirm deletion request
4. Account scheduled for removal
Account deletion is permanent and cannot be reversed. All your data, including activity history,
will be permanently removed.
## Support Access
### When to Contact Support
Contact support for:
- Account lockout issues
- Email change requests
- Security concerns
- Suspicious activity reports
- Account recovery assistance
### Security Contact
For security-related issues:
- Use official support channels
- Include relevant details
- Don't share passwords in tickets
- Respond to verification requests
## Troubleshooting
### Cannot Change Password
- Verify current password is correct
- Check new password meets requirements
- Ensure passwords match
- Try refreshing the page
### Not Receiving Reset Email
- Check spam/junk folder
- Verify correct email address
- Wait a few minutes
- Request new reset link
- Contact support if persistent
### Account Locked
If your account is locked:
1. Wait for the lockout period (if applicable)
2. Use password reset
3. Contact support for immediate assistance
## Related Topics
- [Profile Settings](/docs/user-guides/account/profile-settings) - Personal information
- [Preferences](/docs/user-guides/account/preferences) - Display settings
- [Registration](/docs/getting-started/registration) - Account creation
---
# Capabilities & Security (https://yapl.app/en/docs/user-guides/ai-agents/capabilities-and-security)
# Capabilities & Security
The connector is built on one invariant: **your agent sees what you see, and acts as you.** Every read and write runs under your own account with your workspace roles and row-level permissions — an agent can never surface data or perform an action your own login couldn't.
## How Access Works
- **Standard OAuth sign-in.** Connecting an agent runs an OAuth 2.1 authorization: you sign in to YAPL in your own browser and explicitly approve the client. The agent never sees your password.
- **Short-lived tokens.** Clients receive expiring tokens tied to your approval — not permanent keys. Revoking the client cuts access immediately.
- **Per-client approval.** Each agent client registers and is approved individually. Connecting Claude Desktop doesn't grant anything to another tool; every client shows as its own card under **Settings > Integrations > MCP Connectors**.
- **Any-client, same rules.** Because registration is open (the MCP standard's dynamic client registration), any MCP-compatible agent can request access — but *request* is all it can do until you personally sign in and approve it. Unknown clients never gain silent access.
## What Agents Can Do
Everything in [the overview's capability groups](/docs/user-guides/ai-agents/index) — reading plans and metrics, editing the open draft, tracking progress and actuals, booking resources, navigating your tab — always bounded by your own permissions in each workspace.
## What Agents Can Never Do
These are not exposed to agents at all, for any client, regardless of your role:
- Change your account, email, or password
- Manage billing or subscriptions
- Add, remove, or change roles of workspace members and teams
- Delete plans, projects, or workspaces
They're not "asked about" or "confirmed" — the tools simply don't exist on the connector.
## Guardrails Around Editing
- **Draft-first structure editing.** Structural changes land in an unpublished draft in your open tab. The published plan changes only when you publish.
- **Publishing is deliberate.** The agent publishes only when you tell it to, and if the live plan changed underneath your draft, the normal review/conflict dialog takes over — the agent stops and asks rather than resolving conflicts itself.
- **The plan must be on screen for edits.** If your tab has navigated elsewhere, draft edits are refused until the plan is back on screen — so nothing changes in a plan you aren't looking at. Reads are always allowed.
- **Same validation as the app.** Cycles in dependencies, task limits, hierarchy rules — an agent is refused exactly where you would be, with the same messages.
## Plan Features and Tiers
The MCP Connector for AI Agents is a **Professional and Trial** feature. The check runs on **every tool call** against the workspace's current plan — not just when you connect — so:
- On a Basic workspace, agents are refused on every tool, with a message naming the plan and the upgrade path.
- If a workspace downgrades from Professional, or its trial expires, agents that were authorized earlier stop working immediately. No re-authorization trickery can bypass this; upgrading restores access without reconnecting.
- Within an eligible workspace, individual tools still mirror plan features — for example, cost and earned-value tools additionally require a tier with cost tracking.
## Revoking Access
**Settings > Integrations > MCP Connectors** lists every client you've approved with its connection time and client ID. **Revoke** disconnects a client immediately and independently of the others. If you suspect anything odd, revoke first and reconnect later — reconnecting takes a minute.
---
# Connecting Your Agent (https://yapl.app/en/docs/user-guides/ai-agents/connecting-agents)
# Connecting Your Agent
Connecting takes about a minute: you add YAPL's connector URL to your agent, sign in with your YAPL account, and approve access. No API keys, nothing to install in YAPL itself.
## Prerequisites
- Your YAPL workspace must be on a **Professional or Trial plan** — the MCP Connector for AI Agents is not included in Basic. The check runs on every agent call, so if a workspace later downgrades or its trial ends, connected agents are refused immediately (even ones authorized earlier) until the plan is upgraded again.
- An agent that supports remote MCP servers with OAuth sign-in (see below).
The connector URL is the same for every agent:
```
https://mcp.yapl.app/v1/mcp
```
## Connecting Claude
YAPL is listed in Claude's Connectors Directory, so on claude.ai and in Claude Desktop you connect it from the listing:
1. Open [YAPL in Claude's Connectors Directory](https://claude.ai/directory/connectors/yapl) and click **Connect**.
2. Your browser opens YAPL's sign-in. Sign in with your normal YAPL account if you aren't already.
3. Review the consent screen and approve. It asks to share your basic profile identity (so the agent client knows who you are) and to let the client act on YAPL as your user.
4. Back in Claude, the YAPL tools appear. Try: *"List my plans."*
**Claude Code.** If you use Claude Code with the same claude.ai account, the connector you added there is already available. Otherwise, run this once in your terminal and complete the same sign-in:
```
claude mcp add --transport http yapl https://mcp.yapl.app/v1/mcp
```
**Adding it by hand.** You can still add YAPL as a custom connector (for example, if your organization restricts the directory): on claude.ai, open **Settings > Connectors > Add custom connector**, enter the connector URL above, and continue from step 2.
**One connection per Claude surface.** claude.ai, Claude Desktop, and Claude Code each register their own connection, so you may connect more than once and later see more than one "Claude" entry under **Settings > Integrations > MCP Connectors** — the connection time and client ID on each card tell them apart.
## Connecting ChatGPT
ChatGPT connects through its developer mode today (a directory listing is in progress).
1. Enable developer mode: **Settings > Apps & Connectors > Advanced settings > Developer mode**.
2. Create a connector with the connector URL above; ChatGPT starts the OAuth sign-in.
3. Sign in to YAPL and approve access, exactly as with Claude.
4. In a chat, enable **Yapl** from the composer's app menu, then ask away.
## Connecting Gemini
Gemini consumes YAPL as a custom app — no review or approval process on Google's side.
1. In the Gemini app, open **Settings > Apps** and add a custom app with the connector URL above.
2. Sign in to YAPL in the window that opens and approve access.
3. Mention **@yapl** in your prompt to bring your plans into the task.
Gemini registers without a display name, so it appears as a raw client ID under **Settings > Integrations > MCP Connectors** — the connection time tells it apart.
## Connecting Any Other MCP-Compatible Agent
YAPL's connector follows the MCP standard with no client-specific extensions, so any agent that supports **remote MCP servers over Streamable HTTP with OAuth sign-in** can connect — the agent registers itself automatically (the standard's *dynamic client registration*), so there is nothing to configure on the YAPL side first.
In your agent's MCP or integrations settings:
1. Add a remote MCP server with the URL `https://mcp.yapl.app/v1/mcp`.
2. When the agent starts the sign-in flow, your browser opens YAPL — sign in and approve, exactly as above.
3. The agent discovers YAPL's tools automatically.
Whatever the client, the rules are identical: the agent gets your permissions and nothing more, the same live-vs-draft model applies, and you can revoke it at any time. If your agent supports MCP but fails to connect, see [Troubleshooting](/docs/user-guides/ai-agents/troubleshooting).
## Revoking Access
Every connected client is listed under **Settings > Integrations > MCP Connectors**, with its name, client ID, and when you approved it. Click **Revoke** on a card to disconnect that client immediately — it loses all access until you approve it again. Revoking one client doesn't affect the others.
---
# AI Agents (MCP) (https://yapl.app/en/docs/user-guides/ai-agents)
# AI Agents (MCP)
YAPL exposes an **MCP connector** — an integration built on the [Model Context Protocol](https://modelcontextprotocol.io), the open standard AI agents use to work with external tools. Once connected, your agent can read your plans, edit drafts alongside you, record progress, book resources, and answer questions about schedule and cost — always with exactly the access *you* have, never more.
We design and test the experience with **Claude** first, but the connector is not Claude-specific: **any AI agent that supports remote MCP servers can connect** — the protocol, sign-in, and permissions work the same way for every client.
The connector is available on **Professional and Trial plans** (like the Slack integration); see [Capabilities & Security](/docs/user-guides/ai-agents/capabilities-and-security) for how the plan check works.
## The One Model to Understand: Live vs. Draft
Everything your agent does falls into one of two layers, and knowing the difference explains almost everything about how it behaves:
- **Live updates** — task status, progress percentages, assignees, actual dates. These apply to your live plan immediately, just like clicking in the app, and they work whether or not you have YAPL open.
- **Draft edits** — creating or deleting tasks, changing planned dates and durations, dependencies, resource bookings, and publishing. These happen in the plan you have **open in your browser**, as an unpublished draft. Your published plan is untouched until you review the changes and publish — the same version discipline you already use.
Because drafts live in your browser, structural editing needs a YAPL tab open with the plan on screen. Your agent will tell you when it needs one.
## What Your Agent Can Do
The connector exposes 38 tools. You never call them directly — you just talk to your agent — but they group into a few intents:
- **Explore and read** — list workspaces, projects, teams, and plans; read any plan's tasks, dependencies, and resource assignments.
- **Edit the open draft** — create, update, move, and delete tasks; build hierarchies; wire dependencies with lags; bulk-import a whole plan outline; undo and redo.
- **Track work** — set status and progress, log actual dates, record actual work on resource assignments.
- **Resources and costs** — search your resource pool, book resources onto tasks with correct rate math, and read cost/EVM metrics including your unpublished draft's figures.
- **Answer questions** — project health, budget usage, schedule metrics, resource utilization.
- **Navigate** — "take me to the resources page" opens it in your browser tab.
See [Working With Your Agent](/docs/user-guides/ai-agents/working-with-your-agent) for concrete examples of what these look like in practice.
## What It Can Never Do
Your agent acts **as you, with your permissions** — it can never see or change anything your own account couldn't. On top of that, a set of actions is never exposed to agents at all: account and password changes, billing and subscription management, team membership and role changes, and workspace or plan deletion. Those stay in your hands, in the app.
More detail in [Capabilities & Security](/docs/user-guides/ai-agents/capabilities-and-security).
## In This Section
- [Connecting Your Agent](/docs/user-guides/ai-agents/connecting-agents) — set up Claude or any other MCP-compatible agent.
- [Working With Your Agent](/docs/user-guides/ai-agents/working-with-your-agent) — example conversations and what to expect.
- [Capabilities & Security](/docs/user-guides/ai-agents/capabilities-and-security) — the permission model, in plain words.
- [Troubleshooting](/docs/user-guides/ai-agents/troubleshooting) — the messages you might see and what they mean.
---
# Troubleshooting (https://yapl.app/en/docs/user-guides/ai-agents/troubleshooting)
# Troubleshooting
Most "problems" with the connector are actually the draft model working as designed — the agent needs your browser for structural editing. Here's what each situation means and the fix.
## "Open your plan in the editor"
Your agent tried a draft edit (creating tasks, dependencies, planned dates, resource bookings, publishing) but no YAPL tab with the plan is open. Drafts live **in your browser**, not on the server — that's what keeps your published plan safe while you edit.
**Fix:** open [yapl.app](https://yapl.app) and open the plan. Then ask the agent to try again.
## "The plan isn't on screen"
The tab is open, but you've navigated elsewhere in YAPL (say, the dashboard). Edits to a plan you can't see are refused on purpose. The agent can open it for you — *"open Plan A"* — or you can click into it yourself; the edit will go through right after.
## The Agent Says It Made a Change, but You Don't See It
Two common causes:
- **You're looking at the live plan; the change is in the draft** (or vice versa). Status/progress/assignee/actual-date updates go to the *live* plan; structure and schedule edits go to the *draft*. Check the version selector.
- **A stale tab.** If YAPL was deployed since you last loaded the tab, hard-reload it (Ctrl/Cmd+Shift+R) and retry.
## "No open tab" Right After You Opened One
The connection between YAPL's servers and your tab re-establishes within a few seconds of a page load or a network blip. Wait a moment and ask the agent to retry — the retry almost always lands.
## The Agent's Tools Disappeared or Errors Mention Authorization
Your approval may have been revoked or expired. Reconnect: in your agent, remove and re-add the connector (or use its reconnect action), sign in, and approve again. See [Connecting Your Agent](/docs/user-guides/ai-agents/connecting-agents).
## My Agent Supports MCP but Can't Connect
The connector requires support for **remote MCP servers** (Streamable HTTP transport) with **OAuth sign-in**. Some clients only support local MCP servers or don't implement OAuth — check your agent's documentation for "remote MCP" or "custom connector" support. Any client meeting the standard connects without YAPL-side configuration.
## "This workspace's plan does not include AI agent access"
The MCP Connector for AI Agents is a Professional and Trial feature, checked on every call. You'll see this if the workspace is on Basic, was downgraded, or its trial ended — even for agents connected earlier. Upgrading the workspace restores agent access immediately; there's nothing to reconnect.
## Something Looks Wrong in the Data
The agent operates under your account with your permissions — it can't see other users' private data or bypass workspace boundaries. If numbers look off, check the same view in the app; the agent reads the same sources. Still stuck? [Contact support](/docs/troubleshooting/contact-support).
---
# Working With Your Agent (https://yapl.app/en/docs/user-guides/ai-agents/working-with-your-agent)
# Working With Your Agent
You don't need to learn tool names or commands — describe what you want in your own words. These examples show what a request looks like, what the agent does, and what you'll see, so you know what "normal" looks like.
## Example 1: Draft a Phase
> **You:** Add a "Roofing" phase to Plan A after Framing — membrane, insulation, and tiling, two days each, one after the other.
**What the agent does:** creates the parent task and its three subtasks in your open plan, wires finish-to-start dependencies between them, and lets YAPL's scheduler place the dates and renumber the WBS codes.
**What you see:** the moment the first edit lands, your plan forks an unpublished **draft** (the Draft badge appears) and the new tasks show up in your task list, WBS-numbered, with the dependency lines drawn. Your published plan hasn't changed. The agent typically ends with a summary like:
> Added phase "Roofing" (WBS 4) with 3 subtasks, linked in sequence. The draft now shows 4 added tasks — review and publish when ready.
You stay in control of publishing: review the diff, then publish yourself or tell the agent to publish and confirm when it asks. If anything's wrong, *"undo that"* works — or discard the whole draft.
## Example 2: Ask How the Project Is Doing
> **You:** How is the Riverside project doing? Are we over budget?
**What the agent does:** reads the project's live metrics — progress, budget usage, task and milestone rollups, and earned-value figures if cost data exists.
**What you see:** no change in YAPL at all (it's a read), and an answer in plain words, for example:
> Riverside is 63% complete with 2 of 5 milestones done and no overdue tasks. Budget: $15,805 planned, $4,100 spent — earned value is running ahead of spend (CPI 1.29), so you're currently under budget for the work performed.
Reads work from anywhere — you don't need a YAPL tab open for questions about published plans.
## Example 3: Book a Resource
> **You:** Put 65 cubic meters of C25 concrete on the Concrete Pour task.
**What the agent does:** searches your resource pool for "C25", finds *Ready Mix Concrete C25* at $95/m³, and books 65 units on the task — the engine computes the cost from the resource's current rate.
**What you see:** the assignment appears on the task in your draft, and the agent reports the engine's own math:
> Assigned "Ready Mix Concrete C25" to Concrete Pour at 65 units — planned cost $6,175.
For people and equipment, allocation works in units of time: 1 means full-time, 0.5 half-time. The agent knows the difference from each resource's rate type.
## Example 4: Record Actual Work
> **You:** We used all 65 cubes on the pour today — record it.
**What the agent does:** records 65 as actual work on that assignment; the engine computes the actual cost from the stored rate.
**What you see:** actuals appear on the assignment, and your cost dashboard's earned-value figures now include real spend (ACWP) — the same numbers your agent can read back to you, drafts included:
> Recorded 65 units of actual work — actual cost $6,175. Your draft's cost performance index is now 1.05.
## Example 5: Navigate
> **You:** Take me to the resources page.
Your open YAPL tab navigates there. The agent waits until the page has actually loaded before confirming — useful when you want it to walk you through something on screen.
## The Working Rhythm
- **Keep the plan open and on screen for editing sessions.** Draft edits happen in your browser tab; if you've navigated elsewhere, the agent will ask you (or offer) to open the plan first. Reads don't need this.
- **Watch your screen.** Edits appear live as the agent works — the "agent is editing" indicator shows while it's driving.
- **You publish, not the agent.** Publishing is a deliberate step. If the live plan changed while your draft was open (say, a teammate updated a task from Slack), YAPL's normal review dialog appears and the agent stops and asks rather than merging anything on its own.
- **Everything is reversible before publish.** Undo, redo, and discarding the draft all work exactly as if you'd made the edits yourself.
---
# Cancellation (https://yapl.app/en/docs/user-guides/billing/cancellation)
# Cancellation
This guide covers cancelling your YAPL subscription, what happens after cancellation, and how to reactivate if needed.
## Before You Cancel
### Consider Alternatives
Before cancelling, consider:
| Alternative | When to Use |
|-------------|-------------|
| **Downgrade** | Need fewer features, keep access |
| **Remove seats** | Reduce costs, keep plan |
| **Pause** | Temporary break (contact support) |
### What You'll Lose
Cancellation affects:
- Active project editing
- Team collaboration
- Full feature access
- Ability to invite members
## How to Cancel
### Step-by-Step
1. Navigate to **Settings** in sidebar
2. Select **Subscription** tab
3. Click **Cancel Subscription**
4. Review cancellation terms
5. Confirm cancellation
### Confirmation
After cancelling:
- Confirmation email sent
- Status changes to "Cancelled"
- Access continues until period end
## Who Can Cancel
Only **workspace owners** can cancel subscriptions:
- Single owner can cancel
- Multiple owners: any owner can cancel
- Team members cannot cancel
## Cancellation Effects
### Immediate Effects
When you cancel:
- Subscription marked for cancellation
- No immediate access loss
- Billing stops at period end
### At Period End
When billing period ends:
- Full editing access stops
- Workspace becomes read-only
- Team members lose edit access
### Data Preservation
Your data is preserved:
- Projects remain intact
- Plans and tasks saved
- Activity history kept
- 90-day retention period
Data is preserved for 90 days after subscription ends. Reactivate within this period to restore full access.
## Read-Only Mode
### What Works
After cancellation takes effect:
- View projects and plans
- Access historical data
- Download exports (if Professional was active)
### What Doesn't Work
In read-only mode:
- Cannot create new projects
- Cannot edit tasks
- Cannot invite members
- Cannot change settings
## Timing
### When Cancellation Takes Effect
| Action | Timing |
|--------|--------|
| Cancel request | Immediate |
| Status change | Immediate |
| Access loss | End of billing period |
| Data deletion | 90 days after expiration |
### Example Timeline
| Date | Event |
|------|-------|
| Jan 15 | Cancel subscription |
| Jan 15 | Status: Cancelled |
| Feb 1 | Billing period ends |
| Feb 1 | Read-only mode begins |
| May 1 | Data deletion (90 days) |
## Refunds
### Refund Policy
- No refund for partial periods
- Access continues until period end
- Full value for remaining time
### Exceptions
Contact support for:
- Billing errors
- Service issues
- Special circumstances
## Reactivating
### During Access Period
If still within billing period:
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Click **Reactivate Subscription**
3. Cancellation reversed
4. Billing resumes normally
### After Access Ends
If subscription expired:
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Click **Reactivate** or **Subscribe**
3. Choose a plan
4. Complete payment
5. Full access restored
### Data Restoration
If within 90-day retention:
- All data intact
- Projects accessible
- Full functionality restored
### After 90 Days
If past retention period:
- Data may be deleted
- Contact support immediately
- Restoration not guaranteed
## Trial Expiration
### Trial vs. Cancellation
| Aspect | Trial End | Cancellation |
|--------|-----------|--------------|
| Trigger | Automatic | Manual |
| Warning | Yes, in advance | At request |
| Effect | Same (read-only) | Same (read-only) |
### After Trial
If trial ends without subscribing:
- Same as cancelled subscription
- Workspace read-only
- 90-day retention applies
## Multiple Workspaces
### Cancellation Scope
Cancellation is per workspace:
- Cancelling one workspace doesn't affect others
- Each workspace has separate subscription
- Manage each independently
## Team Communication
### Before Cancelling
Communicate with team:
- Announce upcoming cancellation
- Allow time for data export
- Transfer ownership if needed
### After Cancelling
Team members should know:
- Access continues until period end
- Export important data
- Read-only after expiration
## Data Export
### Before Cancellation
If you need your data:
1. Export projects and plans
2. Download important reports
3. Save critical information
### Export Availability
| Plan | Export Available |
|------|------------------|
| Trial | Yes |
| Basic | No |
| Professional | Yes |
## Troubleshooting
### Cannot Cancel
**"Cannot cancel"**
- Verify you're a workspace owner
- Check no pending transactions
- Contact support
### Cancellation Not Reflected
- Refresh the page
- Check subscription status
- Verify confirmation received
### Need Refund
- Contact support directly
- Explain situation
- Review refund policy
### Want to Undo Cancellation
If within billing period:
1. Navigate to subscription settings
2. Look for reactivate option
3. Or contact support
## Contact Support
For cancellation issues:
- Use [Contact Support](/contact)
- Include workspace ID
- Describe issue clearly
## Related Topics
- [Subscription Plans](/docs/user-guides/billing/subscription-plans) - Plan options
- [Upgrading Plan](/docs/user-guides/billing/upgrading-plan) - Changing plans
- [Invoices](/docs/user-guides/billing/invoices) - Billing history
---
# Data Retention (https://yapl.app/en/docs/user-guides/billing/data-retention)
# Data Retention
YAPL follows clear data retention policies that vary by subscription tier. This guide explains how your data is stored, archived, and deleted based on your subscription status.
## Retention by Subscription Tier
Different subscription tiers have different data retention periods:
| Data Type | Trial | Basic | Professional |
|-----------|-------|-------|--------------|
| Active projects | Full access | Full access | Full access |
| Archived projects | 7 days | 30 days | 365 days |
| Deleted items (trash) | 7 days | 14 days | 30 days |
| Activity logs | 30 days | 90 days | 365 days |
| Plan versions | All kept | All kept | All kept |
Archived project retention means how long a project remains recoverable after you archive it. After the retention period, archived projects are permanently deleted.
## Data Categories
### Project Data
This includes your core work:
- Projects and their settings
- Plans and plan versions
- Tasks, dependencies, and milestones
- Resources and resource assignments
- Cost data and budgets
**Retention:** Kept for the lifetime of your active subscription.
### Team Data
Information about your workspace members:
- Team structures
- Member roles and permissions
- Invitations
**Retention:** Kept while subscription is active. Removed 90 days after workspace deletion.
### Activity & Audit Logs
Records of who did what and when:
- Project changes
- Plan modifications
- Resource assignments
- Team member actions
**Retention:** Varies by tier (see table above). Essential for compliance and troubleshooting.
### Account Data
Your personal information:
- Profile information
- Preferences and settings
- Authentication data
**Retention:** Kept until you delete your account. Then removed within 30 days.
## Archived Projects
### What is Archiving?
Archiving moves completed or inactive projects to a separate state where they:
- Don't count toward your active project limit
- Remain viewable in read-only mode
- Can be restored within the retention period
### Tier-Specific Retention
| Tier | Archive Retention | What Happens After |
|------|-------------------|--------------------|
| Trial | 7 days | Automatically deleted |
| Basic | 30 days | Automatically deleted |
| Professional | 365 days | Automatically deleted |
### Restoring Archived Projects
Within the retention period:
1. Navigate to your project list
2. Filter by "Archived" status
3. Select the project
4. Click **Restore Project**
After the retention period ends, archived projects cannot be recovered. Export important data before archiving if you need long-term records.
## Deleted Items (Trash)
When you delete items (tasks, resources, plans), they move to trash:
| Tier | Trash Retention |
|------|-----------------|
| Trial | 7 days |
| Basic | 14 days |
| Professional | 30 days |
### Recovering Deleted Items
Within the retention period:
1. Look for the "Recently Deleted" or trash section
2. Select items to restore
3. Confirm restoration
### Permanent Deletion
Items are permanently deleted:
- After the retention period expires
- When you empty the trash manually
- When the parent project is permanently deleted
## Subscription Changes
### Trial Expiration
When your trial ends without subscribing:
| Timeline | What Happens |
|----------|--------------|
| Day 0 | Trial expires, workspace becomes read-only |
| Days 1-90 | Data preserved, subscribe to restore access |
| Day 90 | Workspace and all data permanently deleted |
### Cancellation
When you cancel your subscription:
| Timeline | What Happens |
|----------|--------------|
| Cancel date | Marked for cancellation, full access continues |
| Period end | Workspace becomes read-only |
| +90 days | Data permanently deleted |
### Downgrade (Professional to Basic)
When you downgrade:
| Data Type | What Happens |
|-----------|--------------|
| Projects over limit | Must archive or delete before downgrade |
| Archived projects | Retention changes from 365 to 30 days |
| Activity logs | Older logs may be removed after 90 days |
You'll receive a 30-day grace period to organize your data before downgrade limits apply.
## Data Export
### Export Your Data
Before cancellation or downgrade, export important information:
1. Navigate to **Settings > Data Export**
2. Select what to export (projects, plans, resources)
3. Choose format (CSV, JSON)
4. Download your data
### Export Availability
| Plan | Export Available |
|------|------------------|
| Trial | Not available |
| Basic | Not available |
| Professional | Full export |
Trial and Basic plan users should manually record critical information before subscription changes.
## Legal & Compliance
### Required Retention
Some data is kept regardless of subscription status for legal compliance:
| Data Type | Minimum Retention | Reason |
|-----------|-------------------|--------|
| Billing records | 7 years | Tax compliance |
| Consent records | 7 years | GDPR compliance |
| Security logs | 2 years | Security compliance |
### Right to Erasure
Under GDPR, you can request deletion of your data. However:
- Some data must be retained for legal purposes
- Deletion is processed within 30 days
- You'll receive confirmation when complete
See our [Privacy Policy](/legal/privacy) for full details.
## Notifications
### Retention Warnings
You'll receive notifications about upcoming data deletion:
| Event | Notification Timing |
|-------|---------------------|
| Archived project expiring | 7 days, 3 days, 1 day before |
| Trial ending | 7 days, 3 days, 1 day before |
| Subscription expiring | 7 days, 3 days, 1 day before |
| Data scheduled for deletion | 7 days, 3 days, 1 day before |
### About Notifications
Data retention notifications cannot be disabled as they are critical alerts. These notifications ensure you are informed before your data is permanently deleted.
## Best Practices
### Before Changes
1. **Export critical data** - Download projects and reports you need
2. **Review archived items** - Restore anything important before retention expires
3. **Clean up trash** - Delete items you don't need to avoid confusion
4. **Inform your team** - Let members know about upcoming changes
### Ongoing Maintenance
1. **Regular exports** - Schedule periodic data exports for backup
2. **Archive completed projects** - Keep active project count manageable
3. **Monitor usage** - Check subscription limits regularly
4. **Review old data** - Remove data you no longer need
## FAQ
### How long is my data kept after I cancel?
Your data is preserved for 90 days in read-only mode after your subscription ends. You can resubscribe within this period to restore full access.
### Can I extend my archive retention on Basic plan?
Archive retention periods are fixed per tier. Upgrade to Professional for 365-day archive retention.
### What happens to shared project data when I leave?
Your personal account data is removed, but project data remains accessible to other workspace members.
### Can I request permanent deletion before the retention period?
Yes, contact support to request immediate deletion. Note that some data must be retained for legal compliance.
### Is deleted data recoverable after the retention period?
No. Once the retention period expires, data is permanently deleted and cannot be recovered.
## Related Topics
- [Subscription Plans](/docs/user-guides/billing/subscription-plans) - Compare plan features
- [Cancellation](/docs/user-guides/billing/cancellation) - Cancel your subscription
- [Archiving Projects](/docs/user-guides/projects/archiving-projects) - Archive management
---
# Billing (https://yapl.app/en/docs/user-guides/billing)
# Billing & Subscriptions
Manage your workspace subscription, payment methods, seats, and invoices. All billing is handled at the workspace level by workspace owners.
## Understanding YAPL Billing
Billing in YAPL is:
- **Workspace-based** - Each workspace has its own subscription
- **Owner-managed** - Only workspace owners can manage billing
- **Flexible** - Upgrade, downgrade, or cancel anytime
- **Transparent** - Clear pricing with no hidden fees
## In This Section
### Plans & Pricing
- **[Subscription Plans](/docs/user-guides/billing/subscription-plans)** - Compare Trial, Basic, and Professional tiers
- **[Upgrading Plan](/docs/user-guides/billing/upgrading-plan)** - Move to a higher tier
### Team Size
- **[Managing Seats](/docs/user-guides/billing/managing-seats)** - Add or remove team member seats
### Payment & Records
- **[Invoices](/docs/user-guides/billing/invoices)** - View and download billing history
### Account Changes
- **[Cancellation](/docs/user-guides/billing/cancellation)** - Cancel or pause your subscription
## Quick Reference
| Task | Location |
|------|----------|
| View current plan | Settings > Subscription |
| Change plan | Settings > Subscription > Change Plan |
| Add seats | Settings > Subscription > Seats |
| Update payment | Settings > Subscription > Payment |
| View invoices | Settings > Subscription > History |
| Cancel subscription | Settings > Subscription > Cancel |
## Subscription Overview
### Available Plans
| Plan | Price | Seats | Key Features |
|------|-------|-------|--------------|
| **Trial** | Free (14 days) | 10 | 1 project, starter limits |
| **Basic** | $15/month | 3 fixed | 5 projects, essential features |
| **Professional** | $69/month | 10+ | Unlimited projects, full features |
### Feature Comparison
| Feature | Trial | Basic | Professional |
|---------|-------|-------|--------------|
| Projects | 1 | 5 max | Unlimited |
| Plans per workspace | 1 | 10 | Unlimited |
| Tasks per plan | 200 | 200 | 500 |
| Cost tracking | Yes | No | Yes |
| Gantt editing | Yes | No | Yes |
| Import/export | No | No | Yes |
| Additional seats | No | No | $6/seat |
## Billing Cycle
### Monthly Billing
- Charged on the same day each month
- Full access from payment date
- Prorated for mid-cycle changes
### Payment Processing
- Handled securely by LemonSqueezy
- Major credit cards accepted
- Automatic renewal
## Who Can Manage Billing
Only **workspace owners** can:
- View subscription details
- Change plans
- Add/remove seats
- Update payment methods
- Cancel subscription
Team leads and members cannot access billing information.
## Getting Started
### New Users
1. Start with 14-day free trial
2. Explore all Professional features
3. Choose a plan before trial ends
4. No credit card required for trial
### After Trial
Options when trial ends:
- Subscribe to Basic or Professional
- Workspace becomes read-only if no action
- Data preserved for 90 days
## Payment Security
YAPL uses LemonSqueezy for secure payment processing:
- PCI DSS compliant
- Full card numbers never stored by YAPL
- Secure checkout experience
- Multiple payment methods supported
## Related Topics
- [Workspace Setup](/docs/getting-started/workspace-setup) - Initial configuration
- [Managing Owners](/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Administrative access
- [Billing Information](/docs/user-guides/workspaces/billing-information) - Company details
---
# Invoices (https://yapl.app/en/docs/user-guides/billing/invoices)
# Invoices
Access your billing history, download invoices, and understand your charges.
## Accessing Invoices
### Finding Invoice History
1. Navigate to **Settings** in sidebar
2. Select **Subscription** tab
3. Scroll to **Payment History** section
4. View list of invoices
### Who Can Access
Only **workspace owners** can view invoices. Team members do not have billing access.
## Invoice List
### Information Displayed
Each invoice entry shows:
| Field | Description |
|-------|-------------|
| Date | Invoice date |
| Invoice Number | Unique identifier |
| Amount | Total charged |
| Status | Payment status |
| Actions | Download link |
### Invoice Statuses
| Status | Description |
|--------|-------------|
| **Paid** | Successfully processed |
| **Pending** | Awaiting payment |
| **Failed** | Payment unsuccessful |
| **Refunded** | Amount returned |
## Viewing Invoice Details
### Opening an Invoice
1. Find invoice in history
2. Click to view details
3. Or click download icon
### Invoice Contents
Full invoice includes:
**Header Information:**
- Invoice number
- Invoice date
- Due date
- YAPL company details
**Customer Information:**
- Company name (from Organization Profile)
- Billing address
- Tax ID (if provided)
**Line Items:**
- Subscription plan
- Additional seats (if any)
- Proration adjustments
- Taxes
**Totals:**
- Subtotal
- Tax amount
- Total due
- Amount paid
## Downloading Invoices
### Single Invoice
1. Find invoice in history
2. Click download icon
3. Invoice downloads as PDF
### Invoice Format
Downloaded invoices are:
- PDF format
- Printable
- Suitable for accounting
### Bulk Download
For multiple invoices:
1. Download each individually
2. Or contact support for bulk export
## Understanding Charges
### Monthly Subscription
| Item | Description |
|------|-------------|
| Base plan | Monthly subscription fee |
| Period | Billing period covered |
### Additional Seats
| Item | Description |
|------|-------------|
| Seat count | Number of additional seats |
| Rate | $6/seat/month |
| Total | Seats × rate |
### Proration
| Item | Description |
|------|-------------|
| Upgrade credit | Credit for unused time |
| New plan charge | Prorated new plan cost |
| Net difference | Amount charged |
### Taxes
| Item | Description |
|------|-------------|
| Tax rate | Based on location |
| Tax amount | Calculated on subtotal |
## Invoice Dates
### Billing Date
Your monthly billing date:
- Set when subscription started
- Same day each month
- Invoice generated on this date
### Due Date
Usually same as billing date for automatic payments.
### Period Covered
Invoice shows:
- Period start date
- Period end date
- Services for that period
## Payment Methods
### Viewing Payment Method
Invoice shows payment method used:
- Card type (Visa, Mastercard, etc.)
- Last 4 digits
- Expiration indicator
### Updating Payment Method
To change card on file:
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Click **Update Payment Method**
3. Enter new card details
4. Save changes
## Failed Payments
### Identifying Failed Invoices
Failed payments show:
- "Failed" status
- Outstanding balance
- Retry information
### Resolving Failed Payments
1. Check payment method is valid
2. Update card if needed
3. Retry payment
4. Or contact support
### Grace Period
After failed payment:
- 3-day grace period
- Full access during grace
- Update payment to continue
## Invoice for Accounting
### Tax Compliance
Invoices include:
- Tax ID (if provided)
- Tax breakdown
- Legal company details
- Invoice number for records
### Record Keeping
Recommendations:
- Download invoices monthly
- Store for tax records
- Maintain organized archive
### Expense Reporting
Use invoices to:
- Document business expenses
- Support reimbursements
- Track software costs
## Company Information on Invoices
### Source of Information
Invoice company details come from:
- Organization Profile settings
- Billing address configuration
- Tax ID entries
### Updating Invoice Details
To change how your company appears:
1. Go to **Settings > Organization**
2. Update company information
3. Changes apply to future invoices
4. Historical invoices unchanged
## Refunds
### Refund Invoices
If refund issued:
- Separate credit invoice generated
- Shows original invoice reference
- Negative amount indicates credit
### Refund Reasons
Common reasons:
- Accidental duplicate payment
- Service issues
- Plan change adjustments
### Requesting Refund
Contact support for:
- Billing errors
- Duplicate charges
- Service issues
## Troubleshooting
### Cannot Access Invoices
**"You don't have permission"**
- Only owners can view billing
- Verify your workspace role
### Invoice Not Appearing
- Refresh the page
- Check date range
- Verify payment completed
- Contact support if missing
### Incorrect Invoice Details
**Company information wrong**
- Update Organization Profile
- Applies to future invoices
**Charge seems incorrect**
- Review line items
- Check for proration
- Verify seat count
- Contact support
### Cannot Download Invoice
- Try different browser
- Clear browser cache
- Check popup blocker
- Contact support
## Related Topics
- [Subscription Plans](/docs/user-guides/billing/subscription-plans) - Plan details
- [Managing Seats](/docs/user-guides/billing/managing-seats) - Seat charges
- [Organization Profile](/docs/user-guides/workspaces/organization-profile) - Company details
---
# Managing Seats (https://yapl.app/en/docs/user-guides/billing/managing-seats)
# Managing Seats
Seats determine how many team members can access your workspace. This guide covers understanding, adding, and managing seats.
## Understanding Seats
### What Is a Seat?
A seat represents one workspace member slot:
- Each member occupies one seat
- Seats include owners and team members
- Empty seats can be filled anytime
### Seat Allocation
| Type | Description |
|------|-------------|
| Included seats | Part of your plan |
| Additional seats | Extra purchased seats |
| Occupied seats | Currently used |
| Available seats | Empty, ready to fill |
## Seats by Plan
### Trial
| Aspect | Details |
|--------|---------|
| Seats | 10 (included) |
| Additional | Not available during trial |
| Duration | 14 days |
| Use | Team collaboration testing |
### Basic
| Aspect | Details |
|--------|---------|
| Seats | 3 (fixed) |
| Additional | Not available |
| Use | Small team |
Basic plan cannot add seats. Upgrade to Professional for larger teams.
### Professional
| Aspect | Details |
|--------|---------|
| Included seats | 10 |
| Additional seats | Unlimited |
| Additional cost | $6/seat/month |
| Use | Growing teams |
## Viewing Seat Information
### Accessing Seat Management
1. Navigate to **Settings > Subscription**
2. Find **Seat Management** section
3. View current allocation
### Seat Display
You'll see:
- Total seats available
- Included seats (from plan)
- Additional seats (purchased)
- Occupied seats (in use)
## Adding Seats (Professional Only)
### Prerequisites
- Professional subscription required
- Workspace owner access
- Valid payment method
### Step-by-Step
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Find **Seat Management** section
3. Click **Add Seats**
4. Enter number of seats to add
5. Review cost ($6/seat/month)
6. Confirm purchase
### Immediate Effects
Added seats:
- Available immediately
- Charged prorated for current period
- Included in next full billing
### Cost Calculation
| Seats Added | Monthly Cost |
|-------------|--------------|
| 1 | +$6/month |
| 5 | +$30/month |
| 10 | +$60/month |
## Removing Seats
### When You Can Remove
Remove seats when:
- Seat is not occupied
- Team size reduced
- Cost reduction needed
### Cannot Remove If
- Seat is occupied by a member
- Would go below included seats
- Would go below occupied count
### Step-by-Step
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Find **Seat Management**
3. Click **Remove Seats**
4. Enter number to remove
5. Confirm removal
You cannot remove seats that are currently occupied. Remove team members first.
### Effect on Billing
Removed seats:
- Take effect at next billing cycle
- No refund for current period
- Reduced future charges
## Filling Seats
### Inviting Members
With available seats:
1. Create or access a team
2. Send invitation
3. Member accepts
4. Seat becomes occupied
### Seat Occupied When
A seat is used when:
- Invitation accepted
- Member active in workspace
### Seat Freed When
A seat becomes available when:
- Member removed from all teams
- Member leaves workspace
- Account deactivated
## Seat Limits Reached
### What Happens
When all seats occupied:
- Cannot invite new members
- Existing members unaffected
- Must add seats or remove members
### Solutions
1. **Add seats** (Professional) - Purchase more
2. **Remove members** - Free up occupied seats
3. **Upgrade plan** - Get more included seats
## Member vs. Seat
Important distinction:
| Concept | Description |
|---------|-------------|
| **Seat** | Slot in your subscription |
| **Member** | Person using a seat |
One member = one seat, regardless of:
- Number of teams they're in
- Their role (Lead, Member, Viewer)
- Their activity level
## Managing Large Teams
### Planning Ahead
- Estimate team size needs
- Add seats before inviting
- Budget for additional costs
### Cost Optimization
| Strategy | Benefit |
|----------|---------|
| Right-size regularly | Avoid paying for unused seats |
| Remove inactive members | Free seats for active users |
| Annual planning | Predictable costs |
### Bulk Seat Changes
For large seat changes:
1. Calculate total needed
2. Add all at once
3. Invite members
4. Review periodically
## Seat Management Best Practices
### Regular Review
- Audit seats monthly
- Remove unused seats
- Plan for growth
### Documentation
- Track why seats added/removed
- Document member assignments
- Maintain capacity records
### Communication
- Notify team of seat constraints
- Plan invitations around capacity
- Communicate limit increases
## Troubleshooting
### Cannot Add Seats
**"Feature not available"**
- Requires Professional plan
- Upgrade from Basic or Trial
**"Payment failed"**
- Verify payment method
- Update card if needed
- Contact support
### Cannot Remove Seats
**"Seats are occupied"**
- Remove members first
- Then remove seats
**"Cannot go below included"**
- Can only remove additional seats
- Included seats are part of plan
### Member Cannot Join
**"No seats available"**
- Add more seats
- Or remove inactive members
- Check current seat count
## Related Topics
- [Subscription Plans](/docs/user-guides/billing/subscription-plans) - Plan features
- [Team Invitations](/docs/user-guides/teams/team-invitations) - Adding members
- [Invoices](/docs/user-guides/billing/invoices) - Billing details
---
# Subscription Plans (https://yapl.app/en/docs/user-guides/billing/subscription-plans)
# Subscription Plans
YAPL offers flexible subscription plans to match your team size and needs. This guide explains each plan's features, limits, and pricing.
## Available Plans
### Trial (Free)
Perfect for evaluating YAPL before committing.
| Aspect | Details |
|--------|---------|
| Price | Free |
| Duration | 14 days |
| Seats | 10 (can invite team to test collaboration) |
| Projects | 1 maximum |
| Plans per workspace | 1 maximum |
| Tasks per plan | 200 maximum |
**Trial includes:**
- Cost tracking and Gantt editing
- Team collaboration (up to 10 members)
- Resource management (up to 100 resources)
**Trial limitations:**
- 1 active project only
- 1 active plan only
- 200 tasks per plan
- No import/export capability
- Cannot create additional workspaces
- One trial per user
### Basic ($15/month)
Ideal for small teams with straightforward project needs.
| Aspect | Details |
|--------|---------|
| Price | $15/month |
| Seats | 3 (fixed, cannot add more) |
| Projects | 5 maximum |
| Plans per workspace | 10 maximum |
| Tasks per plan | 200 maximum |
**Basic includes:**
- Essential project management
- Team collaboration (3 seats)
- Kanban boards
- Basic reporting
- Up to 100 resources
**Basic excludes:**
- Cost tracking
- Gantt chart editing
- Import/export capability
- Additional seats
### Professional ($69/month)
Full-featured plan for growing teams.
| Aspect | Details |
|--------|---------|
| Price | $69/month |
| Included seats | 10 |
| Additional seats | $6/seat/month |
| Projects | Unlimited |
| Plans per workspace | Unlimited |
| Tasks per plan | 500 maximum |
**Professional includes:**
- Everything in Basic
- Unlimited projects and plans
- Cost tracking & budgeting
- Gantt chart editing
- Unlimited resources
- Advanced reporting
- Import/export capability
- Webhook integrations (up to 10 endpoints)
- Priority support
## Detailed Feature Comparison
### Core Features
| Feature | Trial | Basic | Professional |
|---------|-------|-------|--------------|
| Projects | 1 | 5 | Unlimited |
| Plans per workspace | 1 | 10 | Unlimited |
| Tasks per plan | 200 | 200 | 500 |
| Team members | 10 | 3 | 10+ |
### Planning Features
| Feature | Trial | Basic | Professional |
|---------|-------|-------|--------------|
| Task management | Yes | Yes | Yes |
| Kanban board | Yes | Yes | Yes |
| Gantt chart view | Yes | Yes | Yes |
| Gantt editing | Yes | No | Yes |
| Dependencies | Yes | Yes | Yes |
| Milestones | Yes | Yes | Yes |
| Critical path | Yes | No | Yes |
### Resource & Cost Features
| Feature | Trial | Basic | Professional |
|---------|-------|-------|--------------|
| Basic resources | Yes | Yes | Yes |
| Resource groups | Yes | No | Yes |
| Resource utilization | Yes | No | Yes |
| Cost tracking | Yes | No | Yes |
| Budget management | Yes | No | Yes |
| S-Curve visualization | Yes | No | Yes |
### Team & Collaboration
| Feature | Trial | Basic | Professional |
|---------|-------|-------|--------------|
| Team management | 10 members | 3 members | 10+ members |
| Additional seats | No | No | $6/seat |
| Team roles | Yes | Yes | Yes |
| Activity tracking | Yes | Yes | Yes |
### Device & Security
| Feature | Trial | Basic | Professional |
|---------|-------|-------|--------------|
| Concurrent devices | 1 | 1 | 3 |
| Archive retention | 30 days | 30 days | 365 days |
### Integrations
| Feature | Trial | Basic | Professional |
|---------|-------|-------|--------------|
| Webhooks | Yes (10 endpoints) | No | Yes (10 endpoints) |
### Data & Export
| Feature | Trial | Basic | Professional |
|---------|-------|-------|--------------|
| Data export | No | No | Yes |
| Data import | No | No | Yes |
| Reports | Basic | Basic | Advanced |
## Choosing the Right Plan
### Choose Basic If
- Small team (3 or fewer members)
- 5 or fewer active projects
- Don't need cost tracking
- Basic scheduling is sufficient
### Choose Professional If
- Team larger than 3 members
- Many concurrent projects
- Need cost tracking and budgeting
- Require Gantt chart editing
- Need resource management
- Want export/import capabilities
## Plan Limits Explained
### Seat Limits
| Limit | Description |
|-------|-------------|
| Trial seats | 10 (test team collaboration) |
| Basic seats | 3 (fixed, cannot add more) |
| Professional seats | 10 included + unlimited additional |
### Project Limits
| Limit | Description |
|-------|-------------|
| Active projects | Planning, Active, On Hold status |
| Completed/Archived | Don't count toward limit |
| Basic limit | 5 active projects maximum |
### Task Limits
| Limit | Description |
|-------|-------------|
| Tasks per plan | Maximum tasks in single plan |
| Basic | 200 tasks per plan |
| Professional | 500 tasks per plan |
## Pricing Details
### Monthly Pricing
| Plan | Monthly Cost |
|------|--------------|
| Trial | Free (14 days) |
| Basic | $15/month |
| Professional | $69/month |
| Additional seats | $6/seat/month |
### Annual Pricing
Contact sales for annual pricing options and potential discounts.
### Additional Costs
| Item | Cost |
|------|------|
| Additional Professional seats | $6/seat/month |
| Basic additional seats | Not available |
## Trial Information
### Starting a Trial
1. Register for YAPL
2. Automatic 14-day trial begins
3. No credit card required
4. Test cost tracking and Gantt editing
### During Trial
- Explore key features with starter limits
- Invite up to 10 team members
- Create 1 project with 1 plan
- Test workflows with up to 200 tasks
### Trial Expiration
When trial ends:
- Workspace becomes read-only
- Data preserved for 90 days
- Subscribe to regain full access
### One Trial Per User
Each user receives one trial. Additional trials require:
- New email address
- New account
## Viewing Your Current Plan
1. Navigate to **Settings > Subscription**
2. View current plan details
3. See renewal date and status
## Subscription Status
| Status | Description |
|--------|-------------|
| Active | Paid subscription, full access |
| Trial | Free trial period |
| Past Due | Payment failed, grace period |
| Cancelled | Cancellation requested |
| Expired | Trial or subscription ended |
## Related Topics
- [Upgrading Plan](/docs/user-guides/billing/upgrading-plan) - Change your plan
- [Managing Seats](/docs/user-guides/billing/managing-seats) - Adjust team size
- [Cancellation](/docs/user-guides/billing/cancellation) - Cancel subscription
---
# Upgrading Plan (https://yapl.app/en/docs/user-guides/billing/upgrading-plan)
# Upgrading Plan
Upgrade your subscription to unlock more features, increase project limits, or add team capacity.
## When to Upgrade
### From Trial
Upgrade when:
- Trial is ending and you want to continue
- Ready to commit to a paid plan
- Need to invite team members
### From Basic to Professional
Upgrade when:
- Need more than 3 team members
- Have more than 5 active projects
- Require cost tracking features
- Need Gantt chart editing
- Want resource groups
- Need export/import capabilities
## How to Upgrade
### Step 1: Access Subscription Settings
1. Navigate to **Settings** in sidebar
2. Select **Subscription** tab
3. View your current plan
### Step 2: Choose New Plan
1. Click **Change Plan** or **Upgrade**
2. Review available plans
3. Select desired tier
4. Review feature changes
### Step 3: Complete Checkout
1. Review pricing summary
2. Enter payment information (if first time)
3. Confirm purchase
4. New features available immediately
## Upgrade Paths
### Trial → Basic
| Change | Result |
|--------|--------|
| Price | $0 → $15/month |
| Seats | 1 → 3 |
| Projects | Unlimited → 5 max |
| Features | Full → Limited |
Upgrading from Trial to Basic reduces some features. Consider Professional if you need full capabilities.
### Trial → Professional
| Change | Result |
|--------|--------|
| Price | $0 → $69/month |
| Seats | 1 → 10 |
| Projects | Unlimited → Unlimited |
| Features | All → All |
Recommended path to keep all trial features.
### Basic → Professional
| Change | Result |
|--------|--------|
| Price | $15 → $69/month |
| Seats | 3 → 10 |
| Projects | 5 → Unlimited |
| Features | Limited → Full |
## Immediate Effects
### Features Unlocked
Upgrading immediately provides:
- New feature access
- Increased limits
- More seats (if applicable)
### Billing Changes
- First charge: Prorated for remaining billing period
- Future charges: Full monthly amount
- Automatic renewal continues
## Prorated Billing
### How Proration Works
When upgrading mid-cycle:
1. Credit calculated for unused time on current plan
2. New plan charged from upgrade date
3. Next billing date unchanged
### Example
- Subscribed Basic on January 1
- Upgrade to Professional on January 15
- Charged prorated difference for Jan 15-31
- Full Professional charge on February 1
## Data and Content
### What Happens to Your Data
All data is preserved:
- Projects remain intact
- Plans and tasks unchanged
- Team members retained
- Settings preserved
### Feature Access
Previously unavailable features become accessible:
- Cost tracking activates
- Gantt editing enabled
- Resource groups available
- Export/import unlocked
## Upgrading During Trial
### Before Trial Ends
Recommended approach:
1. Evaluate features during trial
2. Upgrade before expiration
3. No service interruption
### After Trial Ends
If trial expired:
1. Workspace in read-only mode
2. Navigate to subscription settings
3. Choose a paid plan
4. Full access restored
## Who Can Upgrade
Only **workspace owners** can change subscriptions:
- View upgrade options
- Complete checkout
- Manage payment
Team members see read-only billing status.
## Payment Information
### First Upgrade
If upgrading for first time:
1. Enter credit card details
2. Provide billing address
3. Card saved for future billing
### Returning Customers
If payment method on file:
1. Review saved payment method
2. Or update to new card
3. Confirm purchase
### Accepted Payment Methods
- Visa
- Mastercard
- American Express
- Discover
## After Upgrading
### Verify Upgrade
1. Check subscription shows new tier
2. Verify new features are accessible
3. Confirm increased limits apply
### Next Steps
1. Invite additional team members (if seats increased)
2. Create additional projects (if limits increased)
3. Explore new features
## Troubleshooting
### Upgrade Not Processing
**Payment declined**
- Verify card details
- Check available funds
- Try different card
- Contact bank
**Error during checkout**
- Refresh and retry
- Clear browser cache
- Try different browser
- Contact support
### Features Not Available After Upgrade
- Refresh the page
- Log out and back in
- Verify upgrade completed
- Check subscription status
### Charged Incorrectly
- Review invoice details
- Check proration calculation
- Contact support for billing issues
## Downgrading
To move to a lower tier:
1. Navigate to **Settings > Subscription**
2. Click **Change Plan**
3. Select lower tier
4. Review impact on current usage
5. Confirm downgrade
Downgrading may disable features and reduce limits. Ensure your usage fits the new tier.
See [Subscription Plans](/docs/user-guides/billing/subscription-plans) for tier comparisons.
## Related Topics
- [Subscription Plans](/docs/user-guides/billing/subscription-plans) - Plan comparison
- [Managing Seats](/docs/user-guides/billing/managing-seats) - Team size changes
- [Invoices](/docs/user-guides/billing/invoices) - Billing history
---
# Baseline Comparison (https://yapl.app/en/docs/user-guides/gantt/baseline-comparison)
# Baseline Comparison
Baselines capture a snapshot of your plan at a specific point in time. Comparing your current schedule to the baseline helps you track variance, identify slippage, and understand schedule performance.
Baseline comparison requires a Professional tier subscription.
## What is a Baseline?
### Definition
A baseline is:
- A saved snapshot of your plan
- The approved schedule to measure against
- A reference point for variance analysis
### What Gets Captured
A baseline records:
- Task start and end dates
- Task durations
- Effort estimates (planned hours)
- Dependencies
- Milestone dates
## Creating a Baseline
### When to Baseline
Create a baseline when:
- Project is approved to start
- Major re-planning occurs
- Scope changes are approved
- New phases begin
### How to Create
1. Open your plan
2. Navigate to **Settings** or **Versions** tab
3. Find baseline options
4. Click **Create Baseline** or **Set Baseline**
5. Name and save the baseline
### Baseline Naming
Use descriptive names:
- "Initial Baseline - Jan 2025"
- "Post-Change Order #3"
- "Phase 2 Approved"
## Viewing Baseline Comparison
### Enabling Baseline Overlay
1. Open Timeline view
2. Find view options
3. Toggle **Show Baseline**
4. Baseline appears as shadow bars
### Visual Display
Baseline appears as:
- Gray or hollow bars behind current bars
- Different colored indicators
- Comparison markers on milestones
### Reading the Display
| Visual | Meaning |
|--------|---------|
| Current bar right of baseline | Task is late |
| Current bar left of baseline | Task is early |
| Bars aligned | Task on schedule |
| Current bar longer | Duration increased |
| Current bar shorter | Duration decreased |
## Variance Analysis
### Schedule Variance
Compare dates:
| Metric | Calculation |
|--------|-------------|
| Start Variance | Current Start - Baseline Start |
| Finish Variance | Current Finish - Baseline Finish |
| Duration Variance | Current Duration - Baseline Duration |
### Variance Indicators
Positive variance (late/longer):
- Red highlighting
- Plus sign (+5 days)
Negative variance (early/shorter):
- Green highlighting
- Minus sign (-3 days)
Zero variance:
- No highlighting
- On track
## Effort Variance
### Tracking Effort
If using effort tracking:
| Metric | Meaning |
|--------|---------|
| Baseline Effort | Originally planned hours |
| Planned Hours | Current estimated hours |
| Actual Hours | Work completed to date |
| EAC | Estimate at Completion |
### EAC Formula
```
EAC = Actual Hours + Remaining Hours
Variance = EAC - Baseline Effort
```
### Effort Performance
| Variance | Meaning |
|----------|---------|
| Positive | Using more effort than planned |
| Negative | Using less effort than planned |
| Zero | On track |
## Multiple Baselines
### Managing Baselines
You may have multiple baselines for:
- Different approval points
- Phase boundaries
- Major changes
- Version comparisons
### Selecting Baseline for Comparison
1. Open view options
2. Select which baseline to display
3. Switch between baselines as needed
### Baseline Comparison Grid
Compare all baselines:
| Baseline | End Date | Variance |
|----------|----------|----------|
| Initial | Mar 15 | - |
| Revision 1 | Mar 22 | +7 days |
| Current | Mar 29 | +14 days |
## Progress vs. Baseline
### Combining Views
View progress alongside baseline:
- Baseline shows planned schedule
- Progress shows completion
- Together show performance
### Status Assessment
| Current Date | Progress | Assessment |
|--------------|----------|------------|
| Behind baseline | On track | Recovering |
| Behind baseline | Behind | At risk |
| On baseline | On track | Healthy |
| Ahead of baseline | Ahead | Excellent |
## Baseline Reports
### Variance Report
Generate reports showing:
- All task variances
- Summary statistics
- Trends over time
### What to Include
| Metric | Use |
|--------|-----|
| Schedule variance summary | Executive overview |
| Task-by-task variance | Detailed analysis |
| Critical path variance | Risk assessment |
| Milestone variance | Key dates tracking |
## Best Practices
### Baseline Management
- Create baseline at project approval
- Name baselines meaningfully
- Document reason for new baselines
- Keep number of baselines manageable
### Review Frequency
- Compare to baseline weekly
- Report variance to stakeholders
- Investigate significant variance
- Update forecasts based on variance
### When to Re-Baseline
Consider re-baselining when:
- Approved scope changes occur
- Major schedule revisions needed
- Project restart after hold
- Original baseline no longer relevant
Re-baselining should be a deliberate decision. Too frequent changes make variance tracking meaningless.
## Baseline Permissions
### Who Can Manage Baselines
| Action | Permissions |
|--------|-------------|
| View baseline | All with plan access |
| Create baseline | Team Leads, Owners |
| Delete baseline | Team Leads, Owners |
| Compare baselines | Professional tier |
## Troubleshooting
### Baseline Not Showing
- Verify baseline exists
- Check view option is enabled
- Ensure Professional tier subscription
- Try refreshing page
### Variance Seems Wrong
- Verify correct baseline is selected
- Check if task dates changed
- Review baseline capture date
- Compare manually if needed
### Cannot Create Baseline
- Verify you have permission
- Check plan has tasks with dates
- Ensure plan is saved
- Try from Settings tab
### Baseline Data Missing
- Baseline captures point-in-time data
- New tasks won't have baseline
- Deleted tasks may not appear
- Check baseline creation date
## Related Topics
- [Timeline View](/docs/user-guides/gantt/timeline-view) - Viewing the chart
- [Critical Path](/docs/user-guides/gantt/critical-path) - Schedule analysis
- [Plans](/docs/user-guides/plans) - Plan versioning
---
# Critical Path (https://yapl.app/en/docs/user-guides/gantt/critical-path)
# Critical Path
The critical path is the longest sequence of dependent tasks that determines the minimum project duration. Understanding and monitoring the critical path helps you identify which tasks directly impact your project's end date.
Critical path analysis requires a Professional tier subscription.
## What is Critical Path?
### Definition
The critical path is:
- The longest path through dependent tasks
- The sequence with zero float (slack)
- Tasks that directly determine project end date
### Importance
Critical path tasks:
- Cannot be delayed without delaying the project
- Require closest monitoring
- Should receive priority resources
## Viewing Critical Path
### Enabling Display
1. Open your plan's Timeline view
2. Find view options or settings
3. Toggle **Show Critical Path**
4. Critical tasks highlight
### Visual Indicators
Critical path tasks appear with:
- Different color (typically red)
- Bold or highlighted bars
- Connected dependency lines emphasized
## Understanding Float
### What is Float?
Float (or slack) is the amount of time a task can be delayed without affecting:
- **Total Float** - Project end date
- **Free Float** - Successor task start date
### Float Values
| Float Value | Meaning |
|-------------|---------|
| Zero | Task is on critical path |
| Positive | Task has flexibility |
| Negative | Task is already late |
### Viewing Float
Float information may appear:
- In task details panel
- As column in task list
- In tooltip on hover
## Critical Path Calculation
### How It's Calculated
YAPL calculates critical path using:
1. **Forward Pass** - Calculate earliest start/finish for each task
2. **Backward Pass** - Calculate latest start/finish from end date
3. **Float Calculation** - Difference between latest and earliest dates
4. **Path Identification** - Tasks with zero float are critical
### Automatic Updates
Critical path recalculates when:
- Task dates change
- Dependencies are modified
- Progress is updated
- New tasks are added
## Multiple Critical Paths
### When They Occur
Multiple critical paths exist when:
- Parallel task sequences have equal duration
- Multiple paths tie for longest
### Display
All critical paths are highlighted:
- May use same visual treatment
- All affect project end date equally
## Near-Critical Tasks
### What They Are
Near-critical tasks have:
- Very small float (e.g., less than 5 days)
- Risk of becoming critical
- Should be monitored closely
### Monitoring
Watch near-critical tasks because:
- Small delays push them critical
- May have multiple paths at risk
- Provides early warning
## Using Critical Path
### Project Planning
Use critical path to:
- Validate schedule logic
- Identify key milestones
- Plan resource allocation
- Set priorities
### Progress Monitoring
During execution:
- Track critical task progress closely
- Address delays immediately
- Watch for path changes
### Recovery Planning
When behind schedule:
- Focus on critical path tasks
- Look for crash opportunities
- Consider fast-tracking options
## Critical Path Changes
### Why It Changes
Critical path can shift due to:
- Task delays (critical or non-critical)
- Faster-than-expected progress
- Scope changes
- Resource reallocation
### Monitoring Changes
Watch for:
- New tasks becoming critical
- Previous critical tasks gaining float
- Multiple paths becoming critical
## Schedule Compression
### Crashing
Reduce duration by adding resources:
- Focus on critical path tasks
- Consider cost/benefit
- May not always be possible
### Fast-Tracking
Perform tasks in parallel:
- Overlap sequential tasks
- Increases risk
- Reduces total duration
### Trade-offs
| Method | Cost | Risk | Duration |
|--------|------|------|----------|
| Crashing | Higher | Same/Lower | Shorter |
| Fast-tracking | Same/Lower | Higher | Shorter |
## Best Practices
### Regular Review
- Check critical path weekly
- Note any path changes
- Update stakeholders
### Focus Resources
- Assign best resources to critical tasks
- Minimize interruptions
- Prioritize support
### Contingency Planning
- Identify backup plans for critical tasks
- Build buffer into non-critical tasks
- Have recovery strategies ready
### Documentation
- Record critical path at project start
- Document changes over time
- Use for lessons learned
## Critical Path in Reports
### Including in Exports
When exporting Gantt:
- Critical path highlighting included
- Legend explains colors
- Dates and float visible
### Stakeholder Communication
Use critical path to show:
- What determines the end date
- Where delays will hurt
- Priority areas
## Troubleshooting
### No Critical Path Displayed
- Verify tasks have dependencies
- Check that dates are set
- Enable critical path view option
- Ensure Professional tier subscription
### Unexpected Critical Path
- Review all dependencies
- Check for missing links
- Verify task durations
- Look for constraints affecting dates
### Critical Path Keeps Changing
- Normal during project changes
- Review what's causing shifts
- May indicate planning issues
- Could mean too much parallelism
### All Tasks Show as Critical
- Missing dependencies between tasks
- Tasks not properly linked
- May need better WBS structure
## Related Topics
- [Timeline View](/docs/user-guides/gantt/timeline-view) - Viewing the chart
- [Editing Timeline](/docs/user-guides/gantt/editing-timeline) - Making changes
- [Baseline Comparison](/docs/user-guides/gantt/baseline-comparison) - Tracking variance
---
# Editing Timeline (https://yapl.app/en/docs/user-guides/gantt/editing-timeline)
# Editing Timeline
YAPL's Gantt chart allows you to edit tasks directly on the timeline through drag-and-drop interactions. This guide covers all editing capabilities available in the timeline view.
Direct timeline editing requires a Professional tier subscription. Basic tier users can view the timeline but must edit tasks through the task list or task detail panel.
## Editing Capabilities
With Professional tier, you can:
| Action | How To |
|--------|--------|
| Move task | Drag task bar horizontally |
| Resize task | Drag bar edges |
| Create dependency | Draw line between tasks |
| Delete dependency | Click dependency line |
| Edit task details | Double-click task |
## Moving Tasks
### Drag to Reschedule
1. Click and hold a task bar
2. Drag horizontally to new position
3. Release to set new dates
### What Happens
When you move a task:
- Start and end dates update
- Duration remains the same
- Dependent tasks may shift (if auto-schedule enabled)
### Constraints
Moving may be restricted by:
- Task constraints (Must Start On, etc.)
- Dependencies to other tasks
- Parent task boundaries (for subtasks)
## Resizing Tasks
### Changing Duration
1. Hover over left or right edge of task bar
2. Cursor changes to resize indicator
3. Click and drag to extend or shorten
4. Release to set new duration
### Left Edge
Dragging the left edge:
- Changes start date
- Adjusts duration
- End date may remain fixed
### Right Edge
Dragging the right edge:
- Changes end date
- Adjusts duration
- Start date remains fixed
### Duration Limits
Be aware of:
- Minimum task duration (usually 1 day)
- Dependencies that constrain dates
- Calendar working days
## Creating Dependencies
### Drawing Dependencies
1. Hover over source task bar
2. Look for dependency handle (circle on edge)
3. Click and drag to target task
4. Release to create link
### Dependency Direction
- Drag from **end** of predecessor to **start** of successor for Finish-to-Start
- Connection points determine dependency type
### Dependency Options
After creating, you may configure:
- Dependency type (FS, SS, FF, SF)
- Lag or lead time
- Constraints
## Deleting Dependencies
### Removing Links
1. Click on the dependency line
2. Dependency highlights
3. Press Delete key or use context menu
4. Dependency is removed
### Alternative Method
1. Open task details
2. Navigate to dependencies section
3. Remove dependency from list
## Editing Task Details
### Quick Edit
Double-click a task bar to open:
- Task name editing
- Quick property changes
- Status update
### Full Edit
For complete editing:
1. Double-click task bar
2. Click **Edit Details** or expand panel
3. Access all task properties
## Keyboard Shortcuts
| Shortcut | Action |
|----------|--------|
| Delete | Remove selected item |
| Escape | Cancel current operation |
| Ctrl+Z | Undo last change |
| Ctrl+Y | Redo last change |
## Auto-Scheduling
### How It Works
When enabled, editing one task may affect others:
- Moving a predecessor shifts successors
- Respects dependency constraints
- Maintains logical sequence
### Manual Mode
In manual mode:
- Tasks stay where placed
- Dependencies show but don't enforce
- Full control over dates
### Switching Modes
Toggle auto-schedule in:
- Plan settings
- View options menu
## Constraint Handling
### Task Constraints
Tasks may have constraints that limit editing:
| Constraint | Effect |
|------------|--------|
| Must Start On | Cannot move start date |
| Must Finish On | Cannot move end date |
| Start No Earlier Than | Minimum start date |
| Start No Later Than | Maximum start date |
| Finish No Earlier Than | Minimum end date |
| Finish No Later Than | Maximum end date |
### Constraint Indicators
Look for:
- Icons on task bars
- Color coding
- Tooltips explaining restrictions
### Overriding Constraints
To edit constrained tasks:
1. Open task details
2. Remove or modify constraint
3. Make date changes
4. Re-apply constraint if needed
## Editing Milestones
### Moving Milestones
1. Click and drag milestone diamond
2. Move to new date
3. Release to set
### Converting Tasks
- Change task to milestone by setting duration to 0
- Change milestone to task by adding duration
## Editing Summary Tasks
### Limitations
Summary (parent) tasks typically:
- Cannot be directly resized
- Dates determined by children
- Must edit children to change summary
### Manual Summary Control
In some modes:
- Summary dates can be set manually
- May extend beyond children
- Useful for phase markers
## Undo/Redo
### Reverting Changes
- **Undo**: Ctrl+Z (Windows) / Cmd+Z (Mac)
- **Redo**: Ctrl+Y (Windows) / Cmd+Y (Mac)
### History Limits
- Multiple levels of undo available
- History clears on page reload
- Save frequently for safety
## Multi-Select Editing
### Selecting Multiple Tasks
- Ctrl+Click to add to selection
- Shift+Click for range
- Selected tasks highlight
### Moving Multiple Tasks
1. Select multiple tasks
2. Drag any selected task
3. All move together
### Limitations
Multi-select editing:
- May only support horizontal moves
- Cannot resize multiple at once
- Cannot change durations proportionally
## Save and Sync
### Automatic Saving
Changes typically save automatically:
- After drag operation completes
- After resize completes
- After dependency creation
### Manual Save
If available:
- Click Save button
- Keyboard shortcut (Ctrl+S)
### Sync Indicator
Look for indicators showing:
- Saving in progress
- All changes saved
- Sync errors
## Best Practices
### Before Editing
- Review dependencies that may be affected
- Understand constraints in place
- Consider impact on critical path
### During Editing
- Make incremental changes
- Watch for constraint violations
- Check impact on other tasks
### After Editing
- Review schedule for conflicts
- Verify critical path
- Compare to baseline if needed
## Troubleshooting
### Cannot Move Task
- Check for constraints
- Verify dependencies allow movement
- Ensure Professional tier subscription
### Changes Not Saving
- Check network connection
- Look for error messages
- Try refreshing page
### Dependencies Won't Create
- Verify both tasks exist
- Check for circular dependency
- Ensure valid connection points
### Unexpected Task Movement
- Auto-scheduling may be moving dependent tasks
- Check for constraints
- Review dependency chain
## Related Topics
- [Timeline View](/docs/user-guides/gantt/timeline-view) - Understanding the chart
- [Critical Path](/docs/user-guides/gantt/critical-path) - Schedule impact
- [Tasks](/docs/user-guides/tasks) - Alternative editing methods
---
# Gantt Charts (https://yapl.app/en/docs/user-guides/gantt)
# Gantt Charts
Gantt charts provide a visual timeline representation of your project schedule. YAPL's interactive Gantt view allows you to see task durations, dependencies, and critical paths at a glance.
## Overview
The Gantt chart in YAPL offers:
- **Visual Timeline** - See tasks as horizontal bars across time
- **Dependency Visualization** - Lines connecting dependent tasks
- **Critical Path Highlighting** - Identify schedule-driving tasks
- **Interactive Editing** - Drag and resize tasks (Professional tier)
- **Baseline Comparison** - Compare current vs. planned schedules
- **Multiple Zoom Levels** - Day, week, month, quarter views
Full Gantt editing capabilities require a Professional tier subscription. Basic tier users can view but not edit the timeline directly.
## Accessing the Gantt Chart
1. Navigate to **Plans** in the sidebar
2. Open a plan
3. Click the **Timeline** tab
The Gantt chart displays all tasks from your plan in a timeline format.
## In This Section
### Viewing
- **[Timeline View](/docs/user-guides/gantt/timeline-view)** - Understanding the Gantt interface
### Editing
- **[Editing Timeline](/docs/user-guides/gantt/editing-timeline)** - Modify tasks directly on the chart
### Analysis
- **[Critical Path](/docs/user-guides/gantt/critical-path)** - Identify schedule-critical tasks
- **[Baseline Comparison](/docs/user-guides/gantt/baseline-comparison)** - Track schedule variance
### Export
- **[Exporting Gantt](/docs/user-guides/gantt/exporting-gantt)** - Share and print your timeline
## Quick Reference
| Action | How To |
|--------|--------|
| View timeline | Plans > [Plan] > Timeline |
| Zoom in/out | Use zoom controls or scroll |
| Show critical path | Toggle in view options |
| Compare to baseline | Enable baseline overlay |
| Export chart | Use export menu |
## Gantt Components
### Task Bars
Each task appears as a horizontal bar:
- **Length** represents duration
- **Position** indicates start/end dates
- **Color** shows status or custom category
- **Progress fill** shows completion percentage
### Dependencies
Lines between tasks show relationships:
- **Finish-to-Start** - Task B starts when Task A finishes
- **Start-to-Start** - Tasks start together
- **Finish-to-Finish** - Tasks end together
- **Start-to-Finish** - Task B finishes when Task A starts
### Milestones
Diamond markers indicate zero-duration events:
- Project milestones
- Key decision points
- Delivery dates
### Summary Tasks
Parent tasks show as summary bars:
- Span from earliest to latest child task
- Roll up progress from children
- Can be collapsed/expanded
## Subscription Features
| Feature | Basic | Professional |
|---------|-------|--------------|
| View timeline | Yes | Yes |
| Zoom levels | Yes | Yes |
| View dependencies | Yes | Yes |
| Edit by dragging | No | Yes |
| Resize tasks | No | Yes |
| Create dependencies | No | Yes |
| Critical path | No | Yes |
| Baseline comparison | No | Yes |
| Export | No | Yes |
## Best Practices
### Planning Phase
- Create tasks in logical work breakdown structure
- Set realistic durations
- Define dependencies before viewing Gantt
- Establish baseline before execution
### Execution Phase
- Update progress regularly
- Watch critical path changes
- Compare to baseline frequently
- Adjust schedule as needed
### Communication
- Use Gantt exports for stakeholder updates
- Highlight critical path in discussions
- Show baseline variance for schedule reviews
## Related Topics
- [Plans](/docs/user-guides/plans) - Plan management
- [Tasks](/docs/user-guides/tasks) - Task creation and management
- [Kanban](/docs/user-guides/kanban) - Alternative task view
---
# Timeline View (https://yapl.app/en/docs/user-guides/gantt/timeline-view)
# Timeline View
The timeline view displays your plan's tasks in a visual Gantt chart format. This guide covers navigating, understanding, and customizing the timeline display.
## Accessing Timeline View
1. Navigate to **Plans** in the sidebar
2. Open a plan
3. Click the **Timeline** tab
## Interface Overview
The timeline view consists of several areas:
### Task List Panel (Left)
The left panel shows task information:
- Task name and WBS code
- Duration
- Start date
- End date
- Progress percentage
- Assignees
### Timeline Panel (Right)
The right panel shows the Gantt chart:
- Time scale header
- Task bars
- Dependencies (connecting lines)
- Milestones (diamond markers)
- Today marker (vertical line)
### Header Area
Contains controls for:
- Zoom level selection
- View options toggle
- Filter controls
- Export menu
## Understanding Task Bars
### Bar Anatomy
Each task bar shows:
| Element | Meaning |
|---------|---------|
| Bar position | Start and end dates |
| Bar length | Task duration |
| Fill color | Task status or category |
| Progress fill | Completion percentage |
| Text label | Task name (if space allows) |
### Bar Colors
Default color meanings:
- **Blue** - In progress or planned
- **Green** - Completed
- **Red** - Critical path tasks
- **Gray** - Not started
- **Custom** - Workspace-defined status colors
### Progress Indicator
A darker fill within the bar shows progress:
- 0% - Empty bar
- 50% - Half filled
- 100% - Fully filled
## Navigation
### Zooming
Control time scale granularity:
| Zoom Level | Shows |
|------------|-------|
| Day | Individual days |
| Week | Weekly increments |
| Month | Monthly view |
| Quarter | Quarterly overview |
| Year | Annual summary |
**How to zoom:**
- Use zoom controls in header
- Mouse scroll with modifier key
- Pinch gesture on touch devices
### Scrolling
Navigate the timeline:
- **Horizontal** - Move through time
- **Vertical** - See more tasks
- Click and drag to pan
- Use scrollbars
### Today Line
A vertical line indicates the current date:
- Quick reference for schedule position
- Shows if tasks are behind/ahead
### Fit to View
Auto-adjust to show:
- All tasks in plan
- Selected date range
- Project duration
## Task List Features
### Columns
The task list displays:
| Column | Description |
|--------|-------------|
| Task | Name with hierarchy indent |
| Duration | Length of task |
| Start | Planned start date |
| Finish | Planned end date |
| Progress | Completion percentage |
| Assignees | Assigned team members |
### Hierarchy
Tasks show hierarchical structure:
- Parent tasks (summary bars)
- Child tasks (indented)
- Expandable/collapsible groups
### Sorting
Click column headers to sort:
- By name
- By start date
- By duration
- By progress
## Dependencies
### Viewing Dependencies
Dependencies appear as lines connecting task bars:
- Arrow shows direction of relationship
- Line style may indicate dependency type
### Dependency Types
| Type | Abbreviation | Meaning |
|------|--------------|---------|
| Finish-to-Start | FS | Successor starts after predecessor finishes |
| Start-to-Start | SS | Tasks start at same time |
| Finish-to-Finish | FF | Tasks finish at same time |
| Start-to-Finish | SF | Successor finishes when predecessor starts |
### Lag and Lead
Dependencies may include:
- **Lag** - Delay between tasks (positive)
- **Lead** - Overlap between tasks (negative)
## Milestones
### Appearance
Milestones appear as:
- Diamond shapes on the timeline
- Zero-duration markers
- Key project events
### Uses
Mark important events:
- Project kick-off
- Phase completion
- Client approvals
- Deliverable dates
## Summary Tasks
### What They Are
Summary tasks (parent tasks) show:
- Span of all child tasks
- Rolled-up progress
- Overall duration
### Display
Summary bars typically:
- Extend from first child start to last child finish
- Show aggregate completion
- Can be collapsed to hide children
### Expanding/Collapsing
Click the expand/collapse icon to:
- Show child tasks (expanded)
- Hide child tasks (collapsed)
- Simplify complex schedules
## View Options
### Toggles
Common view options:
- Show/hide dependencies
- Show/hide progress
- Show/hide critical path
- Show/hide baseline
- Show/hide weekends
### Filters
Filter what appears:
- By assignee
- By status
- By date range
- By WBS level
## Today Marker
### Purpose
The today line shows:
- Current date position
- Quick progress reference
- Schedule status indicator
### Interpretation
If most tasks are:
- **Left of line** - On or ahead of schedule
- **Right of line** - Behind schedule (for progress bars)
## Time Scale
### Header Format
The time scale header shows:
- Primary scale (larger increments)
- Secondary scale (smaller increments)
**Example:**
- Primary: Months (January, February, ...)
- Secondary: Weeks (Week 1, Week 2, ...)
### Non-Working Time
Weekends and holidays may appear:
- Shaded differently
- Excluded from calculations
- Based on plan calendar
## Performance Tips
### Large Plans
For plans with many tasks:
- Collapse summary tasks
- Use filters
- Zoom out for overview
- Focus on active tasks
### Smooth Scrolling
To improve performance:
- Limit visible date range
- Collapse hierarchies
- Apply task filters
## Troubleshooting
### Tasks Not Visible
- Check date range is correct
- Verify tasks have dates assigned
- Check filter settings
- Expand collapsed parents
### Bars Not Displaying
- Ensure tasks have start and end dates
- Check zoom level
- Verify date range includes tasks
### Dependencies Missing
- Enable dependencies in view options
- Check tasks are linked
- Verify zoom shows detail level
## Related Topics
- [Editing Timeline](/docs/user-guides/gantt/editing-timeline) - Modify tasks on chart
- [Critical Path](/docs/user-guides/gantt/critical-path) - Schedule analysis
- [Tasks](/docs/user-guides/tasks) - Task management
---
# Board Overview (https://yapl.app/en/docs/user-guides/kanban/board-overview)
# Board Overview
The Kanban board provides a visual representation of your plan's tasks organized by status columns. This guide covers understanding and navigating the board interface.
## Board Layout
### Header Area
The top of the board contains:
- Plan name and navigation
- View toggle (Kanban, Tasks, Timeline)
- Filter controls
- Search box
- Action buttons
### Column Area
The main area displays status columns:
- Columns arranged left to right
- Each column represents a workflow stage
- Column headers show status name and task count
- Tasks appear as cards within columns
### Card Area
Within each column, task cards display:
- Task name (primary)
- Assignee avatar
- Due date (if set)
- Priority indicator
- Progress bar
## Understanding Columns
### Default Columns
Standard columns in order:
| Column | Purpose | Position |
|--------|---------|----------|
| To Do | Tasks ready to start | First (left) |
| In Progress | Active work | Second |
| In Review | Awaiting review | Third |
| Completed | Finished tasks | Last (right) |
### Column Headers
Each column header shows:
- Status name
- Task count in parentheses
- Color indicator (if custom)
### Column Order
Columns flow left to right representing:
- Work moving through stages
- Progress from start to finish
- Logical workflow sequence
## Understanding Cards
### Card Anatomy
Each task card displays:
| Element | Location | Description |
|---------|----------|-------------|
| Task name | Top | Primary identifier |
| Assignee | Avatar icon | Who's responsible |
| Due date | Below name | When it's due |
| Priority | Color/badge | Urgency level |
| Progress | Bar | Completion percentage |
### Card States
Cards may appear differently based on:
- **Overdue** - Red indicator for past-due tasks
- **Due soon** - Yellow indicator for upcoming
- **No date** - Neutral appearance
- **Completed** - Checked or grayed
### Priority Indicators
Priority shown via:
- Color coding
- Badge or icon
- Position in column
| Priority | Indicator |
|----------|-----------|
| Critical | Red |
| High | Orange |
| Medium | Yellow |
| Low | Blue/Gray |
## Navigation
### Scrolling
Navigate the board:
- **Horizontal** - Scroll to see all columns
- **Vertical** - Scroll within columns for more cards
- Click and drag to pan
- Use scrollbar
### Column Visibility
If columns extend beyond screen:
- Scroll horizontally
- Use arrow indicators
- Collapse completed column if needed
### Card Interaction
Click a card to:
- View task details
- Edit task properties
- See full information
## Viewing Options
### Compact vs. Expanded
Cards may display in:
- **Compact mode** - Just essentials
- **Expanded mode** - More details visible
### Card Details Shown
Configure what appears on cards:
- Assignee
- Due date
- Progress
- Custom fields
### Column Width
Columns typically:
- Have fixed width
- Auto-adjust for content
- Support horizontal scroll
## Empty States
### Empty Columns
Columns with no tasks show:
- Empty state message
- Drop zone for moving tasks
- Helpful text
### Empty Board
If plan has no tasks:
- Guidance to create first task
- Link to add tasks
- Getting started help
## Board Statistics
### Quick Counts
The board may show:
- Total tasks per column
- Overall task count
- Completion percentage
### Status Summary
Visual summary of:
- Distribution across columns
- Work in progress
- Completed work
## Refreshing Data
### Automatic Updates
The board updates:
- When tasks change
- After drag-and-drop
- On navigation back
### Manual Refresh
To force refresh:
- Use refresh button
- Navigate away and back
- Reload the page
## Performance
### Large Plans
For plans with many tasks:
- Pagination within columns
- Lazy loading of cards
- Performance optimizations
### Optimization Tips
- Use filters to reduce visible tasks
- Focus on specific status
- Archive completed tasks
## Troubleshooting
### Cards Not Showing
- Check filter settings
- Verify tasks exist in plan
- Refresh the page
- Check task status matches columns
### Columns Missing
- Custom statuses may need configuration
- Check workspace settings
- Default columns should always show
### Slow Performance
- Filter to reduce tasks
- Clear browser cache
- Check network connection
## Keyboard Navigation
If supported:
- Tab through cards
- Arrow keys to navigate
- Enter to select
- Escape to deselect
## Related Topics
- [Moving Tasks](/docs/user-guides/kanban/moving-tasks) - Drag-and-drop
- [Filtering Tasks](/docs/user-guides/kanban/filtering-tasks) - Focus on tasks
- [Tasks](/docs/user-guides/tasks) - Task management
---
# Filtering Tasks (https://yapl.app/en/docs/user-guides/kanban/filtering-tasks)
# Filtering Tasks
Filtering helps you focus on specific tasks by hiding others. Use filters to find what you're looking for quickly or to concentrate on particular work items.
## Why Filter?
Filtering is useful to:
- Find specific tasks quickly
- Focus on your assignments
- View tasks by priority
- See overdue items
- Reduce visual clutter
## Filter Controls
### Location
Find filter controls in:
- Toolbar above the board
- Filter dropdown menu
- Quick filter buttons
### Filter Types
| Filter | Description |
|--------|-------------|
| Assignee | Tasks assigned to specific person |
| Status | Tasks in specific status |
| Priority | Tasks by priority level |
| Due date | Tasks by due date range |
| Search | Tasks matching text |
## Filter by Assignee
### Selecting Assignees
1. Click assignee filter
2. Select one or more team members
3. Board shows only their tasks
### Options
| Selection | Shows |
|-----------|-------|
| Specific person | Their tasks only |
| Multiple people | Tasks from any selected |
| Unassigned | Tasks with no owner |
| All | No assignee filter |
### Your Tasks
Quick filter for your own tasks:
- "My tasks" or "Assigned to me"
- Shows only tasks you own
## Filter by Status
### Selecting Status
1. Click status filter
2. Select columns to show
3. Other columns hide
### Use Cases
| Selection | Purpose |
|-----------|---------|
| To Do only | See backlog |
| In Progress | Current work |
| In Review | Awaiting approval |
| Completed | Done items |
### Multiple Statuses
Select multiple to combine:
- "In Progress" + "In Review" = Active work
- All except "Completed" = Open items
## Filter by Priority
### Priority Levels
Filter by priority:
- Critical
- High
- Medium
- Low
### Selecting Priority
1. Click priority filter
2. Select levels to show
3. Other priorities hide
### Focus on Urgent
Select "Critical" and "High" to:
- See urgent items
- Focus attention
- Triage effectively
## Filter by Due Date
### Date Ranges
Common options:
- Overdue
- Due today
- Due this week
- Due this month
- No due date
### Custom Range
If available:
- Select start date
- Select end date
- Show tasks in range
### Finding Overdue
Filter for overdue to:
- See what's late
- Prioritize recovery
- Address delays
## Search
### Text Search
1. Find search box
2. Type search terms
3. Results filter in real-time
### What's Searched
Search typically looks at:
- Task name
- Task description
- Tags or labels
### Search Tips
- Use specific terms
- Try partial words
- Search is usually case-insensitive
## Combining Filters
### Multiple Filters
Combine filters for precision:
- Assignee + Status = "My in-progress tasks"
- Priority + Due date = "High priority due this week"
- Search + Assignee = "Tasks about X assigned to Y"
### Filter Logic
Multiple filters typically use AND logic:
- Task must match ALL selected filters
- More filters = fewer results
## Quick Filters
### Common Presets
Quick access buttons for:
- My tasks
- Due today
- High priority
- Unassigned
### Using Quick Filters
- One click to apply
- Click again to clear
- Combine with other filters
## Clearing Filters
### Remove All Filters
- Click "Clear" or "Reset"
- Remove filters individually
- Refresh page
### Removing Single Filter
- Click X on active filter
- Deselect in dropdown
- Toggle off
## Filter Indicators
### Active Filter Display
When filters are active:
- Badge shows filter count
- Active filters listed
- Clear indication something is filtered
### Hidden Task Count
May show:
- "10 of 50 tasks shown"
- "Filtering active"
- Task count per column changes
## Saving Filters
### Filter Persistence
Filters may:
- Clear on page reload
- Persist in session
- Save to preferences (if supported)
### Saved Views
If available:
- Save filter combinations
- Name saved views
- Quick access to saved filters
## Filter Impact
### On Column Counts
When filtering:
- Column counts update
- Show filtered count only
- May show "X filtered"
### On Board Appearance
Filtered board:
- Only matching cards visible
- Empty columns may show
- Board looks less full
## Mobile Filtering
### On Touch Devices
Filter on mobile:
- Tap filter button
- Select from options
- Confirm selection
### Limited Space
Mobile may show:
- Fewer filter options
- Simplified interface
- Essential filters only
## Best Practices
### Regular Use
- Filter when board is crowded
- Use "My tasks" for focus
- Clear filters when done
### Don't Forget
Remember when filters are active:
- Tasks aren't deleted, just hidden
- Clear to see all again
- Check if something seems missing
### Communicate
If sharing board:
- Note active filters
- Others see same filter
- Or filters may be personal
## Troubleshooting
### Tasks Missing
If tasks seem gone:
- Check active filters
- Clear all filters
- Verify tasks exist
### Filter Not Working
- Verify filter selection
- Refresh the page
- Try different filter
- Check if feature is available
### Search No Results
- Check spelling
- Try partial match
- Search may be limited
- Expand search scope
### Filters Won't Clear
- Try each filter individually
- Refresh page
- Check for stuck UI
- Clear browser cache
## Related Topics
- [Board Overview](/docs/user-guides/kanban/board-overview) - Understanding the board
- [Moving Tasks](/docs/user-guides/kanban/moving-tasks) - Task movement
- [Tasks](/docs/user-guides/tasks) - Task management
---
# Kanban Boards (https://yapl.app/en/docs/user-guides/kanban)
# Kanban Boards
Kanban boards provide a visual way to manage tasks using columns that represent workflow stages. Tasks move from left to right as work progresses, making it easy to see what's being worked on and identify bottlenecks.
## Overview
YAPL's Kanban board offers:
- **Visual Workflow** - See all tasks organized by status
- **Drag-and-Drop** - Move tasks between columns easily
- **Status Updates** - Changing columns updates task status
- **Filtering** - Focus on specific tasks or assignees
- **Quick Actions** - Edit tasks directly from the board
## Accessing Kanban View
1. Navigate to **Plans** in the sidebar
2. Open a plan
3. Click the **Kanban** tab
The Kanban board displays all tasks from your plan organized by status.
## In This Section
### Getting Started
- **[Board Overview](/docs/user-guides/kanban/board-overview)** - Understanding the Kanban interface
### Working with Tasks
- **[Moving Tasks](/docs/user-guides/kanban/moving-tasks)** - Drag-and-drop task management
- **[Filtering Tasks](/docs/user-guides/kanban/filtering-tasks)** - Find and focus on specific tasks
## Quick Reference
| Action | How To |
|--------|--------|
| View Kanban | Plans > [Plan] > Kanban |
| Move task | Drag card to another column |
| Edit task | Click on task card |
| Filter tasks | Use filter controls |
| Search tasks | Use search box |
## Kanban Concepts
### Columns
Columns represent workflow stages:
- **To Do** - Work not yet started
- **In Progress** - Currently being worked on
- **In Review** - Pending review or approval
- **Completed** - Work finished
### Cards
Each task appears as a card showing:
- Task name
- Assignee
- Due date
- Priority indicator
- Progress
### Workflow
Work flows from left to right:
1. New tasks start in "To Do"
2. Move to "In Progress" when started
3. Move to "In Review" for approval
4. Move to "Completed" when done
## Default Columns
YAPL includes these standard columns:
| Column | Meaning | Task Status |
|--------|---------|-------------|
| To Do | Not started | not_started |
| In Progress | Active work | in_progress |
| In Review | Needs review | in_review |
| Completed | Finished | completed |
## Custom Statuses
Your workspace may have custom statuses that appear as additional columns. See [Organization Profile](/docs/user-guides/workspaces/organization-profile) for configuring custom statuses.
## Kanban vs. Other Views
| View | Best For |
|------|----------|
| **Kanban** | Visual workflow, status tracking |
| **Task List** | Detailed task information, bulk editing |
| **Timeline/Gantt** | Schedule visualization, dependencies |
## When to Use Kanban
Kanban works best when you need to:
- Track task status at a glance
- Identify workflow bottlenecks
- Focus on current work
- Quick status updates
- Team collaboration view
## Best Practices
### Column Management
- Keep columns meaningful
- Limit work in progress
- Clear definition of "done"
### Card Management
- Keep task names clear
- Assign owners
- Set due dates
- Update progress regularly
### Regular Review
- Review board daily
- Move completed tasks
- Address stuck tasks
- Balance workload
## Related Topics
- [Tasks](/docs/user-guides/tasks) - Task creation and management
- [Plans](/docs/user-guides/plans) - Plan management
- [Gantt](/docs/user-guides/gantt) - Timeline view
---
# Moving Tasks (https://yapl.app/en/docs/user-guides/kanban/moving-tasks)
# Moving Tasks
Moving tasks between Kanban columns is the primary way to update task status. Drag-and-drop makes it quick and intuitive to progress work through your workflow.
## How Moving Works
When you move a task card:
1. Task's status updates automatically
2. Change saves immediately
3. Board reflects new position
4. Activity is logged
## Drag-and-Drop Basics
### Moving a Task
1. Click and hold on a task card
2. Drag to the target column
3. Release to drop
### Visual Feedback
While dragging:
- Card lifts from original position
- Cursor changes to grab/move
- Target areas highlight
- Drop zone shows where card will land
### Drop Zones
Valid drop zones include:
- Anywhere within a column
- Between existing cards
- Empty column areas
## Status Updates
### Automatic Status Change
Moving between columns updates status:
| From | To | New Status |
|------|-----|------------|
| To Do | In Progress | in_progress |
| In Progress | In Review | in_review |
| In Review | Completed | completed |
| Any | To Do | not_started |
### Moving Backward
You can move tasks backward:
- Completed → In Review (needs rework)
- In Review → In Progress (rejected)
- In Progress → To Do (deprioritized)
### Custom Statuses
If your workspace has custom statuses:
- Move to custom columns
- Status maps to custom value
- Same drag-and-drop behavior
## Moving Within Columns
### Reordering Tasks
Move tasks within the same column to:
- Change priority order
- Group related tasks
- Organize visually
### Order Persistence
Task order within columns:
- May be saved
- May reset on refresh
- Depends on sort settings
## Multiple Selection
### Selecting Multiple Tasks
If supported:
- Ctrl/Cmd+Click to select multiple
- Shift+Click for range
- Visual indicator on selected
### Moving Multiple Tasks
With multiple selected:
- Drag any selected card
- All move together
- All statuses update
## Restrictions
### When Moving is Blocked
You may not be able to move tasks if:
- Insufficient permissions
- Task is locked
- Workflow rules prevent it
- Dependencies block the change
### Permission Requirements
| Role | Can Move Tasks |
|------|----------------|
| Owner | Yes |
| Lead | Yes |
| Member | Yes |
| Viewer | No |
### Error Messages
If move is blocked, you'll see:
- Error notification
- Explanation of why
- Task returns to original position
## Touch Devices
### Moving on Touch Screens
On mobile and tablets:
- Long-press to grab card
- Drag to target column
- Release to drop
### Touch Considerations
- Larger touch targets
- Scroll while dragging
- May need practice
## Keyboard Moving
If keyboard support is available:
- Select task with Tab/Enter
- Use arrow keys or shortcuts
- Confirm move action
## Auto-Saving
### Immediate Save
Moves save automatically:
- No save button needed
- Changes persist immediately
- Sync indicator shows status
### Offline Behavior
If connection is lost:
- Move may fail
- Retry when connected
- Card returns to original
## Activity Tracking
### Move History
Each move is recorded:
- Who moved the task
- When it was moved
- Previous status
- New status
### Activity Log
View move history in:
- Task detail panel
- Activity tab
- Plan activity log
## Moving and Dependencies
### Dependent Tasks
Moving tasks with dependencies:
- May be allowed or blocked
- Dependencies remain intact
- May need to update dependent tasks
### Predecessor/Successor
If task A must finish before task B:
- Moving A to Completed may be required
- Or dependency rules may be relaxed in Kanban
## Best Practices
### Regular Updates
- Move tasks promptly when status changes
- Don't leave tasks in wrong columns
- Keep board reflecting reality
### Work in Progress Limits
Consider limiting cards in each column:
- Prevents overcommitment
- Highlights bottlenecks
- Improves flow
### Clear Definitions
For each column, define:
- What "done" means
- Entry criteria
- Exit criteria
## Common Workflows
### Starting Work
1. Find task in "To Do"
2. Drag to "In Progress"
3. Begin working
### Requesting Review
1. Complete initial work
2. Drag to "In Review"
3. Notify reviewer
### Completing Work
1. Receive approval
2. Drag to "Completed"
3. Task is done
### Returning for Rework
1. Review finds issues
2. Drag back to "In Progress"
3. Address feedback
## Troubleshooting
### Card Won't Move
- Check your permissions
- Verify column accepts tasks
- Look for error messages
- Try refreshing page
### Move Didn't Save
- Check network connection
- Look for save indicator
- Refresh and verify
- Try moving again
### Wrong Status After Move
- Verify column-status mapping
- Check if custom status needed
- Contact admin if misconfigured
### Card Disappeared After Move
- Check target column
- Verify filter settings
- Search for task
- May need to scroll
## Related Topics
- [Board Overview](/docs/user-guides/kanban/board-overview) - Understanding the board
- [Filtering Tasks](/docs/user-guides/kanban/filtering-tasks) - Finding tasks
- [Tasks](/docs/user-guides/tasks) - Task management
---
# Creating Plans (https://yapl.app/en/docs/user-guides/plans/creating-plans)
# Creating Plans
Plans are the scheduling foundation in YAPL. This guide covers creating plans, configuring initial settings, and connecting them to projects.
## When to Create a Plan
Create a plan when you need to:
- **Schedule project work** - Define tasks with timelines
- **Track progress** - Monitor completion and effort
- **Coordinate resources** - Assign equipment and materials
- **Visualize timeline** - Use Gantt charts for planning
- **Manage workflow** - Use Kanban for agile processes
## Creating a New Plan
### Step 1: Navigate to Plans
1. Click **Plans** in the sidebar navigation
2. Click **Create Plan**
Or from a project:
1. Open the project
2. Navigate to Plans tab
3. Click **Create Plan**
### Step 2: Enter Plan Information
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Plan Name | Descriptive name | 1-255 characters, required |
| Description | Plan overview and goals | Up to 1,000 characters, optional |
| Version Name | Initial version identifier | 1-50 characters, required |
### Step 3: Create the Plan
Click **Create Plan** to finish. You'll be taken to the plan's task view.
## Plan Name Guidelines
Good plan names are:
- **Descriptive** - Indicate scope or phase
- **Distinguishable** - Different from other plans
- **Concise** - Easy to recognize in lists
**Examples:**
- "Phase 1 - Foundation"
- "Sprint 23 Plan"
- "Q1 2025 Schedule"
- "Site Preparation"
## Version Name
Every plan starts with an initial version:
| Good Version Names | Poor Version Names |
|-------------------|-------------------|
| "Baseline" | "v1" |
| "Initial Draft" | "1" |
| "Rev A" | "First" |
| "2025-01-15" | "Test" |
Version names help identify plan states when comparing or restoring.
## Plan Types
### Project-Associated Plans
Plans created from project context:
- Automatically linked to project
- Inherit project team access
- Appear in project's plans list
- Part of project metrics
### Standalone Plans
Plans created independently:
- Personal or workspace-level
- Not linked to any project
- Can be assigned later
- Independent access
## After Creation
Your new plan is ready for:
### Adding Tasks
Create your work breakdown structure:
1. Navigate to **Tasks** tab
2. Click **Add Task**
3. Enter task details
4. Create subtasks as needed
### Setting Up Views
Access different perspectives:
- **Tasks** - Hierarchical list view
- **Kanban** - Status-based board
- **Timeline** - Gantt chart
### Configuring Settings
Customize plan behavior:
- Calendar settings
- Custom statuses
- Baseline configuration
## Plan Limits
Subscription tiers limit plan capabilities:
| Feature | Trial | Basic | Professional |
|---------|-------|-------|--------------|
| Plans per workspace | 1 | 10 | Unlimited |
| Tasks per plan | 200 | 200 | 500 |
| Gantt editing | Yes | View only | Full editing |
| Cost tracking | Yes | No | Yes |
| Import/export | No | No | Yes |
Plan limits are counted at the workspace level, not per project. Task limits are enforced per plan.
## Plan Workflow
### Typical Creation Flow
1. **Create plan** with name and initial version
2. **Add tasks** to build WBS
3. **Set dependencies** between tasks
4. **Assign resources** to tasks
5. **Set baseline** when planning complete
6. **Track progress** during execution
7. **Create versions** as changes occur
### Quick Start
Minimum required:
- Plan name
- Version name
Add everything else after creation.
## Editing Plans
After creation, modify plan settings:
1. Open the plan
2. Click settings icon or navigate to **Settings** tab
3. Update name, description
4. Save changes
## Duplicating Plans
To create similar plans:
1. Consider creating a new version
2. Or create new plan and manually copy structure
3. Import/export features (Professional tier)
## Deleting Plans
To delete a plan:
1. Navigate to plan settings
2. Find delete option
3. Confirm deletion
Deleting a plan removes all tasks, assignments, and history. This cannot be undone.
## Troubleshooting
### Cannot Create Plan
**"Plan limit reached"**
- Trial tier: Maximum 1 plan per workspace
- Basic tier: Maximum 10 plans per workspace
- Upgrade to Professional for unlimited plans
- Archive unused plans to free up quota
**"You don't have permission"**
- Verify team role allows plan creation
- Contact team lead or owner
### Plan Not Appearing
- Refresh the page
- Check if creation completed
- Verify you have access to view plans
### Missing Features
- Some features require Professional tier
- Gantt editing needs Professional
- Cost tracking needs Professional
## Related Topics
- [Plan Versions](/docs/user-guides/plans/plan-versions) - Version management
- [Publishing Plans](/docs/user-guides/plans/publishing-plans) - Finalizing plans
- [Plan Assignments](/docs/user-guides/plans/plan-assignments) - Project connections
- [Tasks](/docs/user-guides/tasks) - Task management
---
# Exporting and Importing Plans (https://yapl.app/en/docs/user-guides/plans/import-export-plans)
# Exporting and Importing Plans
Maintain data portability by exporting your project plans for reporting or backup, and easily transition existing schedules from other tools using the import feature.
Import/export functionality requires a Professional tier subscription.
## Exporting Plans
YAPL supports multiple export formats to ensure your data is always accessible and shareable.
### Supported Export Formats
| Format | Extension | Best For |
|--------|-----------|----------|
| **Excel** | .xlsx | Detailed spreadsheet analysis and stakeholder reporting |
| **CSV** | .csv | Simple data extraction for external tools |
| **ZIP (Enhanced CSV)** | .zip | Complete plan backup including tasks and dependencies |
| **XML (MS Project)** | .xml | Cross-platform data exchange with Microsoft Project |
| **Markdown** | .md | Documentation, wikis, and text-based sharing |
| **Print View** | Browser | Generating PDF reports or physical handouts |
### Accessing Export
1. Open your plan and navigate to the **Tasks** view.
2. Click the **Export** button in the top toolbar.
3. Select your desired format from the dropdown menu.
4. The download will begin automatically once the processing is complete.
---
## Detailed Export Formats
### Excel Export (.xlsx)
**When to Use:**
- Detailed spreadsheet analysis and custom calculations.
- Sharing with business stakeholders who prefer formatted reports.
- Offline review of project status.
**Data Structure:**
| Column | Description |
|--------|-------------|
| **WBS** | Hierarchical task code (e.g., 1.1.2) |
| **Task Name** | The name of the work item |
| **Duration** | Task length (e.g., "5 days") |
| **Start / End** | Scheduled dates |
| **Predecessors** | Compact dependency list (e.g., "1.1FS", "1.2SS+2d") |
| **Effort** | Planned, Actual, and Remaining hours |
| **Assignments** | Comma-separated list of assigned users |
### CSV Export (.csv)
**When to Use:**
- Simple data extraction for ingestion into databases or BI tools.
- Integration with external scripts and custom automation.
**Format Notes:**
- Matches the internal **Supabase** table structure for easy re-import.
- Includes granular fields like `constraint_type`, `total_float`, and `metadata_json`.
- Uses UTF-8 encoding and standard comma delimiters.
### XML Export (MS Project)
**When to Use:**
- Migration to or from **Microsoft Project**.
- Data exchange with other PM tools supporting the **MSPDI** schema.
**Technical Details:**
- Implements the official Microsoft Project Data Interchange schema.
- Preserves WBS hierarchy, outline levels, and complex dependency types (FS, SS, FF, SF).
- Includes resource definitions and assignment mappings.
### ZIP (Tasks + Dependencies)
**When to Use:**
- Creating a complete, structural backup of a plan.
- Transferring plans between different YAPL workspaces.
**What's Included:**
- A compressed archive containing separate CSV files for **Tasks** and **Dependencies**. This ensures that relationship data (predecessors/successors) is preserved with high fidelity.
### Markdown Export (.md)
**When to Use:**
- Technical documentation or project wikis.
- Text-based sharing in Slack, Teams, or GitHub.
**Output Format:**
- Uses hierarchical headers (`##`, `###`) to represent WBS levels.
- Formats task details (dates, progress, status) as human-readable bullet points.
### Print View (Browser optimized)
**When to Use:**
- Generating physical handouts for on-site meetings.
- Creating high-contrast PDF reports.
**Features:**
- Removes UI elements (sidebar, headers, buttons) to focus on content.
- Optimizes table layout for standard A4/Letter paper sizes.
---
## Importing Plans
The import feature allows you to bring existing project schedules into YAPL. This is particularly useful when migrating from Microsoft Project or other spreadsheet-based tools.
### Supported Import Formats
You can import data from the following file types:
- **XML**: Native Microsoft Project export files.
- **Excel (.xlsx)**: Formatted spreadsheets.
- **CSV**: Plain text data.
- **ZIP**: Merged tasks and dependencies exported from YAPL.
### Import Workflow
1. Click the **Import** button in the plan toolbar.
2. Select your file (YAPL will automatically detect the format).
3. Review the **Pre-import Analysis** for any warnings regarding user assignments or id conflicts.
4. Select your **Import Strategies** (see below).
5. Click **Import to Draft** to review the changes before publishing.
### Import Strategies
When importing from external tools that may have different working hours or calendars, you must choose how YAPL handles task schedules:
| Strategy | Description |
|----------|-------------|
| **Preserve Duration** | Keeps the duration intent (e.g., "5 days") and recalculates hours based on the current plan's calendar. |
| **Preserve Hours** | Keeps the total effort hours and recalculates durations to fit the target calendar. |
| **Preserve Dates** | Forces the start and end dates to match exactly, potentially overriding duration and hours logic. |
### Baseline Handling
You can choose how to handle baseline data during import:
- **Clear Baseline**: Removes all baseline data (Recommended). You can set a new baseline after verification.
- **Recalculate**: Updates baseline values based on the recalculated schedule.
- **Preserve**: Attempts to keep original baseline values as they were in the source file.
### Assignment Warnings
If a task in the source file is assigned to a user who does not exist in your current workspace, the assignment will be cleared during import. You will see a warning list before proceeding, and you must acknowledge this behavior to finish the import.
## Best Practices
- **Import to Draft**: Always import into a draft version first. This allows you to verify WBS hierarchy and dates without affecting the "Live" version.
- **Regular Backups**: Use the **ZIP** export format for a complete structural backup of your tasks and their dependencies.
- **Clean Naming**: Ensure task names are clear before exporting for stakeholder review.
## Troubleshooting
- **Large Imports**: For plans with over 500 tasks, we recommend importing in sections if you encounter performance issues.
- **Permission Denied**: Ensure your role in the workspace has "Editor" or "Owner" permissions.
- **Recalculation Differences**: Minor date shifts (1 day) may occur if the source file's calendar differs significantly from your YAPL workspace calendar.
## Related Topics
- [Creating Plans](/docs/user-guides/plans/creating-plans) - Plan setup basics
- [Plan Versions](/docs/user-guides/plans/plan-versions) - Learn about Draft vs. Published
- [Offline Editing](/docs/user-guides/plans/offline-editing) - How YAPL saves your changes
---
# Plans (https://yapl.app/en/docs/user-guides/plans)
# Plan Management
Plans are scheduling documents that contain tasks, timelines, dependencies, and resource assignments. They provide the detailed work breakdown structure (WBS) for your projects.
## Understanding Plans
Plans in YAPL provide:
- **Task Organization** - Hierarchical work breakdown structure
- **Timeline Management** - Start/end dates with dependencies
- **Version Control** - Track changes with named versions
- **Multiple Views** - Tasks list, Kanban board, Gantt timeline
- **Resource Allocation** - Assign equipment, materials, personnel
- **Progress Tracking** - Monitor completion and effort
## Plan Architecture
```
Plan
├── Basic Information
│ ├── Name, Description
│ ├── Version (user-named)
│ └── Status (Draft/Published)
├── Tasks (WBS hierarchy)
│ ├── Parent Tasks
│ │ └── Subtasks
│ ├── Dependencies
│ └── Assignments
├── Resources
│ ├── Equipment
│ ├── Materials
│ └── Consumables
└── Settings
├── Calendar
├── Baseline
└── Custom Statuses
```
## Plan Views
Access different perspectives of your plan:
| View | Purpose | Location |
|------|---------|----------|
| **Tasks** | List view with WBS hierarchy | `/plans/[id]/tasks` |
| **Kanban** | Board view by status columns | `/plans/[id]/kanban` |
| **Timeline** | Gantt chart with dependencies | `/plans/[id]/timeline` |
| **Assignments** | Project connections | `/plans/[id]/assignments` |
| **Cost** | Budget and cash flow | `/plans/[id]/cost` |
| **Groups** | Resource crews | `/plans/[id]/groups` |
| **Resources** | Equipment/materials | `/plans/[id]/resources` |
| **Settings** | Configuration | `/plans/[id]/settings` |
| **Versions** | Version history | `/plans/[id]/versions` |
## In This Section
### Getting Started
- **[Creating Plans](/docs/user-guides/plans/creating-plans)** - Set up new plans
- **[Offline Editing](/docs/user-guides/plans/offline-editing)** - Work without internet connection
### Version Management
- **[Plan Versions](/docs/user-guides/plans/plan-versions)** - Track and compare versions
- **[Publishing Plans](/docs/user-guides/plans/publishing-plans)** - Finalize and share plans
- **[Exporting and Importing Plans](/docs/user-guides/plans/import-export-plans)** - Manage data migration
### Connections
- **[Plan Assignments](/docs/user-guides/plans/plan-assignments)** - Connect plans to projects
## Quick Reference
| Task | Location |
|------|----------|
| Create plan | Plans > Create Plan |
| Add tasks | Plans > [Plan] > Tasks |
| View Kanban | Plans > [Plan] > Kanban |
| View timeline | Plans > [Plan] > Timeline |
| Manage versions | Plans > [Plan] > Versions |
| Configure settings | Plans > [Plan] > Settings |
## Plan Limits by Tier
| Feature | Trial | Basic | Professional |
|---------|-------|-------|--------------|
| Plans per workspace | 1 | 10 | Unlimited |
| Tasks per plan | 200 | 200 | 500 |
| Gantt editing | Yes | No | Yes |
| Cost tracking | Yes | No | Yes |
| Import/export | No | No | Yes |
## Standalone vs. Project Plans
### Project Plans
Plans associated with a project:
- Inherit project team access
- Visible in project context
- Part of project metrics
### Standalone Plans
Plans without project association:
- Personal planning workspace
- Independent access control
- Can be assigned to projects later
## Best Practices
### Plan Structure
- Use meaningful task hierarchy
- Keep plans focused and manageable
- Stay within task limits for performance
### Version Management
- Name versions descriptively
- Create baseline before major changes
- Use version comparison for tracking
### Collaboration
- Assign plans to appropriate projects
- Use Kanban for agile workflows
- Use Gantt for timeline-critical work
## Related Topics
- [Tasks](/docs/user-guides/tasks) - Task management
- [Gantt Charts](/docs/user-guides/gantt) - Timeline visualization
- [Kanban Board](/docs/user-guides/kanban) - Board-based management
- [Projects](/docs/user-guides/projects) - Project management
---
# Offline Editing (https://yapl.app/en/docs/user-guides/plans/offline-editing)
# Working Offline
YAPL supports **full offline editing** for plans. Once you've loaded a plan while online, you can continue working on it even without internet connection. Your changes are automatically saved to your device and sync when you're back online.
## Quick Start
**Preparing for offline work:**
1. Open the plan you'll need while online
2. Make a small change to create a local draft
3. You're ready to work offline!
## What Works Offline
### Full Functionality
These features work exactly the same offline:
| Feature | Description |
|---------|-------------|
| **Task editing** | Create, edit, delete, move tasks |
| **Gantt drag & drop** | Resize and reposition tasks on timeline |
| **Dependencies** | Draw, edit, and remove task connections |
| **Progress updates** | Drag progress bars to update completion |
| **Critical path** | Auto-calculation continues working |
| **Undo/Redo** | Full history with Ctrl+Z / Ctrl+Y |
| **Auto-save** | Changes save to your device every 500ms |
| **Calendar settings** | Adjust working days, hours, holidays |
| **Resource assignments** | Assign equipment and materials to tasks |
| **WBS structure** | Indent/outdent to reorganize tasks |
| **Baseline** | Set and clear baseline dates |
### Requires Internet
| Feature | Why |
|---------|-----|
| **First-time plan access** | Plan data must be downloaded initially |
| **Publishing drafts** | Saves to cloud database |
| **Creating new plans** | Server generates plan identifiers |
| **Loading published versions** | Fetches from cloud storage |
| **Real-time collaboration** | Requires live connection |
| **Team invitations** | Server-side operations |
## How It Works
### Automatic Draft Creation
When you edit a plan, YAPL automatically creates a local **draft** on your device:
1. **You make a change** - Any edit triggers draft creation
2. **Auto-save kicks in** - Changes save locally every 500ms
3. **Draft badge appears** - Version selector shows "Draft" indicator
4. **Work continues offline** - No network needed for editing
### Your Data Is Safe
YAPL uses multiple safeguards to protect your work:
- **Frequent auto-save** - Every 500ms after changes
- **Background save** - Saves when you switch browser tabs
- **Full snapshots** - Complete plan state saved, not just changes
- **Integrity checks** - Data verified on save and load
- **Safe version switching** - Pending changes saved before switching
**Maximum data loss: 500 milliseconds of work.** Even if your device crashes or browser closes unexpectedly, you'll lose at most a half-second of edits.
## Working Offline Scenarios
### Scenario 1: Field Work Without Internet
**Before leaving:**
1. Open YAPL and navigate to your plan
2. Make a small edit (triggers draft creation)
3. Look for "Draft" indicator in version selector
**On the job site:**
- Edit tasks, update progress, adjust schedules
- Critical path calculations continue automatically
- All changes save to your device
**Back at the office:**
1. Connect to internet
2. Click **Publish** to save to cloud
3. Team members see your updates
### Scenario 2: Internet Drops Mid-Edit
**What happens:**
- You keep working normally
- Nothing appears different in the interface
- Changes continue saving locally
- Critical path keeps calculating
**When reconnected:**
- Just click **Publish** when ready
- No special recovery needed
### Scenario 3: Extended Offline Work
**Process:**
1. Prepare draft while online (open plan, make one edit)
2. Work offline for hours or days
3. Reconnect when convenient
4. Publish to sync with team
There's no time limit - offline drafts work indefinitely.
## Understanding Drafts
### Draft vs. Published
| Aspect | Draft | Published Version |
|--------|-------|-------------------|
| Location | Your device | Cloud database |
| Visibility | Only you | Team members |
| Editing | Full | Limited |
| Offline access | Yes | Requires download |
| Auto-save | Every 500ms | On publish |
### Finding Your Drafts
Drafts appear in the **Version Selector** dropdown with a "Draft" badge:
```
Version Selector
├── Current State (live)
├── v3 "Approved" (published)
├── v2 "Initial" (published)
└── v3 Draft 1 ← Your offline work
```
### Multiple Drafts
You can have multiple drafts for different versions:
- Each published version can have its own draft
- Drafts are independent and don't conflict
- Switch between drafts freely
## Critical Path Offline
The Critical Path Method (CPM) calculation works fully offline:
### How It Works
1. **Web Worker** - Calculations run in a background thread
2. **No Network Required** - All algorithms are bundled with the app
3. **Auto Calculation** - Updates after task changes (500ms delay)
4. **Manual Option** - "Recalculate" button available anytime
### CPM Modes
| Mode | Behavior | Use When |
|------|----------|----------|
| **Auto** | Recalculates after every change | Normal editing |
| **Single** | Calculate once when clicked | Large plans, performance |
| **Disabled** | No automatic calculation | Quick bulk edits |
Your CPM mode preference is saved with your draft.
## Installing YAPL (PWA)
For the best offline experience, install YAPL as an app:
### Desktop (Chrome/Edge)
1. Visit YAPL in Chrome
2. Click the install icon (⊕) in address bar
3. Click "Install YAPL"
4. App opens in its own window
### iOS (Safari)
1. Open YAPL in Safari
2. Tap Share button (□↗)
3. Tap "Add to Home Screen"
4. Tap "Add"
### Android (Chrome)
1. Open YAPL in Chrome
2. Tap menu (⋮)
3. Tap "Install app"
4. Follow prompts
### Benefits of Installation
| Feature | Browser Tab | Installed App |
|---------|-------------|---------------|
| Offline access | Limited | Full support |
| Storage space | Lower quota | Higher quota |
| Launch speed | Slower | Faster |
| Experience | Browser UI visible | Clean, app-like |
## Troubleshooting
### "Cannot load draft offline"
**Cause:** Draft was created before offline support (older version)
**Solution:**
1. Connect to internet
2. Open the plan
3. Make any small edit
4. A new draft with offline support is created
### "Draft not found"
**Cause:** Browser data was cleared, or different browser
**Solution:**
- Drafts are stored per browser/device
- Connect to internet and load the plan again
- Make a new edit to create fresh draft
### "Changes didn't publish"
**Cause:** Was offline when clicking Publish
**Solution:**
1. Check internet connection
2. Click Publish again
3. Wait for success confirmation
### Slow performance with large plans
**Tip:** Plans with 400+ tasks may feel slower offline
**Solutions:**
- Use CPM "Single" mode instead of "Auto"
- Close other browser tabs
- Install YAPL as PWA for better performance
## Best Practices
### Before Going Offline
1. **Prepare your drafts** - Open and edit each needed plan
2. **Verify draft creation** - Check for Draft badge
3. **Test offline** - Enable airplane mode briefly to confirm
### While Offline
1. **Work normally** - All editing features work
2. **Trust auto-save** - No need to manually save
3. **Use undo freely** - Full history available (Ctrl+Z)
### After Reconnecting
1. **Review changes** - Check your draft before publishing
2. **Publish promptly** - Don't leave drafts for too long
3. **Coordinate with team** - Let others know you're syncing
## Technical Details
### Storage
| Aspect | Detail |
|--------|--------|
| **Technology** | IndexedDB (browser database) |
| **Location** | Your device only |
| **Typical limit** | 50MB - 32GB (browser dependent) |
| **Data format** | Full snapshots, not incremental |
### Undo/Redo
| Aspect | Detail |
|--------|--------|
| **Stack size** | 50 operations maximum |
| **Persistence** | Saved with draft |
| **Per-draft** | Each draft has own history |
### Auto-Save Timing
| Event | Timing |
|-------|--------|
| After change | 500ms debounce |
| Tab loses focus | Immediate |
| Before version switch | Immediate flush |
## Related Topics
- [Plan Versions](/docs/user-guides/plans/plan-versions) - Version management
- [Publishing Plans](/docs/user-guides/plans/publishing-plans) - Syncing to cloud
- [Critical Path](/docs/user-guides/gantt/critical-path) - CPM details
- [Timeline View](/docs/user-guides/gantt/timeline-view) - Gantt editing
---
# Plan Assignments (https://yapl.app/en/docs/user-guides/plans/plan-assignments)
# Plan Assignments
Plan assignments connect plans to projects, controlling access and integrating plans into project metrics and reporting.
## Understanding Assignments
Plan assignments determine:
- **Which project** the plan belongs to
- **Who can access** the plan (via project teams)
- **Where it appears** in navigation and reports
- **How metrics combine** with project data
## Assignment Types
### Project-Assigned Plans
Plans linked to a specific project:
- Created from project context
- Inherit project team access
- Appear in project's plan list
- Part of project metrics
### Standalone Plans
Plans without project assignment:
- Created independently
- Workspace-level access
- Personal or shared planning
- Can be assigned later
## Assigning Plans to Projects
### During Plan Creation
When creating from project context:
1. Open project
2. Navigate to Plans
3. Create Plan
4. Automatically assigned to project
### After Creation
Assign existing plan to project:
1. Open the plan
2. Navigate to **Assignments** tab
3. Click **Assign to Project**
4. Select project from list
5. Confirm assignment
## Viewing Assignments
### From Plan
1. Open the plan
2. Navigate to **Assignments** tab
3. View connected projects
### From Project
1. Open project
2. View Plans tab or section
3. See all assigned plans
## Assignment Effects
### Access Control
When assigned to a project:
| Who | Access |
|-----|--------|
| Project team members | Based on team role |
| Non-project members | No access |
| Workspace owners | Full access |
### Metrics Integration
Assigned plans contribute to project:
- Task completion statistics
- Timeline metrics
- Budget tracking (if enabled)
- Progress reporting
### Navigation
Assigned plans appear:
- In project's plan list
- Project metrics dashboard
- Project reports
## Removing Assignments
### When to Remove
Remove assignment when:
- Plan no longer relevant to project
- Moving to different project
- Converting to standalone
### How to Remove
1. Open the plan
2. Navigate to **Assignments** tab
3. Find the assignment
4. Click **Remove** or unlink option
5. Confirm removal
### Removal Effects
After removing:
- Plan becomes standalone
- Access changes to workspace-level
- Removed from project metrics
- Historical data preserved
## Multiple Project Assignments
### Single vs. Multiple
Plans typically have one project assignment:
- Clear ownership
- Straightforward access
- Simple metrics
### Shared Plans
If plan serves multiple projects:
- Consider multiple project assignment
- Or use standalone with explicit sharing
- Metrics may be shared
## Reassigning Plans
### Moving Between Projects
To move a plan to different project:
1. Remove current assignment
2. Add new project assignment
3. Access updates immediately
### Considerations
Before reassigning:
- New project team gains access
- Old project loses the plan
- Metrics shift to new project
## Standalone Plan Uses
### When to Use Standalone
- Personal planning workspace
- Cross-project planning
- Templates (copy to projects)
- External consultant work
### Converting to Assigned
Any standalone plan can be assigned:
1. Open plan
2. Go to Assignments
3. Select project
4. Plan joins project
## Access Implications
### Project Assignment Controls Access
| Plan Status | Access Via |
|-------------|------------|
| Assigned | Project team membership |
| Standalone | Workspace membership |
### Team Role Impact
For assigned plans, team role determines:
- Lead: Full access
- Member: Edit access
- Viewer: View only
## Best Practices
### Clear Assignment
- Assign to one primary project
- Document if shared
- Review assignments periodically
### Planning Workflow
1. Create standalone for initial drafting
2. Assign to project when ready
3. Access automatically managed
### Organization
- Don't leave orphaned standalone plans
- Clean up unneeded assignments
- Use descriptive plan names
## Troubleshooting
### Cannot Assign Plan
**"You don't have permission"**
- Need project edit access
- Verify team role in target project
**"Project not found"**
- Verify project exists
- Check your project access
### Assignment Not Working
- Refresh the page
- Check for conflicts
- Verify save completed
### Lost Access After Change
- Check project team membership
- Verify assignment is correct
- Contact workspace owner
## Related Topics
- [Creating Plans](/docs/user-guides/plans/creating-plans) - Plan setup
- [Team Assignments](/docs/user-guides/teams/team-assignments) - Project access
- [Projects](/docs/user-guides/projects) - Project management
---
# Plan Versions (https://yapl.app/en/docs/user-guides/plans/plan-versions)
# Plan Versions
Plan versioning allows you to track changes over time, compare different states, and restore previous versions when needed.
## Understanding Versions
Versions in YAPL provide:
- **Change Tracking** - Record plan states at specific points
- **Comparison** - View differences between versions
- **Restoration** - Return to previous states
- **Audit Trail** - History of plan evolution
## Version Concepts
### Version Names
Each version has a user-defined name:
| Good Names | Description |
|------------|-------------|
| "Baseline" | Original approved plan |
| "Rev A", "Rev B" | Sequential revisions |
| "2025-01-15" | Date-based naming |
| "Client Approved" | Status-based naming |
| "After Scope Change" | Event-based naming |
### Draft vs. Published
| Status | Description | Editing |
|--------|-------------|---------|
| **Draft** | Work in progress | Full editing |
| **Published** | Finalized version | Limited |
## Accessing Versions
### Versions Tab
1. Open a plan
2. Navigate to **Versions** tab
3. View version list and history
### Version Information
Each version shows:
- Version name
- Creation date
- Created by
- Status (Draft/Published)
- Task count snapshot
## Creating Versions
### When to Create Versions
Create a new version when:
- Completing a planning phase
- Before major changes
- After client approval
- At regular intervals
### How to Create a Version
1. Open the plan
2. Navigate to **Versions** tab
3. Click **Create Version**
4. Enter version name
5. Add optional description
6. Click **Create**
### Version Contents
A new version captures:
- Current task structure
- Task properties and dates
- Dependencies
- Resource assignments
- Custom configurations
## Comparing Versions
### Version Comparison
Compare two versions to see changes:
1. Go to **Versions** tab
2. Select two versions to compare
3. Click **Compare**
4. View difference report
### Comparison Shows
| Change Type | Description |
|-------------|-------------|
| Added tasks | Tasks in new version only |
| Removed tasks | Tasks in old version only |
| Modified tasks | Changed properties |
| Duration changes | Timeline differences |
| Dependency changes | Relationship modifications |
## Restoring Versions
### When to Restore
Restore a previous version when:
- Current changes need to be reverted
- Earlier plan was more accurate
- Recovering from mistakes
### How to Restore
1. Go to **Versions** tab
2. Find the version to restore
3. Click **Restore** or similar action
4. Confirm restoration
Restoring creates a new version with the old content. It doesn't delete current work.
### Restoration Behavior
- Current plan becomes a new version
- Restored content becomes active
- History is preserved
- No data is lost
## Version History
### Viewing History
The versions tab shows:
- Chronological version list
- Version metadata
- Quick actions
### History Timeline
```
v1 "Initial Draft" (2025-01-01)
↓
v2 "After Review" (2025-01-15)
↓
v3 "Client Approved" (2025-01-20)
↓
v4 "Scope Change" (2025-02-01) ← Current
```
## Default Version
### Setting Default
One version can be marked as default:
- Displayed by default when opening plan
- Used for project metrics
- Reference point for comparisons
### Changing Default
1. Go to **Versions** tab
2. Find desired version
3. Click **Set as Default**
4. Confirm selection
## Version Limits
### By Subscription Tier
| Feature | Basic | Professional |
|---------|-------|--------------|
| Version history | Limited | Full |
| Version comparison | Basic | Detailed |
| Restore capability | Recent only | All versions |
## Best Practices
### Naming Conventions
Establish consistent naming:
- Date-based: "YYYY-MM-DD" or "Rev A, B, C"
- Milestone-based: "Baseline", "Midpoint", "Final"
- Mixed: "Rev A - 2025-01-15"
### Version Frequency
- Create versions at natural breakpoints
- Before significant changes
- After stakeholder reviews
- Regular intervals (weekly/monthly)
### Documentation
- Use description field for context
- Note reason for version creation
- Reference related decisions
## Version Conflicts
### Understanding Conflicts
Conflicts can occur when:
- Multiple editors make changes
- Restoring overwrites recent work
- Concurrent version creation
### Resolving Conflicts
YAPL requires manual conflict resolution:
- No automatic merging
- Review changes carefully
- Create new version with resolved content
## Troubleshooting
### Cannot Create Version
**"You don't have permission"**
- Verify you have edit access
- Check team role
### Version Not Appearing
- Refresh the page
- Check creation completed
- Verify filter settings
### Comparison Not Working
- Ensure both versions exist
- Check for subscription limitations
- Try refreshing the page
### Restore Failed
- Check for active edits
- Verify version is accessible
- Contact support if persistent
## Related Topics
- [Creating Plans](/docs/user-guides/plans/creating-plans) - Plan setup
- [Publishing Plans](/docs/user-guides/plans/publishing-plans) - Finalizing versions
- [Baseline Comparison](/docs/user-guides/gantt/baseline-comparison) - Gantt baseline
---
# Publishing Plans (https://yapl.app/en/docs/user-guides/plans/publishing-plans)
# Publishing Plans
Publishing transforms a draft plan into a finalized version that can be shared with stakeholders and used as an official baseline.
## Understanding Publishing
Publishing a plan:
- **Finalizes the version** - Marks plan as official
- **Limits editing** - Reduces accidental changes
- **Creates baseline** - Reference point for tracking
- **Enables sharing** - Official version for stakeholders
## Draft vs. Published Status
| Status | Description | Editing | Use Case |
|--------|-------------|---------|----------|
| **Draft** | Work in progress | Full access | Active planning |
| **Published** | Finalized | Limited | Official record |
## When to Publish
Publish a plan when:
- **Planning is complete** - All tasks defined and scheduled
- **Stakeholder approval** - Client or management sign-off
- **Baseline needed** - Starting execution phase
- **Sharing required** - External distribution needed
You can continue creating new versions after publishing. Publishing affects only the current version.
## How to Publish
### Step 1: Review the Plan
Before publishing, verify:
- All tasks are defined
- Dependencies are correct
- Dates are finalized
- Resources are assigned
### Step 2: Access Publishing
1. Open the plan
2. Navigate to **Versions** tab or plan settings
3. Find the **Publish** action
### Step 3: Confirm Publishing
1. Click **Publish**
2. Review the confirmation dialog
3. Understand editing limitations
4. Click **Confirm**
## Publishing Effects
### Immediate Changes
| Aspect | Before Publishing | After Publishing |
|--------|-------------------|------------------|
| Status | Draft | Published |
| Editing | Full access | Limited |
| Baseline | Not set | Can be frozen |
| Sharing | Internal | External ready |
### Editing Limitations
After publishing:
- Major structure changes restricted
- Task additions may be limited
- Timeline modifications tracked
- Create new version for significant changes
### What Remains Editable
Published plans typically allow:
- Progress updates
- Actual dates recording
- Status changes
- Notes and comments
## Baseline and Publishing
### Relationship
Publishing often coincides with baseline:
- **Publish** = finalize the plan version
- **Baseline** = freeze effort/schedule for comparison
### Setting Baseline
When publishing:
1. Consider setting baseline simultaneously
2. Baseline captures planned values
3. Compare actual vs. baseline later
See [Baseline Comparison](/docs/user-guides/gantt/baseline-comparison) for details.
## Unpublishing
### Can You Unpublish?
In most cases:
- Published status is permanent for that version
- Create new version for major changes
- New version starts as draft
### Working with Published Plans
If changes needed:
1. Create a new version
2. Make modifications
3. Publish new version when ready
## Sharing Published Plans
### Export Options
Published plans can be:
- Viewed by stakeholders
- Exported to PDF (Professional tier)
- Shared via project access
### Access Control
Published status doesn't change access:
- Team permissions still apply
- Project assignments control visibility
- Publishing is about finalization, not sharing
## Best Practices
### Before Publishing
1. **Complete review** - All tasks verified
2. **Dependencies checked** - Correct relationships
3. **Dates finalized** - Schedule locked in
4. **Stakeholder review** - Approval obtained
5. **Documentation** - Version notes added
### Publishing Checklist
- [ ] All tasks are complete and verified
- [ ] Dependencies are correctly defined
- [ ] Timeline is realistic and approved
- [ ] Resources are properly assigned
- [ ] Budget is set (if applicable)
- [ ] Stakeholder approval received
- [ ] Version name is descriptive
### After Publishing
- Create baseline if tracking variance
- Communicate to team
- Begin tracking actual progress
- Use new versions for changes
## Multiple Published Versions
### Handling Multiple
Over time, you may have multiple published versions:
- Original baseline
- Rev A after scope change
- Rev B after re-baseline
### Best Practices
- Mark which is "current" or default
- Archive superseded versions
- Document reason for new versions
## Troubleshooting
### Cannot Publish
**"You don't have permission"**
- Verify you have plan editing rights
- Check team role
**"Plan not ready for publishing"**
- Check for validation errors
- Ensure required fields complete
### Publishing Failed
- Check for conflicts
- Verify no active edits by others
- Try refreshing and retry
### Need to Edit Published Plan
- Create new version for changes
- Minor updates may still be possible
- Contact admin for special cases
## Professional Tier Features
Publishing benefits from Professional tier:
| Feature | Basic | Professional |
|---------|-------|--------------|
| Export to PDF | No | Yes |
| Full version history | Limited | Yes |
| Baseline tracking | Basic | Advanced |
| External sharing | Limited | Full |
## Related Topics
- [Plan Versions](/docs/user-guides/plans/plan-versions) - Version management
- [Creating Plans](/docs/user-guides/plans/creating-plans) - Plan setup
- [Baseline Comparison](/docs/user-guides/gantt/baseline-comparison) - Tracking variance
---
# Archiving Projects (https://yapl.app/en/docs/user-guides/projects/archiving-projects)
# Archiving Projects
Archiving is a **soft-delete operation** that moves projects to long-term storage, removing them from active lists while preserving all data for historical reference.
**Archive vs Cancelled**: Archiving is not a project status—it's a storage operation. Use **Cancelled** status for projects that won't proceed. Use archiving for completed projects you want to store for records.
## Why Archive Projects
Archive projects to:
- **Reduce clutter** - Keep active project lists manageable
- **Preserve history** - Maintain records for compliance or reference
- **Free up limits** - Archived projects don't count toward tier limits
- **Mark completion** - Clearly indicate finished projects
## When to Archive
Consider archiving when:
- Project is permanently complete
- No further work expected
- Historical record is sufficient
- Active reference no longer needed
Archive only when you're certain the project is complete. Restoring archived projects has limitations.
## How to Archive a Project
### Step 1: Open the Project
1. Navigate to **Projects**
2. Click on the project to archive
### Step 2: Access Archive Option
Find the archive option in one of these locations:
- Project overview actions menu
- Project settings page
- Status change dropdown
### Step 3: Confirm Archive
1. Click **Archive** or **Archive Project**
2. Review the confirmation dialog
3. Click **Confirm** to proceed
## Archive Effects
### Immediate Changes
| Aspect | Effect |
|--------|--------|
| Visibility | Hidden from default views |
| Project limits | No longer counted |
| Team access | Preserved but limited |
| Data | Fully preserved |
Archiving does NOT change the project status. A Completed project that gets archived is still in Completed status—it's just hidden from default lists.
### Data Preservation
All project data is preserved:
- Project information
- Plans and tasks
- Resource assignments
- Activity history
- Team assignments
### Access Changes
After archiving:
- View access typically maintained
- Edit access restricted
- New content creation blocked
- Historical data readable
## Viewing Archived Projects
### Finding Archived Projects
Archived projects are hidden by default. To view them:
1. Navigate to **Projects**
2. Find the filter or status toggle
3. Select **Show Archived** or filter by Archived status
4. Archived projects appear in list
### Archived Project Indicators
Archived projects display:
- Archive icon or badge
- Different styling (often muted)
- "Archived" status label
## Archive vs. Delete
| Action | Data | Can Recover |
|--------|------|-------------|
| **Archive** | Preserved | Yes, with limitations |
| **Delete** | Removed | No |
YAPL uses archiving instead of deletion for projects. This preserves your data while removing active clutter.
## Restoring Archived Projects
### How to Restore
Archived projects can be restored by workspace owners:
1. Navigate to **Projects**
2. Enable **Show Archived** filter
3. Find the archived project
4. Click **Restore** in the project actions
### Restoration Notes
- Restored projects return to their original status
- All data is preserved during archive period
- Contact workspace owner if you need a project restored
## Archive Retention
### How Long Are Archives Kept
Archive retention varies by subscription tier:
| Tier | Retention Period |
|------|------------------|
| Trial | 30 days |
| Basic | 30 days |
| Professional | 365 days |
### Data Retention Policy
- Archived data is automatically deleted after the retention period
- Export important data before archiving if long-term storage is needed
- Professional tier provides extended 1-year retention for compliance needs
- Contact support for specific retention requirements
## Archive Best Practices
### Before Archiving
1. **Verify completion** - Ensure all work is done
2. **Review metrics** - Capture final statistics
3. **Export if needed** - Save important data externally
4. **Communicate** - Inform team of archive
### Organizing Archives
- Use consistent naming for easy reference
- Complete project information before archiving
- Add final notes to description
- Ensure project is in Completed status before archiving
### Regular Maintenance
- Review projects periodically for archiving
- Don't let stale projects clutter active lists
- Archive in batches during cleanup
## Archive and Project Limits
### How Archiving Helps
| Tier | Active Limit | With Archives |
|------|--------------|---------------|
| Trial | Unlimited | N/A |
| Basic | 5 active | Archive excess |
| Professional | Unlimited | N/A |
### Example: Basic Tier
If you have 5 active projects and need another:
1. Complete a project
2. Archive the completed project
3. Create new project (now within limit)
## Permissions
### Who Can Archive
| Role | Can Archive |
|------|-------------|
| Workspace Owners | Yes |
| Team Leads (assigned) | Yes |
| Team Members | No |
| Team Viewers | No |
### Archive Restrictions
**Projects can be archived from these statuses:**
- Planning
- On Hold
- Completed
- Cancelled
**Projects cannot be archived if:**
- Status is **Active** (complete or cancel the project first)
- No archive permission
- Required conditions not met
## Troubleshooting
### Cannot Archive Project
**"You don't have permission"**
- Only Leads and Owners can archive
- Verify your team role
**"Cannot archive at this time"**
- Check for pending operations
- Verify project status allows archive
### Archived Project Not Visible
- Check filter settings
- Enable "Show Archived" option
- Verify project was successfully archived
### Need to Work on Archived Project
- Archived projects have limited editing
- Create a new project for new work
- Reference archived data as needed
- Contact owner for restoration options
## Related Topics
- [Project Lifecycle](/docs/user-guides/projects/project-lifecycle) - Status management
- [Project Settings](/docs/user-guides/projects/project-settings) - Configuration
- [Creating Projects](/docs/user-guides/projects/creating-projects) - New projects
---
# Creating Projects (https://yapl.app/en/docs/user-guides/projects/creating-projects)
# Creating Projects
Projects are the foundation of work organization in YAPL. This guide walks you through creating a project using the 4-step wizard.
## Prerequisites
Before creating a project:
1. **At least one team exists** - Projects require team assignment (unless you're a workspace owner)
2. **Workspace configured** - Basic workspace settings should be complete
3. **Subscription active** - Verify you haven't reached project limits
## Starting Project Creation
### Navigate to Projects
1. Click **Projects** in the sidebar navigation
2. Click the **Create Project** button
The project creation wizard opens with four steps.
## Step 1: Team Assignment
Select which teams will have access to this project.
### For Regular Users
| Field | Requirements |
|-------|--------------|
| Teams | Select 1-10 teams (required) |
### For Workspace Owners
Owners can create projects without team assignment if needed.
### Team Selection Tips
- Select teams that will actively work on the project
- Multiple teams can collaborate on the same project
- You can modify team assignments later
## Step 2: Basic Information
Enter the core project details.
### Required Fields
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Project Name | Descriptive name | 3-255 characters |
### Optional Fields
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Description | Project overview and goals | Up to 1,000 characters |
| Project Code | Unique identifier | Auto-generated or custom |
| Status | Current phase | Planning (default) |
### Project Code
The project code is automatically generated based on your workspace's project numbering settings:
- **Format**: PREFIX-YEAR-SEQUENCE (e.g., `PROJ-25-001`)
- **Customizable**: You can override the auto-generated code
- **Unique**: Must be unique within your workspace
### Status Options
| Status | Description | When to Use |
|--------|-------------|-------------|
| Planning | Setup phase | Default for new projects |
| Active | Work in progress | When work begins |
| On Hold | Temporarily paused | Waiting on decisions |
| Completed | Finished | All work done |
## Step 3: Timeline & Budget
Set the project schedule and financial parameters.
### Timeline
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Start Date | When work begins | Optional, date picker |
| End Date | Expected completion | Must be after start date |
If both dates are provided, end date must be after start date.
### Budget
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Budget Amount | Estimated project cost | Up to 999,999,999.99, optional |
| Currency | Budget currency | 3-letter ISO code |
The currency defaults to your workspace's default currency but can be changed per project.
## Step 4: Client & Location
Add optional client and site information.
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Client Name | Project client or owner | Up to 255 characters |
| Location | Project site address | Up to 500 characters |
This information helps identify projects and is useful for field operations.
## Completing Creation
1. Review all entered information
2. Click **Create Project**
3. You'll be redirected to the new project's detail page
## After Creation
Your new project is ready for:
### Creating Plans
Add schedules with tasks and timelines:
1. Navigate to **Plans** in sidebar
2. Click **Create Plan**
3. Associate with your project
### Modifying Team Assignments
Adjust which teams have access:
1. Open project settings
2. Navigate to team assignment
3. Add or remove teams
### Tracking Progress
Monitor project health:
- View dashboard metrics
- Check task completion
- Monitor budget usage
## Project Limits by Tier
| Tier | Active Projects | Plans per Project |
|------|-----------------|-------------------|
| Trial | Unlimited | Unlimited |
| Basic | 5 max | 2 max |
| Professional | Unlimited | Unlimited |
"Active projects" counts Planning, Active, and On Hold statuses. Completed and Archived don't count.
## Common Creation Scenarios
### Quick Project
Minimum required information:
- Team assignment
- Project name
- Default status (Planning)
### Full Project Setup
Complete information:
- Team assignment
- Name and description
- Custom project code
- Start and end dates
- Budget with currency
- Client and location
### Template-Based
If starting similar projects:
- Use consistent naming conventions
- Apply same team structures
- Copy timeline patterns
## Troubleshooting
### Cannot Create Project
**"No teams available"**
- Create at least one team first
- Workspace owners can skip team assignment
**"Project limit reached"**
- Basic tier: Maximum 5 active projects
- Archive or complete existing projects
- Upgrade to Professional tier
**"Project code already exists"**
- Codes must be unique
- Modify the auto-generated code
- Check for similar existing projects
### Required Fields Missing
The wizard won't proceed without:
- Team selection (for non-owners)
- Project name
### Dates Invalid
- End date must be after start date
- Check date format for your locale
## Related Topics
- [Project Settings](/docs/user-guides/projects/project-settings) - Configure project details
- [Project Lifecycle](/docs/user-guides/projects/project-lifecycle) - Status management
- [Team Assignments](/docs/user-guides/teams/team-assignments) - Access control
- [Your First Project](/docs/getting-started/first-project) - Getting started guide
---
# Projects (https://yapl.app/en/docs/user-guides/projects)
# Project Management
Projects are the core organizational unit in YAPL. They represent distinct pieces of work with defined timelines, budgets, and team assignments.
## Understanding Projects
Projects in YAPL provide:
- **Organizational Structure** - Container for plans, tasks, and resources
- **Team-Based Access** - Controlled through team assignments
- **Lifecycle Management** - Status tracking from planning to completion
- **Budget Tracking** - Financial monitoring and cost control
- **Timeline Management** - Start and end dates with progress tracking
## Project Architecture
```
Project
├── Basic Information
│ ├── Name, Description, Code
│ ├── Status (Planning → Active → Completed)
│ └── Client and Location
├── Timeline & Budget
│ ├── Start and End Dates
│ └── Budget Amount and Currency
├── Team Assignments (1-10 teams)
└── Plans (schedules with tasks)
└── Tasks, Dependencies, Resources
```
## In This Section
### Getting Started
- **[Creating Projects](/docs/user-guides/projects/creating-projects)** - Set up new projects step by step
### Configuration
- **[Project Settings](/docs/user-guides/projects/project-settings)** - Configure project properties and details
### Lifecycle
- **[Project Lifecycle](/docs/user-guides/projects/project-lifecycle)** - Understand status transitions
- **[Archiving Projects](/docs/user-guides/projects/archiving-projects)** - Long-term project storage
### Analytics
- **[Project Metrics](/docs/user-guides/projects/project-metrics)** - Track progress and performance
## Quick Reference
| Task | Location |
|------|----------|
| Create project | Projects > Create Project |
| Edit project | Projects > [Project] > Edit |
| Change status | Projects > [Project] > Status |
| Assign teams | Projects > [Project] > Teams |
| View metrics | Projects > [Project] > Overview |
| Archive project | Projects > [Project] > Archive |
## Project Status Overview
| Status | Description | Next States |
|--------|-------------|-------------|
| **Planning** | Initial setup phase | Active, Archived |
| **Active** | Work in progress | On Hold, Completed, Archived |
| **On Hold** | Temporarily paused | Active, Completed, Archived |
| **Completed** | Work finished | Archived |
| **Archived** | Long-term storage | None |
## Subscription Limits
| Tier | Project Limit | Plans per Project |
|------|---------------|-------------------|
| Trial | Unlimited | Unlimited |
| Basic | 5 active | 2 |
| Professional | Unlimited | Unlimited |
## Best Practices
### Planning Phase
- Define clear project scope before creation
- Set realistic timelines
- Identify all teams that need access
- Configure project code format
### Active Phase
- Regularly update project status
- Monitor progress through metrics
- Adjust timelines as needed
- Keep team assignments current
### Completion
- Verify all work is complete
- Review project metrics
- Mark as completed
- Archive when no longer needed
## Related Topics
- [Your First Project](/docs/getting-started/first-project) - Getting started guide
- [Team Assignments](/docs/user-guides/teams/team-assignments) - Access control
- [Plans](/docs/user-guides/plans) - Schedule management
- [Tasks](/docs/user-guides/tasks) - Work items
---
# Project Lifecycle (https://yapl.app/en/docs/user-guides/projects/project-lifecycle)
# Project Lifecycle
Projects in YAPL follow a defined lifecycle with specific statuses representing different phases. Understanding these statuses helps you manage project progression effectively.
## Lifecycle Overview
```
PLANNING → ACTIVE → ON_HOLD (optional) → COMPLETED
↘ CANCELLED (terminal)
```
**Archive vs Cancel**: Archiving (soft-delete) is a separate operation from status changes. Cancelled is a terminal status for projects that won't proceed. Archived projects are hidden via the "Show Archived" filter.
## Project Statuses
### Planning
The initial phase when setting up a project.
| Property | Value |
|----------|-------|
| Default for new projects | Yes |
| Work has started | No |
| Can be edited | Yes |
| Counts toward limits | Yes |
**Use Planning status when:**
- Defining project scope
- Gathering requirements
- Setting up teams
- Creating initial plans
### Active
The main working phase when tasks are being executed.
| Property | Value |
|----------|-------|
| Work in progress | Yes |
| Can be put on hold | Yes |
| Can be completed | Yes |
| Counts toward limits | Yes |
**Use Active status when:**
- Work has begun
- Tasks are being completed
- Team is actively engaged
- Progress is being made
### On Hold
A temporary pause in project work.
| Property | Value |
|----------|-------|
| Work paused | Yes |
| Can resume | Yes |
| Can be completed | Yes |
| Counts toward limits | Yes |
**Use On Hold status when:**
- Waiting for decisions
- Resource constraints
- Client-requested pause
- External dependencies
Only Active projects can be put on hold. Planning projects should stay in Planning until work begins.
### Completed
The project work is finished.
| Property | Value |
|----------|-------|
| Work finished | Yes |
| Can be edited | Limited |
| Terminal state | Yes (mostly) |
| Counts toward limits | No |
**Use Completed status when:**
- All tasks are done
- Deliverables are complete
- Client acceptance received
- Project goals achieved
### Cancelled
For projects that are terminated and won't proceed.
| Property | Value |
|----------|-------|
| Work stopped | Yes |
| Terminal state | Yes |
| Counts toward limits | No |
| Can be reactivated | No |
**Use Cancelled status when:**
- Project is permanently terminated
- Client cancelled the contract
- Project scope no longer valid
- Business decision to stop work
Cancelled is a terminal state. Once cancelled, a project cannot transition to other statuses. Use with care.
## Archiving (Soft Delete)
Archiving is a **separate operation** from status changes. It removes projects from active lists while preserving all data.
| Property | Value |
|----------|-------|
| Visible in lists | Hidden by default |
| Can be restored | Yes (contact owner) |
| Data preserved | Yes |
| Counts toward limits | No |
**Use archiving when:**
- Project is complete and needs long-term storage
- Historical reference needed
- Reducing active project clutter
Archiving can be done from Planning or On Hold statuses. See [Archiving Projects](/docs/user-guides/projects/archiving-projects) for details.
## Status Transitions
### Allowed Transitions
| From | To | Allowed |
|------|-----|---------|
| Planning | Active | Yes |
| Planning | Cancelled | Yes |
| Active | On Hold | Yes |
| Active | Completed | Yes |
| Active | Cancelled | Yes |
| On Hold | Active | Yes |
| On Hold | Cancelled | Yes |
| Completed | Any | No (terminal) |
| Cancelled | Any | No (terminal) |
**Note**: On Hold can only return to Active or be Cancelled. It cannot transition directly to Completed.
### Transition Rules
**Planning → Active**
- Typically when work begins
- Signals team should start execution
**Planning → Cancelled**
- When project is terminated before starting
- Decision not to proceed
**Active → On Hold**
- Pauses active work
- Preserves current state
- Only from Active status
**Active → Completed**
- When all work is done
- Final deliverables complete
**Active → Cancelled**
- Project terminated mid-work
- Client or business decision
**On Hold → Active**
- Resume work after pause
- Ready to proceed again
**On Hold → Cancelled**
- Decision not to resume
- Project permanently stopped
### Terminal States
Both **Completed** and **Cancelled** are terminal states:
- No further status transitions allowed
- Project is finished (either successfully or not)
- Can still be archived for storage
## Changing Status
### How to Change Status
1. Open the project
2. Find the status field in overview or settings
3. Click to see available transitions
4. Select new status
5. Confirm the change
### Status Change Permissions
| Role | Can Change Status |
|------|-------------------|
| Workspace Owners | Yes |
| Team Leads (assigned) | Yes |
| Team Members (assigned) | Limited |
| Team Viewers | No |
## Status Impact
### On Project Limits
| Status | Counts Toward Limit |
|--------|---------------------|
| Planning | Yes |
| Active | Yes |
| On Hold | Yes |
| Completed | No |
| Cancelled | No |
**Example (Basic tier, 5 project limit):**
- 3 Planning + 2 Active = 5 (at limit)
- 3 Active + 10 Completed + 5 Cancelled = 3 (under limit)
### On Visibility
| Status | Default Visibility |
|--------|-------------------|
| Planning | Shown in lists |
| Active | Shown in lists |
| On Hold | Shown in lists |
| Completed | Shown with filter |
| Cancelled | Shown with filter |
Archived projects (soft-deleted) are hidden by default. Use "Show Archived" filter to view them.
### On Editing
| Status | Editing Allowed |
|--------|-----------------|
| Planning | Full editing |
| Active | Full editing |
| On Hold | Full editing |
| Completed | Limited editing |
| Cancelled | Limited editing |
## Common Workflows
### Standard Project Flow
1. Create project → **Planning**
2. Work begins → **Active**
3. Work completes → **Completed**
4. Optionally archive for long-term storage
### Project with Pause
1. Create project → **Planning**
2. Work begins → **Active**
3. Temporary pause → **On Hold**
4. Resume work → **Active**
5. Work completes → **Completed**
### Project Cancellation
For projects that won't proceed:
1. Create project → **Planning**
2. Decision not to proceed → **Cancelled**
Or mid-project:
1. Project is **Active** or **On Hold**
2. Client or business decides to stop → **Cancelled**
## Best Practices
### Status Accuracy
- Keep status current
- Update when phases change
- Don't leave projects in wrong status
### Planning Phase
- Take time to set up properly
- Don't rush to Active
- Ensure team access configured
### Active Phase
- Update regularly
- Move to On Hold if needed
- Don't leave stale Active projects
### Completion
- Verify all work is done
- Review final metrics
- Complete before archiving
### Archiving
- Archive completed projects for storage
- Use "Show Archived" filter to access later
- Archiving is separate from status changes
### Cancellation
- Use Cancelled for projects that won't proceed
- Cancelled is permanent (terminal state)
- Consider archiving instead if project may resume
## Troubleshooting
### Cannot Change Status
**"Cannot put on hold"**
- Project must be Active first
- Planning projects stay in Planning
**"You don't have permission"**
- Verify your team role
- Contact team lead or owner
### Status Not Updating
- Refresh the page
- Check for validation errors
- Verify the save completed
### Project Stuck in Status
- Check for required fields
- Verify you have permission
- Contact workspace owner
## Status and Reports
Project status affects reporting:
| Status | Included in Reports |
|--------|---------------------|
| Planning | Active reports |
| Active | Active reports |
| On Hold | Active reports |
| Completed | Completed reports |
| Cancelled | Cancelled/closed reports |
## Related Topics
- [Creating Projects](/docs/user-guides/projects/creating-projects) - Project creation
- [Project Settings](/docs/user-guides/projects/project-settings) - Configuration
- [Archiving Projects](/docs/user-guides/projects/archiving-projects) - Archive guide
---
# Project Metrics (https://yapl.app/en/docs/user-guides/projects/project-metrics)
# Project Metrics
YAPL provides various metrics to help you track project progress, monitor budget usage, and assess overall project health.
## Dashboard Overview
Access project metrics from the project detail page. The dashboard displays key performance indicators at a glance.
### Key Metrics
| Metric | Description |
|--------|-------------|
| Task Completion | Percentage of completed tasks |
| Timeline Progress | Days elapsed vs. total duration |
| Budget Usage | Spent vs. total budget |
| Team Activity | Recent team actions |
## Task Metrics
### Completion Progress
Track task completion across your plans:
| Metric | Description |
|--------|-------------|
| Total Tasks | All tasks in project plans |
| Completed | Tasks marked complete |
| In Progress | Tasks currently being worked |
| Not Started | Tasks not yet begun |
| Completion Rate | Percentage complete |
### Progress Calculation
Progress can be calculated in different modes:
| Mode | Calculation Method |
|------|-------------------|
| Manual | User-defined percentage |
| Effort-based | Based on hours worked vs. planned |
| Checklist-based | Based on checklist item completion |
| Weighted children | Based on subtask completion |
### Task Status Distribution
View tasks by status:
- **To Do** - Not started
- **In Progress** - Active work
- **In Review** - Pending approval
- **Completed** - Finished
- **Custom statuses** - Workspace-specific
## Timeline Metrics
### Duration Tracking
| Metric | Description |
|--------|-------------|
| Start Date | Project start |
| End Date | Expected completion |
| Total Duration | Days from start to end |
| Days Elapsed | Days since start |
| Days Remaining | Days until end |
### Timeline Health
Indicators show if project is:
- **On Track** - Progress matches timeline
- **Behind** - Progress lagging timeline
- **Ahead** - Progress exceeding timeline
- **Overdue** - Past end date
### Timeline Visualization
The project overview may include:
- Progress bar showing timeline position
- Milestone markers
- Key date indicators
## Budget Metrics
Full budget tracking requires Professional tier subscription.
### Budget Overview
| Metric | Description |
|--------|-------------|
| Total Budget | Planned project budget |
| Spent | Amount used |
| Remaining | Budget left |
| Usage Rate | Percentage used |
### Budget Health
Budget status indicators:
- **Under Budget** - Spending below plan
- **On Budget** - Spending matches plan
- **Over Budget** - Spending exceeds plan
### Cost Metrics (Professional)
Advanced cost tracking includes:
- Resource costs
- Task-level cost tracking
- Cash flow analysis
- S-Curve visualization
## Plan Metrics
### Plan Coverage
| Metric | Description |
|--------|-------------|
| Total Plans | Number of project plans |
| Active Plans | Plans in progress |
| Published Plans | Finalized versions |
| Draft Plans | Work in progress |
### Plan Health
For each plan:
- Task completion rate
- Resource utilization
- Critical path status
- Version information
## Team Metrics
### Team Involvement
| Metric | Description |
|--------|-------------|
| Assigned Teams | Teams with project access |
| Total Members | Members across assigned teams |
| Active Members | Members with recent activity |
### Activity Tracking
Team activity metrics:
- Recent actions by members
- Task assignments
- Updates and changes
- Comments and notes
## Activity Metrics
### Recent Activity
Track recent project changes:
- Task updates
- Status changes
- Resource assignments
- Plan modifications
### Activity Timeline
View chronological activity:
- Who made changes
- What was changed
- When changes occurred
## Viewing Metrics
### Project Dashboard
Access comprehensive metrics:
1. Open the project
2. View **Overview** tab
3. Explore metrics cards and charts
### Quick Stats
Quick statistics typically shown:
- Task completion percentage
- Timeline status
- Budget usage (if applicable)
- Recent activity count
### Detailed Views
For deeper analysis:
- Click on metric cards for details
- Use filters to focus on specific data
- Export data for external analysis
## Metric Cards
### Understanding Metric Cards
Each metric card displays:
- Primary metric value
- Comparison or context
- Trend indicator (if applicable)
- Link to detailed view
### Common Cards
| Card | Shows |
|------|-------|
| Tasks | Completion rate and status breakdown |
| Timeline | Progress and remaining time |
| Budget | Usage and remaining funds |
| Activity | Recent changes count |
| Teams | Member count and involvement |
## Metrics Refresh
### Update Frequency
Metrics update:
- Real-time for most data
- Aggregated data may have slight delay
- Refresh page for latest
### Manual Refresh
To ensure latest data:
1. Use refresh button if available
2. Refresh browser page
3. Navigate away and back
## Using Metrics
### Progress Monitoring
Use metrics to:
- Track daily/weekly progress
- Identify bottlenecks
- Forecast completion
- Report to stakeholders
### Decision Making
Metrics help with:
- Resource allocation
- Timeline adjustments
- Budget reallocation
- Team assignments
### Communication
Share metrics for:
- Status updates
- Stakeholder reports
- Team meetings
- Client communications
## Best Practices
### Regular Review
- Check metrics daily or weekly
- Note trends over time
- Address issues early
### Accurate Data
- Keep task statuses current
- Log time and costs accurately
- Update progress regularly
### Context
- Consider metrics in context
- Don't rely on single metrics
- Look at trends, not snapshots
## Troubleshooting
### Metrics Not Updating
- Refresh the page
- Verify data was saved
- Check for system delays
### Unexpected Values
- Verify underlying data
- Check calculation settings
- Review recent changes
### Missing Metrics
- Some metrics require Professional tier
- Check subscription features
- Verify project has data to display
## Related Topics
- [Project Settings](/docs/user-guides/projects/project-settings) - Configuration
- [Project Lifecycle](/docs/user-guides/projects/project-lifecycle) - Status management
- [Plans](/docs/user-guides/plans) - Schedule management
- [Tasks](/docs/user-guides/tasks) - Task management
---
# Project Settings (https://yapl.app/en/docs/user-guides/projects/project-settings)
# Project Settings
Project settings allow you to modify project information, manage team assignments, and configure project-specific options after creation.
## Accessing Project Settings
1. Navigate to **Projects** in the sidebar
2. Click on the project name
3. Click **Edit** or the settings icon
4. Or access settings from project detail tabs
## Editable Properties
### Basic Information
| Field | Description | Can Edit |
|-------|-------------|----------|
| Project Name | Display name | Yes |
| Description | Overview and goals | Yes |
| Project Code | Unique identifier | Yes (with caution) |
| Status | Current phase | Yes |
### Project Name
- 3-255 characters
- Should be descriptive and recognizable
- Appears in navigation, lists, and reports
### Description
- Up to 1,000 characters
- Supports plain text
- Useful for project context and goals
### Project Code
- Unique within workspace
- Used for identification and references
- Changing may affect existing references
Changing project codes may affect external integrations or reports that reference the old code.
### Status
See [Project Lifecycle](/docs/user-guides/projects/project-lifecycle) for detailed status information.
## Timeline Settings
### Dates
| Field | Description | Restrictions |
|-------|-------------|--------------|
| Start Date | When work begins | Can be any date |
| End Date | Expected completion | Must be after start date |
### Modifying Dates
1. Open project settings
2. Click on date fields
3. Select new dates using date picker
4. Save changes
### Date Validation
- End date must be after start date (if both set)
- Past dates are allowed for historical projects
- Future dates allowed for planning
## Budget Settings
### Budget Fields
| Field | Description | Range |
|-------|-------------|-------|
| Budget Amount | Estimated cost | 0 - 999,999,999.99 |
| Currency | Budget currency | 3-letter ISO code |
### Currency Options
- Defaults to workspace currency
- Can be changed per project
- Common codes: USD, EUR, TRY, GBP
### Budget Considerations
- Budget is optional
- Used for tracking and reporting
- Does not enforce spending limits
- Professional tier enables cost tracking features
## Client & Location
### Client Information
| Field | Description | Limit |
|-------|-------------|-------|
| Client Name | Project client | 255 characters |
### Location Information
| Field | Description | Limit |
|-------|-------------|-------|
| Location Address | Site address | 500 characters |
### Updating Client/Location
1. Open project settings
2. Navigate to client/location section
3. Update fields
4. Save changes
## Team Assignments
### Viewing Assignments
Current team assignments appear in:
- Project settings
- Project overview
- Team tab on project detail
### Modifying Assignments
1. Open project settings
2. Find team assignment section
3. Add or remove teams
4. Save changes
### Assignment Rules
| Rule | Details |
|------|---------|
| Minimum teams | 1 (for non-owners) |
| Maximum teams | 10 |
| Immediate effect | Yes |
See [Team Assignments](/docs/user-guides/teams/team-assignments) for more details.
## Project Visibility
### Who Can See Project
| Role | Visibility |
|------|------------|
| Workspace Owners | Always visible |
| Assigned Team Leads | Visible |
| Assigned Team Members | Visible |
| Assigned Team Viewers | Visible |
| Non-assigned Members | Not visible |
### Changing Visibility
Modify visibility by:
- Adding teams (increases visibility)
- Removing teams (decreases visibility)
- Status changes (archived projects may be filtered)
## Settings Permissions
### Who Can Edit Settings
| Role | Can Edit |
|------|----------|
| Workspace Owners | Yes |
| Team Leads (assigned) | Yes |
| Team Members (assigned) | Limited |
| Team Viewers (assigned) | No |
### Limited Editing
Team Members may be able to:
- Update certain fields
- Cannot change team assignments
- Cannot archive/delete
## Saving Changes
### How to Save
1. Make desired changes
2. Click **Save Changes** button
3. Wait for confirmation
4. Changes apply immediately
### Validation
Before saving, the system validates:
- Required fields present
- Date constraints met
- Code uniqueness
- Field lengths
### Save Failures
If save fails:
- Check error messages
- Verify field requirements
- Ensure unique project code
- Try refreshing and re-entering
## Bulk Operations
Currently, project settings are edited individually. For multiple projects:
1. Open each project separately
2. Make changes
3. Save each individually
## Settings History
Project changes are tracked:
- Who made changes
- When changes occurred
- What was changed
View history in project activity log.
## Troubleshooting
### Cannot Save Changes
**"Project code already exists"**
- Use a unique code
- Check for similar projects
**"End date must be after start date"**
- Adjust dates appropriately
- Clear one date if not needed
**"You don't have permission"**
- Verify your team role
- Contact team lead for access
### Changes Not Appearing
- Refresh the page
- Clear browser cache
- Verify changes were saved
### Missing Edit Options
- Check your team role
- Verify project isn't archived
- Contact workspace owner
## Related Topics
- [Creating Projects](/docs/user-guides/projects/creating-projects) - Project creation
- [Project Lifecycle](/docs/user-guides/projects/project-lifecycle) - Status management
- [Team Assignments](/docs/user-guides/teams/team-assignments) - Access control
---
# Assigning Resources (https://yapl.app/en/docs/user-guides/resources/assigning-resources)
# Assigning Resources
Resource assignment connects your workspace resources to specific tasks and plans, enabling tracking of utilization, costs, and availability.
## Understanding Resource Assignment
Assignment involves:
- **Selecting resources** from your workspace pool
- **Specifying allocation** (quantity, duration, dates)
- **Tracking usage** against availability
- **Calculating costs** based on rates and allocation
## Where to Assign Resources
### Plan Resources Tab
1. Open a plan
2. Navigate to **Resources** tab
3. Manage plan-level resource assignments
### Task Resources
1. Open a task
2. Find resources section
3. Add or modify task resource assignments
### Timeline View (Gantt)
1. Open plan timeline
2. View resource assignments visually
3. Drag to modify assignments
## Assigning to Tasks
### Step-by-Step
1. Open the task
2. Find **Resources** section
3. Click **Add Resource**
4. Search or browse available resources
5. Select the resource
6. Configure allocation:
- Quantity (for materials/consumables)
- Duration/hours (for equipment)
- Dates (if different from task dates)
7. Save assignment
### Assignment Fields
| Field | Description | Applies To |
|-------|-------------|------------|
| Resource | Selected resource | All |
| Quantity | Units needed | Materials, Consumables |
| Hours | Time allocated | Equipment |
| Days | Days allocated | Equipment |
| Start Date | When needed | All |
| End Date | Until when | All |
| Notes | Assignment details | All |
## Equipment Assignment
### Time-Based Allocation
Equipment uses time-based assignment:
| Field | Description | Example |
|-------|-------------|---------|
| Hours | Operating hours needed | 16 hours |
| Days | Calendar days needed | 2 days |
| Start | When equipment needed | 2025-01-15 |
| End | When released | 2025-01-16 |
### Cost Calculation
Equipment costs calculated as:
- **Hourly**: Hours × Hourly Rate
- **Daily**: Days × Daily Rate
System uses the appropriate rate based on allocation type.
## Material Assignment
### Quantity-Based Allocation
Materials use quantity assignment:
| Field | Description | Example |
|-------|-------------|---------|
| Quantity | Units needed | 50 cubic yards |
| Unit | Measurement unit | cubic yards |
### Cost Calculation
Material costs calculated as:
- Quantity × Unit Cost
## Consumable Assignment
### Quantity-Based Allocation
Similar to materials:
| Field | Description | Example |
|-------|-------------|---------|
| Quantity | Units needed | 25 each |
| Unit | Package unit | each |
### Cost Calculation
Consumable costs calculated as:
- Quantity × Unit Cost
## Modifying Assignments
### Editing Assignment
1. Find the assignment in task or plan
2. Click edit icon or assignment details
3. Modify quantity, hours, or dates
4. Save changes
### Removing Assignment
1. Find the assignment
2. Click remove/delete icon
3. Confirm removal
4. Resource returns to available pool
## Bulk Assignment
### Assigning Multiple Resources
1. Select task or plan
2. Click **Add Resources** (plural)
3. Select multiple resources
4. Configure each allocation
5. Save all assignments
### Assigning Resource Groups
If using groups:
1. Select entire group
2. All group resources assigned
3. Configure individual allocations as needed
## Assignment Conflicts
### What Are Conflicts?
Conflicts occur when:
- Equipment double-booked on same dates
- Resource over-allocated beyond capacity
- Scheduling overlaps detected
### Conflict Indicators
YAPL shows:
- Warning icons on conflicted resources
- Conflict messages in assignment dialog
- Utilization over 100%
### Resolving Conflicts
Options:
1. Adjust dates to avoid overlap
2. Reduce allocation quantity/hours
3. Use alternative resource
4. Accept and document over-allocation
Conflicts don't prevent assignment but indicate potential scheduling issues.
## Assignment from Gantt Chart
### Visual Assignment
1. Open plan timeline (Gantt)
2. View resource row under tasks
3. Drag resource bars to allocate
4. Resize bars to adjust duration
### Benefits
- Visual scheduling
- Easy conflict identification
- Quick adjustments
## Cost Tracking
### Viewing Assignment Costs
Each assignment shows:
- Resource rate
- Allocation quantity/time
- Calculated cost
### Aggregated Costs
Plan and task views show:
- Total resource cost
- Cost by resource type
- Budget comparison
Full cost tracking requires Professional tier subscription.
## Assignment Status
### Planned
- Future assignment
- Resource reserved
- Not yet used
### Active
- Currently in use
- Within assignment dates
- Being consumed/utilized
### Completed
- Past assignment
- Actual usage recorded
- Costs finalized
## Best Practices
### Planning Ahead
- Assign resources early in planning
- Allow buffer for uncertainties
- Review availability before assigning
### Accurate Allocation
- Use realistic quantities/hours
- Update as scope changes
- Track actual vs. planned
### Conflict Management
- Address conflicts promptly
- Document resolution decisions
- Consider alternative resources
### Cost Accuracy
- Keep resource rates current
- Update allocations as needed
- Review costs regularly
## Subscription Requirements
| Feature | Basic | Professional |
|---------|-------|--------------|
| Basic assignment | Yes | Yes |
| Conflict detection | No | Yes |
| Cost tracking | No | Yes |
| Group assignment | No | Yes |
## Troubleshooting
### Cannot Assign Resource
**"Resource not available"**
- Check resource is active
- Verify not already fully allocated
- Check subscription limits
**"Conflict detected"**
- Review existing assignments
- Adjust dates or allocation
- Use alternative resource
### Cost Not Calculating
- Verify resource has rate set
- Check allocation fields are filled
- Ensure Professional tier
### Assignment Not Saving
- Check all required fields
- Verify permissions
- Refresh and retry
## Related Topics
- [Creating Resources](/docs/user-guides/resources/creating-resources) - Add resources
- [Resource Groups](/docs/user-guides/resources/resource-groups) - Group management
- [Resource Utilization](/docs/user-guides/resources/resource-utilization) - Track usage
- [Task Management](/docs/user-guides/tasks) - Task operations
---
# Creating Resources (https://yapl.app/en/docs/user-guides/resources/creating-resources)
# Creating Resources
Add resources to your workspace pool to track labor, equipment, materials, and consumables across your projects.
## Accessing Resource Creation
### From Resources Page
1. Navigate to **Resources** in the sidebar
2. Click **Create Resource**
3. Resource creation dialog opens
### From Plan Resources Tab
1. Open a plan
2. Navigate to **Resources** tab
3. Click **Add Resource**
4. Choose to create new or select existing
## Resource Creation Form
### Required Fields
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Name | Resource identifier | 1-255 characters |
| Type | Person, Equipment, Materials, or Consumables | Select one |
| Status | Active or Inactive | Default: Active |
### Optional Fields
| Field | Description | Applies To |
|-------|-------------|------------|
| Code | Unique identifier code | All types |
| Description | Details and specifications | All types |
| Unit | Measurement unit | Materials, Consumables |
| Hourly Rate | Cost per hour | Person, Equipment |
| Daily Rate | Cost per day | Person, Equipment |
| Unit Cost | Price per unit | Materials, Consumables |
| Group | Resource group assignment | All types |
## Creating Person (Labor)
### Step-by-Step
1. Click **Create Resource**
2. Select **Person** as type
3. Enter name (e.g., "John Smith - Site Engineer")
4. Optionally enter:
- Code (e.g., "EMP-001" or employee ID)
- Hourly rate (e.g., $75)
- Daily rate (e.g., $600)
- Description (role, skills, certifications)
5. Click **Create**
### Person-Specific Fields
| Field | Description | Example |
|-------|-------------|---------|
| Hourly Rate | Labor cost per hour | $75.00 |
| Daily Rate | Labor cost per day | $600.00 |
### Person Naming Tips
Include identifying information:
- Full name
- Role or job title
- Team or department
**Examples:**
- "John Smith - Project Manager"
- "Maria Garcia - Lead Electrician"
- "Ahmed Hassan - Site Supervisor"
- "Subcontractor - ABC Plumbing"
### Tracking Labor
Person resources allow you to:
- Track labor hours allocated to tasks
- Calculate labor costs based on hourly or daily rates
- Monitor utilization across projects
- Identify scheduling conflicts
## Creating Equipment
### Step-by-Step
1. Click **Create Resource**
2. Select **Equipment** as type
3. Enter name (e.g., "Excavator CAT-320")
4. Optionally enter:
- Code (e.g., "EQ-001")
- Hourly rate (e.g., $150)
- Daily rate (e.g., $1,000)
- Description
5. Click **Create**
### Equipment-Specific Fields
| Field | Description | Example |
|-------|-------------|---------|
| Hourly Rate | Cost per operating hour | $150.00 |
| Daily Rate | Cost per day | $1,000.00 |
### Equipment Naming Tips
Include identifying information:
- Brand/manufacturer
- Model number
- Serial number or unit ID
**Examples:**
- "Excavator CAT 320D - Unit 01"
- "Crane Liebherr LTM 1100 - SN12345"
- "Forklift Toyota 8FGU25 - FL003"
## Creating Materials
### Step-by-Step
1. Click **Create Resource**
2. Select **Materials** as type
3. Enter name (e.g., "Concrete Mix 4000PSI")
4. Enter unit (e.g., "cubic yard")
5. Optionally enter:
- Code (e.g., "MAT-CON-4K")
- Unit cost (e.g., $125)
- Description with specifications
6. Click **Create**
### Material-Specific Fields
| Field | Description | Example |
|-------|-------------|---------|
| Unit | Measurement unit | cubic yard, ton, linear ft |
| Unit Cost | Price per unit | $125.00 |
### Common Material Units
| Category | Units |
|----------|-------|
| Volume | cubic yard, cubic meter, gallon, liter |
| Weight | ton, pound, kilogram |
| Length | linear foot, meter |
| Area | square foot, square meter |
| Count | piece, unit, each, bundle |
### Material Naming Tips
Include specifications:
- Material type
- Grade or strength
- Size or dimensions
**Examples:**
- "Concrete Mix - 4000 PSI"
- "Steel Rebar #4 - Grade 60"
- "2x4 Lumber - SPF - 8ft"
## Creating Consumables
### Step-by-Step
1. Click **Create Resource**
2. Select **Consumables** as type
3. Enter name (e.g., "Safety Helmets - White")
4. Enter unit (e.g., "each")
5. Optionally enter:
- Code (e.g., "CON-HELM-W")
- Unit cost (e.g., $25)
- Description
6. Click **Create**
### Consumable-Specific Fields
| Field | Description | Example |
|-------|-------------|---------|
| Unit | Package or item unit | each, box, case |
| Unit Cost | Price per unit | $25.00 |
### Consumable Naming Tips
Include identifying details:
- Item type
- Size or variant
- Color if applicable
**Examples:**
- "Safety Gloves - Large - Cut Resistant"
- "Diesel Fuel - 5 Gallon"
- "Marking Paint - Orange"
## Setting Costs
### Person and Equipment Costs
| Rate Type | When to Use |
|-----------|-------------|
| Hourly | Short-term allocations, hourly workers |
| Daily | Full-day or multi-day use, salaried workers |
Both can be set; system uses appropriate rate based on allocation.
### Material/Consumable Costs
Set unit cost for accurate budget tracking:
- Research current market prices
- Update costs periodically
- Include delivery/handling if consistent
### Cost Currency
Costs use your workspace's default currency. Ensure consistency across resources.
## Resource Codes
### Purpose
Resource codes provide:
- Quick identification
- Barcode/QR compatibility
- Integration with external systems
- Consistent referencing
### Code Guidelines
| Guideline | Example |
|-----------|---------|
| Type prefix | LABOR-, EQ-, MAT-, CON- |
| Category code | EQ-HVY-001, LABOR-ENG-001 |
| Sequential numbering | MAT-001, MAT-002 |
| Avoid special characters | Use letters, numbers, hyphens |
## Assigning to Groups
During creation, you can assign the resource to a group:
1. Find **Group** field in creation form
2. Select existing group or leave empty
3. Resource appears in group after creation
See [Resource Groups](/docs/user-guides/resources/resource-groups) for more information.
## After Creation
### Resource Appears In
- Workspace resource list
- Resource group (if assigned)
- Available for task assignment
- Utilization tracking
### Next Steps
1. **Assign to tasks** - Allocate in plan resources
2. **Add to groups** - Organize logically
3. **Set availability** - Configure scheduling
## Bulk Resource Creation
For multiple resources:
1. Create resources individually
2. Use consistent naming conventions
3. Assign to appropriate groups
Import functionality for bulk resource creation may be available in Professional tier.
## Resource Status
### Active
- Available for assignment
- Appears in selection lists
- Included in utilization
### Inactive
- Cannot be assigned to new tasks
- Hidden from selection lists
- Historical assignments preserved
### Changing Status
1. Open resource details
2. Change status toggle
3. Save changes
## Subscription Limits
| Tier | Resource Creation |
|------|-------------------|
| Trial | Full access |
| Basic | Limited quantity |
| Professional | Unlimited |
## Troubleshooting
### Cannot Create Resource
**"Resource limit reached"**
- Check subscription tier limits
- Deactivate unused resources
- Upgrade subscription
**"Name already exists"**
- Resource names should be unique
- Add identifiers to differentiate
### Cost Not Calculating
- Verify cost field is filled
- Check rate type matches allocation
- Ensure Professional tier for full cost tracking
### Resource Not Appearing
- Check active/inactive status
- Verify creation completed
- Refresh the page
## Related Topics
- [Resource Types](/docs/user-guides/resources/resource-types) - Understanding types
- [Resource Groups](/docs/user-guides/resources/resource-groups) - Organization
- [Assigning Resources](/docs/user-guides/resources/assigning-resources) - Task allocation
---
# Resources (https://yapl.app/en/docs/user-guides/resources)
# Resource Management
Resources in YAPL represent the labor, equipment, materials, and consumables needed to execute your projects. The resource management system helps you track availability, manage costs, and optimize utilization across your workspace.
## Understanding Resources
Resources provide:
- **Inventory Tracking** - Monitor equipment and material availability
- **Cost Management** - Track resource costs and rates
- **Utilization Analysis** - Understand resource allocation
- **Conflict Detection** - Identify scheduling overlaps
- **Group Organization** - Organize resources into crews or departments
## Resource Architecture
```
Workspace Resources (Pool)
├── Person (Labor)
│ ├── Project Manager
│ ├── Site Engineer
│ ├── Electrician
│ └── ...
├── Equipment
│ ├── Excavator-01
│ ├── Crane-02
│ └── ...
├── Materials
│ ├── Concrete Mix
│ ├── Steel Beams
│ └── ...
├── Consumables
│ ├── Safety Equipment
│ ├── Fuel
│ └── ...
└── Resource Groups
├── Site Crew
├── Heavy Equipment
├── Site Materials
└── ...
```
## In This Section
### Resource Basics
- **[Resource Types](/docs/user-guides/resources/resource-types)** - Person, equipment, materials, and consumables
- **[Creating Resources](/docs/user-guides/resources/creating-resources)** - Add resources to your workspace
### Organization
- **[Resource Groups](/docs/user-guides/resources/resource-groups)** - Organize into crews and departments
### Assignment & Tracking
- **[Assigning Resources](/docs/user-guides/resources/assigning-resources)** - Allocate to tasks and plans
- **[Resource Utilization](/docs/user-guides/resources/resource-utilization)** - Monitor usage and availability
## Quick Reference
| Task | Location |
|------|----------|
| View all resources | Resources (sidebar) |
| Create resource | Resources > Create Resource |
| Create group | Resources > Groups |
| Assign to task | Plan > Task > Resources |
| View utilization | Resources > Utilization |
## Subscription Requirements
Full resource management features require Professional tier subscription.
| Feature | Basic | Professional |
|---------|-------|--------------|
| Create resources | Limited | Unlimited |
| Resource groups | No | Yes |
| Cost tracking | No | Yes |
| Utilization reports | No | Yes |
## Resource Limits by Tier
| Tier | Resource Limit |
|------|----------------|
| Trial | Full access (14 days) |
| Basic | Limited resources |
| Professional | Unlimited |
## Best Practices
### Resource Naming
- Use descriptive, unique names
- Include identifiers (serial numbers, codes)
- Follow consistent naming conventions
### Cost Tracking
- Set accurate hourly/daily rates
- Update costs regularly
- Track both planned and actual costs
### Group Organization
- Group related resources logically
- Use groups for crew management
- Review groupings periodically
## Related Topics
- [Task Management](/docs/user-guides/tasks) - Assign resources to tasks
- [Cost Tracking](/docs/user-guides/plans/cost) - Budget and cost analysis
- [Gantt Charts](/docs/user-guides/gantt) - Visual resource scheduling
---
# Resource Groups (https://yapl.app/en/docs/user-guides/resources/resource-groups)
# Resource Groups
Resource groups help you organize related resources into logical collections like crews, departments, or equipment categories. Groups simplify resource management and allocation.
## Understanding Resource Groups
Groups provide:
- **Organization** - Logical categorization of resources
- **Crew Management** - Group resources that work together
- **Bulk Operations** - Manage multiple resources at once
- **Reporting** - Aggregate resource metrics by group
## Accessing Resource Groups
1. Navigate to **Resources** in sidebar
2. Click **Groups** or find groups section
3. View existing groups or create new ones
## Creating a Group
### Step-by-Step
1. Navigate to **Resources > Groups**
2. Click **Create Group**
3. Enter group details:
- Name (required)
- Description (optional)
- Group type (optional)
4. Click **Create**
### Group Fields
| Field | Description | Required |
|-------|-------------|----------|
| Name | Group identifier | Yes |
| Description | Purpose and details | No |
| Type | Category classification | No |
### Group Naming
Use descriptive names:
- **By function**: "Heavy Equipment Crew", "Electrical Team"
- **By location**: "Site A Equipment", "Warehouse Materials"
- **By project**: "Project Alpha Resources"
## Group Types
### Equipment Groups
Organize machinery and tools:
- Heavy Equipment Crew
- Hand Tools Collection
- Safety Equipment Set
### Material Groups
Categorize physical goods:
- Structural Materials
- Finishing Materials
- Electrical Supplies
### Crew Groups
Bundle resources that work together:
- Foundation Crew (equipment + materials)
- Framing Crew
- Site Preparation Team
### Mixed Groups
Combine different resource types:
- Project Starter Kit
- Emergency Response Resources
## Adding Resources to Groups
### During Resource Creation
1. When creating a resource
2. Find the **Group** field
3. Select existing group
4. Resource added on creation
### After Resource Creation
1. Navigate to **Resources**
2. Select the resource
3. Edit resource details
4. Select or change group
5. Save changes
### Bulk Assignment
1. Go to resource list
2. Select multiple resources
3. Use bulk action **Move to Group**
4. Select target group
5. Confirm action
## Managing Groups
### Viewing Group Contents
1. Navigate to **Resources > Groups**
2. Click on a group name
3. View all resources in the group
4. See group statistics
### Group Statistics
Each group displays:
- Total resource count
- Resources by type
- Active vs. inactive
- Total value/cost (if applicable)
### Editing Groups
1. Open the group
2. Click **Edit Group**
3. Modify name, description, or type
4. Save changes
### Deleting Groups
1. Open the group
2. Click **Delete Group**
3. Confirm deletion
Deleting a group does not delete the resources. Resources become ungrouped.
## Removing Resources from Groups
### Individual Removal
1. Select the resource
2. Edit resource details
3. Clear the group assignment
4. Save changes
### Bulk Removal
1. Select multiple resources
2. Use bulk action
3. Choose **Remove from Group**
4. Confirm action
## Use Cases
### Crew Management
Create groups for work teams:
```
Foundation Crew
├── Excavator CAT-320
├── Concrete Mixer Truck
├── Concrete Forms
├── Rebar Bundle
└── Safety Equipment Set
```
### Equipment Categories
Organize by equipment type:
```
Heavy Equipment
├── Excavator CAT-320
├── Crane Liebherr LTM
├── Bulldozer CAT D6
└── Loader Caterpillar 966
```
### Project Resources
Dedicated resources for specific projects:
```
Project Alpha Resources
├── Project Excavator
├── Dedicated Materials
└── Site Consumables
```
## Group-Based Allocation
### Allocating Entire Groups
When assigning resources to tasks:
1. Instead of selecting individual resources
2. Select a group
3. All group resources are allocated
### Benefits
- Faster assignment
- Consistent crew allocation
- Reduced errors
## Subscription Requirements
Resource groups require Professional tier subscription.
| Feature | Basic | Professional |
|---------|-------|--------------|
| Create groups | No | Yes |
| Bulk operations | No | Yes |
| Group reporting | No | Yes |
## Best Practices
### Logical Organization
- Group by how resources are used together
- Align with your operational structure
- Keep groups manageable in size
### Naming Conventions
- Use consistent naming patterns
- Include location or function
- Avoid overly generic names
### Regular Maintenance
- Review groups periodically
- Update as operations change
- Archive unused groups
### Documentation
- Use descriptions to explain group purpose
- Document group usage guidelines
- Maintain group inventory lists
## Troubleshooting
### Cannot Create Group
**"Feature not available"**
- Requires Professional subscription
- Upgrade to access groups
**"Group name exists"**
- Use unique names
- Add identifiers to differentiate
### Resources Not Appearing in Group
- Verify resource is assigned to group
- Check resource is active
- Refresh the page
### Bulk Operations Failing
- Verify you have permission
- Check all selected resources are active
- Try smaller batches
## Related Topics
- [Creating Resources](/docs/user-guides/resources/creating-resources) - Add new resources
- [Resource Types](/docs/user-guides/resources/resource-types) - Understanding types
- [Assigning Resources](/docs/user-guides/resources/assigning-resources) - Task allocation
---
# Resource Types (https://yapl.app/en/docs/user-guides/resources/resource-types)
# Resource Types
YAPL supports four main resource types, each designed for different tracking needs. Understanding these types helps you organize resources effectively.
## Overview of Types
| Type | Description | Tracking Method |
| --------------- | ----------------------- | ----------------------- |
| **Person** | Human resources (labor) | Time-based (hours/days) |
| **Equipment** | Reusable assets | Time-based (hours/days) |
| **Materials** | Physical goods | Quantity-based (units) |
| **Consumables** | Single-use items | Quantity-based (units) |
## Person (Labor)
Person resources represent human labor assigned to tasks.
### Characteristics
| Property | Description |
| ------------ | ---------------------------- |
| Time-based | Allocated by hours or days |
| Skillset | Track capabilities and roles |
| Availability | Work schedules and capacity |
| Cost | Hourly or daily labor rates |
### Examples
- Project managers
- Engineers and architects
- Labor workers
- Supervisors
- Subcontractors
### Person Fields
| Field | Description | Required |
| ----------- | ---------------------- | -------- |
| Name | Person's name | Yes |
| Code | Employee/contractor ID | Optional |
| Hourly Rate | Labor cost per hour | Optional |
| Daily Rate | Labor cost per day | Optional |
| Status | Active/Inactive | Yes |
| Description | Role and skills | Optional |
### Tracking Labor
Person resources are tracked by:
- **Availability** - Work schedule and capacity
- **Utilization** - Hours assigned vs. available
- **Cost** - Labor rate multiplied by time
- **Skills** - Matching capabilities to tasks
## Equipment
Equipment represents reusable assets that are allocated by time.
### Characteristics
| Property | Description |
| ----------- | ------------------------------- |
| Reusable | Used repeatedly across projects |
| Time-based | Allocated by hours or days |
| Schedulable | Can detect conflicts |
| Depreciable | Track value over time |
### Examples
- Heavy machinery (excavators, cranes, bulldozers)
- Vehicles (trucks, vans, forklifts)
- Tools (power tools, scaffolding)
- Technology (computers, tablets, surveying equipment)
### Equipment Fields
| Field | Description | Required |
| ----------- | -------------------- | -------- |
| Name | Equipment identifier | Yes |
| Code | Unique code | Optional |
| Hourly Rate | Cost per hour | Optional |
| Daily Rate | Cost per day | Optional |
| Status | Active/Inactive | Yes |
| Description | Details and notes | Optional |
### Tracking Equipment
Equipment is tracked by:
- **Availability** - When equipment is free vs. allocated
- **Utilization** - Hours/days used vs. available
- **Cost** - Rate multiplied by allocation time
- **Location** - Where equipment is assigned
## Materials
Materials represent physical goods consumed or incorporated into projects.
### Characteristics
| Property | Description |
| -------------- | ----------------------- |
| Quantity-based | Tracked by units |
| Consumable | Used up during projects |
| Inventory | Track stock levels |
| Costed | Price per unit |
### Examples
- Materials (concrete, steel, lumber)
- Electrical supplies (wiring, fixtures)
- Plumbing materials (pipes, fittings)
- Finishing materials (paint, flooring)
### Material Fields
| Field | Description | Required |
| ----------- | ------------------- | -------- |
| Name | Material name | Yes |
| Code | SKU or product code | Optional |
| Unit | Measurement unit | Yes |
| Unit Cost | Price per unit | Optional |
| Status | Active/Inactive | Yes |
| Description | Specifications | Optional |
### Measurement Units
Common units for materials:
- **Volume**: cubic meters, cubic yards, gallons, liters
- **Weight**: kilograms, pounds, tons
- **Length**: meters, feet, linear feet
- **Area**: square meters, square feet
- **Count**: pieces, units, each
### Tracking Materials
Materials are tracked by:
- **Quantity** - Units allocated to tasks
- **Cost** - Unit price multiplied by quantity
- **Inventory** - Available stock levels
- **Usage** - Planned vs. actual consumption
## Consumables
Consumables are single-use items that support project execution.
### Characteristics
| Property | Description |
| ------------- | --------------------------------- |
| Single-use | Not returned after use |
| Supporting | Enable work but not incorporated |
| Replenishable | Regularly restocked |
| Lower value | Typically less expensive per unit |
### Examples
- Safety equipment (gloves, masks, vests)
- Fuel and lubricants
- Cleaning supplies
- Office supplies
- Disposable tools (blades, bits)
### Consumable Fields
| Field | Description | Required |
| ----------- | ------------------- | -------- |
| Name | Consumable name | Yes |
| Code | Product code | Optional |
| Unit | Package/measurement | Yes |
| Unit Cost | Price per unit | Optional |
| Status | Active/Inactive | Yes |
| Description | Details | Optional |
### Tracking Consumables
Consumables are tracked by:
- **Usage Rate** - Consumption over time
- **Reorder Level** - When to restock
- **Cost** - Ongoing expense tracking
- **Allocation** - Assignment to tasks/projects
## Choosing the Right Type
### Decision Guide
| If the resource... | Use Type |
| --------------------------------- | ------------------- |
| Is a human worker/laborer | Person |
| Is reused across projects | Equipment |
| Is measured by time allocation | Person or Equipment |
| Is incorporated into deliverables | Materials |
| Is tracked by quantity units | Materials |
| Is single-use and supporting | Consumables |
| Is regularly replenished | Consumables |
### Examples by Type
| Resource | Type | Reason |
| -------------- | ----------- | -------------------------- |
| Site Manager | Person | Human labor, time-based |
| Electrician | Person | Human labor, skilled trade |
| Excavator | Equipment | Reused, time-based |
| Concrete | Materials | Quantity, incorporated |
| Diesel fuel | Consumables | Single-use, supporting |
| Steel beams | Materials | Quantity, incorporated |
| Safety helmets | Consumables | Supporting, replaced |
| Scaffolding | Equipment | Reused, time-based |
## Type-Specific Features
### Person Features
- Work schedule management
- Availability tracking
- Skill matching
- Labor cost calculation
- Utilization reports
### Equipment Features
- Calendar-based scheduling
- Conflict detection
- Maintenance tracking (future)
- Depreciation calculation (future)
### Material Features
- Inventory management
- Quantity tracking
- Waste calculation
- Supplier information (future)
### Consumable Features
- Usage rate tracking
- Reorder notifications (future)
- Bulk allocation
- Cost allocation
## Converting Between Types
Resources cannot be converted between types after creation. If you need to change a resource's type:
1. Create a new resource with correct type
2. Update task assignments
3. Deactivate the old resource
Choose resource types carefully during creation. Type conversion requires creating a new resource.
## Best Practices
### Consistent Classification
- Establish type guidelines for your organization
- Document classification rules
- Train team on proper categorization
### Naming Conventions
By type:
- **Equipment**: Include model/serial (e.g., "Excavator CAT-320-01")
- **Materials**: Include specifications (e.g., "Concrete Mix 4000PSI")
- **Consumables**: Include size/type (e.g., "Safety Gloves - Large")
### Cost Tracking
- Set rates for all equipment
- Update material costs regularly
- Track consumable expenses
## Related Topics
- [Creating Resources](/docs/user-guides/resources/creating-resources) - Add new resources
- [Resource Groups](/docs/user-guides/resources/resource-groups) - Organize resources
- [Assigning Resources](/docs/user-guides/resources/assigning-resources) - Allocate to tasks
---
# Resource Utilization (https://yapl.app/en/docs/user-guides/resources/resource-utilization)
# Resource Utilization
Resource utilization tracking helps you understand how effectively your resources are being used, identify availability, and optimize allocation across projects.
## Understanding Utilization
Utilization measures:
- **Allocation** - How much of a resource is assigned
- **Availability** - When resources are free
- **Efficiency** - Actual vs. planned usage
- **Capacity** - Maximum usage potential
## Utilization Metrics
### Key Metrics
| Metric | Description | Formula |
|--------|-------------|---------|
| Utilization Rate | Percentage allocated | (Allocated / Available) × 100 |
| Availability | Unallocated capacity | Total - Allocated |
| Over-allocation | Beyond 100% | Allocated - Available |
### Interpretation
| Rate | Status | Action |
|------|--------|--------|
| 0-50% | Under-utilized | Consider additional assignments |
| 50-80% | Healthy | Good balance |
| 80-100% | Fully utilized | Monitor closely |
| >100% | Over-allocated | Resolve conflicts |
## Viewing Utilization
### Resource List View
1. Navigate to **Resources**
2. View utilization indicator per resource
3. Sort or filter by utilization
### Utilization Dashboard
1. Navigate to **Resources > Utilization**
2. View aggregate metrics
3. Filter by date range, type, or group
### Individual Resource View
1. Select a resource
2. View detailed utilization
3. See assignment timeline
## Utilization by Resource Type
### Equipment Utilization
Equipment utilization tracked by:
- **Hours allocated** vs. available hours
- **Days allocated** vs. calendar days
- **Time-based percentage**
Example:
- Available: 8 hours/day × 20 days = 160 hours
- Allocated: 120 hours
- Utilization: 75%
### Material Utilization
Materials tracked by:
- **Quantity allocated** vs. inventory
- **Usage rate** over time
- **Stock levels**
### Consumable Utilization
Consumables tracked by:
- **Units consumed** over period
- **Consumption rate**
- **Replenishment needs**
## Time-Based Analysis
### Daily View
See utilization day by day:
- Identify peak usage days
- Spot availability gaps
- Plan around high-demand periods
### Weekly View
Aggregate by week:
- Overall weekly utilization
- Week-over-week trends
- Resource planning horizon
### Monthly View
Long-term perspective:
- Monthly utilization patterns
- Seasonal variations
- Capacity planning
## Utilization Reports
### Available Reports
| Report | Shows |
|--------|-------|
| Resource Summary | Overall utilization by resource |
| Utilization Trend | Changes over time |
| Over-allocation | Resources beyond capacity |
| Availability | Free resources and time |
### Generating Reports
1. Navigate to **Resources > Utilization**
2. Select report type
3. Configure date range and filters
4. Generate or export report
### Export Options
- PDF for sharing
- CSV for analysis
- Direct view in dashboard
Full utilization reporting requires Professional tier subscription.
## Conflict Detection
### Over-allocation Warnings
System alerts when:
- Equipment double-booked
- Utilization exceeds 100%
- Scheduling conflicts exist
### Viewing Conflicts
1. Look for warning indicators
2. Click to see conflict details
3. View overlapping assignments
### Resolving Conflicts
Options:
1. **Reschedule** - Move one assignment
2. **Reduce** - Lower allocation
3. **Substitute** - Use different resource
4. **Accept** - Document and proceed
## Optimizing Utilization
### Identifying Under-utilized Resources
1. Filter resources by low utilization
2. Review assignment opportunities
3. Consider reassignment or reallocation
### Balancing Workload
1. View utilization across similar resources
2. Identify imbalances
3. Redistribute assignments
### Capacity Planning
Use utilization data to:
- Plan future resource needs
- Justify new resource acquisition
- Schedule maintenance windows
## Utilization in Gantt View
### Visual Representation
In timeline view:
- Resource rows show allocation bars
- Color coding for utilization levels
- Visual conflict indicators
### Quick Actions
From Gantt view:
- Drag to reassign
- Resize to adjust duration
- Click for details
## Cost vs. Utilization
### Cost Efficiency
Track relationship between:
- Resource utilization rate
- Cost per unit of utilization
- ROI on resources
### Optimization
Balance:
- High utilization (efficiency)
- Cost effectiveness
- Quality and safety
## Best Practices
### Regular Monitoring
- Check utilization weekly
- Address over-allocation promptly
- Review under-utilized resources
### Data Quality
- Keep assignments current
- Update actual usage
- Remove completed assignments
### Planning
- Use utilization data for planning
- Reserve capacity for uncertainties
- Plan maintenance during low-utilization
### Documentation
- Document allocation decisions
- Track reasons for over-allocation
- Maintain utilization history
## Subscription Features
| Feature | Basic | Professional |
|---------|-------|--------------|
| Basic utilization view | Yes | Yes |
| Utilization reports | No | Yes |
| Conflict detection | No | Yes |
| Export capabilities | No | Yes |
| Historical analysis | No | Yes |
## Troubleshooting
### Utilization Not Updating
- Refresh the page
- Verify assignments are saved
- Check date range settings
### Incorrect Utilization
- Verify resource availability settings
- Check all assignments are recorded
- Review calculation period
### Missing Data
- Ensure resources have assignments
- Check filter settings
- Verify date range includes data
## Related Topics
- [Assigning Resources](/docs/user-guides/resources/assigning-resources) - Allocation
- [Resource Groups](/docs/user-guides/resources/resource-groups) - Organization
- [Gantt Charts](/docs/user-guides/gantt) - Visual scheduling
- [Cost Tracking](/docs/user-guides/plans/cost) - Budget management
---
# Channel Notifications (https://yapl.app/en/docs/user-guides/slack/channel-notifications)
# Channel Notifications
Channel subscriptions post workspace events, like plan publishes, project changes, and team updates, directly into Slack channels, so your team sees activity where they already talk.
## Adding a Channel
1. Navigate to **Settings > Integrations > Slack > Channels**.
2. Click **Add channel**.
3. Pick a Slack channel from the list.
Only channels where the YAPL bot has been added are listed. If yours is missing, open the channel in Slack, add the YAPL app from the channel menu (or through **Integrations > Add apps**), then click **Refresh** in YAPL.
Channel messages send using Slack's `chat:write.public` scope, so the bot doesn't need to be a member of public channels. It still needs to be added to the channel's app list to appear in the picker, though.
## Quick Presets
When adding a channel, start from a preset instead of picking events one by one:
| Preset | What it includes |
|--------|-------------------|
| Plan releases only | Just plan-published events, good for a release announcements channel |
| Project lifecycle | Project created, archived, deleted, restored, or status changed |
| Team activity | Team created, member added, member removed |
| All Workspace Events | Everything below |
Presets are a starting point. You can still adjust individual event types after applying one.
## Event Types
Here's every event a channel can subscribe to.
**Plans**: plan published, archived, deleted, restored, task assigned, task unassigned, task status changed.
**Projects**: project created, archived, deleted, restored, status changed.
**Teams & Workspace**: team created, team member added, team member removed, owner invitation accepted.
Toggle individual events on or off per channel, or use **Select All** for a category.
## Filtering by Project or Team
Beyond event types, a channel can be scoped to specific projects, teams, or both:
- **No filter**: the channel sees every matching event workspace-wide.
- **Project filter**: only events for the selected project(s).
- **Team filter**: only events for the selected team(s).
- **Both**: only events for the selected projects, and only when those projects belong to one of the selected teams.
A live summary sentence on the channel's settings shows exactly what the current filter combination means before you save.
Team activity events (team created, owner invitation accepted) are workspace-wide by design and always require an unfiltered subscription. They can't be scoped to a single project or team.
## Managing Subscriptions
Each channel subscription can be individually disabled, so it stops receiving notifications without deleting the configuration, or removed entirely. Subscriptions are also automatically deactivated, with a reason shown in YAPL, if the underlying Slack channel is deleted or archived, the bot is removed from it, the workspace disconnects, or your plan is downgraded below Professional.
## Related Topics
- [Connecting Slack](/docs/user-guides/slack/connecting-slack): Install the app first.
- [Notification Preferences](/docs/user-guides/slack/notification-preferences): Personal message settings, separate from channel routing.
- [Slash Commands](/docs/user-guides/slack/slash-commands): Act on notifications from Slack.
---
# Connecting Slack (https://yapl.app/en/docs/user-guides/slack/connecting-slack)
# Connecting Slack
Connecting Slack happens in two steps. The workspace owner installs the YAPL app once for the whole Slack workspace, and then each person links their own account (most people don't need to do this manually, see [Auto-Linking by Email](#auto-linking-by-email) below).
## Prerequisites
- You must be the workspace owner to install the app.
- Your YAPL workspace must be on a Professional or Trial plan.
- You need permission to install apps in your Slack workspace.
## Installing the App
1. Navigate to **Settings > Integrations > Slack**.
2. Click **Connect Slack**.
3. You're redirected to Slack to approve the YAPL app and choose a workspace.
4. After approving, you're redirected back to YAPL and walked through a short setup:
- **Welcome** confirms the connection.
- **Default channel** lets you pick a Slack channel and a starting notification preset (for example "Plan releases only" or "Everything"). You can change this anytime in [Channel Notifications](/docs/user-guides/slack/channel-notifications).
- **User mapping summary** shows how many Slack users were auto-linked by email.
- **Done** returns you to Settings.
If your plan doesn't include Slack, the Connect button is replaced with an upgrade prompt.
## Auto-Linking by Email
When the app is installed, YAPL automatically matches Slack users to YAPL accounts by email address, so most people never need to do anything manually. A match happens when a Slack workspace member's email matches an existing YAPL workspace member's email exactly.
### Linking Manually
If your Slack and YAPL emails don't match, or auto-linking didn't run for you, link your account yourself from Slack:
1. In Slack, run `/yapl link`.
2. Click **Link my account**.
3. Sign in to YAPL if prompted.
4. Your accounts are now linked.
Until you're linked, YAPL replies to your commands with a prompt to link first.
### Unlinking
To stop receiving direct messages from YAPL and disconnect your Slack identity from your YAPL account:
1. Go to **Settings > Integrations > Slack > Personal preferences**.
2. Under **Slack account**, click **Unlink account**.
3. Confirm.
The workspace owner can re-map you later if needed. Unlinking doesn't affect channel notifications; those keep posting regardless of individual account links.
"Sign in with Slack" on the login page is a separate feature. It lets you authenticate into YAPL using your Slack identity, which isn't the same as linking your account for Slack notifications described here. You can use one without the other.
## Reconnecting
If the connection is interrupted, for example if the bot token needs refreshing, click **Reconnect** on the Slack settings page. This re-runs the OAuth approval without resetting your channel subscriptions or user mappings.
## Disconnecting
Only the workspace owner can disconnect Slack, from **Settings > Integrations > Slack > Settings tab**. Disconnecting removes all channel subscriptions and stops all Slack notifications for the workspace. User mappings and preferences are preserved in case you reconnect later.
## Related Topics
- [Channel Notifications](/docs/user-guides/slack/channel-notifications): Route events to channels.
- [Notification Preferences](/docs/user-guides/slack/notification-preferences): Your personal message settings.
- [Slash Commands](/docs/user-guides/slack/slash-commands): Everything you can do from Slack.
---
# Slack (https://yapl.app/en/docs/user-guides/slack)
# Slack
The Slack integration brings your workspace activity into the channels your team already uses, and lets people check and update their tasks without leaving Slack.
## What You Can Do With Slack
- **Channel notifications.** Post plan publishes, project changes, and team or membership updates to any Slack channel, filtered by project or team.
- **Slash commands.** Check your tasks, update status, assign or unassign work, and more with `/yapl` commands.
- **Personal direct messages.** Get notified the moment something relevant to you happens, right in Slack.
- **App Home.** A "My tasks" and "Upcoming milestones" view inside Slack.
- **Link unfurling.** Paste a YAPL plan, task, or project URL in Slack and get a rich preview.
- **Auto-linked accounts.** Slack users are matched to YAPL accounts by email automatically, so most people don't need to set anything up manually.
## Availability
Slack is available on Professional and Trial plans. Only the workspace owner can connect or disconnect the Slack workspace.
| Plan | Slack |
|------|-------|
| Trial | Included (preview) |
| Basic | Not available |
| Professional | Included |
If your workspace is on the Basic plan, [upgrade your plan](/docs/user-guides/billing/upgrading-plan) to connect Slack.
## In This Section
### Setup
- **[Connecting Slack](/docs/user-guides/slack/connecting-slack)**: Install the app, then link your own account.
### Notifications
- **[Channel Notifications](/docs/user-guides/slack/channel-notifications)**: Route workspace events to Slack channels.
- **[Notification Preferences](/docs/user-guides/slack/notification-preferences)**: Your personal direct message settings.
### Reference
- **[Slash Commands](/docs/user-guides/slack/slash-commands)**: Every `/yapl` command.
## Quick Reference
| Task | Location |
|------|----------|
| Connect Slack | Settings > Integrations > Slack > Connect Slack |
| Add a channel subscription | Settings > Integrations > Slack > Channels > Add channel |
| Link your own account | In Slack: `/yapl link` |
| Set your notification preferences | Settings > Integrations > Slack > Personal preferences |
| Check your tasks | In Slack: `/yapl tasks me` |
## What's Off-Limits From Slack
Slash commands and interactive buttons cover day-to-day updates: status changes, assignment, and lightweight task creation or deletion. Schedule edits (dependencies, dates, duration) and plan creation, publishing, or deletion always happen in the YAPL planner. Slack messages that touch these areas link back to YAPL instead of acting directly.
## Related Topics
- [Subscription Plans](/docs/user-guides/billing/subscription-plans): Plan comparison and feature availability.
- [Upgrading Plan](/docs/user-guides/billing/upgrading-plan): Enable Slack by upgrading.
- [Webhooks](/docs/user-guides/webhooks): A more flexible, code-level alternative for custom integrations.
---
# Notification Preferences (https://yapl.app/en/docs/user-guides/slack/notification-preferences)
# Notification Preferences
Channel notifications ([Channel Notifications](/docs/user-guides/slack/channel-notifications)) are shared and set up at the workspace level. Your personal preferences control something different: the direct messages YAPL sends just to you, based on what's relevant to you specifically, like your assignments and your teams.
Find these under **Settings > Integrations > Slack > Personal preferences**. They only apply once your [Slack account is linked](/docs/user-guides/slack/connecting-slack).
## Turning Direct Messages On or Off
**Send Slack DMs** is the master switch. Turn it off to stop all personalized direct messages while keeping channel notifications and slash commands working as normal.
## Delivery Mode
Choose how often you want personalized direct messages to arrive:
| Mode | Behavior |
|------|----------|
| Real-time | You're notified as soon as something relevant happens |
| Hourly digest | Everything from the last hour arrives as one message, on the hour |
| Daily digest | Everything from the day arrives as one message, at the hour and timezone you set |
Digests group your updates by plan so they're easy to scan, and cap the list per plan with a "+N more" summary if there's a lot. If nothing happened, no digest is sent for that period.
Turning on **Suppress on weekends** skips digest delivery on Saturday and Sunday in your chosen timezone. Anything that would have gone out is simply included in your next digest instead of being lost.
## Muted Categories
Mute entire categories of notification without turning direct messages off completely:
| Category | Covers |
|----------|--------|
| Plans | Plan publishes and the assignment or status changes inside them |
| Projects | Project lifecycle changes |
| Tasks | Task assignment, unassignment, and status changes outside of a plan publish |
| Teams | Team membership changes |
| Workspace | Workspace-level announcements |
Muting is personal, so it only affects your own direct messages. Channel notifications keep posting regardless of what you've muted for yourself.
## Testing Your Setup
Click **Send test DM** to confirm the connection works end to end. This is useful right after linking your account or changing your notification settings.
## How This Differs From Browser Push and Email
Slack direct messages run alongside YAPL's browser push and email notifications. They're configured separately, in **Preferences**, not here, and one doesn't replace the other. Turning off Slack DMs doesn't affect push or email, and vice versa.
## Related Topics
- [Connecting Slack](/docs/user-guides/slack/connecting-slack): Link your account to unlock these settings.
- [Channel Notifications](/docs/user-guides/slack/channel-notifications): The shared, workspace-level equivalent.
- [Slash Commands](/docs/user-guides/slack/slash-commands): Act on what a message tells you.
---
# Slash Commands (https://yapl.app/en/docs/user-guides/slack/slash-commands)
# Slash Commands
Once your Slack account is [linked](/docs/user-guides/slack/connecting-slack#auto-linking-by-email) to YAPL, use `/yapl` commands directly in Slack to check and update your work.
## Command Reference
| Command | What it does |
|---------|---------------|
| `/yapl link` | Link your Slack account to YAPL |
| `/yapl tasks me` | List your open tasks |
| `/yapl status "" "" ` | Update a task's status |
| `/yapl assign "" "" @user` | Assign a task to someone |
| `/yapl unassign "" "" @user` | Remove someone from a task |
| `/yapl create-task "" ""` | Create a task (experimental) |
| `/yapl delete-task "" ""` | Delete a task (experimental) |
Plan and task names with spaces need quotes, for example `/yapl status "Office Renovation" "Pour foundation" done`. If a task name matches more than one task, YAPL asks you to use the task's WBS code instead.
### Task References
You can refer to a task by its name or its WBS code (for example `1.2`). WBS codes stay unique even when task names repeat.
### Mentioning People
`assign` and `unassign` need an `@mention`, not a plain name. Slack resolves the mention to a user, and YAPL then checks that person has a linked YAPL account. If they don't, YAPL tells you so instead of failing silently.
## What's Not a Slash Command
A few things can't be done from a slash command by design. They always link back to the YAPL planner instead:
- Schedule edits (dependencies, dates, duration)
- Creating, publishing, or deleting a plan
`create-task` and `delete-task` are marked experimental. They work, but scheduling details like dependencies and duration still need to be set in the planner afterward.
## Interactive Buttons and Modals
Notification messages in Slack, both channel posts and direct messages, include buttons for common actions, so you often don't need to type a command at all:
- **Update progress** opens a modal to change status, progress percentage, checklist items, or actual start and end dates. Fields that can't be edited from Slack, like a parent task's derived dates or effort-based progress, show up read-only with an explanation, and link to YAPL to edit.
- **Create task** opens a modal where you pick a plan, name the task, and optionally set an assignee, due date, and initial status.
- **Find YAPL task** is a global Slack shortcut that searches your assigned tasks by name and lets you jump straight to updating one.
Progress and checklist updates from Slack follow the same rules as the web app. For example, checking off every checklist item automatically completes the task, and a task using effort-based progress can't have its percentage set directly from either surface.
## App Home
Open the YAPL app's Home tab in Slack for a standing view of:
- Your open tasks, with quick links to update progress
- Upcoming milestones, with overdue ones flagged
- A shortcut to open YAPL directly
If your Slack account isn't linked yet, App Home shows a **Connect account** prompt instead.
## Link Unfurling
Paste a YAPL plan, task, or project URL into any Slack message, and YAPL expands it into a rich preview with the item's name and current status. No extra setup needed.
## Related Topics
- [Connecting Slack](/docs/user-guides/slack/connecting-slack): Link your account first.
- [Channel Notifications](/docs/user-guides/slack/channel-notifications): Where these messages come from.
- [Notification Preferences](/docs/user-guides/slack/notification-preferences): Tune your own message delivery.
---
# Creating Tasks (https://yapl.app/en/docs/user-guides/tasks/creating-tasks)
# Creating Tasks
Tasks define the individual work items within a plan. This guide covers creating tasks, adding subtasks, and building your Work Breakdown Structure (WBS).
## When to Create Tasks
Create tasks to:
- **Define work** - Specify what needs to be done
- **Schedule activities** - Set dates and durations
- **Assign responsibility** - Identify who does the work
- **Track progress** - Monitor completion
- **Build structure** - Organize work hierarchically
## Creating a Task
### From the Tasks View
1. Open your plan
2. Navigate to **Tasks** tab
3. Click **Add Task**
4. Enter task details
5. Click **Save** or **Create**
### From the Gantt View
1. Open your plan
2. Navigate to **Timeline** tab
3. Click **Add Task** or use context menu
4. Enter task details
5. Save the task
### From Kanban View
1. Open your plan
2. Navigate to **Kanban** tab
3. Click **+** in a column
4. Enter task name
5. Task created in that status
## Task Fields
### Required Fields
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Task Name | Work description | Required |
### Common Fields
| Field | Description | Default |
|-------|-------------|---------|
| Description | Detailed explanation | Empty |
| Status | Current state | To Do |
| Start Date | When work begins | None |
| End Date | When work ends | None |
| Duration | Days of work | Calculated |
### Effort Fields
| Field | Description |
|-------|-------------|
| Planned Hours | Estimated effort |
| Actual Hours | Work completed |
| Remaining Hours | Estimated remaining |
| Progress | Completion percentage |
## Creating Subtasks
### What Are Subtasks
Subtasks break parent tasks into smaller pieces:
- Form the WBS hierarchy
- Roll up progress to parent
- Can have their own properties
### How to Create Subtasks
**From parent task:**
1. Click on parent task
2. Click **Add Subtask**
3. Enter subtask details
4. Save
**From task list:**
1. Click indent action on task
2. Task becomes subtask of above task
### Subtask Rules
- Subtasks inherit parent's dates (optionally)
- Progress can roll up to parent
- Dependencies can cross hierarchy levels
## WBS Codes
### Understanding WBS Codes
WBS (Work Breakdown Structure) codes provide hierarchical identification:
```
1.0 Phase 1
1.1 Design
1.1.1 Requirements
1.1.2 Specifications
1.2 Development
1.2.1 Frontend
1.2.2 Backend
```
### Automatic Numbering
YAPL automatically generates WBS codes based on:
- Task position in hierarchy
- Parent task's code
- Sequence among siblings
### Manual Adjustment
- Drag tasks to reorder
- Use indent/outdent to change hierarchy
- WBS codes update automatically
## Quick Task Creation
### Minimal Task
Create quickly with just a name:
1. Click **Add Task**
2. Enter name only
3. Create immediately
4. Add details later
### Keyboard Shortcuts
- **Insert** - Open Add Task dialog
- **Enter** - Save and close (if in dialog)
- **Escape** - Cancel creation
- **Tab** - Move to next field
## Task Creation Best Practices
### Naming Conventions
| Good | Poor |
|------|------|
| "Install electrical panel" | "Electrical" |
| "Review design documents" | "Review" |
| "Complete foundation pour" | "Foundation" |
### Task Size Guidelines
| Duration | Recommendation |
|----------|----------------|
| < 1 hour | Too small, combine with others |
| 1-40 hours | Ideal size |
| > 40 hours | Consider breaking into subtasks |
### Hierarchy Guidelines
- 3-5 levels typically sufficient
- Each parent should have 2+ children
- Balance depth vs. breadth
## After Creation
### Next Steps
1. **Add dates** - Set start and end dates
2. **Set duration** - Define work days
3. **Add dependencies** - Link related tasks
4. **Assign resources** - Identify who/what
5. **Set baseline** - When planning complete
### Verify Creation
- Task appears in task list
- Shows in Gantt timeline
- Visible on Kanban board
## Troubleshooting
### Cannot Create Task
**"Task limit reached"**
- Basic: 200 tasks max per plan
- Professional: 500 tasks max per plan
- Archive or remove unused tasks
**"You don't have permission"**
- Verify you have edit access to plan
- Check team role
### Task Not Appearing
- Refresh the page
- Check filters aren't hiding task
- Verify correct plan is open
### Dates Invalid
- End date must be on or after start date
- Check for constraint conflicts
- Review dependency impacts
## Related Topics
- [Task Properties](/docs/user-guides/tasks/task-properties) - Configure task details
- [Task Dependencies](/docs/user-guides/tasks/task-dependencies) - Link tasks
- [Task Groups](/docs/user-guides/tasks/task-groups) - WBS organization
- [Gantt Charts](/docs/user-guides/gantt) - Timeline editing
---
# Tasks (https://yapl.app/en/docs/user-guides/tasks)
# Task Management
Tasks are the atomic units of work in YAPL plans. They form the Work Breakdown Structure (WBS) that defines what needs to be done, when, and by whom.
## Understanding Tasks
Tasks in YAPL provide:
- **Work Definition** - What needs to be accomplished
- **Scheduling** - When work happens (dates, duration)
- **Assignment** - Who is responsible
- **Dependencies** - Relationships between tasks
- **Progress Tracking** - Completion and effort monitoring
- **Hierarchy** - Parent-child organization (WBS)
## Task Architecture
```
Task
├── Basic Information
│ ├── Name, Description
│ ├── WBS Code
│ └── Status
├── Scheduling
│ ├── Start Date, End Date
│ ├── Duration
│ └── Constraints
├── Effort Tracking
│ ├── Planned Hours
│ ├── Actual Hours
│ ├── Remaining Hours
│ └── Progress %
├── Relationships
│ ├── Parent Task
│ ├── Subtasks
│ └── Dependencies
├── Assignments
│ ├── Assignees
│ └── Resources
└── Checklists
└── Checklist Items
```
## In This Section
### Getting Started
- **[Creating Tasks](/docs/user-guides/tasks/creating-tasks)** - Add tasks to your plans
### Configuration
- **[Task Properties](/docs/user-guides/tasks/task-properties)** - Configure task details
- **[Task Statuses](/docs/user-guides/tasks/task-statuses)** - Manage workflow states
### Organization
- **[Task Groups](/docs/user-guides/tasks/task-groups)** - Organize with hierarchy (WBS)
- **[Task Dependencies](/docs/user-guides/tasks/task-dependencies)** - Define relationships
## Quick Reference
| Task | Location |
|------|----------|
| Create task | Plans > [Plan] > Tasks > Add Task |
| Edit task | Click on task in list or Gantt |
| Add subtask | Task > Add Subtask |
| Add dependency | Task > Dependencies |
| Change status | Task > Status dropdown |
| Track progress | Task > Progress |
## Task Limits
| Feature | Basic | Professional |
|---------|-------|--------------|
| Tasks per plan | 200 max | 500 max |
| Subtask depth | Unlimited | Unlimited |
| Dependencies | Yes | Yes |
| Checklists | Yes | Yes |
| Effort tracking | Basic | Full |
## Task Views
Tasks appear in multiple views:
| View | Best For |
|------|----------|
| **Tasks List** | Detailed editing, WBS management |
| **Kanban Board** | Status-based workflow |
| **Gantt Timeline** | Schedule visualization |
## Progress Calculation Modes
| Mode | How Progress Calculates | Restrictions |
|------|------------------------|--------------|
| **Manual** | User sets percentage directly | Available for leaf tasks only |
| **Effort-based** | Actual hours / (Actual + Remaining) × 100 | Available for leaf tasks only |
| **Checklist-based** | Completed items / Total items × 100 | Requires at least one checklist item |
| **Weighted children** | Weighted average of subtask progress | **Required** for parent tasks, not available for leaf tasks |
**Important Mode Restrictions:**
- **Parent tasks** (tasks with subtasks) **must** use weighted-children mode - their progress is automatically calculated from subtasks
- **Leaf tasks** (tasks without subtasks) **cannot** use weighted-children mode
- **Checklist-based** mode requires adding at least one checklist item first
## Best Practices
### Task Naming
- Use action verbs ("Install", "Review", "Complete")
- Be specific but concise
- Include context if needed
### Task Sizing
- Keep tasks to 1-40 hours of effort
- Break large tasks into subtasks
- Each task should be completable by one person
### Dependencies
- Only add necessary dependencies
- Avoid circular dependencies
- Review critical path regularly
### Progress Tracking
- Update status daily/weekly
- Log actual hours accurately
- Re-estimate remaining work regularly
## Related Topics
- [Plans](/docs/user-guides/plans) - Plan management
- [Gantt Charts](/docs/user-guides/gantt) - Timeline visualization
- [Kanban Board](/docs/user-guides/kanban) - Board-based management
- [Resources](/docs/user-guides/resources) - Resource assignment
---
# Task Dependencies (https://yapl.app/en/docs/user-guides/tasks/task-dependencies)
# Task Dependencies
Dependencies define relationships between tasks, controlling when tasks can start or finish based on other tasks.
## Understanding Dependencies
Dependencies provide:
- **Sequence Control** - Define task order
- **Schedule Calculation** - Automatic date updates
- **Critical Path** - Identify important sequences
- **Realistic Planning** - Model real constraints
## Dependency Types
### Finish-to-Start (FS)
The most common type. Successor starts after predecessor finishes.
```
Task A ────────┐
└─→ Task B
```
**Example:** "Excavation must finish before Foundation can start"
### Start-to-Start (SS)
Successor can start when predecessor starts.
```
Task A ────────
└─→ Task B ────────
```
**Example:** "Inspection can start when Construction starts"
### Finish-to-Finish (FF)
Successor finishes when predecessor finishes.
```
Task A ────────
Task B ──────┘
```
**Example:** "Documentation finishes when Development finishes"
### Start-to-Finish (SF)
Successor finishes when predecessor starts. (Rare)
```
Task A ────────
Task B ──────┘
```
**Example:** "Old system shutdown finishes when new system starts"
## Dependency Summary
| Type | Abbreviation | Relationship |
|------|--------------|--------------|
| Finish-to-Start | FS | Successor starts after predecessor finishes |
| Start-to-Start | SS | Both can start together |
| Finish-to-Finish | FF | Both must finish together |
| Start-to-Finish | SF | Successor finishes when predecessor starts |
## Creating Dependencies
### From Task Details
1. Open task detail view
2. Find dependencies section
3. Click **Add Dependency**
4. Select predecessor task
5. Choose dependency type
6. Set lag (optional)
7. Save
### From Gantt View
1. Open timeline view
2. Hover over task bar
3. Drag from connection point
4. Drop on successor task
5. Dependency created (FS default)
### From Task List
1. Select task
2. Open dependencies panel
3. Add predecessor(s)
4. Configure type and lag
## Editing Dependencies
### Change Dependency Type
1. Find dependency in task details
2. Click type dropdown
3. Select new type
4. Save changes
### Change Lag Time
1. Find dependency
2. Edit lag value
3. Positive = delay after
4. Negative = overlap allowed
### Remove Dependency
1. Find dependency
2. Click delete/remove
3. Confirm removal
## Lag and Lead Time
### Positive Lag (Delay)
Wait time between linked tasks.
```
Task A ────────┐
╌╌╌ (2 day lag)
└─→ Task B
```
**Example:** "Concrete pour + 7 day lag (cure time) + Framing"
### Negative Lag (Lead/Overlap)
Start successor before predecessor finishes.
```
Task A ────────┐
└─→ Task B ────
(2 day lead)
```
**Example:** "Rough plumbing can start 2 days before framing completes"
## Viewing Dependencies
### In Gantt Chart
- Lines connect related tasks
- Arrow shows direction
- Line style may indicate type
- Critical dependencies highlighted
### In Task Details
- List of predecessors
- List of successors
- Type and lag for each
### In Task List
- Dependency column (if shown)
- Predecessor/successor counts
## Dependency Chains
### Simple Chain
```
A → B → C → D
```
Sequential tasks in order.
### Parallel Chains
```
A → B → C
A → D → E
B → E
```
Multiple paths through project.
### Critical Path
Longest chain determines project duration. See [Critical Path](/docs/user-guides/gantt/critical-path).
## Dependency Validation
### Circular Dependencies
Not allowed - tasks cannot depend on themselves (directly or indirectly).
```
A → B → C → A (INVALID)
```
YAPL prevents circular dependencies.
### Constraint Conflicts
Dependencies may conflict with constraints:
- "Must Start On" date conflicts with predecessor
- System warns or prevents invalid configurations
## Impact of Dependencies
### Date Calculation
When dependencies exist:
- Successor dates calculate from predecessor
- Changes to predecessor affect successor
- Chain reaction through network
### Schedule Changes
| When Predecessor Changes | Successor Effect |
|-------------------------|------------------|
| Finishes later | Starts later |
| Finishes earlier | Can start earlier |
| Duration increases | May delay successor |
## Best Practices
### Only Necessary Dependencies
- Don't over-constrain schedule
- Only add real dependencies
- Avoid "just in case" links
### Prefer FS Dependencies
- Most intuitive
- Easiest to maintain
- Use other types only when needed
### Document Why
- Note reason for unusual dependencies
- Explain business logic
- Help future editors understand
### Review Regularly
- Check dependencies still valid
- Remove outdated links
- Update lag times as needed
## Bulk Dependency Management
### Adding Multiple
1. Select multiple tasks (if supported)
2. Add common predecessors
3. Apply to all selected
### Dependency Matrix
Some views show dependency matrix:
- All tasks in rows and columns
- Marks show relationships
- Quick overview of network
## Troubleshooting
### Cannot Add Dependency
**"Circular dependency detected"**
- Task already depends on successor
- Review dependency chain
- Remove conflicting link
**"Invalid dependency"**
- Check task exists
- Verify same plan
### Dates Not Updating
- Check scheduling mode
- Verify dependency saved
- Review constraint conflicts
### Dependencies Not Showing
- Check view settings
- Verify Gantt lines enabled
- Refresh the view
### Unexpected Schedule Impact
- Trace dependency chain
- Check lag values
- Review critical path
## Related Topics
- [Task Properties](/docs/user-guides/tasks/task-properties) - Task configuration
- [Critical Path](/docs/user-guides/gantt/critical-path) - Schedule analysis
- [Gantt Charts](/docs/user-guides/gantt) - Timeline visualization
---
# Task Groups (https://yapl.app/en/docs/user-guides/tasks/task-groups)
# Task Groups
Task groups organize tasks hierarchically using Work Breakdown Structure (WBS). Parent tasks contain subtasks, creating a structured breakdown of project work.
## Understanding Task Groups
Task grouping provides:
- **Hierarchical Organization** - Parent-child relationships
- **Progress Aggregation** - Parent shows child completion
- **Logical Structure** - Group related work together
- **Navigation** - Collapse/expand for overview
## WBS Hierarchy
### Structure Example
```
1.0 Site Preparation
1.1 Survey and Layout
1.1.1 Boundary Survey
1.1.2 Stake Layout
1.2 Earthwork
1.2.1 Excavation
1.2.2 Grading
2.0 Foundation
2.1 Formwork
2.2 Reinforcement
2.3 Concrete Pour
```
### Hierarchy Levels
| Level | Example | Common Use |
|-------|---------|------------|
| 1 | 1.0 | Major phases |
| 2 | 1.1 | Work packages |
| 3 | 1.1.1 | Individual tasks |
| 4+ | 1.1.1.1 | Detailed breakdown |
## Creating Parent Tasks
### From Scratch
1. Create a task normally
2. Add subtasks beneath it
3. Parent is created automatically
### Converting Existing Task
1. Select the task to become parent
2. Add subtasks to it
3. Original task becomes parent
### Parent Task Behavior
Parent tasks:
- Summarize subtask progress
- Show aggregated dates (earliest start, latest end)
- Cannot have own effort (if summarizing)
- Expand/collapse in views
## Adding Subtasks
### Method 1: Add Subtask Action
1. Select parent task
2. Click **Add Subtask**
3. Enter subtask details
4. Save - appears under parent
### Method 2: Indent Existing Task
1. Select task below intended parent
2. Click **Indent** action
3. Task becomes child of task above
### Method 3: Drag and Drop
1. Drag task to parent
2. Drop on parent
3. Task becomes subtask
## WBS Codes
### Automatic Generation
YAPL generates WBS codes automatically:
- Based on hierarchy position
- Updates when structure changes
- Sequential within siblings
### Code Format
Default format: `X.Y.Z`
- X = First level number
- Y = Second level number
- Z = Third level number
## Reorganizing Structure
### Moving Tasks
**Within same parent:**
- Drag up/down to reorder
- WBS codes update
**To different parent:**
- Drag to new parent
- Or use move action
**To top level:**
- Outdent task
- Becomes top-level task
### Indent and Outdent
| Action | Effect |
|--------|--------|
| **Indent** | Makes task child of task above |
| **Outdent** | Makes task sibling of current parent |
### Keyboard Shortcuts
- **Tab** - Indent (make subtask)
- **Shift+Tab** - Outdent (move up level)
## Expand and Collapse
### Collapsing Groups
- Click arrow/toggle on parent task
- Hides all subtasks
- Shows summary info
### Expanding Groups
- Click arrow/toggle again
- Shows all subtasks
- Navigate full structure
### Expand/Collapse All
- Use toolbar action to expand all
- Or collapse all for overview
## Progress Aggregation
### How Progress Rolls Up
Parent task progress can calculate from children:
| Mode | Calculation |
|------|-------------|
| Weighted | Average of child progress weighted by effort |
| Simple Average | Average of child percentages |
| Manual | Parent progress set independently |
### Summary Tasks
When parent summarizes children:
- Start date = earliest child start
- End date = latest child end
- Duration = span of children
- Progress = aggregated from children
## Grouping Strategies
### Phase-Based
```
Phase 1 - Design
Requirements
Specifications
Review
Phase 2 - Development
Frontend
Backend
Integration
```
### Deliverable-Based
```
Foundation
Design
Materials
Construction
Inspection
Framing
Design
Materials
Construction
Inspection
```
### Location-Based
```
Building A
Floor 1
Floor 2
Building B
Floor 1
Floor 2
```
### Hybrid
Combine approaches as needed for your project.
## Best Practices
### Structure Guidelines
| Guideline | Recommendation |
|-----------|----------------|
| Max levels | 4-5 typically sufficient |
| Children per parent | 2-10 ideal |
| Task sizing | Leaf tasks 1-40 hours |
| Naming | Clear, consistent conventions |
### When to Create Groups
- Related work should be grouped
- Phases or milestones as top level
- Deliverables as second level
- Tasks as lowest level
### When Not to Group
- Don't create single-child parents
- Avoid excessive nesting
- Keep structure meaningful
## Task Groups in Views
### Tasks List View
- Full hierarchy visible
- Expand/collapse controls
- WBS codes shown
- Progress bars for parents
### Gantt View
- Summary bars for parents
- Subtasks indented
- Expand/collapse
- Duration spans
### Kanban View
- Flat by default
- May show summary tasks
- Individual tasks movable
## Troubleshooting
### Cannot Create Subtask
**"Task limit reached"**
- At plan task limit
- Remove unused tasks
**"Cannot nest here"**
- Check hierarchy rules
- Verify parent can have children
### WBS Codes Wrong
- Reorganize structure
- Codes regenerate automatically
- Refresh if needed
### Progress Not Aggregating
- Check parent aggregation mode
- Verify children have progress
- Review calculation settings
### Structure Disorganized
- Plan structure before creating
- Use consistent naming
- Reorganize as needed
## Related Topics
- [Creating Tasks](/docs/user-guides/tasks/creating-tasks) - Task creation
- [Task Properties](/docs/user-guides/tasks/task-properties) - Task configuration
- [Gantt Charts](/docs/user-guides/gantt) - Timeline visualization
---
# Task Properties (https://yapl.app/en/docs/user-guides/tasks/task-properties)
# Task Properties
Task properties define all aspects of a task - what it is, when it happens, how long it takes, and who's responsible. This guide covers all available task properties.
## Accessing Properties
### Open Task Details
1. Click on a task in the task list
2. Or double-click task in Gantt
3. Or click task card in Kanban
4. Properties panel or dialog opens
### Edit Mode
- Some properties editable inline
- Full editing in task detail view
- Gantt allows visual date editing
## Basic Properties
### Task Name
| Property | Value |
|----------|-------|
| Required | Yes |
| Max Length | Varies |
| Visible | All views |
The task name should describe the work clearly and concisely.
### Description
| Property | Value |
|----------|-------|
| Required | No |
| Format | Plain text |
| Use | Detailed explanation |
Add context, requirements, or notes about the task.
### WBS Code
| Property | Value |
|----------|-------|
| Generated | Automatically |
| Format | Hierarchical (1.1.1) |
| Editable | Via reorganization |
The WBS code reflects position in hierarchy.
## Scheduling Properties
### Start Date
When work on the task begins:
- Can be set manually
- Can be calculated from dependencies
- Affects end date if duration set
### End Date
When work on the task completes:
- Can be set manually
- Can be calculated from duration
- Must be on or after start date
### Duration
The number of work days:
- Calculated from start/end if both set
- Used to calculate end from start
- Respects working calendar
### Constraints
Optional scheduling constraints:
| Constraint | Description |
|------------|-------------|
| As Soon As Possible | Default, earliest dates |
| As Late As Possible | Latest possible dates |
| Must Start On | Fixed start date |
| Must Finish On | Fixed end date |
| Start No Earlier Than | Minimum start date |
| Start No Later Than | Maximum start date |
| Finish No Earlier Than | Minimum end date |
| Finish No Later Than | Maximum end date |
## Effort Properties
### Baseline Effort
| Property | Description |
|----------|-------------|
| Set When | Plan is baselined |
| Value | Frozen planned hours |
| Purpose | Variance comparison |
Initially NULL until baseline is set.
### Planned Hours
| Property | Description |
|----------|-------------|
| Purpose | Current effort estimate |
| Editable | Yes |
| Updates | Can change as understanding improves |
### Actual Hours
| Property | Description |
|----------|-------------|
| Purpose | Work completed to date |
| Source | Time tracking |
| Updates | Accumulates over time |
### Remaining Hours
| Property | Description |
|----------|-------------|
| Purpose | Estimated remaining work |
| Source | Re-estimated regularly |
| Calculation | EAC - Actual = Remaining |
### EAC (Estimate at Complete)
| Formula | `Actual Hours + Remaining Hours` |
|---------|----------------------------------|
| Purpose | Total expected effort |
| Compare | Against baseline for variance |
### Variance
| Formula | `EAC - Baseline Effort` |
|---------|-------------------------|
| Positive | Over baseline |
| Negative | Under baseline |
| NULL | No baseline set |
## Progress Properties
### Progress Percentage
Task completion from 0% to 100%:
| Mode | Calculation |
|------|-------------|
| Manual | Set directly |
| Effort-based | Actual / (Actual + Remaining) |
| Checklist-based | Completed items / Total items |
| Weighted children | Based on subtask progress |
### Progress Mode
Select how progress calculates:
1. **Manual** - You set percentage directly (leaf tasks only)
2. **Effort-based** - Calculated from hours (leaf tasks only)
3. **Checklist-based** - Based on checklist items (requires at least one item)
4. **Weighted children** - Roll up from subtasks (required for parent tasks)
**Mode Restrictions:**
- Parent tasks (with subtasks) automatically use weighted-children mode
- Leaf tasks (without subtasks) cannot use weighted-children mode
- Checklist-based requires adding checklist items before enabling
## Status Properties
### Task Status
Current workflow state:
| Default Statuses | Description |
|------------------|-------------|
| To Do | Not started |
| In Progress | Work underway |
| In Review | Pending review |
| Completed | Finished |
Plus any custom workspace statuses.
### Status Color
Visual indicator in views:
- Configured per status
- Appears in Gantt, Kanban
- Customizable in workspace settings
## Assignment Properties
### Assignees
People responsible for the task:
- Can assign multiple users
- Affects resource loading
- Visible in all views
### Resources
Equipment, materials, consumables:
- Assigned from resource pool
- Quantity specified
- Cost calculated (Professional)
## Hierarchy Properties
### Parent Task
The task's parent in WBS:
- Defines hierarchy level
- Affects WBS code
- Progress may roll up
### Subtasks
Child tasks under this task:
- Break down work further
- Progress can aggregate
- Visible in list view
## Checklist Properties
### Checklist Items
Lightweight tracking items:
| Property | Description |
|----------|-------------|
| Purpose | Verification, approvals |
| Not WBS | Don't appear in hierarchy |
| No Dates | Simple completion tracking |
| Affect Progress | If checklist mode enabled |
### Adding Checklist Items
1. Open task details
2. Find checklist section
3. Add items with descriptions
4. Check off when complete
## Custom Properties
### Custom Fields
Workspace may have custom task fields:
- Defined by administrators
- Various field types
- Visible based on configuration
## Read-Only Properties
### Created By
Who created the task - not editable.
### Created Date
When task was created - not editable.
### Last Modified
When task was last changed - automatic.
## Property Dependencies
### Related Properties
Some properties affect others:
| When You Change | These May Update |
|-----------------|------------------|
| Start Date | End Date (if duration set) |
| Duration | End Date |
| Actual Hours | Progress (if effort-based) |
| Checklist Items | Progress (if checklist mode) |
| Dependencies | Start/End dates |
## Bulk Property Editing
### Editing Multiple Tasks
1. Select multiple tasks (if supported)
2. Open bulk edit
3. Set common properties
4. Apply to all selected
### Common Bulk Changes
- Status updates
- Date shifts
- Assignee changes
## Troubleshooting
### Cannot Edit Property
**"You don't have permission"**
- Verify you have edit access
- Check team role
**Property appears disabled**
- May be calculated/derived
- Check if task is locked
- Published plans may restrict
### Changes Not Saving
- Check for validation errors
- Verify no conflicts
- Try refreshing and re-editing
### Dates Moving Unexpectedly
- Check dependency impacts
- Review constraint settings
- Look for auto-scheduling effects
## Related Topics
- [Creating Tasks](/docs/user-guides/tasks/creating-tasks) - Task creation
- [Task Statuses](/docs/user-guides/tasks/task-statuses) - Status management
- [Task Dependencies](/docs/user-guides/tasks/task-dependencies) - Relationships
---
# Task Statuses (https://yapl.app/en/docs/user-guides/tasks/task-statuses)
# Task Statuses
Task statuses track workflow progress from start to completion. YAPL provides default statuses and supports custom statuses for your workflow.
## Understanding Statuses
Statuses provide:
- **Progress Tracking** - Where is the work?
- **Visual Indication** - Color-coded views
- **Workflow Management** - Move through stages
- **Kanban Columns** - Board organization
## Default Statuses
YAPL includes these default statuses:
| Status | Description | Color |
|--------|-------------|-------|
| **To Do** | Work not started | Gray |
| **In Progress** | Actively being worked | Blue |
| **In Review** | Pending review/approval | Yellow |
| **Completed** | Work finished | Green |
## Status Flow
### Typical Workflow
```
To Do → In Progress → In Review → Completed
```
### Flexible Movement
Tasks can move:
- Forward through workflow
- Back if rework needed
- Skip stages if appropriate
YAPL doesn't enforce strict workflow order. Tasks can move to any status as needed.
## Changing Status
### From Task List
1. Click on task
2. Find status dropdown
3. Select new status
4. Automatically saved
### From Kanban Board
1. Drag task card
2. Drop in new column
3. Status updated
### From Task Details
1. Open task detail view
2. Find status field
3. Select new status
4. Save changes
## Status Colors
### Visual Identification
Each status has a color:
- Appears in Gantt bars
- Shows in Kanban cards
- Visible in task lists
### Default Colors
| Status | Default Color |
|--------|---------------|
| To Do | Gray/Light |
| In Progress | Blue |
| In Review | Yellow/Orange |
| Completed | Green |
## Custom Statuses
### Adding Custom Statuses
Workspace administrators can add custom statuses:
1. Go to **Settings > Organization**
2. Find **Task Statuses** section
3. Click **Add Custom Status**
4. Enter status name
5. Select color
6. Save
### Custom Status Examples
| Industry | Custom Statuses |
|----------|----------------|
| Construction | Site Ready, Inspected, Punch List |
| Software | Code Review, QA Testing, Deployed |
| Design | Draft, Client Review, Approved |
### Multi-language Support
Custom statuses can have:
- English name (required)
- Turkish name (optional)
- Other translations as supported
## Statuses in Kanban
### Column Mapping
Kanban columns represent statuses:
- One column per active status
- Tasks appear in their status column
- Drag between columns to change status
### Column Order
Columns arranged in workflow order:
- Left to right progression
- Customizable order
- Hide unused statuses
## Statuses in Gantt
### Bar Colors
Task bars colored by status:
- Quick visual assessment
- Filter by status
- Legend shows mapping
### Status Changes
Changing status in Gantt:
- Open task details
- Change status there
- Bar color updates
## Status and Progress
### Relationship
Status and progress are related but separate:
| Status | Progress Range |
|--------|----------------|
| To Do | Typically 0% |
| In Progress | 1-99% |
| In Review | Usually high % |
| Completed | 100% |
### Auto-Progress (Optional)
Some configurations may auto-set progress:
- Completed status → 100%
- To Do status → 0%
## Filtering by Status
### Task List Filter
1. Open filter panel
2. Select status filter
3. Choose statuses to show
4. View filtered results
### Kanban Filter
1. Use column visibility
2. Hide/show columns
3. Filter within columns
### Gantt Filter
1. Open filter options
2. Select by status
3. Show matching tasks
## Status Reports
### Status Summary
Dashboard may show:
- Tasks by status count
- Status distribution chart
- Status trends over time
### Progress by Status
View progress metrics:
- Per-status task counts
- Completion rates
- Bottleneck identification
## Best Practices
### Keep Statuses Simple
- Use minimal statuses needed
- Avoid status overload
- Each status should be meaningful
### Consistent Usage
- Define status meanings clearly
- Train team on when to use each
- Review status usage periodically
### Regular Updates
- Update status promptly
- Don't leave stale statuses
- Status reflects current reality
## Managing Workspace Statuses
### Who Can Manage
Workspace owners can:
- Add custom statuses
- Edit status properties
- Reorder statuses
- Deactivate unused statuses
### Impact of Changes
Changes affect:
- All plans in workspace
- Existing tasks with that status
- Kanban column display
Removing a status may affect tasks currently in that status. Plan carefully.
## Troubleshooting
### Status Not Changing
- Verify you have edit permission
- Check for validation rules
- Ensure save completed
### Missing Status Option
- Status may be inactive
- Check workspace status configuration
- Contact workspace admin
### Kanban Column Missing
- Status may be hidden
- Check column visibility settings
- Verify status is active
### Colors Not Showing
- Check view settings
- Verify color configuration
- Refresh the view
## Related Topics
- [Task Properties](/docs/user-guides/tasks/task-properties) - All task properties
- [Kanban Board](/docs/user-guides/kanban) - Board-based management
- [Creating Tasks](/docs/user-guides/tasks/creating-tasks) - Task creation
---
# Creating Webhooks (https://yapl.app/en/docs/user-guides/webhooks/creating-webhooks)
# Creating Webhooks
This guide walks you through creating a webhook endpoint to receive real-time notifications from your YAPL workspace.
## Prerequisites
- You must be a **workspace owner**
- Your workspace must be on a **Professional** or **Trial** plan
- You need the URL of the service that will receive webhook deliveries
## Creating Your First Webhook
1. Navigate to **Settings > Webhooks**
2. Click **Create Webhook**
3. Fill in the endpoint details:
- **Name** — A descriptive name (e.g., "Slack Project Updates")
- **URL** — The HTTPS endpoint that will receive deliveries
- **Description** — Optional notes about what this webhook does
4. Click **Save**
5. **Copy the signing secret** — This is shown only once and is required to verify signatures
### Important: Save Your Secret
When you create a webhook, YAPL generates a unique signing secret. This secret is displayed **only once** immediately after creation. Copy it and store it securely — you'll need it to [verify webhook signatures](/docs/user-guides/webhooks/verifying-signatures).
If you lose your secret, you'll need to delete the webhook and create a new one.
## Endpoint URL Requirements
- Must be a valid HTTPS URL (HTTP is allowed only in development environments)
- Must be publicly accessible from the internet
- Must respond within 10 seconds
- Private IP addresses and internal networks are blocked for security
## Configuring Event Types
By default, a new webhook receives **all events**. To limit which events trigger deliveries:
1. Open the webhook's create or edit dialog
2. Turn off **All events**
3. Tick the event types you want to receive, then save
For example, if you only want project notifications, select the project events and leave the others unchecked. See [Event Types](/docs/user-guides/webhooks/event-types) for the full list.
## Custom Headers
You can add custom HTTP headers that YAPL will include with every delivery. This is useful for:
- **Authentication** — Add an `Authorization` header for your receiving service
- **Routing** — Add custom headers to route deliveries within your infrastructure
- **Identification** — Add headers to distinguish YAPL deliveries from other sources
To add custom headers:
1. Open the Create or Edit webhook dialog
2. Click **Add Header**
3. Enter the header name and value
4. Add more headers as needed
## Editing a Webhook
1. Navigate to **Settings > Webhooks**
2. Find the endpoint in the list
3. Click the menu icon and select **Edit**
4. Make your changes
5. Click **Save**
You can update the name, URL, description, event types, custom headers, and active status. The signing secret cannot be changed — create a new webhook if you need a new secret.
## Enabling and Disabling
To temporarily stop deliveries without deleting the webhook:
1. Edit the webhook
2. Toggle the **Active** switch off
3. Save
Disabled webhooks remain in your list but won't receive any deliveries. Toggle the switch back on to resume.
## Testing a Webhook
Before relying on a webhook for important notifications, test it:
1. Navigate to **Settings > Webhooks**
2. Click the menu icon on the endpoint
3. Select **Test**
4. YAPL sends a test payload to your endpoint
5. Check the result — success or failure with details
The test delivery uses a sample payload and is recorded in the [delivery logs](/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs).
## Deleting a Webhook
1. Navigate to **Settings > Webhooks**
2. Click the menu icon on the endpoint
3. Select **Delete**
4. Confirm the deletion
Deleting a webhook is permanent. All delivery logs for that endpoint are also removed. If you might need the webhook again, consider disabling it instead.
## Endpoint Limits
Each workspace can have up to **10 webhook endpoints**. This limit includes both active and disabled endpoints.
If you need more endpoints, consider consolidating — you can create a single endpoint that receives all events and routes them within your own service.
## Common Configurations
### Slack Incoming Webhook
1. In Slack, create an [Incoming Webhook](https://api.slack.com/messaging/webhooks)
2. Copy the webhook URL
3. Create a YAPL webhook with that URL
4. Select the events you want posted to your Slack channel
### Discord Webhook
1. In Discord, go to Channel Settings > Integrations > Webhooks
2. Create a new webhook and copy the URL
3. Append `/slack` to the Discord webhook URL (Discord supports Slack-compatible format)
4. Create a YAPL webhook with that URL
### Zapier / Make / n8n
1. Create a new Zap, Scenario, or Workflow with a **Webhook** trigger
2. Copy the webhook URL provided by the automation platform
3. Create a YAPL webhook with that URL
4. Build your automation using the incoming event data
## Troubleshooting
### Webhook not receiving deliveries
- Verify the endpoint is **Active** (not disabled)
- Check the URL is publicly accessible
- Ensure your server responds within 10 seconds
- Review [delivery logs](/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs) for error details
### "URL not allowed" error
- YAPL blocks private IP addresses (10.x.x.x, 192.168.x.x, etc.)
- YAPL blocks localhost and metadata endpoints
- Use a publicly accessible URL
### Secret lost
- Secrets are shown only once at creation time
- Delete the webhook and create a new one
- Update your receiving service with the new secret
## Related Topics
- [Event Types](/docs/user-guides/webhooks/event-types) — Events that trigger deliveries
- [Delivery Logs](/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs) — Monitor delivery status
- [Verifying Signatures](/docs/user-guides/webhooks/verifying-signatures) — Secure your endpoint
---
# Delivery Logs (https://yapl.app/en/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs)
# Delivery Logs
Every webhook delivery is logged so you can monitor what was sent, whether it was delivered successfully, and troubleshoot any failures.
## Viewing Delivery Logs
1. Navigate to **Settings > Webhooks**
2. Click the menu icon on the endpoint you want to inspect
3. Select **Deliveries**
4. Browse the delivery history (10 entries per page)
## Delivery Status
Each delivery has one of four statuses:
| Status | Meaning |
|--------|---------|
| **Success** | Delivered successfully — your endpoint returned a 2xx response |
| **Failed** | All retry attempts exhausted — delivery was not successful |
| **Retrying** | Initial attempt failed — YAPL is retrying automatically |
| **Pending** | Queued for delivery — not yet sent |
## Log Details
Each delivery log entry shows:
| Field | Description |
|-------|-------------|
| Event type | The event that triggered the delivery (e.g., `project.created.v1`) |
| Status | Current delivery status |
| Response status | HTTP status code returned by your endpoint |
| Response time | How long your endpoint took to respond (in milliseconds) |
| Attempt number | Which delivery attempt this is (1 = first try, up to 6 total) |
| Timestamp | When the delivery attempt was made |
| Error message | Details about what went wrong (for failed deliveries) |
## Retry Schedule
When a delivery fails, YAPL retries with increasing delays:
| Attempt | Delay after failure |
|---------|---------------------|
| 1st attempt | Immediate |
| 1st retry | 30 seconds |
| 2nd retry | 2 minutes |
| 3rd retry | 10 minutes |
| 4th retry | 1 hour |
A delivery is considered failed when:
- Your endpoint returns a non-2xx HTTP status code (e.g., 400, 500)
- Your endpoint doesn't respond within 10 seconds
- A network error prevents the request from reaching your endpoint
After 4 retries (5 total attempts), the delivery is permanently marked as **Failed**.
## Troubleshooting Failed Deliveries
### Timeout errors
Your endpoint must respond within **10 seconds**. If processing takes longer:
- Return a 200 response immediately
- Process the webhook data asynchronously in the background
### 4xx errors (400, 401, 403, 404)
- **400 Bad Request** — Your endpoint couldn't parse the payload. Ensure it accepts JSON.
- **401/403 Unauthorized** — If your endpoint requires authentication, add the appropriate header in the webhook's custom headers configuration.
- **404 Not Found** — The URL may be incorrect. Edit the webhook and verify the URL.
### 5xx errors (500, 502, 503)
- **500 Internal Server Error** — Your endpoint encountered an error. Check your server logs.
- **502/503 Service Unavailable** — Your server may be down or overloaded. YAPL will retry automatically.
### Network errors
- Ensure your endpoint is publicly accessible
- Check that your firewall allows incoming HTTPS requests
- Verify DNS resolution for your endpoint's domain
## Best Practices
### Monitor regularly
Check delivery logs periodically to catch issues before they become problems. A pattern of retries may indicate your endpoint is struggling under load.
### Respond quickly
Return a 200 status code as soon as possible. Don't do heavy processing before responding — accept the webhook, respond with 200, then process the data asynchronously.
### Handle duplicates
In rare cases (network issues, retries), you may receive the same event more than once. Use the event `id` field to detect and ignore duplicates.
### Check after changes
After editing a webhook URL or your endpoint's code, use the **Test** feature to verify everything still works.
## Related Topics
- [Creating Webhooks](/docs/user-guides/webhooks/creating-webhooks) — Set up and configure endpoints
- [Event Types](/docs/user-guides/webhooks/event-types) — Events that trigger deliveries
- [Verifying Signatures](/docs/user-guides/webhooks/verifying-signatures) — Validate delivery authenticity
---
# Event Types (https://yapl.app/en/docs/user-guides/webhooks/event-types)
# Webhook Event Types
YAPL can send webhook notifications for events across projects, teams, plans, and workspaces. This page lists every available event type with a description of when it fires.
## Event Type Format
Event types follow the pattern `domain.action.version`:
```
project.created.v1
│ │ │
│ │ └── Version (for future compatibility)
│ └────────── What happened
└────────────────── Which area
```
## Project Events
Triggered when projects are created, updated, archived, restored or deleted.
| Event Type | Description |
|------------|-------------|
| `project.created.v1` | A new project was created |
| `project.updated.v1` | A project's details were changed (name, description, dates, budget) |
| `project.deleted.v1` | A project was permanently deleted |
| `project.archived.v1` | A project was moved to the archive |
| `project.restored.v1` | An archived project was restored to active status |
## Team Events
Triggered when teams or team membership changes.
| Event Type | Description |
|------------|-------------|
| `team.created.v1` | A new team was created |
| `team.updated.v1` | A team's details were changed (name, description) |
| `team.deleted.v1` | A team was deleted |
| `team.member-added.v1` | A member was added to a team |
| `team.member-removed.v1` | A member was removed from a team |
| `team.member-role-changed.v1` | A team member's role was changed (e.g., Member to Lead) |
## Plan Events
Triggered when plans (scheduling documents within projects) are modified.
| Event Type | Description |
|------------|-------------|
| `plan.created.v1` | A new plan was created |
| `plan.published.v1` | A plan was published (made visible to the team) |
| `plan.archived.v1` | A plan was archived |
| `plan.restored.v1` | An archived plan was restored |
| `plan.deleted.v1` | A plan was permanently deleted |
## Task Events
Triggered when a task inside a published plan changes. Publishing a plan sends one `plan.published.v1` that lists every change; the per-task events of that publish are not sent separately.
| Event Type | Description |
|------------|-------------|
| `plan.task.updated.v1` | A task's details were changed |
| `plan.task.status.changed.v1` | A task's status changed (e.g., Not Started to In Progress) |
| `plan.task.assigned.v1` | A person was assigned to a task |
| `plan.task.unassigned.v1` | A person was removed from a task |
## Workspace Events
Triggered when workspace ownership changes.
| Event Type | Description |
|------------|-------------|
| `workspace.owner-added.v1` | Someone accepted an invitation to become a workspace owner. The payload includes their e-mail address. |
## Event Payload Examples
### Project Created
```json
{
"id": "evt_abc123",
"type": "project.created.v1",
"timestamp": "2026-03-25T10:30:00.000Z",
"workspaceId": "ws_xyz789",
"data": {
"projectId": "proj_456",
"projectName": "Office Renovation",
"status": "planning",
"teamId": "team_321",
"teamName": "Operations",
"actorName": "John Smith"
}
}
```
### Team Member Added
```json
{
"id": "evt_def456",
"type": "team.member-added.v1",
"timestamp": "2026-03-25T11:00:00.000Z",
"workspaceId": "ws_xyz789",
"data": {
"teamId": "team_321",
"teamName": "Engineering",
"memberId": "user_890",
"memberName": "Jane Doe",
"role": "member",
"actorName": "John Smith"
}
}
```
### Task Updated
```json
{
"id": "evt_ghi789",
"type": "plan.task.updated.v1",
"timestamp": "2026-03-25T14:15:00.000Z",
"workspaceId": "ws_xyz789",
"data": {
"planId": "plan_555",
"planName": "Q2 Schedule",
"taskId": "task_777",
"taskName": "Foundation Work",
"actorName": "Jane Doe"
}
}
```
## Filtering Events
When creating or editing a webhook endpoint, choose which events it receives:
- **All events** (default) — The endpoint receives every event on this page, including event types added later
- **Specific events** — Turn off **All events** and tick the events your integration needs
For example, a Slack channel for project updates might subscribe only to `project.created.v1`, `project.archived.v1` and `plan.published.v1`.
## Data Sensitivity
YAPL automatically strips sensitive fields from webhook payloads before delivery. The following fields are never included:
- Passwords and password hashes
- Access tokens and refresh tokens
- API keys and secrets
- Session identifiers
- IP addresses and user agents
Names and user IDs are included. `workspace.owner-added.v1` also carries the new owner's e-mail address.
## Related Topics
- [Creating Webhooks](/docs/user-guides/webhooks/creating-webhooks) — Set up endpoints
- [Delivery Logs](/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs) — Monitor delivery status
- [Verifying Signatures](/docs/user-guides/webhooks/verifying-signatures) — Secure your endpoint
---
# Webhooks (https://yapl.app/en/docs/user-guides/webhooks)
# Webhooks
Webhooks let YAPL send real-time notifications to external services whenever something happens in your workspace. When a project is created, a task is updated, or a team member is added, YAPL can instantly notify tools like Slack, Discord, Zapier, Make, n8n, or your own custom services.
## How Webhooks Work
When an event occurs in your workspace, YAPL:
1. Checks which webhook endpoints are configured for that event type
2. Builds a JSON payload with the event details
3. Sends an HTTP POST request to each matching endpoint
4. Logs the delivery result (success or failure)
5. Retries failed deliveries automatically
## What You Can Do With Webhooks
- **Slack/Discord notifications** — Get a message in your team channel when a project status changes
- **Automation platforms** — Trigger Zapier, Make, or n8n workflows from YAPL events
- **Custom dashboards** — Feed project updates into your internal tools
- **Audit trails** — Send event data to external logging services
- **Email alerts** — Trigger email notifications through services like SendGrid or Mailgun
## Availability
Webhooks are available on **Professional** and **Trial** plans. Each workspace can have up to **10 webhook endpoints**.
| Plan | Webhooks |
|------|----------|
| Trial | Up to 10 endpoints |
| Basic | Not available |
| Professional | Up to 10 endpoints |
If you're on the Basic plan, you can view and delete existing webhooks but cannot create new ones or edit existing endpoints. [Upgrade your plan](/docs/user-guides/billing/upgrading-plan) to enable webhooks.
## In This Section
### Setup
- **[Creating Webhooks](/docs/user-guides/webhooks/creating-webhooks)** — Create and configure webhook endpoints
### Reference
- **[Event Types](/docs/user-guides/webhooks/event-types)** — All events that can trigger webhook deliveries
### Monitoring
- **[Delivery Logs](/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs)** — Track delivery status and troubleshoot failures
### Security
- **[Verifying Signatures](/docs/user-guides/webhooks/verifying-signatures)** — Validate that deliveries came from YAPL
## Quick Reference
| Task | Location |
|------|----------|
| Create a webhook | Settings > Webhooks > Create Webhook |
| Edit a webhook | Settings > Webhooks > [Endpoint] > Edit |
| Delete a webhook | Settings > Webhooks > [Endpoint] > Delete |
| Test a webhook | Settings > Webhooks > [Endpoint] > Test |
| View delivery logs | Settings > Webhooks > [Endpoint] > Deliveries |
## Webhook Payload Format
Every webhook delivery sends a JSON payload with this structure:
```json
{
"id": "evt_abc123",
"type": "project.created.v1",
"timestamp": "2026-03-25T10:30:00.000Z",
"workspaceId": "ws_xyz789",
"data": {
"projectId": "proj_456",
"projectName": "Office Renovation",
"status": "planning"
}
}
```
| Field | Description |
|-------|-------------|
| `id` | Unique event identifier |
| `type` | Event type (see [Event Types](/docs/user-guides/webhooks/event-types)) |
| `timestamp` | When the event occurred (ISO 8601) |
| `workspaceId` | Your workspace identifier |
| `data` | Event-specific details |
## Security
Every delivery includes an HMAC-SHA256 signature in the `X-YAPL-Signature-256` header. Your receiving service should verify this signature to confirm the request came from YAPL. See [Verifying Signatures](/docs/user-guides/webhooks/verifying-signatures) for implementation details.
Sensitive information (passwords, tokens, API keys) is automatically stripped from payloads before delivery.
## Retry Policy
If a delivery fails (network error or non-2xx response), YAPL retries automatically:
| Attempt | Delay |
|---------|-------|
| 1st retry | 30 seconds |
| 2nd retry | 2 minutes |
| 3rd retry | 10 minutes |
| 4th retry | 1 hour |
| 5th retry | 6 hours |
After 5 failed attempts, the delivery is marked as failed. You can view all delivery attempts in the [Delivery Logs](/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs).
## Related Topics
- [Subscription Plans](/docs/user-guides/billing/subscription-plans) — Plan comparison and feature availability
- [Upgrading Plan](/docs/user-guides/billing/upgrading-plan) — Enable webhooks by upgrading
- [Workspace Settings](/docs/user-guides/workspaces/workspace-settings) — Other workspace configuration
---
# Verifying Signatures (https://yapl.app/en/docs/user-guides/webhooks/verifying-signatures)
# Verifying Webhook Signatures
Every webhook delivery from YAPL includes a cryptographic signature so your receiving service can verify the request is authentic and hasn't been tampered with. This prevents attackers from sending fake webhook payloads to your endpoint.
## How It Works
1. When you create a webhook, YAPL generates a unique **signing secret**
2. For each delivery, YAPL computes an HMAC-SHA256 signature using your secret and the payload
3. The signature is included in the `X-YAPL-Signature-256` request header
4. Your service recomputes the signature using the same secret and compares them
If the signatures match, the delivery is authentic.
## Delivery Headers
Every webhook delivery includes these headers:
| Header | Description | Example |
|--------|-------------|---------|
| `X-YAPL-Signature-256` | HMAC-SHA256 signature | `sha256=a1b2c3d4...` |
| `X-YAPL-Event` | The event type | `project.created.v1` |
| `X-YAPL-Delivery-ID` | Unique delivery identifier | `del_abc123` |
| `X-YAPL-Timestamp` | When the signature was created (ISO 8601) | `2026-03-25T10:30:00.000Z` |
## Signature Computation
The signature is computed over the timestamp concatenated with the raw JSON body:
```
signable_payload = timestamp + "." + raw_json_body
signature = "sha256=" + HMAC-SHA256(secret, signable_payload)
```
The timestamp is included to prevent replay attacks — even if an attacker captures a valid delivery, they can't reuse it because the timestamp will be different.
## Verification Examples
### Node.js
```javascript
const crypto = require('crypto');
function verifyWebhook(secret, signature, timestamp, body) {
const signablePayload = `${timestamp}.${body}`;
const hmac = crypto.createHmac('sha256', secret);
hmac.update(signablePayload, 'utf8');
const expected = `sha256=${hmac.digest('hex')}`;
// Use timing-safe comparison to prevent timing attacks
if (signature.length !== expected.length) return false;
return crypto.timingSafeEqual(
Buffer.from(signature),
Buffer.from(expected)
);
}
// In your endpoint handler:
app.post('/webhook', (req, res) => {
const signature = req.headers['x-yapl-signature-256'];
const timestamp = req.headers['x-yapl-timestamp'];
const body = req.rawBody; // Raw request body as string
if (!verifyWebhook(YOUR_SECRET, signature, timestamp, body)) {
return res.status(401).send('Invalid signature');
}
// Process the webhook
const event = JSON.parse(body);
console.log(`Received ${event.type}:`, event.data);
res.status(200).send('OK');
});
```
### Python
```python
import hmac
import hashlib
def verify_webhook(secret, signature, timestamp, body):
signable_payload = f"{timestamp}.{body}"
expected = "sha256=" + hmac.new(
secret.encode('utf-8'),
signable_payload.encode('utf-8'),
hashlib.sha256
).hexdigest()
return hmac.compare_digest(signature, expected)
# In your endpoint handler (Flask example):
@app.route('/webhook', methods=['POST'])
def handle_webhook():
signature = request.headers.get('X-YAPL-Signature-256')
timestamp = request.headers.get('X-YAPL-Timestamp')
body = request.get_data(as_text=True)
if not verify_webhook(YOUR_SECRET, signature, timestamp, body):
return 'Invalid signature', 401
event = request.get_json()
print(f"Received {event['type']}: {event['data']}")
return 'OK', 200
```
### Go
```go
package main
import (
"crypto/hmac"
"crypto/sha256"
"encoding/hex"
"fmt"
"io"
"net/http"
"strings"
)
func verifyWebhook(secret, signature, timestamp, body string) bool {
signablePayload := fmt.Sprintf("%s.%s", timestamp, body)
mac := hmac.New(sha256.New, []byte(secret))
mac.Write([]byte(signablePayload))
expected := "sha256=" + hex.EncodeToString(mac.Sum(nil))
return hmac.Equal([]byte(signature), []byte(expected))
}
func webhookHandler(w http.ResponseWriter, r *http.Request) {
signature := r.Header.Get("X-YAPL-Signature-256")
timestamp := r.Header.Get("X-YAPL-Timestamp")
body, _ := io.ReadAll(r.Body)
if !verifyWebhook(yourSecret, signature, timestamp, string(body)) {
http.Error(w, "Invalid signature", http.StatusUnauthorized)
return
}
// Process the webhook
w.WriteHeader(http.StatusOK)
w.Write([]byte("OK"))
}
```
## Security Recommendations
### Always verify signatures
Never skip signature verification, even for testing. Unverified endpoints are vulnerable to spoofed requests.
### Use timing-safe comparison
Always use constant-time comparison functions (like `crypto.timingSafeEqual` in Node.js or `hmac.compare_digest` in Python) to prevent timing attacks.
### Check the timestamp
To prevent replay attacks, verify that the `X-YAPL-Timestamp` is recent (e.g., within the last 5 minutes):
```javascript
const deliveryTime = new Date(timestamp).getTime();
const now = Date.now();
const fiveMinutes = 5 * 60 * 1000;
if (Math.abs(now - deliveryTime) > fiveMinutes) {
return res.status(401).send('Delivery too old');
}
```
### Store secrets securely
- Never hardcode secrets in source code
- Use environment variables or a secrets manager
- Rotate secrets by creating a new webhook if you suspect compromise
### Use HTTPS
Your receiving endpoint should always use HTTPS to protect the webhook payload in transit. YAPL requires HTTPS for production webhook URLs.
## Related Topics
- [Creating Webhooks](/docs/user-guides/webhooks/creating-webhooks) — Set up endpoints and get your signing secret
- [Event Types](/docs/user-guides/webhooks/event-types) — Events that trigger deliveries
- [Delivery Logs](/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs) — Monitor delivery status
---
# Billing Information (https://yapl.app/en/docs/user-guides/workspaces/billing-information)
# Billing Information
Manage your workspace's billing details, payment methods, and subscription information. Access billing settings from **Settings > Subscription** in the sidebar.
## Accessing Billing Information
1. Navigate to **Settings** in the sidebar
2. Select **Subscription** tab
3. View your current subscription status and billing details
## Current Subscription Overview
The subscription page displays:
| Information | Description |
|-------------|-------------|
| Current Plan | Your subscription tier (Trial, Basic, Professional) |
| Status | Active, Trial, Cancelled, Past Due |
| Renewal Date | When your subscription renews |
| Seats | Included and additional seats |
| Payment Method | Card on file |
## Subscription Tiers
### Trial (14 Days Free)
- Full Professional features
- 10 seats for team collaboration
- No payment required
- Automatically expires after 14 days
### Basic ($15/month)
- 3 fixed seats
- Up to 5 active projects
- 2 plans per project
- 200 tasks per plan
- Essential features
### Professional ($69/month)
- 10 included seats
- Additional seats at $6/seat/month
- Unlimited projects
- 500 tasks per plan
- Full features including cost tracking and Gantt editing
## Payment Methods
### Adding a Payment Method
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Click **Add Payment Method** or **Update Payment**
3. Enter card details in the secure checkout
4. Click **Save**
YAPL accepts:
- Visa
- Mastercard
- American Express
- Discover
Payment processing is handled securely by LemonSqueezy. YAPL never stores your full card number.
### Updating Payment Method
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Find **Payment Method** section
3. Click **Update Payment Method**
4. Enter new card details
5. Confirm the change
### Payment Method Display
Your stored card shows:
- Card brand (Visa, Mastercard, etc.)
- Last 4 digits
- Expiration indicator
## Managing Seats
### Understanding Seats
Seats represent the number of users who can access your workspace:
| Tier | Included Seats | Additional Seats |
|------|----------------|------------------|
| Trial | 10 seats | Not during trial |
| Basic | 3 (fixed) | Not available |
| Professional | 10 included | $6/seat/month |
### Adding Seats (Professional Only)
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Find **Seat Management** section
3. Click **Add Seats**
4. Enter number of additional seats
5. Confirm the purchase
Additional seats are:
- Billed monthly at $6/seat
- Added to your next invoice
- Available immediately
### Seat Allocation
View current seat usage:
- **Included Seats**: Part of your plan
- **Additional Seats**: Extra purchased seats
- **Total Seats**: Maximum allowed members
- **Occupied Seats**: Currently used seats
You cannot reduce seats below your current occupied count. Remove members first if needed.
## Invoices and Billing History
### Viewing Invoices
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Scroll to **Payment History** section
3. View list of past invoices
Each invoice shows:
- Invoice date
- Amount
- Status (Paid, Pending, Failed)
- Download link
### Invoice Contents
Invoices include:
- Company information (from Organization Profile)
- Subscription period
- Plan details
- Seat count
- Tax information
- Payment amount
### Downloading Invoices
1. Find the invoice in Payment History
2. Click the download icon
3. Invoice downloads as PDF
## Subscription Status
Your subscription can be in these states:
| Status | Description | Action Required |
|--------|-------------|-----------------|
| **Active** | Normal operation | None |
| **Trial** | Free trial period | Upgrade before expiration |
| **Cancelled** | Cancellation requested | Access until period ends |
| **Past Due** | Payment failed | Update payment method |
| **Expired** | Trial or subscription ended | Resubscribe |
## Changing Plans
### Upgrading
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Click **Change Plan**
3. Select a higher tier
4. Complete checkout
5. New features available immediately
### Downgrading
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Click **Change Plan**
3. Select a lower tier
4. Review impact on current usage
5. Confirm downgrade
Downgrading may affect your current data if you exceed the new tier's limits.
### Downgrade Restrictions
You cannot downgrade if:
- Member count exceeds new tier limit
- Project count exceeds new tier limit
- You'd lose access to features with active data
## Cancelling Subscription
### How to Cancel
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Click **Cancel Subscription**
3. Review what you'll lose
4. Confirm cancellation
### After Cancellation
- Access continues until current period ends
- Data is preserved for 90 days
- You can reactivate at any time
- No refunds for partial periods
### Reactivating
1. Go to **Settings > Subscription**
2. Click **Reactivate Subscription**
3. Choose a plan
4. Complete payment
5. Access restored immediately
## Billing Address
Your billing address is used for:
- Invoice generation
- Tax calculation
- Payment verification
Update billing address in **Settings > Organization > Company Settings**.
## Tax Information
YAPL handles taxes based on:
- Your billing country
- Your tax ID (if provided)
- Local tax regulations
### Tax ID
Provide your tax ID (VAT number, EIN, etc.) in Organization Profile to:
- Receive proper invoices
- Enable tax exemptions where applicable
- Comply with local regulations
## Payment Issues
### Failed Payment
If payment fails:
1. You'll receive an email notification
2. Subscription enters "Past Due" status
3. Update payment method within grace period
4. Service continues during grace period
### Grace Period
- 7 days for failed payments
- Full access during grace period
- Update payment to avoid service interruption
### Declined Cards
Common reasons for decline:
- Insufficient funds
- Expired card
- Bank security block
- Incorrect details
Try:
1. Using a different card
2. Contacting your bank
3. Verifying card details
## Who Can Manage Billing
Only workspace **owners** can:
- View billing information
- Update payment methods
- Change subscription plans
- Add seats
- Cancel subscription
Team members cannot access billing information.
## Troubleshooting
### Cannot Access Billing
- Verify you have owner role
- Check workspace is not in trial
- Try refreshing the page
### Payment Not Processing
- Check card details are correct
- Verify card isn't expired
- Contact your bank for blocks
- Try a different card
### Invoice Not Received
- Check spam folder
- Verify billing email address
- Download from Payment History
## Related Topics
- [Workspace Setup](/docs/getting-started/workspace-setup) - Initial configuration
- [Organization Profile](/docs/user-guides/workspaces/organization-profile) - Company details
- [Managing Owners](/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Administrative access
---
# Creating Workspaces (https://yapl.app/en/docs/user-guides/workspaces/creating-workspaces)
# Creating Workspaces
This guide covers creating workspaces in YAPL. Most users create their workspace during the registration process, but you can create additional workspaces for separate organizations or projects.
## When to Create a New Workspace
Create a new workspace when you need:
- **Separate Organizations** - Different companies or business units
- **Isolated Projects** - Complete separation of project data
- **Different Teams** - Non-overlapping team structures
- **Separate Billing** - Independent subscription management
During your trial period, you cannot create additional workspaces. Upgrade to a paid plan first.
## Creating Your First Workspace
Your first workspace is created during registration:
### Step 1: Complete Registration
After verifying your email, you'll be guided through onboarding.
### Step 2: Workspace Information
Enter the required details:
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Workspace Name | Your organization's name | 1-100 characters |
| Company Name | Legal business name | Required |
| Description | Brief workspace overview | Optional |
| Industry Type | Your business sector | Select from list |
### Step 3: Company Details (Optional)
Choose organization type:
**Individual Account:**
- Full Name
- Tax ID / National ID
- Billing Address
**Company Account:**
- Company Name
- Tax ID
- Tax Office
- Legal Address
- Billing Address
### Step 4: Complete Setup
Click **Complete Setup** to create your workspace. You'll be redirected to your dashboard.
## Creating Additional Workspaces
Creating additional workspaces requires an active paid subscription. Trial users must upgrade first.
### From the Workspace Switcher
1. Click your workspace name in the sidebar (top-left)
2. Click **Create New Workspace** at the bottom of the dropdown
3. Follow the creation wizard
### From Settings
1. Navigate to **Settings**
2. Select **Organization**
3. Find the workspace selector
4. Click **Create New Workspace**
## Workspace Creation Form
When creating a workspace, you'll configure:
### Basic Information
| Field | Description | Default |
|-------|-------------|---------|
| Workspace Name | Display name | Required |
| Workspace URL | Unique identifier | Auto-generated from name |
| Description | Purpose and scope | Optional |
| Industry Type | Business category | None selected |
### Regional Settings
| Setting | Options | Default |
|---------|---------|---------|
| Default Language | English, Turkish | Account language |
| Default Currency | Any ISO 4217 code | USD |
| Date Format | Various formats | Locale default |
| Fiscal Year Start | Any month | January |
### Project Numbering
Configure how project codes are auto-generated:
| Option | Description | Example |
|--------|-------------|---------|
| Prefix | 3-4 letter/number code | PROJ, ACME |
| Year Format | 2-digit or 4-digit | 25 or 2025 |
| Sequence Length | 3, 4, or 5 digits | 001, 0001, 00001 |
Example: `PROJ-25-001` or `ACME-2025-0001`
## Workspace URL (Slug)
The workspace URL (slug) is:
- **Automatically generated** from workspace name
- **Unique** across all YAPL workspaces
- **Lowercase** with hyphens replacing spaces
- **3-50 characters** long
You can customize the slug during creation or change it later in workspace settings. Note that changing the URL will affect any existing direct links and integrations.
## After Creation
Once created, your new workspace:
1. **Starts with a trial** (if first workspace) or inherits your subscription
2. **Has you as the sole owner** initially
3. **Contains no teams** (except the system Workspace Owners team)
4. **Has no projects** until you create them
## Initial Configuration Checklist
After creating a workspace:
- [ ] Add company information
- [ ] Configure regional settings
- [ ] Set up project numbering
- [ ] Create teams
- [ ] Invite team members
- [ ] Create first project
## Workspace Limits
Subscription tiers limit workspace capabilities:
| Capability | Trial | Basic | Professional |
|------------|-------|-------|--------------|
| Can Create | First only | Yes | Yes |
| Members | 10 | 3 | 10+ |
| Projects | 1 | 5 | Unlimited |
| Plans | 1 | 10 | Unlimited |
| Features | Core (no import/export) | Limited | Full |
## Troubleshooting
### Cannot Create Workspace
**"Cannot create additional workspaces during trial"**
- Upgrade to Basic or Professional plan first
**"Invalid workspace name"**
- Ensure name is 1-100 characters
- Remove special characters
**"Workspace URL already taken"**
- Choose a different name or modify the slug
- Add numbers or your company initials
### Missing Options
If you don't see the create workspace option:
- Verify you have an active paid subscription
- Check your account permissions
- Contact support if issues persist
## Related Topics
- [Workspace Setup](/docs/getting-started/workspace-setup) - Initial configuration guide
- [Workspace Settings](/docs/user-guides/workspaces/workspace-settings) - Configure your workspace
- [Managing Owners](/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Add co-owners
---
# Workspaces (https://yapl.app/en/docs/user-guides/workspaces)
# Workspace Management
A workspace is your organization's isolated environment in YAPL. It contains all your projects, teams, resources, and data. Each workspace operates independently with its own subscription, member limits, and settings.
## Understanding Workspaces
Workspaces provide:
- **Data Isolation** - All data is contained within your workspace
- **Team Organization** - Members grouped into teams with roles
- **Project Management** - Projects assigned to teams
- **Subscription Management** - Billing and seat allocation
- **Security** - Row-level security ensures data privacy
## Workspace Architecture
```
Workspace
├── Owners (1-5 administrative users)
├── Teams (organize members)
│ ├── Members (with roles: Lead, Member, Viewer)
│ └── Items (assigned projects/plans)
├── Projects (assigned to teams)
│ └── Plans (schedules with tasks)
├── Resources (equipment, materials)
└── Settings (organization, billing)
```
## In This Section
### Getting Started
- **[Creating Workspaces](/docs/user-guides/workspaces/creating-workspaces)** - Set up new workspaces for your organization
### Configuration
- **[Workspace Settings](/docs/user-guides/workspaces/workspace-settings)** - Configure basic workspace properties
- **[Organization Profile](/docs/user-guides/workspaces/organization-profile)** - Set up company information and regional preferences
### Access Management
- **[Managing Owners](/docs/user-guides/workspaces/managing-owners)** - Add, remove, and transfer workspace ownership
### Billing
- **[Billing Information](/docs/user-guides/workspaces/billing-information)** - Configure payment details and view invoices
## Quick Reference
| Task | Location |
|------|----------|
| Update workspace name | Settings > Organization |
| Change company info | Settings > Organization > Company Settings |
| Add workspace owner | Settings > Organization > Owners |
| View subscription | Settings > Subscription |
| Update payment | Settings > Subscription > Payment Method |
## Workspace Limits by Tier
| Feature | Trial | Basic | Professional |
|---------|-------|-------|--------------|
| Duration/Seats | 14 days / 10 | Unlimited / 3 | Unlimited / 10+ |
| Projects | 1 active | 5 max | Unlimited |
| Members | 10 seats | 3 (fixed) | 10 included (+$6/seat) |
| Cost Tracking | Yes | No | Yes |
| Gantt Editing | Yes | No | Yes |
## Related Topics
- [Registration](/docs/getting-started/registration) - Create your account
- [Workspace Setup](/docs/getting-started/workspace-setup) - Initial configuration
- [Subscription](/docs/user-guides/billing) - Manage your plan
---
# Managing Owners (https://yapl.app/en/docs/user-guides/workspaces/managing-owners)
# Managing Owners
Workspace owners have full administrative control over a workspace. This guide covers adding co-owners, removing owners, and managing ownership responsibilities.
## Understanding Workspace Ownership
Workspace owners have complete access to:
- All workspace settings
- Billing and subscription management
- All teams and projects (regardless of assignment)
- User management and invitations
- Workspace deletion
### Owner Limits
| Rule | Limit |
|------|-------|
| Minimum owners | 1 (always required) |
| Maximum owners | 5 per workspace |
## The Workspace Owners Team
YAPL automatically creates a **Workspace Owners** system team:
- Contains all workspace owners automatically
- Updates when owners are added/removed
- Cannot be modified directly
- Provides owners access to all workspace content
You don't need to manually add owners to teams. The Workspace Owners system team handles this automatically.
## Adding Owners
### Prerequisites
- You must be an existing owner
- Workspace must have fewer than 5 owners
- Invitee must have a YAPL account (or will create one)
### Inviting by Email
1. Go to **Settings > Organization**
2. Find the **Owners** section
3. Click **Invite Owner**
4. Enter the person's email address
5. Click **Send Invitation**
The invitee receives:
- Email with invitation link
- 7 days to accept
- Instructions to create account if needed
### Using Shareable Links
For quick invitations:
1. Go to **Settings > Organization**
2. Find the **Owners** section
3. Click **Generate Invitation Link**
4. Configure options:
- Usage limit (how many times link can be used)
- Expiration date
5. Copy and share the link
Shareable owner invitation links grant full administrative access. Share only with trusted individuals.
## Owner Invitation Status
Track pending invitations:
| Status | Description |
|--------|-------------|
| Pending | Invitation sent, awaiting acceptance |
| Accepted | User has become an owner |
| Expired | 7-day limit passed |
| Cancelled | Invitation revoked |
### Managing Invitations
- **Resend**: Send another notification email
- **Cancel**: Revoke the invitation before acceptance
- **Extend**: Cannot extend; send new invitation
## Removing Owners
### When You Can Remove an Owner
An owner can be removed if:
- At least 2 owners exist (1 must remain)
- You have owner permissions
### How to Remove
1. Go to **Settings > Organization**
2. Find the **Owners** section
3. Locate the owner to remove
4. Click **Remove Owner**
5. Confirm the action
### What Happens When Removed
The removed person:
- Loses administrative access immediately
- Is removed from Workspace Owners team
- Keeps their YAPL account
- May retain access through other team memberships
## Leaving as Owner
Owners can voluntarily leave a workspace:
### When You Can Leave
- At least 2 owners must exist
- You cannot be the sole owner
### How to Leave
1. Go to **Settings > Organization**
2. Find your name in the **Owners** section
3. Click **Leave Workspace**
4. Confirm the action
If you're the only owner, you cannot leave. Add another owner first, or delete the workspace entirely.
## Transferring Ownership
To transfer primary ownership (when you want to completely exit):
### Step 1: Add New Owner
1. Invite the person you want to transfer to
2. Wait for them to accept
### Step 2: Remove Yourself
1. Once new owner is active
2. Leave the workspace as owner
### Step 3: Full Transfer
For complete workspace transfer:
- Contact support for assistance
- May require verification
## Owner vs. Team Lead
Understanding the difference:
| Capability | Owner | Team Lead |
|------------|-------|-----------|
| Workspace settings | Full access | No access |
| Billing management | Yes | No |
| Create/delete workspaces | Yes | No |
| Manage all teams | Yes | Own team only |
| View all projects | Yes | Team projects only |
| Invite to workspace | Yes | No |
| Invite to team | Yes | Yes |
## Multiple Owners Best Practices
### When to Have Multiple Owners
Consider multiple owners when:
- Team leads need billing access
- Business continuity is important
- Multiple departments share administration
- You need backup administrators
### Recommended Structure
| Organization Size | Recommended Owners |
|-------------------|--------------------|
| 1-5 people | 1-2 owners |
| 6-20 people | 2-3 owners |
| 20+ people | 3-5 owners |
### Communication Among Owners
When you have multiple owners:
- Coordinate major changes
- Agree on subscription decisions
- Share billing responsibilities
- Document administrative procedures
## Security Considerations
### Protecting Owner Access
- Use strong, unique passwords
- Enable two-factor authentication (when available)
- Review owner list regularly
- Remove owners who leave the organization
### Owner Activity
All owners can:
- Access all workspace data
- Make irreversible changes (deletion)
- Manage billing and subscriptions
- Invite other owners
Choose owners carefully.
## Troubleshooting
### Cannot Add Owner
**"Maximum owners reached"**
- Remove an existing owner first
- Maximum is 5 owners per workspace
**"Invitation already exists"**
- Check pending invitations
- Cancel old invitation if needed
### Cannot Remove Owner
**"Cannot remove last owner"**
- Add another owner first
- At least 1 owner required
**"You don't have permission"**
- Only owners can manage other owners
- Check your workspace role
### Owner Didn't Receive Invitation
- Check spam/junk folder
- Verify email address is correct
- Resend the invitation
- Try shareable link instead
### Cannot Leave Workspace
**"You are the only owner"**
- Add another owner first
- Or delete the workspace if no longer needed
## Related Topics
- [Workspace Settings](/docs/user-guides/workspaces/workspace-settings) - Configure your workspace
- [Billing Information](/docs/user-guides/workspaces/billing-information) - Payment and subscription
- [Team Roles](/docs/user-guides/teams/team-roles) - Team-level permissions
---
# Organization Profile (https://yapl.app/en/docs/user-guides/workspaces/organization-profile)
# Organization Profile
The organization profile contains your company's business information used for billing, invoicing, and workspace identification. This information is separate from individual user profiles.
## Accessing Organization Profile
1. Navigate to **Settings** in the sidebar
2. Select **Organization** tab
3. Scroll to **Company Settings** section
## Organization Type
YAPL supports two organization types:
### Individual
For solo professionals and freelancers:
- Simplified information requirements
- Personal tax ID support
- Single-person billing
### Company
For businesses and organizations:
- Full company details
- Business tax information
- Multiple contact options
You can change organization type at any time. Switch between Individual and Company based on your current needs.
## Individual Account Fields
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Full Name | Your legal name | Required for billing |
| Tax ID / National ID | Personal identification | Country-specific format |
| Billing Address | Invoice address | Required for paid plans |
## Company Account Fields
### Basic Information
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Company Name | Legal business name | Required, up to 255 characters |
| Tax ID | Business tax number | Format: 12-3456789 |
| Tax Office | Tax registration office | Required in some regions |
| Company Type | Legal entity type | Select from list |
### Company Types
Select your legal entity type:
- Limited Liability Company (LLC)
- Corporation (Inc./Corp.)
- Partnership
- Sole Proprietorship
- Non-Profit Organization
- Government Entity
### Address Information
| Field | Description |
|-------|-------------|
| Legal Address | Registered business address |
| Billing Address | Invoice delivery address |
Check **Same as legal address** if your billing address matches your legal address.
### Contact Information
| Field | Description | Format |
|-------|-------------|--------|
| Company Phone | Main business line | International format |
| Company Email | Business email | Valid email address |
| Website | Company website | Full URL with https:// |
### Additional Details
| Field | Description |
|-------|-------------|
| Authorized Person | Legal representative name |
| Number of Employees | Company size range |
## Employee Size Ranges
Select your organization size:
- 1-10 employees
- 11-50 employees
- 51-200 employees
- 201-500 employees
- 501-1000 employees
- 1000+ employees
This helps YAPL understand your organization's scale and recommend appropriate features.
## Billing Country
The billing country affects:
- Currency options
- Tax calculations
- Invoice formatting
- Payment methods
Enter the 2-letter ISO 3166-1 alpha-2 code:
- **US** - United States
- **TR** - Turkey
- **GB** - United Kingdom
- **DE** - Germany
## Postal/ZIP Code
Required for billing verification:
- Format depends on country
- US: 5 or 9 digits (12345 or 12345-6789)
- UK: Alphanumeric (SW1A 1AA)
- Turkey: 5 digits (34000)
## Project Numbering Configuration
Configure automatic project code generation:
### Accessing Project Numbering
1. In Organization settings, find **Project Numbering** section
2. Click **Configure Project Numbering**
### Configuration Options
| Option | Description | Example |
|--------|-------------|---------|
| Code Prefix | 3-4 characters | PROJ, ACME, NYC |
| Include Year | Add year to code | Yes/No |
| Year Format | 2-digit or 4-digit | 25 or 2025 |
| Sequence Length | 3-5 digits | 001, 0001, 00001 |
### Preview
As you configure, preview shows next generated code:
- `PROJ-25-001` (next project)
- `ACME-2025-0001` (next project)
### Current Sequence
View and reset the current sequence number. The next project uses the next number in sequence.
## Task Status Configuration
Customize task statuses for your workspace:
### Accessing Status Configuration
1. In Organization settings, find **Task Statuses** section
2. Click **Manage Task Statuses**
### Default Statuses
YAPL includes these default statuses:
- **To Do** - Work not started
- **In Progress** - Currently being worked on
- **In Review** - Pending review or approval
- **Completed** - Work finished
### Custom Statuses
Create custom statuses for your workflow:
1. Click **Add Custom Status**
2. Enter status name (English required, Turkish optional)
3. Select a color
4. Click **Save**
Custom statuses appear in Kanban boards and task lists alongside default statuses.
## Saving Organization Profile
1. Update the fields you want to change
2. Click **Save Changes**
3. Wait for confirmation message
Changes to company information:
- Apply immediately to new invoices
- Don't affect historical invoices
- Update checkout pre-fill information
## Who Can Edit
Only workspace **owners** can modify organization profile settings:
- Add/change company information
- Update billing details
- Configure project numbering
- Manage custom statuses
Team leads and members can view but not edit these settings.
## Using Profile Data
Organization profile information is used for:
| Use Case | Fields Used |
|----------|-------------|
| Invoice Generation | Company name, Tax ID, Address |
| Checkout Pre-fill | All billing fields |
| Email Communications | Company name, Contact email |
| Reports | Company name, Fiscal year |
## Troubleshooting
### Cannot Save Changes
- Verify you have owner permissions
- Check all required fields have values
- Ensure Tax ID format is correct for your country
- Verify email addresses are valid
### Billing Information Not Appearing
- Complete all required billing fields
- Save changes before checkout
- Refresh page after saving
### Tax ID Validation Errors
- Format varies by country
- US: XX-XXXXXXX (with dash)
- Check with your accountant for correct format
## Related Topics
- [Workspace Settings](/docs/user-guides/workspaces/workspace-settings) - Basic workspace configuration
- [Billing Information](/docs/user-guides/workspaces/billing-information) - Payment and subscription
- [Managing Owners](/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Administrative access
---
# Workspace Settings (https://yapl.app/en/docs/user-guides/workspaces/workspace-settings)
# Workspace Settings
The workspace settings page allows you to configure fundamental properties of your workspace. Access these settings from **Settings > Organization** in the sidebar.
## Accessing Workspace Settings
1. Click **Settings** in the sidebar navigation
2. Select **Organization** from the settings tabs
3. You'll see the workspace settings at the top of the page
## Basic Settings
### Workspace Logo
Upload a logo or avatar for your workspace:
- Displayed in the sidebar and workspace switcher
- Helps team members identify workspaces quickly
- Supported formats: JPG, PNG
- Maximum file size: 2 MB
- Recommended size: 200x200 pixels or larger
**To upload a logo:**
1. Go to **Settings > Organization**
2. Click on the logo placeholder or current logo
3. Select an image file from your device
4. Logo updates immediately
### Workspace Name
Your workspace's display name appears in:
- Sidebar navigation
- Workspace switcher
- Team member invitations
- Email notifications
**Requirements:**
- 1-100 characters
- Can include spaces and special characters
- Should be recognizable to your team
### Workspace URL
The workspace URL (slug) is used in:
- Direct workspace links
- API integrations
- Sharing and references
**Characteristics:**
- Lowercase letters, numbers, and hyphens only
- 3-50 characters
- Can be changed in workspace settings
- Must be unique across YAPL
The workspace URL can be changed, but this will affect all existing direct links and API integrations using the old URL.
### Description
An optional description helps team members understand the workspace purpose.
- Up to 500 characters
- Appears in workspace overview
- Useful for multi-workspace organizations
## Regional Settings
Configure how dates, numbers, and currency are displayed.
### Default Language
Sets the default interface language:
| Option | Description |
|--------|-------------|
| English | Default interface language |
| Turkish | Türkçe arayüz |
Individual users can override this in their profile preferences.
### Default Currency
The workspace's default currency for:
- Project budgets
- Resource costs
- Financial reports
Enter the 3-letter ISO 4217 code:
- **USD** - US Dollar
- **EUR** - Euro
- **TRY** - Turkish Lira
- **GBP** - British Pound
- And 150+ other currencies
### Date Format
Choose how dates appear throughout the workspace:
| Format | Example |
|--------|---------|
| MM/DD/YYYY | 12/25/2025 |
| DD/MM/YYYY | 25/12/2025 |
| YYYY-MM-DD | 2025-12-25 |
### Fiscal Year Start
Set when your organization's fiscal year begins. This affects:
- Financial reports
- Budget tracking
- Period-based analytics
Select any month from January to December.
### Default Tax Rate
Set a default tax percentage for calculations:
- Used in cost estimates
- Applied to resource calculations
- Can be overridden per project
Enter as a percentage (e.g., 18 for 18%).
## Industry Type
Select your organization's industry:
| Industry | Description |
|----------|-------------|
| Service Provider | General service businesses |
| Vendor | Supplier organizations |
| Residential Services | Home and residential work |
| Commercial Services | Commercial project management |
| Civil Engineering | Infrastructure and civil projects |
Industry type helps YAPL:
- Suggest relevant features
- Provide industry-specific reports
- Connect with relevant resources
## Saving Changes
1. Make your desired changes in the form
2. Click **Save Changes** at the bottom
3. Wait for confirmation message
4. Changes apply immediately
Some settings require page refresh to take full effect.
## Settings Impact
| Setting | Impact | User Override |
|---------|--------|---------------|
| Language | Interface default | Yes, in profile |
| Currency | Project defaults | Yes, per project |
| Date Format | All date displays | No |
| Tax Rate | Cost calculations | Yes, per project |
| Fiscal Year | Report periods | No |
## Permissions
Only workspace **owners** can modify workspace settings. Team leads and members can view settings but cannot make changes.
To check your role:
1. Go to **Settings > Profile**
2. View **Workspace Memberships**
3. Your role appears next to each workspace
## Troubleshooting
### Cannot Save Changes
- Verify you have owner permissions
- Check all required fields are filled
- Ensure valid format for each field
- Try refreshing the page
### Settings Not Applying
- Refresh the browser
- Clear browser cache
- Log out and back in
- Check if other owners made changes
### Missing Settings Options
Some settings require:
- Professional subscription tier
- Owner role
- Completed onboarding
## Related Topics
- [Organization Profile](/docs/user-guides/workspaces/organization-profile) - Company details
- [Managing Owners](/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Administrative access
- [Billing Information](/docs/user-guides/workspaces/billing-information) - Payment settings
---
# Creating Teams (https://yapl.app/en/docs/user-guides/teams/creating-teams)
# Creating Teams
Teams organize your workspace members and control access to projects. This guide covers creating teams and configuring their initial settings.
## When to Create a Team
Create a team when you need to:
- **Group members by function** - Engineering, Operations, Management
- **Organize project access** - Dedicated teams for specific projects
- **Separate permissions** - Different access levels for different groups
- **Structure collaboration** - Define who works together
## Creating a New Team
### Step 1: Navigate to Teams
1. Click **Teams** in the sidebar navigation
2. Click the **Create Team** button
### Step 2: Enter Team Information
| Field | Description | Requirements |
|-------|-------------|--------------|
| Team Name | Descriptive name for the team | 1-100 characters, unique in workspace |
| Description | Purpose and scope of the team | Optional |
| Team Type | Type of team | Regular (default) |
### Step 3: Create the Team
Click **Create Team** to finish. You'll be taken to the team detail page.
## Team Name Guidelines
Good team names are:
- **Descriptive** - Clearly indicate the team's purpose
- **Concise** - Easy to recognize in dropdowns
- **Unique** - Different from other teams in workspace
**Good examples:**
- "Engineering Team"
- "Project Alpha Team"
- "Site Operations"
- "Management"
**Avoid:**
- "Team 1" (not descriptive)
- Very long names that get truncated
- Names that could be confused with other teams
## Team Types
### Regular Teams
Standard user-created teams:
- Full management control
- Assignable to projects
- Can be deleted
- Customizable settings
### Workspace Owners (System)
Automatically managed team:
- Contains all workspace owners
- Cannot be modified directly
- Provides access to all content
- Cannot be deleted
You cannot create system teams. The Workspace Owners team is created and managed automatically.
## After Creation
Your new team is ready for:
### 1. Adding Members
Navigate to the **Invitations** tab to invite members:
- Send email invitations
- Generate shareable links
### 2. Setting Roles
When members join, assign appropriate roles:
- **Lead** - Team administrators
- **Member** - Standard access
- **Viewer** - Read-only access
### 3. Assigning to Projects
Connect the team to projects:
- Open projects and add team assignment
- Or assign during project creation
## Team Limits
Depending on your subscription:
| Tier | Team Limits |
|------|-------------|
| Trial | Unlimited teams, 10 members total |
| Basic | Unlimited teams, 3 members total |
| Professional | Unlimited teams, 10+ members total |
There's no limit on the number of teams you can create. Limits apply to total workspace members. Only workspace owners can create teams.
## Team Statistics
After creation, the team page shows:
| Statistic | Description |
|-----------|-------------|
| Member Count | Active members in team |
| Item Count | Projects/plans assigned |
| Active | Team status |
## Editing a Team
After creation, modify team settings:
1. Open the team
2. Click **Edit Team** or settings icon
3. Update name, description, or type
4. Save changes
## Deleting a Team
To delete a team:
1. Open the team
2. Navigate to team settings
3. Click **Delete Team**
4. Confirm deletion
Teams with assigned projects cannot be deleted. Remove project assignments first.
### What Happens When Deleted
- Team members lose access to team-assigned projects
- Members remain in workspace (if in other teams)
- Historical activity is preserved
- Action cannot be undone
## Team Creation Best Practices
### Functional Teams
Create teams based on roles:
- **Management Team** - Leaders and decision makers
- **Engineering Team** - Technical staff
- **Operations Team** - Field and operations staff
- **Support Team** - Customer-facing roles
### Project Teams
Create teams for major projects:
- **Project Alpha Team** - Everyone working on Alpha
- **Q1 Launch Team** - Cross-functional launch team
- **Client ABC Team** - Dedicated client team
### Hybrid Approach
Combine both strategies:
- Functional teams for general work
- Project teams for specific initiatives
- Members can belong to multiple teams
## Troubleshooting
### Cannot Create Team
**"Team name already exists"**
- Use a unique name within your workspace
- Add identifiers to make it unique
**"Cannot create teams"**
- Only workspace owners can create teams
- Check workspace subscription status
### Team Not Appearing
- Refresh the page
- Check if team was created successfully
- Verify you have access to view teams
## Related Topics
- [Team Roles](/docs/user-guides/teams/team-roles) - Understanding permissions
- [Team Invitations](/docs/user-guides/teams/team-invitations) - Adding members
- [Team Assignments](/docs/user-guides/teams/team-assignments) - Connecting to projects
---
# Teams (https://yapl.app/en/docs/user-guides/teams)
# Team Management
Teams are the organizational foundation of collaboration in YAPL. They group members together and control access to projects and resources through role-based permissions.
## Understanding Teams
Teams provide:
- **Member Organization** - Group users with shared responsibilities
- **Access Control** - Determine who can view and edit projects
- **Role-Based Permissions** - Define what members can do (Lead, Member, Viewer)
- **Project Assignment** - Connect teams to projects they work on
## Team Architecture
```
Workspace
├── Workspace Owners Team (system-generated)
│ └── All workspace owners
├── Engineering Team (user-created)
│ ├── Members with roles
│ └── Assigned projects
├── Operations Team (user-created)
│ ├── Members with roles
│ └── Assigned projects
└── More teams...
```
## In This Section
### Getting Started
- **[Creating Teams](/docs/user-guides/teams/creating-teams)** - Set up new teams in your workspace
### Roles & Permissions
- **[Team Roles](/docs/user-guides/teams/team-roles)** - Understanding Lead, Member, and Viewer roles
### Member Management
- **[Managing Members](/docs/user-guides/teams/managing-members)** - Add, remove, and update team members
- **[Team Invitations](/docs/user-guides/teams/team-invitations)** - Invite users to join teams
### Project Access
- **[Team Assignments](/docs/user-guides/teams/team-assignments)** - Connect teams to projects
## Quick Reference
| Task | Location |
|------|----------|
| Create team | Teams > Create Team |
| Invite member | Teams > [Team] > Invitations |
| Change role | Teams > [Team] > Members |
| Assign to project | Projects > [Project] > Team Assignment |
| View team activity | Teams > [Team] > Activity |
## Team Types
### Regular Teams
User-created teams for organizing work:
- Customizable name and description
- Manageable membership
- Assignable to projects
- Can be deleted
### System Teams
Automatically created and managed:
- **Workspace Owners** - Contains all workspace owners
- Updates automatically
- Cannot be modified or deleted
- Provides owner access to all content
## Roles Overview
| Role | Description | Key Permissions |
|------|-------------|-----------------|
| **Lead** | Team administrators | Manage members, assign items, full edit |
| **Member** | Standard participants | View and edit team content |
| **Viewer** | Read-only access | View team content only |
## Best Practices
### Team Structure
- Create teams based on function (Engineering, Operations)
- Or create teams per project for dedicated access
- Use a hybrid approach for flexibility
### Role Assignment
- At least one Lead per team (required)
- Assign Member role for active contributors
- Use Viewer for stakeholders who need visibility
### Project Access
- Assign teams thoughtfully to projects
- Review assignments when projects change scope
- Remove teams when access is no longer needed
## Related Topics
- [Inviting Team Members](/docs/getting-started/inviting-team) - Getting started guide
- [Project Management](/docs/user-guides/projects) - Working with projects
- [Managing Owners](/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Workspace administration
---
# Managing Members (https://yapl.app/en/docs/user-guides/teams/managing-members)
# Managing Members
Team members form the foundation of collaboration in YAPL. This guide covers viewing members, changing roles, removing members, and managing member access.
## Viewing Team Members
### Accessing the Members List
1. Navigate to **Teams** in the sidebar
2. Click on a team name
3. Select the **Members** tab
### Member Information
Each member entry shows:
| Field | Description |
|-------|-------------|
| Name | Full name of the member |
| Email | Contact email |
| Role | Lead, Member, or Viewer |
| Joined | Date they joined the team |
| Status | Active or Inactive |
## Adding Members
Members are added through the invitation process:
1. Open your team
2. Go to **Invitations** tab
3. Click **Invite Members**
4. Send invitation via email or link
See [Team Invitations](/docs/user-guides/teams/team-invitations) for detailed instructions.
## Changing Member Roles
### Who Can Change Roles
Only **Team Leads** can modify member roles.
### How to Change a Role
1. Open the team
2. Navigate to **Members** tab
3. Find the member
4. Click the role dropdown or actions menu
5. Select the new role
6. Confirm the change
### Available Roles
| Role | Description |
|------|-------------|
| **Lead** | Full team management access |
| **Member** | Standard edit access |
| **Viewer** | Read-only access |
### Role Change Restrictions
You cannot:
- Demote the last Lead (at least one required)
- Change workspace owners' access (automatic)
- Promote beyond your own role
Before demoting a Lead, ensure at least one other Lead exists in the team.
## Removing Members
### When to Remove Members
Remove members when they:
- Leave the organization
- No longer need access to team projects
- Move to a different team
- Complete a temporary assignment
### How to Remove a Member
1. Open the team
2. Go to **Members** tab
3. Find the member to remove
4. Click the actions menu (three dots)
5. Select **Remove from Team**
6. Confirm removal
### What Happens When Removed
The removed member:
- Loses access to team-assigned projects immediately
- Is removed from the team member list
- Keeps their YAPL account
- Retains access through other teams (if applicable)
- Historical activity remains attributed to them
### Restrictions on Removal
You cannot remove:
- The last Lead (promote someone else first)
- Yourself if you're the last Lead
- Workspace owners from the system team
## Member Status
### Active Members
- Currently part of the team
- Have access based on their role
- Counted toward workspace member limits
### Inactive Members
Members become inactive when:
- Removed from team (soft delete for audit)
- Account deactivated
- Workspace access revoked
## Multiple Team Membership
Members can belong to multiple teams simultaneously:
### How It Works
- Same user can be in Team A and Team B
- Different roles possible in each team
- Access combines based on team assignments
### Example Scenario
User "John" is:
- **Lead** in "Engineering Team" - manages engineering projects
- **Viewer** in "Management Team" - views management reports
John has Lead access to Engineering projects and view-only access to Management projects.
## Workspace Member Limits
Your subscription limits total workspace members:
| Tier | Member Limit |
|------|--------------|
| Trial | 10 seats (14-day trial) |
| Basic | 3 seats (fixed) |
| Professional | 10 included (+$6/seat) |
Members count once per workspace, regardless of how many teams they're in.
### When Limits Are Reached
If you're at your member limit:
- Cannot invite new members
- Existing members unaffected
- Options: upgrade plan or remove inactive members
## Member Activity
### Viewing Member Activity
Team detail pages show member activity:
- Recent actions by members
- Projects they're working on
- Last active timestamp
### Activity in Workspace Owners Team
The Workspace Owners system team shows workspace-wide activity instead of team-specific activity.
## Best Practices
### Regular Review
- Audit team membership quarterly
- Remove members who no longer need access
- Update roles as responsibilities change
### Role Appropriateness
- Match roles to actual responsibilities
- Don't over-assign Lead roles
- Use Viewer sparingly
### Documentation
- Document why members were added/removed
- Track role changes for compliance
- Maintain member access records
## Bulk Member Operations
Currently, member management is done individually. For large changes:
1. Plan changes in advance
2. Process members one at a time
3. Verify changes were successful
## Troubleshooting
### Cannot Remove Member
**"Cannot remove last Lead"**
- Promote another member to Lead first
- Every team needs at least one Lead
**"You don't have permission"**
- Only Leads can remove members
- Check your role in the team
### Member Still Has Access
After removal, if they still have access:
- They may be in another team with access
- They may be a workspace owner
- Refresh and check all team memberships
### Cannot Change Role
- Verify you're a Lead
- Check if they're the last Lead
- Ensure you're not demoting below your role
### Member Not Appearing
- Refresh the page
- Check they accepted the invitation
- Verify the team filter/search
## Related Topics
- [Team Roles](/docs/user-guides/teams/team-roles) - Role permissions
- [Team Invitations](/docs/user-guides/teams/team-invitations) - Adding new members
- [Creating Teams](/docs/user-guides/teams/creating-teams) - Team setup
---
# Team Assignments (https://yapl.app/en/docs/user-guides/teams/team-assignments)
# Team Assignments
Team assignments determine which teams can access specific projects. This guide covers assigning teams to projects, managing assignments, and understanding how assignments affect access.
## Understanding Team Assignments
Team assignments work as follows:
- **Projects are assigned to teams** (not individuals)
- **Team members access projects** through their team membership
- **Multiple teams** can be assigned to one project
- **Access level** depends on member role within team
## Assigning Teams to Projects
### During Project Creation
When creating a new project:
1. Navigate to **Projects > Create Project**
2. In the **Team Assignment** step, select teams
3. Choose 1-10 teams to assign
4. Complete project creation
Regular team members must assign at least one team. Workspace owners can create projects without team assignment.
### After Project Creation
To modify team assignments on existing projects:
1. Open the project
2. Navigate to project settings or team tab
3. Click **Manage Teams** or **Edit Team Assignment**
4. Add or remove teams
5. Save changes
## Assignment Limits
| Aspect | Limit |
|--------|-------|
| Teams per project | 1-10 |
| Projects per team | Unlimited |
| Teams per workspace | Unlimited |
## How Assignments Affect Access
### Access Granted
When a team is assigned to a project:
| Team Role | Project Access |
|-----------|----------------|
| Lead | Full access (view, edit, manage) |
| Member | Edit access (view, edit) |
| Viewer | View-only access |
### Access Denied
Without team assignment, members:
- Cannot see the project in lists
- Cannot access project details
- Cannot view or edit tasks/plans
- Exception: Workspace owners have full access
## Managing Assignments
### Viewing Current Assignments
To see which teams are assigned to a project:
1. Open the project
2. Look for team information in overview
3. Or navigate to team management section
To see which projects a team is assigned to:
1. Open the team
2. Navigate to **Items** tab
3. View assigned projects and plans
### Adding Teams
1. Open project settings
2. Find team assignment section
3. Click **Add Team**
4. Select team from dropdown
5. Save changes
### Removing Teams
1. Open project settings
2. Find team assignment section
3. Click remove icon next to team
4. Confirm removal
5. Save changes
Removing a team immediately revokes access for all team members (unless they have access through another assigned team).
## Access Scenarios
### Single Team Assignment
Project assigned to one team:
- All team members have access
- Access level based on role
- Simple access control
### Multiple Team Assignments
Project assigned to multiple teams:
- Members from all teams have access
- Role from each team applies independently
- Member in multiple teams gets combined access
### No Team Assignment
Project with no teams assigned:
- Only workspace owners have access
- Not visible to team members
- Useful for owner-only projects
## Best Practices
### Planning Assignments
Before creating projects:
- Identify who needs access
- Determine required access levels
- Assign appropriate teams
### Team Structure for Assignments
| Strategy | When to Use |
|----------|-------------|
| Functional teams | Ongoing departmental access |
| Project teams | Dedicated project groups |
| Cross-functional | Multiple departments need access |
### Access Reviews
Periodically review assignments:
- Remove teams that no longer need access
- Add teams that should have access
- Verify access levels are appropriate
## The Workspace Owners Exception
Workspace owners have special access:
- Access to **all projects** regardless of assignment
- Via the automatic **Workspace Owners** team
- Cannot be restricted by team assignments
This ensures owners always have administrative access.
## Assignment vs. Role
Important distinction:
| Concept | Scope | Controls |
|---------|-------|----------|
| **Team Assignment** | Per project | Which teams can access |
| **Team Role** | Per team | What members can do |
**Example:**
- Engineering Team assigned to Project A
- User is Member role in Engineering Team
- User has edit access to Project A
## Impact of Changes
### Adding a Team
Immediate effects:
- All team members gain access
- Access level based on their role
- Project appears in their lists
### Removing a Team
Immediate effects:
- Team members lose access
- Project disappears from their lists
- Historical activity preserved
### Changing Member Roles
If a member's role changes:
- Access level updates immediately
- Applies to all team-assigned projects
## Troubleshooting
### Team Members Can't Access Project
1. Verify team is assigned to project
2. Check member is in the assigned team
3. Verify member's role permits access
4. Check project isn't archived
### Cannot Add Team to Project
**"Maximum teams reached"**
- Remove a team first (max 10)
**"You don't have permission"**
- Only owners and project managers can modify
- Check your access level
### Cannot Remove Team from Project
**"At least one team required"**
- Regular users need at least one team
- Owners can have projects without teams
### Changes Not Taking Effect
- Refresh the page
- Ask member to log out and back in
- Verify changes were saved
## Bulk Operations
Currently, assignments are managed per-project. For large-scale changes:
1. Plan changes in advance
2. Update projects one at a time
3. Verify each change was successful
## Related Topics
- [Creating Projects](/docs/user-guides/projects/creating-projects) - Project creation
- [Creating Teams](/docs/user-guides/teams/creating-teams) - Team setup
- [Team Roles](/docs/user-guides/teams/team-roles) - Role permissions
---
# Team Invitations (https://yapl.app/en/docs/user-guides/teams/team-invitations)
# Team Invitations
Invitations are how you add members to teams in YAPL. You can send personalized email invitations or generate shareable links for quick onboarding.
## Invitation Methods
YAPL offers two ways to invite members:
| Method | Best For |
|--------|----------|
| **Email Invitation** | Specific individuals, personalized onboarding |
| **Shareable Link** | Multiple invitees, quick distribution |
## Email Invitations
### Sending an Email Invitation
1. Navigate to **Teams** in the sidebar
2. Open the team you want to invite to
3. Click the **Invitations** tab
4. Click **Invite Members**
5. Enter the recipient's email address
6. Select their role (Lead, Member, or Viewer)
7. Click **Send Invitation**
### Email Invitation Details
| Property | Value |
|----------|-------|
| Expiration | 7 days from sending |
| Resendable | Yes |
| Cancellable | Yes |
| Trackable | Yes |
### What the Invitee Receives
The invitation email includes:
- Team name and workspace
- Invitation sender's name
- Assigned role
- Accept invitation button
- Link to create account (if new user)
## Shareable Links
### Creating a Shareable Link
1. Open your team
2. Go to **Invitations** tab
3. Click **Generate Invitation Link**
4. Configure options:
- **Usage limit**: How many times it can be used
- **Expiration**: When the link expires
- **Default role**: Role for joiners
5. Click **Generate**
6. Copy the link
### Shareable Link Options
| Option | Description | Default |
|--------|-------------|---------|
| Usage Limit | Max uses (1-100) | No limit |
| Expiration | Days until expires | 7 days |
| Role | Default role for joiners | Member |
### Sharing the Link
Distribute the link via:
- Direct message
- Team chat
- Internal wiki
- Email (you compose)
Anyone with a shareable link can join until limits are reached. Share responsibly.
## Managing Invitations
### Viewing Pending Invitations
1. Open your team
2. Click **Invitations** tab
3. View list of pending invitations
### Invitation Information
Each invitation shows:
- Recipient email (or "Link invitation")
- Type (Email or Link)
- Role assigned
- Status
- Expiration date
- Created date
### Invitation Actions
| Action | Description |
|--------|-------------|
| **Resend** | Send invitation email again |
| **Cancel** | Revoke the invitation |
| **Copy Link** | Copy invitation URL |
## Invitation Statuses
| Status | Description |
|--------|-------------|
| **Pending** | Sent, awaiting response |
| **Accepted** | Invitee joined the team |
| **Expired** | Time limit passed |
| **Cancelled** | Manually revoked |
## Accepting an Invitation
### For New Users
1. Click invitation link (email or shared)
2. Create a YAPL account
3. Complete account verification
4. Review team details
5. Click **Accept Invitation**
6. Redirected to workspace
### For Existing Users
1. Click invitation link
2. Log in if not already
3. Review team details
4. Click **Accept Invitation**
5. Team appears in navigation
### Accepting Multiple Invitations
If invited to multiple teams:
- Accept each separately
- All teams accessible from navigation
- Different roles possible per team
## Invitation Limits
### Workspace Member Limits
Invitations respect workspace limits:
| Tier | Available Seats |
|------|-----------------|
| Trial | 10 seats (14-day trial) |
| Basic | 3 total members |
| Professional | 10+ members |
### When Limits Are Reached
- Cannot send new invitations
- Existing invitations remain valid
- Upgrade or remove members to invite more
## Resending Invitations
### When to Resend
- Invitee didn't receive original
- Original email went to spam
- Invitee needs reminder
### How to Resend
1. Go to **Invitations** tab
2. Find the pending invitation
3. Click **Resend**
4. New email sent immediately
### Resend Limits
- Can resend multiple times
- Original expiration unchanged
- Consider cancelling and creating new if expired
## Cancelling Invitations
### When to Cancel
- Invitee no longer should join
- Wrong role assigned
- Plans changed
### How to Cancel
1. Go to **Invitations** tab
2. Find the invitation
3. Click **Cancel** or delete icon
4. Confirm cancellation
### After Cancellation
- Invitation link no longer works
- Email accept button fails
- Invitee cannot join via that invitation
- Can send new invitation if needed
## Expired Invitations
### What Happens on Expiration
- Invitation link stops working
- Accept attempts fail
- Status changes to "Expired"
### Handling Expired Invitations
Options:
1. Send a new invitation
2. Generate new shareable link
3. Contact invitee directly
## Best Practices
### Security
- Use email invitations for sensitive roles
- Limit shareable link usage
- Set short expiration for links
- Monitor pending invitations
### Communication
- Tell invitees to expect the email
- Check spam folders if not received
- Provide context about the team
### Organization
- Review and clean pending invitations
- Cancel outdated invitations
- Track who was invited and when
## Troubleshooting
### Invitee Didn't Receive Email
1. Check spam/junk folder
2. Verify email address is correct
3. Try resending
4. Use shareable link instead
### Invitation Link Not Working
- Check if link expired
- Verify usage limit not reached
- Check if invitation was cancelled
- Generate a new link
### Cannot Send Invitation
**"Workspace member limit reached"**
- Upgrade subscription
- Remove inactive members
- Wait for space to free up
**"You don't have permission"**
- Only Leads can invite
- Check your team role
### Invitee Cannot Accept
- Invitation may have expired
- Link may have been cancelled
- Usage limit may be reached
- Ask for new invitation
## Related Topics
- [Creating Teams](/docs/user-guides/teams/creating-teams) - Setting up teams
- [Team Roles](/docs/user-guides/teams/team-roles) - Role permissions
- [Managing Members](/docs/user-guides/teams/managing-members) - Member administration
---
# Team Roles (https://yapl.app/en/docs/user-guides/teams/team-roles)
# Team Roles
YAPL uses a role-based permission system within teams. Each member has exactly one role that determines their capabilities within the team and its assigned projects.
## Available Roles
YAPL provides three team roles:
| Role | Description | Permission Level |
|------|-------------|------------------|
| **Lead** | Team administrators | Full access |
| **Member** | Standard participants | Edit access |
| **Viewer** | Read-only access | View only |
## Lead Role
Team Leads are administrators responsible for team management.
### Capabilities
| Capability | Lead |
|------------|------|
| View team content | Yes |
| Edit team content | Yes |
| Create projects/plans | Yes |
| Delete projects/plans | Yes |
| Invite members | Yes |
| Remove members | Yes |
| Change member roles | Yes |
| Edit team settings | Yes |
| Delete team | No* |
| Assign items to team | Yes |
*Only **workspace owners** can delete teams, not team leads.
### Use Cases
Assign Lead role to:
- Department heads
- Project managers
- Team supervisors
- Anyone needing full team control
### Requirements
- Every team must have **at least one Lead**
- You cannot demote or remove the last Lead
- Multiple Leads are allowed
Before removing a Lead or changing their role, ensure at least one other Lead exists.
## Member Role
Members are standard team participants who can contribute to work.
### Capabilities
| Capability | Member |
|------------|--------|
| View team content | Yes |
| Edit team content | Yes |
| Create projects/plans | Yes |
| Delete projects/plans | No |
| Invite members | No |
| Remove members | No |
| Change member roles | No |
| Edit team settings | No |
| Delete team | No |
| Assign items to team | No |
### Use Cases
Assign Member role to:
- Active contributors
- Team participants
- Staff who need to edit work
- Day-to-day team workers
## Viewer Role
Viewers have read-only access to team content.
### Capabilities
| Capability | Viewer |
|------------|--------|
| View team content | Yes |
| Edit team content | No |
| Create projects/plans | No |
| Delete projects/plans | No |
| Invite members | No |
| Remove members | No |
| Change member roles | No |
| Edit team settings | No |
| Delete team | No |
| Assign items to team | No |
### Use Cases
Assign Viewer role to:
- Stakeholders needing visibility
- External consultants
- Auditors or reviewers
- People who need to monitor without changing
## Role Comparison
### Quick Comparison
| Action | Lead | Member | Viewer |
|--------|------|--------|--------|
| View projects | Yes | Yes | Yes |
| Edit tasks | Yes | Yes | No |
| Create tasks | Yes | Yes | No |
| Create projects | Yes | Yes | No |
| Delete projects | Yes | No | No |
| Manage team | Yes | No | No |
| Invite members | Yes | No | No |
### Permission Hierarchy
```
Lead (Full Access)
└── Member (Edit Access)
└── Viewer (View Only)
```
## Changing Roles
### Who Can Change Roles
Only **Leads** can modify member roles within their team.
### How to Change a Role
1. Open the team
2. Navigate to **Members** tab
3. Find the member
4. Click role dropdown or member actions
5. Select the new role
6. Confirm the change
### Role Change Rules
| Scenario | Allowed |
|----------|---------|
| Promote Viewer to Member | Yes |
| Promote Member to Lead | Yes |
| Demote Lead to Member | Yes (if other Lead exists) |
| Demote Lead to Viewer | Yes (if other Lead exists) |
| Demote last Lead | No |
## Role Inheritance
### Workspace Owners
Workspace owners have special access:
- Full access to all teams (via Workspace Owners team)
- Can manage any team
- Not restricted by team roles
### Team Roles vs. Workspace Roles
| Role Type | Scope | Source |
|-----------|-------|--------|
| Workspace Owner | Entire workspace | Workspace settings |
| Team Lead | Within team | Team membership |
| Team Member | Within team | Team membership |
| Team Viewer | Within team | Team membership |
## Default Permissions
Teams have default permissions that work with roles:
```json
{
"projects": {
"create": true,
"view": true,
"update": true,
"delete": false
}
}
```
These defaults can be modified by workspace administrators.
## Role Assignment Best Practices
### Lead Assignment
- Assign Leads who can manage the team
- Consider having 2+ Leads for coverage
- Leads should be active in the team
### Member Assignment
- Default role for most contributors
- Anyone actively working on projects
- Staff who need to update tasks/plans
### Viewer Assignment
- Minimize Viewer usage when possible
- Use for genuine read-only needs
- Consider if access is needed at all
## Multiple Team Membership
Members can belong to multiple teams:
- Different roles in different teams
- Access combines across teams
- Most permissive role wins for shared content
**Example:**
- User is Lead in Team A
- User is Viewer in Team B
- User has Lead access to Team A projects, Viewer to Team B projects
## Troubleshooting
### Cannot Change Role
**"Cannot demote last Lead"**
- Promote another member to Lead first
- Every team needs at least one Lead
**"You don't have permission"**
- Only Leads can change roles
- Check your role in the team
### Role Not Working as Expected
- Verify the role was saved
- Refresh the page
- Check if user has higher access via another team
- Check if user is workspace owner (full access)
### Cannot Perform Action
- Verify your role permits the action
- Check project-level permissions
- Contact team Lead for access upgrade
## Related Topics
- [Creating Teams](/docs/user-guides/teams/creating-teams) - Setting up teams
- [Managing Members](/docs/user-guides/teams/managing-members) - Member administration
- [Managing Owners](/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Workspace ownership
---
# Agile vs Waterfall: Choosing the Right Methodology (https://yapl.app/en/blog/agile-vs-waterfall-methodology)
# Agile vs Waterfall: Choosing the Right Methodology
Choosing the right project management methodology can significantly impact your project's success. Two of the most widely used approaches are Agile and Waterfall. Understanding their strengths, weaknesses, and ideal use cases will help you make the right choice.
## Overview
### Waterfall
A sequential, linear approach where each phase must be completed before the next begins:
1. Requirements
2. Design
3. Implementation
4. Testing
5. Deployment
6. Maintenance
### Agile
An iterative approach that emphasizes flexibility, collaboration, and continuous delivery:
- Work in short cycles (sprints)
- Adapt to changing requirements
- Deliver working increments frequently
- Emphasize team collaboration
## Key Differences
| Aspect | Waterfall | Agile |
| -------------------- | ---------------------- | ------------------------- |
| Planning | Upfront, comprehensive | Continuous, adaptive |
| Requirements | Fixed at start | Evolving |
| Delivery | End of project | Incremental |
| Customer involvement | Beginning and end | Throughout |
| Documentation | Extensive | Minimal, working software |
| Change handling | Difficult, costly | Expected, embraced |
| Risk discovery | Late | Early and ongoing |
## When to Use Waterfall
Waterfall works best when:
### Requirements Are Clear and Fixed
If you know exactly what you need to build and it won't change, Waterfall's structured approach provides clarity.
### Regulatory Compliance Is Required
Industries like healthcare and finance often require extensive documentation and approval gates that align with Waterfall.
### The Project Is Simple and Short
For straightforward projects with limited complexity, Waterfall's linear approach is efficient.
### External Dependencies Exist
When you depend on external vendors or fixed contracts, Waterfall's predictable timeline helps coordination.
## When to Use Agile
Agile excels when:
### Requirements Are Uncertain
If you're building something new or expect changes, Agile's flexibility is invaluable.
### Speed to Market Matters
Delivering working features early allows faster feedback and market validation.
### Customer Collaboration Is Possible
Agile requires ongoing stakeholder engagement; if you have that access, leverage it.
### Innovation Is the Goal
Agile's iterative nature supports experimentation and learning.
## Hybrid Approaches
Many organizations blend methodologies:
### Wagile (Water-Agile)
Use Waterfall for planning and requirements, then Agile for development.
### Agile with Gates
Maintain Waterfall-style phase gates while using Agile within phases.
### Scaled Agile
Frameworks like SAFe combine Agile practices with enterprise planning.
## Making the Decision
Consider these questions:
1. **How well-defined are your requirements?**
- Clear → Waterfall
- Uncertain → Agile
2. **How often can stakeholders engage?**
- Rarely → Waterfall
- Frequently → Agile
3. **What's your risk tolerance?**
- Low → Waterfall (predictable)
- High → Agile (adaptive)
4. **What's your team's experience?**
- Traditional → Waterfall (easier transition)
- Experienced → Agile
## YAPL Supports Both
YAPL is designed to work with your preferred methodology:
### For Waterfall Projects
- Detailed Gantt charts with dependencies
- Phase-based planning
- Comprehensive baseline tracking
- Milestone management
### For Agile Projects
- Kanban boards for visual workflow
- Custom swimlanes (by Assignee or Priority)
- Flexible task management
- Rapid iteration support
## Conclusion
There's no universally "better" methodology. The right choice depends on your project's specific needs, team capabilities, and organizational context. Many successful teams use elements of both, adapting their approach as projects evolve.
---
_Learn more about planning features in our [Gantt](/docs/user-guides/gantt) and [Kanban](/docs/user-guides/kanban) documentation._
---
# 7 Best Monday.com Alternatives for Project Scheduling (https://yapl.app/en/blog/best-monday-alternative-project-scheduling)
# 7 Monday.com Alternatives Tested for Project Scheduling
Most teams don't leave monday.com because it's a bad tool. They leave because they tried to build a scheduling system inside a platform that was never designed to be one.
Monday.com excels at work coordination. Its automations are genuinely powerful, the ecosystem of integrations is deep, and for tracking tasks across departments, few platforms match its flexibility. But flexibility and scheduling precision are two different things. Teams running construction timelines, product launches with 40+ dependencies, or multi-phase client deliverables eventually discover a gap between what monday.com _can_ do and what scheduling _requires_.
That gap shows up in specific places:
- **Gantt charts feel decorative, not functional.** Monday.com offers a timeline view, but dragging bars on a calendar isn't the same as calculating float, identifying slack, or auto-adjusting downstream tasks when a predecessor slips.
- **Dependency management is surface-level.** You can link tasks, but finish-to-start is about the extent of it. Start-to-start, finish-to-finish, and lag/lead time relationships (standard in scheduling) require workarounds or third-party add-ons.
- **Critical path analysis doesn't exist natively.** If you can't instantly see which sequence of tasks determines your project's minimum duration, you're guessing at what actually matters.
- **Resource leveling is manual.** Overallocated team members won't trigger warnings or automatic redistribution. You find out someone's double-booked when they miss a deadline.
The core distinction matters here: project management tracks _what_ needs to happen. Project scheduling calculates _when_ it can happen, given constraints. Timeline visualization, dependency chains, resource leveling, milestone tracking, and critical path analysis are the five pillars that separate a scheduling tool from a task tracker with a calendar view.
Common advice suggests that any PM tool with a Gantt chart can handle scheduling. That's misleading. A Gantt chart without dependency logic and critical path calculation is just a colorful bar chart. The scheduling power lives in the engine underneath, not the visual layer on top.
To find which tools actually deliver on scheduling, we tested seven alternatives through a scheduling-specific lens: YAPL, Asana, Smartsheet, Wrike, Trello, Airtable, and Basecamp. Instead of comparing generic feature lists (every tool has "task management" and "collaboration"), we evaluated each on Gantt depth, dependency types supported, critical path capability, milestone handling, and resource conflict detection.
The results were uneven. Some tools surprised us. Others confirmed what frustrated teams already suspect.
## How We Evaluated Each Monday.com Competitor for Scheduling
**Each tool was scored against six scheduling-specific criteria, weighted by impact on timeline accuracy, using a standardized 50-task test project.**
Most comparison articles rank project management tools by counting integrations, rating dashboard aesthetics, or listing automation triggers. That approach fails teams whose primary need is scheduling precision. A tool can have 200 integrations and still lack the ability to define a start-to-start dependency between two parallel tasks. So we built an evaluation framework focused entirely on what scheduling-dependent teams actually need.
The conventional wisdom is to pick a project management tool based on overall feature breadth. Teams with complex timelines should evaluate scheduling depth first, because a tool that scores well on collaboration but poorly on dependency logic will cost you weeks of manual rework on any project with more than 20 linked tasks.
Here are the six criteria we scored, each weighted by how directly it affects schedule reliability:
| Criteria | Weight | High Score (4-5) | Low Score (1-2) |
| ------------------------------------------ | ------ | ----------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------- |
| Gantt chart quality and interactivity | 20% | Drag-and-drop bars with auto-recalculation of downstream dates | Static or view-only timeline with no inline editing |
| Dependency management (FS, SS, FF, SF) | 25% | All four dependency types supported with lag/lead time options | Only finish-to-start, or dependencies limited to same project |
| Critical path method support | 15% | Auto-calculated critical path with visual highlighting and slack time display | No critical path identification at all |
| Milestone tracking | 10% | Dedicated milestone markers on timeline with date alerts and rollup views | Milestones treated as regular tasks with no visual distinction |
| Resource allocation and workload balancing | 20% | Per-person capacity views, overallocation warnings, rebalancing suggestions | No resource view, or headcount-only without hours tracking |
| Free plan scheduling capabilities | 10% | Gantt views and basic dependencies available on free tier | Scheduling features locked behind paid plans entirely |
Dependency management carries the heaviest weight at 25% for a specific reason. Projects with finish-to-start-only logic can't model real-world overlap. Software teams running parallel QA alongside late-stage development need start-to-start dependencies. Construction crews pouring foundations while excavation finishes nearby need finish-to-finish. Without all four types, the schedule lies to you.
Each tool was tested using an identical 50-task project that included four dependency chains (ranging from 3 to 12 linked tasks), three deliberate resource conflicts where the same team member was assigned overlapping work, and five milestones spread across the project timeline. This setup mirrors the complexity of a mid-size product launch or a 10-week construction phase.
We tracked specific behaviors during testing:
- Whether moving one task automatically cascaded date changes through its dependency chain
- How each tool surfaced resource conflicts (proactive warning vs. silent overallocation)
- Whether the critical path updated dynamically when task durations changed
- How the free plan restricted scheduling features compared to paid tiers
Scoring was binary where possible. A tool either supports finish-to-finish dependencies or it doesn't. For qualitative criteria like Gantt interactivity, we scored based on the number of actions achievable without leaving the timeline view. Clicking into a separate modal to adjust a date dropped the score. Drag-and-drop with instant recalculation raised it.
This framework deliberately ignores features like form builders, CRM integrations, and time tracking dashboards. Those matter for overall work management, but they don't tell you whether a tool can answer the one question scheduling teams ask daily: "If this task slips by three days, what else moves?"
## What the Side-by-Side Comparison Reveals
**Of the seven tools tested, only three support critical path analysis natively, and most free plans strip out Gantt charts and dependency tracking entirely.**
Raw feature lists can mislead. A tool might advertise "Gantt chart support" but require a paid add-on or third-party integration to actually render one. Similarly, "dependency management" sometimes means nothing more than simple finish-to-start links, which falls apart the moment you need start-to-start or finish-to-finish relationships for parallel workstreams.
The table below captures what each tool actually delivers out of the box, based on the six scheduling criteria from our evaluation framework. For a detailed interactive filter of these scheduling capabilities, see our [interactive comparison of project management alternatives](https://yapl.app/en/compare).
| Tool | Starting Price (per user/mo) | Free Plan | Gantt Charts | Dependency Types | Critical Path | Resource Allocation | Milestone Tracking | Best Suited For |
| ---------- | ---------------------------- | ------------------- | ------------------- | ---------------------- | ---------------- | -------------------------- | ----------------------- | ------------------------------------------------------------------------ |
| Asana | \$10.99 | Yes (no Gantt) | Native (paid plans) | FS, SS, FF, SF | Yes (paid plans) | Workload view (paid plans) | Yes | Cross-functional teams with complex task networks |
| ClickUp | \$7.00 | Yes (limited Gantt) | Native | FS, SS, FF, SF | Yes (paid plans) | Workload view (paid plans) | Yes | Feature-heavy teams wanting scheduling + task management |
| Smartsheet | \$9.00 | No | Native | FS, SS, FF, SF | Yes | Resource management add-on | Yes | Spreadsheet-oriented teams running construction or engineering schedules |
| Trello | \$5.00 | Yes (no Gantt) | Add-on only | FS only (via Power-Up) | No | No | Via labels only | Small teams needing Kanban with light scheduling |
| Airtable | \$20.00 | Yes (no Gantt) | Add-on/extension | FS only (limited) | No | No native feature | Via field configuration | Database-driven teams tracking project metadata |
| Teamwork | \$10.99 | Yes (limited) | Native | FS, SS, FF, SF | No | Workload tracking | Yes | Client-facing agencies managing multiple project timelines |
| YAPL | \$5.00 | Yes (with Gantt) | Native | FS, SS, FF, SF | Yes | Built-in | Yes | Teams prioritizing scheduling precision and critical path analysis |
*Starting prices reflect the lowest monthly rate per user. YAPL uses a team-sized bucket model (\$15/mo for up to 3 users) which significantly lowers the per-user cost compared to traditional per-seat platforms.*
Three patterns emerge immediately.
**Native Gantt isn't the norm on free plans.** Trello, Airtable, and Asana all offer free tiers, but none include Gantt functionality without upgrading or installing third-party extensions. ClickUp's free plan technically includes a Gantt view, though it restricts the number of uses and strips dependency automation. If your team needs to visualize task sequences on a timeline without paying, the options narrow fast.
**Full dependency support separates scheduling tools from task trackers.** Only five of the seven tools handle all four dependency types (finish-to-start, start-to-start, finish-to-finish, start-to-finish). Trello's Power-Up approach limits you to finish-to-start links. Airtable's dependency handling requires workarounds through linked records and scripting. Teams running parallel workstreams, such as design starting before copy is finalized, or QA beginning while development wraps the final module, need at minimum start-to-start and finish-to-finish relationships to model reality accurately.
**Critical path support remains rare.** Only Asana (on paid plans), ClickUp (on paid plans), and Smartsheet offer critical path method calculations. YAPL includes it across all tiers. That's three, maybe four tools out of seven. The rest require you to manually identify your longest dependency chain, which becomes impractical once a project exceeds 30 or 40 linked tasks.
The smarter move is picking the tool whose native capabilities match your scheduling complexity without requiring add-ons. YAPL's starting price covers team-sized buckets rather than per-seat costs: the Basic tier is \$15/month for up to 3 users (\$5/user), while the Professional tier provides advanced features for 10 users at \$69/month (effectively \$6.90/user). This model includes native critical path analysis across all tiers, saving significant time compared to platforms where scheduling essentials are locked behind expensive enterprise upgrades.
If you want to [compare project management alternatives](https://yapl.app/en/compare) across these scheduling dimensions interactively, that's a faster way to filter by the criteria that matter to your team's workflow.
## Which Tools Excel at Gantt Charts, Dependencies, and Critical Path?
**YAPL, Smartsheet, and Wrike scored highest for Gantt charts, dependencies, and critical path analysis, while Asana's timeline view suits lighter scheduling needs.**
Scoring well on a comparison table and actually performing under real scheduling pressure are different things. A tool can check the "Gantt chart" box but collapse when a project manager needs to model four dependency types across 200 linked tasks. Here's where the top four tools landed after hands-on testing with our 50-task benchmark project.
### YAPL: Enterprise Power Without the Enterprise Markup
**YAPL was purpose-built for scheduling rather than adapted from a general work management platform.** That distinction shows up immediately. It supports all four dependency types natively (finish-to-start, start-to-start, finish-to-finish, and start-to-finish), which matters the moment you're coordinating overlapping phases rather than simple sequential task chains.
Critical path analysis runs automatically as you build the schedule, highlighting the longest sequence of dependent tasks that determines your project's minimum duration. Work breakdown structure (WBS) support lets teams decompose deliverables into hierarchical task groups without losing visibility into how those groups interact.
Two capabilities stood out during testing:
- **Resource allocation with workload balancing** recalculates task assignments when you shift a milestone, flagging over-allocated team members before the conflict cascades through downstream tasks
- **Local-first architecture** means the Gantt chart renders and updates offline, syncing changes when connectivity returns. For construction site managers or field teams with spotty internet, this isn't a convenience feature; it's a requirement
If you're new to scheduling with Gantt views, YAPL's interface is a practical starting point for [learning how Gantt charts structure project timelines](https://yapl.app/en/blog/getting-started-with-gantt-charts) before layering in dependencies and critical path tracking.
### Smartsheet: The Spreadsheet Team's Scheduling Upgrade
**Teams already working in Excel or Google Sheets tend to adopt Smartsheet faster than any other tool on this list.** The interface feels familiar: rows, columns, cell formulas. But underneath that spreadsheet skin sits a capable Gantt engine with solid dependency management.
Conventional wisdom says to avoid spreadsheet-based tools for serious scheduling. Smartsheet's approach actually works well precisely because it reduces the learning curve for teams who already think in rows and formulas. The friction isn't in the tool; it's in the transition cost.
One significant caveat: critical path visualization requires the Business plan (\$24/user/month as of early 2025), and resource management sits behind an additional premium tier. A 30-person team running a product launch discovered this mid-project when they needed to identify their critical path and had to upgrade plans to access the feature. Budget accordingly.
### Wrike: Feature-Rich, Potentially Overwhelming
**Wrike's Gantt charts are genuinely robust.** Drag-and-drop dependency creation is smooth, the timeline reschedules automatically when you adjust predecessor tasks, and the resource workload views give managers a clear picture of team capacity.
Critical path is available on the Professional plan. The feature set is deep:
- Cross-project dependencies that link tasks across separate project plans
- Effort-based scheduling that distinguishes between task duration and actual work hours
- Custom workflows layered on top of the Gantt view for approval gates
The trade-off is density. Wrike packs so many features into its interface that teams under 15 people frequently report spending more time configuring the tool than using it. For enterprise PMOs managing portfolios of interconnected projects, that configuration investment pays off. For a 10-person marketing team scheduling a campaign launch, it's overkill.
### Asana: Clean but Limited for Scheduling
**Asana's Timeline view looks like a Gantt chart, but it isn't one, at least not in the traditional scheduling sense.** Dependencies are limited to finish-to-start relationships only, which means you can't model tasks that need to start simultaneously or define lag and lead times between activities.
Asana is strongest as a task management and collaboration platform. Teams that primarily need to assign work, track progress, and manage workflows will find it excellent. Teams that need to calculate critical paths or manage four dependency types will hit a ceiling quickly.
There's no native critical path analysis. Resource workload views require the Business tier. For lightweight scheduling (a content calendar, a simple product roadmap), Asana performs well. But the moment a project has 50+ tasks with complex interdependencies, the Timeline view becomes a visualization tool rather than a scheduling engine.
The pattern across all four tools is consistent: the more a platform was designed specifically for scheduling rather than adapted from general project management, the fewer workarounds teams needed to model real-world project complexity.
## How Budget-Friendly and Free Alternatives Compare
**Most free plans strip out Gantt charts, dependencies, and timeline views entirely, making truly free project scheduling with linked tasks nearly impossible across all seven tools tested.**
Trello, Airtable, and Basecamp consistently appear on "best free alternatives" lists, but those recommendations almost always evaluate general project management, not scheduling. When you filter specifically for Gantt support, dependency tracking, and critical path analysis, the free tier story changes dramatically.
**Trello** is a Kanban board. There's no native Gantt chart, no built-in dependency logic, and no timeline view on any plan. You can bolt on scheduling features through Power-Ups like TeamGantt or Placker, but those third-party add-ons carry their own subscription costs (typically \$5-\$10/user/month on top of Trello). The free plan is genuinely generous for task tracking: unlimited cards, up to 10 boards per workspace, and basic automation. But calling Trello a scheduling tool is like calling a spreadsheet a database. It can approximate the function, poorly.
**Airtable** offers more flexibility through its database-first architecture. You can build a timeline view that resembles a Gantt chart, and the relational data model handles complex project structures well. The catch: timeline view isn't available on the free plan at all. Free accounts cap at 1,000 records per base and exclude the views that make scheduling possible. Even on paid tiers, dependency management is limited to simple linked records rather than true finish-to-start or start-to-start relationships with lag time.
**Basecamp** takes a deliberately different approach. No Gantt charts, no dependencies, no timeline view. The tool focuses on team communication, file sharing, and to-do lists. For teams whose "scheduling" means assigning tasks with due dates and checking in via message boards, Basecamp works fine. For anyone managing overlapping task sequences where a delay in Task A pushes Tasks B through F, it's fundamentally the wrong tool.
One thing worth noting: Basecamp's flat \$299/month pricing for unlimited users sounds appealing until you realize you're paying for communication features while still needing a separate scheduling tool.
Here's how free plan scheduling capabilities break down across all seven tools tested:
| Tool | Free Gantt Chart | Free Dependencies | Free Timeline View | Free Critical Path | Paid Tier for Scheduling Features |
| ---------- | ------------------ | ------------------ | ------------------ | ------------------ | --------------------------------- |
| Trello | No (Power-Up only) | No (Power-Up only) | No | No | ~\$10/user/mo + add-on costs |
| Airtable | No | No | No | No | \$20/user/mo (Team plan) |
| Basecamp | No | No | No | No | Not available on any plan |
| Asana | No | Paid only | Paid only | No | \$10.99/user/mo (Starter) |
| ClickUp | Yes (limited) | Yes | Yes | No | \$7/user/mo (Unlimited) |
| Smartsheet | No | Paid only | Paid only | Paid only | \$9/user/mo (Pro) |
| Wrike | No | Paid only | Paid only | Paid only | \$9.80/user/mo (Team) |
Conventional advice says to start with a free plan and upgrade later. That approach backfires for scheduling because migrating a project with 50+ dependency chains between platforms often means rebuilding the entire schedule from scratch. Teams end up spending more time on the migration than they saved during the free trial period.
ClickUp's free plan comes closest to usable scheduling, offering basic Gantt views and simple dependencies without payment. Every other tool locks scheduling-critical features behind \$7-\$20/user/month tiers. For a 15-person team, that's \$105-\$300 monthly before you've configured a single task.
## When Should You Actually Stay with Monday.com?
**Not every team needs a scheduling-focused tool. Teams whose work centers on task management, automations, and cross-department workflows often get more value from staying put.**
Switching tools costs time, disrupts habits, and burns through onboarding goodwill. Before committing to a migration, run an honest audit of how your team actually uses project management software. The answer might surprise you.
**Stay where you are if your work fits these patterns:**
- Your projects are task-oriented, not schedule-driven. Marketing campaigns, content calendars, and sprint boards rarely need critical path analysis. If your team tracks "who does what by when" without worrying about dependency chains, a work operating system covers that well.
- You depend on 200+ native integrations. Teams running Salesforce syncs, HubSpot automations, and Slack notifications from a single hub would lose significant workflow infrastructure by switching. Rebuilding those connections in a scheduling-focused tool takes weeks.
- Your organization uses one platform across sales, marketing, operations, and HR. Consolidation has real value. A single license covering CRM pipelines, creative requests, and IT ticketing reduces vendor sprawl and simplifies admin.
- Workflow automations drive your processes. If your team has built dozens of "when status changes to X, notify Y and move to group Z" rules, those automations represent institutional knowledge that doesn't transfer cleanly.
**Make the switch if these frustrations sound familiar:**
- You manage projects with complex dependency chains where a delay on Task 12 cascades through 30 downstream tasks, and you can't visualize that cascade natively.
- Your industry requires critical path analysis. Construction schedulers, engineering firms, and event production companies need to identify the longest sequence of dependent tasks to protect deadlines. General-purpose tools don't calculate this.
- You find yourself exporting data to Microsoft Project or Excel to build proper schedules, then manually updating two systems. That double-handling is a sign your tool isn't built for your problem.
- Resource leveling across multiple simultaneous projects matters to your team, and you need to see who's overallocated before commitments are made, not after.
A work operating system organizes tasks and automates business workflows. A project scheduling platform models time, dependencies, and resource constraints. These solve fundamentally different problems, and choosing the wrong category creates friction no amount of customization fixes.
For teams sitting on the fence, a [detailed YAPL vs Monday.com comparison](https://yapl.app/en/compare/monday) can clarify exactly where each approach breaks down. The clearest signal is simpler than any feature comparison: if your team talks about "tasks," stay. If they talk about "schedules," "float," and "predecessors," move.
## Which Alternative Fits Your Industry's Scheduling Needs?
**Construction, software, marketing, and event teams each need different scheduling capabilities, making industry context the most reliable filter for choosing the right tool.**
A construction project manager juggling 300 tasks with strict sequential dependencies has almost nothing in common with a marketing director coordinating five simultaneous campaign launches. Yet most "best alternative" lists treat every team identically. Matching a tool to your industry's scheduling patterns eliminates months of trial-and-error switching.
**Construction and engineering teams** live and die by the critical path method. A delayed concrete pour doesn't just shift one task; it cascades through inspections, framing, and mechanical rough-ins. These teams need:
- CPM calculations that automatically recalculate float when predecessors slip
- Resource leveling to prevent equipment and crew double-booking across job sites
- Milestone tracking tied to contract deadlines and permit windows
Smartsheet's spreadsheet-style interface pairs well with construction teams already comfortable in Excel, and its Gantt view handles large task volumes without performance lag.
**Software development teams** often blend sprint-based agile work with longer release timelines. The scheduling challenge is bridging two rhythms: two-week sprints and six-month roadmaps. Asana pairs timeline views with agile-friendly boards, making it practical for teams that run sprints but still report on quarterly milestones. Wrike offers a similar hybrid, with its workload view helping engineering managers spot overallocated developers before sprint planning.
You might assume any Kanban tool handles this well. The gap shows up in dependency management. Pure Kanban boards (Trello, for instance) can't model "Feature B is blocked until Feature A passes QA," which turns sprint planning into guesswork for interconnected releases.
**Marketing and creative agencies** face a different challenge: parallel projects competing for the same designers, copywriters, and video editors. The core scheduling problem isn't task sequencing but [resource allocation best practices](https://yapl.app/en/blog/resource-allocation-best-practices). Wrike handles multi-project resource conflicts with cross-project workload views that flag when a single designer is booked at 140% capacity across three client accounts. Teams that skip resource balancing typically discover conflicts at the deadline, not during planning.
**Event management** operates under the hardest constraint in project scheduling: immovable deadlines. A product launch date or conference opening doesn't shift because a vendor missed a deliverable. Smartsheet's dependency chains and critical path highlighting make it possible to see, in real time, which delayed vendor task threatens the launch date. Trello and Basecamp should be ruled out entirely for event scheduling. Neither supports task dependencies, which means a missed catering confirmation won't automatically flag the downstream setup and AV tasks it blocks.
**Small teams with tight budgets** face a tradeoff most free-tier comparisons ignore. Free Kanban boards are everywhere, but free Gantt charts with dependency tracking are rare. Trello's free plan works for simple task lists, but teams that need even basic scheduling logic (Task B starts when Task A finishes) will outgrow it within weeks of adopting it for anything beyond personal to-do tracking.
The pattern across all five industries: dependency management is the dividing line. Teams whose work follows strict sequences need tools built around that logic. Teams doing parallel, loosely connected work can get by with simpler boards.
## How to Migrate from Monday.com Without Losing Momentum
**A structured migration takes four to six weeks and follows five phases: export, map, rebuild dependencies, pilot test, then parallel-run before full cutover.**
The biggest mistake teams make isn't choosing the wrong tool. It's rushing the switch. Exporting your Monday.com boards to CSV or Excel takes minutes, but the real work starts when you try to recreate dependency chains and custom field logic in a new environment.
Follow these steps in order to protect your project timelines during the transition:
- **Export everything as CSV or Excel.** Monday.com lets you export board data per view, but automations and integrations don't come with it. Screenshot your automation recipes before exporting so you can rebuild the logic manually.
- **Map columns to your new tool's field types.** Monday.com's "Status," "Timeline," and "Dependency" columns rarely translate 1:1. Spend time matching each column to the closest equivalent, and flag any fields that need workarounds.
- **Rebuild dependency chains from scratch.** CSV exports flatten relationships into plain text. You'll need to manually re-link predecessor and successor tasks, which is tedious but non-negotiable for accurate scheduling.
- **Run a pilot project first.** Pick your most schedule-dependent project (the one with the tightest deadlines and most task interdependencies) and migrate that single project completely. If the new tool handles your hardest scheduling challenge, everything simpler will transfer without friction.
- **Operate both tools in parallel for two to four weeks.** Track the same deliverables in both systems on your pilot project. This overlap catches data gaps and gives your team time to adjust without risking missed deadlines.
Three pitfalls catch teams off guard during this process. Custom automations vanish entirely during export, and rebuilding them in a different tool's logic framework can take longer than the initial setup did. Notification rules tied to status changes need to be recreated manually. And any dashboards pulling cross-board data will break immediately on export, requiring a full rebuild in the new environment.
For teams managing active client projects during the migration window, running both tools in parallel isn't optional. It's the only way to avoid a gap in visibility that clients or stakeholders will notice.
## Start Scheduling With the Right Tool
If your team has hit the ceiling on monday.com's scheduling capabilities, the right alternative depends on one question: does your work require dependency logic and critical path analysis, or just better task visibility? Use the [interactive comparison of project management alternatives](https://yapl.app/en/compare) to filter by the scheduling criteria that match your team's actual complexity.
---
# Critical Path Method Explained (https://yapl.app/en/blog/critical-path-method-explained)
# Critical Path Method Explained
The Critical Path Method (CPM) is a project management technique used to identify the longest sequence of dependent tasks and determine the minimum project duration. Understanding CPM is essential for effective project scheduling and deadline management.
## What is the Critical Path?
The critical path is the longest path through a project network diagram. It determines:
- The shortest possible project duration
- Which tasks have zero float (slack)
- Where delays will directly impact the project end date
## Why CPM Matters
### Focused Priority
Not all tasks are equally important for project completion. CPM helps you identify which tasks require the most attention and monitoring.
### Resource Allocation
Understanding the critical path allows you to allocate resources more effectively, ensuring critical tasks have what they need.
### Risk Management
Tasks on the critical path represent the highest schedule risk. By identifying them early, you can implement risk mitigation strategies.
## Calculating the Critical Path
### Step 1: List All Tasks
Create a comprehensive list of all project tasks with their durations and dependencies.
### Step 2: Create a Network Diagram
Draw the project network showing task sequences and dependencies.
### Step 3: Forward Pass
Calculate the earliest start and finish times for each task, working from the beginning to the end.
### Step 4: Backward Pass
Calculate the latest start and finish times, working backward from the project end date.
### Step 5: Calculate Float
Float = Late Start - Early Start (or Late Finish - Early Finish)
Tasks with zero float are on the critical path.
## Example Calculation
| Task | Duration | Dependencies | Early Start | Early Finish | Late Start | Late Finish | Float |
|------|----------|--------------|-------------|--------------|------------|-------------|-------|
| A | 3 days | - | 0 | 3 | 0 | 3 | 0 |
| B | 2 days | A | 3 | 5 | 4 | 6 | 1 |
| C | 4 days | A | 3 | 7 | 3 | 7 | 0 |
| D | 2 days | B, C | 7 | 9 | 7 | 9 | 0 |
**Critical Path**: A → C → D (9 days total)
## Using CPM in YAPL
YAPL automatically calculates and highlights the critical path in your Gantt charts:
1. Open your plan in Gantt view
2. Enable "Show Critical Path" in view options
3. Critical tasks are highlighted in red
4. Float values are displayed in task details
## Managing the Critical Path
### Regular Monitoring
Review the critical path regularly. It can change as tasks are completed or durations are updated.
### Crashing
If you need to shorten the project duration, focus on reducing critical path task durations.
### Fast Tracking
Where possible, overlap critical tasks to reduce overall duration (but watch for increased risk).
## Common CPM Challenges
1. **Changing Dependencies**: As projects evolve, the critical path may shift
2. **Resource Constraints**: CPM doesn't inherently consider resource limitations
3. **Uncertainty**: Fixed duration estimates may not reflect reality
## Conclusion
The Critical Path Method is a powerful tool for project managers. By understanding which tasks drive your project timeline, you can make better decisions about resource allocation, risk management, and schedule optimization.
---
*Learn more about advanced scheduling techniques in our [Gantt documentation](/docs/user-guides/gantt/critical-path).*
---
# The Efficiency Paradox: $1.6 Trillion Lost (https://yapl.app/en/blog/efficiency-paradox)
Almost every major industry has been rebuilt in the last fifty years: production lines, retail, logistics, all reinvented. Construction mostly sat it out.
You don't have to take my word for it. The McKinsey Global Institute's _"Reinventing Construction: A Route to Higher Productivity"_, one of the industry's reference texts, puts a number on the problem: **construction has averaged just 1% annual productivity growth over the last 20 years, against 2.8% for the global economy and 3.6% for manufacturing.** That gap isn't an abstraction to anyone who runs projects. It's the daily grind of rework, waiting, and chasing down information.
The bill for that inefficiency runs to **$1.6 trillion a year**, roughly the GDP of Canada. So how did the sector that once drove industrialization end up behind even agriculture in the productivity race?
## The Missing Link Between Digitalization and Productivity
The productivity problem tracks closely with one thing: how little the sector has digitized. Account for digital tools, digital spend, and the workforce's digital skills, and McKinsey's analysis puts construction at the very bottom of the industrial spectrum.
Figure 1 shows where sectors land on the digitization index. On 2017 data, construction sits second to last, just above Agriculture and Hunting. And even that small comfort is gone: more recent figures (EIB 2021) suggest precision-agriculture technology has pushed farming ahead too, leaving construction as the last analog holdout.
Figure 1: A visualization based on MGI's Industry Digitization Index.
What Figure 1 really shows is the link between digitization and productivity growth. The heavily digitized sectors (information and communication technology, media, advanced manufacturing) keep multiplying their output. Construction keeps paying for its analog habits in stagnation, sometimes outright decline.
Figure 2 makes the correlation explicit: digitization index on the vertical axis, productivity growth on the horizontal. Construction (the orange dot) sits closest to the neutral-to-negative corner on both.
Figure 2: Digitization index - Productivity growth graph.
## Root Cause Analysis: Three Structural Factors Locking the Sector
When McKinsey digs into the causes, the headline is that this isn't really a technology problem. The deeper culprits are **market failures** and **structural dynamics**: three of them, working together to keep the sector stuck.
### 1. Extreme Fragmentation and the Scale Problem
Construction is one of the most fragmented industries on earth, both vertically and horizontally. A single project is a chain that runs from the general contractor down through specialized subcontractors (MEP, façade, finishing work), plus material suppliers and design offices, every one of them a separate business.
That fragmentation creates two problems. The first is **information loss**. Everyone works in their own silo: the design office's data doesn't flow cleanly to the field, the field's doesn't reach the supplier, the supplier's constraints never make it back to the owner. Every handoff degrades or drops something, and you pay for it twice: once in rework, once in the coordination time it takes to catch the gap.
The second is the **absence of scale**. Because small and mid-size firms dominate, the capital that R&D and technology require never accumulates. A manufacturer can digitize and optimize a supply chain it owns; a construction project is a temporary marriage of dozens of disconnected small firms. And when the partnership dissolves at handover, a serious long-term investment (a full ERP, real BIM integration) looks like an unnecessary cost.
### 2. Hostile Contracting & Misaligned Incentives
The standard contract models reward protecting your own margin over making the project succeed. The result is a **zero-sum game** baked into the way deals get struck.
Take risk transfer. The owner tries to push every risk onto the contractor; the contractor bids as low as it takes to win, then claws the margin back through contract loopholes, claims, and change orders. Nobody set out to be adversarial — the incentives just point that way.
Innovation gets punished by the same logic. If a contractor tries a more efficient method and it fails, they eat the entire cost. If it works, the savings usually flow to the owner, or become ammunition to squeeze the price on the next tender. Heads the owner wins, tails the contractor loses. So the rational move is to stay conservative and keep doing it the way you've always done it.
### 3. Bespoke Requirements and Lack of Standardization
The article of faith in construction is that "every project is unique." And sure, ground conditions, local codes, and client demands genuinely differ. But McKinsey's analysis says most of what a project actually involves is **repetitive and standardizable**. The uniqueness is a lot smaller than the industry likes to believe.
So manufacturing runs lean and turns out millions of units to the same spec, while construction treats every job as a prototype built from zero: design, supply chain, field operations, all reassembled from scratch each time. The deeper cost is memory. Without standardization there's no institutional memory: the hard-won lessons of one project don't carry to the next, because the next one is "unique" too. The wheel gets reinvented on every site.
The upside of starting from rock bottom is that there's nowhere to go but up, and the room to climb is enormous. Done right, digitization can cut construction costs by up to **15%** and project schedules by **30%**.
## Solution: "Project Operating System" and Single Source of Truth
The report's most useful proposal is that construction needs to move to **"Project Operating Systems."** Not more robots or futuristic gadgets. The sector needs an infrastructure that turns messy field activity into data people can actually act on.
One of the biggest levers, McKinsey argues, is a **Single Source of Truth (SSOT)**: one place where the project's data actually lives.
Today it lives nowhere and everywhere: scattered across Excel sheets, WhatsApp groups, email threads, and site notebooks. When you can't trust whether a number is the current one, decisions stall. A site manager burns **30% to 40%** of the day just hunting for information or double-checking whether it's right.
## YAPL: Simplifying Singularity
We built **YAPL** to close exactly this gap. The goal was never another sprawling software stack for project managers to wrestle with; it was one simple place that holds a project's time and resource management together. It sticks to what it's good at, planning and resource management, and answers the three chronic problems above head-on:
1. **Operational integrity (against fragmentation).** Teams and subcontractors work off one central, current schedule instead of their own isolated programs and Excel files. The "who's supposed to be where, and when" confusion that fragmentation breeds mostly disappears.
2. **Transparency in resource management.** Most of the "hostile" friction on site comes from resource conflicts: missing equipment, double-booked crews. YAPL makes it explicit which resource is committed to which task, so expectations rest on data instead of guesswork.
3. **Dynamic planning (field and office in sync).** Instead of a static plan that's out of date by Tuesday, the schedule stays live. Management sees where the project actually is, with current data, and moves resources in time. That's proactive management, not reading a post-mortem after the fact.
## Conclusion: The Cost of Inaction
Construction is at a fork. One road is the familiar one: rising material costs, a shrinking skilled workforce, thinning margins, and inefficiency shrugged off as "the nature of the business." The other is a digitized future McKinsey estimates could lift productivity by **50% to 60%**.
For any firm that wants a slice of that **$1.6 trillion**, or just wants to hold the market share it already has, digitization has stopped being an "IT line item" and become a question of whether you're still standing in ten years.
Agriculture pulled off its productivity revolution by connecting tractors to satellites. Construction's will start by **connecting the field to data**.
---
**References:**
- _McKinsey Global Institute, "Reinventing Construction: A Route to Higher Productivity", February 2017._
- _U.S. Bureau of Labor Statistics (BLS) Data, 1947-2010 Productivity Trends._
- _Construction Industry Institute (CII) Benchmarking Data._
- _EIB Investment Survey 2021 - Digitalisation in Europe._
---
**Tired of losing time to scattered data? [Start your free trial with YAPL today](/register) and put a single source of truth to work on your next project.**
---
# Beyond the Hard Hat: 7 Industries Running on Gantt Charts (https://yapl.app/en/blog/gantt-chart-use-cases)
Ask most people what a Gantt chart is, and they’ll describe a massive, faded printout taped to a construction trailer wall, usually surrounded by people in hard hats debating why the foundation pour is two days late.
It’s an accurate stereotype, but it’s also a shame. It paints a narrow picture of a tool that is genuinely life-saving anywhere tasks depend on each other and deadlines actually have consequences.
Small businesses in wildly different fields have been quietly running on Gantt charts for years. Not because project management is glamorous, but because when you have five people, fourteen moving parts, and exactly one chance to get it right, "winging it" stops being a viable business strategy.
## 1. Construction and Contracting
The classic for a reason. Construction is a masterclass in dependency chains. You can't hang drywall until the framing is inspected. You can't pour the foundation until the permits are cleared. The sequence isn't just a suggestion; it’s the law of physics and local regulation.
For small contractors juggling three jobs at once, the scheduling headache compounds fast. A Gantt chart lets you stop keeping the "master plan" in your head. You can see immediately how a two-day delay on a plumbing rough-in is going to cascade into a two-week delay for the flooring guys. Seeing that critical path ahead of time means you can pick up the phone and reschedule subs _before_ they show up to a site that isn't ready.
## 2. Marketing and Creative Agencies
From the outside, a campaign looks like: Brief → Design → Launch. Inside the agency, it’s a chaotic web of "who is waiting on what." Copy is waiting on the strategy brief; design is waiting on the copy draft; and everyone is waiting on that one client stakeholder who hasn't checked their email in three days.
Gantt charts pay for themselves fastest in agencies by solving the "double-booking" nightmare. When your lead designer is committed to a rebrand and someone books them for a high-priority social campaign the same week, a shared timeline makes that conflict visible three weeks in advance, not the night before.
## 3. Event Planning and Hospitality
Events are the ultimate "deadlines that don't move" environment. The venue is booked. The band is on a plane. The guests are arriving. There is no such thing as "moving the sprint" in event planning.
Experienced planners think backward from the event date, and Gantt charts match that mental model perfectly. You map out the lead times: When does the florist need final confirmation to secure the arrangements? When is the absolute cutoff for catering headcount? Every dependency has a lead time, and missing one usually means paying a "rush" premium or explaining to a client why the centerpieces are missing.
## 4. Small-Scale Manufacturing
Manufacturing scheduling is deceptively simple until you factor in the real world. Raw materials have lead times. Machines need maintenance windows. Quality Control (QC) takes a fixed amount of time that you cannot compress without risking your reputation.
A Gantt chart gives small manufacturers a production calendar that accounts for these realities. Supplier deliveries are the dependencies; QC holds are the buffers. The goal isn't just to track progress, but to realize a month in advance that you’ve scheduled your biggest production run of the year during the same week your main line is down for its annual service.
## 5. Software Development (The "Human" Agile)
Most small dev teams hate Gantt charts. They argue that rigid timelines don’t map to exploratory technical work. They aren't wrong; Agile is great for internal builds.
But for client-facing delivery (web builds, API integrations, migrations), the client doesn't care about your "velocity." They want a date. Gantt charts give you a way to answer that question honestly. It forces you to think through the "pre-requisites" before you commit to a deadline. It prevents that specific brand of pain where you confidently promise a March launch, only to realize in February that QA can't even start until the backend is fully refactored.
## 6. Education and Training Programs
Running a training program or a multi-cohort bootcamp is 10% curriculum and 90% logistics. Instructors need to be confirmed before the schedule can be published. Materials must be printed before the session. Assessments need to be graded before certificates can be issued.
These handoffs are where things usually break. A Gantt chart makes the "wait times" visible. When the person responsible for assessment design can see that the graduation ceremony is hard-coded for two weeks after their deadline, they have context. They aren't just working against an arbitrary date; they're working for the team.
## 7. Healthcare and Clinic Operations
In healthcare, "missing a deadline" isn't about a frustrated client; it's often about regulatory compliance or patient safety. Opening a new clinic location, for instance, involves a mountain of dependencies: real estate, local permits, equipment procurement, staff credentialing, and insurance contracting.
If the new EHR system isn't live before the accreditation audit, there is no "retry." The sequence matters, and the end date is fixed. A Gantt chart is the only way to manage that level of complexity without losing your mind, or your accreditation.
## Why Visual Scheduling Wins
These industries have almost nothing in common operationally. But they share a structural DNA: multiple tasks, clear dependencies, and a deadline that doesn't care about your excuses.
Gantt charts do one thing exceptionally well: they make the invisible visible. When the whole team can see the "why" behind a date, status meetings get shorter, blockers surface earlier, and "I didn't know that was waiting on me" becomes a thing of the past.
---
YAPL is a project management platform with a Gantt editor built for small teams who actually have work to do. No enterprise bloat: just critical path, resource tracking, and real-time collaboration.
[Try YAPL →](https://yapl.app/en/register)
---
# Getting Started with Gantt Charts (https://yapl.app/en/blog/getting-started-with-gantt-charts)
# Getting Started with Gantt Charts
Gantt charts are one of the most powerful tools for project planning and visualization. Whether you're managing a small team project or a complex multi-phase initiative, understanding how to create and use Gantt charts effectively can transform your planning process.
## What is a Gantt Chart?
A Gantt chart is a horizontal bar chart that provides a visual view of a project schedule over time. Each bar represents a task, with its length indicating the duration and its position showing the start and end dates.
### Key Components
- **Tasks**: Individual work items that need to be completed
- **Timeline**: The horizontal axis showing dates
- **Dependencies**: Connections between tasks showing relationships
- **Milestones**: Key dates or achievements in your project
## Creating Your First Gantt Chart in YAPL
### Step 1: Define Your Project Phases
Before diving into the Gantt chart, outline the major phases of your project:
1. Planning and Research
2. Design and Development
3. Testing and Quality Assurance
4. Deployment and Launch
### Step 2: Break Down Tasks
For each phase, identify specific tasks that need to be completed. Keep tasks granular enough to track progress but not so small that they become unmanageable.
### Step 3: Estimate Durations
Assign realistic time estimates to each task. Consider:
- Team capacity and availability
- Historical data from similar tasks
- Buffer time for unexpected challenges
### Step 4: Set Dependencies
Link tasks that depend on each other. Common dependency types include:
| Type | Description | Example |
| ---------------- | ---------------------------------------- | ------------------------------ |
| Finish-to-Start | Task B can't start until Task A finishes | Testing after development |
| Start-to-Start | Tasks start simultaneously | Parallel workstreams |
| Finish-to-Finish | Tasks must finish together | Documentation with development |
## Best Practices
### Keep It Updated
A Gantt chart is only useful if it reflects reality. Update progress regularly and adjust timelines as needed.
### Use Color Coding
YAPL allows you to visualize tasks clearly with:
- Status-based color coding
- Critical path highlighting
- Dependency visualization
- Progress tracking
### Monitor the Critical Path
The critical path shows the longest sequence of dependent tasks. Any delay on this path will delay the entire project.
## Common Mistakes to Avoid
1. **Over-optimistic estimates**: Always add buffer time
2. **Missing dependencies**: Review task relationships carefully
3. **Too much detail**: Focus on meaningful milestones
4. **Ignoring resource constraints**: Consider team capacity
## Next Steps
Ready to create your first Gantt chart? Here's what to do:
1. Open your project in YAPL
2. Navigate to the Plans section
3. Create a new plan and select Gantt view
4. Start adding your tasks!
---
_Have questions about Gantt charts? Check out our [documentation](/docs/user-guides/gantt) or [contact support](/contact) for personalized assistance._
---
# A Comprehensive Guide to Earned Value Management (EVM) (https://yapl.app/en/blog/guide-to-earned-value-management)
# A Comprehensive Guide to Earned Value Management (EVM)
Managing a project isn't just about finishing tasks; it's about finishing them on time and within budget. But how do you know if you're _really_ on track? Being 50% through the schedule doesn't mean much if you've spent 90% of your budget.
This is where **Earned Value Management (EVM)** comes in. It is widely considered the "gold standard" for project monitoring because it combines scope, schedule, and cost into a single integrated measurement system.
## The Core Concept: PV, EV, and AC
To understand EVM, you only need to master three fundamental variables:
### 1. Planned Value (PV)
_Also known as Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS)._
This is your baseline. "What is the estimated value of the work planned to be done by now?"
### 2. Earned Value (EV)
_Also known as Budgeted Cost of Work Performed (BCWP)._
This is the reality. "What is the estimated value of the work _actually_ accomplished by now?"
### 3. Actual Cost (AC)
_Also known as Actual Cost of Work Performed (ACWP)._
This is your spending. "How much have we actually spent to accomplish this work?"
## Interpreting the Data
Once you have these numbers, you can answer the two most critical questions in project management:
### Are we behind schedule? (Schedule Performance Index - SPI)
$$SPI = EV / PV$$
- **SPI > 1.0**: Ahead of schedule 🚀
- **SPI < 1.0**: Behind schedule ⚠️
### Are we over budget? (Cost Performance Index - CPI)
$$CPI = EV / AC$$
- **CPI > 1.0**: Under budget (Cost efficient) 💰
- **CPI < 1.0**: Over budget (Cost overrun) 💸
## The S-Curve
Visualizing these metrics over time creates the famous **S-Curve**.
- Ideally, your EV line should be hugging or slightly above the PV line.
- If your AC line shoots above the EV line, you are paying more for less work, which is a warning sign to intervene immediately.
## Implementing EVM in YAPL
While the math is simple, tracking it manually is a nightmare. YAPL automates the entire process:
1. **Set Baseline**: When you finish planning, publish your plan. This snapshots your **Planned Value (PV)**.
2. **Track Progress**: As teams complete tasks, YAPL calculates the **Earned Value (EV)** based on the task's budgeted cost and % complete.
3. **Log Costs**: Enter actual expenses or resource hours to populate **Actual Cost (AC)**.
### Real-time Insights
Navigate to the **Cost & Cashflow** tab in your project dashboard. YAPL generates real-time S-Curves and automatically calculates your CPI and SPI. You don't need spreadsheets; you get actionable intelligence instantly.
## Why Use EVM?
- **Early Warning**: Detect slips weeks before they become obvious.
- **Objective data**: Replace "I think we're fine" with "Our SPI is 0.85".
- **Forecasting**: Accurately predict the final project cost (Estimate at Completion - EAC).
## Conclusion
Earned Value Management transforms project tracking from a guessing game into a science. By integrating scope, time, and cost, you gain a 3D view of your project's health. With tools like YAPL automating the heavy lifting, there's no reason not to leverage this powerful methodology.
---
_Want to see your project's S-Curve? [Start your free trial](/auth/register) and unlock advanced cost analytics today._
---
# Mastering Remote Project Management (https://yapl.app/en/blog/mastering-remote-project-management)
# Mastering Remote Project Management
The shift to remote work has fundamentally changed how we plan, execute, and deliver projects. As teams become more distributed, the reliance on hallway conversations and whiteboard sessions has been promoted to digital tools and asynchronous communication.
## The Remote Reality
Remote project management isn't just about using Zoom; it's about building a culture of trust and transparency where work is visible without micromanagement. The key challenges include:
- **Communication silos**: Information getting trapped in private chats
- **Visibility gaps**: Not knowing who is working on what
- **Time zone delays**: Waiting for answers across borders
- **Engagement struggles**: Keeping the team motivated remotely
## Foundations for Success
### 1. Centralize Your Truth
In a distributed team, if it's not documented, it didn't happen. Use a central platform like YAPL to house all project data.
- **Plans**: Keep Gantt charts and Kanban boards accessible to everyone.
- **Tasks**: Ensure every task has a clear assignee and due date.
- **Docs**: Attach requirements and specifications directly to tasks.
### 2. Embrace Asynchronous Work
Don't force everyone to be online at the same time. Enable your team to work when they are most productive.
- **Activity Feeds**: YAPL's activity feed lets you see what changed while you were sleeping.
- **Notifications**: Configure alerts for critical updates without noise.
- **Offline Access**: With YAPL's PWA capabilities, team members with unstable connections can keep working and sync later.
### 3. Focus on Outcomes, Not Hours
Shift your management style from tracking time to tracking results.
- **Progress Tracking**: Use percentage-based completion to monitor task health.
- **Milestones**: Set clear deadlines and let the team figure out the "how".
- **Status Reports**: Automate reporting instead of holding frequent status meetings.
## Tools of the Trade
### Visual Planning
Remote teams need visual clarity. A **Kanban board** provides an instant snapshot of workflow status, ideal for daily standups. For longer-term visibility, **Gantt charts** show the big picture and dependencies.
### Interactive Communication
Replace "just checking in" messages with automated transparency. When a team member updates a task status in YAPL, stakeholders are notified automatically. This passive communication reduces interruptions and keeps everyone in the loop.
### Cloud-First Collaboration
Your tools must be accessible from anywhere. YAPL's multi-device support ensures that a project manager on a laptop and a field engineer on a mobile phone see the exact same real-time data.
## Best Practices Checklist
- [ ] **Daily Standups**: Keep them short (15 min) or move them to text.
- [ ] **Weekly Planning**: Set clear priorities for the week ahead.
- [ ] **Document Everything**: "Working out loud" ensures knowledge sharing.
- [ ] **Celebrate Wins**: Use public channels to recognize achievements.
## Conclusion
Remote project management requires a shift in mindset and the right toolset. By leveraging platforms like YAPL that prioritize visibility, collaboration, and accessibility, you can turn distributed teams into your competitive advantage.
---
_Ready to streamline your remote team? Try [YAPL's collaboration features](/features) today._
---
# The Power of Work Breakdown Structures (WBS) (https://yapl.app/en/blog/power-of-work-breakdown-structures)
# The Power of Work Breakdown Structures (WBS)
Before you schedule a timeline or assign a resource, there is one step that determines the success of your project: defining the scope. The tool for this is the **Work Breakdown Structure (WBS)**.
A WBS is a hierarchical decomposition of the total scope of work. Think of it as the skeleton of your project. If the skeleton is missing bones, the project will collapse.
## Why WBS Matters
### 1. Improved Estimation Accuracy
It is notoriously difficult to estimate how long "Build Website" will take. It is much easier to estimate "Design Home Page Header". By breaking big deliverables into smaller chunks (work packages), your aggregate estimates become far more accurate.
### 2. Clear Responsibility
When a task is too large, ownership is fuzzy. "Who is doing the frontend?" is vague. "Who is implementing the Login Component?" is specific. A granular WBS ensures every piece of work has a clear owner.
### 3. Better Cost Control
Costs in YAPL rollup from the bottom up. By assigning costs to specific work packages, you can see exactly which part of the project is over budget: is it the Foundation or the Roofing?
## Creating an Effective WBS in YAPL
YAPL is built with WBS at its core. Here’s how to structure your project for success:
### Level 1: Project Phases
Start with the high-level lifecycle.
- 1. Planning
- 2. Execution
- 3. Closing
### Level 2: Major Deliverables
Break phases into tangible outcomes.
- 1.1 Requirements Doc
- 1.2 System Design
### Level 3: Work Packages
Break deliverables into assignable tasks.
- 1.2.1 Database Schema
- 1.2.2 API Specification
## Measurements of a Good WBS
- **The 100% Rule**: The WBS must include 100% of the work defined by the project scope. If it's not in the WBS, it's not in the project.
- **Mutually Exclusive**: There should be no overlap between work packages.
- **Outcomes, Not Actions**: Focus on deliverables (e.g., "User Manual Created") rather than pure verbs (e.g., "Writing").
## YAPL's Automatic Rollup
One of the most powerful features of YAPL is **Auto-Rollup**. You never need to manually calculate the progress of a parent task.
- **Progress Rollup**: If you have 4 subtasks at 25% weight each, and you complete 2, the parent task automatically updates to 50%.
- **Cost Rollup**: Budget added to subtasks automatically sums up to the phase level.
- **Date Rollup**: The start date of a parent is the earliest start of its children; the end date is the latest end.
## Conclusion
A solid WBS is the detailed map that guides your project journey. It prevents scope creep, clarifies responsibilities, and provides the data structure needed for advanced reporting. Start your next project by breaking it down. Your future self will thank you.
---
_Build your perfect hierarchy. [Try YAPL's WBS features](/features) for free._
---
# Resource Allocation Best Practices (https://yapl.app/en/blog/resource-allocation-best-practices)
# Resource Allocation Best Practices
Effective resource allocation is the backbone of successful project management. Whether you're managing people, equipment, or materials, how you distribute resources can make or break your project outcomes.
## Understanding Resource Types
### Human Resources
Your team members are your most valuable and complex resource:
- **Skills**: Match task requirements to team capabilities
- **Availability**: Consider time off, meetings, and other commitments
- **Capacity**: Avoid overallocation that leads to burnout
### Equipment and Tools
Physical resources that may be shared across projects:
- Heavy machinery
- Software licenses
- Testing equipment
### Materials and Consumables
Items that are used up during project execution:
- Raw materials
- Supplies
- Budget allocations
## Key Principles
### 1. Know Your Capacity
Before allocating resources, understand your true capacity:
```
Available Capacity = Total Hours - (Meetings + Admin + Buffer)
```
A common mistake is assuming 100% utilization. Aim for 70-80% to account for unexpected work and context switching.
### 2. Match Skills to Tasks
Assign the right person to the right task:
| Task Type | Ideal Resource |
| ----------------- | ------------------- |
| Complex technical | Senior specialist |
| Routine execution | Junior team member |
| Cross-functional | Generalist |
| Client-facing | Strong communicator |
### 3. Avoid Resource Conflicts
When the same resource is needed for multiple tasks:
1. **Prioritize**: Which project/task is more critical?
2. **Sequence**: Can tasks be scheduled sequentially?
3. **Substitute**: Is there an alternative resource?
4. **Negotiate**: Adjust timelines if needed
## Common Allocation Mistakes
### Over-allocation
Assigning more work than capacity allows leads to:
- Missed deadlines
- Quality issues
- Team burnout
- Increased turnover
### Under-allocation
Not fully utilizing resources results in:
- Wasted capacity
- Extended timelines
- Higher costs
- Team disengagement
### Ignoring Dependencies
Allocating resources without considering task dependencies creates bottlenecks and scheduling conflicts.
## Tools and Techniques
### Resource Leveling
Adjust the schedule to resolve over-allocation while maintaining constraints.
### Resource Smoothing
Even out resource usage while keeping the project end date fixed.
### Capacity Planning
Long-term view of resource needs across multiple projects.
## Resource Allocation in YAPL
YAPL provides powerful tools for resource management:
1. **Resource Pool**: Define all available resources with their capacities
2. **Utilization View**: See allocation across projects at a glance
3. **Conflict Alerts**: Automatic warnings for over-allocation
4. **Draft Mode**: Test allocation scenarios in a draft plan before committing
## Practical Tips
1. **Review weekly**: Resource needs change; keep allocations current
2. **Build in buffers**: Unexpected work always appears
3. **Communicate**: Keep stakeholders informed of constraints
4. **Document decisions**: Record why allocations were made
5. **Learn and adapt**: Track actuals vs. planned to improve estimates
## Conclusion
Resource allocation is both an art and a science. Start with clear data about availability and requirements, apply sound principles, and continuously refine your approach based on results.
---
_Explore YAPL's resource management features in our [documentation](/docs/user-guides/resources)._
---
# You Set Up the Software for Your Team and Still Could Not Get Rid of WhatsApp (https://yapl.app/en/blog/sme-pm-software-adoption-failure)
## I have lived through this exact scene a few times over the last twenty years.
After all kinds of persuasion at the firm I am working for, I finally convince the employer to invest in project management software or infrastructure. The first few days, we put in the effort as a team, trying to adapt. After spending two or three weeks configuring boards, setting up automations, color-coding priority labels and building permission hierarchies, everything looks impressive on the screen. I tell myself, "I think this time it is going to stick."
It all starts falling apart like dominoes in the third week, when the subcontractor sends a blurry photo of the finished formwork via WhatsApp. Then one day I catch the site superintendent writing the weekly schedule on a whiteboard because it is faster than opening the app. The client asks for a progress update and someone exports a PDF from a spreadsheet that has not been updated since the kickoff and before you know it... The software is still running but nobody is using it.
This is not a technology problem, it is an adoption problem, and after living through it for twenty years across construction sites, manufacturing floors and consulting engagements, I am fairly convinced that our industry keeps misdiagnosing the cause.
## The problem is not the tool itself
The project management software market surpassed [\$11 billion as of 2026](https://www.mordorintelligence.com/industry-reports/project-management-software-market), growing at roughly 15% annually, with more than 40 distinct visual planning tools competing for market share. Venture capital keeps flowing and subscription revenue keeps climbing. But somehow, when you look at the daily usage rates among field teams, the people who actually execute the work, the picture is not bright at all.
The standard explanation is always the same: blame the workforce. "They are resistant to change." "They are not tech-savvy." I have heard these lines from project directors, from software vendors, from consultants selling digital transformation packages, time and time again. But what I have seen over the years never matched this explanation.
In my opinion the real issue is this: most PM software assumes the team has the time and willingness to learn a complex system before they can do something as basic as updating a task status. I always run this test in my head: if a subcontractor who showed up to your site today cannot figure out how to mark a task complete within two minutes, that tool is not going to stick. Not because the person is bad with technology, but because they have concrete to pour and they are simply not going to wrestle with your interface just to tell you they finished.
## The configuration tax
Over the last few years the industry's biggest players have been moving fast toward what they call "Work OS" or "AI Work Platforms," trying to bundle projects alongside CRM, HR, service management and sales pipelines in a single product. Monday.com's pivot to an "AI Work Platform" is the most obvious example. Asana is adding budget modules and timesheets. ClickUp markets over 200 automation templates.
There is something this expansion creates that I call the configuration tax. Before you can draw a simple Gantt chart, the platform asks you to navigate nested menus, create custom fields, set up automation triggers and decide on a permission structure. For an enterprise project management office with a dedicated admin this might be acceptable, but for a regional contractor managing three simultaneous projects with a team of eight, it feels like climbing a wall before the race even starts.
The pricing reflects this bloat too. Monday.com's standard tier runs \$12 per seat per month and none of its plans include critical path analysis. Asana locks its timeline view behind paid plans. ClickUp's \$7 entry price looks reasonable until you discover their AI features cost an additional \$9 to \$28 per user, and [guest-to-member billing conversions](https://clickup.com/pricing) have built a growing reputation for unexpected cost jumps. In the end, small teams wind up paying for features they will never touch. A landscaping firm running five projects does not need Salesforce integrations or enterprise single sign-on; they need a reliable schedule and a way to see who is doing what this week.
## How things actually work on a job site
Anyone who has managed a construction project will recognize the scenario I am about to describe.
You are inside a three-block residential project. Structural work, mechanical systems, electrical infrastructure and interior finishing are all happening in parallel and all dependent on each other. The plastering crew cannot touch the walls until the piping runs are complete. The joinery team is waiting for the plaster to cure. The electrician needs to finish the cable runs before the suspended ceilings close up. A two-day delay in the formwork-rebar-concrete cycle on one block can turn the interior finishing schedule of the others upside down.
This is exactly where planning methodology matters more than software features. The project manager needs to see dependencies, identify the critical path, and understand which delay kills the deadline versus which one has float. But think about it for a moment, how does that information reach a crew foreman when it is buried inside a dashboard with 15 widgets, a notification feed and a sidebar full of integrations he has never configured? The guy does not see the critical path, he sees noise. He calls the office, someone explains the priority over the phone, he writes it on a piece of paper, and the \$12-per-seat software turns into an expensive filing cabinet that only the office team opens.
I have lived this pattern with MS Project, with Primavera and with several cloud-based tools. How sophisticated the scheduling engine is becomes meaningless the moment the people executing the work cannot interact with it naturally.
## The connectivity problem
There is another assumption lurking inside almost every cloud-based PM tool: that the team has reliable internet access at all times. Anyone who has actually worked in the field knows how quickly that assumption falls apart. A basement excavation surrounded by thick concrete, a rural bridge site with no cell tower for kilometers, a field office at an event venue the day before setup... These are all ordinary working conditions where cellular signal is intermittent at best and WiFi is a luxury.
The moment the site superintendent tries to log a task update and the browser freezes because the connection dropped, trust in the system breaks almost instantly. It does not matter that the tool works flawlessly in the office, once the crew sees it fail in the field they will not give it another chance. They go back to what works without a signal: phone calls, text messages and notes scribbled on whatever paper is nearby.
Most platforms write connection resilience into their product roadmap as a "we will get to it someday" item and move on. I think you need to start from the opposite end. If the tool does not let people keep working when connectivity drops and sync their changes when the signal returns, then what you have is not a field tool but an office tool with a mobile interface.
## What needs to change
After watching this cycle repeat across dozens of projects over twenty years, what a PM tool needs to get right for field teams to actually adopt it has become fairly clear in my mind.
Onboarding has to be genuinely instant. I am not talking about "watch a 30-minute tutorial" instant or "download the app and create an account" instant. A manager sends a link, the team member clicks it, and they should be looking at the live project schedule. If a temporary subcontractor cannot get into the project board within sixty seconds, that window of willingness has already closed.
The core views have to be visual and self-explanatory. A Gantt chart, a Kanban board, a Work Breakdown Structure; none of these are new inventions, they are proven methodologies that have moved complex projects forward for decades. When someone opens the tool they should immediately understand what is happening, what is blocked and what needs their attention, without having sat through any training first.
Professional features should not hide behind enterprise pricing. Critical path analysis is not a premium capability, it is a fundamental scheduling need. Things like resource allocation, cost tracking and plan versioning are standard requirements for any team managing a real project, and charging \$30 to \$55 per user per month for them shuts the door on the exact teams that need them most.
And connection resilience has to be a core architectural decision rather than a checkbox feature. The tool needs to assume the connection will fail and build everything around that reality. People should be able to keep editing when the signal drops, with their changes stored locally and synced automatically when connectivity returns. The interruption needs to be invisible to the user.
## Why I built what I built
This list is not theoretical, it is the checklist I used when designing [YAPL](https://yapl.app).
I spent twenty years as a project manager watching teams abandon software that cost more per month than the physical tools in their trucks. When I finally decided to build something myself, I did not start with a feature matrix but with the adoption problem, because I had seen more than enough well-intentioned tools die in the gap between the office monitor and the job site.
YAPL is a Progressive Web App, which means you share a URL and your team installs it from the browser in seconds. No app store, no IT department, no account creation friction. It offers Gantt charts with real dependency management and critical path analysis, Kanban boards with WIP limits, Work Breakdown Structures with automatic rollup, and cost tracking with Earned Value Management, all starting at \$5 per user per month.
It is connection-resilient by design. Even if WiFi drops while someone is editing a schedule, YAPL keeps running, edits are saved locally and sync the moment connectivity returns. I have been on enough sites to know that "requires a stable internet connection" is the polite way of saying "does not work in the field."
I am not claiming YAPL solves everything. It does not replace Primavera for a \$500 million infrastructure program and it does not do CRM or HR or sales pipelines. It does project planning, visual, structured and professional, for teams of 5 to 50 who need to plan seriously without spending weeks learning how.
Because after all these years, I keep coming back to the same conclusion: the best planning tool is the one your team actually opens. Everything else is an expensive illusion of control.
---
If any of this sounded familiar, you can [try YAPL free for 14 days](https://yapl.app). No credit card, no setup. If you have questions, feel free to reach out to me directly on [LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/sertacfirat/).
---
# Strategic Imperatives of Resource Management and Scheduling in Modern Marketing Agencies (https://yapl.app/en/blog/strategic-resource-management-scheduling)
# Strategic Imperatives of Resource Management and Scheduling in Modern Marketing Agencies: Navigating the Micro-SaaS Transition Amidst AI Vulnerabilities
## The Macroeconomic Landscape and Margin Compression in Marketing
The contemporary marketing ecosystem is undergoing a profound structural transformation, driven by persistent macroeconomic volatility, geopolitical instability, and shifting corporate priorities. Chief Marketing Officers (CMOs) and enterprise leaders are operating under immense pressure to stretch highly constrained budgets while simultaneously maintaining creative excellence and demonstrating measurable, outcome-driven results. The era of uninhibited marketing expenditure has firmly concluded; in its place, a rigorous discipline of cost optimization and strategic resource allocation has emerged as the primary determinant of agency survival and profitability. Recent market analyses indicate that thirty-nine percent of CMOs are actively planning to reduce external agency spending, seeking to internalize core capabilities to exercise tighter control over strategic oversight and operational expenditures.
This trend signals a fundamental recalibration of the agency-client relationship. External collaborations are no longer viewed as fixed operational expenses but are strictly scrutinized as performance-driven investments that must yield immediate and demonstrable Return on Investment (ROI). Consequently, marketing agencies are caught in a severe margin squeeze. The competition for elite talent, spanning strategists, creative directors, media planners, and data analysts, continues to escalate, driving up labor costs significantly. Concurrently, client pushback on traditional fee structures compels agencies to engage in difficult internal dialogues regarding staffing efficiency, automation, and the viability of legacy service delivery models.
To weather these economic headwinds, intelligent organizational design is shifting toward leaner, highly agile operations. Firms must execute with tighter briefs and streamlined workflows without compromising the quality of the final deliverable. Furthermore, the burden of outcome delivery has intensified. Clients increasingly demand tangible business outcomes rather than mere activity metrics, holding external partners to exacting standards even when the agency lacks total control over downstream implementation. In this highly scrutinized environment, the strategic importance of flawless project scheduling and resource management cannot be overstated. Operational friction, internal delays, and misaligned talent deployment directly erode the already thinning profit margins, rendering advanced resource management a critical survival mechanism rather than a mere administrative function.
Cost efficiencies remain a paramount executive priority across all sectors. A substantial portion of corporate leaders list cost management as their most critical objective, driven by the realization that optimizing workflows and streamlining operations are vital to maintaining a competitive advantage. However, achieving these efficiencies is notoriously difficult; historical data suggests that organizations achieve only an average of forty-eight percent of their cost-saving targets, with many struggling to sustain these efficiencies beyond a two-year horizon. Failure to meet these internal cost targets correlates directly with significant underperformance in total shareholder returns, with lagging firms underperforming by an average of nine percentage points compared to their peers.
| | | |
| --------------------------------------------- | ---------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------- |
| Macroeconomic Pressures on Marketing Agencies | Primary Impact | Strategic Response |
| CMO Budget Contraction | 39% reduction in planned external agency spending | Transition to outcome-based compensation and demonstrable ROI tracking |
| Talent Scarcity | Escalating labor costs for specialized digital roles | Utilization of blended workforces and precise capacity management |
| Executive Cost Focus | Mandate for sustained operational efficiencies | Streamlining of software procurement and reduction of overhead |
| Geopolitical Instability | Unpredictable market disruptions and tariff shifts | Agile project management capable of rapid strategic pivots |
## Resource Management: From Tactical Administration to Strategic Imperative
Historically, resource management within creative and marketing agencies was relegated to a tactical, administrative function: a simple matter of gatekeeping schedules and tracking billable hours. This paradigm has shifted entirely. Resource management is now recognized as a core strategic function that directly drives organizational efficiency, sustainable growth, and enterprise transformation. As agencies transition to outcome-based compensation models, the ability to optimally align specific human capital with the right projects at the exact right moment dictates the financial viability of the engagement.
The complexity of modern marketing compounds this challenge. A robust, interconnected marketing strategy requiring the orchestration of multiple concurrent campaigns, spanning both traditional print and highly segmented digital channels, is the baseline expectation for brands of any size. Executing such multifaceted campaigns requires the synchronized deployment of diverse specialists. The modern agency workforce is a complex blend of full-time employees, specialized freelancers, and cross-functional teams, necessitating a resource management approach capable of handling highly variable capacity and skill matrices.
To combat workflow inefficiencies, agencies must elevate their resource management frameworks to ensure early clarity in project scoping, realistic expectation management, and ironclad agreements on delivery timings. The margin of error for scheduling miscalculations has virtually disappeared. Over-servicing a client due to poor workflow planning directly cannibalizes the agency's profitability, while under-resourcing jeopardizes the client relationship and future revenue streams. This evolution requires moving away from disparate spreadsheets and embracing sophisticated methodologies that provide real-time visibility into capacity planning, critical path analysis, and budget burn rates.
## The Fatal Flaws of AI in Enterprise Scheduling and Resource Management
In an attempt to resolve these complex scheduling and efficiency challenges, many enterprise organizations and large agencies have aggressively pursued Artificial Intelligence (AI) solutions, particularly generative AI and autonomous AI agents. The prevailing narrative suggests that AI will revolutionize enterprise software, replacing legacy Software-as-a-Service (SaaS) models with dynamic, self-executing workflows. However, the application of probabilistic AI models to the strictly deterministic discipline of project scheduling has revealed severe, systemic flaws that render these tools exceedingly dangerous for enterprise resource management.
### Deterministic vs. Probabilistic Architecture
The fundamental incompatibility between current generative AI models and project scheduling lies in their underlying mathematical architectures. Project management, resource allocation, and Critical Path Method (CPM) scheduling are inherently deterministic processes. Deterministic scheduling relies on fixed rules, absolute boolean logic, and rigid dependencies where a specific input will always yield a single, predictable output. For example, in a deterministic model, Task B cannot commence until Task A is verified complete, and resource capacity is treated as a finite, measurable absolute. It requires a clear, predictable timeline where variables are managed through established mathematical frameworks such as Earned Value Management (EVM), Earned Schedule Management (ESM), or Kalman filter forecasting models.
Conversely, modern generative AI and Large Language Models (LLMs) are probabilistic engines. They do not calculate absolute truths; rather, they predict the statistically most likely subsequent output based on vast training datasets. In probabilistic models, outcomes are generated with an inherent degree of uncertainty. This architecture is mathematically represented by Bayesian inference, where the posterior probability of an event is continuously updated based on new data. The core equation governing this probabilistic reasoning is:
$$
P(H|D)\ =\ \frac{P(D|H)P(H)}{P(D)}
$$
While this Bayesian architecture is highly effective for creative ideation, natural language generation, or pattern recognition, it is catastrophic for strict resource scheduling. When an agency requires definitive resource availability, such as confirming a senior copywriter has exactly fourteen hours available next week to complete a critical deliverable, a probabilistic system may generate a highly plausible but entirely fabricated schedule based on semantic patterns rather than real-time database querying.
| | | | |
| ----------------------- | ------------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- |
| System Architecture | Operating Principle | Primary Use Case | Risk in Project Scheduling |
| Deterministic Systems | Fixed rules, boolean logic, absolute dependencies | Compliance, enterprise resource planning, accounting | Negligible; designed for strict adherence to capacity and dependencies |
| Probabilistic AI Models | Bayesian inference, statistical likelihood, pattern matching | Natural language processing, creative ideation, predictive analytics | Extreme; prone to fabricating availability, ignoring dependencies, and failing silently |
### AI Hallucinations and Cascading Logic Errors
The manifestation of this architectural mismatch is the phenomenon of AI hallucinations. In the context of analytics and decision-making, hallucinations occur through either the fabrication of non-existent data or the misinterpretation of real data due to architectural inconsistencies and disassociated business logic. If a probabilistic AI model overfits its training data, it may begin to hallucinate when confronted with the unique, highly variable constraints of a specific marketing campaign.
In a resource management environment, the consequences of a single hallucination are severe because schedules are highly interconnected. If an AI agent falsely analyzes capacity and incorrectly triggers an automated approval or resource allocation, the error cascades downstream. For example, if an AI erroneously schedules a media buy before the creative assets are deterministically verified as complete, the sequential task failure will derail the entire campaign timeline. Because AI systems often lack the explainability required to audit these decisions, a phenomenon known as the "Black Box" problem, human managers cannot easily identify the point of failure until the project is already critically delayed.
Empirical research highlights these operational dangers. Studies analyzing AI-generated work schedules for thousands of employees have demonstrated that incorrect input data, such as highly nuanced employee availability or specific task constraints, leads to schedules that do not reflect reality. As researchers at Harvard Business School noted after analyzing five years of AI-generated work schedules, "if you put in garbage, the AI tool, no matter how sophisticated it is or how complex it is or how much data you feed it, will produce something that's suboptimal... The generated work schedules were effectively useless". Generative AI lacks the deterministic constraints necessary to parse complex, real-world human variables without rigorous, rule-based guardrails. Furthermore, in specialized fields like software development and complex project planning, organizational and technological barriers to AI integration remain high, with many models failing to adequately account for unique project variability.
### The Computational Burden of AI Guardrails
To mitigate these severe risks, organizations attempting to use AI for scheduling must construct massive, highly complex defensive architectures. This involves deploying specialized Retrieval-Augmented Generation (RAG) systems to ground outputs in verified internal documentation, alongside multi-agent supervision where a dedicated "Supervisor Agent" constantly audits the logic of subordinate agents to prevent contradiction and factual errors. Furthermore, complex automated reasoning checks must be implemented to verify scheduling decisions against strict capacity constraints and operational instructions.
These mitigation strategies effectively attempt to force a probabilistic system to behave deterministically, which is computationally expensive, highly complex to maintain, and prone to severe latency. For the vast majority of marketing agencies, building and maintaining this level of bespoke AI infrastructure is financially and technically unfeasible. Only five percent of companies report achieving significant financial benefits from custom AI initiatives, with nearly sixty percent seeing little to no meaningful ROI due to the immense overhead of deployment, data cleansing, and governance. Ultimately, enterprise AI agents cannot operate in isolation; they require deeply integrated data foundations, pristine data quality, identity controls, and strict governance models to function reliably. Without this foundational maturity, the operational risk of deploying autonomous AI for core agency scheduling far outweighs the theoretical efficiency gains.
## The Regulatory Minefield: Compliance, Liability, and SLA Breaches
Beyond operational inefficiencies, the deployment of cloud-based AI agents for scheduling and resource management exposes marketing agencies to an unprecedented array of legal, regulatory, and liability risks. In an industry where client confidentiality, data privacy, and strict adherence to Service Level Agreements (SLAs) are paramount, the opaque nature of autonomous AI introduces severe vulnerabilities that most agencies are ill-equipped to manage.
### GDPR, Data Sovereignty, and Privacy-by-Design
Marketing agencies are custodians of vast amounts of sensitive information, including Personally Identifiable Information (PII) of consumer target audiences, proprietary client product strategies, and unreleased financial data. The General Data Protection Regulation (GDPR) enforces strict, non-negotiable rules on how this data is processed, requiring an explicit legal basis for data collection, purpose limitation, data minimization, and limited retention. Under GDPR, any AI agent processing the personal data of EU residents is subject to intense scrutiny; non-compliance can result in devastating administrative fines of up to four percent of global revenue or seventeen million pounds. The regulatory stakes are incredibly high, evidenced by the fact that European data protection authorities have issued over 2.8 billion euros in GDPR fines since 2018, with marketing activities representing a significant portion of these penalties.
When agencies utilize third-party, cloud-based AI tools to manage schedules, process campaign data, or optimize resources, they essentially transmit sensitive operational data to external servers. This architecture immediately raises profound concerns regarding data sovereignty, the principle that data is subject to the laws and governance structures of the nation or region in which it is collected and stored. Even if a major hyperscaler or cloud provider operates data centers within the European Union, they may still be subject to foreign jurisdictions (such as the United States CLOUD Act), compromising true data sovereignty and exposing the agency to regulatory action.
AI systems introduce specific, highly dangerous compliance risks, including data leakage between users, prompt injection vulnerabilities, model poisoning, and the inadvertent exposure of PII in generated responses. If an agency inputs a client's highly confidential product launch timeline into an enterprise AI scheduling tool, and that tool utilizes the data for continuous model training or fails to isolate the tenant data securely, the agency has fundamentally breached client confidentiality. To prevent this, organizations are tasked with developing exhaustive responsible AI frameworks and utilizing complex Privacy-Enhancing Technologies (PETs) to ensure data minimization and confidentiality. However, cybersecurity experts maintain that the simplest and most robust defense against these compliance vulnerabilities is a privacy-by-design architecture, specifically one utilizing local-first principles, that physically limits data transmission and isolates processing.
### Intellectual Property Risks and Copyright Infringement
In creative workflows, the reliance on generative AI poses severe intellectual property risks that extend into the realm of resource management. AI models are typically trained on massive datasets containing millions of copyrighted works, leading to outputs that often closely mimic existing protected materials. If a marketing agency utilizes AI to generate visual assets, marketing copy, or even strategic templates, and that content infringes on existing copyrights, the agency exposes itself and its clients to costly litigation and reputational damage. This risk extends beyond creative output; if AI tools are used to draft strategic proposals, media buying schedules, or operational workflows that mirror proprietary methodologies of competitors, questions of ownership and intellectual property theft inevitably arise. Professional service firms must maintain transparent processes, as clients are increasingly wary of AI involvement in strategic services they expect to be human-led and bespoke.
### SLA Breaches and Professional Liability
The most immediate financial danger to a marketing agency relying on flawed AI scheduling lies in the breach of Service Level Agreements (SLAs). SLAs are strict contractual obligations dictating performance metrics, delivery timelines, response rates, and availability. If an AI scheduling hallucination results in a missed deadline for a critical campaign launch, or misallocates budget leading to an underfunded media buy, this constitutes a direct, material SLA breach. Such breaches erode client trust, fracture business relationships, tarnish reputations, and trigger severe financial penalties or immediate contractual termination.
The legal framework surrounding AI liability is rapidly evolving but increasingly points toward strict accountability for the deploying firm. If an AI system makes an error that causes financial harm to a third party, the agency cannot simply blame the algorithm. Recent jurisprudence, such as the Moffatt v Air Canada ruling, establishes that organizations owe a duty of care to their clients and are liable for negligence when their deployed AI systems provide incorrect information or fail to execute tasks properly.
| | | |
| -------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------- |
| Legal and Regulatory Risks of AI in Agencies | Mechanism of Failure | Consequence to Agency |
| GDPR Violation | AI agent ingests PII without explicit consent or violates data minimization principles | Fines up to 4% of global revenue; severe reputational damage |
| Data Sovereignty Breach | Cloud AI processes sensitive client data in non-compliant foreign jurisdictions | Regulatory penalties; loss of enterprise client contracts |
| Intellectual Property Infringement | AI generates strategic or creative outputs mimicking copyrighted training data | Costly litigation; cease-and-desist orders; brand dilution |
| Service Level Agreement (SLA) Breach | AI hallucinates availability, causing missed campaign deadlines | Financial penalties; contract termination; liability for negligence |
For professional service firms, this necessitates a critical re-evaluation of Professional Liability (Errors & Omissions) and Cyber Liability insurance policies. Agencies must ensure they have coverage for technological errors, failure to advise on AI risks, and business interruption stemming from AI-induced network outages or data breaches. The complexity of assessing fault, whether a breach of contract under statutory warranties or a failure of a product to be fit for purpose, makes defending against AI-induced SLA breaches legally perilous. Consequently, many agencies are concluding that the safest operational posture is to strictly limit AI autonomy in critical path scheduling, relying instead on deterministic, human-governed software solutions.
## Subscription Fatigue and the Pivot to Micro-SaaS
Given the profound operational risks associated with autonomous AI agents and the bloated, inflexible nature of traditional Enterprise Resource Planning (ERP) systems, marketing agencies in 2025 and 2026 are aggressively altering their software procurement strategies. The global subscription service industry has experienced explosive growth, reaching 1.1 trillion dollars in 2025 with projections hitting 1.2 trillion dollars by 2030.35 However, this saturation has triggered a severe market correction known as "subscription fatigue".
### The Economics of Unbundling and Vertical Solutions
For years, the standard approach to agency management involved purchasing massive, all-in-one SaaS platforms or ERP systems designed to handle every conceivable business function, from human resources and accounting to project management and client relations. However, these traditional monolithic systems have grown overly complex, burying users in unnecessary features, demanding lengthy deployment cycles, and enforcing astronomical recurring costs. Large enterprises and agencies are increasingly exhausted by the burden of managing dozens of overlapping subscriptions, leading to a massive vendor consolidation trend and a demand for frictionless user experiences.
This environment has catalyzed the "unbundling of SaaS" and the exponential rise of Micro-SaaS. Micro-SaaS represents a fundamental shift in software architecture: highly focused, lightweight applications designed to solve one specific business problem exceptionally well, without the bloat of traditional suites. Rather than purchasing an expansive ERP, an agency might select a specialized micro-SaaS solely for landing page creation, another for appointment scheduling, and a dedicated platform strictly for deterministic resource allocation. This aligns with broader industry trends where industry-specific "Vertical SaaS" tools are growing at two to three times the rate of general horizontal productivity tools.
The advantages of Micro-SaaS for marketing agencies are profound. Due to their minimal overhead and hyper-specialization, founders of Micro-SaaS platforms can iterate rapidly, adapting immediately to shifting market demands, privacy concerns, and user feedback. This speed to market ensures that agencies have access to cutting-edge tools that exactly match their workflow requirements, without waiting for the slow update cycles characteristic of legacy software.
Furthermore, the economic model is highly favorable; Micro-SaaS products offer clear, simple pricing structures, allowing agencies to avoid the subscription fatigue associated with paying for vast suites of unused features. As business-to-business customer acquisition costs rise, software vendors are realizing that flexibility, transparent pricing, and specialized domain expertise are the only reliable metrics for user retention. For a marketing agency managing tight margins, structured processes remain indispensable. While an AI agent might assist in drafting an email, the actual workflow of assigning resources, balancing workloads, and tracking budgets requires the predictability, reliability, and structured governance that only purpose-built Micro-SaaS can provide.
## Local-First Architecture: Redefining Reliability and Privacy
As agencies pivot toward Micro-SaaS to escape the bloat of ERPs and the unreliability of AI, a simultaneous architectural revolution is addressing the latency, reliability, and privacy concerns inherent in traditional cloud-dependent software: the Local-First software movement.
Traditional cloud SaaS operates on a thin-client model, where data and processing logic reside entirely on a remote server. Every user action, whether creating a task, updating a timeline, or allocating a budget, requires a network request. This introduces latency (colloquially known as the "spinner" problem) and renders the application completely useless during internet outages or server downtime. Local-First software fundamentally inverts this model. It operates on the principle that the primary, authoritative copy of the user's data resides directly on their local device, with the remote network serving only as an optional synchronization and backup mechanism.
### The Seven Ideals of Local-First Design
The philosophy of Local-First software is built upon several core ideals that perfectly align with the operational needs of high-stakes, fast-paced marketing agencies:
1. No Spinners (Immediate Response): Because data is read and written directly to the local disk, network latency is virtually eliminated. Operations are instantaneous, facilitating deep-focus work without frustrating delays, providing a highly responsive user experience.
2. The Network is Optional: The software functions seamlessly offline. If an agency team is traveling, working in a low-bandwidth environment, or experiencing a network outage, they can continue planning campaigns, allocating resources, and drafting schedules without interruption. When connectivity is eventually restored, data quietly and securely syncs in the background using advanced conflict resolution protocols.
3. Seamless Collaboration: Despite prioritizing local storage, Local-First architectures utilize sophisticated sync layers to seamlessly replicate data across multiple devices and team members, ensuring everyone has the most up-to-date schedule.
4. Security and Privacy by Default: Local storage intrinsically limits the amount of sensitive information transmitted to remote servers. This architecture supports true end-to-end encryption, drastically reducing the risk of mass data breaches, unauthorized access, and invasive corporate data collection.
5. Ultimate Data Ownership: Users are not subjected to vendor lock-in or the existential risk of sudden service shutdowns deleting their critical business data. The files remain on the local machine, ensuring long-term data preservation even if the software provider ceases operations.
### Edge Computing and Regulatory Compliance
For an agency navigating the complex regulatory environment of GDPR, the CCPA, and strict data sovereignty requirements, Local-First software is a strategic necessity rather than a mere technological preference. By keeping data processing at the "edge" (on the user's local machine or within the enterprise's immediate network), agencies inherently comply with data localization and minimization mandates. It gracefully sidesteps the geopolitical complexities of cross-border data transfers and the ambiguous definitions of sovereign clouds.
Furthermore, eliminating the constant reliance on server round-trips creates a highly resilient workflow. A scheduling platform cannot fail during a critical client presentation simply because a major cloud provider experiences a localized outage. Local-First design prioritizes resilience, autonomy, and the unassailable security of proprietary client data, making it the superior architectural choice for enterprise resource management.
## Strategic Application: YAPL.app as the Archetypal Agency Solution
Synthesizing the demands for strict deterministic scheduling, the economic shift toward vertical Micro-SaaS, and the operational necessity of Local-First architecture, platforms like YAPL.app have emerged as the optimal solutions for modern marketing agencies. YAPL represents a next-generation project planning and resource scheduling SaaS that explicitly bridges the gap between complex enterprise resource requirements and the agility demanded by fast-paced creative teams.
### Local-First Resilience in Action
At its core, YAPL operates on a Local-First approach, explicitly designed to allow users to work uninterrupted regardless of network connectivity. It features an 'Offline Draft Mode,' empowering agency strategists, creative directors, and account managers to construct complex campaign timelines, allocate budgets, and reorganize resource scheduling while entirely disconnected from the cloud. This eliminates the latency friction typically associated with web-based project management tools and guarantees absolute operational continuity during critical planning phases.
Furthermore, YAPL utilizes an 'Activity Timeline' with real-time updates and precise version tracking. When connectivity is present, collaboration is seamless and transparent. The system tracks granular collaboration events, such as when a new "Q1 Product Roadmap" is published or when a specific team member is added to the "Frontend Team". This audit trail is critical for maintaining accountability and transparency within complex, multi-stakeholder agency environments, directly preventing the miscommunications that lead to SLA breaches.
### Deterministic Scheduling for Marketing Workflows
Unlike probabilistic AI agents that guess at task durations and hallucinate resource availability, YAPL provides rigid, deterministic project planning capabilities that protect agencies from scheduling failures.
To manage complex dependencies, YAPL incorporates a visual Gantt Diagram interface featuring a Critical Path Mode. This allows project managers to mathematically determine the sequence of critical tasks that directly impact the final project deadline. In a marketing context, identifying the critical path (for example: Client Approval $\rightarrow$ Asset Production $\rightarrow$ Compliance Review $\rightarrow$ Media Buy) ensures that resources are prioritized exactly where they are needed to prevent cascading delays that derail entire campaigns.
For agile, day-to-day operations, YAPL utilizes highly visual Kanban boards where tasks are dragged and dropped through specific operational phases (To Do, In Progress, In Review, Completed). Crucially, the platform accommodates the specific nomenclature and workflows of digital marketing. Tasks can be tagged with highly specific labels such as "Strategy," "Creative," "Social," "Research," "PPC" (Pay-Per-Click), and "CRO" (Conversion Rate Optimization). Examples of deterministic task tracking explicitly supported by the platform include defining "Q1 campaign objectives and KPIs," executing "Competitor analysis research," managing "Email sequence copywriting," and deploying "Landing page copy & A/B test variants". This level of specific categorization allows agencies to track micro-deliverables with absolute certainty.
| | | |
| ------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- |
| YAPL.app Capability | Marketing Agency Application | Strategic Benefit |
| Local-First & Offline Draft Mode | Campaign planning during travel or network outages | Zero latency; guaranteed operational continuity |
| Gantt Diagram & Critical Path | Mapping dependencies between creative, legal, and media buying | Prevents sequential delays and SLA breaches |
| Domain-Specific Tagging (PPC, CRO, Social) | Categorizing tasks for specialized digital marketing teams | Enhanced workflow clarity and rapid task filtering |
| S-Curve Spending Visualization | Tracking retainer burn rates against planned budgets | Early intervention for margin defense and profitability |
| Granular Resource Allocation | Tracking utilization of specific staff (e.g., Sarah Chen) and technical equipment | Prevents team burnout; optimizes talent deployment |
### Advanced Resource and Cost Management
Addressing the CMO's mandate for extreme cost efficiency, margin protection, and ROI tracking, YAPL provides advanced resource scheduling tools that extend far beyond simple task assignment.
The platform features an S-Curve visualization tool, an essential metric in advanced project management that plots cumulative planned spending against actual spending progression over time. For an agency managing a complex, fixed-fee client retainer, the S-Curve provides instantaneous visual feedback on margin degradation. If actual spending, represented by labor hours utilized or external vendor costs, begins to sharply rise above the planned curve early in the project lifecycle, management can intervene immediately before profitability is destroyed. This deterministic tracking is impossible to replicate reliably with probabilistic AI tools.
Furthermore, resource allocation in YAPL is managed with high granularity, tracking the precise utilization and specific financial costs of both labor and equipment. While the system can track heavy machinery for construction, its architecture perfectly maps to tracking the bandwidth of specific agency personnel (e.g., tracking the precise hours of lead strategist "John Smith") or the allocation of expensive marketing software licenses. The platform enables deep organizational management, structuring the blended workforce into specialized units such as 'Project Management,' 'Architecture & Design,' 'Site Operations,' and 'Client Management'. Real-time metrics dashboards display active projects, completed tasks, and exact task distribution percentages, granting agency leadership the total, deterministic visibility required to optimize their operations without relying on the opaque guesswork of enterprise AI.
## Conclusion
The operating environment for marketing agencies in 2025 and 2026 is characterized by intense financial scrutiny, an unrelenting demand for measurable outcomes, and razor-thin profit margins. In this unforgiving macroeconomic landscape, the strategic management of human capital and rigorous project scheduling is no longer a tertiary administrative task; it is the fundamental engine of agency profitability, client retention, and enterprise survival.
While the broader enterprise software industry attempts to aggressively force probabilistic, generative AI agents into every operational crevice, prudent agency leaders must recognize the profound, structural dangers of this approach. Project scheduling and resource allocation are inherently deterministic disciplines requiring absolute mathematical precision and reliable dependency mapping. Relying on AI models prone to hallucinations, logic errors, and overriding unexplainability introduces unacceptable risks. These risks range from cascading operational failures and catastrophic SLA breaches to intellectual property infringement and severe GDPR regulatory penalties resulting from data sovereignty violations. The "Black Box" nature of autonomous AI scheduling is entirely incompatible with the strict auditability and data security required in professional client services.
Consequently, the strategic pivot toward vertical Micro-SaaS represents a rational, highly effective market correction against both the dangers of AI and the subscription fatigue induced by bloated legacy ERP systems. By optimizing their technology stacks with hyper-focused, agile tools, agencies are reclaiming control over their workflows. Within this movement, Local-First architecture emerges as a critical operational differentiator, offering unparalleled speed, offline resilience, and absolute data privacy by design. Platforms like YAPL.app perfectly encapsulate this new operational ideal. By combining deterministic Critical Path scheduling, granular resource cost tracking, S-Curve financial visualizations, and offline-first reliability, such tools empower agencies to execute complex marketing workflows with absolute precision. Ultimately, the agencies that will prosper are those that eschew the novelty of probabilistic automation in favor of rigorous, mathematically sound resource management, ensuring every hour billed directly advances their clients' strategic objectives while fiercely protecting their own operational margins.
**References:**
- _Marketing Budget Optimization with Limited Resources in 2025 - Evok Advertising_
- _Why Marketing Agencies Are Struggling in 2025 - Entrepreneur_
- _Cost Management Remains an Executive Priority in 2025 - Boston Consulting Group_
- _The 8 Top Trends Shaping Resource Management in 2025 - Runn_
- _10 Effective Marketing Strategies for 2025 | Park University_
- _Farewell, SaaS: AI is the future of enterprise software | AlixPartners_
- _The Basics of Probabilistic vs. Deterministic AI: What You Need to Know_
- _Forecasting project schedule performance using probabilistic and deterministic models_
- _Project Scheduling Techniques: Probabilistic and Deterministic - Advaiya_
- _Understanding the Three Faces of AI: Deterministic, Probabilistic, and Generative | Artificial Intelligence | MyMobileLyfe | AI Consulting and Digital Marketing_
- _Deterministic and Probabilistic Risk Management Approaches in Construction Projects: A Systematic Literature Review and Comparative Analysis - MDPI_
- _What Are AI Hallucinations? Definition, Examples - AtScale_
- _AI Hallucination: When AI experiments go wrong - Scrut Automation_
- _When AI Gets It Wrong: Why Marketers Can't Afford Hallucinations - MINT.ai_
- _Bad Data, Bad Results: When AI Struggles to Create Staff Schedules | Working Knowledge_
- _AI-driven project management: Challenges & oppportunities - SOAR_
- _Challenges of Integrating Artificial Intelligence in Software Project Planning: A Systematic Literature Review - MDPI_
- _Minimize generative AI hallucinations with Amazon Bedrock Automated Reasoning checks_
- _Custom AI vs SaaS AI: When to Build, When to Buy, and Why Only 5% of Companies Get It Right | Aristek Systems_
- _SaaS vs AI: The Future of Enterprise Software - Ema_
- _GDPR and Marketing: Complete Compliance Guide for 2025 | Email, Cookies & Ads_
- _Security and GDPR in AI Agents: Complete Compliance Guide 2025 - Technova Partners_
- _What Is Data Sovereignty? Challenges & Best Practices | Snowflake_
- _Sovereign Cloud And Data Sovereignty: An Overview – - Exoscale_
- _AI Agent Compliance: GDPR SOC 2 and Beyond - MindStudio_
- _Third-party AI tools pose increasing risks for organizations | MIT Sloan_
- _The value of privacy-enhancing technologies for businesses in 2025 - Usercentrics_
- _When AI Content Creation Becomes a Legal Nightmare: The Hidden Risks Every Business Owner Must Know | Kelley Kronenberg_
- _Generative AI Risks in Professional Services | Cherry Bekaert_
- _Managing SLA breaches: best practices to avoid violations - New Relic_
- _Legal Liability for AI-Driven Decisions – When AI Gets It Wrong, Who Can You Turn To?_
- _The Dual Edge: Navigating Generative AI's Professional and Cyber Liability Risks for IP Law Firms_
- _Professional Liability Risks in the Age of Artificial Intelligence | DWF Group_
- _AI liability – who is accountable when artificial intelligence malfunctions? - Taylor Wessing_
- _Subscription Fatigue: The Great Subscription Commerce Shakeout of 2025 - Martech Pulse_
- _Subscription Fatigue: Why Users Are Ditching Monthly Plans - Qwegle_
- _The Rise of Micro-SaaS: How Niche Apps Are Shaping Software - Medium_
- _Why SaaS is Essential for Startups and Web-Based Enterprises in 2025 - Medium_
- _Never Too Small: 3 Ways SMEs Use Cloud ERP To Drive Growth - Forbes_
- _SaaS Trends 2025-2026: 25 Definitive Trends Shaping the Industry - Modall_
- _The Unbundling of Traditional SaaS Products | by Clement Vouillon | Point Nine Land_
- _What is Micro-SaaS and 10 Ideas to Start Building Now - Knack_
- _Subscription Trends 2026: Insights from leading experts | Subscrybe_
- _AI Agents Will Not Kill Your MicroSaaS | by Mohit Rathore | Micro SaaS Bytes - Medium_
- _Local-first software: You own your data, in spite of the cloud - Ink & Switch_
- _Why Local-First and Offline-First Software Is the Future - DEV Community_
- _Why Local-First Software Is the Future and its Limitations | RxDB - JavaScript Database_
- _Benefits of LocalFirst for the Good of All | by Volodymyr Pavlyshyn - Medium_
- _From the Cloud to the Edge: Exploring the Local-First Software Revolution - CDInsights_
- _Sovereign Clouds Are Reshaping National Data Security | BCG_
YAPL - Project Planning & Resource Management Platform
[Start your free trial with YAPL today](/register) and join the digital transformation.
---
# YAPL Dokümantasyonu (https://yapl.app/tr/docs)
# YAPL Dokümantasyonuna Hoş Geldiniz
YAPL, proje yönetimi profesyonelleri için tasarlanmış kapsamlı bir proje yönetimi platformudur. Bu dokümantasyon, başlamanıza ve tüm özelliklerden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacaktır.
## Hızlı Bağlantılar
- **[Başlarken](/docs/getting-started)** - Hesabınızı kurun ve ilk projenizi oluşturun
- **[Kullanım Kılavuzları](/docs/user-guides)** - Tüm özellikler için detaylı kılavuzlar
- **[SSS](/docs/faq)** - Sıkça sorulan sorular
- **[Sorun Giderme](/docs/troubleshooting)** - Yaygın sorunlar ve çözümleri
## Temel Özellikler
### Proje Yönetimi
Kapsamlı takip, zaman çizelgeleri ve ekip işbirliği araçlarıyla projeleri oluşturun ve yönetin.
### Planlama ve Programlama
Projelerinizi verimli bir şekilde planlamak ve yürütmek için Gantt şemalarını, Kanban panolarını ve görev yönetimini kullanın.
### Kaynak Yönetimi
Tüm projelerinizde ekipman, malzeme ve ekip üyelerini takip edin.
### Ekip İşbirliği
Ekip üyelerini davet edin, roller atayın ve gerçek zamanlı işbirliği yapın.
### Faturalandırma ve Abonelikler
İşletme ihtiyaçlarınıza uygun esnek abonelik planları.
## Yardıma mı İhtiyacınız Var?
Aradığınızı bulamıyorsanız, lütfen [destek ekibimizle iletişime geçin](/contact).
---
# Hesap SSS (https://yapl.app/tr/docs/faq/account-faq)
# Hesap SSS
Hesap oluşturma, profil yönetimi ve hesap ayarlarını yapılandırma hakkında yaygın sorular.
## Kayıt ve Giriş
### YAPL hesabı nasıl oluştururum?
1. YAPL web sitesine gidin
2. **Kaydol** veya **Başlayın** düğmesine tıklayın
3. E-posta adresinizi girin
4. Bir şifre oluşturun (minimum 8 karakter, büyük harf ve rakam içermeli)
5. Adınızı ve soyadınızı girin
6. Hizmet şartlarını kabul edin
7. **Hesap Oluştur**'a tıklayın
8. Size gönderilen bağlantıya tıklayarak e-postanızı doğrulayın
### Şifre gereksinimleri nelerdir?
Şifreniz şunları içermelidir:
- Minimum 8 karakter
- En az bir büyük harf
- En az bir rakam
### Doğrulama e-postası almadım. Ne yapmalıyım?
1. Spam/gereksiz klasörünüzü kontrol edin
2. Birkaç dakika bekleyin (e-postalar gecikebilir)
3. Giriş sayfasında "Doğrulama e-postasını yeniden gönder"e tıklayın
4. Doğru e-posta adresini girdiğinizden emin olun
5. E-posta sağlayıcınızın YAPL e-postalarını engelleyip engellemediğini kontrol edin
6. Sorunlar devam ederse destek ile iletişime geçin
### Şifremi nasıl sıfırlarım?
1. Giriş sayfasına gidin
2. **Şifremi Unuttum** düğmesine tıklayın
3. E-posta adresinizi girin
4. E-postanızı sıfırlama talimatları için kontrol edin
5. Sıfırlama bağlantısına tıklayın (24 saat geçerli)
6. Yeni bir şifre oluşturun
7. Yeni şifrenizle giriş yapın
### Hesabımdaki e-posta adresini değiştirebilir miyim?
Evet. **Ayarlar > Profil** bölümüne gidin ve e-posta adresinizi güncelleyin. Değişiklik yürürlüğe girmeden önce yeni e-postayı doğrulamanız gerekecektir.
## Profil Ayarları
### Profil bilgilerimi nasıl güncellerim?
1. Kenar çubuğunda **Ayarlar**'a tıklayın
2. **Profil** sekmesini seçin
3. Bilgilerinizi güncelleyin:
- Ad soyad
- İş unvanı
- Profil fotoğrafı
- Biyografi
4. **Değişiklikleri Kaydet**'e tıklayın
### Profil fotoğrafımı nasıl değiştiririm?
1. **Ayarlar > Profil** bölümüne gidin
2. Mevcut avatarınıza veya düzenleme simgesine tıklayın
3. Yeni bir görsel yükleyin (JPG, PNG desteklenir)
4. Gerektiği gibi kırpın ve ayarlayın
5. Değişiklikleri kaydedin
### Başkalarına hangi profil bilgilerim görünür?
Çalışma alanınızdaki ekip üyeleri şunları görebilir:
- Adınız ve soyadınız
- Profil fotoğrafı
- İş unvanı
- Ekip üyelikleri
E-postanız ve diğer hassas bilgileriniz diğer üyelere görünmez.
## Çalışma Alanı Üyelikleri
### Hangi çalışma alanlarına ait olduğumu nasıl görürüm?
**Ayarlar > Profil** bölümüne gidin ve **Çalışma Alanı Üyelikleri**'ne kaydırın. Üye olduğunuz tüm çalışma alanlarını ve her birindeki rolünüzü göreceksiniz.
### Birden fazla çalışma alanında olabilir miyim?
Evet! Birden fazla çalışma alanının üyesi olabilirsiniz. Her çalışma alanı kendi aboneliği, ekipleri ve projeleriyle bağımsızdır.
### Bir çalışma alanından nasıl ayrılırım?
Kaldırılmak için çalışma alanı sahibiyle iletişime geçin veya:
1. **Ayarlar > Profil** bölümüne gidin
2. Üyeliklerinizde çalışma alanını bulun
3. **Çalışma Alanından Ayrıl**'a tıklayın
Not: Tek sahipseniz ayrılamazsınız. Önce sahipliği devredin.
## Tercihler
### Dili nasıl değiştiririm?
1. **Ayarlar > Tercihler** bölümüne gidin
2. **Dil** ayarını bulun
3. Tercih ettiğiniz dili seçin (Türkçe veya İngilizce)
4. Değişiklikleri kaydedin
Arayüz seçtiğiniz dile güncellenecektir.
### Karanlık modu nasıl etkinleştiririm?
1. **Ayarlar > Tercihler** bölümüne gidin
2. **Tema** ayarını bulun
3. **Koyu** veya **Sistem** (cihaz ayarınızı takip eder) seçin
4. Değişiklikleri kaydedin
### Bildirim ayarlarını nasıl değiştiririm?
1. **Ayarlar > Tercihler** bölümüne gidin
2. **Bildirimler** bölümünü bulun
3. E-posta bildirimlerini açın/kapatın
4. Bildirim türlerini yapılandırın
5. Değişiklikleri kaydedin
## Hesap Güvenliği
### Hesabımı nasıl güvende tutarım?
- Güçlü, benzersiz bir şifre kullanın
- Giriş bilgilerinizi paylaşmayın
- Paylaşılan bilgisayarlarda oturumu kapatın
- E-posta hesabınızı güvende tutun
- Aktif oturumlarınızı düzenli olarak gözden geçirin
### Giriş geçmişimi görebilir miyim?
Hesap aktivitesi güvenlik amacıyla izlenir. Giriş geçmişi hakkında bilgiye ihtiyacınız varsa veya yetkisiz erişimden şüpheleniyorsanız destek ile iletişime geçin.
### Hesabımın ele geçirildiğini düşünüyorsam ne yapmalıyım?
1. Hemen şifrenizi sıfırlayın
2. Profilinizi yetkisiz değişiklikler için kontrol edin
3. Çalışma alanı üyeliklerinizi gözden geçirin
4. Sorunu bildirmek için destek ile iletişime geçin
5. Varsa ek güvenlik önlemlerini etkinleştirin
## Hesap Silme
### YAPL hesabımı nasıl silerim?
Veri bütünlüğünü sağlamak için hesap silme destek aracılığıyla gerçekleştirilir:
1. [Destek ile İletişime Geçin](/contact)
2. Hesap silme talebinde bulunun
3. Kimliğinizi doğrulayın
4. Destek talebi işleyecektir
Hesap silme kalıcıdır. Tüm kişisel verileriniz kaldırılacaktır. Çalışma alanlarında oluşturduğunuz projeler ve içerikler çalışma alanı tarafından saklanabilir.
### Hesabımı sildiğimde verilerime ne olur?
- Profil bilgileriniz kaldırılır
- Kimlik doğrulama bilgileriniz silinir
- Çalışma alanlarında oluşturduğunuz içerik kalır (çalışma alanına aittir)
- Geçmiş aktivite günlükleri denetim amaçlı işlemlerinizi saklar
### Silinmiş bir hesabı yeniden etkinleştirebilir miyim?
Hayır. Bir hesap silindikten sonra kurtarılamaz. Yeni bir e-posta adresiyle yeni bir hesap oluşturmanız gerekir.
## Deneme Hesabı
### Ücretsiz deneme ne kadar sürer?
Deneme, hesap oluşturmadan itibaren **14 gün** sürer. Bu süre boyunca tüm Profesyonel özelliklere erişiminiz vardır.
### Denemem bittiğinde ne olur?
Denemeniz sona erdiğinde:
- Abone olmanız istenecek
- Özelliklere erişim sınırlandırılacak
- Verileriniz korunur
- İstediğiniz zaman abone olarak erişimi yeniden kazanabilirsiniz
### Denememi uzatabilir miyim?
Denemeler uzatılamaz. Değerlendirmek için daha fazla zamana ihtiyacınız varsa, seçenekleri tartışmak için destek ile iletişime geçin.
### Deneme için uygun muyum?
Her kullanıcı **bir deneme** hakkı alır. Daha önce bir deneme kullandıysanız (farklı bir çalışma alanında bile), başka bir deneme için uygun olmayacaksınız.
## Hâlâ Sorularınız mı Var?
Hesabınızla ilgili kişiselleştirilmiş yardım için [Destek ile İletişime Geçin](/contact).
---
# Faturalandırma SSS (https://yapl.app/tr/docs/faq/billing-faq)
# Faturalandırma SSS
Abonelikler, fiyatlandırma, ödemeler ve faturalar hakkında yaygın sorular.
## Fiyatlandırma ve Planlar
### Hangi abonelik planları mevcut?
| Plan | Fiyat | Dahil Kullanıcı | Temel Özellikler |
|------|-------|-----------------|------------------|
| **Deneme** | Ücretsiz | 10 | 14 gün, 1 proje, başlangıç limitleri |
| **Temel** | $15/ay | 3 (sabit) | 5 projeye kadar, temel özellikler |
| **Profesyonel** | $69/ay | 10 | Sınırsız proje, tam özellikler |
### Temel plana neler dahil?
- 3 ekip üyesi (sabit, ek kullanıcı yok)
- 5 aktif projeye kadar
- Çalışma alanı başına 10 plan
- Plan başına 200 görev
- Temel özellikler (görev yönetimi, Kanban, temel Gantt görünümü)
- Maliyet takibi yok
- Gantt düzenleme yok
- İçe/dışa aktarma yok
### Profesyonel plana neler dahil?
- 10 dahil kullanıcı (+$6/kullanıcı ek için)
- Sınırsız proje
- Çalışma alanı başına sınırsız plan
- Plan başına 500 görev
- Tam maliyet takibi
- Gantt şeması düzenleme
- İçe/dışa aktarma yetenekleri
- Öncelikli destek
### Planıma daha fazla kullanıcı ekleyebilir miyim?
- **Temel**: Hayır, kullanıcılar 3'te sabit
- **Profesyonel**: Evet, ek kullanıcılar $6/ay her biri
### Yıllık faturalandırma var mı?
Yıllık faturalandırma seçenekleri için destek ile iletişime geçin. Yıllık planlar indirimler içerebilir.
## Ödemeler
### Hangi ödeme yöntemleri kabul ediliyor?
YAPL şunları kabul eder:
- Visa
- Mastercard
- American Express
- Discover
Ödeme işleme LemonSqueezy tarafından güvenli şekilde gerçekleştirilir.
### Ödeme yöntemimi nasıl güncellerim?
1. **Ayarlar > Abonelik** bölümüne gidin
2. **Ödeme Yöntemi** bölümünü bulun
3. **Ödeme Yöntemini Güncelle**'ye tıklayın
4. Yeni kart bilgilerini girin
5. Değişiklikleri kaydedin
### Ödeme bilgilerim güvende mi?
Evet. YAPL, ödeme işleme için LemonSqueezy kullanır. Tam kart numaranızı asla saklamıyoruz. Referansınız için yalnızca kart markası ve son 4 rakam görüntülenir.
### Ödemem neden reddedildi?
Yaygın nedenler:
- Yetersiz bakiye
- Süresi dolmuş kart
- Banka güvenlik engeli
- Yanlış kart bilgileri
Şunları deneyin:
1. Kart bilgilerinin doğru olduğunu doğrulayın
2. Bankanızla iletişime geçin
3. Farklı bir kart kullanın
## Abonelik Yönetimi
### Planımı nasıl yükseltirim?
1. **Ayarlar > Abonelik** bölümüne gidin
2. **Plan Değiştir**'e tıklayın
3. Daha yüksek bir seviye seçin
4. Ödemeyi tamamlayın
5. Yeni özellikler hemen kullanılabilir
### Planımı nasıl düşürürüm?
1. **Ayarlar > Abonelik** bölümüne gidin
2. **Plan Değiştir**'e tıklayın
3. Daha düşük bir seviye seçin
4. Mevcut kullanıma etkisini inceleyin
5. Düşürmeyi onaylayın
Mevcut kullanımınız yeni planın limitlerini aşıyorsa (üyeler, projeler vb.) düşürme yapamazsınız.
### Aboneliğimi nasıl iptal ederim?
1. **Ayarlar > Abonelik** bölümüne gidin
2. **Aboneliği İptal Et**'e tıklayın
3. Neleri kaybedeceğinizi inceleyin
4. İptali onaylayın
İptal sonrası:
- Mevcut dönem bitene kadar erişim devam eder
- Veriler 90 gün boyunca korunur
- İstediğiniz zaman yeniden etkinleştirebilirsiniz
### Aboneliğimi duraklatabilir miyim?
Doğrudan duraklatma mevcut değil. Seçenekler:
- İptal edip daha sonra yeniden abone olun (veriler 90 gün korunur)
- Uzatılmış düzenlemeler için destek ile iletişime geçin
### İptal edilmiş bir aboneliği nasıl yeniden etkinleştiririm?
1. **Ayarlar > Abonelik** bölümüne gidin
2. **Yeniden Etkinleştir** veya **Abone Ol**'a tıklayın
3. Bir plan seçin
4. Ödemeyi tamamlayın
5. Erişim hemen geri yüklenir
## Faturalar ve Makbuzlar
### Faturalarımı nerede bulabilirim?
1. **Ayarlar > Abonelik** bölümüne gidin
2. **Ödeme Geçmişi**'ne kaydırın
3. Geçmiş faturaları görüntüleyin ve indirin
### Faturalarda hangi bilgiler bulunur?
Faturalar şunları içerir:
- Şirket bilgileriniz (Kuruluş Profilinden)
- Fatura tarihi ve numarası
- Abonelik dönemi
- Plan detayları ve kullanıcı sayısı
- Vergi bilgileri (varsa)
- Ödeme tutarı
### Fatura adresimi nasıl güncellerim?
**Ayarlar > Kuruluş > Şirket Ayarları** bölümüne gidin ve fatura adresinizi güncelleyin. Gelecek faturalar yeni adresi kullanacaktır.
### Vergi Kimlik No/KDV numaram ile fatura alabilir miyim?
Evet. **Ayarlar > Kuruluş > Şirket Ayarları** bölümünde Vergi Kimlik No'nuzu ekleyin. Tüm gelecek faturalarda görünecektir.
## İadeler
### İade politikası nedir?
- Kısmi abonelik dönemleri için iade yoktur
- Faturalandırma sorunları için ücretlendirmeden sonraki 7 gün içinde destek ile iletişime geçin
- İade talepleri duruma göre değerlendirilir
### İade nasıl talep ederim?
Şunlarla birlikte [Destek ile İletişime Geçin](/contact):
- Hesap e-postanız
- İade talebinin nedeni
- Fatura referansı (varsa)
## Deneme Soruları
### Deneme için kredi kartı gerekli mi?
Hayır. Herhangi bir ödeme bilgisi girmeden 14 günlük denemenizi başlatabilirsiniz.
### Deneme bittikten sonra ne olur?
- Abone olmanız istenecek
- Özellik erişimi sınırlandırılacak
- Verileriniz kaydedilmiş olarak kalır
- Erişimi geri yüklemek için istediğiniz zaman abone olun
### Başka bir deneme alabilir miyim?
Hayır. Her kullanıcı bir deneme alır. Daha önce YAPL'ı denediyseniz, tam erişim için abone olmanız gerekir.
## Kullanıcı Yönetimi
### Kullanıcılar nasıl çalışır?
Kullanıcılar, çalışma alanınıza erişebilecek kişi sayısını temsil eder:
- Deneme: 10 kullanıcı (ekip işbirliğini test edin)
- Temel: 3 kullanıcı (sabit)
- Profesyonel: 10 dahil, ek olarak $6/her biri
### Kullanıcı nasıl eklerim?
Yalnızca Profesyonel plan:
1. **Ayarlar > Abonelik** bölümüne gidin
2. **Kullanıcı Yönetimi**'ni bulun
3. **Kullanıcı Ekle**'ye tıklayın
4. Miktarı girin
5. Satın almayı onaylayın
### Kullanıcı kaldırabilir miyim?
Ek kullanıcıları azaltabilirsiniz, ancak mevcut dolu sayınızın altına inemezsiniz. Gerekirse önce üyeleri kaldırın.
### Kullanıcı olarak ne sayılır?
Her çalışma alanı üyesi bir kullanıcı kaplar. Birden fazla ekipte olan üyeler yine de bir kullanıcı olarak sayılır.
## Çalışma Alanı Limitleri
### Plan limitlerimi aşarsam ne olur?
- **Projeler**: Yeni proje oluşturamazsınız
- **Üyeler**: Yeni üye davet edemezsiniz
- **Görevler**: Limitin ötesinde görev ekleyemezsiniz
Mevcut içerik erişilebilir kalır. Devam etmek için yükseltin veya kullanımı azaltın.
### Arşivlenmiş projeler limite sayılır mı?
Hayır. Tamamlanmış ve Arşivlenmiş projeler proje limitinize sayılmaz.
## Kurumsal ve Özel Planlar
### Kurumsal plan sunuyor musunuz?
Evet. Şunlarla özel kurumsal fiyatlandırma için satış ekibimizle iletişime geçin:
- Özel kullanıcı sayıları
- Özel destek
- Özel özellikler
- Hacim indirimleri
### Kar amacı gütmeyen kuruluşlar için indirim alabilir miyim?
Kar amacı gütmeyen fiyatlandırma seçenekleri hakkında bilgi almak için destek ile iletişime geçin.
## Hâlâ Sorularınız mı Var?
Faturalandırma yardımı için [Destek ile İletişime Geçin](/contact).
---
# Sıkça Sorulan Sorular (https://yapl.app/tr/docs/faq)
# Sıkça Sorulan Sorular
YAPL hakkında en sık sorulan sorulara hızlı yanıtlar bulun. Kategoriye göre göz atın veya belirli konuları bulmak için arama işlevini kullanın.
## Hızlı Yanıtlar
### YAPL Nedir?
YAPL, planlama profesyonelleri için tasarlanmış bir proje yönetimi platformudur. Gantt şemaları, Kanban panoları ve maliyet takibi gibi özelliklerle projeleri, programları, kaynakları ve ekip işbirliğini yönetmek için araçlar sağlar.
### Ücretsiz deneme var mı?
Evet! Her yeni kullanıcı **14 günlük ücretsiz deneme** alır. Kredi kartı gerekmez. Deneme, ekip işbirliğini test edebilmeniz için 10 kullanıcı içerir ve başlangıç limitlerine (1 proje, 1 plan, 200 görev) sahiptir.
### Abonelik seviyeleri nelerdir?
| Seviye | Fiyat | Kullanıcı | Proje | Çalışma Alanı Başına Plan |
|--------|-------|-----------|-------|---------------------------|
| Deneme | Ücretsiz (14 gün) | 10 | 1 | 1 |
| Temel | $15/ay | 3 | maks. 5 | 10 |
| Profesyonel | $69/ay | 10+ | Sınırsız | Sınırsız |
### YAPL'ı mobilde kullanabilir miyim?
Evet! YAPL, modern tarayıcısı olan herhangi bir cihazda çalışan bir Aşamalı Web Uygulaması (PWA) olarak oluşturulmuştur. Uygulama benzeri bir deneyim için telefonunuza yükleyebilirsiniz.
### YAPL hangi dilleri destekliyor?
YAPL şu anda İngilizce ve Türkçe'yi destekliyor, daha fazla dil planlanıyor.
## SSS Kategorileri
Konuya göre detaylı sorulara göz atın:
Kayıt, profiller, şifreler ve hesap ayarları hakkında sorular.
Abonelikler, ödemeler, faturalar ve fiyatlandırma hakkında sorular.
YAPL'da proje oluşturma ve yönetme hakkında sorular.
Ekip işbirliği, davetler ve roller hakkında sorular.
Tarayıcılar, performans ve uyumluluk hakkında teknik sorular.
## Popüler Sorular
### Ekip üyelerini nasıl davet ederim?
1. Kenar çubuğunda **Ekipler**'e gidin
2. Ekibinizi açın
3. **Davetler** sekmesine tıklayın
4. **Üye Davet Et**'e tıklayın
5. E-posta girin veya paylaşılabilir bağlantı oluşturun
### Proje nasıl oluştururum?
1. Kenar çubuğunda **Projeler**'e tıklayın
2. **Proje Oluştur**'a tıklayın
3. 4 adımlı sihirbazı takip edin:
- Ekip atayın
- Temel bilgileri girin
- Zaman çizelgesi ve bütçeyi ayarlayın
- Müşteri/konum ekleyin (isteğe bağlı)
### Proje ve plan arasındaki fark nedir?
- **Proje**: Bütçe, zaman çizelgesi ve ekip atamalarını içeren organizasyonel konteyner
- **Plan**: Proje içindeki görevler, bağımlılıklar ve kaynakları içeren bir program
Bir projede birden fazla plan olabilir (örn. farklı aşamalar veya senaryolar).
### Verilerimi nasıl dışa aktarırım?
Profesyonel seviye kullanıcıları verileri çeşitli formatlarda dışa aktarabilir. İlgili bölüme (Planlar, Görevler, Kaynaklar) gidin ve işlemler menüsünde dışa aktarma seçeneklerini arayın.
## Cevabınızı Bulamadınız mı?
Aradığınızı bulamıyorsanız:
1. **Dokümanlarda arama yapın** - Üstteki arama çubuğunu kullanın
2. **Sorun gidermeyi kontrol edin** - Yaygın sorunlar için [Sorun Giderme](/docs/troubleshooting) sayfasını ziyaret edin
3. **Destek ile iletişime geçin** - Kişiselleştirilmiş yardım için [ekibimize ulaşın](/contact)
---
# Projeler SSS (https://yapl.app/tr/docs/faq/projects-faq)
# Projeler SSS
Proje oluşturma, plan yönetimi ve görevlerle çalışma hakkında yaygın sorular.
## Proje Temelleri
### YAPL'da proje nedir?
Proje, şunları içeren ana organizasyon birimidir:
- Temel bilgiler (ad, kod, açıklama)
- Zaman çizelgesi (başlangıç ve bitiş tarihleri)
- Bütçe (isteğe bağlı)
- Ekip atamaları
- Planlar (görevlerle programlar)
### Proje ve plan arasındaki fark nedir?
| Kavram | Açıklama |
|--------|----------|
| **Proje** | İş konteyneri - bütçe, zaman çizelgesi, ekip erişimi vardır |
| **Plan** | Proje içindeki program - görevler, bağımlılıklar, kaynaklar vardır |
Bir projede birden fazla plan olabilir (örn. temel plan, revize edilmiş plan, senaryolar).
### Kaç tane projem olabilir?
| Seviye | Aktif Proje Limiti |
|--------|-------------------|
| Deneme | 1 |
| Temel | 5 |
| Profesyonel | Sınırsız |
"Aktif", Planlama, Aktif veya Beklemede durumunu ifade eder. Tamamlandı, İptal ve Arşivlendi limitinize sayılmaz.
## Proje Oluşturma
### Proje oluşturmadan önce ekibe ihtiyacım var mı?
- **Çalışma alanı sahipleri**: Ekip olmadan proje oluşturabilir
- **Diğer herkes**: En az bir ekip atamalı
### Proje oluşturmak için hangi bilgiler gerekli?
Minimum gereksinimler:
- Ekip ataması (sahip olmayanlar için)
- Proje adı (3-255 karakter)
Diğer her şey (açıklama, tarihler, bütçe) isteğe bağlıdır.
### Proje kodu nedir?
Projeniz için benzersiz bir tanımlayıcı, çalışma alanı ayarlarına göre otomatik oluşturulur:
- Format: ÖNEK-YIL-SIRA (örn. `PROJ-25-001`)
- Oluşturma sırasında özelleştirilebilir
- Çalışma alanı içinde benzersiz olmalı
## Proje Durumu
### Hangi proje durumları mevcut?
| Durum | Açıklama |
|-------|----------|
| **Planlama** | İlk kurulum (yeni projeler için varsayılan) |
| **Aktif** | Çalışma devam ediyor |
| **Beklemede** | Geçici olarak duraklatıldı |
| **Tamamlandı** | Çalışma bitti |
| **İptal** | Proje sonlandırıldı (devam etmeyecek) |
**Not**: Arşivleme ayrı bir işlemdir (soft-delete), durum değil. Aşağıdaki "Arşivleme" bölümüne bakın.
### Bir projenin durumunu değiştirebilir miyim?
Evet. İzin verilen geçişler:
- Planlama → Aktif, İptal
- Aktif → Beklemede, Tamamlandı, İptal
- Beklemede → Aktif, İptal
- Tamamlandı → (terminal, başka değişiklik yok)
- İptal → (terminal, başka değişiklik yok)
### Projemi neden "Beklemede" yapamıyorum?
Yalnızca **Aktif** projeler beklemeye alınabilir. Projeniz Planlama durumundaysa, önce Aktif'e değiştirin.
### Tamamlanan projeler limetime sayılır mı?
Hayır. Yalnızca Planlama, Aktif ve Beklemede projeler limitinize sayılır. Yer açmak için projeleri tamamlayın, iptal edin veya arşivleyin.
## Proje Erişimi
### Projelerimi kimler görebilir?
- **Çalışma alanı sahipleri**: Tüm projeleri görebilir
- **Ekip üyeleri**: Ekiplerinin atandığı projeleri görebilir
### Birine proje erişimi nasıl veririm?
Ekiplerini projeye ekleyin:
1. Projeyi açın
2. Ekip ataması ayarlarına gidin
3. Ekibi ekleyin
4. Değişiklikleri kaydedin
Veya projeye zaten atanmış bir ekibe onları ekleyin.
### Bir projeyi başka bir çalışma alanıyla paylaşabilir miyim?
Hayır. Projeler çalışma alanına özgüdür. Her çalışma alanı tamamen izole edilmiştir.
### Bazı ekip üyeleri projeyi neden düzenleyemiyor?
Ekip rollerini kontrol edin:
- **Lider/Üye**: Düzenleyebilir
- **İzleyici**: Salt okunur erişim
## Planlar
### Kaç tane planım olabilir?
Planlar proje başına değil, çalışma alanı düzeyinde sayılır.
| Seviye | Çalışma Alanı Başına Plan |
|--------|--------------------------|
| Deneme | 1 |
| Temel | 10 |
| Profesyonel | Sınırsız |
### Kişisel ve proje planları arasındaki fark nedir?
- **Proje planları**: Bir projeyle ilişkili, ekip erişimi geçerli
- **Kişisel planlar**: Bağımsız, yalnızca siz erişebilirsiniz (projeye atanmadıkça)
### Bir planı farklı bir projeye taşıyabilir miyim?
Planlar, plan atamaları özelliği aracılığıyla projelere atanabilir. Proje ilişkilerini değiştirebilir veya kaldırabilirsiniz.
## Görevler
### Plan başına kaç görevim olabilir?
| Seviye | Plan Başına Görev |
|--------|-------------------|
| Deneme | 200 |
| Temel | 200 |
| Profesyonel | 500 |
### İKY kodu nedir?
İş Kırılım Yapısı (İKY) kodları görevleri hiyerarşide tanımlar:
- `1` - Birinci seviye görev
- `1.1` - Görev 1'in alt görevi
- `1.1.1` - Alt-alt görev
İKY kodları görevleri organize etmeye ve referans vermeye yardımcı olur.
### Alt görevlerim olabilir mi?
Evet! Görevler herhangi bir derinlikte alt görevlere (çocuk görevler) sahip olabilir. Bu hiyerarşik bir iş kırılım yapısı oluşturur.
### Hangi görev durumları mevcut?
Varsayılan durumlar:
- **Yapılacak** - Başlamadı
- **Devam Ediyor** - Aktif çalışma
- **İnceleme** - Onay bekliyor
- **Tamamlandı** - Bitti
Çalışma alanları özel durumlar ekleyebilir.
## Bütçe ve Maliyet
### Bütçe takibi tüm planlarda mevcut mu?
- **Temel**: Maliyet takibi yok
- **Profesyonel**: Tam maliyet takibi özellikleri
### Hangi para birimi seçenekleri mevcut?
Herhangi bir ISO 4217 para birimi kodu (USD, EUR, TRY, GBP vb.). Çalışma alanı varsayılan para birimi kuruluş ayarlarında belirlenebilir.
### Proje bütçe durumunu nerede görürüm?
Projenizi açın ve genel bakış/kontrol panelini görüntüleyin. Bütçe metrikleri şunları gösterir:
- Toplam bütçe
- Harcanan tutar
- Kalan bütçe
- Kullanım yüzdesi
## Zaman Çizelgesi
### Proje tarihlerini ayarlamam gerekiyor mu?
Hayır, tarihler isteğe bağlıdır. Ancak tarihlerin olması şunları sağlar:
- Zaman çizelgesi ilerleme takibi
- Süre hesaplamaları
- Gantt şeması görselleştirmesi
### Bitiş tarihim başlangıç tarihinden önceyse ne olur?
Doğrulama hatası alırsınız. Her ikisi de belirtildiğinde bitiş tarihi başlangıç tarihinden sonra olmalıdır.
## Arşivleme
### Bir projeyi arşivlemek ne yapar?
Arşivleme **soft-delete** işlemidir (durum değişikliklerinden ayrı):
- Projeyi varsayılan listelerden gizler
- Proje limit kotasını serbest bırakır
- Referans için tüm verileri korur
- "Arşivlenmişleri Göster" filtresiyle görüntülenebilir
### Arşivlenmiş bir projeyi geri yükleyebilir miyim?
Evet, arşivlenmiş projeler çalışma alanı sahipleri tarafından geri yüklenebilir. Arşivlenmiş bir projeyi geri yüklemeniz gerekiyorsa çalışma alanı sahibinizle iletişime geçin.
### İptal ile Arşivlendi arasındaki fark nedir?
| | İptal | Arşivlendi |
|---|-------|------------|
| **Nedir** | Bir proje durumu | Soft-delete işlemi |
| **Anlamı** | Proje devam etmeyecek | Proje kayıtlar için depolandı |
| **Geri alınabilir** | Hayır (terminal durum) | Evet (geri yüklenebilir) |
| **Ne zaman kullanılır** | Müşteri iptal etti, proje sonlandırıldı | Tamamlanmış iş depolama gerektiriyor |
### Arşivlenmiş projeler ne kadar süre saklanır?
Saklama süresi seviyeye göre değişir. Belirli saklama politikaları için destek ile iletişime geçin.
## Sorun Giderme
### Proje limitime ulaştım ama çok fazla aktif projem yok
Doğru sayıp saymadığınızı kontrol edin:
- Planlama, Aktif, Beklemede = limite sayılır
- Tamamlandı, İptal, Arşivlendi = sayılmaz
Yer açmak için eski projeleri tamamlayın, iptal edin veya arşivleyin.
### Projem kayboldu
Şunlar olabilir:
- Arşivlendi (filtre ayarlarını kontrol edin)
- Ekip ataması değişti
- Çalışma alanı sahibi tarafından silindi
### Projemi düzenleyemiyorum
Erişiminizi kontrol edin:
- Ekip rolü Lider veya Üye olmalı
- Proje arşivlenmemiş olmalı
- Atanmış bir ekipte olmalısınız
## Hâlâ Sorularınız mı Var?
Projelerle ilgili yardım için [Destek ile İletişime Geçin](/contact).
---
# Ekipler SSS (https://yapl.app/tr/docs/faq/teams-faq)
# Ekipler SSS
Ekip oluşturma, üye yönetimi, roller ve ekip işbirliği hakkında yaygın sorular.
## Ekip Temelleri
### YAPL'da ekip nedir?
Ekip, projeler üzerinde işbirliği yapan çalışma alanı üyeleri grubudur. Ekipler:
- Projelere erişimi kontrol eder (projeler ekiplere atanır)
- Rol tabanlı izinlere sahiptir (Lider, Üye, İzleyici)
- Sınırsız üyeye sahip olabilir (çalışma alanı kullanıcı limitleri dahilinde)
### Kaç ekip oluşturabilirim?
Oluşturabileceğiniz ekip sayısında limit yoktur. Çalışma alanınızı etkili bir şekilde organize etmek için ihtiyaç duyduğunuz kadar oluşturun.
### "Çalışma Alanı Sahipleri" ekibi nedir?
Çalışma Alanı Sahipleri ekibi, sistem tarafından oluşturulan özel bir ekiptir:
- Otomatik olarak tüm çalışma alanı sahiplerini içerir
- Değiştirilemez veya silinemez
- Sahiplere tüm çalışma alanı içeriğine erişim sağlar
- Sahipler eklendiğinde/kaldırıldığında otomatik güncellenir
## Ekip Rolleri
### Ekip rolleri nelerdir?
| Rol | Açıklama |
|-----|----------|
| **Lider** | Tam ekip yönetimi - üye davet edebilir, rol değiştirebilir, ekip ayarlarını yönetebilir |
| **Üye** | Standart erişim - ekip projelerini görüntüleyebilir ve düzenleyebilir |
| **İzleyici** | Salt okunur erişim - yalnızca ekip projelerini görüntüleyebilir |
### Lider ve Üye arasındaki fark nedir?
| Yetenek | Lider | Üye |
|---------|-------|------|
| Projeleri görüntüle | Evet | Evet |
| Görevleri düzenle | Evet | Evet |
| Proje oluştur | Evet | Evet |
| Proje sil | Evet | Hayır |
| Üye davet et | Evet | Hayır |
| Rolleri değiştir | Evet | Hayır |
| Ekip ayarlarını yönet | Evet | Hayır |
### Bir ekipte birden fazla Lider olabilir mi?
Evet! İhtiyaç duyduğunuz kadar Lider olabilir. Ancak her ekipte her zaman en az bir Lider olmalıdır.
### Neden bir Lideri kaldıramıyorum veya düşüremiyorum?
Ekipler en az bir Lider gerektirir. Tek Lideri kaldırmaya veya düşürmeye çalışıyorsanız, önce başka bir üyeyi Lider olarak yükseltmelisiniz.
## Ekip Üyeliği
### Biri birden fazla ekipte olabilir mi?
Evet! Bir kişi birden fazla ekibin üyesi olabilir ve her birinde farklı rollere sahip olabilir. Örneğin:
- "Mühendislik Ekibi"nde Lider
- "Yönetim Ekibi"nde İzleyici
### Birden fazla ekipte olmak birden fazla kullanıcı mı kullanır?
Hayır. Her çalışma alanı üyesi, kaç ekipte olursa olsun bir kullanıcı olarak sayılır.
### Ekibe nasıl biri eklerim?
1. Ekibinizi açın
2. **Davetler** sekmesine gidin
3. **Üye Davet Et**'e tıklayın
4. E-postalarını girin veya paylaşılabilir bağlantı oluşturun
5. Rollerini seçin
6. Davet gönderin
### Ekipten birini nasıl kaldırırım?
1. Ekibinizi açın
2. **Üyeler** sekmesine gidin
3. Üyeyi bulun
4. İşlemler menüsüne (üç nokta) tıklayın
5. **Ekipten Kaldır**'ı seçin
### Biri ekipten kaldırıldığında ne olur?
- O ekibe atanan tüm projelere erişimi hemen kaybeder
- Çalışma alanında kalır (diğer ekiplerdeyse)
- Atfedilen geçmiş aktivite korunur
- Daha sonra ekibe yeniden davet edilebilir
## Ekip Davetleri
### Ekip davetleri ne kadar süre geçerli?
Tüm davetler (hem e-posta hem de paylaşılabilir bağlantılar) **7 gün** sonra sona erer.
### Süresi dolmuş bir daveti yeniden gönderebilir miyim?
Hayır, süresi dolmuş davetleri uzatamazsınız. Bunun yerine yeni bir davet gönderin.
### Biri davet e-postasını almadıysa ne yapmalı?
1. Spam/gereksiz klasörünü kontrol ettirin
2. E-posta adresinin doğru olduğunu doğrulayın
3. Bekleyen davette **Yeniden Gönder**'e tıklayın
4. Bunun yerine paylaşılabilir bağlantı kullanmayı deneyin
### Paylaşılabilir bağlantıyla kaç kişinin katılabileceğini sınırlayabilir miyim?
Evet! Paylaşılabilir bağlantı oluştururken şunları ayarlayabilirsiniz:
- Kullanım limiti (maksimum kullanım sayısı)
- Son kullanma tarihi
- Katılanlar için varsayılan rol
## Ekip ve Proje Erişimi
### Ekipler projelerle nasıl ilişkili?
Projeler ekiplere atanır (bireylere değil). Ekip üyeleri, ekip üyelikleri aracılığıyla projelere erişir:
- Ekibiniz bir projeye atanmışsa erişebilirsiniz
- Ekipteki rolünüz erişim seviyenizi belirler
- Projeler birden fazla ekibe atanabilir
### Bir projeyi sadece bir kişiyle paylaşabilir miyim?
Doğrudan değil. Erişim ekip tabanlıdır. Seçenekler:
1. Sadece o kişiyle bir ekip oluşturun
2. Projeye sahip mevcut bir ekibe ekleyin
3. Çalışma alanı sahibi yapın (her şeye erişim sağlar)
### Neden bir projeyi göremiyorum?
Şu durumlarda projeyi göremezsiniz:
- İçinde olduğunuz hiçbir ekip o projeye atanmamış
- Proje arşivlenmiş (ve filtrelenmiş)
- Çalışma alanı erişiminiz yok
Ekibinizin projeye eklenmesi için bir ekip Lideri veya çalışma alanı sahibi ile iletişime geçin.
## Ekip Yönetimi
### Ekip adını nasıl değiştiririm?
1. Ekibi açın
2. **Ekibi Düzenle** veya ayarlar simgesine tıklayın
3. Ekip adını güncelleyin
4. Değişiklikleri kaydedin
### Ekip nasıl silinir?
1. Ekibi açın
2. Ekip ayarlarına gidin
3. **Ekibi Sil**'e tıklayın
4. Silmeyi onaylayın
Aktif proje atamaları olan bir ekibi silemezsiniz. Önce tüm proje atamalarını kaldırın.
### Ekip silindiğinde ne olur?
- Tüm üyeler ekibe atanan projelere erişimi kaybeder
- Üyeler çalışma alanında kalır (diğer ekiplerdeyse)
- Geçmiş aktivite korunur
- İşlem geri alınamaz
### Ekip liderliğini devredebilir miyim?
Liderliği devretmek için:
1. Yeni kişiyi Lider olarak yükseltin
2. İsteğe bağlı olarak kendinizi Üye veya İzleyici'ye düşürün
3. Veya gerekli değilse kendinizi ekipten çıkarın
## Çalışma Alanı Sahipleri ve Ekip Liderleri
### Çalışma alanı sahibi ile ekip lideri arasındaki fark nedir?
| Yetenek | Çalışma Alanı Sahibi | Ekip Lideri |
|---------|---------------------|-------------|
| Kapsam | Tüm çalışma alanı | Yalnızca kendi ekibi |
| Faturalandırma erişimi | Evet | Hayır |
| Tüm projelere erişim | Evet | Yalnızca ekip projeleri |
| Çalışma alanı ayarları | Evet | Hayır |
| Çalışma alanı oluştur/sil | Evet | Hayır |
| Çalışma alanına davet | Evet | Hayır |
| Ekibe davet | Evet | Evet |
### Çalışma alanı sahiplerinin ekip Lideri olması gerekiyor mu?
Hayır. Çalışma alanı sahipleri, sistem "Çalışma Alanı Sahipleri" ekibi aracılığıyla otomatik olarak her şeye tam erişime sahiptir. Diğer ekiplerde açık Lider rollerine ihtiyaçları yoktur.
## Sorun Giderme
### Davet edildim ama hiçbir projeye erişemiyorum
Ekibiniz henüz hiçbir projeye atanmamış olabilir. Şunlar için ekip Liderinizle iletişime geçin:
- Ekibi projelere atamak
- Sizi proje erişimi olan başka bir ekibe eklemek
### Rolüm beklenmedik şekilde değişti
Bir ekip Lideri rolünüzü değiştirmiş olabilir. Açıklama için ekip Lideriniz veya çalışma alanı sahibiyle iletişime geçin.
### Ekip oluşturamıyorum
- İzniniz olduğunu doğrulayın (sahip veya yeterli rol)
- Çalışma alanı aboneliğinin aktif olduğunu kontrol edin
- Sayfayı yenilemeyi deneyin
## Hâlâ Sorularınız mı Var?
Ekiplerle ilgili yardım için [Destek ile İletişime Geçin](/contact).
---
# Teknik SSS (https://yapl.app/tr/docs/faq/technical-faq)
# Teknik SSS
Tarayıcılar, performans, veri güvenliği ve platform uyumluluğu hakkında teknik sorular.
## Tarayıcı Desteği
### Hangi tarayıcılar destekleniyor?
YAPL tüm modern tarayıcıları destekler:
- **Chrome** (önerilen) - sürüm 90+
- **Firefox** - sürüm 90+
- **Safari** - sürüm 14+
- **Edge** - sürüm 90+
### YAPL mobil tarayıcılarda çalışır mı?
Evet! YAPL, Aşamalı Web Uygulaması (PWA) olarak oluşturulmuştur ve şu mobil tarayıcılarda çalışır:
- Android'de Chrome
- iOS'ta Safari
- Android'de Firefox
### Eski bir tarayıcı kullanıyorsam ne olur?
Eski tarayıcılarda sorunlar yaşayabilirsiniz. En iyi deneyim ve güvenlik için en son sürüme güncellemenizi öneririz.
### Bazı özellikler neden farklı tarayıcılarda farklı görünüyor?
Tarayıcıların öğeleri nasıl oluşturduğuna bağlı olarak küçük görsel farklılıklar olabilir. Temel işlevsellik tüm desteklenen tarayıcılarda aynı kalır.
## Aşamalı Web Uygulaması (PWA)
### PWA nedir?
Aşamalı Web Uygulaması, cihazınıza yüklenebilen ve yerel uygulama gibi kullanılabilen bir web sitesidir. Avantajları:
- Uygulama benzeri deneyim
- Ana ekran simgesi
- Tam ekran modu
- Daha iyi performans
- Bazı çevrimdışı yetenekler
### YAPL'ı uygulama olarak nasıl yüklerim?
**Masaüstünde (Chrome):**
1. Chrome'da YAPL'ı ziyaret edin
2. Adres çubuğundaki yükleme simgesine tıklayın (veya menü > "YAPL'ı Yükle")
3. Yükle'ye tıklayın
**Android'de:**
1. Chrome'da YAPL'ı ziyaret edin
2. Menüye (üç nokta) dokunun
3. "Ana ekrana ekle" veya "Uygulama yükle"ye dokunun
**iOS'ta:**
1. Safari'de YAPL'ı ziyaret edin
2. Paylaş düğmesine dokunun
3. "Ana Ekrana Ekle"ye dokunun
### YAPL çevrimdışı çalışır mı?
Evet! YAPL planlar için **tam çevrimdışı düzenleme** desteği sunar:
- **Görevleri, bağımlılıkları ve ilerlemeyi düzenleyin** - Tüm düzenleme özellikleri çevrimdışı çalışır
- **Kritik yol hesaplamaları** - KYY cihazınızda yerel olarak çalışır
- **Cihaza otomatik kaydetme** - Değişiklikler her 500ms'de IndexedDB'ye kaydedilir
- **Geri Al/Yinele** - Tam geçmiş mevcut (50 işleme kadar)
**Gereksinimler:**
- Planı çevrimiçiyken bir kez yükleyin
- Yerel taslak oluşturmak için küçük bir düzenleme yapın
**İnternet gerektiren işlemler:**
- İlk kez plan erişimi
- Taslakları buluta yayınlama
- Yeni plan oluşturma
- Gerçek zamanlı işbirliği
Detaylı bilgi için [Çevrimdışı Düzenleme Kılavuzu](/tr/docs/user-guides/plans/offline-editing)'na bakın.
## Performans
### YAPL yavaş çalışıyor. Ne yapabilirim?
Bu adımları deneyin:
1. **Tarayıcı önbelleğini temizleyin**
- Chrome: Ayarlar > Gizlilik > Tarama verilerini temizle
- Firefox: Ayarlar > Gizlilik > Verileri Temizle
2. **Diğer sekmeleri kapatın**
- Çok fazla açık sekme bellek kullanır
3. **Tarayıcı eklentilerini devre dışı bırakın**
- Bazı eklentiler sayfaları yavaşlatabilir
4. **İnternet bağlantınızı kontrol edin**
- Yavaş bağlantı yükleme sürelerini etkiler
5. **Farklı bir tarayıcı deneyin**
- Tarayıcıya özgü sorunları devre dışı bırakın
6. **Tarayıcınızı güncelleyin**
- Eski sürümlerde performans sorunları olabilir
### Büyük planlar neden yavaş yükleniyor?
Çok sayıda görevi olan planlar (yüzlerce) daha fazla işlem gerektirir. İpuçları:
- Aynı anda daha az görev göstermek için filtreler kullanın
- Görev hiyerarşilerini daraltın
- Birden fazla plana bölmeyi düşünün
### YAPL ne kadar veri işleyebilir?
Seviye limitleri performansı korumaya yardımcı olur:
| Seviye | Plan Başına Görev |
|--------|-------------------|
| Temel | 200 |
| Profesyonel | 500 |
Bu limitler tüm kullanıcılar için sorunsuz çalışma sağlar.
## Veri ve Güvenlik
### Verilerim güvende mi?
Evet. YAPL birden fazla güvenlik önlemi uygular:
- Tüm veri transferi için HTTPS şifrelemesi
- Veri izolasyonu için satır düzeyinde güvenlik (RLS)
- Supabase aracılığıyla güvenli kimlik doğrulama
- Tam ödeme kart numaraları saklanmaz
### Verilerim nerede depolanıyor?
YAPL, veri depolama için kurumsal düzeyde bulut altyapısında çalışan Supabase kullanır:
- Düzenli yedeklemeler
- Coğrafi yedeklilik
- Uyumluluk sertifikaları
### Verilerimi kimler görebilir?
- **Çalışma alanı verileriniz**: Yalnızca uygun erişime sahip çalışma alanı üyeleri
- **Çalışma alanları arası**: Çalışma alanları tamamen izole edilmiştir
- **YAPL personeli**: Yalnızca destek amaçlı sınırlı erişim
### Verilerim yedekleniyor mu?
Evet. Veritabanı düzenli olarak yedeklenir. Kritik veriler için kendi dışa aktarmalarınızı da saklamanızı öneririz.
### Verilerimi dışa aktarabilir miyim?
Profesyonel seviye kullanıcıları verileri çeşitli formatlarda dışa aktarabilir. İlgili özelliklerin işlemler menüsünde dışa aktarma seçeneklerini arayın.
## Kimlik Doğrulama
### Giriş nasıl çalışır?
YAPL, güvenli kimlik doğrulama için Supabase Auth kullanır:
- E-posta ve şifre kimlik doğrulaması
- Güvenli oturum yönetimi
- E-posta ile şifre sıfırlama
### Neden oturumum kapandı?
Otomatik çıkış şu durumlarda gerçekleşir:
- Uzun süreli hareketsizlik sonrası
- Oturumların süresi dolduğunda
- Şifre değişikliklerinden sonra
- Tarayıcı verilerini temizlediğinizde
Devam etmek için tekrar giriş yapmanız yeterlidir.
### Oturum açık kalabilir mi?
Oturumlar makul bir süre boyunca devam eder. Sık sık oturumunuz kapatılıyorsa:
- Çerezlerin etkin olduğundan emin olun
- YAPL için tarayıcı verilerini temizlemeyin
- Çerezleri etkileyebilecek tarayıcı eklentilerini kontrol edin
## Hatalar ve Sorunlar
### Boş bir sayfa görüyorum
Bu adımları deneyin:
1. Sayfayı yenileyin (Ctrl+R veya Cmd+R)
2. Tarayıcı önbelleğini temizleyin
3. YAPL için reklam engelleyicileri devre dışı bırakın
4. Farklı bir tarayıcı deneyin
5. İnternet bağlantınızı kontrol edin
### "Bir şeyler ters gitti" hatası alıyorum
Bu genellikle geçici bir sorunu gösterir:
1. Sayfayı yenileyin
2. İşlemi tekrar deneyin
3. Önbelleği temizleyin ve tekrar deneyin
4. Devam ederse, hata detaylarıyla destek ile iletişime geçin
### Özellikler düzgün yüklenmiyor
1. Tarayıcı önbelleğini ve çerezleri temizleyin
2. Tarayıcı eklentilerini devre dışı bırakın
3. Gizli/özel mod deneyin
4. Tarayıcınızı güncelleyin
5. Farklı bir tarayıcı deneyin
### Sayfa sürekli yenileniyor
Bu şunlardan kaynaklanıyor olabilir:
- Tarayıcı eklentileri
- Bellek sorunları (diğer sekmeleri kapatın)
- Ağ kararsızlığı
Eklentileri devre dışı bırakmayı veya gizli mod kullanmayı deneyin.
## Uyumluluk
### YAPL ekran okuyucularla çalışır mı?
YAPL erişilebilirlik en iyi uygulamalarını takip eder:
- Anlamsal HTML
- ARIA etiketleri
- Klavye navigasyonu
- Yeterli renk kontrastı
Erişilebilirlik sorunlarıyla karşılaşırsanız, lütfen [destek ile iletişime geçin](/contact).
### Hangi ekran çözünürlükleri destekleniyor?
YAPL duyarlıdır ve şunlarda çalışır:
- **Mobil**: 320px ve üzeri
- **Tablet**: 768px ve üzeri
- **Masaüstü**: 1024px ve üzeri
### YAPL klavye kısayollarını destekliyor mu?
Temel klavye navigasyonu desteklenir:
- Öğeler arasında geçiş için Tab
- Düğmeleri etkinleştirmek için Enter
- Diyalogları kapatmak için Escape
### YAPL'ı birden fazla cihazda kullanabilir miyim?
Evet! Hesabınız desteklenen tarayıcısı olan herhangi bir cihazda çalışır. Veriler cihazlar arasında otomatik olarak senkronize olur.
## Ağ ve Bağlantı
### YAPL hangi portları gerektirir?
YAPL standart web portlarını kullanır:
- **HTTPS (443)**: Tüm bağlantılar için gerekli
Özel güvenlik duvarı yapılandırması gerekmemelidir.
### YAPL kurumsal güvenlik duvarının arkasında çalışır mı?
Evet, standart HTTPS trafiğine izin verildiği sürece. Sorun yaşarsanız, BT departmanınızla şunları kontrol edin:
- YAPL alan adlarına HTTPS erişimi
- WebSocket bağlantıları (gerçek zamanlı özellikler için)
### İnternet bağlantısını kaybedersem ne olur?
**Plan düzenleme için (taslak ile):**
- Tüm düzenleme normal şekilde çalışmaya devam eder
- Değişiklikler cihazınıza her 500ms'de otomatik kaydedilir
- Kritik yol hesaplamaları çalışmaya devam eder
- Geri Al/Yinele kullanılabilir kalır
- Çökmede maksimum veri kaybı: 500ms'lik çalışma
**Diğer özellikler için:**
- Şu anda yüklenmiş veriler görünür kalır
- Bazı işlemler yeniden bağlantı gerektirir
- Bağlantı otomatik olarak geri yüklenir
**İpucu:** Çevrimdışı gitmeden önce planınızı açın ve taslak oluşturmak için küçük bir düzenleme yapın. [Çevrimdışı Düzenleme Kılavuzu](/tr/docs/user-guides/plans/offline-editing)'na bakın.
## Hâlâ Sorularınız mı Var?
Teknik yardım için [Destek ile İletişime Geçin](/contact).
---
# İlk Projeniz (https://yapl.app/tr/docs/getting-started/first-project)
# İlk Projenizi Oluşturma
Projeler, YAPL'daki temel organizasyon birimidir. Her proje planlar, görevler, kaynaklar ve ekip atamalarını içerir. Bu kılavuz, ilk projenizi oluşturma ve yapılandırma sürecinde size yol gösterir.
## Başlamadan Önce
Proje oluşturmadan önce, aşağıdakilere sahip olduğunuzdan emin olun:
1. **En az bir ekip oluşturulmuş** - Projeler bireylere değil ekiplere atanır
2. **Çalışma alanı yapılandırılmış** - Temel çalışma alanı ayarları yerinde
3. **Proje kapsamı anlayışı** - Temel zaman çizelgesi ve gereksinimler
Çalışma alanı sahipleri ekip ataması olmadan proje oluşturabilir. Normal üyelerin en az bir ekip ataması yapması gerekir.
## Yeni Proje Oluşturma
### Adım 1: Projelere Gidin
1. Kenar çubuğu navigasyonunda **Projeler**'e tıklayın
2. **Proje Oluştur** düğmesine tıklayın
3. 4 adımlı proje oluşturma sihirbazı açılır
### Adım 2: Ekip Ataması
Bu projeye hangi ekiplerin erişebileceğini seçin:
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Ekipler | Bu projede çalışacak ekipleri seçin | 1-10 ekip (sahip olmayanlar için zorunlu) |
Ekipler, projeyi kimlerin görüntüleyip düzenleyebileceğini kontrol eder. Fonksiyonlar arası işbirliği için birden fazla ekip atayabilirsiniz.
### Adım 3: Temel Bilgiler
Temel proje detaylarını girin:
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Proje Adı | Projeniz için açıklayıcı ad | 3-255 karakter, zorunlu |
| Açıklama | Proje hedeflerine ve kapsamına genel bakış | 1.000 karaktere kadar, isteğe bağlı |
| Proje Kodu | Benzersiz tanımlayıcı | Otomatik oluşturulur veya özel, desen doğrulamalı |
| Durum | Mevcut proje aşaması | Planlama (varsayılan), Aktif, Beklemede, Tamamlandı, İptal |
Proje kodu, çalışma alanınızın [proje numaralandırma yapılandırmasına](/docs/getting-started/workspace-setup#proje-numaralandırma) göre otomatik olarak oluşturulur, ancak gerekirse özelleştirebilirsiniz.
### Adım 4: Zaman Çizelgesi ve Bütçe
Proje programını ve finansal parametreleri ayarlayın:
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Başlangıç Tarihi | Çalışmanın ne zaman başlayacağı | Tarih seçici, isteğe bağlı |
| Bitiş Tarihi | Beklenen tamamlanma | Başlangıç tarihinden sonra olmalı |
| Bütçe | Tahmini proje maliyeti | 999.999.999,99'a kadar, isteğe bağlı |
| Para Birimi | Bütçe para birimi | 3 harfli ISO kodu (varsayılan çalışma alanı para birimi) |
Her iki tarihi de belirtirseniz, bitiş tarihi başlangıç tarihinden sonra olmalıdır.
### Adım 5: Müşteri ve Konum (İsteğe Bağlı)
Müşteri ve şantiye bilgilerini ekleyin:
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Müşteri Adı | Proje müşterisi veya sahibi | 255 karaktere kadar |
| Konum | Proje şantiye adresi | 500 karaktere kadar |
## Proje Durumları Açıklaması
Projeler tanımlı bir yaşam döngüsü izler:
```
PLANLAMA → AKTİF → BEKLEMEDE (isteğe bağlı) → TAMAMLANDI
↘ İPTAL (terminal)
```
| Durum | Açıklama | Sonraki Durumlar |
|-------|----------|------------------|
| **Planlama** | İlk kurulum ve hazırlık | Aktif, İptal |
| **Aktif** | Çalışma devam ediyor | Beklemede, Tamamlandı, İptal |
| **Beklemede** | Geçici olarak duraklatıldı | Aktif, İptal |
| **Tamamlandı** | Çalışma bitti | Yok (terminal) |
| **İptal** | Proje sonlandırıldı | Yok (terminal) |
Yalnızca **Aktif** projeler beklemeye alınabilir. Tamamlandı ve İptal terminal durumlardır. Arşivleme, uzun vadeli depolama için ayrı bir işlemdir.
## Proje Oluşturulduktan Sonra
Projeniz oluşturulduktan sonra şunları yapabilirsiniz:
### Proje Kontrol Panelini Görüntüleme
Proje detay sayfası şunları gösterir:
- **Genel Bakış Sekmesi**: Temel metrikler, durum, zaman çizelgesi
- **Planlar Sekmesi**: İlişkili planlama belgeleri
- **Ekip Sekmesi**: Atanmış ekipler ve erişim
- **Aktivite Sekmesi**: Son değişiklikler ve güncellemeler
### İlk Planınızı Oluşturma
Planlar, görevler, zaman çizelgeleri ve kaynak atamalarını içeren programlardır:
1. Projenizi açın
2. **Planlar** sekmesine tıklayın (veya kenar çubuğunda **Planlar**'a gidin)
3. **Plan Oluştur**'a tıklayın
4. Plan adı ve ilk versiyon adını girin
5. Görev eklemeye başlayın
### Ek Ekip Atama
Ekip atamalarını değiştirmek için:
1. Proje ayarlarını açın
2. Ekip ataması bölümüne gidin
3. Gerektiği gibi ekip ekleyin veya kaldırın
## Proje Metrikleri
Proje kontrol paneli temel bilgileri görüntüler:
- **Bütçe Durumu**: Harcanan ve kalan bütçe
- **Zaman Çizelgesi İlerlemesi**: Geçen ve kalan günler
- **Görev Tamamlama**: Tüm planlardaki ilerleme
- **Ekip Aktivitesi**: Ekip üyelerinin son değişiklikleri
## En İyi Uygulamalar
### Adlandırma Kuralları
- Net, açıklayıcı proje adları kullanın
- Yardımcı olacaksa müşteri veya konum tanımlayıcıları ekleyin
- Sorunlara neden olabilecek özel karakterlerden kaçının
### Ekip Ataması
- Yalnızca erişime ihtiyacı olan ekipleri atayın
- Büyük projeler için projeye özel ekipler oluşturmayı düşünün
- Çalışma Alanı Sahipleri ekibini dikkatli kullanın
### Bütçe Planlaması
- Gerçekçi bütçe tahminlerini erken belirleyin
- Tutarlılık için çalışma alanınızın varsayılan para birimini kullanın
- Proje kapsamı değiştikçe bütçeyi güncelleyin
### Durum Yönetimi
- Projeleri **Planlama** durumunda başlatın
- Çalışma başladığında **Aktif**'e geçin
- Geçici duraklamalar için net devam tarihleriyle **Beklemede** kullanın
- Yalnızca tüm çalışma bittiğinde **Tamamlandı** olarak işaretleyin
- Proje devam etmeyecekse **İptal** kullanın
- Tamamlanan projeleri uzun vadeli depolama için arşivleyin
## Sorun Giderme
### Proje Oluşturulamıyor
- **Ekip yok**: Önce en az bir ekip oluşturun
- **İzin reddedildi**: Erişim için çalışma alanı sahibiyle iletişime geçin
- **Doğrulama hataları**: Tüm gerekli alanların doğru doldurulduğunu kontrol edin
### Durum Değiştirilemiyor
- **Beklemeye alınamıyor**: Yalnızca Aktif projeler beklemeye alınabilir
- **Aktifleştirilemiyor**: Projenin Planlama durumunda olup olmadığını kontrol edin
### Ekip Ataması Sorunları
- **Ekip limitine ulaşıldı**: Proje başına maksimum 10 ekip
- **Ekip görünmüyor**: Ekibin üyesi olduğunuzdan emin olun
## Sonraki Adımlar
İlk projeniz oluşturulduktan sonra:
1. **[Plan Oluşturun](/docs/user-guides/plans)** - Proje programlarını ayarlayın
2. **[Görev Ekleyin](/docs/user-guides/tasks)** - İş kalemlerini tanımlayın
3. **[Ekip Üyelerini Davet Edin](/docs/getting-started/inviting-team)** - Ekibinizle işbirliği yapın
4. **[Gantt Şemalarını Kurun](/docs/user-guides/gantt)** - Zaman çizelgelerini görselleştirin
---
# Başlarken (https://yapl.app/tr/docs/getting-started)
# YAPL ile Başlarken
YAPL'a hoş geldiniz! Bu kılavuz, hesabınızı kurmanız ve ilk projenizi çalıştırmanız için temel adımlarda size yol gösterir. Çoğu kullanıcı ilk kurulumu yaklaşık 10-15 dakikada tamamlar.
## YAPL Nedir?
YAPL, planlama profesyonelleri için tasarlanmış bir proje yönetimi platformudur. Sağladığı özellikler:
- **Proje Yönetimi** - Durum takibi ve ekip atamasıyla işleri organize edin
- **Program Planlama** - Görevler, bağımlılıklar ve zaman çizelgeleriyle planlar oluşturun
- **Görsel Planlama** - Farklı iş akışları için Gantt şemaları ve Kanban panoları
- **Kaynak Takibi** - Ekipman, malzeme ve sarf malzemelerini yönetin
- **Maliyet Yönetimi** - Bütçeleri takip edin ve nakit akışını analiz edin (Profesyonel seviye)
- **Ekip İşbirliği** - Rol tabanlı erişimle çalışma alanı tabanlı çoklu kiracı platform
## Kurulum Yolu
En sorunsuz kurulum deneyimi için bu kılavuzları sırasıyla takip edin:
E-posta ve şifre ile YAPL hesabınızı oluşturun. Tüm özellikleri etkinleştirmek için e-postanızı doğrulayın.
Çalışma alanınızı şirket bilgileri, bölgesel ayarlar ve abonelik seçimiyle yapılandırın.
Ekip ataması, zaman çizelgesi ve bütçe ile ilk projenizi oluşturun ve yapılandırın.
Ekipler oluşturun, e-posta veya paylaşılabilir bağlantılarla üyeleri davet edin ve uygun rolleri atayın.
Tüm temel kurulum adımlarını tamamladığınızı doğrulamak için bu kapsamlı kontrol listesini kullanın.
## Ön Koşullar
Başlamadan önce, aşağıdakilere sahip olduğunuzdan emin olun:
- Hesap doğrulama için geçerli bir e-posta adresi
- Modern bir web tarayıcısı (Chrome, Firefox, Safari veya Edge)
- Kuruluşunuz hakkında temel bilgiler (isim, sektör türü)
## Temel Kavramlar
Bu kavramları anlamak YAPL'da gezinmenize yardımcı olacaktır:
| Kavram | Açıklama |
|--------|----------|
| **Çalışma Alanı** | Tüm verileriniz, ekipleriniz ve projeleriniz için kuruluşunuzun konteyneri |
| **Ekip** | Projeler üzerinde işbirliği yapan rollere sahip üyeler grubu |
| **Proje** | Zaman çizelgesi, bütçe ve atanmış ekiplere sahip bir iş birimi |
| **Plan** | Görevler, bağımlılıklar ve kaynakları içeren bir program |
| **Görev** | Bir plan içindeki bireysel iş kalemi |
## Abonelik Seviyeleri
YAPL, ihtiyaçlarınıza uygun esnek fiyatlandırma sunar:
| Seviye | Fiyat | En Uygun |
|--------|-------|----------|
| **Deneme** | 14 gün ücretsiz | 10 kullanıcı, 1 proje, başlangıç limitleriyle YAPL'ı değerlendirmek |
| **Temel** | \$15/ay | Küçük ekipler (3 üye, 5 proje, 10 plan) |
| **Profesyonel** | \$69/ay | Büyüyen ekipler (10+ kullanıcı, sınırsız proje/plan) |
Her yeni kullanıcı, ekip işbirliğini test etmek için 10 kullanıcılık 14 günlük deneme süresi alır. Kredi kartı gerekmez.
## Hızlı Erişim
Kurulumu tamamladıktan sonra, kenar çubuğundan temel özelliklere erişin:
- **Kontrol Paneli** - Metrikler, görevler ve aktiviteye genel bakış
- **Projeler** - Projeler oluşturun ve yönetin
- **Planlar** - Programlar oluşturun ve yönetin
- **Ekipler** - Ekip üyeliğini ve rolleri yönetin
- **Kaynaklar** - Ekipman, malzeme ve sarf malzemeleri (Profesyonel)
- **Ayarlar** - Profil, kuruluş ve tercihler
## Yardıma mı İhtiyacınız Var?
Kurulum sırasında herhangi bir sorunla karşılaşırsanız:
- Yaygın çözümler için [Sorun Giderme](/docs/troubleshooting) bölümünü kontrol edin
- Sıkça sorulan sorular için [SSS](/docs/faq) sayfasını inceleyin
- Kişiselleştirilmiş yardım için [Destek ile İletişime Geçin](/contact)
## Mobil Erişim
YAPL, Aşamalı Web Uygulaması (PWA) olarak oluşturulmuştur, yani şunları yapabilirsiniz:
- Tarayıcısı olan herhangi bir cihazdan erişin
- Uygulama benzeri deneyim için mobil cihazlara yükleyin
- Dokunma için optimize edilmiş arayüzlerle çalışın (minimum 44px dokunma hedefleri)
- Belirli özellikler için çevrimdışı yetenekleri kullanın
## Başlayalım
Başlamaya hazır mısınız? Hesabınızı oluşturmak için [Kayıt](/docs/getting-started/registration) ile başlayın.
---
# Ekip Üyelerini Davet Etme (https://yapl.app/tr/docs/getting-started/inviting-team)
# Ekip Üyelerini Davet Etme
İşbirliği, başarılı proje yönetimi için esastır. YAPL, üyelerin ekipler halinde organize edildiği ve ekiplerin projelere atandığı ekip tabanlı bir erişim modeli kullanır. Bu kılavuz, ekip oluşturma, üye davet etme ve rolleri yönetmeyi kapsar.
## YAPL'da Ekipleri Anlama
Ekipler, çalışma alanları ve projeler arasında organizasyon birimi görevi görür:
- **Çalışma Alanı** birden fazla **Ekip** içerir
- **Ekipler** belirli rollere sahip **Üyeler** içerir
- **Projeler** bir veya daha fazla **Ekip**'e atanır
- Üyeler, ekip üyelikleri aracılığıyla projelere erişir
YAPL, tüm çalışma alanı sahiplerini içeren **Çalışma Alanı Sahipleri** adında özel bir sistem ekibi otomatik olarak oluşturur. Bu ekip doğrudan değiştirilemez.
## Ekip Oluşturma
Üye davet etmeden önce, onları organize etmek için bir ekip oluşturun:
### Adım 1: Ekiplere Gidin
1. Kenar çubuğu navigasyonunda **Ekipler**'e tıklayın
2. **Ekip Oluştur**'a tıklayın
### Adım 2: Ekibi Yapılandırma
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Ekip Adı | Ekip için açıklayıcı ad | 1-100 karakter, çalışma alanı içinde benzersiz |
| Ekip Türü | Organizasyon birimi türü | Normal (varsayılan) |
| Açıklama | Ekibin amacı ve kapsamı | İsteğe bağlı |
### Adım 3: İnceleyin ve Oluşturun
Ekip ayarlarınızı inceleyin ve **Ekip Oluştur**'a tıklayın. Yeni ekibiniz ekipler listesinde görünür.
## Ekip Rolleri
YAPL, farklı izin seviyelerine sahip üç ekip rolü kullanır:
| Rol | Açıklama | Yetenekler |
|-----|----------|------------|
| **Lider** | Ekip yöneticileri | Tam ekip yönetimi, üye ekleme/kaldırma, öğe atama |
| **Üye** | Standart ekip katılımcıları | Ekip projelerine katılma, atanan işi görüntüleme ve düzenleme |
| **İzleyici** | Salt okunur erişim | Ekip projelerini ve içeriğini görüntüleme, düzenleme yok |
### Rol Gereksinimleri
- Her ekipte **en az bir Lider** olmalı
- Bir ekipten son Lideri kaldıramazsınız
- Çalışma alanı sahipleri otomatik olarak sahip düzeyinde erişime sahiptir
## Üye Davet Etme
### Yöntem 1: E-posta Daveti
Doğrudan e-posta adreslerine kişiselleştirilmiş davetler gönderin:
1. Ekibinizi açın (ekip adına tıklayın)
2. **Davetler** sekmesine gidin
3. **Üye Davet Et**'e tıklayın
4. E-posta adresini girin
5. Rolünü seçin (Lider, Üye veya İzleyici)
6. **Davet Gönder**'e tıklayın
E-posta davetleri:
- **7 gün** sonra sona erer
- Süresi dolduysa yeniden gönderilebilir
- Güvenli bir kabul bağlantısı içerir
### Yöntem 2: Davet Bağlantısı
Hızlı katılım için paylaşılabilir bir bağlantı oluşturun:
1. Ekibinizi açın
2. **Davetler** sekmesine gidin
3. **Davet Bağlantısı Oluştur**'a tıklayın
4. İsteğe bağlı ayarları yapılandırın:
- Kullanım limiti (bağlantının kaç kez kullanılabileceği)
- Son kullanma tarihi
- Katılanlar için varsayılan rol
5. Bağlantıyı kopyalayın ve paylaşın
Paylaşılabilir bağlantılar dikkatli dağıtılmalıdır çünkü bağlantıya sahip olan herkes limit dolana veya bağlantı süresi dolana kadar katılabilir.
## Bekleyen Davetleri Yönetme
Bekleyen davetleri takip edin ve yönetin:
### Davetleri Görüntüleme
1. Ekibinizi açın
2. **Davetler** sekmesine tıklayın
3. Tüm bekleyen davetleri durum bilgileriyle görüntüleyin
### Davet İşlemleri
- **Yeniden Gönder**: Davet e-postasını tekrar gönderin
- **İptal**: Bekleyen bir daveti iptal edin
- **Bağlantıyı Kopyala**: Davet bağlantısını kopyalayın
### Davet Durumları
| Durum | Açıklama |
|-------|----------|
| Bekliyor | Davet gönderildi, yanıt bekleniyor |
| Kabul Edildi | Kullanıcı ekibe katıldı |
| Süresi Doldu | Davet bağlantısı veya e-postasının süresi doldu |
| İptal Edildi | Davet manuel olarak iptal edildi |
## Davetleri Kabul Etme
Biri davet aldığında:
1. E-postadaki (veya paylaşılan bağlantıdaki) davet bağlantısına tıklayın
2. YAPL hesabı için kaydolun (yeni kullanıcıysa) veya giriş yapın
3. Ekip detaylarını inceleyin
4. **Daveti Kabul Et**'e tıklayın
Yeni üye, atanan rolüyle hemen ekibe eklenir.
## Ekip Üyelerini Yönetme
### Üyeleri Görüntüleme
1. Ekibinizi açın
2. **Üyeler** sekmesine tıklayın
3. Tüm üyeleri rolleri ve katılım tarihleriyle görüntüleyin
### Üye Rollerini Değiştirme
Ekip liderleri üye rollerini değiştirebilir:
1. Listede üyeyi bulun
2. Rol açılır menüsüne veya üye işlemlerine tıklayın
3. Yeni rolü seçin
4. Değişikliği onaylayın
Son Liderin rolünü daha düşük bir role değiştiremezsiniz. Önce başka bir üyeyi Lider olarak yükseltin.
### Üyeleri Kaldırma
Bir üyeyi ekipten kaldırmak için:
1. Listede üyeyi bulun
2. İşlemler menüsüne (üç nokta) tıklayın
3. **Ekipten Kaldır**'ı seçin
4. Kaldırmayı onaylayın
Kaldırılan üyeler, o ekibe atanan tüm projelere erişimi kaybeder.
## Ekip Yapısı En İyi Uygulamaları
### Fonksiyona Göre Organize Etme
Organizasyonel fonksiyonlara göre ekipler oluşturun:
- **Yönetim Ekibi** - Proje yöneticileri ve liderler
- **Mühendislik Ekibi** - Teknik personel
- **Operasyon Ekibi** - Saha çalışanları ve koordinatörler
### Projeye Göre Organize Etme
Büyük projeler için projeye özel ekipler oluşturun:
- **Proje Alfa Ekibi** - Proje Alfa'daki tüm üyeler
- **Proje Beta Ekibi** - Proje Beta'daki tüm üyeler
### Hibrit Yaklaşım
Her iki yaklaşımı birleştirin:
- Genel işbirliği için fonksiyonel ekipler
- Belirli iş atamaları için proje ekipleri
## Ekip İzinleri
Ekiplerin üyelerin yapabileceğini kontrol eden varsayılan izinleri vardır:
| İzin | Varsayılan |
|------|------------|
| Proje Oluşturma | Evet (Liderler ve Üyeler) |
| Projeleri Görüntüleme | Evet (tüm roller) |
| Projeleri Güncelleme | Evet (Liderler ve Üyeler) |
| Projeleri Silme | Hayır (yalnızca Sahip/Yönetici) |
Çalışma alanı sahipleri ve yöneticileri gelişmiş ayarlarda ekip izinlerini değiştirebilir.
## Çalışma Alanı Üye Limitleri
Abonelik seviyeniz toplam çalışma alanı üyelerini sınırlar:
| Seviye | Üye Limiti |
|--------|------------|
| Deneme | 10 kullanıcı (14 günlük deneme) |
| Temel | 3 kullanıcı (sabit) |
| Profesyonel | 10 dahil (+$6/ek kullanıcı) |
Limitinize ulaştığınızda:
- Yeni üye davet edemezsiniz
- Aboneliği yükseltin veya aktif olmayan üyeleri kaldırın
- Kurumsal seçenekler için destek ile iletişime geçin
## Sorun Giderme
### Davet Alınmadı
- Spam/gereksiz klasörünü kontrol edin
- E-posta adresinin doğru olduğunu doğrulayın
- Daveti yeniden gönderin
- Bunun yerine paylaşılabilir bağlantı kullanmayı deneyin
### Ekibe Katılamıyor
- Davet süresi dolmuş olabilir (7 günlük limit)
- Paylaşılabilir bağlantıda kullanım limitine ulaşıldı
- Çalışma alanı üye limitine ulaşıldı
### Roller Değiştirilemiyor
- Rolleri değiştirmek için Ekip Lideri olmalısınız
- Son Lideri kaldıramazsınız (önce başkasını yükseltin)
- Bazı roller abonelik seviyesiyle kısıtlanmış olabilir
### Üye Projeye Erişemiyor
- Ekibin projeye atandığını doğrulayın
- Üyenin rolünün erişime izin verdiğini kontrol edin
- Projenin aktif (arşivlenmemiş) olduğundan emin olun
## Sonraki Adımlar
Ekibiniz kurulduktan sonra:
1. **[Hızlı Başlangıç Kontrol Listesini Tamamlayın](/docs/getting-started/quick-start-checklist)** - Tam kurulumu sağlayın
2. **[Ekipleri Projelere Atayın](/docs/user-guides/projects)** - Ekipleri işe bağlayın
3. **[Plan Oluşturun](/docs/user-guides/plans)** - İş programlamaya başlayın
4. **[Ekip Yönetimi Hakkında Bilgi Edinin](/docs/user-guides/teams)** - Gelişmiş ekip özellikleri
---
# Hızlı Başlangıç Kontrol Listesi (https://yapl.app/tr/docs/getting-started/quick-start-checklist)
# Hızlı Başlangıç Kontrol Listesi
Tüm temel kurulum adımlarını tamamladığınızdan ve YAPL'da projeleri etkili bir şekilde yönetmeye hazır olduğunuzdan emin olmak için bu kontrol listesini kullanın.
## Hesap Kurulumu
Önce bu temel adımları tamamlayın:
- [ ] **YAPL hesabı oluşturuldu** - E-posta ve şifre ile kayıt olundu
- [ ] **E-posta adresi doğrulandı** - E-postadaki doğrulama bağlantısına tıklandı
- [ ] **Profil bilgileri ayarlandı**:
- [ ] Ad soyad
- [ ] İş unvanı (isteğe bağlı)
- [ ] Profil fotoğrafı (isteğe bağlı)
- [ ] Biyografi (isteğe bağlı)
- [ ] **Görüntüleme tercihleri yapılandırıldı**:
- [ ] Dil (Türkçe veya İngilizce)
- [ ] Tema (Açık, Koyu veya Sistem)
- [ ] Tarih ve saat formatı
## Çalışma Alanı Yapılandırması
Çalışma alanı temelinizi yapılandırın:
- [ ] **Çalışma alanı kurulumu tamamlandı**:
- [ ] Çalışma alanı adı yapılandırıldı
- [ ] Açıklama eklendi (önerilir)
- [ ] Sektör türü seçildi
- [ ] **Bölgesel tercihler ayarlandı**:
- [ ] Varsayılan para birimi
- [ ] Tarih formatı
- [ ] Mali yıl başlangıç ayı (finansal raporlama için)
- [ ] **Şirket bilgileri eklendi**:
- [ ] Kuruluş türü (Bireysel veya Şirket)
- [ ] Şirket/Bireysel adı
- [ ] Vergi kimlik no (faturalandırma için)
- [ ] Fatura adresi
- [ ] **Proje numaralandırma yapılandırıldı**:
- [ ] Kod öneki ayarlandı
- [ ] Yıl formatı seçildi
- [ ] Sıra uzunluğu yapılandırıldı
## Abonelik ve Faturalandırma
Aboneliğinizin düzgün yapılandırıldığından emin olun:
- [ ] **Abonelik planı seçildi**:
- [ ] Deneme (Profesyonel özelliklerle 14 gün)
- [ ] Temel (\$15/ay, 3 kullanıcı, maks. 5 proje)
- [ ] Profesyonel (\$69/ay, 10+ kullanıcı, sınırsız proje)
- [ ] **Kullanıcı tahsisi incelendi**:
- [ ] Dahil kullanıcılar anlaşıldı
- [ ] Gerekirse kullanıcı ekleme yöntemi biliniyor
- [ ] **Ödeme yöntemi ayarlandı** (denemede değilse):
- [ ] Kredi kartı veya ödeme bilgisi eklendi
- [ ] Fatura adresi doğrulandı
## Ekip Kurulumu
Ekip yapınızı organize edin:
- [ ] **En az bir ekip oluşturuldu**:
- [ ] Ekip adı amacını yansıtıyor
- [ ] Açıklama ekip kapsamını açıklıyor
- [ ] **Ekip üyeleri davet edildi**:
- [ ] E-posta davetleri veya paylaşılan bağlantılar gönderildi
- [ ] Uygun roller atandı (Lider, Üye, İzleyici)
- [ ] **Ekip erişimi doğrulandı**:
- [ ] Tüm üyeler başarıyla katıldı
- [ ] Roller sorumluluklarla eşleşiyor
- [ ] **Her ekipte en az bir Lider**:
- [ ] Her ekibin yönetici kapsamı var
## İlk Proje
İlk projenizi oluşturun:
- [ ] **İlk proje oluşturuldu**:
- [ ] Net, açıklayıcı proje adı
- [ ] Uygun durum (yeni projeler için Planlama önerilir)
- [ ] **Proje detayları ayarlandı**:
- [ ] Başlangıç tarihi tanımlandı
- [ ] Bitiş tarihi ayarlandı (başlangıç tarihinden sonra)
- [ ] Bütçe girildi (isteğe bağlı ama önerilir)
- [ ] **Projeye ekip atandı**:
- [ ] En az bir ekip atandı (sahip olmayanlar için gerekli)
- [ ] Doğru ekipler erişime sahip
## İlk Plan
İş programlamaya başlayın:
- [ ] **Projeniz için bir plan oluşturuldu**:
- [ ] Anlamlı plan adı
- [ ] İlk versiyon adı (örn. "v1.0" veya "Başlangıç")
- [ ] **İlk görevler eklendi**:
- [ ] En az birkaç üst düzey görev
- [ ] İKY hiyerarşisiyle organize edildi
- [ ] **Görev detayları ayarlandı**:
- [ ] Süreler tahmin edildi
- [ ] Başlangıç tarihleri proje başlangıcıyla uyumlu
- [ ] İlgili görevler arasında bağımlılıklar tanımlandı
## Gelişmiş Kurulum (İsteğe Bağlı)
Bu isteğe bağlı yapılandırmalarla çalışma alanınızı geliştirin:
### Kaynak Yönetimi
- [ ] **Kaynak havuzu kuruldu**:
- [ ] Ekipman kaynakları eklendi
- [ ] Malzeme kaynakları eklendi
- [ ] Kaynak oranları ve maliyetleri ayarlandı
- [ ] **Kaynak grupları oluşturuldu**:
- [ ] Kaynaklar ekipler veya departmanlar halinde organize edildi
### Bildirim Tercihleri
- [ ] **Bildirimler yapılandırıldı**:
- [ ] E-posta bildirim tercihleri
- [ ] Push bildirim ayarları (destekleniyorsa)
### Güvenlik Ayarları
- [ ] **Hesap güvenliği artırıldı**:
- [ ] Güçlü şifre ayarlandı
- [ ] Kurtarma seçenekleri yapılandırıldı
### Özel Durumlar
- [ ] **Özel görev durumları oluşturuldu** (gerekirse):
- [ ] İş akışına özel durumlar eklendi
- [ ] Uygun renkler atandı
## Doğrulama Adımları
Kurulumu tamamlanmış saymadan önce:
### Temel İş Akışlarını Test Edin
- [ ] **Proje oluşturabilir ve görüntüleyebilirsiniz**
- [ ] **Plan oluşturabilir ve görüntüleyebilirsiniz**
- [ ] **Görev ekleyebilir ve değiştirebilirsiniz**
- [ ] **Ekip üyelerini davet edebilir ve yönetebilirsiniz**
### Erişimi Onaylayın
- [ ] **Ekip üyeleri giriş yapabiliyor**
- [ ] **Ekip üyeleri doğru projeleri görebiliyor**
- [ ] **İzinler beklendiği gibi çalışıyor**
### Kontrol Panelini İnceleyin
- [ ] **Kontrol paneli projelerinizi gösteriyor**
- [ ] **Aktivite günlüğü işlemleri yakalıyor**
- [ ] **Metrikler doğru görüntüleniyor**
## Kontrol Edilecek Yaygın Sorunlar
Bir şey çalışmıyorsa, bu yaygın sorunları doğrulayın:
### Projeler Görünmüyor
- Projeye ekip atanmamış
- Kullanıcı atanan ekipte değil
- Proje arşivlenmiş
### İçerik Oluşturulamıyor
- Abonelik limitine ulaşıldı
- Yetersiz izinler
- Gerekli alanlar eksik
### Ekip Üyeleri Katılamıyor
- Davet süresi dolmuş (7 günlük limit)
- Çalışma alanı üye limitine ulaşıldı
- E-posta spam klasöründe
### Özellikler Eksik
- Abonelik seviyesi özelliği içermiyor
- Özellik Profesyonel seviye gerektiriyor
- Kurumsal özellikler için destek ile iletişime geçin
## Hazırsınız!
Bu kontrol listesini tamamladıktan sonra, YAPL ile projelerinizi etkili bir şekilde yönetmeye hazırsınız.
### Hızlı Referans
| İşlem | Konum |
|-------|-------|
| Proje Oluştur | Projeler > Proje Oluştur |
| Ekip Oluştur | Ekipler > Ekip Oluştur |
| Plan Oluştur | Planlar > Plan Oluştur |
| Ayarları Yönet | Ayarlar (kenar çubuğu) |
| Kontrol Panelini Görüntüle | Kontrol Paneli (kenar çubuğu) |
| Yardım Al | Dokümanlar veya Destek ile İletişim |
## Sırada Ne Var?
[Kullanım Kılavuzları](/docs/user-guides) sayfasını keşfederek şunları öğrenin:
- **[Proje Yönetimi](/docs/user-guides/projects)** - Gelişmiş proje özellikleri
- **[Planlar](/docs/user-guides/plans)** - Detaylı programlama
- **[Görevler](/docs/user-guides/tasks)** - İş kırılım yapısı
- **[Gantt Şemaları](/docs/user-guides/gantt)** - Görsel zaman çizelgesi planlama
- **[Kanban Panosu](/docs/user-guides/kanban)** - Çevik görev yönetimi
- **[Kaynaklar](/docs/user-guides/resources)** - Ekipman ve malzeme takibi
- **[Faturalandırma](/docs/user-guides/billing)** - Abonelik yönetimi
---
# Kayıt (https://yapl.app/tr/docs/getting-started/registration)
# YAPL Hesabınızı Oluşturma
YAPL hesabınızı oluşturmak ve başlamak için bu adımları izleyin.
## Adım 1: Kayıt Sayfasını Ziyaret Edin
Ana sayfada "Başlayın" veya "Kaydol" düğmesine tıklayarak YAPL kayıt sayfasına gidin.
## Adım 2: Bilgilerinizi Girin
Gerekli alanları doldurun:
- **Ad Soyad** - Platformdaki görünen adınız
- **E-posta Adresi** - Giriş ve bildirimler için kullanılır
- **Şifre** - En az 8 karakter, büyük/küçük harf ve rakam içermeli
- **Şifre Onayı** - Onaylamak için şifrenizi tekrar girin
- **Şirket Adı** - Kuruluşunuzun adı
- **Çalışma Alanı Adı** - İlk çalışma alanınız için ad (2-50 karakter, küçük harf, tire kullanılabilir)
## Adım 3: Şartları ve Onayları Kabul Edin
Gerekli sözleşmeleri inceleyin ve kabul edin:
- **Hizmet Şartları** (zorunlu)
- **Gizlilik Politikası** (zorunlu)
- **Pazarlama İletişimleri** (isteğe bağlı) - Ürün güncellemeleri ve ipuçları alın
Hesap oluşturmak için Hizmet Şartları ve Gizlilik Politikası'nı kabul etmeniz gerekmektedir. Pazarlama iletişimleri isteğe bağlıdır.
## Adım 4: E-postanızı Doğrulayın
Kayıt sonrasında, e-postanızı doğrulama bağlantısı için kontrol edin. Hesabınızı etkinleştirmek için bağlantıya tıklayın.
## Adım 5: İlk Kurulumu Tamamlayın
Doğrulama yapıldıktan sonra, kısa bir başlangıç sürecinde size rehberlik edilecektir:
- İlk çalışma alanınızı kurma
- Abonelik planınızı seçme
- Temel tercihleri yapılandırma
## Sorun Giderme
### Doğrulama e-postası gelmediyse?
- Spam/gereksiz klasörünüzü kontrol edin
- Doğru e-posta adresini girdiğinizden emin olun
- Giriş sayfasından yeni bir doğrulama e-postası isteyin
### Şifre gereksinimleri karşılanmadıysa?
Şifreniz şunları içermelidir:
- En az 8 karakter
## Sonraki Adımlar
Kayıt sonrasında, ilk çalışma alanınızı yapılandırmak için [Çalışma Alanı Kurulumu](/docs/getting-started/workspace-setup) sayfasına geçin.
---
# Çalışma Alanı Kurulumu (https://yapl.app/tr/docs/getting-started/workspace-setup)
# Çalışma Alanınızı Kurma
Çalışma alanı, kuruluşunuzun YAPL'daki evidir. Tüm projeleriniz, ekipleriniz, kaynaklarınız ve verileriniz için güvenli bir konteyner görevi görür. Her çalışma alanı kendi aboneliği, üye limitleri ve yapılandırmasıyla bağımsız olarak çalışır.
## Başlangıç Süreci
Kayıt sonrasında, YAPL sizi 5 adımlık bir başlangıç sürecinde yönlendirir:
1. **Profil Kurulumu** - Kişisel bilgilerinizi yapılandırın
2. **Hesap Ayarları** - Güvenlik ve bildirim tercihlerini ayarlayın
3. **Kuruluş Yapılandırması** - Çalışma alanı ve şirket detaylarını kurun
4. **Faturalandırma** - Abonelik planınızı seçin (veya 14 günlük denemeyle devam edin)
5. **Tercihler** - Deneyiminizi özelleştirin (dil, tarih formatı vb.)
İlerlemenizi istediğiniz zaman kaydedebilir ve daha sonra devam edebilirsiniz.
## Çalışma Alanı Yapılandırması
### Temel Bilgiler
Çalışma alanınızı yapılandırmak için **Ayarlar > Kuruluş** bölümüne gidin:
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Çalışma Alanı Adı | Kuruluşunuzun görünen adı | 1-100 karakter |
| Çalışma Alanı URL'si | Çalışma alanınız için benzersiz tanımlayıcı | Küçük harf, tire, 3-50 karakter |
| Açıklama | Çalışma alanınızın kısa özeti | İsteğe bağlı, 500 karaktere kadar |
| Sektör Türü | İş sektörünüz | Seçenekler: Hizmet Sağlayıcı, Tedarikçi, Konut Hizmetleri, Ticari Hizmetler, İnşaat Mühendisliği |
### Bölgesel Ayarlar
Tarih formatı, para birimi varsayılanları ve mali raporlamayı etkileyen bölgesel tercihleri yapılandırın:
| Ayar | Seçenekler |
|------|------------|
| Varsayılan Dil | İngilizce, Türkçe |
| Varsayılan Para Birimi | 3 harfli ISO kodu (USD, EUR, TRY vb.) |
| Tarih Formatı | Çeşitli bölgesel formatlar |
| Mali Yıl Başlangıcı | Mali raporlama için başlangıç ayını seçin |
| Varsayılan Vergi Oranı | Hesaplamalar için yüzde |
### Şirket Bilgileri
YAPL hem bireysel hem de şirket hesaplarını destekler:
**Bireyler İçin:**
- Ad Soyad
- Vergi Kimlik No / TC Kimlik No
- Fatura Adresi
**Şirketler İçin:**
- Şirket Adı
- Vergi Kimlik No
- Vergi Dairesi
- Şirket Türü
- Yasal Adres
- Fatura Adresi (yasal adresle aynı olabilir)
- Şirket Telefonu ve E-postası
- Yetkili Kişi
- Web Sitesi
- Çalışan Sayısı
Şirket fatura bilgileri, ödeme formlarını önceden doldurmak ve fatura oluşturmak için kullanılır.
### Proje Numaralandırma
YAPL otomatik olarak benzersiz proje kodları oluşturur. Formatı **Ayarlar > Kuruluş > Proje Numaralandırma** bölümünde yapılandırın:
- **Kod Öneki**: 3-4 harf/rakam (örn. PROJ, ACME, IST)
- **Yıl Dahil Et**: Geçerli yılı ekleyin (2 haneli veya 4 haneli format)
- **Sıra Uzunluğu**: Sıralı numaralandırma için 3, 4 veya 5 basamak
Örnek formatlar:
- `PROJ-25-001` (Önek + 2 haneli yıl + 3 haneli sıra)
- `ACME-2025-0001` (Önek + 4 haneli yıl + 4 haneli sıra)
## Çalışma Alanı Sahiplerini Yönetme
Çalışma alanı sahipleri tam yönetici kontrolüne sahiptir. Temel sahiplik yönetimi kuralları:
- Çalışma alanı başına **maksimum 5 sahip**
- Her zaman **minimum 1 sahip** bulunmalı
- Yalnızca mevcut sahipler diğer sahipleri ekleyebilir veya kaldırabilir
- 2+ sahip varsa sahipler gönüllü olarak ayrılabilir
### Sahip Davet Etme
1. **Ayarlar > Kuruluş** bölümüne gidin
2. **Sahipler** bölümünü bulun
3. **Sahip Davet Et** düğmesine tıklayın
4. Davet yöntemini seçin:
- **E-posta Daveti**: Doğrudan e-postalarına gönderin (7 günde sona erer)
- **Paylaşılabilir Bağlantı**: İsteğe bağlı kullanım limitleriyle bir bağlantı oluşturun
### Sahiplik Devretme
Birincil sahipliği devretmek için:
1. Önce yeni sahibi ekleyin
2. Sahiplik devri yardımı için destek ile iletişime geçin
## Abonelik Planları
Çalışma alanınız bu abonelik seviyelerinden birinde çalışır:
### Deneme (14 Gün Ücretsiz)
- 10 kullanıcı (ekip işbirliğini test edin)
- Çalışma alanı başına 1 proje, 1 plan
- Plan başına 200 görev
- Maliyet takibi ve Gantt düzenleme
- İçe/dışa aktarma yok
- Her kullanıcı bir deneme hakkına sahip
### Temel (\$15/ay)
- 3 sabit kullanıcı
- 5 aktif projeye kadar
- Çalışma alanı başına 10 plan
- Plan başına 200 görev
- Maliyet takibi veya Gantt düzenleme yok
### Profesyonel (\$69/ay)
- 10 dahil kullanıcı
- Ek kullanıcılar \$6/kullanıcı/ay
- Sınırsız proje ve çalışma alanı başına plan
- Plan başına 500 görev
- Tam maliyet takibi ve Gantt düzenleme
- İçe/dışa aktarma yetenekleri
Plan seçmeden önce temel özellikleri keşfetmek için 14 günlük denemeyle başlayın.
## Çalışma Alanı Limitleri
Her seviye belirli limitleri uygular:
| Özellik | Deneme | Temel | Profesyonel |
|---------|--------|-------|-------------|
| Üyeler | 10 | 3 (sabit) | 10+ (genişletilebilir) |
| Aktif Projeler | 1 | maksimum 5 | Sınırsız |
| Çalışma Alanı Başına Plan | 1 | 10 | Sınırsız |
| Plan Başına Görev | 200 | 200 | 500 |
| Maliyet Takibi | Evet | Hayır | Evet |
| Gantt Düzenleme | Evet | Hayır | Evet |
| İçe/Dışa Aktarma | Hayır | Hayır | Evet |
## Çalışma Alanı Sahipleri Ekibi
YAPL otomatik olarak **Çalışma Alanı Sahipleri** adında özel bir sistem ekibi oluşturur. Bu ekip:
- Tüm çalışma alanı sahiplerini otomatik olarak içerir
- Sahipler eklendiğinde/kaldırıldığında güncellenir
- Doğrudan silinemez veya değiştirilemez
- Sahiplere tüm çalışma alanı içeriğine erişim sağlar
## Tehlike Bölgesi
**Ayarlar > Kuruluş > Tehlike Bölgesi** bölümünde çalışma alanınızı silebilirsiniz. Bu işlem:
- Tüm çalışma alanı verilerini **kalıcı olarak siler**
- Tüm projeleri, planları, görevleri ve kaynakları kaldırır
- Geri alınamaz
Son çalışma alanınızı silemezsiniz. Mevcut olanı silmeniz gerekiyorsa önce başka bir çalışma alanı oluşturun.
## Sonraki Adımlar
Çalışma alanınız yapılandırıldıktan sonra:
1. **[İlk Projenizi Oluşturun](/docs/getting-started/first-project)** - İş yönetimine başlayın
2. **[Ekip Üyelerini Davet Edin](/docs/getting-started/inviting-team)** - Ekibinizle işbirliği yapın
3. **[Ekipler Kurun](/docs/user-guides/teams)** - Üyeleri işlevsel gruplar halinde organize edin
---
# Destek ile İletişim (https://yapl.app/tr/docs/troubleshooting/contact-support)
# Destek ile İletişim
Kişiselleştirilmiş yardıma ihtiyaç duyduğunuzda, destek ekibimiz size yardımcı olmak için burada.
## Destek ile İletişime Geçmeden Önce
Önce bu adımları deneyerek zaman kazanın:
### 1. Dokümantasyonu Kontrol Edin
- Yaygın sorular için [SSS](/docs/faq) sayfasına göz atın
- [Sorun Giderme](/docs/troubleshooting) kılavuzlarını arayın
- Dokümantasyon arama çubuğunu kullanın
### 2. Temel Sorun Gidermeyi Deneyin
- Sayfayı yenileyin
- Tarayıcı önbelleğini temizleyin
- Farklı bir tarayıcı deneyin
- İnternet bağlantınızı kontrol edin
### 3. Bilinen Sorunları Kontrol Edin
- Bakım sırasında sorunlar geçici olabilir
- Birkaç dakika bekleyin ve tekrar deneyin
- Başkalarının aynı sorunu bildirip bildirmediğini kontrol edin
## Destek ile Ne Zaman İletişime Geçilmeli
**Destek ile iletişime geçin:**
- Devam eden hesap erişim sorunları
- Faturalandırma ve ödeme sorunları
- Bozuk veya eksik görünen veriler
- Gitmeyen hata mesajları
- Güvenlik endişeleri
- Dokümantasyonda ele alınmayan sorular
**Destek ile iletişime geçmeyin:**
- Özellik istekleri (geri bildirim kanallarını kullanın)
- Dokümantasyonda yanıtlanan sorular
- Sorun gidermeyi denemediğiniz sorunlar
- Genel ürün soruları (önce SSS'yi kontrol edin)
## Destek ile Nasıl İletişime Geçilir
### İletişim Formu
Bize ulaşmanın en kolay yolu:
1. [Destek ile İletişim](/contact) sayfasına gidin
2. Formu şunlarla doldurun:
- E-posta adresiniz
- Sorununuzu açıklayan konu
- Detaylı açıklama
3. Formu gönderin
4. Onay alacaksınız
### Neler Dahil Edilmeli
Daha hızlı yardım etmemize yardımcı olun:
| Bilgi | Neden Yardımcı Olur |
|-------|---------------------|
| E-posta adresi | Hesabınızı bulabiliriz |
| Sorunun açıklaması | Neyin yanlış olduğunu anlayabiliriz |
| Yeniden oluşturma adımları | Araştırabiliriz |
| Ekran görüntüleri | Görsel kanıt yardımcı olur |
| Hata mesajları | Tam ifadeler tanıya yardımcı olur |
| Tarayıcı ve sürüm | Uyumluluk sorunlarını belirler |
| Ne zaman başladığı | Kök nedeni bulmaya yardımcı olur |
## Etkili Destek Talebi Yazma
### İyi Talep Örneği
> **Konu:** Proje Alfa'da görevlere yapılan değişiklikler kaydedilemiyor
>
> **Açıklama:**
> Proje Alfa'da görev adlarını düzenlemeye çalıştığımda, Kaydet'e tıklamak bir döner simge gösteriyor ama hiç tamamlanmıyor. Yenilediğimde değişiklikler kayboluyor.
>
> **Yeniden oluşturma adımları:**
> 1. Proje Alfa > Plan v1'i açın
> 2. Herhangi bir görev adına tıklayın
> 3. Adı değiştirin
> 4. Kaydet'e tıklayın
> 5. Döner simge süresiz gösteriliyor
>
> **Ortam:**
> - Windows 11'de Chrome 120
> - Dün başladı
> - Önbelleği temizlemeyi denedim - yardımcı olmadı
>
> **Ekran görüntüsü:** [ekli]
### Bunu İyi Yapan Nedir
- Spesifik konu satırı
- Net açıklama
- Yeniden oluşturulabilir adımlar
- Ortam detayları
- Neyin zaten denendiği
- Görsel kanıt
### Zayıf Talep Örneği
> **Konu:** Bozuk
>
> **Açıklama:**
> Bir şey çalışmıyor. Lütfen düzeltin.
### Bu Neden Etkisiz
- Belirsiz konu
- Sorun hakkında detay yok
- Yeniden oluşturma adımları yok
- Ortam bilgisi yok
- Daha fazla bilgi olmadan yardımcı olamayız
## Yanıt Süreleri
### Beklenen Zaman Çizelgesi
| Talep Türü | Tipik Yanıt |
|------------|-------------|
| Kritik (hesaba erişilemiyor) | 24 saat içinde |
| Standart sorunlar | 1-2 iş günü |
| Karmaşık sorunlar | 2-5 iş günü |
| Özellik istekleri | İnceleme için kaydedilir |
### Yanıt Süresini Etkileyen Faktörler
- Destek hacmi
- Sorun karmaşıklığı
- Sağlanan bilgiler
- Haftanın günü (hafta sonları daha yavaş olabilir)
## Gönderdikten Sonra
### Sonra Ne Olur
1. Onay e-postası alırsınız
2. Destek talebinizi inceler
3. Takip soruları sorabiliriz
4. Çözüm veya sonraki adımlar sağlarız
5. Sorun çözülür ve kapatılır
### Yanıt Gelmezse
1. Spam/gereksiz klasörünü kontrol edin
2. E-posta adresinin doğru olduğunu doğrulayın
3. İlkine referans vererek başka bir talep gönderin
4. Yeterli yanıt süresini bekleyin
## Destek Sorunu Türleri
### Hesap Sorunları
**Örnekler:**
- Giriş yapılamıyor
- Hesap kilitlendi
- E-posta değiştirmek gerekiyor
- Hesap silme talebi
**Dahil edin:**
- Kullanılan e-posta adresi
- Sorunun ne zaman başladığı
- Hata mesajları
### Faturalandırma Sorunları
**Örnekler:**
- Ücret soruları
- Fatura talepleri
- Abonelik değişiklikleri
- İade talepleri
**Dahil edin:**
- Hesap e-postası
- Fatura numarası (varsa)
- Söz konusu belirli ücret
### Teknik Sorunlar
**Örnekler:**
- Özellikler çalışmıyor
- Hata mesajları
- Performans sorunları
- Veriler kaydedilmiyor
**Dahil edin:**
- Detaylı yeniden oluşturma adımları
- Tarayıcı ve cihaz
- Ekran görüntüleri/videolar
- Hata mesajları
### Veri Sorunları
**Örnekler:**
- Eksik veriler
- Bozuk içerik
- Veri kurtarma ihtiyaçları
**Dahil edin:**
- Hangi verilerin etkilendiği
- En son ne zaman doğruydu
- Sorundan önceki işlemler
- Mevcut durumun ekran görüntüleri
Veri sorunlarında, destek yanıtlayana kadar değişiklik yapmaktan kaçının. Bu, kanıtları ve kurtarma seçeneklerini korur.
## Üst Düzeye İletme
### Sorun Çözülmediyse
1. Destek dizisine yanıtlayın
2. Varsa yeni bilgiler sağlayın
3. Çözümün neden işe yaramadığını açıklayın
4. Gerekirse üst düzeye iletme isteyin
### Kritik İş Etkisi
Sorun işinizi kritik şekilde etkiliyorsa:
1. Talebinizde bunu belirtin
2. İş etkisini açıklayın
3. Öncelikli işlem isteyin
## Self Servis Seçenekleri
### Şifre Sıfırlama
Destek ile iletişime geçmeden [şifrenizi sıfırlayın](/forgot-password).
### Hesap Ayarları
Birçok değişiklik [Ayarlar](/settings)'da yapılabilir:
- Profil bilgileri
- Tercihler
- Bildirim ayarları
### Abonelik Yönetimi
Aboneliğinizi [Ayarlar > Abonelik](/settings/subscription)'dan yönetin:
- Mevcut planı görüntüleme
- Yükseltme/düşürme
- Ödeme yöntemini güncelleme
- Faturaları görüntüleme
## Geri Bildirim vs Destek
### Destek Talepleri
Sorunlar ve problemler için:
- Bir şey çalışmıyor
- Hesapla ilgili yardım gerekiyor
- Faturalandırma soruları var
### Ürün Geri Bildirimi
Öneriler ve fikirler için:
- Özellik istekleri
- İyileştirme önerileri
- Genel geri bildirim
Öneriler için geri bildirim formlarını kullanın - destek sorun çözmeye odaklanır.
## Destek Dilleri
Destek şu dillerde mevcuttur:
- İngilizce
- Türkçe
En hızlı yardım için lütfen bu dillerden birinde yazın.
## Güvenlik Endişeleri
### Güvenlik Sorunlarını Bildirme
Bir güvenlik açığı keşfederseniz:
1. İstismar etmeyin
2. Hemen destek ile iletişime geçin
3. Detayları özel olarak sağlayın
4. Çözülene kadar kamuoyu ile paylaşmayın
### Hesabın Ele Geçirildiğinden Şüphe
Hesabınızın ele geçirildiğini düşünüyorsanız:
1. Hemen şifrenizi değiştirin
2. Destek ile iletişime geçin
3. Son aktiviteyi gözden geçirin
4. Yetkisiz değişiklikleri kontrol edin
## Şimdi Destek ile İletişime Geçin
Yardım almaya hazır mısınız?
[Destek ile İletişime Geçin](/contact)
YAPL'da başarılı olmanız için buradayız.
---
# Sorun Giderme (https://yapl.app/tr/docs/troubleshooting)
# Sorun Giderme
Yaygın sorunlara çözümler bulun. Sorununuzu burada bulamıyorsanız, kişiselleştirilmiş yardım için [destek ile iletişime geçin](/contact).
## Hızlı Çözümler
Belirli sorunlara dalmadan önce, bu yaygın çözümleri deneyin:
1. **Sayfayı yenileyin** - Ctrl+R (Windows) veya Cmd+R (Mac) tuşlarına basın
2. **Tarayıcı önbelleğini temizleyin** - Ayarlar > Gizlilik > Tarama verilerini temizle
3. **Gizli modu deneyin** - Eklenti sorunlarını devre dışı bırakır
4. **Farklı bir tarayıcı kullanın** - Tarayıcıya özgü sorunları devre dışı bırakır
5. **İnternet bağlantısını kontrol edin** - Çevrimiçi olduğunuzdan emin olun
## Yaygın Sorunlar
Giriş yapma sorunları: giriş yapılamıyor, şifre unutuldu, hesap kilitlendi, e-posta doğrulama sorunları.
Davetlerle ilgili sorunlar: alınmadı, bağlantı çalışmıyor, kabul edilemiyor, süresi doldu.
Veri senkronizasyonu: değişiklikler kaydedilmiyor, veriler güncellenmiyor, çakışmalar, eksik içerik.
Yavaş performans: sayfalar yavaş yükleniyor, özellikler yanıt vermiyor, tarayıcı donuyor.
Yardım alın: ne zaman destek ile iletişime geçilmeli, hangi bilgiler sağlanmalı, yanıt süreleri.
## Sorun Kategorileri
### Hesap Sorunları
| Sorun | Hızlı Çözüm |
|-------|-------------|
| Giriş yapılamıyor | [Şifreyi sıfırlayın](/docs/troubleshooting/login-issues#password-reset) |
| E-posta doğrulanmadı | Spam klasörünü kontrol edin, doğrulamayı yeniden gönderin |
| Hesap kilitlendi | 15 dakika bekleyin, sonra tekrar deneyin |
### Erişim Sorunları
| Sorun | Hızlı Çözüm |
|-------|-------------|
| Proje görünmüyor | Ekip atamasını kontrol edin |
| İzin reddedildi | Ekip Lideri ile iletişime geçin |
| Özellik eksik | Abonelik seviyesini kontrol edin |
### Veri Sorunları
| Sorun | Hızlı Çözüm |
|-------|-------------|
| Değişiklikler kaydedilmiyor | Yenileyin ve bağlantıyı kontrol edin |
| Veriler kayboldu | Filtreleri kontrol edin, arşivlenmiş olabilir |
| Yanlış bilgi | Önbelleği temizleyin, yenileyin |
### Görüntüleme Sorunları
| Sorun | Hızlı Çözüm |
|-------|-------------|
| Boş sayfa | Önbelleği temizleyin, farklı tarayıcı deneyin |
| Düzen bozuk | Tarayıcıyı güncelleyin, eklentileri devre dışı bırakın |
| Yanlış dil | Ayarlar > Tercihler'i kontrol edin |
## Tarayıcıya Özgü Sorunlar
### Chrome
- Önbelleği temizle: Ayarlar > Gizlilik > Tarama verilerini temizle
- Eklentileri devre dışı bırak: Menü > Uzantılar > kapatın
- Güncelle: Menü > Yardım > Chrome Hakkında
### Firefox
- Önbelleği temizle: Ayarlar > Gizlilik > Verileri Temizle
- Eklentileri devre dışı bırak: Menü > Eklentiler
- Güncelle: Menü > Yardım > Firefox Hakkında
### Safari
- Önbelleği temizle: Geliştirici > Önbellekleri Boşalt
- Eklentileri devre dışı bırak: Tercihler > Uzantılar
- Güncelle: App Store > Güncellemeler
### Edge
- Önbelleği temizle: Ayarlar > Gizlilik > Tarama verilerini temizle
- Eklentileri devre dışı bırak: Menü > Uzantılar
- Güncelle: Menü > Yardım > Microsoft Edge Hakkında
## Destek ile Ne Zaman İletişime Geçilmeli
Şu durumlarda destek ile iletişime geçin:
- Çözümleri denedikten sonra sorun devam ediyorsa
- Hata mesajları alıyorsanız
- Veriler bozuk görünüyorsa
- Hesap erişim sorunları devam ediyorsa
- Faturalandırma sorunları oluşursa
**Şu durumlar için destek ile iletişime geçmeyin:**
- Özellik istekleri (geri bildirim formlarını kullanın)
- Genel sorular (önce SSS'yi kontrol edin)
- Sorun gidermeyi denemediğiniz sorunlar
## Bilgi Sağlama
Destek ile iletişime geçerken şunları ekleyin:
- E-posta adresiniz
- Tarayıcı ve sürümü
- Sorunu yeniden oluşturma adımları
- Yardımcı olacaksa ekran görüntüleri
- Tüm hata mesajları
## Durum ve Kesintiler
Birçok özellik çalışmıyorsa:
- YAPL'ın kesinti yaşayıp yaşamadığını kontrol edin
- Bakım sırasında sorunlar geçici olabilir
- Birkaç dakika sonra tekrar deneyin
## Self Servis Kaynaklar
Destek ile iletişime geçmeden önce:
1. Bu sorun giderme kılavuzunu kontrol edin
2. [SSS](/docs/faq) sayfasını inceleyin
3. Yukarıdaki hızlı çözümleri deneyin
4. Dokümantasyonu arayın
Çoğu sorun bu kaynaklarla çözülebilir.
## Daha Fazla Yardım mı Gerekiyor?
Belirli sorununuzla kişiselleştirilmiş yardım için [destek ekibimizle iletişime geçin](/contact).
---
# Davet Sorunları (https://yapl.app/tr/docs/troubleshooting/invitation-problems)
# Davet Sorunları
Ekip davetleri, çalışma alanı davetleri ve ekiplere katılma ile ilgili sorunların çözümleri.
## Davet E-postası Gelmedi
### Spam/Gereksiz Klasörünü Kontrol Edin
Davet e-postaları filtrelenmiş olabilir:
1. Spam/gereksiz klasörünü kontrol edin
2. "YAPL" veya "davet" araması yapın
3. Gelecek e-postalar için "spam değil" olarak işaretleyin
### E-posta Adresini Doğrulayın
Davet farklı bir e-postaya gönderilmiş olabilir:
- Göndericiden e-posta adresini onaylamasını isteyin
- Birden fazla e-posta hesabınız olup olmadığını kontrol edin
- Diğer e-posta hesaplarınızda bakın
### Bekleyin ve Tekrar Deneyin
E-postalar gecikebilir:
1. 5-10 dakika bekleyin
2. Göndericiden daveti yeniden göndermesini isteyin
3. Tekrar kontrol edin
### E-posta Sağlayıcı Sorunları
Bazı e-posta sağlayıcıları davetleri engelleyebilir:
- Kurumsal e-postanın sıkı filtreleri olabilir
- BT departmanıyla kontrol edin
- Bunun yerine paylaşılabilir bağlantı isteyin
### Yeniden Gönderim İsteyin
Ekip Liderinden şunları yapmasını isteyin:
1. Ekibi açsın
2. **Davetler** sekmesine gitsin
3. Bekleyen davetinizi bulsun
4. **Yeniden Gönder**'e tıklasın
## Davet Bağlantısı Çalışmıyor
### Bağlantı Süresi Dolmuş
Davet bağlantılarının süresi **7 gün** sonra dolar.
**Çözüm:**
- Yeni bir davet isteyin
- Süresi dolmuş bağlantılar uzatılamaz
### Bağlantı Zaten Kullanıldı
Tek kullanımlık bağlantıysa:
- Bağlantı sizin veya başka biri tarafından kullanılmış olabilir
- Yeni bir davet isteyin
### Kullanım Limitine Ulaşıldı
Paylaşılabilir bağlantıların kullanım limitleri vardır:
- Göndericiden bağlantı ayarlarını kontrol etmesini isteyin
- Yeni bağlantı veya e-posta daveti isteyin
### Bağlantı Yanlış Kopyalandı
Bağlantı kopyalarken:
- URL'nin tamamını kopyaladığınızdan emin olun
- Fazladan boşluk eklemeyin
- Bunun yerine e-postadan doğrudan tıklamayı deneyin
### Tarayıcı Sorunları
Bağlantı açılıyor ama çalışmıyorsa:
1. Tarayıcı önbelleğini temizleyin
2. Farklı tarayıcı deneyin
3. Gizli/özel modu deneyin
4. Tarayıcı eklentilerini devre dışı bırakın
## Daveti Kabul Edemiyorum
### Giriş Yapılmamış
Önce giriş yapmanız gerekebilir:
1. Davet bağlantısına tıklayın
2. Hesabınızla giriş yapın
3. Tekrar kabul etmeyi deneyin
### Hesap Oluşturulması Gerekiyor
Yeni kullanıcıların kayıt olması gerekir:
1. Davet bağlantısına tıklayın
2. "Hesap Oluştur" veya "Kaydol"a tıklayın
3. Kaydı tamamlayın
4. Davet otomatik olarak kabul edilir
### Zaten Üye
Zaten ekipteyseniz:
- Zaten kabul etmiş olabilirsiniz
- Ekipte olup olmadığınızı kontrol edin
- Davet gereksiz olabilir
### Yanlış Hesap
Yanlış hesapla giriş yapmış olabilirsiniz:
1. Çıkış yapın
2. Doğru hesapla giriş yapın
3. Davet bağlantısını tekrar deneyin
### Çalışma Alanı Üye Limiti
Çalışma alanı kapasitede olabilir:
- Çalışma alanı kullanıcı limitine ulaşmış
- Çalışma alanı sahibinden yükseltme yapmasını veya aktif olmayan üyeleri kaldırmasını isteyin
## Davet Süresi Dolmuş
### Davetlerin Süresi Dolduğunda Ne Olur
- Bağlantı çalışmayı durdurur
- E-posta düğmesi artık çalışmaz
- Durum "Süresi Doldu" olarak değişir
- Yenilenemez
### Yeni Davet Alma
1. Ekip Lideriyle iletişime geçin
2. Yeni davet göndermesini isteyin
3. Bu sefer hızlı kabul edin
### Süre Dolmasını Önleme
- Davetleri 7 gün içinde kabul edin
- Davet edildiğinde takvim hatırlatıcısı ayarlayın
- Gecikmeleri göndericiye bildirin
## Çalışma Alanı Sahibi Davet Sorunları
### Sahip Davetini Kabul Edemiyorum
Sahip davetleri ekip davetleriyle aynı kuralları izler ancak ek kısıtlamaları olabilir:
- Çalışma alanında zaten 5 sahip olabilir (maksimum)
- Önce mevcut çalışma alanı üyesi olmanız gerekebilir
### Sahip Daveti Gelmedi
- Ekip davetleriyle aynı sorun gidermeyi izleyin
- Sahip davetleri kritiktir - spam'i dikkatli kontrol edin
- E-posta başarısız olursa paylaşılabilir bağlantı isteyin
## Paylaşılabilir Bağlantı Sorunları
### Bağlantı Hata Gösteriyor
**"Geçersiz bağlantı" veya "Bağlantı bulunamadı":**
- Bağlantının süresi dolmuş olabilir
- Bağlantı iptal edilmiş olabilir
- Yeni bağlantı isteyin
### Bağlantı Kabul Ediyor Ama Erişim Yok
Bağlantı ile kabul ettikten sonra:
- Sayfayı yenileyin
- Çıkış yapın ve tekrar giriş yapın
- Ekip üyelerinde görünüp görünmediğinizi kontrol edin
- Ekip Lideriyle iletişime geçin
### Yanlış Rol Atandı
Paylaşılabilir bağlantılar varsayılan rol atar:
- Ekip Liderinden rolünüzü değiştirmesini isteyin
- Daveti kabul edin, sonra rol değişikliği isteyin
## Kabul Sonrası Sorunlar
### Kabul Ettim Ama Ekibi Göremiyorum
Daveti kabul ettikten sonra:
1. Sayfayı yenileyin
2. Ekipler bölümünü kontrol edin
3. Çıkış yapın ve tekrar giriş yapın
4. Önbelleği temizleyin ve tekrar deneyin
### Kabul Ettim Ama Projeleri Göremiyorum
Ekibiniz hiçbir projeye atanmamış olabilir:
- Ekip Liderinden ekibi projelere atamasını isteyin
- Proje erişimi olan farklı bir ekibe eklenmesini isteyin
### Kabul Ettim Ama Yanlış Rolüm Var
Şunlar için Ekip Liderinizle iletişime geçin:
- Rol atamanızı incelemek
- Gerekirse rolü değiştirmek
## Gönderici Tarafı Sorunları
### Davet Gönderiyorsanız
**Davet gönderilemiyorsa:**
1. E-posta adresinin geçerli olduğunu kontrol edin
2. Davet etme izniniz olduğunu doğrulayın
3. Çalışma alanı üye limitlerini kontrol edin
**Alıcı almıyorsa:**
1. E-posta adresini doğrulayın
2. Bunun yerine paylaşılabilir bağlantı deneyin
3. Davetin bekleyenler listesinde görünüp görünmediğini kontrol edin
**Davet hemen süresi doluyorsa:**
- Bu olmamalı - destek ile iletişime geçin
## Yaygın Hata Mesajları
### "Davet bulunamadı"
- Bağlantı bozuk olabilir
- Davet iptal edilmiş olabilir
- Yeni davet isteyin
### "Davet süresi doldu"
- Yeni davet isteyin
- Bir sonrakini daha hızlı kabul edin
### "Zaten üyesiniz"
- Zaten ekipte olup olmadığınızı kontrol edin
- İşlem gerekmez
### "Çalışma alanı kapasitede"
- Çalışma alanı sahibiyle iletişime geçin
- Yükseltme yapmasını veya yer açmasını isteyin
### "Geçersiz davet"
- Bağlantı bozuk olabilir
- E-posta ile yeni davet isteyin
## Önleme İpuçları
### Davet Edilenler İçin
- Davetleri hızlı kabul edin
- Spam klasörlerini hemen kontrol edin
- Önemli davet e-postalarını kaydedin
- Gecikmeleri göndericiye bildirin
### Gönderenler İçin
- Göndermeden önce e-posta adreslerini doğrulayın
- 2-3 gün içinde yanıt gelmezse takip edin
- Gruplar için paylaşılabilir bağlantılar kullanın
- Makul son kullanma tarihleri belirleyin
## Hâlâ Sorun mu Yaşıyorsunuz?
Davet sorunlarını çözemiyorsanız:
1. Göndericiden davetin var olduğunu doğrulamasını isteyin
2. Yukarıdaki tüm sorun giderme adımlarını deneyin
3. Farklı davet yöntemi isteyin
4. Şunlarla birlikte [destek ile iletişime geçin](/contact):
- E-posta adresiniz
- Çalışma alanı/ekip adı
- Alınan hata mesajları
- Davetin ne zaman gönderildiği
---
# Giriş Sorunları (https://yapl.app/tr/docs/troubleshooting/login-issues)
# Giriş Sorunları
YAPL hesabınıza giriş yaparken yaşanan sorunların çözümleri.
## Giriş Yapılamıyor
### Yanlış Şifre
**Belirtiler:**
- "Geçersiz kimlik bilgileri" hatası
- "Yanlış şifre" mesajı
**Çözümler:**
1. **Caps Lock'u kontrol edin** - Şifreler büyük/küçük harf duyarlıdır
2. **E-posta adresini doğrulayın** - Doğru e-postayı kullandığınızdan emin olun
3. **Şifreyi sıfırlayın** - "Şifremi Unuttum" bağlantısını kullanın
4. **Yazım hatalarını kontrol edin** - Şifreyi dikkatli bir şekilde tekrar girin
### Şifremi Unuttum
**Nasıl sıfırlanır:**
1. Giriş sayfasına gidin
2. **Şifremi Unuttum**'a tıklayın
3. E-posta adresinizi girin
4. E-postanızı sıfırlama bağlantısı için kontrol edin
5. Bağlantıya tıklayın (24 saat geçerli)
6. Yeni bir şifre oluşturun
7. Yeni şifrenizle giriş yapın
**Sıfırlama e-postası gelmiyor mu?**
- Spam/gereksiz klasörünü kontrol edin
- Birkaç dakika bekleyin
- Başka bir sıfırlama isteyin
- E-posta adresinin doğru olduğunu doğrulayın
- Hâlâ çalışmıyorsa [destek ile iletişime geçin](/contact)
### Hesap Bulunamadı
**"Bu e-postayla hesap yok" mesajı:**
- Doğru e-postayı kullandığınızı doğrulayın
- E-posta adresinde yazım hataları var mı kontrol edin
- Farklı bir e-posta ile kayıt olmuş olabilirsiniz
- Hesap silinmiş olabilir
- Gerekirse yeni bir hesap oluşturun
### Hesap Kilitlendi
**Hesapların neden kilitlendiği:**
- Çok fazla başarısız giriş denemesi
- Güvenlik endişeleri tespit edildi
- Yönetici tarafından manuel kilitleme
**Ne yapmalı:**
1. 15 dakika bekleyin
2. Tekrar giriş yapmayı deneyin
3. Gerekirse şifreyi sıfırlayın
4. Hâlâ kilitliyse [destek ile iletişime geçin](/contact)
## E-posta Doğrulama Sorunları
### Doğrulama E-postası Gelmedi
**Bu adımları deneyin:**
1. **Spam/gereksiz klasörünü kontrol edin**
2. **Birkaç dakika bekleyin** - E-postalar gecikebilir
3. **Doğrulamayı yeniden gönderin**
- Giriş sayfasına gidin
- Giriş yapmayı deneyin
- "Doğrulama e-postasını yeniden gönder"e tıklayın
4. **E-posta adresini kontrol edin** - Doğru olduğundan emin olun
5. **E-posta filtrelerini kontrol edin** - Kurallar tarafından engellenmiş olabilir
6. **Farklı e-posta deneyin** - Gerekirse yeni hesap oluşturun
### Doğrulama Bağlantısı Çalışmıyor
**"Bağlantı süresi doldu veya geçersiz" mesajı:**
- Bağlantıların süresi 24 saat sonra doluyor
- Bağlantı zaten kullanılmış olabilir
- Yeni bir doğrulama e-postası isteyin
**Yeni bağlantı nasıl istenir:**
1. Giriş sayfasına gidin
2. Kimlik bilgilerinizi girin
3. "Doğrulama e-postasını yeniden gönder"e tıklayın
### Doğrulandı Ama Hâlâ Doğrulama İsteniyor
**Çözümler:**
1. Tarayıcı çerezlerini temizleyin
2. Gizli/özel modu deneyin
3. Farklı bir tarayıcı deneyin
4. [Destek ile iletişime geçin](/contact)
## Oturum Sorunları
### Beklenmedik Şekilde Oturum Kapatıldı
**Yaygın nedenler:**
- Oturum süresi doldu (hareketsizlikten sonra normal)
- Çerezler temizlendi
- Tarayıcı kapatıldı
- Şifre değiştirildi
- Hesap güvenlik eylemi
**Çözümler:**
- Tekrar giriş yapın
- Çerezlerin etkin olduğunu kontrol edin
- YAPL için tarayıcı verilerini temizlemeyin
### Oturum Açık Kalamıyor
**Sürekli oturumunuz kapatılıyorsa:**
1. **Çerezleri etkinleştirin**
- Tarayıcı ayarlarını kontrol edin
- YAPL için çerezlere izin verin
2. **Tarayıcı eklentilerini kontrol edin**
- Gizlilik eklentileri çerezleri temizleyebilir
- Eklentileri devre dışı bırakmayı deneyin
3. **Gizli mod kullanmayın**
- Oturumlar gizli modda kalıcı değildir
4. **Birden fazla cihazı kontrol edin**
- Başka bir yerde giriş yapmak sizi çıkartabilir
### Oturum Çakışmaları
**"Oturum süresi doldu" veya "Lütfen tekrar giriş yapın":**
- Uzun hareketsizlikten sonra normal
- Şifre değişikliğinden sonra olabilir
- Birden fazla sekmede olabilir
- Tekrar giriş yapın
## Tarayıcıyla İlgili Giriş Sorunları
### Giriş Sayfası Yüklenmiyor
1. İnternet bağlantısını kontrol edin
2. Tarayıcı önbelleğini temizleyin
3. Reklam engelleyicileri devre dışı bırakın
4. Farklı tarayıcı deneyin
5. YAPL'ın çalışıp çalışmadığını kontrol edin
### Giriş Düğmesi Çalışmıyor
1. Tarayıcıda JavaScript'i etkinleştirin
2. Tarayıcı eklentilerini devre dışı bırakın
3. Önbellek ve çerezleri temizleyin
4. Farklı tarayıcı deneyin
5. Tarayıcınızı güncelleyin
### Girişten Sonra Sayfa Yenileniyor
1. YAPL için tüm çerezleri temizleyin
2. Tarayıcı eklentilerini devre dışı bırakın
3. Gizli modu deneyin
4. Farklı tarayıcı kullanın
## Ağla İlgili Sorunlar
### Giriş Sırasında "Ağ Hatası"
1. İnternet bağlantısını kontrol edin
2. Sayfayı yenilemeyi deneyin
3. VPN'i geçici olarak devre dışı bırakın
4. Kurumsal güvenlik duvarının YAPL'ı engelleyip engellemediğini kontrol edin
5. Farklı ağ deneyin
### Giriş Çalışıyor Ama Sonrasında Hiçbir Şey Yüklenmiyor
1. Tarayıcı önbelleğini temizleyin
2. Reklam engelleyicileri devre dışı bırakın
3. Tarayıcı konsolunda hataları kontrol edin
4. Farklı tarayıcı deneyin
## Girişten Sonra Çalışma Alanı Erişimi
### Giriş Yaptım Ama Çalışma Alanına Erişemiyorum
**Olası nedenler:**
- Hiçbir çalışma alanının üyesi değilsiniz
- Çalışma alanı aboneliğinin süresi dolmuş
- Çalışma alanından kaldırıldınız
**Çözümler:**
1. Ayarlar'da çalışma alanı üyeliklerinizi kontrol edin
2. Çalışma alanı sahibiyle iletişime geçin
3. Bekleyen davetleri kabul edin
4. Yeni bir çalışma alanı oluşturun
### Yalnızca Bazı Çalışma Alanlarını Görebiliyorum
- Diğerlerinden kaldırılmış olabilirsiniz
- Bekleyen davetleri kontrol edin
- Çalışma alanı sahipleriyle iletişime geçin
## Kurtarma Seçenekleri
### Hesap Kurtarma
Hesabınıza erişemiyorsanız:
1. Önce şifre sıfırlamayı deneyin
2. Kullanmış olabileceğiniz tüm e-posta adreslerini kontrol edin
3. Şunlarla birlikte [destek ile iletişime geçin](/contact):
- Adınız
- Kullanmış olabileceğiniz e-posta adresleri
- Hesaba en son ne zaman eriştiğiniz
- Hatırladığınız çalışma alanı adları
### Giriş Sorunlarından Sonra Veri Kurtarma
Giriş sorunları yaşasanız bile verileriniz korunur:
- Şifre sıfırlama verileri etkilemez
- Oturum zaman aşımları veri kaybetmez
- Doğrulama sorunları depolanan içeriği etkilemez
## Önleme İpuçları
### Gelecekteki Giriş Sorunlarını Önleme
1. **Şifre yöneticisi kullanın** - Unutulan şifreleri önler
2. **E-posta erişimini koruyun** - Şifre sıfırlamaları için gerekli
3. **Kurtarma e-postasını güncelleyin** - Güncel tutun
4. **Giriş sayfasını yer imlerine ekleyin** - Kimlik avı sitelerinden kaçının
## Hâlâ Sorun mu Yaşıyorsunuz?
Bu çözümlerden hiçbiri işe yaramazsa:
1. Yukarıdaki tüm sorun giderme adımlarını deneyin
2. YAPL için tüm tarayıcı verilerini temizleyin
3. Tamamen farklı bir tarayıcı deneyin
4. Şunlarla birlikte [destek ile iletişime geçin](/contact):
- Tam hata mesajları
- Denediğiniz adımlar
- Tarayıcı ve cihaz bilgisi
- Mümkünse ekran görüntüleri
---
# Performans Sorunları (https://yapl.app/tr/docs/troubleshooting/performance)
# Performans Sorunları
Yavaş yükleme, yanıt vermeyen özellikler ve genel performans sorunları için çözümler.
## Hızlı Performans Düzeltmeleri
Detaylı sorun gidermeden önce bunları deneyin:
1. **Sayfayı yenileyin** - Ctrl+R (Windows) veya Cmd+R (Mac)
2. **Kullanılmayan sekmeleri kapatın** - Tarayıcı belleğini boşaltın
3. **Tarayıcı önbelleğini temizleyin** - Eski önbellek verilerini kaldırın
4. **Tarayıcınızı güncelleyin** - En son sürüm en iyi performansı sunar
5. **İnternet hızını kontrol edin** - Hız testi yapın
## Yavaş Sayfa Yükleme
### İlk Sayfa Yüklemesi Yavaş
**Belirtiler:**
- Sayfaların görünmesi uzun sürüyor
- Döner simge uzun süre gösteriliyor
- İçerikten önce boş ekran
**Çözümler:**
1. **Tarayıcı önbelleğini temizleyin**
- Chrome: Ayarlar > Gizlilik > Tarama verilerini temizle
- "Önbelleğe alınmış görüntüler ve dosyalar"ı seçin
- Sayfayı yeniden yükleyin
2. **İnternet bağlantısını kontrol edin**
- Hız testi yapın
- Mümkünse farklı ağ deneyin
- Router/modemi yeniden başlatın
3. **Tarayıcı eklentilerini devre dışı bırakın**
- Eklentiler sayfa yüklemelerini yavaşlatabilir
- Test etmek için gizli modu deneyin
4. **Tarayıcıyı güncelleyin**
- Eski tarayıcılar daha yavaş
- En son sürümü yükleyin
### Sayfalar Arası Geçiş Yavaş
**Bölümler arası geçiş yavaşsa:**
1. Daha az tarayıcı sekmesi açık tutun
2. Diğer uygulamaları kapatın
3. Cihaz bellek kullanımını kontrol edin
4. Daha iyi performanslı bir tarayıcı deneyin (Chrome önerilir)
## Büyük Veri Setleri
### Çok Görevli Planlar
Büyük planlar (yüzlerce görev) daha fazla işlem gerektirir:
**Optimizasyon ipuçları:**
1. **Filtreler kullanın**
- Yalnızca ilgili görevleri gösterin
- Durum, atanan kişi veya tarihe göre filtreleyin
2. **Hiyerarşileri daraltın**
- Üzerinde çalışmadığınız üst görevleri daraltın
- Yalnızca ihtiyacınız olanı genişletin
3. **Planları bölmeyi düşünün**
- Büyük planları aşamalara bölün
- Farklı yönler için birden fazla plan kullanın
### Uzun Görev Listeleri
**Görev listeleri yavaşsa:**
1. Sayfalamayı kullanın (varsa)
2. Görünür görevleri azaltmak için filtre uygulayın
3. Kaydırmak yerine belirli görevleri arayın
### Gantt Şeması Performansı
Çok görevli Gantt şemaları yavaş olabilir:
1. **İlgili zaman dilimine yakınlaştırın**
- Tüm proje zaman çizelgesini görüntülemeyin
- Mevcut döneme odaklanın
2. **Görünür görevleri filtreleyin**
- Yalnızca ilgili görevleri gösterin
- Tamamlanan görevleri gizleyin
3. **Zaman çizelgesi aralığını azaltın**
- Daha kısa tarih aralıkları daha hızlı oluşturulur
## Tarayıcıya Özgü Sorunlar
### Chrome Performansı
1. **Önbelleği temizleyin**
- Menü > Ayarlar > Gizlilik > Tarama verilerini temizle
2. **Eklentileri kontrol edin**
- Menü > Uzantılar
- Gereksiz eklentileri devre dışı bırakın
3. **Chrome'u sıfırlayın** (son çare)
- Ayarlar > Sıfırla ve temizle
### Firefox Performansı
1. **Firefox'u yenileyin**
- Menü > Yardım > Sorun Giderme Bilgileri
- "Firefox'u Yenile"ye tıklayın
2. **Donanım hızlandırmayı devre dışı bırakın**
- Ayarlar > Genel > Performans
- "Donanım hızlandırma kullan" seçeneğini kaldırın
### Safari Performansı
1. **Web sitesi verilerini temizleyin**
- Tercihler > Gizlilik > Web Sitesi Verilerini Yönet
2. **Safari'yi sıfırlayın** (son çare)
- Safari > Geçmişi Temizle
### Edge Performansı
1. **Tarama verilerini temizleyin**
- Ayarlar > Gizlilik > Temizlenecekleri seçin
2. **Edge ayarlarını sıfırlayın**
- Ayarlar > Ayarları sıfırla
## Bellek Sorunları
### Bellek Sorunlarının İşaretleri
- Tarayıcı zamanla ağırlaşıyor
- "Sayfa Yanıt Vermiyor" hataları
- Sistem yavaşlaması
### Çözümler
1. **Diğer sekmeleri kapatın**
- Her sekme bellek kullanır
- Yalnızca gerekli sekmeleri açık tutun
2. **Tarayıcıyı yeniden başlatın**
- Tüm sekmeleri kapatır ve belleği boşaltır
- Gerekli sekmeleri yeniden açın
3. **Diğer uygulamaları kapatın**
- Sistem belleğini boşaltın
- Özellikle kaynak yoğun uygulamalar
4. **Cihazınızı yeniden başlatın**
- Tüm belleği temizler
- Yeni başlangıç genellikle yardımcı olur
## Ağla İlgili Performans
### Yavaş İnternet Bağlantısı
**Bağlantınızı test edin:**
1. Hız testi yapın (fast.com veya speedtest.net)
2. Beklenen hızınızla karşılaştırın
3. Önemli ölçüde yavaşsa İSS'nizle iletişime geçin
**Minimum gereksinimler:**
- İndirme: 5 Mbps veya üzeri önerilir
- Gecikme: En iyi deneyim için 100ms altı
### Kararsız Bağlantı
**Belirtiler:**
- Aralıklı yükleme
- Rastgele bağlantı kesintileri
- İşlemler kaydedilmiyor
**Çözümler:**
1. WiFi router'a yaklaşın
2. Mümkünse kablolu bağlantı kullanın
3. Router/modemi yeniden başlatın
4. Ağ parazitlerini kontrol edin
### VPN Etkisi
VPN'ler bağlantıları yavaşlatabilir:
1. VPN'i geçici olarak devre dışı bırakmayı deneyin
2. Daha yakın VPN sunucusuna bağlanın
3. Varsa split tunneling kullanın
### Kurumsal Ağ Sorunları
Kurumsal ağdaysanız:
1. Güvenlik duvarı kuralları hakkında BT ile kontrol edin
2. YAPL alan adlarının beyaz listede olduğunu doğrulayın
3. Ağ kısıtlama politikalarını sorun
## Özelliğe Özgü Performans
### Kontrol Paneli Yavaş Yükleniyor
1. Kontrol paneli birden fazla veri kaynağı yükler
2. Girişten sonraki ilk yükleme daha yavaş
3. Sonraki yüklemeler önbellek verilerini kullanır
### Kanban Panosu Yavaş
Çok kartla:
1. Durum filtreleri kullanın
2. Tamamlanan görevleri arşivleyin
3. Görünür sütunları sınırlayın
### Kaynak Yönetimi Yavaş
Çok kaynakla:
1. Kaydırmak yerine arama kullanın
2. Filtre uygulayın
3. Daha küçük kaynak gruplarıyla çalışın
## Cihaz Performansı
### Mobil Performans
Mobil cihazlar daha yavaş olabilir:
1. Arka plan uygulamalarını kapatın
2. En son iOS/Android sürümünü kullanın
3. Uygulama önbelleğini temizleyin
4. Cihazı periyodik olarak yeniden başlatın
### Eski Cihazlar
Eski donanımda:
1. Daha basit bir tarayıcı kullanın
2. Daha az sekme açık tutun
3. Diğer ağır uygulamaları çalıştırmayın
4. Cihaz yükseltmeyi düşünün
### Düşük Bellekli Cihazlar
Sınırlı RAM ile:
1. Gereksiz tüm uygulamaları kapatın
2. Tarayıcı bellek tasarrufu özelliklerini kullanın
3. Yalnızca bir YAPL sekmesi açık tutun
4. Yoğun kullanımdan önce cihazı yeniden başlatın
## Tanılama Adımları
### Tarayıcı Konsolunu Kontrol Edin
1. Geliştirici Araçları'nı açın (F12)
2. Konsol sekmesine gidin
3. Hatalara bakın (kırmızı metin)
4. Destek için hata mesajlarını not edin
### Ağ Sekmesini Kontrol Edin
1. Geliştirici Araçları'nı açın (F12)
2. Ağ sekmesine gidin
3. Sayfayı yeniden yükleyin
4. Şunlara bakın:
- Başarısız istekler (kırmızı)
- Yavaş istekler (yüksek ms)
### Gizli Modda Test Edin
1. Gizli/özel pencere açın
2. YAPL'a giriş yapın
3. Performansın daha iyi olup olmadığını test edin
4. Evetse, bir eklenti neden olabilir
## Sunucu Taraflı Performans Sorunları
### Sunucu Sorunlarının İşaretleri
- Herkes yavaşlık yaşıyor
- Belirli özellikler sürekli yavaş
- Sunucu hakkında hata mesajları
### Ne Yapmalı
1. Birkaç dakika bekleyin ve tekrar deneyin
2. Varsa durum sayfasını kontrol edin
3. Daha sonra tekrar deneyin
4. Devam ederse destek ile iletişime geçin
## Optimizasyon En İyi Uygulamaları
### Günlük Alışkanlıklar
1. Kullanılmayan sekmeleri kapatın
2. Haftalık önbellek temizleyin
3. Tarayıcıyı günlük yeniden başlatın
4. Tarayıcıyı güncel tutun
### Proje Organizasyonu
1. Tamamlanan projeleri arşivleyin
2. Görev limitlerini aşmayın
3. Filtreleri etkili kullanın
4. Büyük planları küçüklere bölün
### Hesap Yönetimi
1. Aktif olmayan ekip üyelerini kaldırın
2. Eski verileri düzenli olarak arşivleyin
3. Kullanılmayan kaynakları temizleyin
## Hâlâ Performans Sorunları mı Var?
Bu çözümleri denedikten sonra sorunlar devam ederse:
1. Belirli yavaş özellikleri not edin
2. Günün farklı saatlerinde deneyin
3. Farklı cihaz/ağda test edin
4. Şunlarla birlikte [destek ile iletişime geçin](/contact):
- Tarayıcı ve sürüm
- Cihaz türü
- İnternet hız testi sonuçları
- Yavaş olan belirli özellikler
- Yavaşlığın ne zaman oluştuğu
---
# Senkronizasyon Sorunları (https://yapl.app/tr/docs/troubleshooting/sync-issues)
# Senkronizasyon Sorunları
Verilerin güncellenmemesi, değişikliklerin kaydedilmemesi ve cihazlar arası senkronizasyon sorunları için çözümler.
## YAPL'da Senkronizasyonu Anlama
YAPL verileri otomatik olarak senkronize eder:
- Değişiklikler gerçek zamanlı olarak sunucuya kaydedilir
- Diğer kullanıcılar yenileme yapmadan güncellemeleri görür
- Birden fazla cihaz senkronize kalır
Senkronizasyon başarısız olduğunda, eski veriler veya kayıp değişiklikler görebilirsiniz.
## Değişiklikler Kaydedilmiyor
### Belirtiler
- Değişiklik yapıyorsunuz ama kayboluyor
- Veriler önceki duruma geri dönüyor
- "Kaydetme başarısız" hataları
### Çözümler
1. **İnternet bağlantısını kontrol edin**
- Doğrulamak için başka bir web sitesi açın
- Bağlantı kesilmişse yeniden bağlanın
2. **Sayfayı yenileyin**
- Bekleyen değişiklikleri kaydeder
- Sunucudan en son verileri yükler
3. **Hata mesajlarını kontrol edin**
- Kırmızı bildirimlere bakın
- Belirli hata metnini not edin
4. **Tekrar kaydetmeyi deneyin**
- Kaydet düğmesine tekrar tıklayın
- Onay bekleyin
5. **Tarayıcı önbelleğini temizleyin**
- Bozuk önbellek verilerini düzeltebilir
- Yeniden yükleyin ve tekrar deneyin
### Veri Kaybını Önleme
- Kaydetme onaylarını bekleyin
- Kaydetme sırasında tarayıcıyı kapatmayın
- Stabil internet bağlantısını koruyun
- Uzun oturumlarda periyodik olarak yenileyin
## Veriler Güncellenmiyor
### Belirtiler
- Diğer kullanıcıların değişiklikleri görünmüyor
- Eski veriler gösteriliyor
- Güncellemeleri görmek için manuel yenileme gerekiyor
### Çözümler
1. **Sayfayı yenileyin**
- Sunucudan yeniden yüklemeye zorlar
- En son verileri alır
2. **Gerçek zamanlı bağlantıyı kontrol edin**
- Bağlantı göstergesine bakın
- Bağlantı kesilmişse yeniden bağlanın
3. **Çıkış yapın ve tekrar giriş yapın**
- Bağlantıyı yeniden kurar
- Yerel durumu temizler
4. **Tarayıcı önbelleğini temizleyin**
- Eski önbellek verilerini kaldırır
- Sunucudan yeni yükleme
## Çoklu Cihaz Senkronizasyon Sorunları
### Belirtiler
- Farklı cihazlarda farklı veriler
- Bir cihazdaki değişiklikler diğerinde görünmüyor
- Çelişkili bilgiler
### Çözümler
1. **Tüm cihazlarda yenileyin**
- Her yerde en son verileri sağlar
- Değişiklik yaptıktan sonra bunu yapın
2. **Tüm cihazlarda interneti kontrol edin**
- Her ikisinin de çalışan bağlantıya ihtiyacı var
- Mobil veri daha yavaş olabilir
3. **Eşzamanlı düzenlemeden kaçının**
- Aynı öğeleri aynı anda bir cihazda düzenleyin
- Bir cihazdaki değişiklikler diğerinde düzenlemeden önce senkronize olmalı
### Çoklu Cihaz En İyi Uygulamaları
- Çalışmaya başlamadan önce yenileyin
- Cihaz değiştirmeden önce düzenlemeleri tamamlayın
- Senkronizasyon onayını bekleyin
- Aynı içeriği eşzamanlı düzenlemeyin
## Çakışma Çözümü
### Çakışmalar Nedir?
Çakışmalar şu durumlarda oluşur:
- İki kişi aynı öğeyi eşzamanlı düzenler
- Çevrimdışı düzenler ve sonra senkronize olur
- Kaydetme sırasında ağ sorunları
### YAPL Çakışmaları Nasıl Ele Alır
- Son kaydetme genellikle kazanır
- Bazı çakışmalar uyarı gösterebilir
- Manuel çözüm gerekebilir
### Çakışmaları Önleme
1. **Ekiple iletişim kurun**
- Neyi düzenlediğinizi başkalarına bildirin
- Paylaşılan öğelerde koordine olun
2. **Düzenlemeden önce yenileyin**
- Önce en son sürümü alın
- Çakışma şansını azaltır
3. **Sık sık kaydedin**
- Daha küçük değişiklikler = daha az çakışma
- Diğerleri güncellemeleri daha erken görür
## Çevrimdışı Davranış
### Planlar için Tam Çevrimdışı Destek
YAPL planlar için **tam çevrimdışı düzenleme** desteği sunar:
- **Tüm düzenleme çalışır** - Görevler, bağımlılıklar, ilerleme, takvim
- **Otomatik kaydetme etkin** - Değişiklikler cihaza her 500ms'de kaydedilir
- **Kritik yol çalışır** - KYY hesaplamaları yerel olarak çalışır
- **Geri Al/Yinele mevcut** - Tam geçmiş korunur
**Gereksinim:** Önce planı çevrimiçiyken yükleyin ve taslak oluşturun.
### Beklenmedik Şekilde Çevrimdışı Kalma
Bir plan düzenlerken bağlantıyı kaybederseniz:
1. **Normal çalışmaya devam edin** - Arayüzde hiçbir şey değişmez
2. **Değişiklikler otomatik kaydedilir** - Cihazınıza her 500ms'de kaydedilir
3. **KYY hesaplamaya devam eder** - Tarayıcınızda yerel olarak çalışır
4. **Veri kaybı yok** - Çökmede maksimum 500ms'lik çalışma kaybedilebilir
### Tekrar Çevrimiçi Olma
Bağlantı geri döndüğünde:
1. **Taslağınızı inceleyin** - Değişikliklerinizin doğru göründüğünü kontrol edin
2. **Yayınla'ya tıklayın** - Değişiklikleri buluta senkronize edin
3. **Onay bekleyin** - Yayınlamanın başarılı olduğundan emin olun
4. **Takım güncellemeleri görür** - Diğerleri artık değişikliklerinizi görebilir
### Çevrimdışı Çalışmayan Özellikler
| İşlem | Neden |
|-------|-------|
| İlk kez plan açma | Veriler bulutta saklanır |
| Yeni plan oluşturma | Sunucu kimlik bilgisi oluşturur |
| Taslak yayınlama | Veritabanına yazar |
| Farklı sürümleri yükleme | Sunucudan alınır |
| Gerçek zamanlı güncellemeler | Bağlantı gerektirir |
Detaylı bilgi için [Çevrimdışı Düzenleme Kılavuzu](/tr/docs/user-guides/plans/offline-editing)'na bakın.
## Tarayıcıya Özgü Senkronizasyon Sorunları
### Chrome
1. Site verilerinin engellenip engellenmediğini kontrol edin
- Ayarlar > Gizlilik > Site Ayarları
- YAPL'ın veri depolayabildiğinden emin olun
2. Veri tasarrufunu devre dışı bırakın
- Senkronizasyonu etkileyebilir
### Safari
1. Siteler arası izleme ayarlarını kontrol edin
- Gerekli bağlantıları engelleyebilir
2. YAPL için içerik engelleyicileri devre dışı bırakın
### Firefox
1. Gelişmiş İzleme Koruması'nı kontrol edin
- Senkronizasyon özelliklerini engelleyebilir
- YAPL için istisna ekleyin
## Gerçek Zamanlı Güncellemeler Çalışmıyor
### Belirtiler
- Başkalarının değişikliklerini gerçek zamanlı görmüyorsunuz
- Güncellemeleri görmek için yenileme gerekiyor
- Canlı işbirliği hissi yok
### Nedenler
1. **WebSocket bağlantısı başarısız**
- Güvenlik duvarı WebSocket'leri engelliyor olabilir
- Kurumsal ağ kısıtlamaları
2. **Tarayıcı uyumluluğu**
- Eski tarayıcılar gerçek zamanı desteklemeyebilir
- En son sürüme güncelleyin
3. **Ağ kısıtlamaları**
- Bazı ağlar WebSocket'i engelliyor
- Farklı ağ deneyin
### Çözümler
1. **Güvenlik duvarı ayarlarını kontrol edin**
- WebSocket bağlantılarına izin verin
- Kurumsal ağsa BT ile iletişime geçin
2. **Tarayıcıyı güncelleyin**
- En yeni tarayıcılar daha iyi destek sunar
3. **Farklı ağ deneyin**
- Mobil veri veya ev ağında test edin
## Bildirim Senkronizasyon Sorunları
### Bildirimler Gelmiyor
1. YAPL'da bildirim ayarlarını kontrol edin
2. Tarayıcı bildirim izinlerini kontrol edin
3. Giriş yaptığınızdan emin olun
4. Sayfayı yenileyin
### Gecikmeli Bildirimler
- Ağ gecikmesi gecikmelere neden olabilir
- Sunucu yükü teslimini etkileyebilir
- Yakalamak için yenileyin
## Sorun Giderme Adımları
### Adım 1: Bağlantıyı Doğrulayın
1. İnternet bağlantısını kontrol edin
2. Başka bir web sitesi yüklemeyi deneyin
3. Gerekirse router'ı yeniden başlatın
### Adım 2: Yenileyin ve Tekrar Deneyin
1. Sayfayı yenileyin (Ctrl+R)
2. İşlemi tekrar deneyin
3. Onay bekleyin
### Adım 3: Önbelleği Temizleyin
1. Tarayıcı önbelleğini temizleyin
2. YAPL için site verilerini temizleyin
3. Yenileyin ve tekrar giriş yapın
### Adım 4: Farklı Tarayıcı Test Edin
1. Gizli modu deneyin
2. Farklı tarayıcı deneyin
3. Tarayıcıya özgü olup olmadığını belirleyin
### Adım 5: Cihazı Kontrol Edin
1. Farklı cihaz deneyin
2. Farklı ağ deneyin
3. Cihaza özgü olup olmadığını belirleyin
## Veri Kurtarma
### Kayıp Değişiklikler
Değişiklikler kaybolduysa:
1. Hafızanızdan yeniden oluşturup oluşturamayacağınızı kontrol edin
2. Ekip üyelerine değişikliklerinizi görüp görmediklerini sorun
3. Son kaydedilen sürüm için aktivite günlüğünü kontrol edin
4. Veri kurtarma yardımı için destek ile iletişime geçin
### Bozuk Veriler
Veriler bozuk görünüyorsa:
1. Başka değişiklik yapmayın
2. Ekran görüntüleri alın
3. Hemen destek ile iletişime geçin
4. Tavsiye edilene kadar önbelleği temizlemeyin
## Önleme En İyi Uygulamaları
### Güvenilir Senkronizasyon İçin
1. **Stabil bağlantıyı koruyun**
- Mümkünse kablolu kullanın
- Ağ değiştirmekten kaçının
2. **Düzenli olarak yenileyin**
- Günün başında
- Uzun süreli ayrılıklardan sonra
- Önemli düzenlemelerden önce
3. **Onayları izleyin**
- Kaydetme onaylarını bekleyin
- Hata mesajlarını kontrol edin
4. **Ekiple koordine olun**
- Paylaşılan düzenlemeler hakkında iletişim kurun
- Eşzamanlı değişikliklerden kaçının
## Hâlâ Senkronizasyon Sorunları mı Var?
Sorunlar devam ederse:
1. Hangi işlemlerin soruna neden olduğunu not edin
2. Tüm verileri mi yoksa belirli öğeleri mi etkilediğini kontrol edin
3. Farklı cihazlarda/tarayıcılarda test edin
4. Şunlarla birlikte [destek ile iletişime geçin](/contact):
- Sorunun açıklaması
- Yeniden oluşturma adımları
- Tarayıcı ve cihaz bilgisi
- Herhangi bir hata mesajı
- Sorunun ekran görüntüsü
---
# Kullanım Kılavuzları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides)
# Kullanım Kılavuzları
YAPL'daki her özellik için detaylı dokümantasyon.
## Temel Özellikler
### Çalışma Alanları
Kuruluşunuzun çalışma alanı ayarlarını, sahiplerini ve yapılandırmasını yönetin. [Daha fazla bilgi →](/docs/user-guides/workspaces)
### Ekipler
Ekipler oluşturun, üyeleri yönetin ve projelere erişimi kontrol edin. [Daha fazla bilgi →](/docs/user-guides/teams)
### Projeler
Tam yaşam döngüsü takibiyle projeler oluşturun ve yönetin. [Daha fazla bilgi →](/docs/user-guides/projects)
## Planlama ve Programlama
### Planlar
Görevler, kilometre taşları ve bağımlılıklarla planlama belgeleri oluşturun. [Daha fazla bilgi →](/docs/user-guides/plans)
### Görevler
Bireysel görevleri, atamaları ve durum takibini yönetin. [Daha fazla bilgi →](/docs/user-guides/tasks)
### Gantt Şemaları
İnteraktif Gantt şemalarıyla proje zaman çizelgelerini ve bağımlılıkları görselleştirin. [Daha fazla bilgi →](/docs/user-guides/gantt)
### Kanban Panoları
Sürükle-bırak Kanban panolarıyla görev ilerlemesini takip edin. [Daha fazla bilgi →](/docs/user-guides/kanban)
## Kaynak Yönetimi
### Kaynaklar
Ekipman, malzeme ve ekip üyesi tahsislerini yönetin. [Daha fazla bilgi →](/docs/user-guides/resources)
## Entegrasyonlar
### Webhook'lar
Slack, Discord, Zapier ve daha fazlası gibi harici servislere anlık olay bildirimleriyle YAPL'ı bağlayın. [Daha fazla bilgi →](/docs/user-guides/webhooks)
## Hesap ve Faturalandırma
### Faturalandırma
Abonelikleri, kullanıcıları ve ödeme yöntemlerini yönetin. [Daha fazla bilgi →](/docs/user-guides/billing)
### Hesap
Kişisel hesap ayarlarınızı ve tercihlerinizi yapılandırın. [Daha fazla bilgi →](/docs/user-guides/account)
---
# Hesap (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/account)
# Hesap Ayarları
YAPL hesap ayarlarınız kişisel bilgilerinizi, güvenliğinizi ve platformla nasıl etkileşim kurduğunuzu kontrol eder. Bu ayarlar çalışma alanı ayarlarından ayrıdır ve tüm çalışma alanlarında kullanıcı hesabınıza uygulanır.
## Hesap ve Çalışma Alanı Ayarlarını Anlama
| Ayar Türü | Kapsam | Kontrol Eder |
|-----------|--------|--------------|
| **Hesap Ayarları** | Kullanıcı hesabınız | Kişisel bilgiler, güvenlik, tercihler |
| **Çalışma Alanı Ayarları** | Belirli çalışma alanı | Kuruluş, faturalandırma, ekipler |
Hesap ayarları, üyesi olduğunuz tüm çalışma alanlarında sizi takip eder.
## Bu Bölümde
### Kişisel Bilgiler
- **[Profil Ayarları](/docs/user-guides/account/profile-settings)** - Adınızı, biyografinizi, iş unvanınızı ve avatarınızı yönetin
### Güvenlik
- **[Güvenlik](/docs/user-guides/account/security)** - Şifre yönetimi ve hesap koruması
### Özelleştirme
- **[Tercihler](/docs/user-guides/account/preferences)** - Dil, tema ve görüntüleme ayarları
- **[Bildirimler](/docs/user-guides/account/notifications)** - E-posta ve push bildirim ayarları
## Hızlı Referans
| Görev | Konum |
|-------|-------|
| Adı güncelle | Ayarlar > Profil |
| Şifre değiştir | Ayarlar > Hesap |
| Dil ayarla | Ayarlar > Tercihler |
| Bildirimleri yapılandır | Ayarlar > Tercihler |
| Avatar yükle | Ayarlar > Profil |
## Hesap Ayarlarına Erişim
1. Kenar çubuğu navigasyonunda **Ayarlar**'a tıklayın
2. Uygun sekmeyi seçin:
- **Profil** - Kişisel bilgiler
- **Hesap** - Güvenlik ayarları
- **Tercihler** - Görüntüleme ve bildirim seçenekleri
## Hesap Bilgileri
Hesabınız şunları içerir:
| Bilgi | Açıklama |
|-------|----------|
| E-posta | Giriş e-postası (birincil tanımlayıcı) |
| Ad Soyad | YAPL genelinde görünen ad |
| Avatar | Profil fotoğrafı |
| Biyografi | Kişisel açıklama |
| İş Unvanı | Profesyonel rol |
| Telefon | İletişim numarası |
## Çalışma Alanı Üyelikleri
Profil ayarlarınızdan şunları görüntüleyebilirsiniz:
- Üyesi olduğunuz tüm çalışma alanları
- Her çalışma alanındaki rolünüz
- Her çalışma alanına ne zaman katıldığınız
## En İyi Uygulamalar
### Profil Tamlığı
- Kolay tanınma için profil fotoğrafı ekleyin
- Bağlam için iş unvanınızı dahil edin
- İletişim bilgilerini güncel tutun
### Güvenlik
- Güçlü, benzersiz bir şifre kullanın
- Şifreyi düzenli olarak güncelleyin
- E-posta adresinin güncel olduğunu doğrulayın
### Tercihler
- Tercih ettiğiniz dili ayarlayın
- Rahat bir tema seçin
- Gürültüyü azaltmak için bildirimleri yapılandırın
## İlgili Konular
- [Kayıt](/docs/getting-started/registration) - Hesap oluşturma
- [Çalışma Alanı Ayarları](/docs/user-guides/workspaces/workspace-settings) - Kuruluş ayarları
- [Sahipleri Yönetme](/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Çalışma alanı yönetimi
---
# Bildirimler (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/account/notifications)
# Bildirimler
Bildirimler, çalışma alanlarınızdaki önemli aktiviteler hakkında sizi bilgilendirir. YAPL, bunaltılmadan güncel kalmanıza yardımcı olmak için basit bildirim kontrolleri sağlar.
## Bildirim Ayarlarına Erişim
1. Kenar çubuğu navigasyonunda **Ayarlar**'a tıklayın
2. **Tercihler** sekmesini seçin
3. **Bildirimler** bölümünü bulun
## Mevcut Bildirim Kontrolleri
YAPL şu anda iki bildirim ayarı sunar:
| Ayar | Açıklama |
|------|----------|
| **E-posta Bildirimleri** | E-posta yoluyla aktivite güncellemeleri alın |
| **Push Bildirimleri** | Tarayıcı push uyarıları alın |
## E-posta Bildirimleri
### E-posta Bildirimlerini Etkinleştirme
1. **Ayarlar > Tercihler**'e gidin
2. **E-posta Bildirimleri**'ni bulun
3. Etkinleştirmek veya devre dışı bırakmak için anahtarı değiştirin
Etkinleştirildiğinde, şunlar dahil önemli çalışma alanı aktiviteleri için e-posta bildirimleri alırsınız:
- Görev atamaları ve güncellemeleri
- Proje değişiklikleri
- Ekip aktivitesi
- Güvenlik uyarıları
Güvenlikle ilgili bildirimler (şifre değişiklikleri, yeni cihaz girişleri) bu ayardan bağımsız olarak her zaman gönderilir.
### E-posta Teslimi
- E-postalar kayıtlı e-posta adresinize gönderilir
- E-postalar gelmiyorsa spam klasörünüzü kontrol edin
- Güvenilir teslimat için YAPL'ı güvenli gönderenler listenize ekleyin
## Push Bildirimleri
### Push Bildirimlerini Etkinleştirme
1. **Ayarlar > Tercihler**'e gidin
2. **Push Bildirimleri**'ni bulun
3. Etkinleştirmek için anahtarı değiştirin
4. İstendiğinde tarayıcı bildirimlerine izin verin
### Tarayıcı İzni
Push bildirimlerini ilk kez etkinleştirdiğinizde:
1. Tarayıcınız izin isteyecek
2. Push bildirimlerini etkinleştirmek için **İzin Ver**'e tıklayın
3. Bildirimler sistem bildirim alanınızda görünecek
### Tarayıcı İzinlerini Yönetme
Daha önce izni reddettiyseniz veya ayarları değiştirmek istiyorsanız:
**Chrome:**
1. Adres çubuğundaki kilit simgesine tıklayın
2. Bildirimler ayarını bulun
3. İzin Ver olarak değiştirin
**Firefox:**
1. Adres çubuğundaki kilit simgesine tıklayın
2. İzinler bölümünü bulun
3. Bildirimleri etkinleştirin
**Safari:**
1. Safari > Tercihler'e gidin
2. Web Siteleri > Bildirimler'i seçin
3. YAPL için izin verin
Push bildirimleri modern bir tarayıcı gerektirir ve tüm ortamlarda çalışmayabilir. Push bildirimleri mevcut değilse, bunun yerine e-posta bildirimlerine güvenin.
## Bildirim Türleri
Bildirimler etkinleştirildiğinde, şunlar hakkında bilgilendirilirsiniz:
| Aktivite Türü | Açıklama |
|---------------|----------|
| Görev Atamaları | Görevler size atandığında |
| Bahsetmeler | Biri sizi @bahsettiğinde |
| Proje Güncellemeleri | Projelerinizde değişiklikler |
| Ekip Değişiklikleri | Ekip üyeliği güncellemeleri |
| Güvenlik Uyarıları | Hesap güvenliği olayları |
## En İyi Uygulamalar
### Bilgili Kalma
- En az bir bildirim kanalını etkin tutun
- Birden fazla cihazda çalışıyorsanız e-posta bildirimlerini kontrol edin
- Gerçek zamanlı farkındalık için push bildirimlerini etkinleştirin
### Gürültüyü Azaltma
- Çok fazla bildirim alıyorsanız bir kanalı devre dışı bırakmayı düşünün
- Güncel kalmak için bildirimleri periyodik olarak gözden geçirin
- Aktivite kaydı için e-postayı kullanın
## Sorun Giderme
### E-posta Bildirimleri Gelmiyor
1. Ayarlar'da e-posta bildirimlerinin etkin olduğunu doğrulayın
2. Spam/gereksiz klasörünüzü kontrol edin
3. Profil Ayarları'nda e-posta adresinizin doğru olduğunu doğrulayın
4. YAPL e-postalarını güvenli gönderenler listenize ekleyin
### Push Bildirimleri Çalışmıyor
1. Ayarlar'da push bildirimlerinin etkin olduğunu kontrol edin
2. Tarayıcı izninin İzin Ver olarak ayarlandığını doğrulayın
3. Sistem bildirim ayarlarınızı kontrol edin
4. Farklı bir tarayıcı deneyin
5. Tarayıcınızın güncel olduğundan emin olun
### Bildirimler Görünmüyor
1. Sayfayı yenileyin
2. Bildirim ayarlarınızı kontrol edin
3. İlgili öğelere erişiminiz olduğunu doğrulayın
4. Sorunlar devam ederse tarayıcı önbelleğini temizleyin
## İlgili Konular
- [Tercihler](/docs/user-guides/account/preferences) - Görüntüleme ve bölgesel ayarlar
- [Profil Ayarları](/docs/user-guides/account/profile-settings) - Kişisel bilgiler
- [Güvenlik](/docs/user-guides/account/security) - Hesap koruması
---
# Tercihler (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/account/preferences)
# Tercihler
Tercihler, YAPL'ın sizin için nasıl göründüğünü ve davrandığını kontrol eder. Bu ayarlar tüm çalışma alanlarınızda geçerlidir ve deneyiminizi özelleştirmenize yardımcı olur.
## Tercihlere Erişim
1. Kenar çubuğu navigasyonunda **Ayarlar**'a tıklayın
2. **Tercihler** sekmesini seçin
3. Tercihlerinizi görüntüleyin ve değiştirin
## Görüntüleme Ayarları
### Dil
Tercih ettiğiniz arayüz dilini seçin.
| Seçenek | Dil |
|---------|-----|
| English | İngilizce (varsayılan) |
| Türkçe | Türkçe |
**Dil Değiştirme:**
1. **Ayarlar > Tercihler**'e gidin
2. **Dil** ayarını bulun
3. Tercih ettiğiniz dili seçin
4. Arayüz hemen güncellenir
Dil tercihi yalnızca arayüzü etkiler. Kullanıcılar tarafından oluşturulan içerik (proje adları, açıklamalar) orijinal dilde kalır.
### Tema
Görsel tema tercihinizi seçin.
| Seçenek | Açıklama |
|---------|----------|
| Açık | Parlak arka plan, koyu metin |
| Koyu | Koyu arka plan, açık metin |
| Sistem | Cihaz ayarınızı takip eder |
**Tema Ayarlama:**
1. **Ayarlar > Tercihler**'e gidin
2. **Tema** ayarını bulun
3. Tercihinizi seçin
4. Tema hemen uygulanır
**Tema Avantajları:**
| Tema | En Uygun |
|------|----------|
| Açık | İyi aydınlatılmış ortamlar, gündüz |
| Koyu | Düşük ışık, göz yorgunluğunu azaltma |
| Sistem | Cihaza göre otomatik geçiş |
## Bölgesel Ayarlar
### Tarih Formatı
YAPL genelinde tarihlerin nasıl görüneceğini yapılandırın.
| Format | Örnek |
|--------|-------|
| AA/GG/YYYY | 12/31/2025 |
| GG/AA/YYYY | 31/12/2025 |
| YYYY-AA-GG | 2025-12-31 |
### Saat Formatı
Tercih ettiğiniz saat görünümünü seçin.
| Format | Örnek |
|--------|-------|
| 12 saat | 2:30 PM |
| 24 saat | 14:30 |
### Haftanın İlk Günü
Takvim görünümlerinde haftanızın hangi gün başlayacağını ayarlayın.
| Seçenek | Açıklama |
|---------|----------|
| Pazar | Hafta Pazar günü başlar |
| Pazartesi | Hafta Pazartesi günü başlar |
### Sayı Formatı
Maliyetler ve miktarlar için sayı görünümünü yapılandırın.
| Format | Örnek |
|--------|-------|
| ABD Formatı | 1,000.00 |
| AB Formatı | 1.000,00 |
| Boşluk Formatı | 1 000.00 |
Bu ayarlar şunları etkiler:
- Proje zaman çizelgeleri
- Görev bitiş tarihleri
- Aktivite zaman damgaları
- Takvim görünümleri
- Maliyet gösterimleri
## Bildirim Tercihleri
Tercihler bölümünde bildirimleri nasıl alacağınızı yapılandırın.
| Ayar | Açıklama |
|------|----------|
| E-posta Bildirimleri | E-posta güncellemeleri almayı açın/kapatın |
| Push Bildirimleri | Tarayıcı push uyarılarını almayı açın/kapatın |
Detaylı bildirim ayarları için [Bildirimler](/docs/user-guides/account/notifications) sayfasına bakın.
## Tercihleri Kaydetme
### Otomatik Kaydetme
Çoğu tercih değiştirildiğinde otomatik olarak kaydedilir. Değişiklikler kaydedildiğinde kısa bir onay göreceksiniz.
### Cihazlar Arası Senkronizasyon
Tercihler hesabınızla senkronize olur ve şunlarda uygulanır:
- Tüm tarayıcılar
- Tüm cihazlar
- Yeni oturumlar
## En İyi Uygulamalar
### Kişiselleştirme
- Dili ana dilinize ayarlayın
- Çalışma ortamınıza göre tema seçin
- Tarih formatını bölgesel kurallarınıza uygun ayarlayın
### Tutarlılık
- Tüm iş cihazlarında aynı ayarları kullanın
- Tarih formatını ekip kurallarıyla uyumlu hale getirin
- Bölgesel ayarları konumunuzla eşleştirin
## Sorun Giderme
### Tercihler Kaydedilmiyor
- İnternet bağlantısını kontrol edin
- Sayfayı yenileyin
- Farklı bir tarayıcı deneyin
- Tarayıcı önbelleğini temizleyin
### Tema Uygulanmıyor
- Sayfayı yenileyin
- Stilleri geçersiz kılabilecek tarayıcı eklentilerini kontrol edin
- Sistem temasını doğrulayın (Sistem seçeneği kullanılıyorsa)
- Farklı bir tema seçeneği deneyin
### Dil Değişmiyor
- Sayfayı yenileyin
- Tarayıcı önbelleğini temizleyin
- Çıkış yapın ve tekrar giriş yapın
- Tarayıcı dil ayarlarını kontrol edin
## İlgili Konular
- [Profil Ayarları](/docs/user-guides/account/profile-settings) - Kişisel bilgiler
- [Bildirimler](/docs/user-guides/account/notifications) - Uyarı ayarları
- [Güvenlik](/docs/user-guides/account/security) - Hesap koruması
---
# Profil Ayarları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/account/profile-settings)
# Profil Ayarları
Profil ayarlarınız YAPL genelinde sizi tanımlayan kişisel bilgileri içerir. Bu bilgiler çalışma alanlarınızdaki diğer üyelere görünür.
## Profil Ayarlarına Erişim
1. Kenar çubuğu navigasyonunda **Ayarlar**'a tıklayın
2. **Profil** sekmesini seçin
3. Kişisel bilgilerinizi görüntüleyin ve düzenleyin
## Kişisel Bilgiler
### Ad Soyad
YAPL genelinde gösterilen görünen adınız.
| Özellik | Detaylar |
|---------|----------|
| Alan | Ad Soyad |
| Zorunlu | Evet |
| Uzunluk | 1-100 karakter |
| Görünürlük | Tüm çalışma alanı üyeleri |
Adınız şuralarda görünür:
- Ekip üyesi listeleri
- Aktivite günlükleri
- Görev atamaları
- Yorumlar ve bahsetmeler
- E-posta bildirimleri
### E-posta Adresi
Birincil hesap tanımlayıcınız ve giriş bilginiz.
| Özellik | Detaylar |
|---------|----------|
| Alan | E-posta |
| Zorunlu | Evet |
| Düzenlenebilir | Sınırlı |
| Kullanım | Giriş, bildirimler, kurtarma |
E-posta adresinizi değiştirmek için destek ile iletişime geçin. E-posta değişiklikleri güvenlik için doğrulama gerektirir.
### Biyografi
Kendiniz hakkında kısa bir açıklama.
| Özellik | Detaylar |
|---------|----------|
| Alan | Biyografi |
| Zorunlu | Hayır |
| Uzunluk | 500 karaktere kadar |
| Görünürlük | Çalışma alanı üyeleri |
Biyografinizi şunları paylaşmak için kullanın:
- Profesyonel geçmiş
- Uzmanlık alanları
- Mevcut odak veya rol
### İş Unvanı
Profesyonel rolünüz veya pozisyonunuz.
| Özellik | Detaylar |
|---------|----------|
| Alan | İş Unvanı |
| Zorunlu | Hayır |
| Uzunluk | 100 karaktere kadar |
| Görünürlük | Çalışma alanı üyeleri |
Örnekler:
- Proje Yöneticisi
- Şantiye Şefi
- Operasyon Direktörü
- Ekip Lideri
### Telefon Numarası
İletişim telefon numarası.
| Özellik | Detaylar |
|---------|----------|
| Alan | Telefon |
| Zorunlu | Hayır |
| Format | Uluslararası format (E.164) |
| Görünürlük | Çalışma alanı üyeleri |
Telefon numaralarını uluslararası formatta girin:
- `+1 555 123 4567` (ABD)
- `+90 555 123 4567` (Türkiye)
- `+44 20 1234 5678` (İngiltere)
## Profil Fotoğrafı
### Avatar
YAPL genelinde gösterilen profil fotoğrafınız.
| Özellik | Detaylar |
|---------|----------|
| Formatlar | JPG, PNG, GIF |
| Maks. boyut | Sisteme göre değişir |
| Görüntü | Dairesel kırpma |
### Avatar Yükleme
1. **Ayarlar > Profil**'e gidin
2. Mevcut avatarınıza (veya yer tutucuya) tıklayın
3. Bir görsel dosyası seçin
4. Gerekirse kırpmayı ayarlayın
5. Değişiklikleri kaydedin
### Avatar İpuçları
- Net, tanınabilir bir fotoğraf kullanın
- Yüzünüz görünür olmalı
- İyi aydınlatma önerilir
- Profesyonel görünüm tercih edilir
### Avatar Kaldırma
1. **Ayarlar > Profil**'e gidin
2. Avatarınıza tıklayın
3. **Kaldır**'ı seçin veya yenisini yükleyin
## Çalışma Alanı Üyelikleri
Çalışma alanları genelinde üyeliğinizi görüntüleyin:
### Üyelik Bilgileri
| Alan | Açıklama |
|------|----------|
| Çalışma Alanı Adı | Çalışma alanının adı |
| Rolünüz | Sahip, Yönetici, Lider, Üye |
| Katılım Tarihi | Ne zaman katıldığınız |
### Üyelikleri Görüntüleme
1. **Ayarlar > Profil**'e gidin
2. **Çalışma Alanı Üyelikleri** bölümüne kaydırın
3. Tüm çalışma alanlarının listesini görüntüleyin
### Üyelik İşlemleri
Bu görünümden şunları görebilirsiniz:
- Ait olduğunuz tüm çalışma alanları
- Her birindeki rolünüz
- Her çalışma alanına hızlı erişim
## Başlangıç İlerlemesi
Başlangıç sürecini tamamlamadıysanız:
### İlerleme Takibi
Profiliniz başlangıç tamamlanmasını takip eder:
- Profil kurulumu
- Kuruluş yapılandırması
- Abonelik seçimi
- Ekip daveti
### Başlangıcı Tamamlama
1. Başlangıç uyarılarına bakın
2. Kalan adımları tamamlayın
3. İlerleme otomatik kaydedilir
## Değişiklikleri Kaydetme
### Nasıl Kaydedilir
1. Değişikliklerinizi yapın
2. **Değişiklikleri Kaydet** veya **Profili Güncelle**'ye tıklayın
3. Onayı bekleyin
4. Değişiklikler hemen uygulanır
### Doğrulama
Sistem şunları doğrular:
- Zorunlu alanlar dolduruldu
- Alan uzunlukları sağlandı
- Telefon formatı doğru
- Görsel formatı destekleniyor
## Profil Görünürlüğü
### Profilinizi Kim Görebilir
| Bilgi | Görünürlük |
|-------|------------|
| Ad | Tüm çalışma alanı üyeleri |
| Avatar | Tüm çalışma alanı üyeleri |
| E-posta | Çalışma alanı sahipleri ve yöneticileri |
| Biyografi | Tüm çalışma alanı üyeleri |
| İş Unvanı | Tüm çalışma alanı üyeleri |
| Telefon | Çalışma alanı ayarlarına bağlı |
### Gizlilik Notları
- Profil çalışma alanlarınız içinde görünür
- Herkese açık değil
- E-posta genel görünümden korunur
## En İyi Uygulamalar
### Profesyonel Profil
- Tanınma için gerçek adınızı kullanın
- Profesyonel bir fotoğraf ekleyin
- İlgili iş unvanını dahil edin
- Bilgileri güncel tutun
### Düzenli Güncellemeler
- Roller değiştiğinde güncelleyin
- Avatarı periyodik olarak yenileyin
- İletişim bilgilerini güncel tutun
## Sorun Giderme
### Değişiklikler Kaydedilemiyor
- Tüm zorunlu alanları kontrol edin
- Alan uzunluklarını doğrulayın
- Telefon formatının geçerli olduğundan emin olun
- Sayfayı yenilemeyi deneyin
### Avatar Yüklenmiyor
- Dosya formatını kontrol edin (JPG, PNG, GIF)
- Çok büyükse dosya boyutunu azaltın
- Farklı bir tarayıcı deneyin
- Tarayıcı önbelleğini temizleyin
### E-posta Güncellenmiyor
- E-posta değişiklikleri destek yardımı gerektirir
- E-posta değişiklikleri için destek ile iletişime geçin
- Güvenlik için doğrulama gerekli
## İlgili Konular
- [Hesap Güvenliği](/docs/user-guides/account/security) - Şifre ve güvenlik
- [Tercihler](/docs/user-guides/account/preferences) - Görüntüleme ayarları
- [Bildirimler](/docs/user-guides/account/notifications) - Uyarı tercihleri
---
# Güvenlik (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/account/security)
# Hesap Güvenliği
YAPL hesabınızı güçlü şifreler ve güvenli kimlik doğrulama uygulamalarıyla koruyun. Bu kılavuz şifre yönetimi, hesap doğrulama ve güvenlik en iyi uygulamalarını kapsar.
## Güvenlik Ayarlarına Erişim
1. Kenar çubuğu navigasyonunda **Ayarlar**'a tıklayın
2. **Hesap** sekmesini seçin
3. Güvenlik seçeneklerini bulun
## Şifre Yönetimi
### Şifre Gereksinimleri
YAPL şifrelerin şunları içermesini gerektirir:
| Gereksinim | Detaylar |
|------------|----------|
| Minimum uzunluk | 8 karakter |
| Büyük harf | En az 1 büyük harf |
| Rakam | En az 1 rakam |
| Özel karakterler | Önerilir |
### Şifrenizi Değiştirme
Şifre değişiklikleri e-posta yoluyla güvenli şekilde gerçekleştirilir:
1. **Ayarlar > Hesap**'a gidin
2. **Şifre** bölümünü bulun
3. **Şifre Sıfırla**'ya tıklayın
4. E-postanızı şifre sıfırlama bağlantısı için kontrol edin
5. E-postadaki bağlantıya tıklayın
6. Yeni şifrenizi girin
7. Yeni şifrenizi onaylayın
8. Şifreniz güncellendi
Güvenlik için şifre değişiklikleri e-posta doğrulaması gerektirir. Sıfırlama bağlantısı almadan uygulamada doğrudan şifrenizi değiştiremezsiniz.
### Şifre İpuçları
**Yapın:**
- En az 12 karakter kullanın
- Büyük ve küçük harfleri karıştırın
- Rakamlar ve semboller ekleyin
- YAPL için benzersiz şifreler kullanın
- Şifre yöneticisi kullanmayı düşünün
**Yapmayın:**
- Diğer sitelerden şifreleri yeniden kullanmayın
- Kişisel bilgiler kullanmayın (doğum günleri, isimler)
- Şifrenizi paylaşmayın
- Şifreleri düz metin olarak yazmayın
- Yaygın desenler kullanmayın (123456, password)
## E-posta Doğrulama
E-posta doğrulama, hesap kaydı sırasında otomatik olarak gerçekleştirilir. Kaydolduğunuzda:
1. Kayıtlı adresinize bir doğrulama e-postası gönderilir
2. Doğrulamak için e-postadaki bağlantıya tıklayın
3. Hesabınız etkinleştirilir
Kayıt sırasında doğrulama e-postası almadıysanız, spam klasörünüzü kontrol edin veya yardım için destek ile iletişime geçin.
## Hesap Kurtarma
### Şifremi Unuttum
Şifrenizi unuttuysanız:
1. Giriş sayfasına gidin
2. **Şifremi Unuttum**'a tıklayın
3. E-posta adresinizi girin
4. E-postanızı sıfırlama bağlantısı için kontrol edin
5. Bağlantıya tıklayın
6. Yeni şifrenizi girin
7. Yeni şifrenizle giriş yapın
### Kurtarma E-postası
E-postanızın şunlara sahip olduğundan emin olun:
- Güncel ve erişilebilir
- Doğrulanmış
- Düzenli olarak kontrol edilen
### Kurtarma Sorunları
Hesabınıza erişemiyorsanız:
1. Sıfırlama e-postası için spam klasörünü kontrol edin
2. Doğru e-postayı kullandığınızı doğrulayın
3. E-posta teslimi için birkaç dakika bekleyin
4. Sorunlar devam ederse destek ile iletişime geçin
## Oturum Yönetimi
### Aktif Oturumlar
Hesabınızda şunlar arasında birden fazla aktif oturum olabilir:
- Farklı tarayıcılar
- Birden fazla cihaz
- Çeşitli konumlar
### Oturum Güvenliği
En iyi uygulamalar:
- Paylaşılan bilgisayarlardan çıkış yapın
- Aktif oturumları periyodik olarak gözden geçirin
- Şüpheli oturumları iptal edin
### Çıkış Yapma
Çıkış yapmak için:
1. Profil avatarınıza tıklayın
2. **Çıkış Yap**'ı seçin
3. Oturum hemen sona erer
Her yerden çıkış yapmak için:
1. **Ayarlar > Hesap**'a gidin
2. **Oturumlar** bölümünü bulun (varsa)
3. **Tüm Oturumları Kapat**'a tıklayın
## Güvenlik En İyi Uygulamaları
### Hesap Koruması
| Uygulama | Açıklama |
|----------|----------|
| Benzersiz şifre | Diğer sitelerden yeniden kullanmayın |
| Düzenli güncellemeler | Şifreyi periyodik olarak değiştirin |
| Güvenli e-posta | E-posta hesabınızı da koruyun |
| Cihaz güvenliği | Cihazlarınızı kilitleyin |
| Tarayıcı güvenliği | Güncel tarayıcılar kullanın |
### Tehditleri Tanıma
**Kimlik Avı E-postaları:**
- Gönderen adresini dikkatli kontrol edin
- Şüpheli bağlantılara tıklamayın
- YAPL e-posta yoluyla şifre istemez
- Şüpheli e-postaları bildirin
**Sosyal Mühendislik:**
- YAPL desteği şifre istemez
- Talepleri resmi kanallardan doğrulayın
- Acil taleplere karşı dikkatli olun
### Hesap Ele Geçirildiyse Ne Yapmalı
Hesabınızın ele geçirildiğinden şüpheleniyorsanız:
1. **Şifreyi hemen değiştirin**
2. **Tüm oturumları kapatın**
3. **Hesap aktivitesini kontrol edin**
4. **Çalışma alanı erişimini gözden geçirin**
5. Gerekirse **destek ile iletişime geçin**
## Hesap Verileri
### Verileriniz
Hesabınız şunları depolar:
- Kişisel bilgiler (profil)
- Kimlik doğrulama bilgileri (hashlenmiş)
- Tercihler ve ayarlar
- Aktivite geçmişi
### Veri Koruması
YAPL verilerinizi şunlarla korur:
- Şifrelenmiş şifreler (asla düz metin olarak saklanmaz)
- Güvenli bağlantılar (HTTPS)
- Erişim kontrolleri
- Düzenli güvenlik denetimleri
## Hesap Silme
### Silmeden Önce Dikkat Edilecekler
Silme istemeden önce şunları düşünün:
- Tüm verileriniz kaldırılacak
- Tüm çalışma alanlarına erişiminizi kaybedeceksiniz
- İşlem geri alınamaz
- Sahipseniz sahipliği devredin
### Silme Talep Etme
Hesabınızı silmek için:
1. Destek ile iletişime geçin
2. Kimliğinizi doğrulayın
3. Silme talebini onaylayın
4. Hesap kaldırılmak üzere planlanır
Hesap silme kalıcıdır ve geri alınamaz. Aktivite geçmişi dahil tüm verileriniz kalıcı olarak kaldırılacaktır.
## Destek Erişimi
### Destek ile Ne Zaman İletişime Geçilmeli
Şunlar için destek ile iletişime geçin:
- Hesap kilitleme sorunları
- E-posta değişikliği talepleri
- Güvenlik endişeleri
- Şüpheli aktivite raporları
- Hesap kurtarma yardımı
### Güvenlik İletişimi
Güvenlikle ilgili sorunlar için:
- Resmi destek kanallarını kullanın
- İlgili detayları ekleyin
- Taleplerde şifre paylaşmayın
- Doğrulama taleplerine yanıt verin
## Sorun Giderme
### Şifre Değiştirilemıyor
- Mevcut şifrenin doğru olduğunu doğrulayın
- Yeni şifrenin gereksinimleri karşıladığını kontrol edin
- Şifrelerin eşleştiğinden emin olun
- Sayfayı yenilemeyi deneyin
### Sıfırlama E-postası Gelmiyor
- Spam/gereksiz klasörünü kontrol edin
- E-posta adresinin doğru olduğunu doğrulayın
- Birkaç dakika bekleyin
- Yeni sıfırlama bağlantısı isteyin
- Devam ederse destek ile iletişime geçin
### Hesap Kilitlendi
Hesabınız kilitlendiyse:
1. Kilitleme süresini bekleyin (varsa)
2. Şifre sıfırlama kullanın
3. Hemen yardım için destek ile iletişime geçin
## İlgili Konular
- [Profil Ayarları](/docs/user-guides/account/profile-settings) - Kişisel bilgiler
- [Tercihler](/docs/user-guides/account/preferences) - Görüntüleme ayarları
- [Kayıt](/docs/getting-started/registration) - Hesap oluşturma
---
# Yetkinlikler ve Güvenlik (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/ai-agents/capabilities-and-security)
# Yetkinlikler ve Güvenlik
Bağlayıcı tek bir değişmez üzerine kuruludur: **ajanınız sizin gördüğünüzü görür ve sizin adınıza hareket eder.** Her okuma ve yazma, çalışma alanı rolleriniz ve satır düzeyi izinlerinizle kendi hesabınız altında çalışır — bir ajan, kendi girişinizin yapamayacağı hiçbir işlemi yapamaz, göremeyeceği hiçbir veriyi göremez.
## Erişim Nasıl Çalışır
- **Standart OAuth oturum açma.** Bir ajanı bağlamak bir OAuth 2.1 yetkilendirmesi çalıştırır: kendi tarayıcınızda YAPL'da oturum açar ve istemciyi açıkça onaylarsınız. Ajan parolanızı asla görmez.
- **Kısa ömürlü belirteçler.** İstemciler kalıcı anahtarlar değil, onayınıza bağlı süresi dolan belirteçler alır. İstemcinin erişimini kaldırmak erişimi anında keser.
- **İstemci başına onay.** Her ajan istemcisi ayrı ayrı kaydolur ve onaylanır. Claude Desktop'ı bağlamak başka bir araca hiçbir şey vermez; her istemci **Ayarlar > Entegrasyonlar > MCP Bağlantıları** altında kendi kartı olarak görünür.
- **Her istemci, aynı kurallar.** Kayıt açık olduğu için (MCP standardının dinamik istemci kaydı) MCP uyumlu herhangi bir ajan erişim *isteyebilir* — ancak siz bizzat oturum açıp onaylayana kadar yapabileceği tek şey istemektir. Tanınmayan istemciler asla sessizce erişim kazanmaz.
## Ajanlar Neler Yapabilir
[Genel bakıştaki yetkinlik gruplarının](/docs/user-guides/ai-agents/index) tamamı — planları ve metrikleri okumak, açık taslağı düzenlemek, ilerleme ve gerçekleşenleri izlemek, kaynak atamak, sekmenizde gezinmek — her zaman her çalışma alanındaki kendi izinlerinizle sınırlı.
## Ajanlar Asla Neler Yapamaz
Bunlar, hangi istemci olursa olsun ve rolünüz ne olursa olsun ajanlara hiç sunulmaz:
- Hesabınızı, e-postanızı veya parolanızı değiştirmek
- Faturalandırma veya abonelikleri yönetmek
- Çalışma alanı üyelerini ve ekipleri eklemek, çıkarmak veya rollerini değiştirmek
- Plan, proje veya çalışma alanı silmek
Bunlar "sorulup onaylanan" şeyler değildir — bu araçlar bağlayıcıda hiç yoktur.
## Düzenlemenin Etrafındaki Korkuluklar
- **Önce taslak.** Yapısal değişiklikler açık sekmenizdeki yayınlanmamış bir taslağa iner. Yayınlanmış plan yalnızca siz yayınladığınızda değişir.
- **Yayınlama bilinçlidir.** Ajan yalnızca siz söylediğinizde yayınlar ve taslağınızın altında canlı plan değiştiyse normal inceleme/çakışma penceresi devreye girer — ajan çakışmaları kendisi çözmek yerine durup sorar.
- **Düzenleme için plan ekranda olmalı.** Sekmeniz başka bir sayfaya geçtiyse, plan tekrar ekrana gelene kadar taslak düzenlemeleri reddedilir — böylece bakmadığınız bir planda hiçbir şey değişmez. Okumalara her zaman izin verilir.
- **Uygulamayla aynı doğrulama.** Bağımlılık döngüleri, görev limitleri, hiyerarşi kuralları — bir ajan tam olarak sizin reddedileceğiniz yerde, aynı mesajlarla reddedilir.
## Plan Özellikleri ve Katmanlar
Yapay Zeka Ajanları için MCP Bağlayıcısı bir **Professional ve Deneme** özelliğidir. Kontrol, yalnızca bağlanırken değil, çalışma alanının güncel planına karşı **her araç çağrısında** çalışır; yani:
- Basic bir çalışma alanında ajanlar, planı ve yükseltme yolunu belirten bir mesajla her araçta reddedilir.
- Bir çalışma alanı Professional'dan düşürülürse veya deneme süresi biterse, daha önce yetkilendirilmiş ajanlar anında çalışmayı durdurur. Hiçbir yeniden yetkilendirme hilesi bunu aşamaz; yükseltme, yeniden bağlanmaya gerek kalmadan erişimi geri getirir.
- Uygun bir çalışma alanında da tekil araçlar plan özelliklerini yansıtmaya devam eder — örneğin maliyet ve kazanılmış değer araçları ayrıca maliyet takibi içeren bir katman gerektirir.
## Erişimi Kaldırma
**Ayarlar > Entegrasyonlar > MCP Bağlantıları**, onayladığınız her istemciyi bağlantı zamanı ve istemci kimliğiyle listeler. **Erişimi kaldır**, bir istemcinin bağlantısını diğerlerinden bağımsız olarak anında keser. Bir tuhaflıktan şüphelenirseniz önce erişimi kaldırın, sonra yeniden bağlanın — yeniden bağlanmak bir dakika sürer.
---
# Ajanınızı Bağlama (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/ai-agents/connecting-agents)
# Ajanınızı Bağlama
Bağlanmak yaklaşık bir dakika sürer: YAPL'ın bağlayıcı URL'sini ajanınıza eklersiniz, YAPL hesabınızla oturum açarsınız ve erişimi onaylarsınız. API anahtarı yok, YAPL tarafında kurulacak bir şey yok.
## Ön Koşullar
- YAPL çalışma alanınız **Professional veya Deneme planında** olmalı — Yapay Zeka Ajanları için MCP Bağlayıcısı, Basic'e dahil değildir. Kontrol her ajan çağrısında çalışır; çalışma alanı daha sonra plan düşürürse veya deneme süresi biterse, bağlı ajanlar (daha önce yetkilendirilmiş olanlar dahil) plan yeniden yükseltilene kadar anında reddedilir.
- OAuth oturum açmalı uzak MCP sunucularını destekleyen bir ajan (aşağıya bakın).
Bağlayıcı URL'si her ajan için aynıdır:
```
https://mcp.yapl.app/v1/mcp
```
## Claude'u Bağlama
YAPL, Claude'un Bağlayıcı Dizini'nde (Connectors Directory) listelenir; claude.ai'da ve Claude Desktop'ta bağlantıyı bu sayfadan kurarsınız:
1. [Claude'un Bağlayıcı Dizini'nde YAPL](https://claude.ai/directory/connectors/yapl) sayfasını açın ve **Connect**'e tıklayın.
2. Tarayıcınız YAPL oturum açma sayfasını açar. Henüz açık değilse normal YAPL hesabınızla oturum açın.
3. Onay ekranını inceleyin ve onaylayın. Temel profil kimliğinizin paylaşılmasını (ajan istemcisinin kim olduğunuzu bilmesi için) ve istemcinin YAPL'da sizin kullanıcınız olarak işlem yapmasını ister.
4. Claude'a geri döndüğünüzde YAPL araçları görünür. Deneyin: *"Planlarımı listele."*
**Claude Code.** Claude Code'u aynı claude.ai hesabıyla kullanıyorsanız, orada eklediğiniz bağlayıcı zaten kullanılabilir. Aksi halde terminalinizde bir kez şunu çalıştırın ve aynı oturum açma adımlarını tamamlayın:
```
claude mcp add --transport http yapl https://mcp.yapl.app/v1/mcp
```
**Elle ekleme.** YAPL'ı yine de özel bağlayıcı olarak ekleyebilirsiniz (örneğin kuruluşunuz dizini kısıtlıyorsa): claude.ai'da **Settings > Connectors > Add custom connector**'ı açın, yukarıdaki bağlayıcı URL'sini girin ve 2. adımdan devam edin.
**Her Claude yüzeyi için ayrı bağlantı.** claude.ai, Claude Desktop ve Claude Code her biri kendi bağlantısını kaydeder; bu yüzden birden fazla kez bağlanabilir ve daha sonra **Ayarlar > Entegrasyonlar > MCP Bağlantıları** altında birden fazla "Claude" girdisi görebilirsiniz — her karttaki bağlantı zamanı ve istemci kimliği bunları ayırt eder.
## ChatGPT'yi Bağlama
ChatGPT bugün geliştirici modu üzerinden bağlanır (dizin listelemesi süreçte).
1. Geliştirici modunu etkinleştirin: **Ayarlar > Uygulamalar ve Bağlayıcılar > Gelişmiş ayarlar > Geliştirici modu**.
2. Yukarıdaki bağlayıcı URL'siyle bir bağlayıcı oluşturun; ChatGPT, OAuth oturum açmayı başlatır.
3. Aynı Claude'daki gibi YAPL'da oturum açın ve erişimi onaylayın.
4. Bir sohbette oluşturucunun uygulama menüsünden **Yapl**'ı etkinleştirin ve sormaya başlayın.
## Gemini'yi Bağlama
Gemini, YAPL'ı özel uygulama olarak kullanır — Google tarafında bir inceleme veya onay süreci yoktur.
1. Gemini uygulamasında **Ayarlar > Uygulamalar**'ı açın ve yukarıdaki bağlayıcı URL'siyle bir özel uygulama ekleyin.
2. Açılan pencerede YAPL'da oturum açın ve erişimi onaylayın.
3. Planlarınızı göreve dahil etmek için isteminizde **@yapl** olarak bahsedin.
Gemini bir görünen ad olmadan kaydolur; bu nedenle **Ayarlar > Entegrasyonlar > MCP Bağlantıları** altında ham bir istemci kimliği olarak görünür — bağlantı zamanı onu ayırt eder.
## MCP Uyumlu Başka Bir Ajanı Bağlama
YAPL'ın bağlayıcısı, istemciye özel hiçbir uzantı olmadan MCP standardını izler; bu nedenle **OAuth oturum açmalı, Streamable HTTP üzerinden uzak MCP sunucularını** destekleyen herhangi bir ajan bağlanabilir — ajan kendini otomatik olarak kaydeder (standardın *dinamik istemci kaydı*), yani önce YAPL tarafında yapılandırılacak bir şey yoktur.
Ajanınızın MCP veya entegrasyon ayarlarında:
1. `https://mcp.yapl.app/v1/mcp` URL'siyle bir uzak MCP sunucusu ekleyin.
2. Ajan oturum açma akışını başlattığında tarayıcınız YAPL'ı açar — yukarıdaki gibi oturum açın ve onaylayın.
3. Ajan, YAPL'ın araçlarını otomatik olarak keşfeder.
İstemci ne olursa olsun kurallar aynıdır: ajan sizin izinlerinizi alır, fazlasını değil; aynı canlı-taslak modeli geçerlidir ve erişimi istediğiniz zaman kaldırabilirsiniz. Ajanınız MCP'yi desteklediği halde bağlanamıyorsa [Sorun Giderme](/docs/user-guides/ai-agents/troubleshooting) sayfasına bakın.
## Erişimi Kaldırma
Bağlı her istemci, adı, istemci kimliği ve onay zamanıyla birlikte **Ayarlar > Entegrasyonlar > MCP Bağlantıları** altında listelenir. Bir karttaki **erişimi kaldır** düğmesi o istemcinin bağlantısını anında keser — siz yeniden onaylayana kadar tüm erişimini kaybeder. Bir istemcinin erişimini kaldırmak diğerlerini etkilemez.
---
# Yapay Zeka Ajanları (MCP) (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/ai-agents)
# Yapay Zeka Ajanları (MCP)
YAPL bir **MCP bağlayıcısı** sunar — yapay zeka ajanlarının harici araçlarla çalışmak için kullandığı açık standart olan [Model Context Protocol](https://modelcontextprotocol.io) üzerine kurulu bir entegrasyon. Bağlandıktan sonra ajanınız planlarınızı okuyabilir, sizinle birlikte taslakları düzenleyebilir, ilerleme kaydedebilir, kaynak atayabilir ve zaman çizelgesi ile maliyet sorularını yanıtlayabilir — her zaman tam olarak *sizin* erişiminizle, asla fazlasıyla değil.
Deneyimi önce **Claude** ile tasarlayıp test ediyoruz, ancak bağlayıcı Claude'a özel değildir: **uzak MCP sunucularını destekleyen herhangi bir yapay zeka ajanı bağlanabilir** — protokol, oturum açma ve izinler her istemci için aynı şekilde çalışır.
Bağlayıcı, **Professional ve Deneme planlarında** kullanılabilir (Slack entegrasyonu gibi); plan kontrolünün nasıl çalıştığı için [Yetkinlikler ve Güvenlik](/docs/user-guides/ai-agents/capabilities-and-security) sayfasına bakın.
## Anlaşılması Gereken Tek Model: Canlı ve Taslak
Ajanınızın yaptığı her şey iki katmandan birine girer ve aradaki farkı bilmek davranışının neredeyse tamamını açıklar:
- **Canlı güncellemeler** — görev durumu, ilerleme yüzdeleri, atananlar, gerçekleşen tarihler. Bunlar tıpkı uygulamada tıklamanız gibi canlı planınıza anında uygulanır ve YAPL açık olsun olmasın çalışır.
- **Taslak düzenlemeleri** — görev oluşturma veya silme, planlanan tarih ve süre değişiklikleri, bağımlılıklar, kaynak atamaları ve yayınlama. Bunlar **tarayıcınızda açık** olan planda, yayınlanmamış bir taslak olarak gerçekleşir. Değişiklikleri inceleyip yayınlayana kadar yayınlanmış planınıza dokunulmaz — zaten kullandığınız sürüm disiplininin aynısı.
Taslaklar tarayıcınızda yaşadığı için yapısal düzenleme, planın ekranda olduğu açık bir YAPL sekmesi gerektirir. Ajanınız ihtiyaç duyduğunda size söyler.
## Ajanınız Neler Yapabilir
Bağlayıcı 38 araç sunar. Bunları asla doğrudan çağırmazsınız — sadece ajanınızla konuşursunuz — ancak birkaç amaç altında gruplanırlar:
- **Keşfet ve oku** — çalışma alanlarını, projeleri, ekipleri ve planları listeleyin; herhangi bir planın görevlerini, bağımlılıklarını ve kaynak atamalarını okuyun.
- **Açık taslağı düzenle** — görev oluşturun, güncelleyin, taşıyın ve silin; hiyerarşiler kurun; gecikmeli bağımlılıklar bağlayın; tam bir plan taslağını toplu içe aktarın; geri alın ve yineleyin.
- **İşi takip et** — durum ve ilerleme ayarlayın, gerçekleşen tarihleri kaydedin, kaynak atamalarına gerçekleşen çalışmayı işleyin.
- **Kaynaklar ve maliyetler** — kaynak havuzunuzda arama yapın, doğru birim fiyat hesabıyla görevlere kaynak atayın ve yayınlanmamış taslağınızın rakamları dahil maliyet/EVM metriklerini okuyun.
- **Soruları yanıtla** — proje sağlığı, bütçe kullanımı, zaman çizelgesi metrikleri, kaynak kullanımı.
- **Gezin** — "beni kaynaklar sayfasına götür" dediğinizde tarayıcı sekmenizde açılır.
Bunların pratikte nasıl göründüğüne dair somut örnekler için [Ajanınızla Çalışmak](/docs/user-guides/ai-agents/working-with-your-agent) sayfasına bakın.
## Asla Yapamayacakları
Ajanınız **sizin izinlerinizle, sizin adınıza** hareket eder — kendi hesabınızın göremeyeceği veya değiştiremeyeceği hiçbir şeye erişemez. Bunun üzerine, bir dizi işlem ajanlara hiç sunulmaz: hesap ve parola değişiklikleri, faturalandırma ve abonelik yönetimi, ekip üyeliği ve rol değişiklikleri, çalışma alanı veya plan silme. Bunlar sizin elinizde, uygulamada kalır.
Daha fazla ayrıntı için [Yetkinlikler ve Güvenlik](/docs/user-guides/ai-agents/capabilities-and-security).
## Bu Bölümde
- [Ajanınızı Bağlama](/docs/user-guides/ai-agents/connecting-agents) — Claude'u veya MCP uyumlu başka bir ajanı kurun.
- [Ajanınızla Çalışmak](/docs/user-guides/ai-agents/working-with-your-agent) — örnek konuşmalar ve neler beklemelisiniz.
- [Yetkinlikler ve Güvenlik](/docs/user-guides/ai-agents/capabilities-and-security) — izin modeli, sade bir dille.
- [Sorun Giderme](/docs/user-guides/ai-agents/troubleshooting) — görebileceğiniz mesajlar ve anlamları.
---
# Sorun Giderme (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/ai-agents/troubleshooting)
# Sorun Giderme
Bağlayıcıyla ilgili "sorunların" çoğu aslında taslak modelinin tasarlandığı gibi çalışmasıdır — ajan, yapısal düzenleme için tarayıcınıza ihtiyaç duyar. İşte her durumun anlamı ve çözümü.
## "Planınızı düzenleyicide açın"
Ajanınız bir taslak düzenlemesi denedi (görev oluşturma, bağımlılıklar, planlanan tarihler, kaynak atamaları, yayınlama) ancak planın açık olduğu bir YAPL sekmesi yok. Taslaklar sunucuda değil **tarayıcınızda** yaşar — siz düzenlerken yayınlanmış planınızı güvende tutan şey budur.
**Çözüm:** [yapl.app](https://yapl.app)'ı ve ardından planı açın. Sonra ajandan tekrar denemesini isteyin.
## "Plan ekranda değil"
Sekme açık ama YAPL içinde başka bir sayfaya geçmişsiniz (örneğin panoya). Göremediğiniz bir plandaki düzenlemeler bilerek reddedilir. Ajan sizin için açabilir — *"Plan A'yı aç"* — veya kendiniz tıklayarak girebilirsiniz; düzenleme hemen ardından gerçekleşir.
## Ajan Değişiklik Yaptığını Söylüyor Ama Görmüyorsunuz
İki yaygın neden:
- **Siz canlı plana bakıyorsunuz, değişiklik taslakta** (veya tersi). Durum/ilerleme/atanan/gerçekleşen tarih güncellemeleri *canlı* plana; yapı ve zaman çizelgesi düzenlemeleri *taslağa* gider. Sürüm seçicisini kontrol edin.
- **Bayat bir sekme.** Sekmeyi son yüklemenizden bu yana YAPL güncellendiyse, sekmeyi tam yenileyin (Ctrl/Cmd+Shift+R) ve tekrar deneyin.
## Sekmeyi Yeni Açtığınız Halde "Açık Sekme Yok"
YAPL sunucularıyla sekmeniz arasındaki bağlantı, sayfa yüklemesinden veya kısa bir ağ kesintisinden sonra birkaç saniye içinde yeniden kurulur. Bir an bekleyip ajandan tekrar denemesini isteyin — tekrar deneme neredeyse her zaman başarılı olur.
## Ajanın Araçları Kayboldu veya Hatalar Yetkilendirmeden Bahsediyor
Onayınız kaldırılmış veya süresi dolmuş olabilir. Yeniden bağlanın: ajanınızda bağlayıcıyı kaldırıp yeniden ekleyin (veya yeniden bağlanma işlemini kullanın), oturum açın ve tekrar onaylayın. Bkz. [Ajanınızı Bağlama](/docs/user-guides/ai-agents/connecting-agents).
## Ajanım MCP'yi Destekliyor Ama Bağlanamıyor
Bağlayıcı, **OAuth oturum açmalı uzak MCP sunucuları** (Streamable HTTP taşıması) desteği gerektirir. Bazı istemciler yalnızca yerel MCP sunucularını destekler veya OAuth uygulamaz — ajanınızın belgelerinde "remote MCP" veya "custom connector" desteğini kontrol edin. Standardı karşılayan her istemci, YAPL tarafında yapılandırma olmadan bağlanır.
## "Bu çalışma alanının planı yapay zeka ajan erişimi içermiyor"
Yapay Zeka Ajanları için MCP Bağlayıcısı, her çağrıda kontrol edilen bir Professional ve Deneme özelliğidir. Çalışma alanı Basic'teyse, plan düşürüldüyse veya deneme süresi bittiyse — daha önce bağlanmış ajanlar için bile — bu mesajı görürsünüz. Çalışma alanını yükseltmek ajan erişimini anında geri getirir; yeniden bağlanmaya gerek yoktur.
## Verilerde Bir Tuhaflık Var
Ajan, sizin izinlerinizle sizin hesabınız altında çalışır — diğer kullanıcıların özel verilerini göremez, çalışma alanı sınırlarını aşamaz. Rakamlar tuhaf görünüyorsa uygulamada aynı görünümü kontrol edin; ajan aynı kaynakları okur. Hâlâ takıldıysanız [destekle iletişime geçin](/docs/troubleshooting/contact-support).
---
# Ajanınızla Çalışmak (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/ai-agents/working-with-your-agent)
# Ajanınızla Çalışmak
Araç adları veya komutlar öğrenmenize gerek yok — ne istediğinizi kendi kelimelerinizle anlatın. Bu örnekler bir isteğin neye benzediğini, ajanın ne yaptığını ve ne göreceğinizi gösterir; böylece "normal"in nasıl göründüğünü bilirsiniz.
## Örnek 1: Bir Faz Taslağı Oluşturun
> **Siz:** Plan A'ya Karkas'tan sonra bir "Çatı" fazı ekle — membran, yalıtım ve kiremit, her biri ikişer gün, birbiri ardına.
**Ajanın yaptığı:** açık planınızda üst görevi ve üç alt görevini oluşturur, aralarına bitiş-başlangıç bağımlılıkları bağlar ve tarihleri yerleştirip WBS kodlarını yeniden numaralandırmayı YAPL'ın zamanlayıcısına bırakır.
**Gördüğünüz:** ilk düzenleme gerçekleştiği anda planınız yayınlanmamış bir **taslağa** ayrılır (Taslak rozeti görünür) ve yeni görevler, WBS numaralarıyla ve bağımlılık çizgileriyle görev listenizde belirir. Yayınlanmış planınız değişmemiştir. Ajan genellikle şöyle bir özetle bitirir:
> "Çatı" fazı (WBS 4) 3 alt görevle eklendi, sırayla bağlandı. Taslak şimdi 4 eklenen görev gösteriyor — inceleyin ve hazır olduğunuzda yayınlayın.
Yayınlamanın kontrolü sizde kalır: farkı inceleyin, sonra kendiniz yayınlayın ya da ajana yayınlamasını söyleyin ve sorduğunda onaylayın. Bir şey ters giderse *"bunu geri al"* çalışır — veya taslağın tamamını silebilirsiniz.
## Örnek 2: Projenin Nasıl Gittiğini Sorun
> **Siz:** Riverside projesi nasıl gidiyor? Bütçeyi aştık mı?
**Ajanın yaptığı:** projenin canlı metriklerini okur — ilerleme, bütçe kullanımı, görev ve kilometre taşı özetleri ve maliyet verisi varsa kazanılmış değer rakamları.
**Gördüğünüz:** YAPL'da hiçbir değişiklik olmaz (bu bir okumadır) ve sade bir dille bir yanıt gelir, örneğin:
> Riverside %63 tamamlandı; 5 kilometre taşından 2'si bitti, geciken görev yok. Bütçe: 15.805 $ planlandı, 4.100 $ harcandı — kazanılmış değer harcamanın önünde gidiyor (CPI 1,29), yani yapılan iş için şu anda bütçenin altındasınız.
Okumalar her yerden çalışır — yayınlanmış planlarla ilgili sorular için açık bir YAPL sekmesine ihtiyacınız yoktur.
## Örnek 3: Kaynak Atayın
> **Siz:** Beton Dökümü görevine 65 metreküp C25 beton koy.
**Ajanın yaptığı:** kaynak havuzunuzda "C25" araması yapar, m³ başına 95 $ olan *Hazır Beton C25*'i bulur ve göreve 65 birim atar — maliyeti kaynağın güncel birim fiyatından motor hesaplar.
**Gördüğünüz:** atama taslağınızdaki görevde görünür ve ajan motorun kendi hesabını raporlar:
> "Hazır Beton C25", Beton Dökümü görevine 65 birim olarak atandı — planlanan maliyet 6.175 $.
İnsanlar ve ekipman için tahsis zaman birimiyle çalışır: 1 tam zamanlı, 0,5 yarı zamanlı demektir. Ajan farkı her kaynağın ücret türünden bilir.
## Örnek 4: Gerçekleşen Çalışmayı Kaydedin
> **Siz:** Dökümde bugün 65 küpün hepsini kullandık — kaydet.
**Ajanın yaptığı:** o atamaya 65 birim gerçekleşen çalışma işler; motor gerçekleşen maliyeti kayıtlı birim fiyattan hesaplar.
**Gördüğünüz:** gerçekleşenler atamada görünür ve maliyet panonuzun kazanılmış değer rakamları artık gerçek harcamayı (ACWP) içerir — ajanınızın taslaklar dahil size geri okuyabildiği aynı rakamlar:
> 65 birim gerçekleşen çalışma kaydedildi — gerçekleşen maliyet 6.175 $. Taslağınızın maliyet performans endeksi şimdi 1,05.
## Örnek 5: Gezinin
> **Siz:** Beni kaynaklar sayfasına götür.
Açık YAPL sekmeniz oraya gider. Ajan onaylamadan önce sayfanın gerçekten yüklenmesini bekler — ekranda size bir şey göstererek anlatmasını istediğinizde kullanışlıdır.
## Çalışma Ritmi
- **Düzenleme oturumlarında planı açık ve ekranda tutun.** Taslak düzenlemeleri tarayıcı sekmenizde gerçekleşir; başka bir sayfaya geçtiyseniz ajan önce planı açmanızı ister (veya açmayı önerir). Okumalar için buna gerek yoktur.
- **Ekranınızı izleyin.** Ajan çalışırken düzenlemeler canlı olarak görünür — sürüş sırasında "ajan düzenliyor" göstergesi yanar.
- **Yayınlayan sizsiniz, ajan değil.** Yayınlama bilinçli bir adımdır. Taslağınız açıkken canlı plan değiştiyse (örneğin bir ekip arkadaşınız Slack'ten bir görevi güncellediyse) YAPL'ın normal inceleme penceresi açılır ve ajan kendi başına birleştirmek yerine durup sorar.
- **Yayınlamadan önce her şey geri alınabilir.** Geri al, yinele ve taslağı silme, düzenlemeleri kendiniz yapmışsınız gibi aynen çalışır.
---
# İptal (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/billing/cancellation)
# İptal
Bu rehber, YAPL aboneliğinizi iptal etmeyi, iptalden sonra ne olacağını ve gerekirse nasıl yeniden etkinleştireceğinizi kapsar.
## İptal Etmeden Önce
### Alternatifleri Düşünün
İptal etmeden önce şunları düşünün:
| Alternatif | Ne Zaman Kullanılır |
|------------|---------------------|
| **Düşürme** | Daha az özellik gerekiyor, erişimi koruyun |
| **Kullanıcı çıkarma** | Maliyetleri azaltın, planı koruyun |
| **Duraklat** | Geçici ara (destekle iletişime geçin) |
### Kaybedeceğiniz Şeyler
İptal şunları etkiler:
- Aktif proje düzenleme
- Ekip işbirliği
- Tam özellik erişimi
- Üye davet etme yeteneği
## Nasıl İptal Edilir
### Adım Adım
1. Kenar çubuğunda **Ayarlar**'a gidin
2. **Abonelik** sekmesini seçin
3. **Aboneliği İptal Et**'e tıklayın
4. İptal koşullarını inceleyin
5. İptali onaylayın
### Onay
İptal ettikten sonra:
- Onay e-postası gönderilir
- Durum "İptal Edildi" olarak değişir
- Dönem sonuna kadar erişim devam eder
## Kim İptal Edebilir
Yalnızca **çalışma alanı sahipleri** abonelikleri iptal edebilir:
- Tek sahip iptal edebilir
- Birden fazla sahip: herhangi bir sahip iptal edebilir
- Ekip üyeleri iptal edemez
## İptal Etkileri
### Anlık Etkiler
İptal ettiğinizde:
- Abonelik iptal için işaretlenir
- Anlık erişim kaybı olmaz
- Faturalama dönem sonunda durur
### Dönem Sonunda
Faturalama dönemi sona erdiğinde:
- Tam düzenleme erişimi durur
- Çalışma alanı salt okunur olur
- Ekip üyeleri düzenleme erişimini kaybeder
### Veri Koruma
Verileriniz korunur:
- Projeler bozulmaz
- Planlar ve görevler kaydedilir
- Aktivite geçmişi tutulur
- 90 günlük saklama süresi
Veriler abonelik sona erdikten sonra 90 gün korunur. Tam erişimi geri yüklemek için bu süre içinde yeniden etkinleştirin.
## Salt Okunur Mod
### Ne Çalışır
İptal geçerli olduktan sonra:
- Projeleri ve planları görüntüleyin
- Geçmiş verilere erişin
- Dışa aktarmaları indirin (Profesyonel aktifse)
### Ne Çalışmaz
Salt okunur modda:
- Yeni proje oluşturulamaz
- Görevler düzenlenemez
- Üye davet edilemez
- Ayarlar değiştirilemez
## Zamanlama
### İptal Ne Zaman Geçerli Olur
| İşlem | Zamanlama |
|-------|-----------|
| İptal talebi | Anında |
| Durum değişikliği | Anında |
| Erişim kaybı | Faturalama dönemi sonu |
| Veri silme | Sona erdikten 90 gün sonra |
### Örnek Zaman Çizelgesi
| Tarih | Olay |
|-------|------|
| 15 Ocak | Aboneliği iptal et |
| 15 Ocak | Durum: İptal Edildi |
| 1 Şubat | Faturalama dönemi biter |
| 1 Şubat | Salt okunur mod başlar |
| 1 Mayıs | Veri silme (90 gün) |
## İadeler
### İade Politikası
- Kısmi dönemler için iade yok
- Dönem sonuna kadar erişim devam eder
- Kalan süre için tam değer
### İstisnalar
Şunlar için destekle iletişime geçin:
- Faturalama hataları
- Hizmet sorunları
- Özel durumlar
## Yeniden Etkinleştirme
### Erişim Dönemi İçinde
Hala faturalama dönemi içindeyseniz:
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. **Aboneliği Yeniden Etkinleştir**'e tıklayın
3. İptal geri alınır
4. Faturalama normal şekilde devam eder
### Erişim Sona Erdikten Sonra
Abonelik sona erdiyse:
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. **Yeniden Etkinleştir** veya **Abone Ol**'a tıklayın
3. Bir plan seçin
4. Ödemeyi tamamlayın
5. Tam erişim geri yüklenir
### Veri Geri Yükleme
90 günlük saklama süresi içindeyseniz:
- Tüm veriler bozulmamış
- Projelere erişilebilir
- Tam işlevsellik geri yüklenir
### 90 Günden Sonra
Saklama süresi geçtiyse:
- Veriler silinmiş olabilir
- Hemen destekle iletişime geçin
- Geri yükleme garanti değil
## Deneme Süresi Dolumu
### Deneme ve İptal Karşılaştırması
| Özellik | Deneme Sonu | İptal |
|---------|-------------|-------|
| Tetikleyici | Otomatik | Manuel |
| Uyarı | Evet, önceden | Talep anında |
| Etki | Aynı (salt okunur) | Aynı (salt okunur) |
### Deneme Sonrası
Abone olmadan deneme sona ererse:
- İptal edilmiş abonelikle aynı
- Çalışma alanı salt okunur
- 90 günlük saklama uygulanır
## Birden Fazla Çalışma Alanı
### İptal Kapsamı
İptal çalışma alanı bazındadır:
- Bir çalışma alanını iptal etmek diğerlerini etkilemez
- Her çalışma alanının ayrı aboneliği var
- Her birini bağımsız yönetin
## Ekip İletişimi
### İptal Etmeden Önce
Ekiple iletişim kurun:
- Yaklaşan iptali duyurun
- Veri dışa aktarma için zaman tanıyın
- Gerekirse sahipliği devredin
### İptal Ettikten Sonra
Ekip üyeleri bilmeli:
- Dönem sonuna kadar erişim devam eder
- Önemli verileri dışa aktarın
- Sona erdikten sonra salt okunur
## Veri Dışa Aktarma
### İptalden Önce
Verilerinize ihtiyacınız varsa:
1. Projeleri ve planları dışa aktarın
2. Önemli raporları indirin
3. Kritik bilgileri kaydedin
### Dışa Aktarma Kullanılabilirliği
| Plan | Dışa Aktarma Mevcut |
|------|---------------------|
| Deneme | Evet |
| Temel | Hayır |
| Profesyonel | Evet |
## Sorun Giderme
### İptal Edilemiyor
**"İptal edilemez"**
- Çalışma alanı sahibi olduğunuzu doğrulayın
- Bekleyen işlem olmadığını kontrol edin
- Destekle iletişime geçin
### İptal Yansımıyor
- Sayfayı yenileyin
- Abonelik durumunu kontrol edin
- Onay alındığını doğrulayın
### İade Gerekiyor
- Doğrudan destekle iletişime geçin
- Durumu açıklayın
- İade politikasını inceleyin
### İptali Geri Almak İstiyorum
Faturalama dönemi içindeyseniz:
1. Abonelik ayarlarına gidin
2. Yeniden etkinleştirme seçeneğini arayın
3. Veya destekle iletişime geçin
## Destekle İletişim
İptal sorunları için:
- [Destek İletişimi](/contact) kullanın
- Çalışma alanı ID'sini ekleyin
- Sorunu açıkça tanımlayın
## İlgili Konular
- [Abonelik Planları](/tr/docs/user-guides/billing/subscription-plans) - Plan seçenekleri
- [Plan Yükseltme](/tr/docs/user-guides/billing/upgrading-plan) - Plan değiştirme
- [Faturalar](/tr/docs/user-guides/billing/invoices) - Faturalama geçmişi
---
# Veri Saklama (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/billing/data-retention)
# Veri Saklama
YAPL, abonelik tiplerine göre değişen net veri saklama politikaları uygular. Bu kılavuz, verilerinizin abonelik durumunuza göre nasıl depolandığını, arşivlendiğini ve silindiğini açıklar.
## Abonelik Tipine Göre Saklama
Farklı abonelik tipleri farklı veri saklama sürelerine sahiptir:
| Veri Türü | Deneme | Temel | Profesyonel |
|-----------|--------|-------|-------------|
| Aktif projeler | Tam erişim | Tam erişim | Tam erişim |
| Arşivlenmiş projeler | 7 gün | 30 gün | 365 gün |
| Silinen öğeler (çöp) | 7 gün | 14 gün | 30 gün |
| Aktivite kayıtları | 30 gün | 90 gün | 365 gün |
| Plan versiyonları | Tümü saklanır | Tümü saklanır | Tümü saklanır |
Arşivlenmiş proje saklama süresi, bir projeyi arşivledikten sonra ne kadar süre kurtarılabilir kaldığını ifade eder. Saklama süresi dolduktan sonra arşivlenmiş projeler kalıcı olarak silinir.
## Veri Kategorileri
### Proje Verileri
Ana çalışmanızı içerir:
- Projeler ve ayarları
- Planlar ve plan versiyonları
- Görevler, bağımlılıklar ve kilometre taşları
- Kaynaklar ve kaynak atamaları
- Maliyet verileri ve bütçeler
**Saklama:** Aktif aboneliğiniz süresince saklanır.
### Takım Verileri
Çalışma alanı üyeleriniz hakkında bilgiler:
- Takım yapıları
- Üye rolleri ve izinleri
- Davetiyeler
**Saklama:** Abonelik aktifken saklanır. Çalışma alanı silinmesinden 90 gün sonra kaldırılır.
### Aktivite ve Denetim Kayıtları
Kim ne yaptı ve ne zaman:
- Proje değişiklikleri
- Plan değişiklikleri
- Kaynak atamaları
- Takım üyesi eylemleri
**Saklama:** Tipe göre değişir (yukarıdaki tabloya bakın). Uyumluluk ve sorun giderme için önemlidir.
### Hesap Verileri
Kişisel bilgileriniz:
- Profil bilgileri
- Tercihler ve ayarlar
- Kimlik doğrulama verileri
**Saklama:** Hesabınızı silene kadar saklanır. Sonra 30 gün içinde kaldırılır.
## Arşivlenmiş Projeler
### Arşivleme Nedir?
Arşivleme, tamamlanmış veya aktif olmayan projeleri ayrı bir duruma taşır:
- Aktif proje limitinize dahil edilmez
- Salt okunur modda görüntülenebilir
- Saklama süresi içinde geri yüklenebilir
### Tipe Özel Saklama
| Tip | Arşiv Saklama | Sonrasında Ne Olur |
|-----|---------------|--------------------|
| Deneme | 7 gün | Otomatik silinir |
| Temel | 30 gün | Otomatik silinir |
| Profesyonel | 365 gün | Otomatik silinir |
### Arşivlenmiş Projeleri Geri Yükleme
Saklama süresi içinde:
1. Proje listenize gidin
2. "Arşivlenmiş" durumuna göre filtreleyin
3. Projeyi seçin
4. **Projeyi Geri Yükle** butonuna tıklayın
Saklama süresi dolduktan sonra arşivlenmiş projeler kurtarılamaz. Uzun vadeli kayıtlara ihtiyacınız varsa arşivlemeden önce önemli verileri dışarı aktarın.
## Silinen Öğeler (Çöp Kutusu)
Öğeleri (görevler, kaynaklar, planlar) sildiğinizde çöp kutusuna taşınır:
| Tip | Çöp Saklama |
|-----|-------------|
| Deneme | 7 gün |
| Temel | 14 gün |
| Profesyonel | 30 gün |
### Silinen Öğeleri Kurtarma
Saklama süresi içinde:
1. "Son Silinenler" veya çöp bölümüne bakın
2. Geri yüklenecek öğeleri seçin
3. Geri yüklemeyi onaylayın
### Kalıcı Silme
Öğeler kalıcı olarak silinir:
- Saklama süresi dolduğunda
- Çöp kutusunu manuel olarak boşalttığınızda
- Üst proje kalıcı olarak silindiğinde
## Abonelik Değişiklikleri
### Deneme Süresi Sona Ermesi
Deneme süreniz abone olmadan sona erdiğinde:
| Zaman Çizelgesi | Ne Olur |
|-----------------|---------|
| Gün 0 | Deneme sona erer, çalışma alanı salt okunur olur |
| Gün 1-90 | Veriler korunur, erişimi geri yüklemek için abone olun |
| Gün 90 | Çalışma alanı ve tüm veriler kalıcı olarak silinir |
### İptal
Aboneliğinizi iptal ettiğinizde:
| Zaman Çizelgesi | Ne Olur |
|-----------------|---------|
| İptal tarihi | İptal için işaretlenir, tam erişim devam eder |
| Dönem sonu | Çalışma alanı salt okunur olur |
| +90 gün | Veriler kalıcı olarak silinir |
### Plan Düşürme (Profesyonel'den Temel'e)
Plan düşürdüğünüzde:
| Veri Türü | Ne Olur |
|-----------|---------|
| Limit üstü projeler | Düşürme öncesi arşivlenmeli veya silinmeli |
| Arşivlenmiş projeler | Saklama 365 günden 30 güne düşer |
| Aktivite kayıtları | 90 gün sonrası eski kayıtlar kaldırılabilir |
Plan düşürme limitleri uygulanmadan önce verilerinizi düzenlemek için 30 günlük ek süre verilir.
## Veri Dışarı Aktarma
### Verilerinizi Dışarı Aktarın
İptal veya plan düşürme öncesi önemli bilgileri dışarı aktarın:
1. **Ayarlar > Veri Aktarımı**'na gidin
2. Neyi aktaracağınızı seçin (projeler, planlar, kaynaklar)
3. Format seçin (CSV, JSON)
4. Verilerinizi indirin
### Aktarım Erişimi
| Plan | Aktarım Mevcut |
|------|----------------|
| Deneme | Mevcut değil |
| Temel | Mevcut değil |
| Profesyonel | Tam aktarım |
Deneme ve Temel plan kullanıcıları abonelik değişikliklerinden önce kritik bilgileri manuel olarak kaydetmelidir.
## Yasal ve Uyumluluk
### Zorunlu Saklama
Bazı veriler yasal uyumluluk için abonelik durumundan bağımsız olarak saklanır:
| Veri Türü | Minimum Saklama | Neden |
|-----------|-----------------|-------|
| Fatura kayıtları | 7 yıl | Vergi uyumluluğu |
| Onay kayıtları | 7 yıl | GDPR uyumluluğu |
| Güvenlik kayıtları | 2 yıl | Güvenlik uyumluluğu |
### Silme Hakkı
GDPR kapsamında verilerinizin silinmesini talep edebilirsiniz. Ancak:
- Bazı veriler yasal amaçlarla saklanmalıdır
- Silme 30 gün içinde işlenir
- Tamamlandığında onay alırsınız
Tam detaylar için [Gizlilik Politikamıza](/legal/privacy) bakın.
## Bildirimler
### Saklama Uyarıları
Yaklaşan veri silme hakkında bildirimler alırsınız:
| Olay | Bildirim Zamanlaması |
|------|----------------------|
| Arşivlenmiş proje sona eriyor | 7 gün, 3 gün, 1 gün önce |
| Deneme sona eriyor | 7 gün, 3 gün, 1 gün önce |
| Abonelik sona eriyor | 7 gün, 3 gün, 1 gün önce |
| Silme için planlanan veri | 7 gün, 3 gün, 1 gün önce |
### Bildirimleri Hakkında
Veri saklama bildirimleri kritik olduğundan devre dışı bırakılamaz. Bu bildirimler verilerinizin kalıcı olarak silinmeden önce haberdar olmanızı sağlar.
## En İyi Uygulamalar
### Değişikliklerden Önce
1. **Kritik verileri dışarı aktarın** - İhtiyacınız olan projeleri ve raporları indirin
2. **Arşivlenmiş öğeleri gözden geçirin** - Saklama süresi dolmadan önemlileri geri yükleyin
3. **Çöp kutusunu temizleyin** - Karışıklığı önlemek için ihtiyacınız olmayan öğeleri silin
4. **Takımınızı bilgilendirin** - Üyelere yaklaşan değişiklikler hakkında bilgi verin
### Sürekli Bakım
1. **Düzenli aktarımlar** - Yedekleme için periyodik veri aktarımları planlayın
2. **Tamamlanan projeleri arşivleyin** - Aktif proje sayısını yönetilebilir tutun
3. **Kullanımı izleyin** - Abonelik limitlerini düzenli kontrol edin
4. **Eski verileri gözden geçirin** - Artık ihtiyacınız olmayan verileri kaldırın
## SSS
### İptal ettikten sonra verilerim ne kadar süre saklanır?
Verileriniz aboneliğiniz sona erdikten sonra 90 gün boyunca salt okunur modda korunur. Bu süre içinde yeniden abone olarak tam erişimi geri yükleyebilirsiniz.
### Temel planda arşiv saklama süremi uzatabilir miyim?
Arşiv saklama süreleri tipe göre sabittir. 365 günlük arşiv saklama için Profesyonel'e yükseltin.
### Ayrıldığımda paylaşılan proje verilerine ne olur?
Kişisel hesap verileriniz kaldırılır, ancak proje verileri diğer çalışma alanı üyeleri için erişilebilir kalır.
### Saklama süresinden önce kalıcı silme talep edebilir miyim?
Evet, anında silme talep etmek için destekle iletişime geçin. Bazı verilerin yasal uyumluluk için saklanması gerektiğini unutmayın.
### Saklama süresi dolduktan sonra silinen veriler kurtarılabilir mi?
Hayır. Saklama süresi dolduğunda veriler kalıcı olarak silinir ve kurtarılamaz.
## İlgili Konular
- [Abonelik Planları](/docs/user-guides/billing/subscription-plans) - Plan özelliklerini karşılaştırın
- [İptal](/docs/user-guides/billing/cancellation) - Aboneliğinizi iptal edin
- [Projeleri Arşivleme](/docs/user-guides/projects/archiving-projects) - Arşiv yönetimi
---
# Faturalandırma (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/billing)
# Faturalandırma ve Abonelikler
Çalışma alanı aboneliğinizi, ödeme yöntemlerinizi, kullanıcılarınızı ve faturalarınızı yönetin. Tüm faturalandırma, çalışma alanı sahipleri tarafından çalışma alanı düzeyinde yönetilir.
## YAPL Faturalandırmasını Anlama
YAPL'da faturalandırma:
- **Çalışma alanı tabanlı** - Her çalışma alanının kendi aboneliği vardır
- **Sahip tarafından yönetilen** - Yalnızca çalışma alanı sahipleri faturalandırmayı yönetebilir
- **Esnek** - İstediğiniz zaman yükseltin, düşürün veya iptal edin
- **Şeffaf** - Gizli ücret olmadan net fiyatlandırma
## Bu Bölümde
### Planlar ve Fiyatlandırma
- **[Abonelik Planları](/docs/user-guides/billing/subscription-plans)** - Deneme, Temel ve Profesyonel seviyeleri karşılaştırın
- **[Plan Yükseltme](/docs/user-guides/billing/upgrading-plan)** - Daha yüksek seviyeye geçin
### Ekip Boyutu
- **[Kullanıcı Yönetimi](/docs/user-guides/billing/managing-seats)** - Ekip üyesi kullanıcıları ekleyin veya kaldırın
### Ödeme ve Kayıtlar
- **[Faturalar](/docs/user-guides/billing/invoices)** - Faturalandırma geçmişini görüntüleyin ve indirin
### Hesap Değişiklikleri
- **[İptal](/docs/user-guides/billing/cancellation)** - Aboneliğinizi iptal edin veya duraklatın
## Hızlı Referans
| Görev | Konum |
|-------|-------|
| Mevcut planı görüntüle | Ayarlar > Abonelik |
| Plan değiştir | Ayarlar > Abonelik > Plan Değiştir |
| Kullanıcı ekle | Ayarlar > Abonelik > Kullanıcılar |
| Ödemeyi güncelle | Ayarlar > Abonelik > Ödeme |
| Faturaları görüntüle | Ayarlar > Abonelik > Geçmiş |
| Aboneliği iptal et | Ayarlar > Abonelik > İptal |
## Abonelik Genel Bakışı
### Mevcut Planlar
| Plan | Fiyat | Kullanıcı | Temel Özellikler |
|------|-------|-----------|------------------|
| **Deneme** | Ücretsiz (14 gün) | 10 | 1 proje, başlangıç limitleri |
| **Temel** | $15/ay | 3 sabit | 5 proje, temel özellikler |
| **Profesyonel** | $69/ay | 10+ | Sınırsız proje, tam özellikler |
### Özellik Karşılaştırması
| Özellik | Deneme | Temel | Profesyonel |
|---------|--------|-------|-------------|
| Projeler | 1 | maks. 5 | Sınırsız |
| Çalışma alanı başına plan | 1 | 10 | Sınırsız |
| Plan başına görev | 200 | 200 | 500 |
| Maliyet takibi | Evet | Hayır | Evet |
| Gantt düzenleme | Evet | Hayır | Evet |
| İçe/dışa aktarma | Hayır | Hayır | Evet |
| Ek kullanıcı | Hayır | Hayır | $6/kullanıcı |
## Faturalandırma Döngüsü
### Aylık Faturalandırma
- Her ay aynı günde ücretlendirilir
- Ödeme tarihinden itibaren tam erişim
- Dönem ortası değişiklikler için orantılı hesaplama
### Ödeme İşleme
- LemonSqueezy tarafından güvenli şekilde işlenir
- Başlıca kredi kartları kabul edilir
- Otomatik yenileme
## Faturalandırmayı Kim Yönetebilir
Yalnızca **çalışma alanı sahipleri** şunları yapabilir:
- Abonelik detaylarını görüntüleme
- Plan değiştirme
- Kullanıcı ekleme/kaldırma
- Ödeme yöntemlerini güncelleme
- Aboneliği iptal etme
Ekip liderleri ve üyeler faturalandırma bilgilerine erişemez.
## Başlarken
### Yeni Kullanıcılar
1. 14 günlük ücretsiz denemeyle başlayın
2. Tüm Profesyonel özellikleri keşfedin
3. Deneme bitmeden önce bir plan seçin
4. Deneme için kredi kartı gerekmez
### Deneme Sonrası
Deneme bittiğinde seçenekler:
- Temel veya Profesyonel'e abone olun
- Hiçbir işlem yapılmazsa çalışma alanı salt okunur olur
- Veriler 90 gün boyunca korunur
## Ödeme Güvenliği
YAPL, güvenli ödeme işleme için LemonSqueezy kullanır:
- PCI DSS uyumlu
- Tam kart numaraları YAPL tarafından saklanmaz
- Güvenli ödeme deneyimi
- Birden fazla ödeme yöntemi desteklenir
## İlgili Konular
- [Çalışma Alanı Kurulumu](/docs/getting-started/workspace-setup) - İlk yapılandırma
- [Sahipleri Yönetme](/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Yönetici erişimi
- [Fatura Bilgileri](/docs/user-guides/workspaces/billing-information) - Şirket detayları
---
# Faturalar (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/billing/invoices)
# Faturalar
Faturalama geçmişinize erişin, faturaları indirin ve ücretlerinizi anlayın.
## Faturalara Erişim
### Fatura Geçmişini Bulma
1. Kenar çubuğunda **Ayarlar**'a gidin
2. **Abonelik** sekmesini seçin
3. **Ödeme Geçmişi** bölümüne kaydırın
4. Fatura listesini görüntüleyin
### Kim Erişebilir
Yalnızca **çalışma alanı sahipleri** faturaları görüntüleyebilir. Ekip üyelerinin faturalama erişimi yoktur.
## Fatura Listesi
### Görüntülenen Bilgiler
Her fatura girişi şunları gösterir:
| Alan | Açıklama |
|------|----------|
| Tarih | Fatura tarihi |
| Fatura Numarası | Benzersiz tanımlayıcı |
| Tutar | Toplam ücret |
| Durum | Ödeme durumu |
| İşlemler | İndirme bağlantısı |
### Fatura Durumları
| Durum | Açıklama |
|-------|----------|
| **Ödendi** | Başarıyla işlendi |
| **Beklemede** | Ödeme bekleniyor |
| **Başarısız** | Ödeme başarısız |
| **İade Edildi** | Tutar iade edildi |
## Fatura Detaylarını Görüntüleme
### Fatura Açma
1. Geçmişte faturayı bulun
2. Detayları görüntülemek için tıklayın
3. Veya indirme simgesine tıklayın
### Fatura İçeriği
Tam fatura şunları içerir:
**Başlık Bilgileri:**
- Fatura numarası
- Fatura tarihi
- Vade tarihi
- YAPL şirket bilgileri
**Müşteri Bilgileri:**
- Şirket adı (Organizasyon Profilinden)
- Fatura adresi
- Vergi numarası (sağlandıysa)
**Kalem Detayları:**
- Abonelik planı
- Ek kullanıcılar (varsa)
- Orantılama düzeltmeleri
- Vergiler
**Toplamlar:**
- Ara toplam
- Vergi tutarı
- Toplam borç
- Ödenen tutar
## Fatura İndirme
### Tek Fatura
1. Geçmişte faturayı bulun
2. İndirme simgesine tıklayın
3. Fatura PDF olarak indirilir
### Fatura Formatı
İndirilen faturalar:
- PDF formatında
- Yazdırılabilir
- Muhasebe için uygun
### Toplu İndirme
Birden fazla fatura için:
1. Her birini ayrı ayrı indirin
2. Veya toplu dışa aktarma için destekle iletişime geçin
## Ücretleri Anlama
### Aylık Abonelik
| Öğe | Açıklama |
|-----|----------|
| Temel plan | Aylık abonelik ücreti |
| Dönem | Kapsanan faturalama dönemi |
### Ek Kullanıcılar
| Öğe | Açıklama |
|-----|----------|
| Kullanıcı sayısı | Ek kullanıcı sayısı |
| Oran | $6/kullanıcı/ay |
| Toplam | Kullanıcı × oran |
### Orantılama
| Öğe | Açıklama |
|-----|----------|
| Yükseltme kredisi | Kullanılmayan süre için kredi |
| Yeni plan ücreti | Orantılı yeni plan maliyeti |
| Net fark | Ücretlendirilen tutar |
### Vergiler
| Öğe | Açıklama |
|-----|----------|
| Vergi oranı | Konuma göre |
| Vergi tutarı | Ara toplam üzerinden hesaplanır |
## Fatura Tarihleri
### Faturalama Tarihi
Aylık faturalama tarihiniz:
- Abonelik başladığında belirlenir
- Her ay aynı gün
- Bu tarihte fatura oluşturulur
### Vade Tarihi
Otomatik ödemeler için genellikle faturalama tarihiyle aynı.
### Kapsanan Dönem
Fatura şunları gösterir:
- Dönem başlangıç tarihi
- Dönem bitiş tarihi
- O dönem için hizmetler
## Ödeme Yöntemleri
### Ödeme Yöntemini Görüntüleme
Fatura kullanılan ödeme yöntemini gösterir:
- Kart türü (Visa, Mastercard, vb.)
- Son 4 hane
- Son kullanma göstergesi
### Ödeme Yöntemini Güncelleme
Kayıtlı kartı değiştirmek için:
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. **Ödeme Yöntemini Güncelle**'ye tıklayın
3. Yeni kart bilgilerini girin
4. Değişiklikleri kaydedin
## Başarısız Ödemeler
### Başarısız Faturaları Belirleme
Başarısız ödemeler şunları gösterir:
- "Başarısız" durumu
- Ödenmemiş bakiye
- Yeniden deneme bilgileri
### Başarısız Ödemeleri Çözme
1. Ödeme yönteminin geçerli olup olmadığını kontrol edin
2. Gerekirse kartı güncelleyin
3. Ödemeyi yeniden deneyin
4. Veya destekle iletişime geçin
### Ek Süre
Başarısız ödemeden sonra:
- 3 günlük ek süre
- Ek süre boyunca tam erişim
- Devam etmek için ödemeyi güncelleyin
## Muhasebe için Fatura
### Vergi Uyumu
Faturalar şunları içerir:
- Vergi numarası (sağlandıysa)
- Vergi dökümü
- Yasal şirket bilgileri
- Kayıtlar için fatura numarası
### Kayıt Tutma
Öneriler:
- Faturaları aylık indirin
- Vergi kayıtları için saklayın
- Düzenli arşiv tutun
### Gider Raporlama
Faturaları şunlar için kullanın:
- İş giderlerini belgeleyin
- Geri ödemeleri destekleyin
- Yazılım maliyetlerini takip edin
## Faturalarda Şirket Bilgileri
### Bilgi Kaynağı
Fatura şirket bilgileri şuradan gelir:
- Organizasyon Profili ayarları
- Fatura adresi yapılandırması
- Vergi numarası girişleri
### Fatura Bilgilerini Güncelleme
Şirketinizin görünümünü değiştirmek için:
1. **Ayarlar > Organizasyon**'a gidin
2. Şirket bilgilerini güncelleyin
3. Değişiklikler gelecek faturalara uygulanır
4. Geçmiş faturalar değişmez
## İadeler
### İade Faturaları
İade yapıldıysa:
- Ayrı kredi faturası oluşturulur
- Orijinal fatura referansı gösterilir
- Negatif tutar krediyi gösterir
### İade Nedenleri
Yaygın nedenler:
- Yanlışlıkla çift ödeme
- Hizmet sorunları
- Plan değişikliği düzeltmeleri
### İade Talep Etme
Şunlar için destekle iletişime geçin:
- Faturalama hataları
- Mükerrer ücretler
- Hizmet sorunları
## Sorun Giderme
### Faturalara Erişilemiyor
**"İzniniz yok"**
- Yalnızca sahipler faturalama görüntüleyebilir
- Çalışma alanı rolünüzü doğrulayın
### Fatura Görünmüyor
- Sayfayı yenileyin
- Tarih aralığını kontrol edin
- Ödemenin tamamlandığını doğrulayın
- Eksikse destekle iletişime geçin
### Yanlış Fatura Bilgileri
**Şirket bilgileri yanlış**
- Organizasyon Profilini güncelleyin
- Gelecek faturalara uygulanır
**Ücret yanlış görünüyor**
- Kalem detaylarını inceleyin
- Orantılama olup olmadığını kontrol edin
- Kullanıcı sayısını doğrulayın
- Destekle iletişime geçin
### Fatura İndirilemiyor
- Farklı tarayıcı deneyin
- Tarayıcı önbelleğini temizleyin
- Açılır pencere engelleyicisini kontrol edin
- Destekle iletişime geçin
## İlgili Konular
- [Abonelik Planları](/tr/docs/user-guides/billing/subscription-plans) - Plan detayları
- [Kullanıcı Yönetimi](/tr/docs/user-guides/billing/managing-seats) - Kullanıcı ücretleri
- [Organizasyon Profili](/tr/docs/user-guides/workspaces/organization-profile) - Şirket bilgileri
---
# Kullanıcı Yönetimi (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/billing/managing-seats)
# Kullanıcı Yönetimi
Kullanıcılar, çalışma alanınıza kaç ekip üyesinin erişebileceğini belirler. Bu rehber, kullanıcıları anlama, ekleme ve yönetmeyi kapsar.
## Kullanıcıları Anlama
### Kullanıcı Nedir?
Kullanıcı, bir çalışma alanı üye slotunu temsil eder:
- Her üye bir kullanıcı slotu kaplar
- Kullanıcılar sahipleri ve ekip üyelerini içerir
- Boş slotlar her zaman doldurulabilir
### Kullanıcı Tahsisi
| Tür | Açıklama |
|-----|----------|
| Dahil kullanıcılar | Planınızın parçası |
| Ek kullanıcılar | Satın alınan ekstra slotlar |
| Dolu kullanıcılar | Şu anda kullanımda |
| Boş kullanıcılar | Doldurulmaya hazır |
## Planlara Göre Kullanıcılar
### Deneme
| Özellik | Detaylar |
|---------|----------|
| Kullanıcı | 10 (dahil) |
| Ek | Deneme süresince mevcut değil |
| Süre | 14 gün |
| Kullanım | Ekip işbirliği testi |
### Temel
| Özellik | Detaylar |
|---------|----------|
| Kullanıcı | 3 (sabit) |
| Ek | Mevcut değil |
| Kullanım | Küçük ekip |
Temel plan kullanıcı ekleyemez. Daha büyük ekipler için Profesyonel'e yükseltin.
### Profesyonel
| Özellik | Detaylar |
|---------|----------|
| Dahil kullanıcı | 10 |
| Ek kullanıcı | Sınırsız |
| Ek maliyet | $6/kullanıcı/ay |
| Kullanım | Büyüyen ekipler |
## Kullanıcı Bilgilerini Görüntüleme
### Kullanıcı Yönetimine Erişim
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. **Kullanıcı Yönetimi** bölümünü bulun
3. Mevcut tahsisi görüntüleyin
### Kullanıcı Gösterimi
Şunları göreceksiniz:
- Toplam kullanılabilir kullanıcı
- Dahil kullanıcılar (plandan)
- Ek kullanıcılar (satın alınan)
- Dolu kullanıcılar (kullanımda)
## Kullanıcı Ekleme (Yalnızca Profesyonel)
### Ön Koşullar
- Profesyonel abonelik gerekli
- Çalışma alanı sahibi erişimi
- Geçerli ödeme yöntemi
### Adım Adım
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. **Kullanıcı Yönetimi** bölümünü bulun
3. **Kullanıcı Ekle**'ye tıklayın
4. Eklenecek kullanıcı sayısını girin
5. Maliyeti inceleyin ($6/kullanıcı/ay)
6. Satın almayı onaylayın
### Anlık Etkiler
Eklenen kullanıcılar:
- Hemen kullanılabilir
- Mevcut dönem için orantılı ücretlendirilir
- Sonraki tam faturalamaya dahil edilir
### Maliyet Hesaplama
| Eklenen Kullanıcı | Aylık Maliyet |
|-------------------|---------------|
| 1 | +$6/ay |
| 5 | +$30/ay |
| 10 | +$60/ay |
## Kullanıcı Çıkarma
### Ne Zaman Çıkarabilirsiniz
Şu durumlarda kullanıcı çıkarın:
- Kullanıcı dolu değil
- Ekip boyutu küçüldü
- Maliyet azaltma gerekiyor
### Çıkaramayacağınız Durumlar
- Kullanıcı bir üye tarafından dolu
- Dahil kullanıcıların altına düşecekse
- Dolu sayının altına düşecekse
### Adım Adım
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. **Kullanıcı Yönetimi**'ni bulun
3. **Kullanıcı Çıkar**'a tıklayın
4. Çıkarılacak sayıyı girin
5. Çıkarmayı onaylayın
Şu anda dolu olan kullanıcıları çıkaramazsınız. Önce ekip üyelerini çıkarın.
### Faturalamaya Etkisi
Çıkarılan kullanıcılar:
- Sonraki faturalama döneminde geçerli olur
- Mevcut dönem için iade yok
- Gelecek ücretler azalır
## Kullanıcıları Doldurma
### Üye Davet Etme
Boş kullanıcılarla:
1. Bir ekip oluşturun veya erişin
2. Davetiye gönderin
3. Üye kabul eder
4. Kullanıcı dolu olur
### Kullanıcı Ne Zaman Dolar
Bir kullanıcı şu durumlarda kullanılır:
- Davet kabul edildiğinde
- Üye çalışma alanında aktif olduğunda
### Kullanıcı Ne Zaman Boşalır
Bir kullanıcı şu durumlarda boşalır:
- Üye tüm ekiplerden çıkarıldığında
- Üye çalışma alanından ayrıldığında
- Hesap devre dışı bırakıldığında
## Kullanıcı Limitine Ulaşıldığında
### Ne Olur
Tüm kullanıcılar dolduğunda:
- Yeni üye davet edilemez
- Mevcut üyeler etkilenmez
- Kullanıcı eklemeli veya üye çıkarmalısınız
### Çözümler
1. **Kullanıcı ekle** (Profesyonel) - Daha fazla satın alın
2. **Üye çıkar** - Dolu kullanıcıları boşaltın
3. **Plan yükselt** - Daha fazla dahil kullanıcı alın
## Üye ve Kullanıcı Farkı
Önemli ayrım:
| Kavram | Açıklama |
|--------|----------|
| **Kullanıcı** | Aboneliğinizdeki slot |
| **Üye** | Kullanıcı kullanan kişi |
Bir üye = bir kullanıcı, şunlardan bağımsız olarak:
- Dahil olduğu ekip sayısı
- Rolü (Lider, Üye, İzleyici)
- Aktivite seviyesi
## Büyük Ekipleri Yönetme
### Önceden Planlama
- Ekip boyutu ihtiyaçlarını tahmin edin
- Davet etmeden önce kullanıcı ekleyin
- Ek maliyetler için bütçe ayırın
### Maliyet Optimizasyonu
| Strateji | Fayda |
|----------|-------|
| Düzenli olarak boyutlandırın | Kullanılmayan kullanıcılar için ödeme yapmayın |
| İnaktif üyeleri çıkarın | Aktif kullanıcılar için slot boşaltın |
| Yıllık planlama | Öngörülebilir maliyetler |
### Toplu Kullanıcı Değişiklikleri
Büyük kullanıcı değişiklikleri için:
1. Gereken toplamı hesaplayın
2. Hepsini bir kerede ekleyin
3. Üyeleri davet edin
4. Periyodik olarak gözden geçirin
## Kullanıcı Yönetimi En İyi Uygulamaları
### Düzenli İnceleme
- Kullanıcıları aylık denetleyin
- Kullanılmayan kullanıcıları çıkarın
- Büyüme için plan yapın
### Dokümantasyon
- Kullanıcı ekleme/çıkarma nedenlerini takip edin
- Üye atamalarını belgeleyin
- Kapasite kayıtlarını tutun
### İletişim
- Ekibi kullanıcı kısıtlamaları hakkında bilgilendirin
- Davetiyeleri kapasiteye göre planlayın
- Limit artışlarını bildirin
## Sorun Giderme
### Kullanıcı Eklenemiyor
**"Özellik mevcut değil"**
- Profesyonel plan gerektirir
- Temel veya Deneme'den yükseltin
**"Ödeme başarısız"**
- Ödeme yöntemini doğrulayın
- Gerekirse kartı güncelleyin
- Destekle iletişime geçin
### Kullanıcı Çıkarılamıyor
**"Kullanıcılar dolu"**
- Önce üyeleri çıkarın
- Sonra kullanıcıları çıkarın
**"Dahil edilenlerin altına düşülemez"**
- Yalnızca ek kullanıcılar çıkarılabilir
- Dahil kullanıcılar planın parçasıdır
### Üye Katılamıyor
**"Kullanıcı mevcut değil"**
- Daha fazla kullanıcı ekleyin
- Veya inaktif üyeleri çıkarın
- Mevcut kullanıcı sayısını kontrol edin
## İlgili Konular
- [Abonelik Planları](/tr/docs/user-guides/billing/subscription-plans) - Plan özellikleri
- [Ekip Davetleri](/tr/docs/user-guides/teams/team-invitations) - Üye ekleme
- [Faturalar](/tr/docs/user-guides/billing/invoices) - Faturalama detayları
---
# Abonelik Planları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/billing/subscription-plans)
# Abonelik Planları
YAPL, ekip büyüklüğünüze ve ihtiyaçlarınıza uygun esnek abonelik planları sunar. Bu rehber, her planın özelliklerini, limitlerini ve fiyatlandırmasını açıklar.
## Mevcut Planlar
### Deneme (Ücretsiz)
YAPL'ı bağlanmadan önce değerlendirmek için ideal.
| Özellik | Detaylar |
|---------|----------|
| Fiyat | Ücretsiz |
| Süre | 14 gün |
| Kullanıcı | 10 (ekip işbirliğini test etmek için davet edebilirsiniz) |
| Proje | Maksimum 1 |
| Çalışma alanı başına plan | Maksimum 1 |
| Plan başına görev | Maksimum 200 |
**Deneme şunları içerir:**
- Maliyet takibi ve Gantt düzenleme
- Ekip işbirliği (10 üyeye kadar)
- Kaynak yönetimi (100 kaynağa kadar)
**Deneme sınırlamaları:**
- Yalnızca 1 aktif proje
- Yalnızca 1 aktif plan
- Plan başına 200 görev
- İçe/dışa aktarma yeteneği yok
- Ek çalışma alanı oluşturulamaz
- Kullanıcı başına tek deneme hakkı
### Temel ($15/ay)
Basit proje ihtiyaçları olan küçük ekipler için ideal.
| Özellik | Detaylar |
|---------|----------|
| Fiyat | $15/ay |
| Kullanıcı | 3 (sabit, artırılamaz) |
| Proje | Maksimum 5 |
| Çalışma alanı başına plan | Maksimum 10 |
| Plan başına görev | Maksimum 200 |
**Temel şunları içerir:**
- Temel proje yönetimi
- Ekip işbirliği (3 kullanıcı)
- Kanban panoları
- Temel raporlama
- 100 kaynağa kadar
**Temel şunları içermez:**
- Maliyet takibi
- Gantt şeması düzenleme
- İçe/dışa aktarma yeteneği
- Ek kullanıcılar
### Profesyonel ($69/ay)
Büyüyen ekipler için tam özellikli plan.
| Özellik | Detaylar |
|---------|----------|
| Fiyat | $69/ay |
| Dahil kullanıcı | 10 |
| Ek kullanıcı | $6/kullanıcı/ay |
| Proje | Sınırsız |
| Çalışma alanı başına plan | Sınırsız |
| Plan başına görev | Maksimum 500 |
**Profesyonel şunları içerir:**
- Temel'deki her şey
- Sınırsız proje ve plan
- Maliyet takibi ve bütçeleme
- Gantt şeması düzenleme
- Sınırsız kaynak
- Gelişmiş raporlama
- İçe/dışa aktarma yeteneği
- Webhook entegrasyonları (10 uç noktaya kadar)
- Öncelikli destek
## Detaylı Özellik Karşılaştırması
### Temel Özellikler
| Özellik | Deneme | Temel | Profesyonel |
|---------|--------|-------|-------------|
| Proje | 1 | 5 | Sınırsız |
| Çalışma alanı başına plan | 1 | 10 | Sınırsız |
| Plan başına görev | 200 | 200 | 500 |
| Ekip üyesi | 10 | 3 | 10+ |
### Planlama Özellikleri
| Özellik | Deneme | Temel | Profesyonel |
|---------|--------|-------|-------------|
| Görev yönetimi | Evet | Evet | Evet |
| Kanban panosu | Evet | Evet | Evet |
| Gantt şeması görünümü | Evet | Evet | Evet |
| Gantt düzenleme | Evet | Hayır | Evet |
| Bağımlılıklar | Evet | Evet | Evet |
| Kilometre taşları | Evet | Evet | Evet |
| Kritik yol | Evet | Hayır | Evet |
### Kaynak ve Maliyet Özellikleri
| Özellik | Deneme | Temel | Profesyonel |
|---------|--------|-------|-------------|
| Temel kaynaklar | Evet | Evet | Evet |
| Kaynak grupları | Evet | Hayır | Evet |
| Kaynak kullanımı | Evet | Hayır | Evet |
| Maliyet takibi | Evet | Hayır | Evet |
| Bütçe yönetimi | Evet | Hayır | Evet |
| S-Eğrisi görselleştirme | Evet | Hayır | Evet |
### Ekip ve İşbirliği
| Özellik | Deneme | Temel | Profesyonel |
|---------|--------|-------|-------------|
| Ekip yönetimi | 10 üye | 3 üye | 10+ üye |
| Ek kullanıcı | Hayır | Hayır | $6/kullanıcı |
| Ekip rolleri | Evet | Evet | Evet |
| Aktivite takibi | Evet | Evet | Evet |
### Cihaz ve Güvenlik
| Özellik | Deneme | Temel | Profesyonel |
|---------|--------|-------|-------------|
| Eşzamanlı cihaz | 1 | 1 | 3 |
| Arşiv saklama süresi | 30 gün | 30 gün | 365 gün |
### Entegrasyonlar
| Özellik | Deneme | Temel | Profesyonel |
|---------|--------|-------|-------------|
| Webhook'lar | Evet (10 uç nokta) | Hayır | Evet (10 uç nokta) |
### Veri ve Dışa Aktarma
| Özellik | Deneme | Temel | Profesyonel |
|---------|--------|-------|-------------|
| Veri dışa aktarma | Hayır | Hayır | Evet |
| Veri içe aktarma | Hayır | Hayır | Evet |
| Raporlar | Temel | Temel | Gelişmiş |
## Doğru Planı Seçme
### Temel'i Seçin Eğer
- Küçük ekipseniz (3 veya daha az üye)
- 5 veya daha az aktif projeniz var
- Maliyet takibine ihtiyacınız yok
- Temel zamanlama yeterli
### Profesyonel'i Seçin Eğer
- 3'ten fazla üyeli ekipseniz
- Çok sayıda eşzamanlı proje var
- Maliyet takibi ve bütçeleme gerekiyor
- Gantt şeması düzenleme gerekiyor
- Kaynak yönetimi gerekiyor
- Dışa/içe aktarma yetenekleri istiyorsunuz
## Plan Limitleri Açıklaması
### Kullanıcı Limitleri
| Limit | Açıklama |
|-------|----------|
| Deneme kullanıcıları | 10 (ekip işbirliğini test edin) |
| Temel kullanıcılar | 3 (sabit, artırılamaz) |
| Profesyonel kullanıcılar | 10 dahil + sınırsız ek |
### Proje Limitleri
| Limit | Açıklama |
|-------|----------|
| Aktif projeler | Planlama, Aktif, Beklemede durumları |
| Tamamlanan/Arşivlenen | Limite dahil değil |
| Temel limiti | Maksimum 5 aktif proje |
### Görev Limitleri
| Limit | Açıklama |
|-------|----------|
| Plan başına görev | Tek plandaki maksimum görev |
| Temel | Plan başına 200 görev |
| Profesyonel | Plan başına 500 görev |
## Fiyatlandırma Detayları
### Aylık Fiyatlandırma
| Plan | Aylık Maliyet |
|------|---------------|
| Deneme | Ücretsiz (14 gün) |
| Temel | $15/ay |
| Profesyonel | $69/ay |
| Ek kullanıcı | $6/kullanıcı/ay |
### Yıllık Fiyatlandırma
Yıllık fiyatlandırma seçenekleri ve olası indirimler için satışla iletişime geçin.
### Ek Maliyetler
| Öğe | Maliyet |
|-----|---------|
| Ek Profesyonel kullanıcı | $6/kullanıcı/ay |
| Temel ek kullanıcı | Mevcut değil |
## Deneme Bilgileri
### Deneme Başlatma
1. YAPL'a kaydolun
2. Otomatik 14 günlük deneme başlar
3. Kredi kartı gerekmez
4. Maliyet takibi ve Gantt düzenlemeyi test edin
### Deneme Süresince
- Başlangıç limitleriyle temel özellikleri keşfedin
- 10'a kadar ekip üyesi davet edin
- 1 planlı 1 proje oluşturun
- 200 göreve kadar iş akışlarını test edin
### Deneme Süresi Dolumu
Deneme sona erdiğinde:
- Çalışma alanı salt okunur olur
- Veriler 90 gün korunur
- Tam erişim için abone olun
### Kullanıcı Başına Tek Deneme
Her kullanıcı bir deneme hakkı alır. Ek denemeler için:
- Yeni e-posta adresi
- Yeni hesap
## Mevcut Planınızı Görüntüleme
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. Mevcut plan detaylarını görüntüleyin
3. Yenileme tarihi ve durumunu görün
## Abonelik Durumu
| Durum | Açıklama |
|-------|----------|
| Aktif | Ücretli abonelik, tam erişim |
| Deneme | Ücretsiz deneme süresi |
| Vadesi Geçmiş | Ödeme başarısız, ek süre |
| İptal Edildi | İptal talep edildi |
| Süresi Dolmuş | Deneme veya abonelik sona erdi |
## İlgili Konular
- [Plan Yükseltme](/tr/docs/user-guides/billing/upgrading-plan) - Planınızı değiştirin
- [Kullanıcı Yönetimi](/tr/docs/user-guides/billing/managing-seats) - Ekip boyutunu ayarlayın
- [İptal](/tr/docs/user-guides/billing/cancellation) - Aboneliği iptal edin
---
# Plan Yükseltme (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/billing/upgrading-plan)
# Plan Yükseltme
Daha fazla özellik açmak, proje limitlerini artırmak veya ekip kapasitesi eklemek için aboneliğinizi yükseltin.
## Ne Zaman Yükseltmeli
### Deneme'den
Şu durumlarda yükseltin:
- Deneme süresi doluyor ve devam etmek istiyorsunuz
- Ücretli bir plana bağlanmaya hazırsınız
- Ekip üyelerini davet etmeniz gerekiyor
### Temel'den Profesyonel'e
Şu durumlarda yükseltin:
- 3'ten fazla ekip üyesine ihtiyacınız var
- 5'ten fazla aktif projeniz var
- Maliyet takibi özelliklerine ihtiyacınız var
- Gantt şeması düzenleme gerekiyor
- Kaynak grupları istiyorsunuz
- Dışa/içe aktarma yetenekleri gerekiyor
## Nasıl Yükseltilir
### Adım 1: Abonelik Ayarlarına Erişin
1. Kenar çubuğunda **Ayarlar**'a gidin
2. **Abonelik** sekmesini seçin
3. Mevcut planınızı görüntüleyin
### Adım 2: Yeni Plan Seçin
1. **Plan Değiştir** veya **Yükselt**'e tıklayın
2. Mevcut planları inceleyin
3. İstediğiniz paketi seçin
4. Özellik değişikliklerini gözden geçirin
### Adım 3: Ödemeyi Tamamlayın
1. Fiyat özetini inceleyin
2. Ödeme bilgilerini girin (ilk kez ise)
3. Satın almayı onaylayın
4. Yeni özellikler hemen kullanılabilir
## Yükseltme Yolları
### Deneme → Temel
| Değişiklik | Sonuç |
|------------|-------|
| Fiyat | $0 → $15/ay |
| Kullanıcı | 1 → 3 |
| Proje | Sınırsız → Maks 5 |
| Özellikler | Tam → Sınırlı |
Deneme'den Temel'e yükseltme bazı özellikleri azaltır. Tam yeteneklere ihtiyacınız varsa Profesyonel'i düşünün.
### Deneme → Profesyonel
| Değişiklik | Sonuç |
|------------|-------|
| Fiyat | $0 → $69/ay |
| Kullanıcı | 1 → 10 |
| Proje | Sınırsız → Sınırsız |
| Özellikler | Hepsi → Hepsi |
Tüm deneme özelliklerini korumak için önerilen yol.
### Temel → Profesyonel
| Değişiklik | Sonuç |
|------------|-------|
| Fiyat | $15 → $69/ay |
| Kullanıcı | 3 → 10 |
| Proje | 5 → Sınırsız |
| Özellikler | Sınırlı → Tam |
## Anlık Etkiler
### Açılan Özellikler
Yükseltme hemen şunları sağlar:
- Yeni özellik erişimi
- Artırılmış limitler
- Daha fazla kullanıcı (uygulanabilirse)
### Faturalama Değişiklikleri
- İlk ücret: Kalan faturalama dönemi için orantılı
- Gelecek ücretler: Tam aylık tutar
- Otomatik yenileme devam eder
## Orantılı Faturalama
### Orantılama Nasıl Çalışır
Dönem ortasında yükseltme yaparken:
1. Mevcut planda kullanılmayan süre için kredi hesaplanır
2. Yeni plan yükseltme tarihinden itibaren ücretlendirilir
3. Sonraki faturalama tarihi değişmez
### Örnek
- 1 Ocak'ta Temel'e abone oldunuz
- 15 Ocak'ta Profesyonel'e yükselttiniz
- 15-31 Ocak için orantılı fark ücretlendirilir
- 1 Şubat'ta tam Profesyonel ücreti
## Veri ve İçerik
### Verilerinize Ne Olur
Tüm veriler korunur:
- Projeler bozulmaz
- Planlar ve görevler değişmez
- Ekip üyeleri tutulur
- Ayarlar korunur
### Özellik Erişimi
Daha önce kullanılamayan özellikler erişilebilir hale gelir:
- Maliyet takibi etkinleşir
- Gantt düzenleme açılır
- Kaynak grupları kullanılabilir olur
- Dışa/içe aktarma kilidi açılır
## Deneme Süresinde Yükseltme
### Deneme Bitmeden
Önerilen yaklaşım:
1. Deneme süresinde özellikleri değerlendirin
2. Süre dolmadan yükseltin
3. Hizmet kesintisi olmaz
### Deneme Bittikten Sonra
Deneme süresi dolduysa:
1. Çalışma alanı salt okunur modda
2. Abonelik ayarlarına gidin
3. Bir ücretli plan seçin
4. Tam erişim geri yüklenir
## Kim Yükseltebilir
Yalnızca **çalışma alanı sahipleri** abonelikleri değiştirebilir:
- Yükseltme seçeneklerini görüntüle
- Ödemeyi tamamla
- Ödemeyi yönet
Ekip üyeleri salt okunur faturalama durumu görür.
## Ödeme Bilgileri
### İlk Yükseltme
İlk kez yükseltiyorsanız:
1. Kredi kartı bilgilerini girin
2. Fatura adresini sağlayın
3. Kart gelecek faturalamalar için kaydedilir
### Geri Dönen Müşteriler
Kayıtlı ödeme yöntemi varsa:
1. Kayıtlı ödeme yöntemini inceleyin
2. Veya yeni karta güncelleyin
3. Satın almayı onaylayın
### Kabul Edilen Ödeme Yöntemleri
- Visa
- Mastercard
- American Express
- Discover
## Yükseltmeden Sonra
### Yükseltmeyi Doğrulayın
1. Aboneliğin yeni paketi gösterdiğini kontrol edin
2. Yeni özelliklerin erişilebilir olduğunu doğrulayın
3. Artırılmış limitlerin uygulandığını onaylayın
### Sonraki Adımlar
1. Ek ekip üyelerini davet edin (kullanıcılar artıysa)
2. Ek projeler oluşturun (limitler artıysa)
3. Yeni özellikleri keşfedin
## Sorun Giderme
### Yükseltme İşlenmiyor
**Ödeme reddedildi**
- Kart bilgilerini doğrulayın
- Mevcut bakiyeyi kontrol edin
- Farklı kart deneyin
- Bankayla iletişime geçin
**Ödeme sırasında hata**
- Sayfayı yenileyin ve tekrar deneyin
- Tarayıcı önbelleğini temizleyin
- Farklı tarayıcı deneyin
- Destekle iletişime geçin
### Yükseltmeden Sonra Özellikler Kullanılamıyor
- Sayfayı yenileyin
- Çıkış yapın ve tekrar giriş yapın
- Yükseltmenin tamamlandığını doğrulayın
- Abonelik durumunu kontrol edin
### Yanlış Ücretlendirme
- Fatura detaylarını inceleyin
- Orantılama hesaplamasını kontrol edin
- Faturalama sorunları için destekle iletişime geçin
## Düşürme
Daha düşük bir pakete geçmek için:
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. **Plan Değiştir**'e tıklayın
3. Daha düşük paketi seçin
4. Mevcut kullanıma etkisini inceleyin
5. Düşürmeyi onaylayın
Düşürme özellikleri devre dışı bırakabilir ve limitleri azaltabilir. Kullanımınızın yeni pakete uyduğundan emin olun.
Paket karşılaştırmaları için [Abonelik Planları](/tr/docs/user-guides/billing/subscription-plans)'na bakın.
## İlgili Konular
- [Abonelik Planları](/tr/docs/user-guides/billing/subscription-plans) - Plan karşılaştırması
- [Kullanıcı Yönetimi](/tr/docs/user-guides/billing/managing-seats) - Ekip boyutu değişiklikleri
- [Faturalar](/tr/docs/user-guides/billing/invoices) - Faturalama geçmişi
---
# Referans Çizgisi Karşılaştırması (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/gantt/baseline-comparison)
# Referans Çizgisi Karşılaştırması
Referans çizgileri, planınızın belirli bir andaki anlık görüntüsünü yakalar. Mevcut takviminizi referans çizgisiyle karşılaştırmak, varyansı takip etmenize, kaymaları belirlemenize ve takvim performansını anlamanıza yardımcı olur.
Referans çizgisi karşılaştırması Profesyonel katman aboneliği gerektirir.
## Referans Çizgisi Nedir?
### Tanım
Bir referans çizgisi:
- Planınızın kaydedilmiş anlık görüntüsü
- Karşılaştırma için onaylanmış takvim
- Varyans analizi için referans noktası
### Ne Yakalanır
Bir referans çizgisi şunları kaydeder:
- Görev başlangıç ve bitiş tarihleri
- Görev süreleri
- Efor tahminleri (planlanan saatler)
- Bağımlılıklar
- Kilometre taşı tarihleri
## Referans Çizgisi Oluşturma
### Ne Zaman Oluşturulmalı
Şu durumlarda referans çizgisi oluşturun:
- Proje başlamak için onaylandığında
- Büyük yeniden planlama yapıldığında
- Kapsam değişiklikleri onaylandığında
- Yeni fazlar başladığında
### Nasıl Oluşturulur
1. Planınızı açın
2. **Ayarlar** veya **Sürümler** sekmesine gidin
3. Referans çizgisi seçeneklerini bulun
4. **Referans Çizgisi Oluştur** veya **Referans Çizgisi Ayarla**'ya tıklayın
5. Referans çizgisini adlandırın ve kaydedin
### Referans Çizgisi Adlandırma
Açıklayıcı adlar kullanın:
- "İlk Referans Çizgisi - Ocak 2025"
- "Değişiklik Emri #3 Sonrası"
- "Faz 2 Onaylı"
## Referans Çizgisi Karşılaştırmasını Görüntüleme
### Referans Çizgisi Katmanını Etkinleştirme
1. Zaman Çizelgesi görünümünü açın
2. Görünüm seçeneklerini bulun
3. **Referans Çizgisini Göster**'i etkinleştirin
4. Referans çizgisi gölge çubuklar olarak görünür
### Görsel Görüntüleme
Referans çizgisi şu şekilde görünür:
- Mevcut çubukların arkasında gri veya boş çubuklar
- Farklı renkli göstergeler
- Kilometre taşlarında karşılaştırma işaretçileri
### Görüntüyü Okuma
| Görsel | Anlamı |
|--------|--------|
| Mevcut çubuk referans çizgisinin sağında | Görev geç |
| Mevcut çubuk referans çizgisinin solunda | Görev erken |
| Çubuklar hizalı | Görev takvimde |
| Mevcut çubuk daha uzun | Süre artmış |
| Mevcut çubuk daha kısa | Süre azalmış |
## Varyans Analizi
### Takvim Varyansı
Tarihleri karşılaştırın:
| Metrik | Hesaplama |
|--------|-----------|
| Başlangıç Varyansı | Mevcut Başlangıç - Referans Başlangıç |
| Bitiş Varyansı | Mevcut Bitiş - Referans Bitiş |
| Süre Varyansı | Mevcut Süre - Referans Süre |
### Varyans Göstergeleri
Pozitif varyans (geç/uzun):
- Kırmızı vurgulama
- Artı işareti (+5 gün)
Negatif varyans (erken/kısa):
- Yeşil vurgulama
- Eksi işareti (-3 gün)
Sıfır varyans:
- Vurgulama yok
- Yolunda
## Efor Varyansı
### Efor Takibi
Efor takibi kullanıyorsanız:
| Metrik | Anlamı |
|--------|--------|
| Referans Efor | Başlangıçta planlanan saatler |
| Planlanan Saatler | Mevcut tahmini saatler |
| Gerçek Saatler | Bugüne kadar tamamlanan iş |
| TBM | Tamamlanma Beklentisi |
### TBM Formülü
```
TBM = Gerçek Saatler + Kalan Saatler
Varyans = TBM - Referans Efor
```
### Efor Performansı
| Varyans | Anlamı |
|---------|--------|
| Pozitif | Planlanandan fazla efor kullanılıyor |
| Negatif | Planlanandan az efor kullanılıyor |
| Sıfır | Yolunda |
## Birden Fazla Referans Çizgisi
### Referans Çizgilerini Yönetme
Şunlar için birden fazla referans çizginiz olabilir:
- Farklı onay noktaları
- Faz sınırları
- Büyük değişiklikler
- Sürüm karşılaştırmaları
### Karşılaştırma İçin Referans Çizgisi Seçme
1. Görünüm seçeneklerini açın
2. Görüntülenecek referans çizgisini seçin
3. Gerektiğinde referans çizgileri arasında geçiş yapın
### Referans Çizgisi Karşılaştırma Tablosu
Tüm referans çizgilerini karşılaştırın:
| Referans Çizgisi | Bitiş Tarihi | Varyans |
|------------------|--------------|---------|
| İlk | 15 Mart | - |
| Revizyon 1 | 22 Mart | +7 gün |
| Mevcut | 29 Mart | +14 gün |
## İlerleme ve Referans Çizgisi
### Görünümleri Birleştirme
İlerlemeyi referans çizgisiyle birlikte görüntüleyin:
- Referans çizgisi planlanan takvimi gösterir
- İlerleme tamamlanmayı gösterir
- Birlikte performansı gösterir
### Durum Değerlendirmesi
| Mevcut Tarih | İlerleme | Değerlendirme |
|--------------|----------|---------------|
| Referans çizgisinin gerisinde | Yolunda | Toparlanıyor |
| Referans çizgisinin gerisinde | Geride | Risk altında |
| Referans çizgisinde | Yolunda | Sağlıklı |
| Referans çizgisinin önünde | İleride | Mükemmel |
## Referans Çizgisi Raporları
### Varyans Raporu
Şunları gösteren raporlar oluşturun:
- Tüm görev varyansları
- Özet istatistikler
- Zaman içindeki trendler
### Neleri Dahil Etmeli
| Metrik | Kullanım |
|--------|----------|
| Takvim varyansı özeti | Yönetici genel bakışı |
| Görev bazında varyans | Detaylı analiz |
| Kritik yol varyansı | Risk değerlendirmesi |
| Kilometre taşı varyansı | Önemli tarih takibi |
## En İyi Uygulamalar
### Referans Çizgisi Yönetimi
- Proje onayında referans çizgisi oluşturun
- Referans çizgilerini anlamlı şekilde adlandırın
- Yeni referans çizgileri için nedeni belgeleyin
- Referans çizgisi sayısını yönetilebilir tutun
### Gözden Geçirme Sıklığı
- Haftalık referans çizgisiyle karşılaştırın
- Paydaşlara varyans raporlayın
- Önemli varyansı araştırın
- Varyansa göre tahminleri güncelleyin
### Ne Zaman Yeniden Referans Çizgisi Oluşturulmalı
Şu durumlarda yeniden referans çizgisi oluşturmayı düşünün:
- Onaylı kapsam değişiklikleri olduğunda
- Büyük takvim revizyonları gerektiğinde
- Beklemeden sonra proje yeniden başladığında
- Orijinal referans çizgisi artık geçerli olmadığında
Yeniden referans çizgisi oluşturma bilinçli bir karar olmalıdır. Çok sık değişiklikler varyans takibini anlamsız kılar.
## Referans Çizgisi İzinleri
### Referans Çizgilerini Kim Yönetebilir
| Eylem | İzinler |
|-------|---------|
| Referans çizgisi görüntüleme | Plan erişimi olan herkes |
| Referans çizgisi oluşturma | Ekip Liderleri, Sahipler |
| Referans çizgisi silme | Ekip Liderleri, Sahipler |
| Referans çizgilerini karşılaştırma | Profesyonel katman |
## Sorun Giderme
### Referans Çizgisi Görünmüyor
- Referans çizgisinin var olduğunu doğrulayın
- Görünüm seçeneğinin etkin olduğunu kontrol edin
- Profesyonel katman aboneliğini kontrol edin
- Sayfayı yenilemeyi deneyin
### Varyans Yanlış Görünüyor
- Doğru referans çizgisinin seçili olduğunu doğrulayın
- Görev tarihlerinin değişip değişmediğini kontrol edin
- Referans çizgisi oluşturma tarihini inceleyin
- Gerekirse manuel olarak karşılaştırın
### Referans Çizgisi Oluşturulamıyor
- İzniniz olduğunu doğrulayın
- Planın tarihli görevleri olduğunu kontrol edin
- Planın kaydedildiğinden emin olun
- Ayarlar sekmesinden deneyin
### Referans Çizgisi Verisi Eksik
- Referans çizgisi anlık veriyi yakalar
- Yeni görevlerin referans çizgisi olmaz
- Silinen görevler görünmeyebilir
- Referans çizgisi oluşturma tarihini kontrol edin
## İlgili Konular
- [Zaman Çizelgesi Görünümü](/tr/docs/user-guides/gantt/timeline-view) - Şemayı görüntüleme
- [Kritik Yol](/tr/docs/user-guides/gantt/critical-path) - Takvim analizi
- [Planlar](/tr/docs/user-guides/plans) - Plan sürümleme
---
# Kritik Yol (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/gantt/critical-path)
# Kritik Yol
Kritik yol, minimum proje süresini belirleyen bağımlı görevlerin en uzun dizisidir. Kritik yolu anlamak ve izlemek, projenizin bitiş tarihini doğrudan etkileyen görevleri belirlemenize yardımcı olur.
Kritik yol analizi Profesyonel katman aboneliği gerektirir.
## Kritik Yol Nedir?
### Tanım
Kritik yol:
- Bağımlı görevler arasındaki en uzun yol
- Sıfır boşluğu (esneklik) olan dizi
- Proje bitiş tarihini doğrudan belirleyen görevler
### Önemi
Kritik yol görevleri:
- Projeyi geciktirmeden geciktirilemez
- En yakın izlemeyi gerektirir
- Öncelikli kaynakları almalıdır
## Kritik Yolu Görüntüleme
### Görüntülemeyi Etkinleştirme
1. Planınızın Zaman Çizelgesi görünümünü açın
2. Görünüm seçeneklerini veya ayarları bulun
3. **Kritik Yolu Göster**'i etkinleştirin
4. Kritik görevler vurgulanır
### Görsel Göstergeler
Kritik yol görevleri şu şekilde görünür:
- Farklı renk (genellikle kırmızı)
- Kalın veya vurgulanmış çubuklar
- Bağlantı çizgileri vurgulanmış bağımlılıklar
## Boşluğu Anlama
### Boşluk Nedir?
Boşluk (veya esneklik), bir görevin şunları etkilemeden ne kadar geciktirilebileceğidir:
- **Toplam Boşluk** - Proje bitiş tarihi
- **Serbest Boşluk** - Halef görev başlangıç tarihi
### Boşluk Değerleri
| Boşluk Değeri | Anlamı |
|---------------|--------|
| Sıfır | Görev kritik yolda |
| Pozitif | Görevin esnekliği var |
| Negatif | Görev zaten geç |
### Boşluğu Görüntüleme
Boşluk bilgisi şuralarda görünebilir:
- Görev ayrıntıları panelinde
- Görev listesinde sütun olarak
- Fareyle üzerine gelindiğinde ipucu olarak
## Kritik Yol Hesaplaması
### Nasıl Hesaplanır
YAPL kritik yolu şu şekilde hesaplar:
1. **İleri Geçiş** - Her görev için en erken başlangıç/bitiş hesapla
2. **Geri Geçiş** - Bitiş tarihinden en geç başlangıç/bitiş hesapla
3. **Boşluk Hesaplaması** - En geç ve en erken tarihler arasındaki fark
4. **Yol Belirleme** - Sıfır boşluklu görevler kritiktir
### Otomatik Güncellemeler
Kritik yol şu durumlarda yeniden hesaplanır:
- Görev tarihleri değiştiğinde
- Bağımlılıklar değiştirildiğinde
- İlerleme güncellendiğinde
- Yeni görevler eklendiğinde
## Birden Fazla Kritik Yol
### Ne Zaman Oluşur
Birden fazla kritik yol şu durumlarda mevcuttur:
- Paralel görev dizileri eşit süreye sahip
- Birden fazla yol en uzun için eşit
### Görüntüleme
Tüm kritik yollar vurgulanır:
- Aynı görsel işlemi kullanabilir
- Hepsi proje bitiş tarihini eşit şekilde etkiler
## Kritik Yakın Görevler
### Ne Oldukları
Kritik yakın görevler:
- Çok küçük boşluğa sahip (örneğin, 5 günden az)
- Kritik olma riski taşıyan
- Yakından izlenmeli
### İzleme
Kritik yakın görevleri izleyin çünkü:
- Küçük gecikmeler onları kritik yapar
- Risk altında birden fazla yol olabilir
- Erken uyarı sağlar
## Kritik Yolu Kullanma
### Proje Planlama
Kritik yolu şunlar için kullanın:
- Takvim mantığını doğrulama
- Önemli kilometre taşlarını belirleme
- Kaynak tahsisini planlama
- Öncelikleri belirleme
### İlerleme İzleme
Uygulama sırasında:
- Kritik görev ilerlemesini yakından takip edin
- Gecikmeleri hemen ele alın
- Yol değişikliklerini izleyin
### Kurtarma Planlaması
Takvim gerisindeyken:
- Kritik yol görevlerine odaklanın
- Hızlandırma fırsatları arayın
- Hızlı takip seçeneklerini değerlendirin
## Kritik Yol Değişiklikleri
### Neden Değişir
Kritik yol şu nedenlerle kayabilir:
- Görev gecikmeleri (kritik veya kritik olmayan)
- Beklenenden hızlı ilerleme
- Kapsam değişiklikleri
- Kaynak yeniden tahsisi
### Değişiklikleri İzleme
Şunları izleyin:
- Kritik hale gelen yeni görevler
- Boşluk kazanan önceki kritik görevler
- Kritik hale gelen birden fazla yol
## Takvim Sıkıştırma
### Hızlandırma
Kaynak ekleyerek süreyi azaltma:
- Kritik yol görevlerine odaklanın
- Maliyet/fayda analizi yapın
- Her zaman mümkün olmayabilir
### Hızlı Takip
Görevleri paralel yürütme:
- Sıralı görevleri örtüştürme
- Riski artırır
- Toplam süreyi azaltır
### Ödünleşimler
| Yöntem | Maliyet | Risk | Süre |
|--------|---------|------|------|
| Hızlandırma | Daha yüksek | Aynı/Düşük | Daha kısa |
| Hızlı takip | Aynı/Düşük | Daha yüksek | Daha kısa |
## En İyi Uygulamalar
### Düzenli Gözden Geçirme
- Kritik yolu haftalık kontrol edin
- Yol değişikliklerini not edin
- Paydaşları güncelleyin
### Kaynakları Odaklama
- Kritik görevlere en iyi kaynakları atayın
- Kesintileri en aza indirin
- Desteği önceliklendirin
### Acil Durum Planlaması
- Kritik görevler için yedek planlar belirleyin
- Kritik olmayan görevlere tampon ekleyin
- Kurtarma stratejileri hazırlayın
### Belgeleme
- Proje başlangıcında kritik yolu kaydedin
- Zaman içindeki değişiklikleri belgeleyin
- Alınan dersler için kullanın
## Raporlarda Kritik Yol
### Dışa Aktarmalara Dahil Etme
Gantt'ı dışa aktarırken:
- Kritik yol vurgulaması dahil
- Açıklama renkleri açıklar
- Tarihler ve boşluk görünür
### Paydaş İletişimi
Kritik yolu şunları göstermek için kullanın:
- Bitiş tarihini neyin belirlediği
- Gecikmelerin nereye zarar vereceği
- Öncelikli alanlar
## Sorun Giderme
### Kritik Yol Görüntülenmiyor
- Görevlerin bağımlılıkları olduğunu doğrulayın
- Tarihlerin ayarlandığını kontrol edin
- Kritik yol görünüm seçeneğini etkinleştirin
- Profesyonel katman aboneliğini kontrol edin
### Beklenmedik Kritik Yol
- Tüm bağımlılıkları gözden geçirin
- Eksik bağlantıları kontrol edin
- Görev sürelerini doğrulayın
- Tarihleri etkileyen kısıtlamalara bakın
### Kritik Yol Sürekli Değişiyor
- Proje değişiklikleri sırasında normal
- Kaymaya neyin neden olduğunu inceleyin
- Planlama sorunlarını gösterebilir
- Çok fazla paralellik olabilir
### Tüm Görevler Kritik Görünüyor
- Görevler arasında eksik bağımlılıklar
- Görevler düzgün bağlı değil
- Daha iyi İKY yapısı gerekebilir
## İlgili Konular
- [Zaman Çizelgesi Görünümü](/tr/docs/user-guides/gantt/timeline-view) - Şemayı görüntüleme
- [Zaman Çizelgesini Düzenleme](/tr/docs/user-guides/gantt/editing-timeline) - Değişiklik yapma
- [Referans Çizgisi Karşılaştırması](/tr/docs/user-guides/gantt/baseline-comparison) - Varyans takibi
---
# Zaman Çizelgesini Düzenleme (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/gantt/editing-timeline)
# Zaman Çizelgesini Düzenleme
YAPL'nin Gantt şeması, sürükle-bırak etkileşimleriyle görevleri doğrudan zaman çizelgesi üzerinde düzenlemenize olanak tanır. Bu rehber, zaman çizelgesi görünümünde mevcut tüm düzenleme özelliklerini kapsar.
Doğrudan zaman çizelgesi düzenleme Profesyonel katman aboneliği gerektirir. Temel katman kullanıcıları zaman çizelgesini görüntüleyebilir ancak görevleri görev listesi veya görev ayrıntı paneli üzerinden düzenlemelidir.
## Düzenleme Özellikleri
Profesyonel katmanla şunları yapabilirsiniz:
| Eylem | Nasıl Yapılır |
|-------|---------------|
| Görevi taşı | Görev çubuğunu yatay olarak sürükle |
| Görevi yeniden boyutlandır | Çubuk kenarlarını sürükle |
| Bağımlılık oluştur | Görevler arasında çizgi çiz |
| Bağımlılık sil | Bağımlılık çizgisine tıkla |
| Görev ayrıntılarını düzenle | Göreve çift tıkla |
## Görevleri Taşıma
### Yeniden Zamanlamak İçin Sürükle
1. Bir görev çubuğuna tıklayıp basılı tutun
2. Yeni konuma yatay olarak sürükleyin
3. Yeni tarihleri ayarlamak için bırakın
### Ne Olur
Bir görevi taşıdığınızda:
- Başlangıç ve bitiş tarihleri güncellenir
- Süre aynı kalır
- Bağımlı görevler kayabilir (otomatik zamanlama etkinse)
### Kısıtlamalar
Taşıma şunlarla kısıtlanabilir:
- Görev kısıtlamaları (Şu Tarihte Başlamalı, vb.)
- Diğer görevlere bağımlılıklar
- Ana görev sınırları (alt görevler için)
## Görevleri Yeniden Boyutlandırma
### Süreyi Değiştirme
1. Görev çubuğunun sol veya sağ kenarının üzerine gelin
2. İmleç yeniden boyutlandırma göstergesine dönüşür
3. Uzatmak veya kısaltmak için tıklayıp sürükleyin
4. Yeni süreyi ayarlamak için bırakın
### Sol Kenar
Sol kenarı sürüklemek:
- Başlangıç tarihini değiştirir
- Süreyi ayarlar
- Bitiş tarihi sabit kalabilir
### Sağ Kenar
Sağ kenarı sürüklemek:
- Bitiş tarihini değiştirir
- Süreyi ayarlar
- Başlangıç tarihi sabit kalır
### Süre Limitleri
Şunlara dikkat edin:
- Minimum görev süresi (genellikle 1 gün)
- Tarihleri kısıtlayan bağımlılıklar
- Takvim çalışma günleri
## Bağımlılık Oluşturma
### Bağımlılık Çizme
1. Kaynak görev çubuğunun üzerine gelin
2. Bağımlılık tutamacını arayın (kenardaki daire)
3. Hedef göreve tıklayıp sürükleyin
4. Bağlantı oluşturmak için bırakın
### Bağımlılık Yönü
- Bitir-Başlat için **öncülün sonundan** **halefin başına** sürükleyin
- Bağlantı noktaları bağımlılık türünü belirler
### Bağımlılık Seçenekleri
Oluşturduktan sonra şunları yapılandırabilirsiniz:
- Bağımlılık türü (BS, BB, BtBt, SBt)
- Gecikme veya öncülük süresi
- Kısıtlamalar
## Bağımlılık Silme
### Bağlantıları Kaldırma
1. Bağımlılık çizgisine tıklayın
2. Bağımlılık vurgulanır
3. Delete tuşuna basın veya bağlam menüsünü kullanın
4. Bağımlılık kaldırılır
### Alternatif Yöntem
1. Görev ayrıntılarını açın
2. Bağımlılıklar bölümüne gidin
3. Listeden bağımlılığı kaldırın
## Görev Ayrıntılarını Düzenleme
### Hızlı Düzenleme
Bir görev çubuğuna çift tıklayarak şunları açın:
- Görev adı düzenleme
- Hızlı özellik değişiklikleri
- Durum güncelleme
### Tam Düzenleme
Tam düzenleme için:
1. Görev çubuğuna çift tıklayın
2. **Ayrıntıları Düzenle**'ye tıklayın veya paneli genişletin
3. Tüm görev özelliklerine erişin
## Klavye Kısayolları
| Kısayol | Eylem |
|---------|-------|
| Delete | Seçili öğeyi kaldır |
| Escape | Geçerli işlemi iptal et |
| Ctrl+Z | Son değişikliği geri al |
| Ctrl+Y | Son değişikliği yinele |
## Otomatik Zamanlama
### Nasıl Çalışır
Etkinleştirildiğinde, bir görevi düzenlemek diğerlerini etkileyebilir:
- Bir öncülü taşımak halefleri kaydırır
- Bağımlılık kısıtlamalarına uyar
- Mantıksal sırayı korur
### Manuel Mod
Manuel modda:
- Görevler yerleştirildikleri yerde kalır
- Bağımlılıklar gösterilir ancak zorlanmaz
- Tarihler üzerinde tam kontrol
### Modlar Arası Geçiş
Otomatik zamanlamayı şuralarda değiştirin:
- Plan ayarları
- Görünüm seçenekleri menüsü
## Kısıtlama Yönetimi
### Görev Kısıtlamaları
Görevlerin düzenlemeyi sınırlayan kısıtlamaları olabilir:
| Kısıtlama | Etki |
|-----------|------|
| Şu Tarihte Başlamalı | Başlangıç tarihi değiştirilemez |
| Şu Tarihte Bitmeli | Bitiş tarihi değiştirilemez |
| En Erken Şu Tarihte Başlamalı | Minimum başlangıç tarihi |
| En Geç Şu Tarihte Başlamalı | Maksimum başlangıç tarihi |
| En Erken Şu Tarihte Bitmeli | Minimum bitiş tarihi |
| En Geç Şu Tarihte Bitmeli | Maksimum bitiş tarihi |
### Kısıtlama Göstergeleri
Şunları arayın:
- Görev çubuklarında simgeler
- Renk kodlaması
- Kısıtlamaları açıklayan ipuçları
### Kısıtlamaları Geçersiz Kılma
Kısıtlamalı görevleri düzenlemek için:
1. Görev ayrıntılarını açın
2. Kısıtlamayı kaldırın veya değiştirin
3. Tarih değişikliklerini yapın
4. Gerekirse kısıtlamayı yeniden uygulayın
## Kilometre Taşlarını Düzenleme
### Kilometre Taşlarını Taşıma
1. Kilometre taşı elmasına tıklayıp sürükleyin
2. Yeni tarihe taşıyın
3. Ayarlamak için bırakın
### Görevleri Dönüştürme
- Süreyi 0 yaparak görevi kilometre taşına dönüştürün
- Süre ekleyerek kilometre taşını göreve dönüştürün
## Özet Görevleri Düzenleme
### Sınırlamalar
Özet (ana) görevler genellikle:
- Doğrudan yeniden boyutlandırılamaz
- Tarihleri alt görevler tarafından belirlenir
- Özeti değiştirmek için alt görevleri düzenleyin
### Manuel Özet Kontrolü
Bazı modlarda:
- Özet tarihleri manuel olarak ayarlanabilir
- Alt görevlerin ötesine uzayabilir
- Faz işaretçileri için yararlı
## Geri Al/Yinele
### Değişiklikleri Geri Alma
- **Geri Al**: Ctrl+Z (Windows) / Cmd+Z (Mac)
- **Yinele**: Ctrl+Y (Windows) / Cmd+Y (Mac)
### Geçmiş Limitleri
- Birden fazla geri alma seviyesi mevcut
- Sayfa yenilendiğinde geçmiş temizlenir
- Güvenlik için sık sık kaydedin
## Çoklu Seçim Düzenleme
### Birden Fazla Görev Seçme
- Seçime eklemek için Ctrl+Tıklama
- Aralık için Shift+Tıklama
- Seçili görevler vurgulanır
### Birden Fazla Görevi Taşıma
1. Birden fazla görev seçin
2. Seçili herhangi bir görevi sürükleyin
3. Hepsi birlikte hareket eder
### Sınırlamalar
Çoklu seçim düzenleme:
- Sadece yatay hareketleri destekleyebilir
- Aynı anda birden fazla yeniden boyutlandırmayı desteklemez
- Süreleri orantılı olarak değiştiremez
## Kaydetme ve Senkronizasyon
### Otomatik Kaydetme
Değişiklikler genellikle otomatik olarak kaydedilir:
- Sürükleme işlemi tamamlandığında
- Yeniden boyutlandırma tamamlandığında
- Bağımlılık oluşturulduktan sonra
### Manuel Kaydetme
Mevcutsa:
- Kaydet düğmesine tıklayın
- Klavye kısayolu (Ctrl+S)
### Senkronizasyon Göstergesi
Şunları gösteren göstergeleri arayın:
- Kayıt devam ediyor
- Tüm değişiklikler kaydedildi
- Senkronizasyon hataları
## En İyi Uygulamalar
### Düzenlemeden Önce
- Etkilenebilecek bağımlılıkları gözden geçirin
- Mevcut kısıtlamaları anlayın
- Kritik yol üzerindeki etkiyi değerlendirin
### Düzenleme Sırasında
- Artımlı değişiklikler yapın
- Kısıtlama ihlallerini izleyin
- Diğer görevler üzerindeki etkiyi kontrol edin
### Düzenlemeden Sonra
- Çakışmalar için takvimi gözden geçirin
- Kritik yolu doğrulayın
- Gerekirse referans çizgisiyle karşılaştırın
## Sorun Giderme
### Görev Taşınamıyor
- Kısıtlamaları kontrol edin
- Bağımlılıkların harekete izin verdiğini doğrulayın
- Profesyonel katman aboneliğini kontrol edin
### Değişiklikler Kaydedilmiyor
- Ağ bağlantısını kontrol edin
- Hata mesajlarını arayın
- Sayfayı yenilemeyi deneyin
### Bağımlılıklar Oluşturulamıyor
- Her iki görevin var olduğunu doğrulayın
- Döngüsel bağımlılığı kontrol edin
- Geçerli bağlantı noktalarını sağlayın
### Beklenmedik Görev Hareketi
- Otomatik zamanlama bağımlı görevleri taşıyor olabilir
- Kısıtlamaları kontrol edin
- Bağımlılık zincirini gözden geçirin
## İlgili Konular
- [Zaman Çizelgesi Görünümü](/tr/docs/user-guides/gantt/timeline-view) - Şemayı anlama
- [Kritik Yol](/tr/docs/user-guides/gantt/critical-path) - Takvim etkisi
- [Görevler](/tr/docs/user-guides/tasks) - Alternatif düzenleme yöntemleri
---
# Gantt Şemaları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/gantt)
# Gantt Şemaları
Gantt şemaları, proje takvimlerinizin görsel bir zaman çizelgesi temsilini sunar. YAPL'nin etkileşimli Gantt görünümü, görev sürelerini, bağımlılıkları ve kritik yolları bir bakışta görmenize olanak tanır.
## Genel Bakış
YAPL'deki Gantt şeması şunları sunar:
- **Görsel Zaman Çizelgesi** - Görevleri zaman boyunca yatay çubuklar olarak görün
- **Bağımlılık Görselleştirmesi** - Bağımlı görevleri birleştiren çizgiler
- **Kritik Yol Vurgulama** - Takvimi belirleyen görevleri tanımlayın
- **Etkileşimli Düzenleme** - Görevleri sürükleyip yeniden boyutlandırın (Profesyonel katman)
- **Referans Çizgisi Karşılaştırması** - Mevcut ve planlanan takvimleri karşılaştırın
- **Çoklu Yakınlaştırma Seviyeleri** - Gün, hafta, ay, çeyrek görünümleri
Tam Gantt düzenleme özellikleri Profesyonel katman aboneliği gerektirir. Temel katman kullanıcıları zaman çizelgesini görüntüleyebilir ancak doğrudan düzenleyemez.
## Gantt Şemasına Erişim
1. Kenar çubuğunda **Planlar**'a gidin
2. Bir plan açın
3. **Zaman Çizelgesi** sekmesine tıklayın
Gantt şeması, planınızdaki tüm görevleri zaman çizelgesi formatında görüntüler.
## Bu Bölümde
### Görüntüleme
- **[Zaman Çizelgesi Görünümü](/tr/docs/user-guides/gantt/timeline-view)** - Gantt arayüzünü anlama
### Düzenleme
- **[Zaman Çizelgesini Düzenleme](/tr/docs/user-guides/gantt/editing-timeline)** - Görevleri doğrudan şema üzerinde değiştirme
### Analiz
- **[Kritik Yol](/tr/docs/user-guides/gantt/critical-path)** - Takvim açısından kritik görevleri belirleme
- **[Referans Çizgisi Karşılaştırması](/tr/docs/user-guides/gantt/baseline-comparison)** - Takvim varyansını takip etme
## Hızlı Referans
| Eylem | Nasıl Yapılır |
|-------|---------------|
| Zaman çizelgesi görüntüle | Planlar > [Plan] > Zaman Çizelgesi |
| Yakınlaştır/uzaklaştır | Yakınlaştırma kontrollerini veya kaydırmayı kullanın |
| Kritik yolu göster | Görünüm seçeneklerinde etkinleştirin |
| Referans çizgisiyle karşılaştır | Referans çizgisi katmanını etkinleştirin |
| Şemayı dışa aktar | Dışa aktarma menüsünü kullanın |
## Gantt Bileşenleri
### Görev Çubukları
Her görev yatay bir çubuk olarak görünür:
- **Uzunluk** süreyi temsil eder
- **Konum** başlangıç/bitiş tarihlerini gösterir
- **Renk** durumu veya özel kategoriyi gösterir
- **İlerleme dolgusu** tamamlanma yüzdesini gösterir
### Bağımlılıklar
Görevler arasındaki çizgiler ilişkileri gösterir:
- **Bitir-Başlat** - A Görevi bittiğinde B Görevi başlar
- **Başlat-Başlat** - Görevler birlikte başlar
- **Bitir-Bitir** - Görevler birlikte biter
- **Başlat-Bitir** - A Görevi başladığında B Görevi biter
### Kilometre Taşları
Elmas işaretçiler sıfır süreli olayları gösterir:
- Proje kilometre taşları
- Önemli karar noktaları
- Teslim tarihleri
### Özet Görevler
Ana görevler özet çubukları olarak görünür:
- En erken alt görevden en son alt göreve uzanır
- Alt görevlerden ilerlemeyi toplar
- Daraltılabilir/genişletilebilir
## Abonelik Özellikleri
| Özellik | Temel | Profesyonel |
|---------|-------|-------------|
| Zaman çizelgesi görüntüleme | Evet | Evet |
| Yakınlaştırma seviyeleri | Evet | Evet |
| Bağımlılıkları görüntüleme | Evet | Evet |
| Sürükleyerek düzenleme | Hayır | Evet |
| Görevleri yeniden boyutlandırma | Hayır | Evet |
| Bağımlılık oluşturma | Hayır | Evet |
| Kritik yol | Hayır | Evet |
| Referans çizgisi karşılaştırması | Hayır | Evet |
| Dışa aktarma | Hayır | Evet |
## En İyi Uygulamalar
### Planlama Aşaması
- Görevleri mantıksal iş kırılım yapısında oluşturun
- Gerçekçi süreler belirleyin
- Gantt'ı görüntülemeden önce bağımlılıkları tanımlayın
- Uygulamadan önce referans çizgisi oluşturun
### Uygulama Aşaması
- İlerlemeyi düzenli olarak güncelleyin
- Kritik yol değişikliklerini izleyin
- Referans çizgisiyle sık sık karşılaştırın
- Takvimi gerektiğinde ayarlayın
### İletişim
- Paydaş güncellemeleri için Gantt dışa aktarmaları kullanın
- Tartışmalarda kritik yolu vurgulayın
- Takvim incelemelerinde referans çizgisi varyansını gösterin
## İlgili Konular
- [Planlar](/tr/docs/user-guides/plans) - Plan yönetimi
- [Görevler](/tr/docs/user-guides/tasks) - Görev oluşturma ve yönetimi
- [Kanban](/tr/docs/user-guides/kanban) - Alternatif görev görünümü
---
# Zaman Çizelgesi Görünümü (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/gantt/timeline-view)
# Zaman Çizelgesi Görünümü
Zaman çizelgesi görünümü, planınızın görevlerini görsel Gantt şeması formatında gösterir. Bu rehber, zaman çizelgesi ekranını gezinmeyi, anlamayı ve özelleştirmeyi kapsar.
## Zaman Çizelgesi Görünümüne Erişim
1. Kenar çubuğunda **Planlar**'a gidin
2. Bir plan açın
3. **Zaman Çizelgesi** sekmesine tıklayın
## Arayüz Genel Görünümü
Zaman çizelgesi görünümü birkaç alandan oluşur:
### Görev Listesi Paneli (Sol)
Sol panel görev bilgilerini gösterir:
- Görev adı ve İKY kodu
- Süre
- Başlangıç tarihi
- Bitiş tarihi
- İlerleme yüzdesi
- Atananlar
### Zaman Çizelgesi Paneli (Sağ)
Sağ panel Gantt şemasını gösterir:
- Zaman ölçeği başlığı
- Görev çubukları
- Bağımlılıklar (bağlantı çizgileri)
- Kilometre taşları (elmas işaretçiler)
- Bugün işaretçisi (dikey çizgi)
### Başlık Alanı
Şunlar için kontroller içerir:
- Yakınlaştırma seviyesi seçimi
- Görünüm seçenekleri geçişi
- Filtre kontrolleri
- Dışa aktarma menüsü
## Görev Çubuklarını Anlama
### Çubuk Anatomisi
Her görev çubuğu şunları gösterir:
| Öğe | Anlamı |
|-----|--------|
| Çubuk konumu | Başlangıç ve bitiş tarihleri |
| Çubuk uzunluğu | Görev süresi |
| Dolgu rengi | Görev durumu veya kategorisi |
| İlerleme dolgusu | Tamamlanma yüzdesi |
| Metin etiketi | Görev adı (yer varsa) |
### Çubuk Renkleri
Varsayılan renk anlamları:
- **Mavi** - Devam ediyor veya planlanmış
- **Yeşil** - Tamamlandı
- **Kırmızı** - Kritik yol görevleri
- **Gri** - Başlanmadı
- **Özel** - Çalışma alanında tanımlı durum renkleri
### İlerleme Göstergesi
Çubuk içindeki daha koyu dolgu ilerlemeyi gösterir:
- %0 - Boş çubuk
- %50 - Yarı dolu
- %100 - Tamamen dolu
## Gezinme
### Yakınlaştırma
Zaman ölçeği ayrıntısını kontrol edin:
| Yakınlaştırma Seviyesi | Gösterilen |
|------------------------|------------|
| Gün | Bireysel günler |
| Hafta | Haftalık artışlar |
| Ay | Aylık görünüm |
| Çeyrek | Çeyreklik genel bakış |
| Yıl | Yıllık özet |
**Nasıl yakınlaştırılır:**
- Başlıktaki yakınlaştırma kontrollerini kullanın
- Değiştirici tuş ile fare kaydırması
- Dokunmatik cihazlarda kıstırma hareketi
### Kaydırma
Zaman çizelgesinde gezinin:
- **Yatay** - Zaman içinde hareket edin
- **Dikey** - Daha fazla görev görün
- Kaydırmak için tıklayıp sürükleyin
- Kaydırma çubuklarını kullanın
### Bugün Çizgisi
Dikey bir çizgi geçerli tarihi gösterir:
- Takvim konumu için hızlı referans
- Görevlerin gerisinde/ilerisinde olup olmadığını gösterir
### Görünüme Sığdır
Otomatik olarak şunları göstermek için ayarlayın:
- Plandaki tüm görevler
- Seçili tarih aralığı
- Proje süresi
## Görev Listesi Özellikleri
### Sütunlar
Görev listesi şunları görüntüler:
| Sütun | Açıklama |
|-------|----------|
| Görev | Hiyerarşi girintili ad |
| Süre | Görev uzunluğu |
| Başlangıç | Planlanan başlangıç tarihi |
| Bitiş | Planlanan bitiş tarihi |
| İlerleme | Tamamlanma yüzdesi |
| Atananlar | Atanan ekip üyeleri |
### Hiyerarşi
Görevler hiyerarşik yapıyı gösterir:
- Ana görevler (özet çubukları)
- Alt görevler (girintili)
- Genişletilebilir/daraltılabilir gruplar
### Sıralama
Sıralamak için sütun başlıklarına tıklayın:
- Ada göre
- Başlangıç tarihine göre
- Süreye göre
- İlerlemeye göre
## Bağımlılıklar
### Bağımlılıkları Görüntüleme
Bağımlılıklar görev çubuklarını bağlayan çizgiler olarak görünür:
- Ok ilişki yönünü gösterir
- Çizgi stili bağımlılık türünü gösterebilir
### Bağımlılık Türleri
| Tür | Kısaltma | Anlamı |
|-----|----------|--------|
| Bitir-Başlat | BS | Halef, öncül bittikten sonra başlar |
| Başlat-Başlat | BB | Görevler aynı anda başlar |
| Bitir-Bitir | BtBt | Görevler aynı anda biter |
| Başlat-Bitir | SBt | Halef, öncül başladığında biter |
### Gecikme ve Öncülük
Bağımlılıklar şunları içerebilir:
- **Gecikme** - Görevler arası gecikme (pozitif)
- **Öncülük** - Görevler arası örtüşme (negatif)
## Kilometre Taşları
### Görünüm
Kilometre taşları şu şekilde görünür:
- Zaman çizelgesinde elmas şekilleri
- Sıfır süreli işaretçiler
- Önemli proje olayları
### Kullanım Alanları
Önemli olayları işaretleyin:
- Proje başlangıcı
- Faz tamamlama
- Müşteri onayları
- Teslimat tarihleri
## Özet Görevler
### Ne Oldukları
Özet görevler (ana görevler) şunları gösterir:
- Tüm alt görevlerin kapsamı
- Toplanan ilerleme
- Genel süre
### Görüntüleme
Özet çubukları genellikle:
- İlk alt görev başlangıcından son alt görev bitişine uzanır
- Toplu tamamlanmayı gösterir
- Alt görevleri gizlemek için daraltılabilir
### Genişletme/Daraltma
Genişlet/daralt simgesine tıklayarak:
- Alt görevleri göster (genişletilmiş)
- Alt görevleri gizle (daraltılmış)
- Karmaşık takvimleri basitleştir
## Görünüm Seçenekleri
### Geçişler
Yaygın görünüm seçenekleri:
- Bağımlılıkları göster/gizle
- İlerlemeyi göster/gizle
- Kritik yolu göster/gizle
- Referans çizgisini göster/gizle
- Hafta sonlarını göster/gizle
### Filtreler
Görünenleri filtreleyin:
- Atanana göre
- Duruma göre
- Tarih aralığına göre
- İKY seviyesine göre
## Bugün İşaretçisi
### Amaç
Bugün çizgisi şunları gösterir:
- Geçerli tarih konumu
- Hızlı ilerleme referansı
- Takvim durumu göstergesi
### Yorumlama
Görevlerin çoğu:
- **Çizginin solunda** - Takvimde veya ileride
- **Çizginin sağında** - Takvimin gerisinde (ilerleme çubukları için)
## Zaman Ölçeği
### Başlık Formatı
Zaman ölçeği başlığı şunları gösterir:
- Birincil ölçek (daha büyük artışlar)
- İkincil ölçek (daha küçük artışlar)
**Örnek:**
- Birincil: Aylar (Ocak, Şubat, ...)
- İkincil: Haftalar (Hafta 1, Hafta 2, ...)
### Çalışma Dışı Zaman
Hafta sonları ve tatiller şu şekilde görünebilir:
- Farklı gölgeleme
- Hesaplamalardan hariç
- Plan takvimine göre
## Performans İpuçları
### Büyük Planlar
Çok sayıda görevi olan planlar için:
- Özet görevleri daraltın
- Filtreleri kullanın
- Genel bakış için uzaklaştırın
- Aktif görevlere odaklanın
### Akıcı Kaydırma
Performansı iyileştirmek için:
- Görünür tarih aralığını sınırlayın
- Hiyerarşileri daraltın
- Görev filtreleri uygulayın
## Sorun Giderme
### Görevler Görünmüyor
- Tarih aralığının doğru olduğunu kontrol edin
- Görevlerin tarih atanmış olduğunu doğrulayın
- Filtre ayarlarını kontrol edin
- Daraltılmış ana görevleri genişletin
### Çubuklar Görüntülenmiyor
- Görevlerin başlangıç ve bitiş tarihi olduğundan emin olun
- Yakınlaştırma seviyesini kontrol edin
- Tarih aralığının görevleri içerdiğini doğrulayın
### Bağımlılıklar Eksik
- Görünüm seçeneklerinde bağımlılıkları etkinleştirin
- Görevlerin bağlı olduğunu kontrol edin
- Yakınlaştırmanın ayrıntı seviyesini gösterdiğini doğrulayın
## İlgili Konular
- [Zaman Çizelgesini Düzenleme](/tr/docs/user-guides/gantt/editing-timeline) - Şema üzerinde görev değiştirme
- [Kritik Yol](/tr/docs/user-guides/gantt/critical-path) - Takvim analizi
- [Görevler](/tr/docs/user-guides/tasks) - Görev yönetimi
---
# Pano Genel Görünümü (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/kanban/board-overview)
# Pano Genel Görünümü
Kanban panosu, planınızın görevlerinin durum sütunlarına göre düzenlenmiş görsel bir temsilini sunar. Bu rehber, pano arayüzünü anlamayı ve gezinmeyi kapsar.
## Pano Düzeni
### Başlık Alanı
Panonun üst kısmı şunları içerir:
- Plan adı ve navigasyon
- Görünüm geçişi (Kanban, Görevler, Zaman Çizelgesi)
- Filtre kontrolleri
- Arama kutusu
- Eylem düğmeleri
### Sütun Alanı
Ana alan durum sütunlarını görüntüler:
- Sütunlar soldan sağa düzenlenir
- Her sütun bir iş akışı aşamasını temsil eder
- Sütun başlıkları durum adı ve görev sayısını gösterir
- Görevler sütunlar içinde kart olarak görünür
### Kart Alanı
Her sütun içinde görev kartları şunları gösterir:
- Görev adı (birincil)
- Atanan avatarı
- Bitiş tarihi (ayarlanmışsa)
- Öncelik göstergesi
- İlerleme çubuğu
## Sütunları Anlama
### Varsayılan Sütunlar
Sıralı standart sütunlar:
| Sütun | Amaç | Konum |
|-------|------|-------|
| Yapılacak | Başlamaya hazır görevler | Birinci (sol) |
| Devam Ediyor | Aktif iş | İkinci |
| İncelemede | İnceleme bekleyen | Üçüncü |
| Tamamlandı | Bitmiş görevler | Son (sağ) |
### Sütun Başlıkları
Her sütun başlığı şunları gösterir:
- Durum adı
- Parantez içinde görev sayısı
- Renk göstergesi (özel ise)
### Sütun Sırası
Sütunlar soldan sağa akarak şunları temsil eder:
- Aşamalar arasında hareket eden iş
- Başlangıçtan bitişe ilerleme
- Mantıksal iş akışı dizisi
## Kartları Anlama
### Kart Anatomisi
Her görev kartı şunları görüntüler:
| Öğe | Konum | Açıklama |
|-----|-------|----------|
| Görev adı | Üst | Birincil tanımlayıcı |
| Atanan | Avatar simgesi | Sorumlu kim |
| Bitiş tarihi | Adın altında | Ne zaman bitmeli |
| Öncelik | Renk/rozet | Aciliyet seviyesi |
| İlerleme | Çubuk | Tamamlanma yüzdesi |
### Kart Durumları
Kartlar şunlara göre farklı görünebilir:
- **Vadesi geçmiş** - Geçmiş görevler için kırmızı gösterge
- **Yakında vadesi geliyor** - Yaklaşan için sarı gösterge
- **Tarih yok** - Nötr görünüm
- **Tamamlandı** - İşaretli veya soluk
### Öncelik Göstergeleri
Öncelik şunlarla gösterilir:
- Renk kodlaması
- Rozet veya simge
- Sütun içinde konum
| Öncelik | Gösterge |
|---------|----------|
| Kritik | Kırmızı |
| Yüksek | Turuncu |
| Orta | Sarı |
| Düşük | Mavi/Gri |
## Gezinme
### Kaydırma
Panoda gezinin:
- **Yatay** - Tüm sütunları görmek için kaydırın
- **Dikey** - Daha fazla kart için sütunlar içinde kaydırın
- Kaydırmak için tıklayıp sürükleyin
- Kaydırma çubuğunu kullanın
### Sütun Görünürlüğü
Sütunlar ekranın ötesine uzanıyorsa:
- Yatay olarak kaydırın
- Ok göstergelerini kullanın
- Gerekirse tamamlanan sütunu daraltın
### Kart Etkileşimi
Bir karta tıklayarak:
- Görev ayrıntılarını görüntüleyin
- Görev özelliklerini düzenleyin
- Tam bilgiyi görün
## Görüntüleme Seçenekleri
### Kompakt ve Genişletilmiş
Kartlar şu şekilde görüntülenebilir:
- **Kompakt mod** - Sadece temel öğeler
- **Genişletilmiş mod** - Daha fazla ayrıntı görünür
### Gösterilen Kart Ayrıntıları
Kartlarda neyin görüneceğini yapılandırın:
- Atanan
- Bitiş tarihi
- İlerleme
- Özel alanlar
### Sütun Genişliği
Sütunlar genellikle:
- Sabit genişliğe sahip
- İçerik için otomatik ayarlanır
- Yatay kaydırmayı destekler
## Boş Durumlar
### Boş Sütunlar
Görevi olmayan sütunlar şunları gösterir:
- Boş durum mesajı
- Görev taşımak için bırakma alanı
- Yardımcı metin
### Boş Pano
Plan görevi yoksa:
- İlk görevi oluşturma rehberliği
- Görev ekleme bağlantısı
- Başlangıç yardımı
## Pano İstatistikleri
### Hızlı Sayımlar
Pano şunları gösterebilir:
- Sütun başına toplam görev
- Genel görev sayısı
- Tamamlanma yüzdesi
### Durum Özeti
Şunların görsel özeti:
- Sütunlar arasında dağılım
- Devam eden iş
- Tamamlanan iş
## Verileri Yenileme
### Otomatik Güncellemeler
Pano şu durumlarda güncellenir:
- Görevler değiştiğinde
- Sürükle-bıraktan sonra
- Geri dönüşte
### Manuel Yenileme
Yenilemeyi zorlamak için:
- Yenile düğmesini kullanın
- Başka yere gidin ve geri dönün
- Sayfayı yeniden yükleyin
## Performans
### Büyük Planlar
Çok sayıda görevi olan planlar için:
- Sütunlar içinde sayfalama
- Kartların gecikmeli yüklenmesi
- Performans optimizasyonları
### Optimizasyon İpuçları
- Görünür görevleri azaltmak için filtreleri kullanın
- Belirli bir duruma odaklanın
- Tamamlanan görevleri arşivleyin
## Sorun Giderme
### Kartlar Görünmüyor
- Filtre ayarlarını kontrol edin
- Görevlerin planda var olduğunu doğrulayın
- Sayfayı yenileyin
- Görev durumunun sütunlarla eşleştiğini kontrol edin
### Sütunlar Eksik
- Özel durumlar yapılandırma gerektirebilir
- Çalışma alanı ayarlarını kontrol edin
- Varsayılan sütunlar her zaman görünmeli
### Yavaş Performans
- Görevleri azaltmak için filtreleyin
- Tarayıcı önbelleğini temizleyin
- Ağ bağlantısını kontrol edin
## Klavye Navigasyonu
Destekleniyorsa:
- Kartlar arasında Tab ile geçin
- Gezinmek için ok tuşları
- Seçmek için Enter
- Seçimi kaldırmak için Escape
## İlgili Konular
- [Görev Taşıma](/tr/docs/user-guides/kanban/moving-tasks) - Sürükle-bırak
- [Görev Filtreleme](/tr/docs/user-guides/kanban/filtering-tasks) - Görevlere odaklanma
- [Görevler](/tr/docs/user-guides/tasks) - Görev yönetimi
---
# Görev Filtreleme (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/kanban/filtering-tasks)
# Görev Filtreleme
Filtreleme, diğerlerini gizleyerek belirli görevlere odaklanmanıza yardımcı olur. Aradığınızı hızlıca bulmak veya belirli iş öğelerine konsantre olmak için filtreleri kullanın.
## Neden Filtreleme?
Filtreleme şunlar için yararlıdır:
- Belirli görevleri hızlıca bulma
- Atamalarınıza odaklanma
- Önceliğe göre görevleri görüntüleme
- Vadesi geçmiş öğeleri görme
- Görsel karmaşayı azaltma
## Filtre Kontrolleri
### Konum
Filtre kontrollerini şuralarda bulun:
- Panonun üzerindeki araç çubuğu
- Filtre açılır menüsü
- Hızlı filtre düğmeleri
### Filtre Türleri
| Filtre | Açıklama |
|--------|----------|
| Atanan | Belirli kişiye atanmış görevler |
| Durum | Belirli durumdaki görevler |
| Öncelik | Öncelik seviyesine göre görevler |
| Bitiş tarihi | Tarih aralığına göre görevler |
| Arama | Metinle eşleşen görevler |
## Atanana Göre Filtrele
### Atanan Seçimi
1. Atanan filtresine tıklayın
2. Bir veya daha fazla ekip üyesi seçin
3. Pano sadece onların görevlerini gösterir
### Seçenekler
| Seçim | Gösterir |
|-------|----------|
| Belirli kişi | Sadece onun görevleri |
| Birden fazla kişi | Seçilenlerin herhangi birinin görevleri |
| Atanmamış | Sahibi olmayan görevler |
| Tümü | Atanan filtresi yok |
### Görevleriniz
Kendi görevleriniz için hızlı filtre:
- "Görevlerim" veya "Bana atanan"
- Sadece sahip olduğunuz görevleri gösterir
## Duruma Göre Filtrele
### Durum Seçimi
1. Durum filtresine tıklayın
2. Gösterilecek sütunları seçin
3. Diğer sütunlar gizlenir
### Kullanım Alanları
| Seçim | Amaç |
|-------|------|
| Sadece Yapılacak | Biriktirilen işleri gör |
| Devam Ediyor | Mevcut iş |
| İncelemede | Onay bekleyen |
| Tamamlandı | Biten öğeler |
### Birden Fazla Durum
Birleştirmek için birden fazla seçin:
- "Devam Ediyor" + "İncelemede" = Aktif iş
- "Tamamlandı" hariç tümü = Açık öğeler
## Önceliğe Göre Filtrele
### Öncelik Seviyeleri
Önceliğe göre filtreleyin:
- Kritik
- Yüksek
- Orta
- Düşük
### Öncelik Seçimi
1. Öncelik filtresine tıklayın
2. Gösterilecek seviyeleri seçin
3. Diğer öncelikler gizlenir
### Acil Olanlara Odaklanma
Şunlar için "Kritik" ve "Yüksek" seçin:
- Acil öğeleri görme
- Dikkati odaklama
- Etkili önceliklendirme
## Bitiş Tarihine Göre Filtrele
### Tarih Aralıkları
Yaygın seçenekler:
- Vadesi geçmiş
- Bugün vadesi dolan
- Bu hafta vadesi dolan
- Bu ay vadesi dolan
- Bitiş tarihi yok
### Özel Aralık
Mevcutsa:
- Başlangıç tarihi seçin
- Bitiş tarihi seçin
- Aralıktaki görevleri gösterin
### Vadesi Geçenleri Bulma
Şunlar için vadesi geçmişleri filtreleyin:
- Neyin geciktiğini görme
- Kurtarmayı önceliklendirme
- Gecikmeleri ele alma
## Arama
### Metin Arama
1. Arama kutusunu bulun
2. Arama terimlerini yazın
3. Sonuçlar gerçek zamanlı filtrelenir
### Ne Aranır
Arama genellikle şunlara bakar:
- Görev adı
- Görev açıklaması
- Etiketler veya işaretler
### Arama İpuçları
- Spesifik terimler kullanın
- Kısmi kelimeler deneyin
- Arama genellikle büyük/küçük harf duyarsızdır
## Filtreleri Birleştirme
### Birden Fazla Filtre
Hassasiyet için filtreleri birleştirin:
- Atanan + Durum = "Devam eden görevlerim"
- Öncelik + Bitiş tarihi = "Bu hafta vadesi dolan yüksek öncelikli"
- Arama + Atanan = "Y'ye atanan X hakkındaki görevler"
### Filtre Mantığı
Birden fazla filtre genellikle VE mantığı kullanır:
- Görev TÜM seçili filtrelere uymalı
- Daha fazla filtre = daha az sonuç
## Hızlı Filtreler
### Yaygın Ön Ayarlar
Şunlar için hızlı erişim düğmeleri:
- Görevlerim
- Bugün vadesi dolan
- Yüksek öncelik
- Atanmamış
### Hızlı Filtreleri Kullanma
- Uygulamak için tek tıklama
- Temizlemek için tekrar tıklama
- Diğer filtrelerle birleştirin
## Filtreleri Temizleme
### Tüm Filtreleri Kaldır
- "Temizle" veya "Sıfırla"ya tıklayın
- Filtreleri tek tek kaldırın
- Sayfayı yenileyin
### Tek Filtreyi Kaldırma
- Aktif filtrede X'e tıklayın
- Açılır menüde seçimi kaldırın
- Kapatın
## Filtre Göstergeleri
### Aktif Filtre Görüntüsü
Filtreler aktif olduğunda:
- Rozet filtre sayısını gösterir
- Aktif filtreler listelenir
- Bir şeyin filtrelendiğinin net göstergesi
### Gizli Görev Sayısı
Şunları gösterebilir:
- "50 görevin 10'u gösteriliyor"
- "Filtreleme aktif"
- Sütun başına görev sayısı değişir
## Filtreleri Kaydetme
### Filtre Kalıcılığı
Filtreler şunları yapabilir:
- Sayfa yenilemede temizlenebilir
- Oturumda kalıcı olabilir
- Tercihlere kaydedilebilir (destekleniyorsa)
### Kaydedilmiş Görünümler
Mevcutsa:
- Filtre kombinasyonlarını kaydedin
- Kaydedilmiş görünümleri adlandırın
- Kaydedilmiş filtrelere hızlı erişim
## Filtre Etkisi
### Sütun Sayılarında
Filtrelerken:
- Sütun sayıları güncellenir
- Sadece filtrelenmiş sayıyı gösterir
- "X filtrelendi" gösterebilir
### Pano Görünümünde
Filtrelenmiş pano:
- Sadece eşleşen kartlar görünür
- Boş sütunlar görünebilir
- Pano daha az dolu görünür
## Mobilde Filtreleme
### Dokunmatik Cihazlarda
Mobilde filtreleme:
- Filtre düğmesine dokunun
- Seçeneklerden seçin
- Seçimi onaylayın
### Sınırlı Alan
Mobil şunları gösterebilir:
- Daha az filtre seçeneği
- Basitleştirilmiş arayüz
- Sadece temel filtreler
## En İyi Uygulamalar
### Düzenli Kullanım
- Pano kalabalık olduğunda filtreleyin
- Odaklanmak için "Görevlerim" kullanın
- Bittiğinde filtreleri temizleyin
### Unutmayın
Filtreler aktifken:
- Görevler silinmedi, sadece gizlendi
- Hepsini tekrar görmek için temizleyin
- Bir şey eksik görünüyorsa kontrol edin
### İletişim
Panoyu paylaşıyorsanız:
- Aktif filtreleri not edin
- Diğerleri aynı filtreyi görür
- Veya filtreler kişisel olabilir
## Sorun Giderme
### Görevler Eksik
Görevler kaybolmuş görünüyorsa:
- Aktif filtreleri kontrol edin
- Tüm filtreleri temizleyin
- Görevlerin var olduğunu doğrulayın
### Filtre Çalışmıyor
- Filtre seçimini doğrulayın
- Sayfayı yenileyin
- Farklı filtre deneyin
- Özelliğin mevcut olup olmadığını kontrol edin
### Aramada Sonuç Yok
- Yazımı kontrol edin
- Kısmi eşleşme deneyin
- Arama sınırlı olabilir
- Arama kapsamını genişletin
### Filtreler Temizlenmiyor
- Her filtreyi tek tek deneyin
- Sayfayı yenileyin
- Takılı UI'ı kontrol edin
- Tarayıcı önbelleğini temizleyin
## İlgili Konular
- [Pano Genel Görünümü](/tr/docs/user-guides/kanban/board-overview) - Panoyu anlama
- [Görev Taşıma](/tr/docs/user-guides/kanban/moving-tasks) - Görev hareketi
- [Görevler](/tr/docs/user-guides/tasks) - Görev yönetimi
---
# Kanban Panoları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/kanban)
# Kanban Panoları
Kanban panoları, iş akışı aşamalarını temsil eden sütunlar kullanarak görevleri görsel olarak yönetmenin bir yolunu sunar. Görevler iş ilerledikçe soldan sağa hareket eder, böylece üzerinde çalışılanları görmeyi ve darboğazları belirlemeyi kolaylaştırır.
## Genel Bakış
YAPL'nin Kanban panosu şunları sunar:
- **Görsel İş Akışı** - Tüm görevleri duruma göre düzenlenmiş şekilde görün
- **Sürükle-Bırak** - Görevleri sütunlar arasında kolayca taşıyın
- **Durum Güncellemeleri** - Sütun değiştirmek görev durumunu günceller
- **Filtreleme** - Belirli görevlere veya atananlara odaklanın
- **Hızlı Eylemler** - Görevleri doğrudan panodan düzenleyin
## Kanban Görünümüne Erişim
1. Kenar çubuğunda **Planlar**'a gidin
2. Bir plan açın
3. **Kanban** sekmesine tıklayın
Kanban panosu, planınızdaki tüm görevleri duruma göre düzenlenmiş şekilde görüntüler.
## Bu Bölümde
### Başlarken
- **[Pano Genel Görünümü](/tr/docs/user-guides/kanban/board-overview)** - Kanban arayüzünü anlama
### Görevlerle Çalışma
- **[Görev Taşıma](/tr/docs/user-guides/kanban/moving-tasks)** - Sürükle-bırak görev yönetimi
- **[Görev Filtreleme](/tr/docs/user-guides/kanban/filtering-tasks)** - Belirli görevleri bulun ve odaklanın
## Hızlı Referans
| Eylem | Nasıl Yapılır |
|-------|---------------|
| Kanban görüntüle | Planlar > [Plan] > Kanban |
| Görevi taşı | Kartı başka sütuna sürükle |
| Görevi düzenle | Görev kartına tıkla |
| Görevleri filtrele | Filtre kontrollerini kullan |
| Görev ara | Arama kutusunu kullan |
## Kanban Kavramları
### Sütunlar
Sütunlar iş akışı aşamalarını temsil eder:
- **Yapılacak** - Henüz başlanmamış iş
- **Devam Ediyor** - Şu anda üzerinde çalışılan
- **İncelemede** - İnceleme veya onay bekleyen
- **Tamamlandı** - Bitmiş iş
### Kartlar
Her görev şunları gösteren bir kart olarak görünür:
- Görev adı
- Atanan
- Bitiş tarihi
- Öncelik göstergesi
- İlerleme
### İş Akışı
İş soldan sağa akar:
1. Yeni görevler "Yapılacak"da başlar
2. Başlandığında "Devam Ediyor"a taşınır
3. Onay için "İncelemede"ye taşınır
4. Bittiğinde "Tamamlandı"ya taşınır
## Varsayılan Sütunlar
YAPL şu standart sütunları içerir:
| Sütun | Anlamı | Görev Durumu |
|-------|--------|--------------|
| Yapılacak | Başlanmadı | not_started |
| Devam Ediyor | Aktif iş | in_progress |
| İncelemede | İnceleme gerekiyor | in_review |
| Tamamlandı | Bitti | completed |
## Özel Durumlar
Çalışma alanınızda ek sütunlar olarak görünen özel durumlar olabilir. Özel durumları yapılandırmak için [Organizasyon Profili](/tr/docs/user-guides/workspaces/organization-profile) bölümüne bakın.
## Kanban ve Diğer Görünümler
| Görünüm | En İyisi |
|---------|----------|
| **Kanban** | Görsel iş akışı, durum takibi |
| **Görev Listesi** | Detaylı görev bilgisi, toplu düzenleme |
| **Zaman Çizelgesi/Gantt** | Takvim görselleştirme, bağımlılıklar |
## Ne Zaman Kanban Kullanılmalı
Kanban şunlara ihtiyacınız olduğunda en iyi çalışır:
- Görev durumunu bir bakışta takip etme
- İş akışı darboğazlarını belirleme
- Mevcut işe odaklanma
- Hızlı durum güncellemeleri
- Ekip işbirliği görünümü
## En İyi Uygulamalar
### Sütun Yönetimi
- Sütunları anlamlı tutun
- Devam eden işi sınırlayın
- "Bitti"nin net tanımı
### Kart Yönetimi
- Görev adlarını net tutun
- Sahip atayın
- Bitiş tarihleri belirleyin
- İlerlemeyi düzenli güncelleyin
### Düzenli Gözden Geçirme
- Panoyu günlük gözden geçirin
- Tamamlanan görevleri taşıyın
- Takılan görevleri ele alın
- İş yükünü dengeleyin
## İlgili Konular
- [Görevler](/tr/docs/user-guides/tasks) - Görev oluşturma ve yönetimi
- [Planlar](/tr/docs/user-guides/plans) - Plan yönetimi
- [Gantt](/tr/docs/user-guides/gantt) - Zaman çizelgesi görünümü
---
# Görev Taşıma (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/kanban/moving-tasks)
# Görev Taşıma
Kanban sütunları arasında görev taşımak, görev durumunu güncellemenin birincil yoludur. Sürükle-bırak, işi iş akışınız boyunca ilerletmeyi hızlı ve sezgisel hale getirir.
## Taşıma Nasıl Çalışır
Bir görev kartını taşıdığınızda:
1. Görevin durumu otomatik olarak güncellenir
2. Değişiklik anında kaydedilir
3. Pano yeni konumu yansıtır
4. Aktivite kaydedilir
## Sürükle-Bırak Temelleri
### Görevi Taşıma
1. Bir görev kartına tıklayıp basılı tutun
2. Hedef sütuna sürükleyin
3. Bırakmak için serbest bırakın
### Görsel Geri Bildirim
Sürüklerken:
- Kart orijinal konumundan kalkar
- İmleç tutma/taşıma olarak değişir
- Hedef alanlar vurgulanır
- Bırakma bölgesi kartın nereye düşeceğini gösterir
### Bırakma Bölgeleri
Geçerli bırakma bölgeleri şunları içerir:
- Bir sütun içinde herhangi bir yer
- Mevcut kartlar arasında
- Boş sütun alanları
## Durum Güncellemeleri
### Otomatik Durum Değişikliği
Sütunlar arasında taşıma durumu günceller:
| Nereden | Nereye | Yeni Durum |
|---------|--------|------------|
| Yapılacak | Devam Ediyor | in_progress |
| Devam Ediyor | İncelemede | in_review |
| İncelemede | Tamamlandı | completed |
| Herhangi biri | Yapılacak | not_started |
### Geriye Taşıma
Görevleri geriye taşıyabilirsiniz:
- Tamamlandı → İncelemede (yeniden çalışma gerekli)
- İncelemede → Devam Ediyor (reddedildi)
- Devam Ediyor → Yapılacak (öncelik azaltıldı)
### Özel Durumlar
Çalışma alanınızda özel durumlar varsa:
- Özel sütunlara taşıyın
- Durum özel değerle eşleşir
- Aynı sürükle-bırak davranışı
## Sütun İçinde Taşıma
### Görevleri Yeniden Sıralama
Aynı sütun içinde görevleri şunlar için taşıyın:
- Öncelik sırasını değiştirme
- İlgili görevleri gruplama
- Görsel olarak organize etme
### Sıra Kalıcılığı
Sütunlar içinde görev sırası:
- Kaydedilebilir
- Yenilemede sıfırlanabilir
- Sıralama ayarlarına bağlı
## Çoklu Seçim
### Birden Fazla Görev Seçme
Destekleniyorsa:
- Birden fazla seçmek için Ctrl/Cmd+Tıklama
- Aralık için Shift+Tıklama
- Seçililerde görsel gösterge
### Birden Fazla Görevi Taşıma
Birden fazla seçiliyken:
- Seçili herhangi bir kartı sürükleyin
- Hepsi birlikte hareket eder
- Tüm durumlar güncellenir
## Kısıtlamalar
### Taşıma Engellendiğinde
Şu durumlarda görevleri taşıyamayabilirsiniz:
- Yetersiz izinler
- Görev kilitli
- İş akışı kuralları engelliyor
- Bağımlılıklar değişikliği engelliyor
### İzin Gereksinimleri
| Rol | Görev Taşıyabilir |
|-----|-------------------|
| Sahip | Evet |
| Lider | Evet |
| Üye | Evet |
| İzleyici | Hayır |
### Hata Mesajları
Taşıma engellendiyse şunları görürsünüz:
- Hata bildirimi
- Nedenin açıklaması
- Görev orijinal konumuna döner
## Dokunmatik Cihazlar
### Dokunmatik Ekranlarda Taşıma
Mobil ve tabletlerde:
- Kartı tutmak için uzun basın
- Hedef sütuna sürükleyin
- Bırakmak için serbest bırakın
### Dokunmatik Hususlar
- Daha büyük dokunma hedefleri
- Sürüklerken kaydırma
- Pratik gerektirebilir
## Klavyeyle Taşıma
Klavye desteği mevcutsa:
- Tab/Enter ile görev seçin
- Ok tuşları veya kısayollar kullanın
- Taşıma eylemini onaylayın
## Otomatik Kaydetme
### Anında Kaydetme
Taşımalar otomatik olarak kaydedilir:
- Kaydet düğmesi gerekmez
- Değişiklikler anında kalıcı olur
- Senkronizasyon göstergesi durumu gösterir
### Çevrimdışı Davranış
Bağlantı kesilirse:
- Taşıma başarısız olabilir
- Bağlanınca yeniden deneyin
- Kart orijinal konumuna döner
## Aktivite Takibi
### Taşıma Geçmişi
Her taşıma kaydedilir:
- Görevi kim taşıdı
- Ne zaman taşındı
- Önceki durum
- Yeni durum
### Aktivite Günlüğü
Taşıma geçmişini şuralarda görüntüleyin:
- Görev ayrıntı paneli
- Aktivite sekmesi
- Plan aktivite günlüğü
## Taşıma ve Bağımlılıklar
### Bağımlı Görevler
Bağımlılıkları olan görevleri taşıma:
- İzin verilebilir veya engellenebilir
- Bağımlılıklar korunur
- Bağımlı görevleri güncellemeniz gerekebilir
### Öncül/Halef
A görevi B görevinden önce bitmeli ise:
- A'yı Tamamlandı'ya taşımak gerekebilir
- Veya Kanban'da bağımlılık kuralları gevşetilebilir
## En İyi Uygulamalar
### Düzenli Güncellemeler
- Durum değiştiğinde görevleri hemen taşıyın
- Görevleri yanlış sütunlarda bırakmayın
- Panonun gerçekliği yansıtmasını sağlayın
### Devam Eden İş Limitleri
Her sütundaki kartları sınırlamayı düşünün:
- Aşırı taahhüdü önler
- Darboğazları vurgular
- Akışı iyileştirir
### Net Tanımlar
Her sütun için tanımlayın:
- "Bitti"nin ne anlama geldiği
- Giriş kriterleri
- Çıkış kriterleri
## Yaygın İş Akışları
### İşe Başlama
1. "Yapılacak"da görevi bulun
2. "Devam Ediyor"a sürükleyin
3. Çalışmaya başlayın
### İnceleme Talep Etme
1. İlk çalışmayı tamamlayın
2. "İncelemede"ye sürükleyin
3. İnceleyiciyi bilgilendirin
### İşi Tamamlama
1. Onayı alın
2. "Tamamlandı"ya sürükleyin
3. Görev bitti
### Yeniden Çalışma İçin Geri Gönderme
1. İnceleme sorunlar bulur
2. "Devam Ediyor"a geri sürükleyin
3. Geri bildirimi ele alın
## Sorun Giderme
### Kart Taşınmıyor
- İzinlerinizi kontrol edin
- Sütunun görev kabul ettiğini doğrulayın
- Hata mesajlarını arayın
- Sayfayı yenilemeyi deneyin
### Taşıma Kaydedilmedi
- Ağ bağlantısını kontrol edin
- Kaydetme göstergesini arayın
- Yenileyin ve doğrulayın
- Tekrar taşımayı deneyin
### Taşımadan Sonra Yanlış Durum
- Sütun-durum eşlemesini doğrulayın
- Özel durum gerekip gerekmediğini kontrol edin
- Yanlış yapılandırılmışsa yöneticiyle iletişime geçin
### Taşımadan Sonra Kart Kayboldu
- Hedef sütunu kontrol edin
- Filtre ayarlarını doğrulayın
- Görevi arayın
- Kaydırmanız gerekebilir
## İlgili Konular
- [Pano Genel Görünümü](/tr/docs/user-guides/kanban/board-overview) - Panoyu anlama
- [Görev Filtreleme](/tr/docs/user-guides/kanban/filtering-tasks) - Görev bulma
- [Görevler](/tr/docs/user-guides/tasks) - Görev yönetimi
---
# Plan Oluşturma (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/plans/creating-plans)
# Plan Oluşturma
Planlar, YAPL'deki zamanlama temelidir. Bu rehber plan oluşturmayı, başlangıç ayarlarını yapılandırmayı ve planları projelere bağlamayı kapsar.
## Ne Zaman Plan Oluşturmalı
Şu durumlarda plan oluşturun:
- **Proje işini zamanlama** - Zaman çizelgeli görevler tanımlama
- **İlerlemeyi takip etme** - Tamamlanma ve eforu izleme
- **Kaynakları koordine etme** - Ekipman ve malzeme atama
- **Zaman çizelgesini görselleştirme** - Planlama için Gantt şemaları kullanma
- **İş akışını yönetme** - Çevik süreçler için Kanban kullanma
## Yeni Plan Oluşturma
### Adım 1: Planlara Gidin
1. Kenar çubuğu navigasyonunda **Planlar**'a tıklayın
2. **Plan Oluştur**'a tıklayın
Veya bir projeden:
1. Projeyi açın
2. Planlar sekmesine gidin
3. **Plan Oluştur**'a tıklayın
### Adım 2: Plan Bilgilerini Girin
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Plan Adı | Açıklayıcı ad | 1-255 karakter, zorunlu |
| Açıklama | Plan özeti ve hedefleri | 1.000 karaktere kadar, isteğe bağlı |
| Sürüm Adı | İlk sürüm tanımlayıcısı | 1-50 karakter, zorunlu |
### Adım 3: Planı Oluştur
Tamamlamak için **Plan Oluştur**'a tıklayın. Planın görev görünümüne yönlendirileceksiniz.
## Plan Adı Rehberi
İyi plan adları:
- **Açıklayıcı** - Kapsamı veya aşamayı belirtir
- **Ayırt Edilebilir** - Diğer planlardan farklı
- **Kısa** - Listelerde kolay tanınır
**Örnekler:**
- "Faz 1 - Temel"
- "Sprint 23 Planı"
- "Q1 2025 Takvimi"
- "Saha Hazırlığı"
## Sürüm Adı
Her plan bir başlangıç sürümüyle başlar:
| İyi Sürüm Adları | Kötü Sürüm Adları |
|------------------|-------------------|
| "Referans Çizgisi" | "v1" |
| "İlk Taslak" | "1" |
| "Rev A" | "İlk" |
| "2025-01-15" | "Test" |
Sürüm adları, karşılaştırma veya geri yükleme yaparken plan durumlarını tanımlamaya yardımcı olur.
## Plan Türleri
### Projeyle İlişkili Planlar
Proje bağlamından oluşturulan planlar:
- Otomatik olarak projeye bağlanır
- Proje ekip erişimini devralır
- Projenin plan listesinde görünür
- Proje metriklerinin parçası
### Bağımsız Planlar
Bağımsız olarak oluşturulan planlar:
- Kişisel veya çalışma alanı düzeyinde
- Hiçbir projeye bağlı değil
- Daha sonra atanabilir
- Bağımsız erişim
## Oluşturulduktan Sonra
Yeni planınız şunlar için hazır:
### Görev Ekleme
İş kırılım yapınızı oluşturun:
1. **Görevler** sekmesine gidin
2. **Görev Ekle**'ye tıklayın
3. Görev ayrıntılarını girin
4. Gerektiğinde alt görevler oluşturun
### Görünümleri Ayarlama
Farklı perspektiflere erişin:
- **Görevler** - Hiyerarşik liste görünümü
- **Kanban** - Durum tabanlı pano
- **Zaman Çizelgesi** - Gantt şeması
### Ayarları Yapılandırma
Plan davranışını özelleştirin:
- Takvim ayarları
- Özel durumlar
- Referans çizgisi yapılandırması
## Plan Limitleri
Abonelik katmanları plan yeteneklerini sınırlar:
| Özellik | Deneme | Temel | Profesyonel |
|---------|--------|-------|-------------|
| Çalışma alanı başına plan | 1 | 10 | Sınırsız |
| Plan başına görev | 200 | 200 | 500 |
| Gantt düzenleme | Evet | Sadece görüntüleme | Tam düzenleme |
| Maliyet takibi | Evet | Hayır | Evet |
| İçe/dışa aktarma | Hayır | Hayır | Evet |
Plan limitleri proje başına değil, çalışma alanı düzeyinde sayılır. Görev limitleri plan başına uygulanır.
## Plan İş Akışı
### Tipik Oluşturma Akışı
1. **Plan oluştur** ad ve başlangıç sürümüyle
2. **Görev ekle** İKY oluşturmak için
3. **Bağımlılıkları ayarla** görevler arasında
4. **Kaynakları ata** görevlere
5. **Referans çizgisi belirle** planlama tamamlandığında
6. **İlerlemeyi takip et** uygulama sırasında
7. **Sürümler oluştur** değişiklikler oldukça
### Hızlı Başlangıç
Minimum gerekli:
- Plan adı
- Sürüm adı
Geri kalanları oluşturulduktan sonra ekleyin.
## Planları Düzenleme
Oluşturulduktan sonra plan ayarlarını değiştirin:
1. Planı açın
2. Ayarlar simgesine tıklayın veya **Ayarlar** sekmesine gidin
3. Ad, açıklama güncelleyin
4. Değişiklikleri kaydedin
## Planları Çoğaltma
Benzer planlar oluşturmak için:
1. Yeni sürüm oluşturmayı düşünün
2. Veya yeni plan oluşturup yapıyı manuel kopyalayın
3. İçe/dışa aktarma özellikleri (Profesyonel katman)
## Planları Silme
Bir planı silmek için:
1. Plan ayarlarına gidin
2. Silme seçeneğini bulun
3. Silmeyi onaylayın
Bir planı silmek tüm görevleri, atamaları ve geçmişi kaldırır. Bu geri alınamaz.
## Sorun Giderme
### Plan Oluşturulamıyor
**"Plan limitine ulaşıldı"**
- Deneme katmanı: Çalışma alanı başına maksimum 1 plan
- Temel katman: Çalışma alanı başına maksimum 10 plan
- Sınırsız plan için Profesyonel'e yükseltin
- Kotayı boşaltmak için kullanılmayan planları arşivleyin
**"İzniniz yok"**
- Ekip rolünün plan oluşturmaya izin verdiğini doğrulayın
- Ekip lideri veya sahiple iletişime geçin
### Plan Görünmüyor
- Sayfayı yenileyin
- Oluşturmanın tamamlanıp tamamlanmadığını kontrol edin
- Planları görüntüleme erişiminiz olduğunu doğrulayın
### Eksik Özellikler
- Bazı özellikler Profesyonel katman gerektirir
- Gantt düzenleme Profesyonel gerektirir
- Maliyet takibi Profesyonel gerektirir
## İlgili Konular
- [Plan Sürümleri](/tr/docs/user-guides/plans/plan-versions) - Sürüm yönetimi
- [Plan Yayınlama](/tr/docs/user-guides/plans/publishing-plans) - Planları sonlandırma
- [Plan Atamaları](/tr/docs/user-guides/plans/plan-assignments) - Proje bağlantıları
- [Görevler](/tr/docs/user-guides/tasks) - Görev yönetimi
---
# Plan Dışa ve İçe Aktarma (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/plans/import-export-plans)
# Plan Dışa ve İçe Aktarma
Raporlama veya yedekleme için proje planlarınızı dışa aktararak veri taşınabilirliğini koruyun ve içe aktarma özelliğini kullanarak diğer araçlardaki mevcut programları YAPL'ye kolayca aktarın.
İçe/dışa aktarma işlevselliği Profesyonel katman aboneliği gerektirir.
## Planları Dışa Aktarma
YAPL, verilerinizin her zaman erişilebilir ve paylaşılabilir olmasını sağlamak için birden fazla dışa aktarma formatını destekler.
### Desteklenen Dışa Aktarma Formatları
| Format | Uzantı | En İyi Kullanım |
|--------|--------|-----------------|
| **Excel** | .xlsx | Detaylı elektronik tablo analizi ve paydaş raporlaması |
| **CSV** | .csv | Harici araçlar için basit veri çıkarma |
| **ZIP (Gelişmiş CSV)** | .zip | Görevler ve bağımlılıklar dahil tam plan yedeklemesi |
| **XML (MS Project)** | .xml | Microsoft Project ile platformlar arası veri değişimi |
| **Markdown** | .md | Belgeleme, wiki'ler ve metin tabanlı paylaşım |
| **Yazdır** | Tarayıcı | PDF raporları veya fiziksel çıktılar oluşturma |
### Dışa Aktarmaya Erişim
1. Planınızı açın ve **Görevler** (Tasks) görünümüne gidin.
2. Üst araç çubuğundaki **Dışa Aktar** (Export) düğmesine tıklayın.
3. Açılır menüden istediğiniz formatı seçin.
4. İşlem tamamlandığında indirme otomatik olarak başlayacaktır.
---
## Detaylı Dışa Aktarma Formatları
### Excel Dışa Aktarma (.xlsx)
**Ne Zaman Kullanılmalı:**
- Detaylı elektronik tablo analizi ve özel hesaplamalar.
- Formatlı raporları tercih eden paydaşlarla paylaşım.
- Proje durumunun çevrimdışı incelenmesi.
**Veri Yapısı:**
| Sütun | Açıklama |
|-------|----------|
| **İKY** | Hiyerarşik görev kodu (örn. 1.1.2) |
| **Görev Adı** | İş öğesinin adı |
| **Süre** | Görev uzunluğu (örn. "5 gün") |
| **Başlangıç / Bitiş** | Planlanan tarihler |
| **Öncüller** | Kompakt bağımlılık listesi (örn. "1.1FS", "1.2SS+2d") |
| **Efor** | Planlanan, Gerçek ve Kalan saatler |
| **Atamalar** | Atanmış kullanıcıların virgülle ayrılmış listesi |
### CSV Dışa Aktarma (.csv)
**Ne Zaman Kullanılmalı:**
- Veritabanlarına veya BI araçlarına veri aktarımı için basit veri çıkarma.
- Harici betikler ve özel otomasyonlarla entegrasyon.
**Format Notları:**
- Kolayca geri içe aktarılabilmesi için dahili **Supabase** tablo yapısıyla eşleşir.
- `constraint_type`, `total_float` ve `metadata_json` gibi ayrıntılı alanları içerir.
- UTF-8 kodlaması ve standart virgül ayırıcıları kullanır.
### XML Dışa Aktarma (MS Project)
**Ne Zaman Kullanılmalı:**
- **Microsoft Project**'e veya Project'ten geçiş.
- **MSPDI** şemasını destekleyen diğer proje yönetim araçlarıyla veri değişimi.
**Teknik Detaylar:**
- Resmi Microsoft Project Veri Değişimi (MSPDI) şemasını uygular.
- İKY hiyerarşisini, anahat seviyelerini ve karmaşık bağımlılık tiplerini (FS, SS, FF, SF) korur.
- Kaynak tanımlarını ve atama eşlemelerini içerir.
### ZIP (Görevler + Bağımlılıklar)
**Ne Zaman Kullanılmalı:**
- Bir planın tam, yapısal yedeğini oluşturma.
- Planları farklı YAPL çalışma alanları arasında transfer etme.
**Neler Dahil:**
- **Görevler** ve **Bağımlılıklar** için ayrı CSV dosyaları içeren sıkıştırılmış bir arşiv. Bu, ilişki verilerinin (öncüller/ardıllar) yüksek doğrulukla korunmasını sağlar.
### Markdown Dışa Aktarma (.md)
**Ne Zaman Kullanılmalı:**
- Teknik dokümantasyon veya proje wiki'leri.
- Slack, Teams veya GitHub'da metin tabanlı paylaşım.
**Çıktı Formatı:**
- İKY seviyelerini temsil etmek için hiyerarşik başlıklar (`##`, `###`) kullanır.
- Görev detaylarını (tarihler, ilerleme, durum) okunabilir liste öğeleri olarak formatlar.
### Yazdır (Tarayıcı optimize edilmiş)
**Ne Zaman Kullanılmalı:**
- Saha toplantıları için fiziksel çıktılar oluşturma.
- Yüksek kontrastlı PDF raporları oluşturma.
**Özellikler:**
- İçeriğe odaklanmak için kullanıcı arayüzü öğelerini (kenar çubuğu, başlıklar, düğmeler) kaldırır.
- Tablo düzenini standart A4 kağıt boyutları için optimize eder.
---
## Planları İçe Aktarma
İçe aktarma özelliği, mevcut proje programlarını YAPL'ye getirmenize olanak tanır. Bu, özellikle Microsoft Project veya diğer elektronik tablo tabanlı araçlardan geçiş yaparken kullanışlıdır.
### Desteklenen İçe Aktarma Formatları
Şu dosya türlerinden veri içe aktarabilirsiniz:
- **XML**: Yerel Microsoft Project dışa aktarma dosyaları.
- **Excel (.xlsx)**: Formatlı elektronik tablolar.
- **CSV**: Düz metin verileri.
- **ZIP**: YAPL'den dışa aktarılan birleşik görev ve bağımlılıklar.
### İçe Aktarma Akışı
1. Plan araç çubuğundaki **İçe Aktar** (Import) düğmesine tıklayın.
2. Dosyanızı seçin (YAPL formatı otomatik olarak algılayacaktır).
3. Kullanıcı atamaları veya kimlik çakışmalarıyla ilgili uyarılar için **İçe Aktarma Öncesi Analizi** gözden geçirin.
4. **İçe Aktarma Stratejinizi** seçin (aşağıya bakın).
5. Yayınlamadan önce değişiklikleri gözden geçirmek için **Taslağa Aktar** (Import to Draft) düğmesine tıklayın.
### İçe Aktarma Stratejileri
Farklı çalışma saatlerine veya takvimlere sahip olabilecek harici araçlardan içe aktarma yaparken, YAPL'nin görev programlarını nasıl yöneteceğini seçmelisiniz:
| Strateji | Açıklama |
|----------|----------|
| **Süreyi Koru** | Süre niyetini korur (örn. "5 gün") ve saatleri mevcut planın takvimine göre yeniden hesaplar. |
| **Saatleri Koru** | Toplam efor saatlerini korur ve süreleri hedef takvime uyacak şekilde yeniden hesaplar. |
| **Tarihleri Koru** | Başlangıç ve bitiş tarihlerinin tam olarak eşleşmesini zorlar, potansiyel olarak süre ve saat mantığını geçersiz kılar. |
### Ana Plan (Baseline) İşleme
İçe aktarma sırasında ana plan verilerini nasıl işleyeceğinizi seçebilirsiniz:
- **Temizle**: Tüm ana plan verilerini kaldırır (Önerilen). Doğrulamadan sonra yeni bir ana plan belirleyebilirsiniz.
- **Yeniden Hesapla**: Yeniden hesaplanan programa göre ana plan değerlerini günceller.
- **Koru**: Kaynak dosyadaki orijinal ana plan değerlerini oldukları gibi korumaya çalışır.
### Atama Uyarıları
Kaynak dosyadaki bir görev, mevcut çalışma alanınızda bulunmayan bir kullanıcıya atanmışsa, içe aktarma sırasında atama temizlenecektir. İşleme devam etmeden önce bir uyarı listesi göreceksiniz ve içe aktarmayı bitirmek için bu davranışı onaylamanız gerekir.
## En İyi Uygulamalar
- **Taslağa Aktar**: Her zaman önce bir taslak versiyona içe aktarın. Bu, "Canlı" versiyonu etkilemeden İKY hiyerarşisini ve tarihleri doğrulamanıza olanak tanır.
- **Düzenli Yedeklemeler**: Görevlerinizin ve bağımlılıklarınızın tam yapısal yedeği için **ZIP** dışa aktarma formatını kullanın.
- **Net İsimlendirme**: Paydaş incelemesi için dışa aktarmadan önce görev adlarının net olduğundan emin olun.
## Sorun Giderme
- **Büyük İçe Aktarımlar**: 500'den fazla görevi olan planlar için, performans sorunlarıyla karşılaşırsanız bölümler halinde içe aktarmanızı öneririz.
- **İzin Reddedildi**: Çalışma alanındaki rolünüzün "Düzenleyici" (Editor) veya "Sahip" (Owner) izinlerine sahip olduğundan emin olun.
- **Hesaplama Farklılıkları**: Kaynak dosyanın takvimi YAPL çalışma alanı takviminizden önemli ölçüde farklıysa küçük tarih kaymaları (1 gün) oluşabilir.
## İlgili Konular
- [Plan Oluşturma](/tr/docs/user-guides/plans/creating-plans) - Plan kurulum temelleri
- [Plan Sürümleri](/tr/docs/user-guides/plans/plan-versions) - Taslak ve Yayınlanmış sürümler hakkında bilgi edinin
- [Çevrimdışı Düzenleme](/tr/docs/user-guides/plans/offline-editing) - YAPL değişikliklerinizi nasıl kaydeder
---
# Planlar (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/plans)
# Plan Yönetimi
Planlar; görevleri, zaman çizelgelerini, bağımlılıkları ve kaynak atamalarını içeren zamanlama belgeleridir. Projeleriniz için ayrıntılı iş kırılım yapısını (İKY) sağlarlar.
## Planları Anlama
YAPL'deki planlar şunları sağlar:
- **Görev Organizasyonu** - Hiyerarşik iş kırılım yapısı
- **Zaman Çizelgesi Yönetimi** - Bağımlılıklı başlangıç/bitiş tarihleri
- **Sürüm Kontrolü** - Adlandırılmış sürümlerle değişiklikleri takip etme
- **Çoklu Görünümler** - Görev listesi, Kanban panosu, Gantt zaman çizelgesi
- **Kaynak Tahsisi** - Ekipman, malzeme, personel atama
- **İlerleme Takibi** - Tamamlanma ve efor izleme
## Plan Mimarisi
```
Plan
├── Temel Bilgiler
│ ├── Ad, Açıklama
│ ├── Sürüm (kullanıcı adlandırmalı)
│ └── Durum (Taslak/Yayınlanmış)
├── Görevler (İKY hiyerarşisi)
│ ├── Ana Görevler
│ │ └── Alt Görevler
│ ├── Bağımlılıklar
│ └── Atamalar
├── Kaynaklar
│ ├── Ekipman
│ ├── Malzemeler
│ └── Sarf Malzemeleri
└── Ayarlar
├── Takvim
├── Referans Çizgisi
└── Özel Durumlar
```
## Plan Görünümleri
Planınızın farklı perspektiflerine erişin:
| Görünüm | Amaç | Konum |
|---------|------|-------|
| **Görevler** | İKY hiyerarşili liste görünümü | `/plans/[id]/tasks` |
| **Kanban** | Durum sütunlarına göre pano görünümü | `/plans/[id]/kanban` |
| **Zaman Çizelgesi** | Bağımlılıklı Gantt şeması | `/plans/[id]/timeline` |
| **Atamalar** | Proje bağlantıları | `/plans/[id]/assignments` |
| **Maliyet** | Bütçe ve nakit akışı | `/plans/[id]/cost` |
| **Gruplar** | Kaynak ekipleri | `/plans/[id]/groups` |
| **Kaynaklar** | Ekipman/malzemeler | `/plans/[id]/resources` |
| **Ayarlar** | Yapılandırma | `/plans/[id]/settings` |
| **Sürümler** | Sürüm geçmişi | `/plans/[id]/versions` |
## Bu Bölümde
### Başlarken
- **[Plan Oluşturma](/tr/docs/user-guides/plans/creating-plans)** - Yeni planlar oluşturun
- **[Çevrimdışı Düzenleme](/tr/docs/user-guides/plans/offline-editing)** - İnternet bağlantısı olmadan çalışın
### Sürüm Yönetimi
- **[Plan Sürümleri](/tr/docs/user-guides/plans/plan-versions)** - Sürümleri takip edin ve karşılaştırın
- **[Plan Yayınlama](/tr/docs/user-guides/plans/publishing-plans)** - Planları sonlandırın ve paylaşın
- **[İçe ve Dışa Aktarma](/tr/docs/user-guides/plans/import-export-plans)** - Veri aktarımını yönetin
### Bağlantılar
- **[Plan Atamaları](/tr/docs/user-guides/plans/plan-assignments)** - Planları projelere bağlayın
## Hızlı Referans
| Görev | Konum |
|-------|-------|
| Plan oluştur | Planlar > Plan Oluştur |
| Görev ekle | Planlar > [Plan] > Görevler |
| Kanban görüntüle | Planlar > [Plan] > Kanban |
| Zaman çizelgesi görüntüle | Planlar > [Plan] > Zaman Çizelgesi |
| Sürümleri yönet | Planlar > [Plan] > Sürümler |
| Ayarları yapılandır | Planlar > [Plan] > Ayarlar |
## Katmana Göre Plan Limitleri
| Özellik | Deneme | Temel | Profesyonel |
|---------|--------|-------|-------------|
| Çalışma alanı başına plan | 1 | 10 | Sınırsız |
| Plan başına görev | 200 | 200 | 500 |
| Gantt düzenleme | Evet | Hayır | Evet |
| Maliyet takibi | Evet | Hayır | Evet |
| İçe/dışa aktarma | Hayır | Hayır | Evet |
## Bağımsız ve Proje Planları
### Proje Planları
Bir projeyle ilişkili planlar:
- Proje ekip erişimini devralır
- Proje bağlamında görünür
- Proje metriklerinin parçası
### Bağımsız Planlar
Proje ilişkisi olmayan planlar:
- Kişisel planlama çalışma alanı
- Bağımsız erişim kontrolü
- Daha sonra projelere atanabilir
## En İyi Uygulamalar
### Plan Yapısı
- Anlamlı görev hiyerarşisi kullanın
- Planları odaklı ve yönetilebilir tutun
- Performans için görev limitlerinde kalın
### Sürüm Yönetimi
- Sürümleri açıklayıcı şekilde adlandırın
- Büyük değişikliklerden önce referans çizgisi oluşturun
- Takip için sürüm karşılaştırmasını kullanın
### İşbirliği
- Planları uygun projelere atayın
- Çevik iş akışları için Kanban kullanın
- Zaman kritik işler için Gantt kullanın
## İlgili Konular
- [Görevler](/tr/docs/user-guides/tasks) - Görev yönetimi
- [Gantt Şemaları](/tr/docs/user-guides/gantt) - Zaman çizelgesi görselleştirme
- [Kanban Panosu](/tr/docs/user-guides/kanban) - Pano tabanlı yönetim
- [Projeler](/tr/docs/user-guides/projects) - Proje yönetimi
---
# Çevrimdışı Düzenleme (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/plans/offline-editing)
# Çevrimdışı Çalışma
YAPL, planlar için **tam çevrimdışı düzenleme** desteği sunar. Çevrimiçiyken bir planı yükledikten sonra, internet bağlantısı olmadan bile üzerinde çalışmaya devam edebilirsiniz. Değişiklikleriniz otomatik olarak cihazınıza kaydedilir ve tekrar çevrimiçi olduğunuzda senkronize edilir.
## Hızlı Başlangıç
**Çevrimdışı çalışmaya hazırlanma:**
1. Çevrimiçiyken ihtiyacınız olan planı açın
2. Yerel bir taslak oluşturmak için küçük bir değişiklik yapın
3. Çevrimdışı çalışmaya hazırsınız!
## Çevrimdışı Çalışan Özellikler
### Tam İşlevsellik
Bu özellikler çevrimdışı tamamen aynı şekilde çalışır:
| Özellik | Açıklama |
|---------|----------|
| **Görev düzenleme** | Görev oluşturma, düzenleme, silme, taşıma |
| **Gantt sürükle bırak** | Görevleri zaman çizelgesinde yeniden boyutlandırma ve konumlandırma |
| **Bağımlılıklar** | Görev bağlantıları çizme, düzenleme ve kaldırma |
| **İlerleme güncellemeleri** | Tamamlanma yüzdesini güncellemek için ilerleme çubuklarını sürükleme |
| **Kritik yol** | Otomatik hesaplama çalışmaya devam eder |
| **Geri Al/Yinele** | Ctrl+Z / Ctrl+Y ile tam geçmiş |
| **Otomatik kaydetme** | Değişiklikler cihazınıza her 500ms'de kaydedilir |
| **Takvim ayarları** | Çalışma günleri, saatler, tatiller ayarlama |
| **Kaynak atamaları** | Görevlere ekipman ve malzeme atama |
| **İKY yapısı** | Görevleri yeniden düzenlemek için içe/dışa alma |
| **Referans çizgisi** | Referans tarihlerini ayarlama ve temizleme |
### İnternet Gerektiren Özellikler
| Özellik | Neden |
|---------|-------|
| **İlk kez plan erişimi** | Plan verileri önce indirilmeli |
| **Taslakları yayınlama** | Bulut veritabanına kaydetme |
| **Yeni plan oluşturma** | Sunucu plan tanımlayıcıları oluşturur |
| **Yayınlanmış sürümleri yükleme** | Bulut depolamadan alınır |
| **Gerçek zamanlı işbirliği** | Canlı bağlantı gerektirir |
| **Takım davetleri** | Sunucu taraflı işlemler |
## Nasıl Çalışır
### Otomatik Taslak Oluşturma
Bir planı düzenlediğinizde, YAPL otomatik olarak cihazınızda yerel bir **taslak** oluşturur:
1. **Değişiklik yaparsınız** - Herhangi bir düzenleme taslak oluşturmayı tetikler
2. **Otomatik kaydetme devreye girer** - Değişiklikler yerel olarak her 500ms'de kaydedilir
3. **Taslak rozeti görünür** - Sürüm seçici "Taslak" göstergesi gösterir
4. **Çevrimdışı çalışma devam eder** - Düzenleme için ağ gerekmez
### Verileriniz Güvende
YAPL, çalışmanızı korumak için birden fazla güvenlik önlemi kullanır:
- **Sık otomatik kaydetme** - Değişikliklerden sonra her 500ms
- **Arka plan kaydetme** - Tarayıcı sekmesi değiştirdiğinizde kaydeder
- **Tam anlık görüntüler** - Sadece değişiklikler değil, tam plan durumu kaydedilir
- **Bütünlük kontrolleri** - Kaydetme ve yüklemede veri doğrulanır
- **Güvenli sürüm değiştirme** - Değiştirmeden önce bekleyen değişiklikler kaydedilir
**Maksimum veri kaybı: 500 milisaniyelik çalışma.** Cihazınız çökse veya tarayıcı beklenmedik şekilde kapansa bile, en fazla yarım saniyelik düzenleme kaybedersiniz.
## Çevrimdışı Çalışma Senaryoları
### Senaryo 1: İnternetsiz Saha Çalışması
**Gitmeden önce:**
1. YAPL'i açın ve planınıza gidin
2. Küçük bir düzenleme yapın (taslak oluşturmayı tetikler)
3. Sürüm seçicide "Taslak" göstergesini arayın
**İş sahasında:**
- Görevleri düzenleyin, ilerlemeyi güncelleyin, programları ayarlayın
- Kritik yol hesaplamaları otomatik olarak devam eder
- Tüm değişiklikler cihazınıza kaydedilir
**Ofise döndüğünüzde:**
1. İnternete bağlanın
2. Buluta kaydetmek için **Yayınla**'ya tıklayın
3. Takım üyeleri güncellemelerinizi görür
### Senaryo 2: Düzenleme Sırasında İnternet Kesilirse
**Ne olur:**
- Normal şekilde çalışmaya devam edersiniz
- Arayüzde hiçbir şey farklı görünmez
- Değişiklikler yerel olarak kaydedilmeye devam eder
- Kritik yol hesaplanmaya devam eder
**Tekrar bağlandığınızda:**
- Hazır olduğunuzda Yayınla'ya tıklayın
- Özel bir kurtarma gerekmez
### Senaryo 3: Uzun Süreli Çevrimdışı Çalışma
**Süreç:**
1. Çevrimiçiyken taslak hazırlayın (planı açın, bir düzenleme yapın)
2. Saatlerce veya günlerce çevrimdışı çalışın
3. Uygun olduğunda tekrar bağlanın
4. Takımla senkronize etmek için yayınlayın
Zaman sınırı yoktur - çevrimdışı taslaklar süresiz çalışır.
## Taslakları Anlama
### Taslak ve Yayınlanmış Karşılaştırması
| Özellik | Taslak | Yayınlanmış Sürüm |
|---------|--------|-------------------|
| Konum | Cihazınız | Bulut veritabanı |
| Görünürlük | Sadece siz | Takım üyeleri |
| Düzenleme | Tam | Sınırlı |
| Çevrimdışı erişim | Evet | İndirme gerektirir |
| Otomatik kaydetme | Her 500ms | Yayınlamada |
### Taslaklarınızı Bulma
Taslaklar **Sürüm Seçici** açılır menüsünde "Taslak" rozetiyle görünür:
```
Sürüm Seçici
├── Güncel Durum (canlı)
├── v3 "Onaylandı" (yayınlanmış)
├── v2 "İlk" (yayınlanmış)
└── v3 Taslak 1 ← Çevrimdışı çalışmanız
```
### Birden Fazla Taslak
Farklı sürümler için birden fazla taslağınız olabilir:
- Her yayınlanmış sürümün kendi taslağı olabilir
- Taslaklar bağımsızdır ve çakışmaz
- Taslaklar arasında serbestçe geçiş yapabilirsiniz
## Çevrimdışı Kritik Yol
Kritik Yol Yöntemi (KYY) hesaplaması tamamen çevrimdışı çalışır:
### Nasıl Çalışır
1. **Web Worker** - Hesaplamalar arka plan iş parçacığında çalışır
2. **Ağ Gerekmez** - Tüm algoritmalar uygulamayla paketlenmiştir
3. **Otomatik Hesaplama** - Görev değişikliklerinden sonra güncellenir (500ms gecikme)
4. **Manuel Seçenek** - "Yeniden Hesapla" düğmesi her zaman kullanılabilir
### KYY Modları
| Mod | Davranış | Ne Zaman Kullanılır |
|-----|----------|---------------------|
| **Otomatik** | Her değişiklikten sonra yeniden hesaplar | Normal düzenleme |
| **Tek Seferlik** | Tıklandığında bir kez hesaplar | Büyük planlar, performans |
| **Devre Dışı** | Otomatik hesaplama yok | Hızlı toplu düzenlemeler |
KYY modu tercihiniz taslağınızla birlikte kaydedilir.
## YAPL'i Yükleme (PWA)
En iyi çevrimdışı deneyim için YAPL'i uygulama olarak yükleyin:
### Masaüstü (Chrome/Edge)
1. Chrome'da YAPL'i ziyaret edin
2. Adres çubuğundaki yükleme simgesine (⊕) tıklayın
3. "YAPL'i Yükle"ye tıklayın
4. Uygulama kendi penceresinde açılır
### iOS (Safari)
1. Safari'de YAPL'i açın
2. Paylaş düğmesine (□↗) dokunun
3. "Ana Ekrana Ekle"ye dokunun
4. "Ekle"ye dokunun
### Android (Chrome)
1. Chrome'da YAPL'i açın
2. Menüye (⋮) dokunun
3. "Uygulamayı yükle"ye dokunun
4. Yönergeleri takip edin
### Yüklemenin Avantajları
| Özellik | Tarayıcı Sekmesi | Yüklü Uygulama |
|---------|------------------|----------------|
| Çevrimdışı erişim | Sınırlı | Tam destek |
| Depolama alanı | Düşük kota | Yüksek kota |
| Başlatma hızı | Yavaş | Hızlı |
| Deneyim | Tarayıcı arayüzü görünür | Temiz, uygulama benzeri |
## Sorun Giderme
### "Taslak çevrimdışı yüklenemiyor"
**Neden:** Taslak çevrimdışı destek öncesinde oluşturulmuş (eski sürüm)
**Çözüm:**
1. İnternete bağlanın
2. Planı açın
3. Küçük bir düzenleme yapın
4. Çevrimdışı destekli yeni bir taslak oluşturulur
### "Taslak bulunamadı"
**Neden:** Tarayıcı verileri temizlendi veya farklı tarayıcı
**Çözüm:**
- Taslaklar tarayıcı/cihaz başına saklanır
- İnternete bağlanın ve planı tekrar yükleyin
- Yeni taslak oluşturmak için düzenleme yapın
### "Değişiklikler yayınlanamadı"
**Neden:** Yayınla tıklandığında çevrimdışıydı
**Çözüm:**
1. İnternet bağlantısını kontrol edin
2. Tekrar Yayınla'ya tıklayın
3. Başarı onayını bekleyin
### Büyük planlarda yavaş performans
**İpucu:** 400+ görevli planlar çevrimdışı daha yavaş hissedilebilir
**Çözümler:**
- "Otomatik" yerine KYY "Tek Seferlik" modunu kullanın
- Diğer tarayıcı sekmelerini kapatın
- Daha iyi performans için YAPL'i PWA olarak yükleyin
## En İyi Uygulamalar
### Çevrimdışı Gitmeden Önce
1. **Taslaklarınızı hazırlayın** - İhtiyacınız olan her planı açın ve düzenleyin
2. **Taslak oluşturmayı doğrulayın** - Taslak rozetini kontrol edin
3. **Çevrimdışı test edin** - Onaylamak için kısa süre uçak modunu etkinleştirin
### Çevrimdışıyken
1. **Normal çalışın** - Tüm düzenleme özellikleri çalışır
2. **Otomatik kaydetmeye güvenin** - Manuel kaydetmeye gerek yok
3. **Geri al'ı serbestçe kullanın** - Tam geçmiş mevcut (Ctrl+Z)
### Tekrar Bağlandıktan Sonra
1. **Değişiklikleri inceleyin** - Yayınlamadan önce taslağınızı kontrol edin
2. **Hemen yayınlayın** - Taslakları uzun süre bekletmeyin
3. **Takımla koordine olun** - Senkronize ettiğinizi bildirin
## Teknik Detaylar
### Depolama
| Özellik | Detay |
|---------|-------|
| **Teknoloji** | IndexedDB (tarayıcı veritabanı) |
| **Konum** | Yalnızca cihazınız |
| **Tipik limit** | 50MB - 32GB (tarayıcıya bağlı) |
| **Veri formatı** | Artımlı değil, tam anlık görüntüler |
### Geri Al/Yinele
| Özellik | Detay |
|---------|-------|
| **Yığın boyutu** | Maksimum 50 işlem |
| **Kalıcılık** | Taslakla birlikte kaydedilir |
| **Taslak başına** | Her taslağın kendi geçmişi var |
### Otomatik Kaydetme Zamanlaması
| Olay | Zamanlama |
|------|-----------|
| Değişiklikten sonra | 500ms gecikme |
| Sekme odağını kaybettiğinde | Anında |
| Sürüm değiştirmeden önce | Anında temizleme |
## İlgili Konular
- [Plan Sürümleri](/tr/docs/user-guides/plans/plan-versions) - Sürüm yönetimi
- [Plan Yayınlama](/tr/docs/user-guides/plans/publishing-plans) - Buluta senkronizasyon
- [Kritik Yol](/tr/docs/user-guides/gantt/critical-path) - KYY detayları
- [Zaman Çizelgesi Görünümü](/tr/docs/user-guides/gantt/timeline-view) - Gantt düzenleme
---
# Plan Atamaları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/plans/plan-assignments)
# Plan Atamaları
Plan atamaları, planları projelere bağlayarak erişimi kontrol eder ve planları proje metrikleri ve raporlamasına entegre eder.
## Atamaları Anlama
Plan atamaları şunları belirler:
- **Hangi projeye** plan ait
- **Kim erişebilir** plana (proje ekipleri aracılığıyla)
- **Nerede görünür** navigasyonda ve raporlarda
- **Metrikler nasıl birleşir** proje verileriyle
## Atama Türleri
### Projeye Atanmış Planlar
Belirli bir projeye bağlı planlar:
- Proje bağlamından oluşturulur
- Proje ekip erişimini devralır
- Projenin plan listesinde görünür
- Proje metriklerinin parçası
### Bağımsız Planlar
Proje ataması olmayan planlar:
- Bağımsız olarak oluşturulur
- Çalışma alanı düzeyinde erişim
- Kişisel veya paylaşımlı planlama
- Daha sonra atanabilir
## Planları Projelere Atama
### Plan Oluşturma Sırasında
Proje bağlamından oluştururken:
1. Projeyi açın
2. Planlara gidin
3. Plan Oluştur
4. Otomatik olarak projeye atanır
### Oluşturulduktan Sonra
Mevcut planı projeye atayın:
1. Planı açın
2. **Atamalar** sekmesine gidin
3. **Projeye Ata**'ya tıklayın
4. Listeden proje seçin
5. Atamayı onaylayın
## Atamaları Görüntüleme
### Plandan
1. Planı açın
2. **Atamalar** sekmesine gidin
3. Bağlı projeleri görüntüleyin
### Projeden
1. Projeyi açın
2. Planlar sekmesi veya bölümünü görüntüleyin
3. Atanmış tüm planları görün
## Atama Etkileri
### Erişim Kontrolü
Bir projeye atandığında:
| Kim | Erişim |
|-----|--------|
| Proje ekip üyeleri | Ekip rolüne göre |
| Proje dışı üyeler | Erişim yok |
| Çalışma alanı sahipleri | Tam erişim |
### Metrik Entegrasyonu
Atanmış planlar projeye katkıda bulunur:
- Görev tamamlanma istatistikleri
- Zaman çizelgesi metrikleri
- Bütçe takibi (etkinleştirilmişse)
- İlerleme raporlaması
### Navigasyon
Atanmış planlar şuralarda görünür:
- Projenin plan listesinde
- Proje metrikleri panosunda
- Proje raporlarında
## Atamaları Kaldırma
### Ne Zaman Kaldırılmalı
Şu durumlarda atamayı kaldırın:
- Plan artık projeyle ilgili değil
- Farklı projeye taşınıyor
- Bağımsıza dönüştürülüyor
### Nasıl Kaldırılır
1. Planı açın
2. **Atamalar** sekmesine gidin
3. Atamayı bulun
4. **Kaldır** veya bağlantıyı kaldır seçeneğine tıklayın
5. Kaldırmayı onaylayın
### Kaldırma Etkileri
Kaldırıldıktan sonra:
- Plan bağımsız olur
- Erişim çalışma alanı düzeyine değişir
- Proje metriklerinden çıkarılır
- Geçmiş veriler korunur
## Çoklu Proje Atamaları
### Tekli vs. Çoklu
Planlar genellikle tek proje atamasına sahiptir:
- Net sahiplik
- Basit erişim
- Basit metrikler
### Paylaşılan Planlar
Plan birden fazla projeye hizmet ediyorsa:
- Çoklu proje atamasını düşünün
- Veya açık paylaşımlı bağımsız kullanın
- Metrikler paylaşılabilir
## Planları Yeniden Atama
### Projeler Arası Taşıma
Planı farklı projeye taşımak için:
1. Mevcut atamayı kaldırın
2. Yeni proje ataması ekleyin
3. Erişim anında güncellenir
### Dikkat Edilecekler
Yeniden atamadan önce:
- Yeni proje ekibi erişim kazanır
- Eski proje planı kaybeder
- Metrikler yeni projeye kayar
## Bağımsız Plan Kullanımları
### Ne Zaman Bağımsız Kullanılmalı
- Kişisel planlama çalışma alanı
- Projeler arası planlama
- Şablonlar (projelere kopyala)
- Dış danışman çalışması
### Atanmışa Dönüştürme
Herhangi bir bağımsız plan atanabilir:
1. Planı açın
2. Atamalara gidin
3. Proje seçin
4. Plan projeye katılır
## Erişim Sonuçları
### Proje Ataması Erişimi Kontrol Eder
| Plan Durumu | Erişim Yolu |
|-------------|-------------|
| Atanmış | Proje ekip üyeliği |
| Bağımsız | Çalışma alanı üyeliği |
### Ekip Rolü Etkisi
Atanmış planlar için ekip rolü şunları belirler:
- Lider: Tam erişim
- Üye: Düzenleme erişimi
- İzleyici: Sadece görüntüleme
## En İyi Uygulamalar
### Net Atama
- Bir ana projeye atayın
- Paylaşılıyorsa belgeleyin
- Atamaları düzenli olarak gözden geçirin
### Planlama İş Akışı
1. İlk taslak için bağımsız oluşturun
2. Hazır olduğunda projeye atayın
3. Erişim otomatik yönetilir
### Organizasyon
- Sahipsiz bağımsız planlar bırakmayın
- Gereksiz atamaları temizleyin
- Açıklayıcı plan adları kullanın
## Sorun Giderme
### Plan Atanamıyor
**"İzniniz yok"**
- Proje düzenleme erişimi gerekli
- Hedef projede ekip rolünü doğrulayın
**"Proje bulunamadı"**
- Projenin var olduğunu doğrulayın
- Proje erişiminizi kontrol edin
### Atama Çalışmıyor
- Sayfayı yenileyin
- Çakışmaları kontrol edin
- Kaydetmenin tamamlandığını doğrulayın
### Değişiklik Sonrası Erişim Kaybı
- Proje ekip üyeliğini kontrol edin
- Atamanın doğru olduğunu doğrulayın
- Çalışma alanı sahibiyle iletişime geçin
## İlgili Konular
- [Plan Oluşturma](/tr/docs/user-guides/plans/creating-plans) - Plan kurulumu
- [Ekip Atamaları](/tr/docs/user-guides/teams/team-assignments) - Proje erişimi
- [Projeler](/tr/docs/user-guides/projects) - Proje yönetimi
---
# Plan Sürümleri (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/plans/plan-versions)
# Plan Sürümleri
Plan sürümleme, zaman içindeki değişiklikleri takip etmenize, farklı durumları karşılaştırmanıza ve gerektiğinde önceki sürümleri geri yüklemenize olanak tanır.
## Sürümleri Anlama
YAPL'deki sürümler şunları sağlar:
- **Değişiklik Takibi** - Belirli noktalarda plan durumlarını kaydetme
- **Karşılaştırma** - Sürümler arasındaki farkları görüntüleme
- **Geri Yükleme** - Önceki durumlara dönme
- **Denetim İzi** - Plan gelişiminin geçmişi
## Sürüm Kavramları
### Sürüm Adları
Her sürümün kullanıcı tanımlı bir adı vardır:
| İyi Adlar | Açıklama |
|-----------|----------|
| "Referans Çizgisi" | Orijinal onaylı plan |
| "Rev A", "Rev B" | Sıralı revizyonlar |
| "2025-01-15" | Tarih tabanlı adlandırma |
| "Müşteri Onaylı" | Durum tabanlı adlandırma |
| "Kapsam Değişikliği Sonrası" | Olay tabanlı adlandırma |
### Taslak ve Yayınlanmış
| Durum | Açıklama | Düzenleme |
|-------|----------|-----------|
| **Taslak** | Devam eden çalışma | Tam düzenleme |
| **Yayınlanmış** | Sonlandırılmış sürüm | Sınırlı |
## Sürümlere Erişim
### Sürümler Sekmesi
1. Bir plan açın
2. **Sürümler** sekmesine gidin
3. Sürüm listesini ve geçmişi görüntüleyin
### Sürüm Bilgileri
Her sürüm şunları gösterir:
- Sürüm adı
- Oluşturma tarihi
- Oluşturan kişi
- Durum (Taslak/Yayınlanmış)
- Görev sayısı anlık görüntüsü
## Sürüm Oluşturma
### Ne Zaman Sürüm Oluşturmalı
Şu durumlarda yeni sürüm oluşturun:
- Bir planlama aşamasını tamamlama
- Büyük değişikliklerden önce
- Müşteri onayından sonra
- Düzenli aralıklarla
### Sürüm Nasıl Oluşturulur
1. Planı açın
2. **Sürümler** sekmesine gidin
3. **Sürüm Oluştur**'a tıklayın
4. Sürüm adını girin
5. İsteğe bağlı açıklama ekleyin
6. **Oluştur**'a tıklayın
### Sürüm İçerikleri
Yeni bir sürüm şunları yakalar:
- Mevcut görev yapısı
- Görev özellikleri ve tarihleri
- Bağımlılıklar
- Kaynak atamaları
- Özel yapılandırmalar
## Sürümleri Karşılaştırma
### Sürüm Karşılaştırması
Değişiklikleri görmek için iki sürümü karşılaştırın:
1. **Sürümler** sekmesine gidin
2. Karşılaştırmak için iki sürüm seçin
3. **Karşılaştır**'a tıklayın
4. Fark raporunu görüntüleyin
### Karşılaştırma Gösterir
| Değişiklik Türü | Açıklama |
|-----------------|----------|
| Eklenen görevler | Sadece yeni sürümde bulunan görevler |
| Kaldırılan görevler | Sadece eski sürümde bulunan görevler |
| Değiştirilen görevler | Değişen özellikler |
| Süre değişiklikleri | Zaman çizelgesi farklılıkları |
| Bağımlılık değişiklikleri | İlişki değişiklikleri |
## Sürümleri Geri Yükleme
### Ne Zaman Geri Yüklemeli
Şu durumlarda önceki sürümü geri yükleyin:
- Mevcut değişiklikler geri alınmalı
- Önceki plan daha doğruydu
- Hatalardan kurtulma
### Nasıl Geri Yüklenir
1. **Sürümler** sekmesine gidin
2. Geri yüklenecek sürümü bulun
3. **Geri Yükle** veya benzer eyleme tıklayın
4. Geri yüklemeyi onaylayın
Geri yükleme, eski içerikle yeni bir sürüm oluşturur. Mevcut çalışmayı silmez.
### Geri Yükleme Davranışı
- Mevcut plan yeni bir sürüm olur
- Geri yüklenen içerik aktif olur
- Geçmiş korunur
- Hiçbir veri kaybolmaz
## Sürüm Geçmişi
### Geçmişi Görüntüleme
Sürümler sekmesi şunları gösterir:
- Kronolojik sürüm listesi
- Sürüm meta verileri
- Hızlı eylemler
### Geçmiş Zaman Çizelgesi
```
v1 "İlk Taslak" (2025-01-01)
↓
v2 "İnceleme Sonrası" (2025-01-15)
↓
v3 "Müşteri Onaylı" (2025-01-20)
↓
v4 "Kapsam Değişikliği" (2025-02-01) ← Mevcut
```
## Varsayılan Sürüm
### Varsayılanı Ayarlama
Bir sürüm varsayılan olarak işaretlenebilir:
- Plan açıldığında varsayılan olarak görüntülenir
- Proje metrikleri için kullanılır
- Karşılaştırmalar için referans noktası
### Varsayılanı Değiştirme
1. **Sürümler** sekmesine gidin
2. İstenen sürümü bulun
3. **Varsayılan Yap**'a tıklayın
4. Seçimi onaylayın
## Sürüm Limitleri
### Abonelik Katmanına Göre
| Özellik | Temel | Profesyonel |
|---------|-------|-------------|
| Sürüm geçmişi | Sınırlı | Tam |
| Sürüm karşılaştırması | Temel | Detaylı |
| Geri yükleme yeteneği | Sadece son | Tüm sürümler |
## En İyi Uygulamalar
### Adlandırma Kuralları
Tutarlı adlandırma belirleyin:
- Tarih tabanlı: "YYYY-AA-GG" veya "Rev A, B, C"
- Kilometre taşı tabanlı: "Referans Çizgisi", "Ara Nokta", "Final"
- Karışık: "Rev A - 2025-01-15"
### Sürüm Sıklığı
- Doğal kırılma noktalarında sürüm oluşturun
- Önemli değişikliklerden önce
- Paydaş incelemelerinden sonra
- Düzenli aralıklarla (haftalık/aylık)
### Belgeleme
- Bağlam için açıklama alanını kullanın
- Sürüm oluşturma nedenini not edin
- İlgili kararları referans gösterin
## Sürüm Çakışmaları
### Çakışmaları Anlama
Çakışmalar şu durumlarda oluşabilir:
- Birden fazla düzenleyici değişiklik yaptığında
- Geri yükleme son çalışmanın üzerine yazarken
- Eşzamanlı sürüm oluşturma
### Çakışmaları Çözme
YAPL manuel çakışma çözümü gerektirir:
- Otomatik birleştirme yok
- Değişiklikleri dikkatlice inceleyin
- Çözülmüş içerikle yeni sürüm oluşturun
## Sorun Giderme
### Sürüm Oluşturulamıyor
**"İzniniz yok"**
- Düzenleme erişiminiz olduğunu doğrulayın
- Ekip rolünü kontrol edin
### Sürüm Görünmüyor
- Sayfayı yenileyin
- Oluşturmanın tamamlandığını kontrol edin
- Filtre ayarlarını doğrulayın
### Karşılaştırma Çalışmıyor
- Her iki sürümün var olduğundan emin olun
- Abonelik sınırlamalarını kontrol edin
- Sayfayı yenilemeyi deneyin
### Geri Yükleme Başarısız
- Aktif düzenlemeleri kontrol edin
- Sürümün erişilebilir olduğunu doğrulayın
- Devam ederse destekle iletişime geçin
## İlgili Konular
- [Plan Oluşturma](/tr/docs/user-guides/plans/creating-plans) - Plan kurulumu
- [Plan Yayınlama](/tr/docs/user-guides/plans/publishing-plans) - Sürümleri sonlandırma
- [Referans Çizgisi Karşılaştırması](/tr/docs/user-guides/gantt/baseline-comparison) - Gantt referans çizgisi
---
# Plan Yayınlama (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/plans/publishing-plans)
# Plan Yayınlama
Yayınlama, bir taslak planı paydaşlarla paylaşılabilecek ve resmi referans çizgisi olarak kullanılabilecek sonlandırılmış bir sürüme dönüştürür.
## Yayınlamayı Anlama
Bir planı yayınlamak:
- **Sürümü sonlandırır** - Planı resmi olarak işaretler
- **Düzenlemeyi sınırlar** - Yanlışlıkla değişiklikleri azaltır
- **Referans çizgisi oluşturur** - Takip için referans noktası
- **Paylaşımı etkinleştirir** - Paydaşlar için resmi sürüm
## Taslak ve Yayınlanmış Durumu
| Durum | Açıklama | Düzenleme | Kullanım Alanı |
|-------|----------|-----------|----------------|
| **Taslak** | Devam eden çalışma | Tam erişim | Aktif planlama |
| **Yayınlanmış** | Sonlandırılmış | Sınırlı | Resmi kayıt |
## Ne Zaman Yayınlanmalı
Şu durumlarda plan yayınlayın:
- **Planlama tamamlandı** - Tüm görevler tanımlandı ve zamanlandı
- **Paydaş onayı** - Müşteri veya yönetim onayı
- **Referans çizgisi gerekli** - Uygulama aşamasına başlama
- **Paylaşım gerekli** - Dış dağıtım gerekli
Yayınladıktan sonra yeni sürümler oluşturmaya devam edebilirsiniz. Yayınlama sadece mevcut sürümü etkiler.
## Nasıl Yayınlanır
### Adım 1: Planı İnceleyin
Yayınlamadan önce doğrulayın:
- Tüm görevler tanımlandı
- Bağımlılıklar doğru
- Tarihler kesinleşti
- Kaynaklar atandı
### Adım 2: Yayınlamaya Erişin
1. Planı açın
2. **Sürümler** sekmesine veya plan ayarlarına gidin
3. **Yayınla** eylemini bulun
### Adım 3: Yayınlamayı Onaylayın
1. **Yayınla**'ya tıklayın
2. Onay dialogunu inceleyin
3. Düzenleme sınırlamalarını anlayın
4. **Onayla**'ya tıklayın
## Yayınlama Etkileri
### Anında Değişiklikler
| Özellik | Yayınlamadan Önce | Yayınlamadan Sonra |
|---------|-------------------|-------------------|
| Durum | Taslak | Yayınlanmış |
| Düzenleme | Tam erişim | Sınırlı |
| Referans Çizgisi | Ayarlanmadı | Dondurulabilir |
| Paylaşım | Dahili | Dışa hazır |
### Düzenleme Sınırlamaları
Yayınlamadan sonra:
- Büyük yapı değişiklikleri kısıtlı
- Görev eklemeleri sınırlı olabilir
- Zaman çizelgesi değişiklikleri takip edilir
- Önemli değişiklikler için yeni sürüm oluşturun
### Düzenlenebilir Kalan
Yayınlanmış planlar genellikle şunlara izin verir:
- İlerleme güncellemeleri
- Gerçek tarih kaydı
- Durum değişiklikleri
- Notlar ve yorumlar
## Referans Çizgisi ve Yayınlama
### İlişki
Yayınlama genellikle referans çizgisiyle çakışır:
- **Yayınla** = plan sürümünü sonlandır
- **Referans Çizgisi** = karşılaştırma için efor/takvimi dondur
### Referans Çizgisi Ayarlama
Yayınlarken:
1. Aynı anda referans çizgisi ayarlamayı düşünün
2. Referans çizgisi planlanan değerleri yakalar
3. Daha sonra gerçek vs. referans çizgisini karşılaştırın
Ayrıntılar için [Referans Çizgisi Karşılaştırması](/tr/docs/user-guides/gantt/baseline-comparison) bölümüne bakın.
## Yayından Kaldırma
### Yayından Kaldırılabilir mi?
Çoğu durumda:
- Yayınlanmış durum o sürüm için kalıcıdır
- Büyük değişiklikler için yeni sürüm oluşturun
- Yeni sürüm taslak olarak başlar
### Yayınlanmış Planlarla Çalışma
Değişiklik gerekiyorsa:
1. Yeni bir sürüm oluşturun
2. Değişiklikleri yapın
3. Hazır olduğunda yeni sürümü yayınlayın
## Yayınlanmış Planları Paylaşma
### Dışa Aktarma Seçenekleri
Yayınlanmış planlar şunlar olabilir:
- Paydaşlar tarafından görüntülenebilir
- PDF'e aktarılabilir (Profesyonel katman)
- Proje erişimi üzerinden paylaşılabilir
### Erişim Kontrolü
Yayınlanmış durum erişimi değiştirmez:
- Ekip izinleri hâlâ geçerli
- Proje atamaları görünürlüğü kontrol eder
- Yayınlama sonlandırmayla ilgili, paylaşımla değil
## En İyi Uygulamalar
### Yayınlamadan Önce
1. **Tam inceleme** - Tüm görevler doğrulandı
2. **Bağımlılıklar kontrol edildi** - Doğru ilişkiler
3. **Tarihler kesinleşti** - Takvim kilitlendi
4. **Paydaş incelemesi** - Onay alındı
5. **Belgeleme** - Sürüm notları eklendi
### Yayınlama Kontrol Listesi
- [ ] Tüm görevler tamamlandı ve doğrulandı
- [ ] Bağımlılıklar doğru tanımlandı
- [ ] Zaman çizelgesi gerçekçi ve onaylı
- [ ] Kaynaklar uygun şekilde atandı
- [ ] Bütçe belirlendi (varsa)
- [ ] Paydaş onayı alındı
- [ ] Sürüm adı açıklayıcı
### Yayınlamadan Sonra
- Varyansı takip ediyorsanız referans çizgisi oluşturun
- Ekibe bildirin
- Gerçek ilerlemeyi takip etmeye başlayın
- Değişiklikler için yeni sürümler kullanın
## Birden Fazla Yayınlanmış Sürüm
### Birden Fazla Yönetme
Zaman içinde birden fazla yayınlanmış sürümünüz olabilir:
- Orijinal referans çizgisi
- Kapsam değişikliği sonrası Rev A
- Yeniden referans çizgisi sonrası Rev B
### En İyi Uygulamalar
- Hangisinin "güncel" veya varsayılan olduğunu işaretleyin
- Geçersiz kılınan sürümleri arşivleyin
- Yeni sürümler için nedenini belgeleyin
## Sorun Giderme
### Yayınlanamıyor
**"İzniniz yok"**
- Plan düzenleme haklarınız olduğunu doğrulayın
- Ekip rolünü kontrol edin
**"Plan yayınlamaya hazır değil"**
- Doğrulama hatalarını kontrol edin
- Zorunlu alanların tamamlandığından emin olun
### Yayınlama Başarısız
- Çakışmaları kontrol edin
- Başkaları tarafından aktif düzenleme olmadığını doğrulayın
- Yenilemeyi ve tekrar denemeyi deneyin
### Yayınlanmış Planı Düzenleme Gerekiyor
- Değişiklikler için yeni sürüm oluşturun
- Küçük güncellemeler hâlâ mümkün olabilir
- Özel durumlar için yöneticiyle iletişime geçin
## Profesyonel Katman Özellikleri
Yayınlama Profesyonel katmandan faydalanır:
| Özellik | Temel | Profesyonel |
|---------|-------|-------------|
| PDF'e aktar | Hayır | Evet |
| Tam sürüm geçmişi | Sınırlı | Evet |
| Referans çizgisi takibi | Temel | Gelişmiş |
| Dış paylaşım | Sınırlı | Tam |
## İlgili Konular
- [Plan Sürümleri](/tr/docs/user-guides/plans/plan-versions) - Sürüm yönetimi
- [Plan Oluşturma](/tr/docs/user-guides/plans/creating-plans) - Plan kurulumu
- [Referans Çizgisi Karşılaştırması](/tr/docs/user-guides/gantt/baseline-comparison) - Varyans takibi
---
# Projeleri Arşivleme (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/projects/archiving-projects)
# Projeleri Arşivleme
Arşivleme, projeleri aktif listelerden kaldırırken geçmiş referans için tüm verileri koruyan bir **yumuşak silme işlemidir**.
**Arşivleme ve İptal Farkı**: Arşivleme bir proje durumu değildir—bir depolama işlemidir. Devam etmeyecek projeler için **İptal Edildi** durumunu kullanın. Kayıtlar için saklamak istediğiniz tamamlanmış projeler için arşivlemeyi kullanın.
## Neden Projeleri Arşivlemeliyiz
Projeleri şunlar için arşivleyin:
- **Karmaşayı azaltma** - Aktif proje listelerini yönetilebilir tutun
- **Geçmişi koruma** - Uyumluluk veya referans için kayıtları tutun
- **Limitleri serbest bırakma** - Arşivlenen projeler paket limitlerine dahil değil
- **Tamamlanmayı işaretleme** - Bitmiş projeleri net bir şekilde belirtin
## Ne Zaman Arşivlenmeli
Şu durumlarda arşivlemeyi düşünün:
- Proje kalıcı olarak tamamlandı
- Başka çalışma beklenmiyor
- Geçmiş kayıt yeterli
- Aktif referans artık gerekli değil
Yalnızca projenin tamamlandığından emin olduğunuzda arşivleyin. Arşivlenen projeleri geri yüklemek sınırlamalara sahiptir.
## Bir Projeyi Nasıl Arşivlersiniz
### Adım 1: Projeyi Açın
1. **Projeler**'e gidin
2. Arşivlenecek projeye tıklayın
### Adım 2: Arşiv Seçeneğine Erişin
Arşiv seçeneğini şu konumlardan birinde bulun:
- Proje genel bakış eylemler menüsü
- Proje ayarları sayfası
- Durum değiştirme açılır menüsü
### Adım 3: Arşivi Onaylayın
1. **Arşivle** veya **Projeyi Arşivle**'ye tıklayın
2. Onay diyaloğunu inceleyin
3. Devam etmek için **Onayla**'ya tıklayın
## Arşivleme Etkileri
### Anlık Değişiklikler
| Özellik | Etki |
|---------|------|
| Görünürlük | Varsayılan görünümlerden gizlenir |
| Proje limitleri | Artık sayılmaz |
| Ekip erişimi | Korunur ama sınırlı |
| Veriler | Tamamen korunur |
Arşivleme proje durumunu DEĞİŞTİRMEZ. Arşivlenen Tamamlandı projesi hala Tamamlandı durumundadır—sadece varsayılan listelerden gizlenir.
### Veri Koruma
Tüm proje verileri korunur:
- Proje bilgileri
- Planlar ve görevler
- Kaynak atamaları
- Aktivite geçmişi
- Ekip atamaları
### Erişim Değişiklikleri
Arşivlemeden sonra:
- Görüntüleme erişimi genellikle korunur
- Düzenleme erişimi kısıtlanır
- Yeni içerik oluşturma engellenir
- Geçmiş veriler okunabilir
## Arşivlenen Projeleri Görüntüleme
### Arşivlenen Projeleri Bulma
Arşivlenen projeler varsayılan olarak gizlidir. Görüntülemek için:
1. **Projeler**'e gidin
2. Filtre veya durum geçişini bulun
3. **Arşivlenenleri Göster**'i seçin veya Arşivlenen durumuna göre filtreleyin
4. Arşivlenen projeler listede görünür
### Arşivlenen Proje Göstergeleri
Arşivlenen projeler şunları gösterir:
- Arşiv simgesi veya rozet
- Farklı stil (genellikle soluk)
- "Arşivlendi" durum etiketi
## Arşivleme ve Silme Karşılaştırması
| İşlem | Veriler | Kurtarılabilir |
|-------|---------|----------------|
| **Arşivle** | Korunur | Evet, sınırlamalarla |
| **Sil** | Kaldırılır | Hayır |
YAPL projeler için silme yerine arşivleme kullanır. Bu, aktif karmaşayı kaldırırken verilerinizi korur.
## Arşivlenen Projeleri Geri Yükleme
### Nasıl Geri Yüklenir
Arşivlenen projeler çalışma alanı sahipleri tarafından geri yüklenebilir:
1. **Projeler**'e gidin
2. **Arşivlenenleri Göster** filtresini etkinleştirin
3. Arşivlenen projeyi bulun
4. Proje eylemlerinde **Geri Yükle**'ye tıklayın
### Geri Yükleme Notları
- Geri yüklenen projeler orijinal durumlarına döner
- Tüm veriler arşiv döneminde korunur
- Bir projenin geri yüklenmesi gerekiyorsa çalışma alanı sahibiyle iletişime geçin
## Arşiv Saklama
### Arşivler Ne Kadar Süre Tutulur
Arşiv saklama süresi abonelik paketine göre değişir:
| Paket | Saklama Süresi |
|-------|----------------|
| Deneme | 30 gün |
| Temel | 30 gün |
| Profesyonel | 365 gün |
### Veri Saklama Politikası
- Arşivlenen veriler saklama süresinden sonra otomatik olarak silinir
- Uzun vadeli depolama gerekiyorsa arşivlemeden önce önemli verileri dışa aktarın
- Profesyonel paket uyumluluk ihtiyaçları için 1 yıllık uzatılmış saklama sağlar
- Özel saklama gereksinimleri için destekle iletişime geçin
## Arşivleme En İyi Uygulamaları
### Arşivlemeden Önce
1. **Tamamlanmayı doğrulayın** - Tüm işin bittiğinden emin olun
2. **Metrikleri inceleyin** - Son istatistikleri kaydedin
3. **Gerekirse dışa aktarın** - Önemli verileri harici olarak kaydedin
4. **İletişim kurun** - Ekibi arşiv hakkında bilgilendirin
### Arşivleri Düzenleme
- Kolay referans için tutarlı adlandırma kullanın
- Arşivlemeden önce proje bilgilerini tamamlayın
- Açıklamaya son notlar ekleyin
- Arşivlemeden önce projenin Tamamlandı durumunda olduğundan emin olun
### Düzenli Bakım
- Arşivleme için projeleri periyodik olarak inceleyin
- Eski projelerin aktif listeleri karmaşıklaştırmasına izin vermeyin
- Temizlik sırasında toplu arşivleyin
## Arşiv ve Proje Limitleri
### Arşivleme Nasıl Yardımcı Olur
| Paket | Aktif Limit | Arşivlerle |
|-------|-------------|------------|
| Deneme | Sınırsız | Uygulanmaz |
| Temel | 5 aktif | Fazlayı arşivle |
| Profesyonel | Sınırsız | Uygulanmaz |
### Örnek: Temel Paket
5 aktif projeniz varsa ve başka bir taneye ihtiyacınız varsa:
1. Bir projeyi tamamlayın
2. Tamamlanan projeyi arşivleyin
3. Yeni proje oluşturun (artık limit içinde)
## İzinler
### Kim Arşivleyebilir
| Rol | Arşivleyebilir |
|-----|----------------|
| Çalışma Alanı Sahipleri | Evet |
| Ekip Liderleri (atanmış) | Evet |
| Ekip Üyeleri | Hayır |
| Ekip İzleyicileri | Hayır |
### Arşiv Kısıtlamaları
**Projeler şu durumlardan arşivlenebilir:**
- Planlama
- Beklemede
- Tamamlandı
- İptal Edildi
**Projeler şu durumlarda arşivlenemez:**
- Durum **Aktif** ise (önce projeyi tamamlayın veya iptal edin)
- Arşiv izni yoksa
- Gerekli koşullar karşılanmıyorsa
## Sorun Giderme
### Proje Arşivlenemiyor
**"İzniniz yok"**
- Yalnızca Liderler ve Sahipler arşivleyebilir
- Ekip rolünüzü doğrulayın
**"Şu anda arşivlenemiyor"**
- Bekleyen işlemleri kontrol edin
- Proje durumunun arşive izin verdiğini doğrulayın
### Arşivlenen Proje Görünmüyor
- Filtre ayarlarını kontrol edin
- "Arşivlenenleri Göster" seçeneğini etkinleştirin
- Projenin başarıyla arşivlendiğini doğrulayın
### Arşivlenen Projede Çalışmam Gerekiyor
- Arşivlenen projelerin düzenleme sınırlaması var
- Yeni çalışma için yeni proje oluşturun
- Arşivlenen verilere gerektiğinde referans verin
- Geri yükleme seçenekleri için sahiple iletişime geçin
## İlgili Konular
- [Proje Yaşam Döngüsü](/tr/docs/user-guides/projects/project-lifecycle) - Durum yönetimi
- [Proje Ayarları](/tr/docs/user-guides/projects/project-settings) - Yapılandırma
- [Proje Oluşturma](/tr/docs/user-guides/projects/creating-projects) - Yeni projeler
---
# Proje Oluşturma (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/projects/creating-projects)
# Proje Oluşturma
Projeler, YAPL'da iş organizasyonunun temelidir. Bu rehber, 4 adımlı sihirbazı kullanarak proje oluşturma sürecinde size yol gösterir.
## Ön Koşullar
Proje oluşturmadan önce:
1. **En az bir ekip mevcut olmalı** - Projeler ekip ataması gerektirir (çalışma alanı sahibiyseniz bu gerekli değil)
2. **Çalışma alanı yapılandırılmış olmalı** - Temel çalışma alanı ayarları tamamlanmış olmalı
3. **Abonelik aktif olmalı** - Proje limitine ulaşmadığınızı doğrulayın
## Proje Oluşturmaya Başlama
### Projelere Git
1. Kenar çubuğunda **Projeler**'e tıklayın
2. **Proje Oluştur** düğmesine tıklayın
Proje oluşturma sihirbazı dört adımla açılır.
## Adım 1: Ekip Ataması
Bu projeye hangi ekiplerin erişeceğini seçin.
### Normal Kullanıcılar İçin
| Alan | Gereksinimler |
|------|---------------|
| Ekipler | 1-10 ekip seçin (zorunlu) |
### Çalışma Alanı Sahipleri İçin
Sahipler gerekirse ekip ataması olmadan proje oluşturabilir.
### Ekip Seçimi İpuçları
- Projede aktif olarak çalışacak ekipleri seçin
- Birden fazla ekip aynı projede işbirliği yapabilir
- Ekip atamalarını daha sonra değiştirebilirsiniz
## Adım 2: Temel Bilgiler
Temel proje detaylarını girin.
### Zorunlu Alanlar
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Proje Adı | Açıklayıcı isim | 3-255 karakter |
### İsteğe Bağlı Alanlar
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Açıklama | Proje genel bakış ve hedefler | 1.000 karaktere kadar |
| Proje Kodu | Benzersiz tanımlayıcı | Otomatik veya özel |
| Durum | Mevcut aşama | Planlama (varsayılan) |
### Proje Kodu
Proje kodu, çalışma alanınızın proje numaralandırma ayarlarına göre otomatik olarak oluşturulur:
- **Format**: ÖNEK-YIL-SIRA (örn. `PROJ-25-001`)
- **Özelleştirilebilir**: Otomatik oluşturulan kodu değiştirebilirsiniz
- **Benzersiz**: Çalışma alanınızda benzersiz olmalıdır
### Durum Seçenekleri
| Durum | Açıklama | Ne Zaman Kullanılır |
|-------|----------|---------------------|
| Planlama | Kurulum aşaması | Yeni projeler için varsayılan |
| Aktif | Devam eden iş | Çalışma başladığında |
| Beklemede | Geçici olarak duraklatıldı | Karar bekleniyor |
| Tamamlandı | Bitti | Tüm iş tamamlandı |
## Adım 3: Zaman Çizelgesi ve Bütçe
Proje takvimini ve finansal parametreleri ayarlayın.
### Zaman Çizelgesi
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Başlangıç Tarihi | Çalışma ne zaman başlıyor | İsteğe bağlı, tarih seçici |
| Bitiş Tarihi | Beklenen tamamlanma | Başlangıç tarihinden sonra olmalı |
Her iki tarih de sağlanmışsa, bitiş tarihi başlangıç tarihinden sonra olmalıdır.
### Bütçe
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Bütçe Tutarı | Tahmini proje maliyeti | 999.999.999,99'a kadar, isteğe bağlı |
| Para Birimi | Bütçe para birimi | 3 harfli ISO kodu |
Para birimi varsayılan olarak çalışma alanınızın varsayılan para birimidir ancak proje başına değiştirilebilir.
## Adım 4: Müşteri ve Konum
İsteğe bağlı müşteri ve saha bilgilerini ekleyin.
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Müşteri Adı | Proje müşterisi veya sahibi | 255 karaktere kadar |
| Konum | Proje saha adresi | 500 karaktere kadar |
Bu bilgiler projeleri tanımlamaya yardımcı olur ve saha operasyonları için faydalıdır.
## Oluşturmayı Tamamlama
1. Girilen tüm bilgileri gözden geçirin
2. **Proje Oluştur**'a tıklayın
3. Yeni projenin detay sayfasına yönlendirileceksiniz
## Oluşturma Sonrası
Yeni projeniz şunlar için hazır:
### Plan Oluşturma
Görevler ve zaman çizelgeleri içeren programlar ekleyin:
1. Kenar çubuğunda **Planlar**'a gidin
2. **Plan Oluştur**'a tıklayın
3. Projenizle ilişkilendirin
### Ekip Atamalarını Değiştirme
Hangi ekiplerin erişeceğini ayarlayın:
1. Proje ayarlarını açın
2. Ekip atamasına gidin
3. Ekip ekleyin veya çıkarın
### İlerleme Takibi
Proje sağlığını izleyin:
- Gösterge paneli metriklerini görüntüleyin
- Görev tamamlanmasını kontrol edin
- Bütçe kullanımını izleyin
## Pakete Göre Proje Limitleri
| Paket | Aktif Projeler | Proje Başına Plan |
|-------|----------------|-------------------|
| Deneme | Sınırsız | Sınırsız |
| Temel | Maks 5 | Maks 2 |
| Profesyonel | Sınırsız | Sınırsız |
"Aktif projeler" Planlama, Aktif ve Beklemede durumlarını sayar. Tamamlanan ve Arşivlenen sayılmaz.
## Yaygın Oluşturma Senaryoları
### Hızlı Proje
Minimum gerekli bilgi:
- Ekip ataması
- Proje adı
- Varsayılan durum (Planlama)
### Tam Proje Kurulumu
Eksiksiz bilgi:
- Ekip ataması
- Ad ve açıklama
- Özel proje kodu
- Başlangıç ve bitiş tarihleri
- Para birimiyle bütçe
- Müşteri ve konum
### Şablon Tabanlı
Benzer projeler başlatıyorsanız:
- Tutarlı adlandırma kuralları kullanın
- Aynı ekip yapılarını uygulayın
- Zaman çizelgesi kalıplarını kopyalayın
## Sorun Giderme
### Proje Oluşturulamıyor
**"Kullanılabilir ekip yok"**
- Önce en az bir ekip oluşturun
- Çalışma alanı sahipleri ekip atamasını atlayabilir
**"Proje limitine ulaşıldı"**
- Temel paket: Maksimum 5 aktif proje
- Mevcut projeleri arşivleyin veya tamamlayın
- Profesyonel pakete yükseltin
**"Proje kodu zaten var"**
- Kodlar benzersiz olmalıdır
- Otomatik oluşturulan kodu değiştirin
- Benzer mevcut projeleri kontrol edin
### Zorunlu Alanlar Eksik
Sihirbaz şunlar olmadan ilerlemez:
- Ekip seçimi (sahip olmayanlar için)
- Proje adı
### Tarihler Geçersiz
- Bitiş tarihi başlangıç tarihinden sonra olmalı
- Yerel ayarınız için tarih formatını kontrol edin
## İlgili Konular
- [Proje Ayarları](/tr/docs/user-guides/projects/project-settings) - Proje detaylarını yapılandırın
- [Proje Yaşam Döngüsü](/tr/docs/user-guides/projects/project-lifecycle) - Durum yönetimi
- [Ekip Atamaları](/tr/docs/user-guides/teams/team-assignments) - Erişim kontrolü
- [İlk Projeniz](/tr/docs/getting-started/first-project) - Başlangıç rehberi
---
# Projeler (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/projects)
# Proje Yönetimi
Projeler, YAPL'daki temel organizasyon birimidir. Tanımlanmış zaman çizelgeleri, bütçeler ve ekip atamalarıyla farklı iş parçalarını temsil ederler.
## Projeleri Anlama
YAPL'da projeler şunları sağlar:
- **Organizasyonel Yapı** - Planlar, görevler ve kaynaklar için konteyner
- **Ekip Tabanlı Erişim** - Ekip atamaları aracılığıyla kontrol edilir
- **Yaşam Döngüsü Yönetimi** - Planlamadan tamamlanmaya kadar durum takibi
- **Bütçe Takibi** - Finansal izleme ve maliyet kontrolü
- **Zaman Çizelgesi Yönetimi** - İlerleme takibiyle başlangıç ve bitiş tarihleri
## Proje Mimarisi
```
Proje
├── Temel Bilgiler
│ ├── Ad, Açıklama, Kod
│ ├── Durum (Planlama → Aktif → Tamamlandı)
│ └── Müşteri ve Konum
├── Zaman Çizelgesi ve Bütçe
│ ├── Başlangıç ve Bitiş Tarihleri
│ └── Bütçe Tutarı ve Para Birimi
├── Ekip Atamaları (1-10 ekip)
└── Planlar (görevlerle programlar)
└── Görevler, Bağımlılıklar, Kaynaklar
```
## Bu Bölümde
### Başlarken
- **[Proje Oluşturma](/docs/user-guides/projects/creating-projects)** - Yeni projeleri adım adım kurun
### Yapılandırma
- **[Proje Ayarları](/docs/user-guides/projects/project-settings)** - Proje özelliklerini ve detaylarını yapılandırın
### Yaşam Döngüsü
- **[Proje Yaşam Döngüsü](/docs/user-guides/projects/project-lifecycle)** - Durum geçişlerini anlayın
- **[Proje Arşivleme](/docs/user-guides/projects/archiving-projects)** - Uzun vadeli proje depolama
### Analitik
- **[Proje Metrikleri](/docs/user-guides/projects/project-metrics)** - İlerleme ve performansı takip edin
## Hızlı Referans
| Görev | Konum |
|-------|-------|
| Proje oluştur | Projeler > Proje Oluştur |
| Proje düzenle | Projeler > [Proje] > Düzenle |
| Durum değiştir | Projeler > [Proje] > Durum |
| Ekip ata | Projeler > [Proje] > Ekipler |
| Metrikleri görüntüle | Projeler > [Proje] > Genel Bakış |
| Proje arşivle | Projeler > [Proje] > Arşivle |
## Proje Durumu Genel Bakışı
| Durum | Açıklama | Sonraki Durumlar |
|-------|----------|------------------|
| **Planlama** | İlk kurulum aşaması | Aktif, Arşivlendi |
| **Aktif** | Çalışma devam ediyor | Beklemede, Tamamlandı, Arşivlendi |
| **Beklemede** | Geçici olarak duraklatıldı | Aktif, Tamamlandı, Arşivlendi |
| **Tamamlandı** | Çalışma bitti | Arşivlendi |
| **Arşivlendi** | Uzun vadeli depolama | Yok |
## Abonelik Limitleri
| Seviye | Proje Limiti | Proje Başına Plan |
|--------|--------------|-------------------|
| Deneme | Sınırsız | Sınırsız |
| Temel | 5 aktif | 2 |
| Profesyonel | Sınırsız | Sınırsız |
## En İyi Uygulamalar
### Planlama Aşaması
- Oluşturmadan önce net proje kapsamı tanımlayın
- Gerçekçi zaman çizelgeleri belirleyin
- Erişime ihtiyaç duyan tüm ekipleri belirleyin
- Proje kodu formatını yapılandırın
### Aktif Aşama
- Proje durumunu düzenli olarak güncelleyin
- Metrikler aracılığıyla ilerlemeyi izleyin
- Gerektiğinde zaman çizelgelerini ayarlayın
- Ekip atamalarını güncel tutun
### Tamamlama
- Tüm çalışmanın tamamlandığını doğrulayın
- Proje metriklerini inceleyin
- Tamamlandı olarak işaretleyin
- Artık gerekli olmadığında arşivleyin
## İlgili Konular
- [İlk Projeniz](/docs/getting-started/first-project) - Başlangıç kılavuzu
- [Ekip Atamaları](/docs/user-guides/teams/team-assignments) - Erişim kontrolü
- [Planlar](/docs/user-guides/plans) - Program yönetimi
- [Görevler](/docs/user-guides/tasks) - İş kalemleri
---
# Proje Yaşam Döngüsü (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/projects/project-lifecycle)
# Proje Yaşam Döngüsü
YAPL'daki projeler, farklı aşamaları temsil eden belirli durumlarla tanımlanan bir yaşam döngüsünü takip eder. Bu durumları anlamak, proje ilerlemesini etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olur.
## Yaşam Döngüsü Genel Bakış
```
PLANLAMA → AKTİF → BEKLEMEDE (isteğe bağlı) → TAMAMLANDI
↘ İPTAL EDİLDİ (son durum)
```
**Arşivleme ve İptal Farkı**: Arşivleme (yumuşak silme) durum değişikliklerinden ayrı bir işlemdir. İptal Edildi, devam etmeyecek projeler için son durumdur. Arşivlenen projeler "Arşivlenenleri Göster" filtresi ile gizlenir.
## Proje Durumları
### Planlama
Proje kurulumu sırasındaki başlangıç aşaması.
| Özellik | Değer |
|---------|-------|
| Yeni projeler için varsayılan | Evet |
| Çalışma başladı | Hayır |
| Düzenlenebilir | Evet |
| Limite dahil | Evet |
**Planlama durumunu şu durumlarda kullanın:**
- Proje kapsamını tanımlama
- Gereksinimleri toplama
- Ekipleri kurma
- Başlangıç planlarını oluşturma
### Aktif
Görevlerin yürütüldüğü ana çalışma aşaması.
| Özellik | Değer |
|---------|-------|
| Devam eden iş | Evet |
| Beklemeye alınabilir | Evet |
| Tamamlanabilir | Evet |
| Limite dahil | Evet |
**Aktif durumunu şu durumlarda kullanın:**
- Çalışma başladığında
- Görevler tamamlanıyorken
- Ekip aktif olarak çalışıyorken
- İlerleme kaydedilirken
### Beklemede
Proje çalışmasında geçici bir duraklama.
| Özellik | Değer |
|---------|-------|
| Çalışma duraklatıldı | Evet |
| Devam edilebilir | Evet |
| Tamamlanabilir | Evet |
| Limite dahil | Evet |
**Beklemede durumunu şu durumlarda kullanın:**
- Karar bekleniyor
- Kaynak kısıtlamaları
- Müşteri tarafından istenen duraklama
- Dış bağımlılıklar
Yalnızca Aktif projeler beklemeye alınabilir. Planlama projeleri çalışma başlayana kadar Planlama'da kalmalıdır.
### Tamamlandı
Proje çalışması bitmiştir.
| Özellik | Değer |
|---------|-------|
| Çalışma bitti | Evet |
| Düzenlenebilir | Sınırlı |
| Son durum | Evet (çoğunlukla) |
| Limite dahil | Hayır |
**Tamamlandı durumunu şu durumlarda kullanın:**
- Tüm görevler tamamlandı
- Teslim edilenler tamamlandı
- Müşteri kabulü alındı
- Proje hedeflerine ulaşıldı
### İptal Edildi
Sonlandırılan ve devam etmeyecek projeler için.
| Özellik | Değer |
|---------|-------|
| Çalışma durduruldu | Evet |
| Son durum | Evet |
| Limite dahil | Hayır |
| Yeniden etkinleştirilebilir | Hayır |
**İptal Edildi durumunu şu durumlarda kullanın:**
- Proje kalıcı olarak sonlandırıldı
- Müşteri sözleşmeyi iptal etti
- Proje kapsamı artık geçerli değil
- Çalışmayı durdurmak için iş kararı
İptal Edildi son durumdur. Bir kez iptal edildiğinde, proje diğer durumlara geçiş yapamaz. Dikkatli kullanın.
## Arşivleme (Yumuşak Silme)
Arşivleme, durum değişikliklerinden **ayrı bir işlemdir**. Projeleri aktif listelerden kaldırırken tüm verileri korur.
| Özellik | Değer |
|---------|-------|
| Listelerde görünür | Varsayılan olarak gizli |
| Geri yüklenebilir | Evet (sahiple iletişime geçin) |
| Veriler korunur | Evet |
| Limite dahil | Hayır |
**Arşivlemeyi şu durumlarda kullanın:**
- Proje tamamlandı ve uzun vadeli depolamaya ihtiyaç var
- Geçmiş referans gerekli
- Aktif proje karmaşasını azaltma
Arşivleme, Planlama veya Beklemede durumlarından yapılabilir. Detaylar için [Projeleri Arşivleme](/tr/docs/user-guides/projects/archiving-projects) sayfasına bakın.
## Durum Geçişleri
### İzin Verilen Geçişler
| Kaynak | Hedef | İzin Verilen |
|--------|-------|--------------|
| Planlama | Aktif | Evet |
| Planlama | İptal Edildi | Evet |
| Aktif | Beklemede | Evet |
| Aktif | Tamamlandı | Evet |
| Aktif | İptal Edildi | Evet |
| Beklemede | Aktif | Evet |
| Beklemede | İptal Edildi | Evet |
| Tamamlandı | Herhangi biri | Hayır (son durum) |
| İptal Edildi | Herhangi biri | Hayır (son durum) |
**Not**: Beklemede yalnızca Aktif'e dönebilir veya İptal Edilebilir. Doğrudan Tamamlandı'ya geçiş yapamaz.
### Geçiş Kuralları
**Planlama → Aktif**
- Genellikle çalışma başladığında
- Ekibin yürütmeye başlaması gerektiğini işaret eder
**Planlama → İptal Edildi**
- Proje başlamadan sonlandırıldığında
- Devam etmeme kararı
**Aktif → Beklemede**
- Aktif çalışmayı duraklatır
- Mevcut durumu korur
- Yalnızca Aktif durumundan
**Aktif → Tamamlandı**
- Tüm çalışma bittiğinde
- Son teslim edilenler tamamlandığında
**Aktif → İptal Edildi**
- Proje çalışma ortasında sonlandırıldı
- Müşteri veya iş kararı
**Beklemede → Aktif**
- Duraklamadan sonra çalışmayı devam ettir
- Tekrar devam etmeye hazır
**Beklemede → İptal Edildi**
- Devam etmeme kararı
- Proje kalıcı olarak durduruldu
### Son Durumlar
Hem **Tamamlandı** hem de **İptal Edildi** son durumlardır:
- Başka durum geçişi yapılamaz
- Proje bitmiştir (başarılı veya değil)
- Yine de depolama için arşivlenebilir
## Durum Değiştirme
### Durum Nasıl Değiştirilir
1. Projeyi açın
2. Genel bakış veya ayarlarda durum alanını bulun
3. Mevcut geçişleri görmek için tıklayın
4. Yeni durumu seçin
5. Değişikliği onaylayın
### Durum Değiştirme İzinleri
| Rol | Durum Değiştirebilir |
|-----|----------------------|
| Çalışma Alanı Sahipleri | Evet |
| Ekip Liderleri (atanmış) | Evet |
| Ekip Üyeleri (atanmış) | Sınırlı |
| Ekip İzleyicileri | Hayır |
## Durum Etkisi
### Proje Limitlerine
| Durum | Limite Dahil |
|-------|--------------|
| Planlama | Evet |
| Aktif | Evet |
| Beklemede | Evet |
| Tamamlandı | Hayır |
| İptal Edildi | Hayır |
**Örnek (Temel paket, 5 proje limiti):**
- 3 Planlama + 2 Aktif = 5 (limitte)
- 3 Aktif + 10 Tamamlandı + 5 İptal Edildi = 3 (limitin altında)
### Görünürlüğe
| Durum | Varsayılan Görünürlük |
|-------|----------------------|
| Planlama | Listelerde gösterilir |
| Aktif | Listelerde gösterilir |
| Beklemede | Listelerde gösterilir |
| Tamamlandı | Filtreyle gösterilir |
| İptal Edildi | Filtreyle gösterilir |
Arşivlenen projeler (yumuşak silinen) varsayılan olarak gizlidir. Görüntülemek için "Arşivlenenleri Göster" filtresini kullanın.
### Düzenlemeye
| Durum | Düzenlemeye İzin Verilir |
|-------|--------------------------|
| Planlama | Tam düzenleme |
| Aktif | Tam düzenleme |
| Beklemede | Tam düzenleme |
| Tamamlandı | Sınırlı düzenleme |
| İptal Edildi | Sınırlı düzenleme |
## Yaygın İş Akışları
### Standart Proje Akışı
1. Proje oluştur → **Planlama**
2. Çalışma başlar → **Aktif**
3. Çalışma tamamlanır → **Tamamlandı**
4. İsteğe bağlı olarak uzun vadeli depolama için arşivle
### Duraklama İçeren Proje
1. Proje oluştur → **Planlama**
2. Çalışma başlar → **Aktif**
3. Geçici duraklama → **Beklemede**
4. Çalışmayı devam ettir → **Aktif**
5. Çalışma tamamlanır → **Tamamlandı**
### Proje İptali
Devam etmeyecek projeler için:
1. Proje oluştur → **Planlama**
2. Devam etmeme kararı → **İptal Edildi**
Veya proje ortasında:
1. Proje **Aktif** veya **Beklemede**
2. Müşteri veya iş durdurmaya karar verir → **İptal Edildi**
## En İyi Uygulamalar
### Durum Doğruluğu
- Durumu güncel tutun
- Aşamalar değiştiğinde güncelleyin
- Projeleri yanlış durumda bırakmayın
### Planlama Aşaması
- Düzgün kurmak için zaman ayırın
- Aktif'e acele etmeyin
- Ekip erişiminin yapılandırıldığından emin olun
### Aktif Aşama
- Düzenli olarak güncelleyin
- Gerekirse Beklemede'ye taşıyın
- Eski Aktif projeleri bırakmayın
### Tamamlama
- Tüm işin bittiğini doğrulayın
- Son metrikleri gözden geçirin
- Arşivlemeden önce tamamlayın
### Arşivleme
- Tamamlanan projeleri depolama için arşivleyin
- Daha sonra erişmek için "Arşivlenenleri Göster" filtresini kullanın
- Arşivleme durum değişikliklerinden ayrıdır
### İptal
- Devam etmeyecek projeler için İptal Edildi'yi kullanın
- İptal Edildi kalıcıdır (son durum)
- Proje devam edebilirse arşivlemeyi düşünün
## Sorun Giderme
### Durum Değiştirilemiyor
**"Beklemeye alınamıyor"**
- Proje önce Aktif olmalı
- Planlama projeleri Planlama'da kalır
**"İzniniz yok"**
- Ekip rolünüzü doğrulayın
- Ekip lideri veya sahiple iletişime geçin
### Durum Güncellenmiyor
- Sayfayı yenileyin
- Doğrulama hatalarını kontrol edin
- Kaydetmenin tamamlandığını doğrulayın
### Proje Durumda Takılı Kaldı
- Zorunlu alanları kontrol edin
- İzniniz olduğunu doğrulayın
- Çalışma alanı sahibiyle iletişime geçin
## Durum ve Raporlar
Proje durumu raporlamayı etkiler:
| Durum | Raporlara Dahil |
|-------|-----------------|
| Planlama | Aktif raporlar |
| Aktif | Aktif raporlar |
| Beklemede | Aktif raporlar |
| Tamamlandı | Tamamlanan raporlar |
| İptal Edildi | İptal/kapatılan raporlar |
## İlgili Konular
- [Proje Oluşturma](/tr/docs/user-guides/projects/creating-projects) - Proje oluşturma
- [Proje Ayarları](/tr/docs/user-guides/projects/project-settings) - Yapılandırma
- [Projeleri Arşivleme](/tr/docs/user-guides/projects/archiving-projects) - Arşiv rehberi
---
# Proje Metrikleri (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/projects/project-metrics)
# Proje Metrikleri
YAPL, proje ilerlemesini takip etmenize, bütçe kullanımını izlemenize ve genel proje sağlığını değerlendirmenize yardımcı olmak için çeşitli metrikler sağlar.
## Gösterge Paneli Genel Bakış
Proje metriklerine proje detay sayfasından erişin. Gösterge paneli, temel performans göstergelerini bir bakışta görüntüler.
### Temel Metrikler
| Metrik | Açıklama |
|--------|----------|
| Görev Tamamlanması | Tamamlanan görevlerin yüzdesi |
| Zaman Çizelgesi İlerlemesi | Geçen günler vs. toplam süre |
| Bütçe Kullanımı | Harcanan vs. toplam bütçe |
| Ekip Aktivitesi | Son ekip eylemleri |
## Görev Metrikleri
### Tamamlanma İlerlemesi
Planlarınızdaki görev tamamlanmasını takip edin:
| Metrik | Açıklama |
|--------|----------|
| Toplam Görev | Proje planlarındaki tüm görevler |
| Tamamlandı | Tamamlandı olarak işaretlenen görevler |
| Devam Ediyor | Şu anda çalışılan görevler |
| Başlamadı | Henüz başlamayan görevler |
| Tamamlanma Oranı | Tamamlanma yüzdesi |
### İlerleme Hesaplaması
İlerleme farklı modlarda hesaplanabilir:
| Mod | Hesaplama Yöntemi |
|-----|-------------------|
| Manuel | Kullanıcı tanımlı yüzde |
| Efor tabanlı | Çalışılan saat vs. planlanan |
| Kontrol listesi tabanlı | Kontrol listesi öğesi tamamlanmasına göre |
| Ağırlıklı alt görevler | Alt görev tamamlanmasına göre |
### Görev Durum Dağılımı
Görevleri duruma göre görüntüleyin:
- **Yapılacak** - Başlamadı
- **Devam Ediyor** - Aktif çalışma
- **İncelemede** - Onay bekliyor
- **Tamamlandı** - Bitti
- **Özel durumlar** - Çalışma alanına özel
## Zaman Çizelgesi Metrikleri
### Süre Takibi
| Metrik | Açıklama |
|--------|----------|
| Başlangıç Tarihi | Proje başlangıcı |
| Bitiş Tarihi | Beklenen tamamlanma |
| Toplam Süre | Başlangıçtan bitişe günler |
| Geçen Günler | Başlangıçtan bu yana günler |
| Kalan Günler | Bitişe kadar günler |
### Zaman Çizelgesi Sağlığı
Göstergeler projenin durumunu gösterir:
- **Yolunda** - İlerleme zaman çizelgesiyle uyumlu
- **Geride** - İlerleme zaman çizelgesinden yavaş
- **İleride** - İlerleme zaman çizelgesini aşıyor
- **Gecikmiş** - Bitiş tarihi geçti
### Zaman Çizelgesi Görselleştirmesi
Proje genel bakışı şunları içerebilir:
- Zaman çizelgesi konumunu gösteren ilerleme çubuğu
- Kilometre taşı işaretleyicileri
- Önemli tarih göstergeleri
## Bütçe Metrikleri
Tam bütçe takibi Profesyonel paket aboneliği gerektirir.
### Bütçe Genel Bakış
| Metrik | Açıklama |
|--------|----------|
| Toplam Bütçe | Planlanan proje bütçesi |
| Harcanan | Kullanılan miktar |
| Kalan | Kalan bütçe |
| Kullanım Oranı | Kullanılan yüzde |
### Bütçe Sağlığı
Bütçe durum göstergeleri:
- **Bütçe Altında** - Harcama planın altında
- **Bütçede** - Harcama planla uyumlu
- **Bütçe Üstünde** - Harcama planı aşıyor
### Maliyet Metrikleri (Profesyonel)
Gelişmiş maliyet takibi şunları içerir:
- Kaynak maliyetleri
- Görev düzeyinde maliyet takibi
- Nakit akışı analizi
- S-Eğrisi görselleştirmesi
## Plan Metrikleri
### Plan Kapsamı
| Metrik | Açıklama |
|--------|----------|
| Toplam Plan | Proje planlarının sayısı |
| Aktif Planlar | Devam eden planlar |
| Yayınlanan Planlar | Sonlandırılmış versiyonlar |
| Taslak Planlar | Devam eden çalışma |
### Plan Sağlığı
Her plan için:
- Görev tamamlanma oranı
- Kaynak kullanımı
- Kritik yol durumu
- Versiyon bilgisi
## Ekip Metrikleri
### Ekip Katılımı
| Metrik | Açıklama |
|--------|----------|
| Atanan Ekipler | Proje erişimi olan ekipler |
| Toplam Üyeler | Atanan ekiplerdeki üyeler |
| Aktif Üyeler | Son aktivitesi olan üyeler |
### Aktivite Takibi
Ekip aktivite metrikleri:
- Üyelerin son eylemleri
- Görev atamaları
- Güncellemeler ve değişiklikler
- Yorumlar ve notlar
## Aktivite Metrikleri
### Son Aktivite
Son proje değişikliklerini takip edin:
- Görev güncellemeleri
- Durum değişiklikleri
- Kaynak atamaları
- Plan değişiklikleri
### Aktivite Zaman Çizelgesi
Kronolojik aktiviteyi görüntüleyin:
- Kim değişiklik yaptı
- Ne değiştirildi
- Değişiklik ne zaman yapıldı
## Metrikleri Görüntüleme
### Proje Gösterge Paneli
Kapsamlı metriklere erişin:
1. Projeyi açın
2. **Genel Bakış** sekmesini görüntüleyin
3. Metrik kartlarını ve grafikleri keşfedin
### Hızlı İstatistikler
Genellikle gösterilen hızlı istatistikler:
- Görev tamamlanma yüzdesi
- Zaman çizelgesi durumu
- Bütçe kullanımı (uygulanabilirse)
- Son aktivite sayısı
### Detaylı Görünümler
Daha derin analiz için:
- Detaylar için metrik kartlarına tıklayın
- Belirli verilere odaklanmak için filtreler kullanın
- Harici analiz için veri dışa aktarın
## Metrik Kartları
### Metrik Kartlarını Anlama
Her metrik kartı şunları görüntüler:
- Birincil metrik değeri
- Karşılaştırma veya bağlam
- Trend göstergesi (uygulanabilirse)
- Detaylı görünüme bağlantı
### Yaygın Kartlar
| Kart | Gösterir |
|------|----------|
| Görevler | Tamamlanma oranı ve durum dağılımı |
| Zaman Çizelgesi | İlerleme ve kalan süre |
| Bütçe | Kullanım ve kalan fonlar |
| Aktivite | Son değişiklik sayısı |
| Ekipler | Üye sayısı ve katılım |
## Metrik Yenileme
### Güncelleme Sıklığı
Metrikler güncellenir:
- Çoğu veri için gerçek zamanlı
- Toplu veriler hafif gecikmeye sahip olabilir
- En son için sayfayı yenileyin
### Manuel Yenileme
En son verileri sağlamak için:
1. Varsa yenileme düğmesini kullanın
2. Tarayıcı sayfasını yenileyin
3. Sayfadan çıkın ve geri dönün
## Metrikleri Kullanma
### İlerleme İzleme
Metrikleri şunlar için kullanın:
- Günlük/haftalık ilerlemeyi takip etme
- Darboğazları belirleme
- Tamamlanmayı tahmin etme
- Paydaşlara raporlama
### Karar Verme
Metrikler şunlara yardımcı olur:
- Kaynak tahsisi
- Zaman çizelgesi ayarlamaları
- Bütçe yeniden tahsisi
- Ekip atamaları
### İletişim
Metrikleri şunlar için paylaşın:
- Durum güncellemeleri
- Paydaş raporları
- Ekip toplantıları
- Müşteri iletişimi
## En İyi Uygulamalar
### Düzenli İnceleme
- Metrikleri günlük veya haftalık kontrol edin
- Zaman içindeki trendleri not edin
- Sorunları erken ele alın
### Doğru Veriler
- Görev durumlarını güncel tutun
- Zaman ve maliyetleri doğru kaydedin
- İlerlemeyi düzenli olarak güncelleyin
### Bağlam
- Metrikleri bağlamda değerlendirin
- Tek metriklere güvenmeyin
- Anlık görüntülere değil, trendlere bakın
## Sorun Giderme
### Metrikler Güncellenmiyor
- Sayfayı yenileyin
- Verilerin kaydedildiğini doğrulayın
- Sistem gecikmelerini kontrol edin
### Beklenmeyen Değerler
- Temel verileri doğrulayın
- Hesaplama ayarlarını kontrol edin
- Son değişiklikleri inceleyin
### Eksik Metrikler
- Bazı metrikler Profesyonel paket gerektirir
- Abonelik özelliklerini kontrol edin
- Projenin görüntülenecek verisi olduğunu doğrulayın
## İlgili Konular
- [Proje Ayarları](/tr/docs/user-guides/projects/project-settings) - Yapılandırma
- [Proje Yaşam Döngüsü](/tr/docs/user-guides/projects/project-lifecycle) - Durum yönetimi
- [Planlar](/tr/docs/user-guides/plans) - Program yönetimi
- [Görevler](/tr/docs/user-guides/tasks) - Görev yönetimi
---
# Proje Ayarları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/projects/project-settings)
# Proje Ayarları
Proje ayarları, oluşturmadan sonra proje bilgilerini değiştirmenize, ekip atamalarını yönetmenize ve projeye özgü seçenekleri yapılandırmanıza olanak tanır.
## Proje Ayarlarına Erişim
1. Kenar çubuğunda **Projeler**'e gidin
2. Proje adına tıklayın
3. **Düzenle**'ye veya ayarlar simgesine tıklayın
4. Veya proje detay sekmelerinden ayarlara erişin
## Düzenlenebilir Özellikler
### Temel Bilgiler
| Alan | Açıklama | Düzenlenebilir |
|------|----------|----------------|
| Proje Adı | Görüntülenen isim | Evet |
| Açıklama | Genel bakış ve hedefler | Evet |
| Proje Kodu | Benzersiz tanımlayıcı | Evet (dikkatli) |
| Durum | Mevcut aşama | Evet |
### Proje Adı
- 3-255 karakter
- Açıklayıcı ve tanınabilir olmalı
- Navigasyon, listeler ve raporlarda görünür
### Açıklama
- 1.000 karaktere kadar
- Düz metin destekler
- Proje bağlamı ve hedefler için faydalı
### Proje Kodu
- Çalışma alanında benzersiz
- Tanımlama ve referanslar için kullanılır
- Değiştirmek mevcut referansları etkileyebilir
Proje kodlarını değiştirmek, eski koda referans veren harici entegrasyonları veya raporları etkileyebilir.
### Durum
Detaylı durum bilgisi için [Proje Yaşam Döngüsü](/tr/docs/user-guides/projects/project-lifecycle) sayfasına bakın.
## Zaman Çizelgesi Ayarları
### Tarihler
| Alan | Açıklama | Kısıtlamalar |
|------|----------|--------------|
| Başlangıç Tarihi | Çalışma ne zaman başlıyor | Herhangi bir tarih olabilir |
| Bitiş Tarihi | Beklenen tamamlanma | Başlangıç tarihinden sonra olmalı |
### Tarihleri Değiştirme
1. Proje ayarlarını açın
2. Tarih alanlarına tıklayın
3. Tarih seçiciyle yeni tarihleri seçin
4. Değişiklikleri kaydedin
### Tarih Doğrulama
- Bitiş tarihi başlangıç tarihinden sonra olmalı (her ikisi de ayarlandıysa)
- Geçmiş tarihler geçmiş projeler için izin verilir
- Gelecek tarihler planlama için izin verilir
## Bütçe Ayarları
### Bütçe Alanları
| Alan | Açıklama | Aralık |
|------|----------|--------|
| Bütçe Tutarı | Tahmini maliyet | 0 - 999.999.999,99 |
| Para Birimi | Bütçe para birimi | 3 harfli ISO kodu |
### Para Birimi Seçenekleri
- Varsayılan olarak çalışma alanı para birimi
- Proje başına değiştirilebilir
- Yaygın kodlar: USD, EUR, TRY, GBP
### Bütçe Hususları
- Bütçe isteğe bağlıdır
- Takip ve raporlama için kullanılır
- Harcama limitlerini zorlamaz
- Profesyonel paket maliyet takibi özelliklerini etkinleştirir
## Müşteri ve Konum
### Müşteri Bilgileri
| Alan | Açıklama | Limit |
|------|----------|-------|
| Müşteri Adı | Proje müşterisi | 255 karakter |
### Konum Bilgileri
| Alan | Açıklama | Limit |
|------|----------|-------|
| Konum Adresi | Saha adresi | 500 karakter |
### Müşteri/Konum Güncelleme
1. Proje ayarlarını açın
2. Müşteri/konum bölümüne gidin
3. Alanları güncelleyin
4. Değişiklikleri kaydedin
## Ekip Atamaları
### Atamaları Görüntüleme
Mevcut ekip atamaları şurada görünür:
- Proje ayarları
- Proje genel bakış
- Proje detayındaki Ekip sekmesi
### Atamaları Değiştirme
1. Proje ayarlarını açın
2. Ekip ataması bölümünü bulun
3. Ekip ekleyin veya çıkarın
4. Değişiklikleri kaydedin
### Atama Kuralları
| Kural | Detaylar |
|-------|----------|
| Minimum ekip | 1 (sahip olmayanlar için) |
| Maksimum ekip | 10 |
| Anlık etki | Evet |
Daha fazla detay için [Ekip Atamaları](/tr/docs/user-guides/teams/team-assignments) sayfasına bakın.
## Proje Görünürlüğü
### Projeyi Kim Görebilir
| Rol | Görünürlük |
|-----|------------|
| Çalışma Alanı Sahipleri | Her zaman görünür |
| Atanmış Ekip Liderleri | Görünür |
| Atanmış Ekip Üyeleri | Görünür |
| Atanmış Ekip İzleyicileri | Görünür |
| Atanmamış Üyeler | Görünür değil |
### Görünürlüğü Değiştirme
Görünürlüğü şu şekilde değiştirin:
- Ekip ekleme (görünürlüğü artırır)
- Ekip çıkarma (görünürlüğü azaltır)
- Durum değişiklikleri (arşivlenen projeler filtrelenebilir)
## Ayar İzinleri
### Ayarları Kim Düzenleyebilir
| Rol | Düzenleyebilir |
|-----|----------------|
| Çalışma Alanı Sahipleri | Evet |
| Ekip Liderleri (atanmış) | Evet |
| Ekip Üyeleri (atanmış) | Sınırlı |
| Ekip İzleyicileri (atanmış) | Hayır |
### Sınırlı Düzenleme
Ekip Üyeleri şunları yapabilir:
- Belirli alanları güncelle
- Ekip atamalarını değiştiremez
- Arşivleyemez/silemez
## Değişiklikleri Kaydetme
### Nasıl Kaydedilir
1. İstenen değişiklikleri yapın
2. **Değişiklikleri Kaydet** düğmesine tıklayın
3. Onayı bekleyin
4. Değişiklikler hemen uygulanır
### Doğrulama
Kaydetmeden önce sistem şunları doğrular:
- Zorunlu alanlar mevcut
- Tarih kısıtlamaları karşılanmış
- Kod benzersizliği
- Alan uzunlukları
### Kaydetme Hataları
Kaydetme başarısız olursa:
- Hata mesajlarını kontrol edin
- Alan gereksinimlerini doğrulayın
- Benzersiz proje kodu sağlayın
- Yenilemeyi ve yeniden girmeyi deneyin
## Toplu İşlemler
Şu anda proje ayarları ayrı ayrı düzenlenir. Birden fazla proje için:
1. Her projeyi ayrı ayrı açın
2. Değişiklikleri yapın
3. Her birini ayrı ayrı kaydedin
## Ayar Geçmişi
Proje değişiklikleri takip edilir:
- Kim değişiklik yaptı
- Değişiklik ne zaman yapıldı
- Ne değiştirildi
Geçmişi proje aktivite günlüğünde görüntüleyin.
## Sorun Giderme
### Değişiklikler Kaydedilemiyor
**"Proje kodu zaten var"**
- Benzersiz bir kod kullanın
- Benzer projeleri kontrol edin
**"Bitiş tarihi başlangıç tarihinden sonra olmalı"**
- Tarihleri uygun şekilde ayarlayın
- Gerekli değilse bir tarihi temizleyin
**"İzniniz yok"**
- Ekip rolünüzü doğrulayın
- Erişim için ekip lideriyle iletişime geçin
### Değişiklikler Görünmüyor
- Sayfayı yenileyin
- Tarayıcı önbelleğini temizleyin
- Değişikliklerin kaydedildiğini doğrulayın
### Düzenleme Seçenekleri Eksik
- Ekip rolünüzü kontrol edin
- Projenin arşivlenmediğini doğrulayın
- Çalışma alanı sahibiyle iletişime geçin
## İlgili Konular
- [Proje Oluşturma](/tr/docs/user-guides/projects/creating-projects) - Proje oluşturma
- [Proje Yaşam Döngüsü](/tr/docs/user-guides/projects/project-lifecycle) - Durum yönetimi
- [Ekip Atamaları](/tr/docs/user-guides/teams/team-assignments) - Erişim kontrolü
---
# Kaynak Atama (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/resources/assigning-resources)
# Kaynak Atama
Kaynak ataması, çalışma alanı kaynaklarınızı belirli görevlere ve planlara bağlayarak kullanım, maliyet ve kullanılabilirliğin takibini sağlar.
## Kaynak Atamasını Anlama
Atama şunları içerir:
- Çalışma alanı havuzunuzdan **kaynak seçme**
- **Tahsisi belirleme** (miktar, süre, tarihler)
- Kullanılabilirliğe karşı **kullanımı takip etme**
- Ücretler ve tahsise göre **maliyet hesaplama**
## Nerede Kaynak Atanır
### Plan Kaynaklar Sekmesi
1. Bir plan açın
2. **Kaynaklar** sekmesine gidin
3. Plan düzeyinde kaynak atamalarını yönetin
### Görev Kaynakları
1. Bir görev açın
2. Kaynaklar bölümünü bulun
3. Görev kaynak atamalarını ekleyin veya değiştirin
### Zaman Çizelgesi Görünümü (Gantt)
1. Plan zaman çizelgesini açın
2. Kaynak atamalarını görsel olarak görüntüleyin
3. Atamaları değiştirmek için sürükleyin
## Görevlere Atama
### Adım Adım
1. Görevi açın
2. **Kaynaklar** bölümünü bulun
3. **Kaynak Ekle**'ye tıklayın
4. Kullanılabilir kaynakları arayın veya göz atın
5. Kaynağı seçin
6. Tahsisi yapılandırın:
- Miktar (malzemeler/sarf malzemeleri için)
- Süre/saat (ekipman için)
- Tarihler (görev tarihlerinden farklıysa)
7. Atamayı kaydedin
### Atama Alanları
| Alan | Açıklama | Uygulandığı |
|------|----------|-------------|
| Kaynak | Seçilen kaynak | Tümü |
| Miktar | Gereken birimler | Malzemeler, Sarf Malzemeleri |
| Saat | Tahsis edilen zaman | Ekipman |
| Gün | Tahsis edilen günler | Ekipman |
| Başlangıç Tarihi | Ne zaman gerekli | Tümü |
| Bitiş Tarihi | Ne zamana kadar | Tümü |
| Notlar | Atama ayrıntıları | Tümü |
## Ekipman Ataması
### Zaman Tabanlı Tahsis
Ekipman zaman tabanlı atama kullanır:
| Alan | Açıklama | Örnek |
|------|----------|-------|
| Saat | Gereken çalışma saatleri | 16 saat |
| Gün | Gereken takvim günleri | 2 gün |
| Başlangıç | Ekipman ne zaman gerekli | 2025-01-15 |
| Bitiş | Ne zaman serbest bırakılacak | 2025-01-16 |
### Maliyet Hesaplaması
Ekipman maliyetleri şu şekilde hesaplanır:
- **Saatlik**: Saat × Saatlik Ücret
- **Günlük**: Gün × Günlük Ücret
Sistem tahsis türüne göre uygun ücreti kullanır.
## Malzeme Ataması
### Miktar Tabanlı Tahsis
Malzemeler miktar ataması kullanır:
| Alan | Açıklama | Örnek |
|------|----------|-------|
| Miktar | Gereken birimler | 50 metreküp |
| Birim | Ölçü birimi | metreküp |
### Maliyet Hesaplaması
Malzeme maliyetleri şu şekilde hesaplanır:
- Miktar × Birim Maliyet
## Sarf Malzemesi Ataması
### Miktar Tabanlı Tahsis
Malzemelere benzer:
| Alan | Açıklama | Örnek |
|------|----------|-------|
| Miktar | Gereken birimler | 25 adet |
| Birim | Paket birimi | adet |
### Maliyet Hesaplaması
Sarf malzemesi maliyetleri şu şekilde hesaplanır:
- Miktar × Birim Maliyet
## Atamaları Değiştirme
### Atamayı Düzenleme
1. Görev veya planda atamayı bulun
2. Düzenle simgesine veya atama ayrıntılarına tıklayın
3. Miktar, saat veya tarihleri değiştirin
4. Değişiklikleri kaydedin
### Atamayı Kaldırma
1. Atamayı bulun
2. Kaldır/sil simgesine tıklayın
3. Kaldırmayı onaylayın
4. Kaynak kullanılabilir havuza döner
## Toplu Atama
### Birden Fazla Kaynak Atama
1. Görev veya planı seçin
2. **Kaynaklar Ekle**'ye (çoğul) tıklayın
3. Birden fazla kaynak seçin
4. Her tahsisi yapılandırın
5. Tüm atamaları kaydedin
### Kaynak Grupları Atama
Grupları kullanıyorsanız:
1. Tüm grubu seçin
2. Tüm grup kaynakları atanır
3. Gerektiğinde bireysel tahsisleri yapılandırın
## Atama Çakışmaları
### Çakışmalar Nedir?
Çakışmalar şu durumlarda oluşur:
- Ekipman aynı tarihlerde çift rezerve
- Kaynak kapasitenin ötesinde aşırı tahsis edildi
- Zamanlama örtüşmeleri tespit edildi
### Çakışma Göstergeleri
YAPL şunları gösterir:
- Çakışan kaynaklarda uyarı simgeleri
- Atama dialogunda çakışma mesajları
- %100'ün üzerinde kullanım
### Çakışmaları Çözme
Seçenekler:
1. Örtüşmeyi önlemek için tarihleri ayarlayın
2. Tahsis miktarını/saatini azaltın
3. Alternatif kaynak kullanın
4. Kabul edin ve aşırı tahsisi belgeleyin
Çakışmalar atamayı engellemez ancak potansiyel zamanlama sorunlarını gösterir.
## Gantt Şemasından Atama
### Görsel Atama
1. Plan zaman çizelgesini (Gantt) açın
2. Görevlerin altında kaynak satırını görüntüleyin
3. Tahsis için kaynak çubuklarını sürükleyin
4. Süreyi ayarlamak için çubukları yeniden boyutlandırın
### Faydalar
- Görsel zamanlama
- Kolay çakışma belirleme
- Hızlı ayarlamalar
## Maliyet Takibi
### Atama Maliyetlerini Görüntüleme
Her atama şunları gösterir:
- Kaynak ücreti
- Tahsis miktarı/süresi
- Hesaplanan maliyet
### Toplu Maliyetler
Plan ve görev görünümleri şunları gösterir:
- Toplam kaynak maliyeti
- Kaynak türüne göre maliyet
- Bütçe karşılaştırması
Tam maliyet takibi Profesyonel katman aboneliği gerektirir.
## Atama Durumu
### Planlanmış
- Gelecek atama
- Kaynak rezerve
- Henüz kullanılmadı
### Aktif
- Şu anda kullanımda
- Atama tarihleri içinde
- Tüketiliyor/kullanılıyor
### Tamamlanmış
- Geçmiş atama
- Gerçek kullanım kaydedildi
- Maliyetler kesinleşti
## En İyi Uygulamalar
### Önceden Planlama
- Planlama aşamasında kaynakları erken atayın
- Belirsizlikler için tampon bırakın
- Atamadan önce kullanılabilirliği gözden geçirin
### Doğru Tahsis
- Gerçekçi miktarlar/saatler kullanın
- Kapsam değiştikçe güncelleyin
- Gerçek vs. planlananı takip edin
### Çakışma Yönetimi
- Çakışmaları derhal ele alın
- Çözüm kararlarını belgeleyin
- Alternatif kaynakları değerlendirin
### Maliyet Doğruluğu
- Kaynak ücretlerini güncel tutun
- Tahsisleri gerektiğinde güncelleyin
- Maliyetleri düzenli gözden geçirin
## Abonelik Gereksinimleri
| Özellik | Temel | Profesyonel |
|---------|-------|-------------|
| Temel atama | Evet | Evet |
| Çakışma tespiti | Hayır | Evet |
| Maliyet takibi | Hayır | Evet |
| Grup ataması | Hayır | Evet |
## Sorun Giderme
### Kaynak Atanamıyor
**"Kaynak kullanılamıyor"**
- Kaynağın aktif olduğunu kontrol edin
- Tamamen tahsis edilmediğini doğrulayın
- Abonelik limitlerini kontrol edin
**"Çakışma tespit edildi"**
- Mevcut atamaları gözden geçirin
- Tarihleri veya tahsisi ayarlayın
- Alternatif kaynak kullanın
### Maliyet Hesaplanmıyor
- Kaynağın ücret ayarladığını doğrulayın
- Tahsis alanlarının doldurulduğunu kontrol edin
- Profesyonel katman gerekli
### Atama Kaydedilmiyor
- Tüm zorunlu alanları kontrol edin
- İzinleri doğrulayın
- Yenileyin ve tekrar deneyin
## İlgili Konular
- [Kaynak Oluşturma](/tr/docs/user-guides/resources/creating-resources) - Kaynak ekleme
- [Kaynak Grupları](/tr/docs/user-guides/resources/resource-groups) - Grup yönetimi
- [Kaynak Kullanımı](/tr/docs/user-guides/resources/resource-utilization) - Kullanımı takip etme
- [Görev Yönetimi](/tr/docs/user-guides/tasks) - Görev işlemleri
---
# Kaynak Oluşturma (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/resources/creating-resources)
# Kaynak Oluşturma
Projeleriniz genelinde işgücü, ekipman, malzeme ve sarf malzemelerini takip etmek için çalışma alanı havuzunuza kaynak ekleyin.
## Kaynak Oluşturmaya Erişim
### Kaynaklar Sayfasından
1. Kenar çubuğunda **Kaynaklar**'a gidin
2. **Kaynak Oluştur**'a tıklayın
3. Kaynak oluşturma dialogu açılır
### Plan Kaynaklar Sekmesinden
1. Bir plan açın
2. **Kaynaklar** sekmesine gidin
3. **Kaynak Ekle**'ye tıklayın
4. Yeni oluşturmayı veya mevcut olanı seçmeyi tercih edin
## Kaynak Oluşturma Formu
### Zorunlu Alanlar
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Ad | Kaynak tanımlayıcısı | 1-255 karakter |
| Tür | Kişi, Ekipman, Malzemeler veya Sarf Malzemeleri | Birini seçin |
| Durum | Aktif veya Pasif | Varsayılan: Aktif |
### İsteğe Bağlı Alanlar
| Alan | Açıklama | Uygulandığı |
|------|----------|-------------|
| Kod | Benzersiz tanımlayıcı kod | Tüm türler |
| Açıklama | Ayrıntılar ve özellikler | Tüm türler |
| Birim | Ölçü birimi | Malzemeler, Sarf Malzemeleri |
| Saatlik Ücret | Saat başına maliyet | Kişi, Ekipman |
| Günlük Ücret | Gün başına maliyet | Kişi, Ekipman |
| Birim Maliyet | Birim başına fiyat | Malzemeler, Sarf Malzemeleri |
| Grup | Kaynak grubu ataması | Tüm türler |
## Kişi (İşgücü) Oluşturma
### Adım Adım
1. **Kaynak Oluştur**'a tıklayın
2. Tür olarak **Kişi** seçin
3. Ad girin (örneğin, "Ahmet Yılmaz - Şantiye Mühendisi")
4. İsteğe bağlı olarak girin:
- Kod (örneğin, "PER-001" veya çalışan no)
- Saatlik ücret (örneğin, ₺750)
- Günlük ücret (örneğin, ₺6.000)
- Açıklama (rol, beceriler, sertifikalar)
5. **Oluştur**'a tıklayın
### Kişiye Özgü Alanlar
| Alan | Açıklama | Örnek |
|------|----------|-------|
| Saatlik Ücret | Saat başına işgücü maliyeti | ₺750,00 |
| Günlük Ücret | Gün başına işgücü maliyeti | ₺6.000,00 |
### Kişi Adlandırma İpuçları
Tanımlayıcı bilgiler ekleyin:
- Tam ad
- Rol veya iş unvanı
- Ekip veya departman
**Örnekler:**
- "Ahmet Yılmaz - Proje Müdürü"
- "Ayşe Demir - Baş Elektrikçi"
- "Mehmet Kaya - Şantiye Şefi"
- "Taşeron - ABC Tesisat"
### İşgücü Takibi
Kişi kaynakları şunları yapmanıza olanak tanır:
- Görevlere tahsis edilen işgücü saatlerini takip etme
- Saatlik veya günlük ücretlere göre işgücü maliyetlerini hesaplama
- Projeler genelinde kullanımı izleme
- Zamanlama çakışmalarını belirleme
## Ekipman Oluşturma
### Adım Adım
1. **Kaynak Oluştur**'a tıklayın
2. Tür olarak **Ekipman** seçin
3. Ad girin (örneğin, "Ekskavatör CAT-320")
4. İsteğe bağlı olarak girin:
- Kod (örneğin, "EKP-001")
- Saatlik ücret (örneğin, ₺1.500)
- Günlük ücret (örneğin, ₺10.000)
- Açıklama
5. **Oluştur**'a tıklayın
### Ekipmana Özgü Alanlar
| Alan | Açıklama | Örnek |
|------|----------|-------|
| Saatlik Ücret | Çalışma saati başına maliyet | ₺1.500,00 |
| Günlük Ücret | Gün başına maliyet | ₺10.000,00 |
### Ekipman Adlandırma İpuçları
Tanımlayıcı bilgiler ekleyin:
- Marka/üretici
- Model numarası
- Seri numarası veya birim no
**Örnekler:**
- "Ekskavatör CAT 320D - Birim 01"
- "Vinç Liebherr LTM 1100 - SN12345"
- "Forklift Toyota 8FGU25 - FL003"
## Malzeme Oluşturma
### Adım Adım
1. **Kaynak Oluştur**'a tıklayın
2. Tür olarak **Malzemeler** seçin
3. Ad girin (örneğin, "Beton Karışımı C30")
4. Birim girin (örneğin, "metreküp")
5. İsteğe bağlı olarak girin:
- Kod (örneğin, "MLZ-BET-C30")
- Birim maliyet (örneğin, ₺1.250)
- Özelliklerle açıklama
6. **Oluştur**'a tıklayın
### Malzemeye Özgü Alanlar
| Alan | Açıklama | Örnek |
|------|----------|-------|
| Birim | Ölçü birimi | metreküp, ton, metre |
| Birim Maliyet | Birim başına fiyat | ₺1.250,00 |
### Yaygın Malzeme Birimleri
| Kategori | Birimler |
|----------|----------|
| Hacim | metreküp, litre, galon |
| Ağırlık | ton, kilogram |
| Uzunluk | metre, lineer metre |
| Alan | metrekare |
| Sayı | adet, paket |
### Malzeme Adlandırma İpuçları
Özellikleri ekleyin:
- Malzeme türü
- Sınıf veya dayanım
- Boyut veya ölçüler
**Örnekler:**
- "Beton Karışımı - C30"
- "Çelik Nervürlü Demir #4 - Grade 60"
- "Kereste 10x10 - 3m"
## Sarf Malzemesi Oluşturma
### Adım Adım
1. **Kaynak Oluştur**'a tıklayın
2. Tür olarak **Sarf Malzemeleri** seçin
3. Ad girin (örneğin, "Baret - Beyaz")
4. Birim girin (örneğin, "adet")
5. İsteğe bağlı olarak girin:
- Kod (örneğin, "SRF-BRT-B")
- Birim maliyet (örneğin, ₺250)
- Açıklama
6. **Oluştur**'a tıklayın
### Sarf Malzemesine Özgü Alanlar
| Alan | Açıklama | Örnek |
|------|----------|-------|
| Birim | Paket veya öğe birimi | adet, kutu, kasa |
| Birim Maliyet | Birim başına fiyat | ₺250,00 |
### Sarf Malzemesi Adlandırma İpuçları
Tanımlayıcı ayrıntılar ekleyin:
- Öğe türü
- Boyut veya varyant
- Varsa renk
**Örnekler:**
- "İş Eldiveni - Large - Kesim Dayanıklı"
- "Dizel Yakıt - 20 Litre"
- "İşaretleme Boyası - Turuncu"
## Maliyetleri Ayarlama
### Kişi ve Ekipman Maliyetleri
| Ücret Türü | Ne Zaman Kullanılır |
|------------|---------------------|
| Saatlik | Kısa süreli tahsisler, saatlik işçiler |
| Günlük | Tam gün veya çok günlük kullanım, maaşlı çalışanlar |
Her ikisi de ayarlanabilir; sistem tahsise göre uygun oranı kullanır.
### Malzeme/Sarf Malzemesi Maliyetleri
Doğru bütçe takibi için birim maliyeti ayarlayın:
- Güncel piyasa fiyatlarını araştırın
- Maliyetleri periyodik olarak güncelleyin
- Tutarlıysa teslimat/elleçleme dahil edin
### Maliyet Para Birimi
Maliyetler çalışma alanınızın varsayılan para birimini kullanır. Kaynaklar arasında tutarlılık sağlayın.
## Kaynak Kodları
### Amaç
Kaynak kodları şunları sağlar:
- Hızlı tanımlama
- Barkod/QR uyumluluğu
- Harici sistemlerle entegrasyon
- Tutarlı referanslama
### Kod Rehberi
| Rehber | Örnek |
|--------|-------|
| Tür öneki | ISGC-, EKP-, MLZ-, SRF- |
| Kategori kodu | EKP-AGR-001, ISGC-MUH-001 |
| Sıralı numaralandırma | MLZ-001, MLZ-002 |
| Özel karakterlerden kaçının | Harfler, rakamlar, tireler kullanın |
## Gruplara Atama
Oluşturma sırasında kaynağı bir gruba atayabilirsiniz:
1. Oluşturma formunda **Grup** alanını bulun
2. Mevcut grubu seçin veya boş bırakın
3. Kaynak oluşturulduktan sonra grupta görünür
Daha fazla bilgi için [Kaynak Grupları](/tr/docs/user-guides/resources/resource-groups) bölümüne bakın.
## Oluşturulduktan Sonra
### Kaynak Şuralarda Görünür
- Çalışma alanı kaynak listesi
- Kaynak grubu (atanmışsa)
- Görev ataması için kullanılabilir
- Kullanım takibi
### Sonraki Adımlar
1. **Görevlere ata** - Plan kaynaklarında tahsis et
2. **Gruplara ekle** - Mantıksal olarak organize et
3. **Kullanılabilirlik ayarla** - Zamanlamayı yapılandır
## Toplu Kaynak Oluşturma
Birden fazla kaynak için:
1. Kaynakları tek tek oluşturun
2. Tutarlı adlandırma kuralları kullanın
3. Uygun gruplara atayın
Toplu kaynak oluşturma için içe aktarma işlevselliği Profesyonel katmanda mevcut olabilir.
## Kaynak Durumu
### Aktif
- Atama için kullanılabilir
- Seçim listelerinde görünür
- Kullanıma dahil
### Pasif
- Yeni görevlere atanamaz
- Seçim listelerinde gizli
- Geçmiş atamalar korunur
### Durum Değiştirme
1. Kaynak ayrıntılarını açın
2. Durum geçişini değiştirin
3. Değişiklikleri kaydedin
## Abonelik Limitleri
| Katman | Kaynak Oluşturma |
|--------|------------------|
| Deneme | Tam erişim |
| Temel | Sınırlı miktar |
| Profesyonel | Sınırsız |
## Sorun Giderme
### Kaynak Oluşturulamıyor
**"Kaynak limitine ulaşıldı"**
- Abonelik katman limitlerini kontrol edin
- Kullanılmayan kaynakları pasifleştirin
- Aboneliği yükseltin
**"Ad zaten mevcut"**
- Kaynak adları benzersiz olmalı
- Farklılaştırmak için tanımlayıcılar ekleyin
### Maliyet Hesaplanmıyor
- Maliyet alanının doldurulduğunu doğrulayın
- Ücret türünün tahsisle eşleştiğini kontrol edin
- Tam maliyet takibi için Profesyonel katman gerekli
### Kaynak Görünmüyor
- Aktif/pasif durumunu kontrol edin
- Oluşturmanın tamamlandığını doğrulayın
- Sayfayı yenileyin
## İlgili Konular
- [Kaynak Türleri](/tr/docs/user-guides/resources/resource-types) - Türleri anlama
- [Kaynak Grupları](/tr/docs/user-guides/resources/resource-groups) - Organizasyon
- [Kaynak Atama](/tr/docs/user-guides/resources/assigning-resources) - Görev tahsisi
---
# Kaynaklar (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/resources)
# Kaynak Yönetimi
YAPL'deki kaynaklar, projelerinizi yürütmek için gereken işgücü, ekipman, malzeme ve sarf malzemelerini temsil eder. Kaynak yönetimi sistemi, çalışma alanınız genelinde kullanılabilirliği izlemenize, maliyetleri yönetmenize ve kullanımı optimize etmenize yardımcı olur.
## Kaynakları Anlama
Kaynaklar şunları sağlar:
- **Envanter Takibi** - Ekipman ve malzeme kullanılabilirliğini izleme
- **Maliyet Yönetimi** - Kaynak maliyetlerini ve oranlarını takip etme
- **Kullanım Analizi** - Kaynak tahsisini anlama
- **Çakışma Tespiti** - Zamanlama örtüşmelerini belirleme
- **Grup Organizasyonu** - Kaynakları ekipler veya departmanlara göre düzenleme
## Kaynak Mimarisi
```
Çalışma Alanı Kaynakları (Havuz)
├── Kişi (İşgücü)
│ ├── Proje Müdürü
│ ├── Şantiye Mühendisi
│ ├── Elektrikçi
│ └── ...
├── Ekipman
│ ├── Ekskavatör-01
│ ├── Vinç-02
│ └── ...
├── Malzemeler
│ ├── Beton Karışımı
│ ├── Çelik Kirişler
│ └── ...
├── Sarf Malzemeleri
│ ├── Güvenlik Ekipmanı
│ ├── Yakıt
│ └── ...
└── Kaynak Grupları
├── Şantiye Ekibi
├── Ağır Ekipman
├── Şantiye Malzemeleri
└── ...
```
## Bu Bölümde
### Kaynak Temelleri
- **[Kaynak Türleri](/tr/docs/user-guides/resources/resource-types)** - Kişi, ekipman, malzemeler ve sarf malzemeleri
- **[Kaynak Oluşturma](/tr/docs/user-guides/resources/creating-resources)** - Çalışma alanınıza kaynak ekleyin
### Organizasyon
- **[Kaynak Grupları](/tr/docs/user-guides/resources/resource-groups)** - Ekipler ve departmanlara göre organize edin
### Atama ve Takip
- **[Kaynak Atama](/tr/docs/user-guides/resources/assigning-resources)** - Görevlere ve planlara tahsis edin
- **[Kaynak Kullanımı](/tr/docs/user-guides/resources/resource-utilization)** - Kullanım ve kullanılabilirliği izleyin
## Hızlı Referans
| Görev | Konum |
|-------|-------|
| Tüm kaynakları görüntüle | Kaynaklar (kenar çubuğu) |
| Kaynak oluştur | Kaynaklar > Kaynak Oluştur |
| Grup oluştur | Kaynaklar > Gruplar |
| Göreve ata | Plan > Görev > Kaynaklar |
| Kullanımı görüntüle | Kaynaklar > Kullanım |
## Abonelik Gereksinimleri
Tam kaynak yönetimi özellikleri Profesyonel katman aboneliği gerektirir.
| Özellik | Temel | Profesyonel |
|---------|-------|-------------|
| Kaynak oluşturma | Sınırlı | Sınırsız |
| Kaynak grupları | Hayır | Evet |
| Maliyet takibi | Hayır | Evet |
| Kullanım raporları | Hayır | Evet |
## Katmana Göre Kaynak Limitleri
| Katman | Kaynak Limiti |
|--------|---------------|
| Deneme | Tam erişim (14 gün) |
| Temel | Sınırlı kaynak |
| Profesyonel | Sınırsız |
## En İyi Uygulamalar
### Kaynak Adlandırma
- Açıklayıcı, benzersiz adlar kullanın
- Tanımlayıcıları ekleyin (seri numaraları, kodlar)
- Tutarlı adlandırma kurallarını takip edin
### Maliyet Takibi
- Doğru saatlik/günlük oranlar belirleyin
- Maliyetleri düzenli olarak güncelleyin
- Hem planlanan hem de gerçek maliyetleri takip edin
### Grup Organizasyonu
- İlgili kaynakları mantıksal olarak gruplayın
- Ekip yönetimi için grupları kullanın
- Gruplandırmaları periyodik olarak gözden geçirin
## İlgili Konular
- [Görev Yönetimi](/tr/docs/user-guides/tasks) - Görevlere kaynak atama
- [Maliyet Takibi](/tr/docs/user-guides/plans/cost) - Bütçe ve maliyet analizi
- [Gantt Şemaları](/tr/docs/user-guides/gantt) - Görsel kaynak zamanlaması
---
# Kaynak Grupları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/resources/resource-groups)
# Kaynak Grupları
Kaynak grupları, ilgili kaynakları ekipler, departmanlar veya ekipman kategorileri gibi mantıksal koleksiyonlarda organize etmenize yardımcı olur. Gruplar kaynak yönetimini ve tahsisini basitleştirir.
## Kaynak Gruplarını Anlama
Gruplar şunları sağlar:
- **Organizasyon** - Kaynakların mantıksal kategorilendirmesi
- **Ekip Yönetimi** - Birlikte çalışan kaynakları gruplama
- **Toplu İşlemler** - Birden fazla kaynağı aynı anda yönetme
- **Raporlama** - Gruba göre toplu kaynak metrikleri
## Kaynak Gruplarına Erişim
1. Kenar çubuğunda **Kaynaklar**'a gidin
2. **Gruplar**'a tıklayın veya gruplar bölümünü bulun
3. Mevcut grupları görüntüleyin veya yeni oluşturun
## Grup Oluşturma
### Adım Adım
1. **Kaynaklar > Gruplar**'a gidin
2. **Grup Oluştur**'a tıklayın
3. Grup ayrıntılarını girin:
- Ad (zorunlu)
- Açıklama (isteğe bağlı)
- Grup türü (isteğe bağlı)
4. **Oluştur**'a tıklayın
### Grup Alanları
| Alan | Açıklama | Zorunlu |
|------|----------|---------|
| Ad | Grup tanımlayıcısı | Evet |
| Açıklama | Amaç ve ayrıntılar | Hayır |
| Tür | Kategori sınıflandırması | Hayır |
### Grup Adlandırma
Açıklayıcı adlar kullanın:
- **İşleve göre**: "Ağır Ekipman Ekibi", "Elektrik Takımı"
- **Konuma göre**: "Şantiye A Ekipmanları", "Depo Malzemeleri"
- **Projeye göre**: "Alfa Projesi Kaynakları"
## Grup Türleri
### Ekipman Grupları
Makine ve aletleri organize edin:
- Ağır Ekipman Ekibi
- El Aletleri Koleksiyonu
- Güvenlik Ekipmanı Seti
### Malzeme Grupları
Fiziksel malları kategorilendirin:
- Yapısal Malzemeler
- Son Kat Malzemeleri
- Elektrik Malzemeleri
### Ekip Grupları
Birlikte çalışan kaynakları paketleyin:
- Temel Ekibi (ekipman + malzemeler)
- Çatı Ekibi
- Şantiye Hazırlık Takımı
### Karma Gruplar
Farklı kaynak türlerini birleştirin:
- Proje Başlangıç Kiti
- Acil Durum Kaynakları
## Gruplara Kaynak Ekleme
### Kaynak Oluşturma Sırasında
1. Kaynak oluştururken
2. **Grup** alanını bulun
3. Mevcut grubu seçin
4. Kaynak oluşturulduğunda eklenir
### Kaynak Oluşturulduktan Sonra
1. **Kaynaklar**'a gidin
2. Kaynağı seçin
3. Kaynak ayrıntılarını düzenleyin
4. Grubu seçin veya değiştirin
5. Değişiklikleri kaydedin
### Toplu Atama
1. Kaynak listesine gidin
2. Birden fazla kaynak seçin
3. **Gruba Taşı** toplu eylemini kullanın
4. Hedef grubu seçin
5. İşlemi onaylayın
## Grupları Yönetme
### Grup İçeriğini Görüntüleme
1. **Kaynaklar > Gruplar**'a gidin
2. Bir grup adına tıklayın
3. Gruptaki tüm kaynakları görüntüleyin
4. Grup istatistiklerini görün
### Grup İstatistikleri
Her grup şunları gösterir:
- Toplam kaynak sayısı
- Türe göre kaynaklar
- Aktif vs. pasif
- Toplam değer/maliyet (varsa)
### Grupları Düzenleme
1. Grubu açın
2. **Grubu Düzenle**'ye tıklayın
3. Adı, açıklamayı veya türü değiştirin
4. Değişiklikleri kaydedin
### Grupları Silme
1. Grubu açın
2. **Grubu Sil**'e tıklayın
3. Silmeyi onaylayın
Bir grubu silmek kaynakları silmez. Kaynaklar grupsuz kalır.
## Gruplardan Kaynak Çıkarma
### Tek Tek Çıkarma
1. Kaynağı seçin
2. Kaynak ayrıntılarını düzenleyin
3. Grup atamasını temizleyin
4. Değişiklikleri kaydedin
### Toplu Çıkarma
1. Birden fazla kaynak seçin
2. Toplu eylemi kullanın
3. **Gruptan Çıkar**'ı seçin
4. İşlemi onaylayın
## Kullanım Alanları
### Ekip Yönetimi
Çalışma ekipleri için gruplar oluşturun:
```
Temel Ekibi
├── Ekskavatör CAT-320
├── Beton Mikseri
├── Beton Kalıpları
├── Nervürlü Demir
└── Güvenlik Ekipmanı Seti
```
### Ekipman Kategorileri
Ekipman türüne göre organize edin:
```
Ağır Ekipman
├── Ekskavatör CAT-320
├── Vinç Liebherr LTM
├── Buldozer CAT D6
└── Yükleyici Caterpillar 966
```
### Proje Kaynakları
Belirli projeler için özel kaynaklar:
```
Alfa Projesi Kaynakları
├── Proje Ekskavatörü
├── Özel Malzemeler
└── Şantiye Sarf Malzemeleri
```
## Grup Tabanlı Tahsis
### Tüm Grupları Tahsis Etme
Görevlere kaynak atarken:
1. Tek tek kaynak seçmek yerine
2. Bir grup seçin
3. Tüm grup kaynakları tahsis edilir
### Faydalar
- Daha hızlı atama
- Tutarlı ekip tahsisi
- Azaltılmış hatalar
## Abonelik Gereksinimleri
Kaynak grupları Profesyonel katman aboneliği gerektirir.
| Özellik | Temel | Profesyonel |
|---------|-------|-------------|
| Grup oluşturma | Hayır | Evet |
| Toplu işlemler | Hayır | Evet |
| Grup raporlaması | Hayır | Evet |
## En İyi Uygulamalar
### Mantıksal Organizasyon
- Kaynakların birlikte nasıl kullanıldığına göre gruplayın
- Operasyonel yapınızla uyumlu hale getirin
- Grupları yönetilebilir boyutta tutun
### Adlandırma Kuralları
- Tutarlı adlandırma kalıpları kullanın
- Konum veya işlev ekleyin
- Çok genel adlardan kaçının
### Düzenli Bakım
- Grupları periyodik olarak gözden geçirin
- Operasyonlar değiştikçe güncelleyin
- Kullanılmayan grupları arşivleyin
### Belgeleme
- Grup amacını açıklamak için açıklamaları kullanın
- Grup kullanım kurallarını belgeleyin
- Grup envanter listelerini güncel tutun
## Sorun Giderme
### Grup Oluşturulamıyor
**"Özellik kullanılamıyor"**
- Profesyonel abonelik gerektirir
- Gruplara erişmek için yükseltin
**"Grup adı mevcut"**
- Benzersiz adlar kullanın
- Farklılaştırmak için tanımlayıcılar ekleyin
### Kaynaklar Grupta Görünmüyor
- Kaynağın gruba atandığını doğrulayın
- Kaynağın aktif olduğunu kontrol edin
- Sayfayı yenileyin
### Toplu İşlemler Başarısız
- İzniniz olduğunu doğrulayın
- Seçilen tüm kaynakların aktif olduğunu kontrol edin
- Daha küçük gruplar halinde deneyin
## İlgili Konular
- [Kaynak Oluşturma](/tr/docs/user-guides/resources/creating-resources) - Yeni kaynak ekleme
- [Kaynak Türleri](/tr/docs/user-guides/resources/resource-types) - Türleri anlama
- [Kaynak Atama](/tr/docs/user-guides/resources/assigning-resources) - Görev tahsisi
---
# Kaynak Türleri (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/resources/resource-types)
# Kaynak Türleri
YAPL, farklı takip ihtiyaçları için tasarlanmış dört ana kaynak türünü destekler. Bu türleri anlamak, kaynakları etkili bir şekilde organize etmenize yardımcı olur.
## Türlere Genel Bakış
| Tür | Açıklama | Takip Yöntemi |
|-----|----------|---------------|
| **Kişi** | İnsan kaynakları (işgücü) | Zaman tabanlı (saat/gün) |
| **Ekipman** | Yeniden kullanılabilir varlıklar | Zaman tabanlı (saat/gün) |
| **Malzemeler** | Fiziksel mallar | Miktar tabanlı (birimler) |
| **Sarf Malzemeleri** | Tek kullanımlık öğeler | Miktar tabanlı (birimler) |
## Kişi (İşgücü)
Kişi kaynakları, görevlere atanan insan işgücünü temsil eder.
### Özellikler
| Özellik | Açıklama |
|---------|----------|
| Zaman tabanlı | Saat veya gün olarak tahsis edilir |
| Beceri seti | Yetenekleri ve rolleri takip eder |
| Kullanılabilirlik | Çalışma programları ve kapasite |
| Maliyet | Saatlik veya günlük işgücü ücretleri |
### Örnekler
- Proje müdürleri
- Mühendisler ve mimarlar
- İnşaat işçileri
- Şefler
- Taşeronlar
### Kişi Alanları
| Alan | Açıklama | Zorunlu |
|------|----------|---------|
| Ad | Kişinin adı | Evet |
| Kod | Çalışan/taşeron no | İsteğe bağlı |
| Saatlik Ücret | Saat başına işgücü maliyeti | İsteğe bağlı |
| Günlük Ücret | Gün başına işgücü maliyeti | İsteğe bağlı |
| Durum | Aktif/Pasif | Evet |
| Açıklama | Rol ve beceriler | İsteğe bağlı |
### İşgücü Takibi
Kişi kaynakları şunlarla takip edilir:
- **Kullanılabilirlik** - Çalışma programı ve kapasite
- **Kullanım** - Atanan saat vs. kullanılabilir
- **Maliyet** - İşgücü ücreti çarpı zaman
- **Beceriler** - Yetenekleri görevlerle eşleştirme
## Ekipman
Ekipman, zamana göre tahsis edilen yeniden kullanılabilir varlıkları temsil eder.
### Özellikler
| Özellik | Açıklama |
|---------|----------|
| Yeniden kullanılabilir | Projeler arasında tekrar tekrar kullanılır |
| Zaman tabanlı | Saat veya gün olarak tahsis edilir |
| Zamanlanabilir | Çakışmaları tespit edebilir |
| Amortisman | Zaman içinde değeri takip eder |
### Örnekler
- Ağır makineler (ekskavatörler, vinçler, buldozerler)
- Araçlar (kamyonlar, vanlar, forkliftler)
- Aletler (elektrikli aletler, iskeleler)
- Teknoloji (bilgisayarlar, tabletler, ölçüm ekipmanları)
### Ekipman Alanları
| Alan | Açıklama | Zorunlu |
|------|----------|---------|
| Ad | Ekipman tanımlayıcısı | Evet |
| Kod | Benzersiz kod | İsteğe bağlı |
| Saatlik Ücret | Saat başına maliyet | İsteğe bağlı |
| Günlük Ücret | Gün başına maliyet | İsteğe bağlı |
| Durum | Aktif/Pasif | Evet |
| Açıklama | Ayrıntılar ve notlar | İsteğe bağlı |
### Ekipman Takibi
Ekipman şunlarla takip edilir:
- **Kullanılabilirlik** - Ekipman ne zaman boş vs. tahsisli
- **Kullanım** - Kullanılan saat/gün vs. kullanılabilir
- **Maliyet** - Ücret çarpı tahsis süresi
- **Konum** - Ekipmanın nereye atandığı
## Malzemeler
Malzemeler, projelerde tüketilen veya dahil edilen fiziksel malları temsil eder.
### Özellikler
| Özellik | Açıklama |
|---------|----------|
| Miktar tabanlı | Birimlerle takip edilir |
| Tüketilebilir | Projeler sırasında kullanılır |
| Envanter | Stok seviyelerini takip eder |
| Maliyetli | Birim başına fiyat |
### Örnekler
- İnşaat malzemeleri (beton, çelik, kereste)
- Elektrik malzemeleri (kablolar, armatürler)
- Tesisat malzemeleri (borular, bağlantı parçaları)
- Son kat malzemeleri (boya, döşeme)
### Malzeme Alanları
| Alan | Açıklama | Zorunlu |
|------|----------|---------|
| Ad | Malzeme adı | Evet |
| Kod | SKU veya ürün kodu | İsteğe bağlı |
| Birim | Ölçü birimi | Evet |
| Birim Maliyet | Birim başına fiyat | İsteğe bağlı |
| Durum | Aktif/Pasif | Evet |
| Açıklama | Özellikler | İsteğe bağlı |
### Ölçü Birimleri
Malzemeler için yaygın birimler:
- **Hacim**: metreküp, litre
- **Ağırlık**: kilogram, ton
- **Uzunluk**: metre, lineer metre
- **Alan**: metrekare
- **Sayı**: adet, birim
### Malzeme Takibi
Malzemeler şunlarla takip edilir:
- **Miktar** - Görevlere tahsis edilen birimler
- **Maliyet** - Birim fiyat çarpı miktar
- **Envanter** - Kullanılabilir stok seviyeleri
- **Kullanım** - Planlanan vs. gerçek tüketim
## Sarf Malzemeleri
Sarf malzemeleri, proje yürütmeyi destekleyen tek kullanımlık öğelerdir.
### Özellikler
| Özellik | Açıklama |
|---------|----------|
| Tek kullanımlık | Kullanımdan sonra iade edilmez |
| Destekleyici | İşi mümkün kılar ancak dahil edilmez |
| Yenilenebilir | Düzenli olarak yeniden stoklenir |
| Düşük değerli | Genellikle birim başına daha ucuz |
### Örnekler
- Güvenlik ekipmanı (eldiven, maske, yelek)
- Yakıt ve yağlayıcılar
- Temizlik malzemeleri
- Ofis malzemeleri
- Tek kullanımlık aletler (bıçaklar, uçlar)
### Sarf Malzemesi Alanları
| Alan | Açıklama | Zorunlu |
|------|----------|---------|
| Ad | Sarf malzemesi adı | Evet |
| Kod | Ürün kodu | İsteğe bağlı |
| Birim | Paket/ölçü | Evet |
| Birim Maliyet | Birim başına fiyat | İsteğe bağlı |
| Durum | Aktif/Pasif | Evet |
| Açıklama | Ayrıntılar | İsteğe bağlı |
### Sarf Malzemesi Takibi
Sarf malzemeleri şunlarla takip edilir:
- **Kullanım Oranı** - Zaman içinde tüketim
- **Yeniden Sipariş Seviyesi** - Ne zaman yeniden stoklanacak
- **Maliyet** - Sürekli gider takibi
- **Tahsis** - Görevlere/projelere atama
## Doğru Türü Seçme
### Karar Rehberi
| Kaynak... | Kullanılacak Tür |
|-----------|------------------|
| İnsan işçi/emekçiyse | Kişi |
| Projeler arasında yeniden kullanılıyorsa | Ekipman |
| Zaman tahsisiyle ölçülüyorsa | Kişi veya Ekipman |
| Teslimatlara dahil ediliyorsa | Malzemeler |
| Miktar birimleriyle takip ediliyorsa | Malzemeler |
| Tek kullanımlık ve destekleyiciyse | Sarf Malzemeleri |
| Düzenli olarak yenileniyorsa | Sarf Malzemeleri |
### Türe Göre Örnekler
| Kaynak | Tür | Neden |
|--------|-----|-------|
| Şantiye Müdürü | Kişi | İnsan işgücü, zaman tabanlı |
| Elektrikçi | Kişi | İnsan işgücü, uzman meslek |
| Ekskavatör | Ekipman | Yeniden kullanılır, zaman tabanlı |
| Beton | Malzemeler | Miktar, dahil edilir |
| Dizel yakıt | Sarf Malzemeleri | Tek kullanım, destekleyici |
| Çelik kirişler | Malzemeler | Miktar, dahil edilir |
| Baret | Sarf Malzemeleri | Destekleyici, değiştirilir |
| İskele | Ekipman | Yeniden kullanılır, zaman tabanlı |
## Türe Özgü Özellikler
### Kişi Özellikleri
- Çalışma programı yönetimi
- Kullanılabilirlik takibi
- Beceri eşleştirme
- İşgücü maliyet hesaplaması
- Kullanım raporları
### Ekipman Özellikleri
- Takvim tabanlı zamanlama
- Çakışma tespiti
- Bakım takibi (gelecek)
- Amortisman hesaplaması (gelecek)
### Malzeme Özellikleri
- Envanter yönetimi
- Miktar takibi
- Fire hesaplaması
- Tedarikçi bilgileri (gelecek)
### Sarf Malzemesi Özellikleri
- Kullanım oranı takibi
- Yeniden sipariş bildirimleri (gelecek)
- Toplu tahsis
- Maliyet dağıtımı
## Türler Arası Dönüştürme
Kaynaklar oluşturulduktan sonra türler arasında dönüştürülemez. Bir kaynağın türünü değiştirmeniz gerekiyorsa:
1. Doğru türle yeni kaynak oluşturun
2. Görev atamalarını güncelleyin
3. Eski kaynağı pasifleştirin
Oluşturma sırasında kaynak türlerini dikkatli seçin. Tür dönüşümü yeni kaynak oluşturmayı gerektirir.
## En İyi Uygulamalar
### Tutarlı Sınıflandırma
- Kuruluşunuz için tür kuralları belirleyin
- Sınıflandırma kurallarını belgeleyin
- Ekibi doğru kategorilendirme konusunda eğitin
### Adlandırma Kuralları
Türe göre:
- **Ekipman**: Model/seri dahil edin (örneğin, "Ekskavatör CAT-320-01")
- **Malzemeler**: Özellikler dahil edin (örneğin, "Beton Karışımı C30")
- **Sarf Malzemeleri**: Boyut/tür dahil edin (örneğin, "İş Eldiveni - Large")
### Maliyet Takibi
- Tüm ekipmanlar için ücretler belirleyin
- Malzeme maliyetlerini düzenli güncelleyin
- Sarf malzemesi giderlerini takip edin
## İlgili Konular
- [Kaynak Oluşturma](/tr/docs/user-guides/resources/creating-resources) - Yeni kaynak ekleme
- [Kaynak Grupları](/tr/docs/user-guides/resources/resource-groups) - Kaynakları organize etme
- [Kaynak Atama](/tr/docs/user-guides/resources/assigning-resources) - Görevlere tahsis
---
# Kaynak Kullanımı (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/resources/resource-utilization)
# Kaynak Kullanımı
Kaynak kullanım takibi, kaynaklarınızın ne kadar etkili kullanıldığını anlamanıza, kullanılabilirliği belirlemenize ve projeler genelinde tahsisi optimize etmenize yardımcı olur.
## Kullanımı Anlama
Kullanım şunları ölçer:
- **Tahsis** - Kaynağın ne kadarı atanmış
- **Kullanılabilirlik** - Kaynaklar ne zaman boş
- **Verimlilik** - Gerçek vs. planlanan kullanım
- **Kapasite** - Maksimum kullanım potansiyeli
## Kullanım Metrikleri
### Temel Metrikler
| Metrik | Açıklama | Formül |
|--------|----------|--------|
| Kullanım Oranı | Tahsis yüzdesi | (Tahsis Edilen / Kullanılabilir) × 100 |
| Kullanılabilirlik | Tahsis edilmemiş kapasite | Toplam - Tahsis Edilen |
| Aşırı Tahsis | %100'ün üzerinde | Tahsis Edilen - Kullanılabilir |
### Yorumlama
| Oran | Durum | Eylem |
|------|-------|-------|
| %0-50 | Yetersiz kullanım | Ek atamalar düşünün |
| %50-80 | Sağlıklı | İyi denge |
| %80-100 | Tam kullanım | Yakından izleyin |
| >%100 | Aşırı tahsis | Çakışmaları çözün |
## Kullanımı Görüntüleme
### Kaynak Liste Görünümü
1. **Kaynaklar**'a gidin
2. Kaynak başına kullanım göstergesini görüntüleyin
3. Kullanıma göre sıralayın veya filtreleyin
### Kullanım Panosu
1. **Kaynaklar > Kullanım**'a gidin
2. Toplu metrikleri görüntüleyin
3. Tarih aralığı, tür veya gruba göre filtreleyin
### Bireysel Kaynak Görünümü
1. Bir kaynak seçin
2. Ayrıntılı kullanımı görüntüleyin
3. Atama zaman çizelgesini görün
## Kaynak Türüne Göre Kullanım
### Ekipman Kullanımı
Ekipman kullanımı şunlarla takip edilir:
- **Tahsis edilen saat** vs. kullanılabilir saat
- **Tahsis edilen gün** vs. takvim günleri
- **Zaman tabanlı yüzde**
Örnek:
- Kullanılabilir: 8 saat/gün × 20 gün = 160 saat
- Tahsis edilmiş: 120 saat
- Kullanım: %75
### Malzeme Kullanımı
Malzemeler şunlarla takip edilir:
- **Tahsis edilen miktar** vs. envanter
- **Kullanım oranı** zaman içinde
- **Stok seviyeleri**
### Sarf Malzemesi Kullanımı
Sarf malzemeleri şunlarla takip edilir:
- **Tüketilen birimler** dönem içinde
- **Tüketim oranı**
- **Yenileme ihtiyaçları**
## Zaman Tabanlı Analiz
### Günlük Görünüm
Kullanımı gün gün görün:
- Yoğun kullanım günlerini belirleyin
- Kullanılabilirlik boşluklarını tespit edin
- Yüksek talep dönemlerine göre planlayın
### Haftalık Görünüm
Haftaya göre topla:
- Genel haftalık kullanım
- Haftadan haftaya trendler
- Kaynak planlama ufku
### Aylık Görünüm
Uzun vadeli perspektif:
- Aylık kullanım kalıpları
- Mevsimsel varyasyonlar
- Kapasite planlaması
## Kullanım Raporları
### Mevcut Raporlar
| Rapor | Gösterdiği |
|-------|-----------|
| Kaynak Özeti | Kaynak başına genel kullanım |
| Kullanım Trendi | Zaman içindeki değişimler |
| Aşırı Tahsis | Kapasiteyi aşan kaynaklar |
| Kullanılabilirlik | Boş kaynaklar ve zaman |
### Rapor Oluşturma
1. **Kaynaklar > Kullanım**'a gidin
2. Rapor türünü seçin
3. Tarih aralığı ve filtreleri yapılandırın
4. Raporu oluşturun veya dışa aktarın
### Dışa Aktarma Seçenekleri
- Paylaşım için PDF
- Analiz için CSV
- Panoda doğrudan görüntüleme
Tam kullanım raporlaması Profesyonel katman aboneliği gerektirir.
## Çakışma Tespiti
### Aşırı Tahsis Uyarıları
Sistem şu durumlarda uyarır:
- Ekipman çift rezerve
- Kullanım %100'ü aşıyor
- Zamanlama çakışmaları mevcut
### Çakışmaları Görüntüleme
1. Uyarı göstergelerini arayın
2. Çakışma ayrıntılarını görmek için tıklayın
3. Örtüşen atamaları görüntüleyin
### Çakışmaları Çözme
Seçenekler:
1. **Yeniden Zamanlama** - Bir atamayı taşıyın
2. **Azaltma** - Tahsisi düşürün
3. **İkame** - Farklı kaynak kullanın
4. **Kabul** - Belgeleyin ve devam edin
## Kullanımı Optimize Etme
### Yetersiz Kullanılan Kaynakları Belirleme
1. Düşük kullanımla kaynakları filtreleyin
2. Atama fırsatlarını gözden geçirin
3. Yeniden atama veya yeniden tahsisi değerlendirin
### İş Yükünü Dengeleme
1. Benzer kaynaklar arasında kullanımı görüntüleyin
2. Dengesizlikleri belirleyin
3. Atamaları yeniden dağıtın
### Kapasite Planlama
Kullanım verilerini şunlar için kullanın:
- Gelecek kaynak ihtiyaçlarını planlama
- Yeni kaynak edinimini gerekçelendirme
- Bakım pencerelerini zamanlama
## Gantt Görünümünde Kullanım
### Görsel Temsil
Zaman çizelgesi görünümünde:
- Kaynak satırları tahsis çubuklarını gösterir
- Kullanım seviyeleri için renk kodlaması
- Görsel çakışma göstergeleri
### Hızlı Eylemler
Gantt görünümünden:
- Yeniden atamak için sürükleyin
- Süreyi ayarlamak için yeniden boyutlandırın
- Ayrıntılar için tıklayın
## Maliyet vs. Kullanım
### Maliyet Verimliliği
Şunlar arasındaki ilişkiyi takip edin:
- Kaynak kullanım oranı
- Kullanım birimi başına maliyet
- Kaynaklarda ROI
### Optimizasyon
Dengeleyin:
- Yüksek kullanım (verimlilik)
- Maliyet etkinliği
- Kalite ve güvenlik
## En İyi Uygulamalar
### Düzenli İzleme
- Kullanımı haftalık kontrol edin
- Aşırı tahsisi derhal ele alın
- Yetersiz kullanılan kaynakları gözden geçirin
### Veri Kalitesi
- Atamaları güncel tutun
- Gerçek kullanımı güncelleyin
- Tamamlanan atamaları kaldırın
### Planlama
- Planlama için kullanım verilerini kullanın
- Belirsizlikler için kapasite ayırın
- Düşük kullanım dönemlerinde bakım planlayın
### Belgeleme
- Tahsis kararlarını belgeleyin
- Aşırı tahsis nedenlerini takip edin
- Kullanım geçmişini koruyun
## Abonelik Özellikleri
| Özellik | Temel | Profesyonel |
|---------|-------|-------------|
| Temel kullanım görünümü | Evet | Evet |
| Kullanım raporları | Hayır | Evet |
| Çakışma tespiti | Hayır | Evet |
| Dışa aktarma özellikleri | Hayır | Evet |
| Geçmiş analizi | Hayır | Evet |
## Sorun Giderme
### Kullanım Güncellenmiyor
- Sayfayı yenileyin
- Atamaların kaydedildiğini doğrulayın
- Tarih aralığı ayarlarını kontrol edin
### Yanlış Kullanım
- Kaynak kullanılabilirlik ayarlarını doğrulayın
- Tüm atamaların kaydedildiğini kontrol edin
- Hesaplama dönemini gözden geçirin
### Eksik Veri
- Kaynakların atamaları olduğundan emin olun
- Filtre ayarlarını kontrol edin
- Tarih aralığının verileri içerdiğini doğrulayın
## İlgili Konular
- [Kaynak Atama](/tr/docs/user-guides/resources/assigning-resources) - Tahsis
- [Kaynak Grupları](/tr/docs/user-guides/resources/resource-groups) - Organizasyon
- [Gantt Şemaları](/tr/docs/user-guides/gantt) - Görsel zamanlama
- [Maliyet Takibi](/tr/docs/user-guides/plans/cost) - Bütçe yönetimi
---
# Kanal Bildirimleri (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/slack/channel-notifications)
# Kanal Bildirimleri
Kanal abonelikleri, plan yayınları, proje değişiklikleri ve ekip güncellemeleri gibi çalışma alanı olaylarını doğrudan Slack kanallarına gönderir, böylece ekibiniz aktiviteyi zaten konuştuğu yerde görür.
## Kanal Ekleme
1. **Ayarlar > Entegrasyonlar > Slack > Kanallar**'a gidin.
2. **Kanal ekle**'ye tıklayın.
3. Listeden bir Slack kanalı seçin.
Yalnızca YAPL botunun eklendiği kanallar listelenir. Kanalınız görünmüyorsa, Slack'te kanalı açın, kanal menüsünden (veya **Entegrasyonlar > Uygulama ekle** üzerinden) YAPL uygulamasını ekleyin, ardından YAPL'da **Yenile**'ye tıklayın.
Kanal mesajları Slack'in `chat:write.public` yetkisiyle gönderilir, bu yüzden botun genel kanallara üye olması gerekmez. Yine de seçim listesinde görünmesi için kanalın uygulama listesine eklenmiş olması gerekir.
## Hızlı Şablonlar
Bir kanal eklerken, olayları tek tek seçmek yerine bir şablonla başlayın:
| Şablon | Neleri içerir |
|--------|----------------|
| Sadece plan yayınları | Yalnızca plan yayınlandı olayları, yayın duyuruları kanalı için uygun |
| Proje yaşam döngüsü | Proje oluşturuldu, arşivlendi, silindi, geri alındı veya durum değişti |
| Ekip aktivitesi | Ekip oluşturuldu, üye eklendi, üye çıkarıldı |
| Tüm Çalışma Alanı Olayları | Aşağıdakilerin tümü |
Şablonlar bir başlangıç noktasıdır. Uyguladıktan sonra tek tek olay türlerini yine de ayarlayabilirsiniz.
## Olay Türleri
Bir kanalın abone olabileceği tüm olaylar şunlardır.
**Planlar**: plan yayınlandı, arşivlendi, silindi, geri alındı, görev atandı, görev ataması kaldırıldı, görev durumu değişti.
**Projeler**: proje oluşturuldu, arşivlendi, silindi, geri alındı, durum değişti.
**Ekipler & Çalışma Alanı**: ekip oluşturuldu, ekibe üye eklendi, ekipten üye çıkarıldı, sahip daveti kabul edildi.
Kanal başına tek tek olayları açıp kapatabilir, veya bir kategori için **Tümünü Seç**'i kullanabilirsiniz.
## Projeye veya Ekibe Göre Filtreleme
Olay türlerinin ötesinde, bir kanal belirli projelere, ekiplere veya her ikisine göre kapsam daraltılabilir:
- **Filtre yok**: kanal, çalışma alanı genelinde eşleşen her olayı görür.
- **Proje filtresi**: yalnızca seçilen proje(ler) için olaylar.
- **Ekip filtresi**: yalnızca seçilen ekip(ler) için olaylar.
- **Her ikisi**: yalnızca seçilen projeler için, ve yalnızca bu projeler seçilen ekiplerden birine ait olduğunda.
Kanalın ayarlar sayfasındaki canlı özet cümlesi, kaydetmeden önce mevcut filtre kombinasyonunun tam olarak ne anlama geldiğini gösterir.
Ekip aktivitesi olayları (ekip oluşturuldu, sahip daveti kabul edildi) tasarım gereği çalışma alanı geneli olaylardır ve her zaman filtresiz bir abonelik gerektirir. Tek bir proje veya ekiple sınırlandırılamazlar.
## Abonelikleri Yönetme
Her kanal aboneliği, yapılandırmayı silmeden bildirim almayı durduracak şekilde tek tek devre dışı bırakılabilir veya tamamen kaldırılabilir. Slack'teki ilgili kanal silinirse veya arşivlenirse, bot kanaldan çıkarılırsa, çalışma alanı bağlantısı kesilirse veya planınız Professional'ın altına düşürülürse, abonelikler otomatik olarak devre dışı bırakılır; nedeni YAPL'da gösterilir.
## İlgili Konular
- [Slack'i Bağlama](/docs/user-guides/slack/connecting-slack): Önce uygulamayı kurun.
- [Bildirim Tercihleri](/docs/user-guides/slack/notification-preferences): Kişisel mesaj ayarları, kanal yönlendirmesinden ayrı.
- [Slash Komutları](/docs/user-guides/slack/slash-commands): Bildirimlere Slack'ten işlem yapın.
---
# Slack'i Bağlama (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/slack/connecting-slack)
# Slack'i Bağlama
Slack'i bağlamak iki adımda gerçekleşir. Çalışma alanı sahibi YAPL uygulamasını tüm Slack çalışma alanı için bir kez kurar, ardından her kişi kendi hesabını bağlar (çoğu kişinin bunu manuel yapması gerekmez, aşağıdaki "E-posta İle Otomatik Eşleştirme" bölümüne bakın).
## Ön Koşullar
- Uygulamayı kurmak için çalışma alanı sahibi olmalısınız.
- YAPL çalışma alanınız Professional veya Deneme planında olmalı.
- Slack çalışma alanınızda uygulama kurma izniniz olmalı.
## Uygulamayı Kurma
1. **Ayarlar > Entegrasyonlar > Slack**'e gidin.
2. **Slack'i bağla**'ya tıklayın.
3. YAPL uygulamasını onaylamak ve bir çalışma alanı seçmek için Slack'e yönlendirilirsiniz.
4. Onayladıktan sonra YAPL'a geri yönlendirilir ve kısa bir kuruluma alınırsınız:
- **Hoş geldiniz** bağlantıyı onaylar.
- **Varsayılan kanal** adımında bir Slack kanalı ve başlangıç bildirim ön ayarı seçersiniz (örneğin "Sadece plan yayınları" veya "Her şey"). Bunu istediğiniz zaman [Kanal Bildirimleri](/docs/user-guides/slack/channel-notifications)'nden değiştirebilirsiniz.
- **Kullanıcı eşleştirme özeti** e-posta ile kaç Slack kullanıcısının otomatik eşleştiğini gösterir.
- **Tamamlandı** sizi Ayarlar'a geri götürür.
Planınız Slack'i içermiyorsa, Bağla butonu yerine bir yükseltme uyarısı gösterilir.
## E-posta İle Otomatik Eşleştirme
Uygulama kurulduğunda, YAPL Slack kullanıcılarını e-posta adresine göre otomatik olarak YAPL hesaplarıyla eşleştirir, bu yüzden çoğu kişinin manuel bir şey yapmasına gerek kalmaz. Bir Slack çalışma alanı üyesinin e-postası mevcut bir YAPL çalışma alanı üyesinin e-postasıyla tam olarak eşleştiğinde eşleşme gerçekleşir.
### Manuel Bağlama
Slack ve YAPL e-postalarınız eşleşmiyorsa, veya otomatik eşleştirme sizin için çalışmadıysa, hesabınızı kendiniz Slack üzerinden bağlayın:
1. Slack'te `/yapl link` komutunu çalıştırın.
2. **Hesabımı bağla**'ya tıklayın.
3. İstenirse YAPL'a giriş yapın.
4. Hesaplarınız artık bağlı.
Bağlanana kadar, YAPL komutlarınıza önce bağlanmanızı isteyen bir uyarıyla yanıt verir.
### Bağlantıyı Kaldırma
YAPL'dan direkt mesaj almayı durdurmak ve Slack kimliğinizi YAPL hesabınızdan ayırmak için:
1. **Ayarlar > Entegrasyonlar > Slack > Kişisel tercihler**'e gidin.
2. **Slack hesabı** altında **Hesabı çöz**'e tıklayın.
3. Onaylayın.
Çalışma alanı sahibi, gerekirse sizi daha sonra yeniden eşleştirebilir. Bağlantıyı kaldırmak kanal bildirimlerini etkilemez; bunlar bireysel hesap bağlantılarından bağımsız olarak yayınlanmaya devam eder.
Giriş sayfasındaki "Slack ile giriş yap" ayrı bir özelliktir. Slack kimliğinizi kullanarak YAPL'a giriş yapmanızı sağlar, bu da burada anlatılan Slack bildirimleri için hesabınızı bağlamakla aynı şey değildir. Birini diğeri olmadan kullanabilirsiniz.
## Yeniden Bağlanma
Bağlantı kesintiye uğrarsa, örneğin bot token'ının yenilenmesi gerekiyorsa, Slack ayarları sayfasında **Yeniden bağlan**'a tıklayın. Bu, kanal aboneliklerinizi veya kullanıcı eşleştirmelerinizi sıfırlamadan OAuth onayını yeniden çalıştırır.
## Bağlantıyı Kesme
Slack bağlantısını yalnızca çalışma alanı sahibi, **Ayarlar > Entegrasyonlar > Slack > Ayarlar sekmesi**'nden kesebilir. Bağlantıyı kesmek tüm kanal aboneliklerini kaldırır ve çalışma alanı için tüm Slack bildirimlerini durdurur. Kullanıcı eşleştirmeleri ve tercihleri, yeniden bağlanma ihtimaline karşı korunur.
## İlgili Konular
- [Kanal Bildirimleri](/docs/user-guides/slack/channel-notifications): Olayları kanallara yönlendirin.
- [Bildirim Tercihleri](/docs/user-guides/slack/notification-preferences): Kişisel mesaj ayarlarınız.
- [Slash Komutları](/docs/user-guides/slack/slash-commands): Slack'ten yapabileceğiniz her şey.
---
# Slack (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/slack)
# Slack
Slack entegrasyonu, çalışma alanı aktivitenizi ekibinizin zaten kullandığı kanallara taşır ve insanların Slack'ten çıkmadan görevlerini kontrol edip güncellemesini sağlar.
## Slack İle Neler Yapabilirsiniz
- **Kanal bildirimleri.** Plan yayınlarını, proje değişikliklerini ve ekip veya üyelik güncellemelerini herhangi bir Slack kanalına, proje veya ekibe göre filtreleyerek gönderin.
- **Slash komutları.** Görevlerinizi kontrol edin, durum güncelleyin, atayın veya atamayı kaldırın; hepsi `/yapl` komutlarıyla.
- **Kişisel direkt mesajlar.** Sizinle ilgili bir şey olduğu anda Slack'te bilgilendirilin.
- **App Home.** Slack içinde "Görevlerim" ve "Yaklaşan milestone'lar" görünümü.
- **Link önizleme.** Slack'e bir YAPL plan, görev veya proje bağlantısı yapıştırın, zengin bir önizleme alın.
- **Otomatik hesap eşleştirme.** Slack kullanıcıları e-posta üzerinden otomatik olarak YAPL hesaplarıyla eşleştirilir, bu yüzden çoğu kişinin manuel bir şey yapmasına gerek kalmaz.
## Kullanılabilirlik
Slack, Professional ve Deneme planlarında kullanılabilir. Slack çalışma alanını yalnızca çalışma alanı sahibi bağlayabilir veya bağlantısını kesebilir.
| Plan | Slack |
|------|-------|
| Deneme | Dahil (ön izleme) |
| Basic | Kullanılamaz |
| Professional | Dahil |
Çalışma alanınız Basic plandaysa, Slack'i bağlamak için [planınızı yükseltin](/docs/user-guides/billing/upgrading-plan).
## Bu Bölümde
### Kurulum
- **[Slack'i Bağlama](/docs/user-guides/slack/connecting-slack)**: Uygulamayı kurun, ardından kendi hesabınızı bağlayın.
### Bildirimler
- **[Kanal Bildirimleri](/docs/user-guides/slack/channel-notifications)**: Çalışma alanı olaylarını Slack kanallarına yönlendirin.
- **[Bildirim Tercihleri](/docs/user-guides/slack/notification-preferences)**: Kişisel direkt mesaj ayarlarınız.
### Referans
- **[Slash Komutları](/docs/user-guides/slack/slash-commands)**: Tüm `/yapl` komutları.
## Hızlı Referans
| Görev | Konum |
|-------|-------|
| Slack'i bağla | Ayarlar > Entegrasyonlar > Slack > Slack'i bağla |
| Kanal aboneliği ekle | Ayarlar > Entegrasyonlar > Slack > Kanallar > Kanal ekle |
| Kendi hesabını bağla | Slack içinde: `/yapl link` |
| Bildirim tercihlerini ayarla | Ayarlar > Entegrasyonlar > Slack > Kişisel tercihler |
| Görevlerini kontrol et | Slack içinde: `/yapl tasks me` |
## Slack'ten Yapılamayanlar
Slash komutları ve etkileşimli butonlar günlük güncellemeleri kapsar: durum değişiklikleri, atama ve basit görev oluşturma veya silme. Takvim düzenlemeleri (bağımlılıklar, tarihler, süre) ve plan oluşturma, yayınlama veya silme her zaman YAPL planlayıcısında yapılır. Bu alanlara dokunan Slack mesajları doğrudan işlem yapmak yerine YAPL'a geri bağlantı verir.
## İlgili Konular
- [Abonelik Planları](/docs/user-guides/billing/subscription-plans): Plan karşılaştırması ve özellik kullanılabilirliği.
- [Plan Yükseltme](/docs/user-guides/billing/upgrading-plan): Yükselterek Slack'i etkinleştirin.
- [Webhook'lar](/docs/user-guides/webhooks): Özel entegrasyonlar için daha esnek, kod seviyesinde bir alternatif.
---
# Bildirim Tercihleri (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/slack/notification-preferences)
# Bildirim Tercihleri
Kanal bildirimleri ([Kanal Bildirimleri](/docs/user-guides/slack/channel-notifications)) paylaşımlıdır ve çalışma alanı düzeyinde kurulur. Kişisel tercihleriniz farklı bir şeyi kontrol eder: YAPL'ın yalnızca size, sizinle özellikle ilgili olana göre (atamalarınız, ekipleriniz) gönderdiği direkt mesajlar.
Bunları **Ayarlar > Entegrasyonlar > Slack > Kişisel tercihler** altında bulun. Yalnızca Slack hesabınız bağlandıktan sonra geçerli olurlar.
## Direkt Mesajları Açma veya Kapatma
**Slack DM gönder**, ana anahtardır. Kanal bildirimlerini ve slash komutlarını normal şekilde çalışır durumda tutarken tüm kişiselleştirilmiş direkt mesajları durdurmak için bunu kapatın.
## Teslimat Modu
Kişiselleştirilmiş direkt mesajların ne sıklıkla ulaşacağını seçin:
| Mod | Davranış |
|-----|----------|
| Anlık | Bir şey gerçekleştiği anda bilgilendirilirsiniz |
| Saatlik özet | Son bir saatteki her şey saat başı tek bir mesajda toplanır |
| Günlük özet | Gün içindeki her şey, belirlediğiniz saat ve saat diliminde tek bir mesajda toplanır |
Özetler güncellemelerinizi plana göre gruplar, böylece kolayca göz atabilirsiniz; bir planda çok fazla güncelleme varsa "+N tane daha" ile özetlenir. Hiçbir şey olmadıysa, o dönem için özet gönderilmez.
**Hafta sonu sustur**'u açmak, seçtiğiniz saat diliminde Cumartesi ve Pazar günleri özet gönderimini durdurur; gönderilecek olan her şey kaybolmak yerine bir sonraki özetinize dahil edilir.
## Susturulmuş Kategoriler
Direkt mesajları tamamen kapatmadan tüm bildirim kategorilerini susturun:
| Kategori | Kapsar |
|----------|--------|
| Planlar | Plan yayınları ve içlerindeki atama veya durum değişiklikleri |
| Projeler | Proje yaşam döngüsü değişiklikleri |
| Görevler | Bir plan yayını dışındaki görev atama, atama kaldırma ve durum değişiklikleri |
| Ekipler | Ekip üyeliği değişiklikleri |
| Çalışma alanı | Çalışma alanı düzeyindeki duyurular |
Susturma kişiseldir, bu yüzden yalnızca kendi direkt mesajlarınızı etkiler. Kendiniz için ne susturduğunuza bakılmaksızın kanal bildirimleri yayınlanmaya devam eder.
## Kurulumunuzu Test Etme
Bağlantının uçtan uca çalıştığını doğrulamak için **Test DM gönder**'e tıklayın. Hesabınızı bağladıktan veya bildirim ayarlarınızı değiştirdikten hemen sonra kullanışlıdır.
## Bunun Tarayıcı Push ve E-postadan Farkı
Slack direkt mesajları, YAPL'ın tarayıcı push ve e-posta bildirimleriyle birlikte çalışır. Bunlar burada değil **Tercihler**'de ayrı olarak yapılandırılır ve biri diğerinin yerini almaz. Slack DM'lerini kapatmak push veya e-postayı etkilemez, tam tersi de geçerlidir.
## İlgili Konular
- [Slack'i Bağlama](/docs/user-guides/slack/connecting-slack): Bu ayarların kilidini açmak için hesabınızı bağlayın.
- [Kanal Bildirimleri](/docs/user-guides/slack/channel-notifications): Paylaşımlı, çalışma alanı düzeyindeki karşılığı.
- [Slash Komutları](/docs/user-guides/slack/slash-commands): Bir mesajın size söylediklerine göre işlem yapın.
---
# Slash Komutları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/slack/slash-commands)
# Slash Komutları
Slack hesabınız YAPL'a bağlandıktan sonra, işinizi kontrol etmek ve güncellemek için Slack'te doğrudan `/yapl` komutlarını kullanın.
## Komut Referansı
| Komut | Ne yapar |
|-------|----------|
| `/yapl link` | Slack hesabınızı YAPL'a bağlayın |
| `/yapl tasks me` | Açık görevlerinizi listeleyin |
| `/yapl status "" "" ` | Bir görevin durumunu güncelleyin |
| `/yapl assign "" "" @kullanıcı` | Bir görevi birine atayın |
| `/yapl unassign "" "" @kullanıcı` | Birini görevden çıkarın |
| `/yapl create-task "" ""` | Görev oluşturun (deneysel) |
| `/yapl delete-task "" ""` | Görev silin (deneysel) |
Boşluk içeren plan ve görev adları tırnak gerektirir, örneğin `/yapl status "Ofis Renovasyonu" "Temel dökümü" done`. Bir görev adı birden fazla göreve karşılık geliyorsa, YAPL bunun yerine görevin WBS kodunu kullanmanızı ister.
### Görev Referansları
Bir göreve adıyla veya WBS koduyla (örneğin `1.2`) başvurabilirsiniz. Görev adları tekrarlansa bile WBS kodları benzersiz kalır.
### Kişileri Etiketleme
`assign` ve `unassign` düz bir isim değil, bir `@etiket` gerektirir. Slack etiketi bir kullanıcıya çözer ve YAPL ardından o kişinin bağlı bir YAPL hesabı olup olmadığını kontrol eder. Yoksa, YAPL sessizce başarısız olmak yerine bunu size bildirir.
## Slash Komutu Olmayanlar
Bazı şeyler tasarım gereği bir slash komutuyla yapılamaz. Bunlar her zaman YAPL planlayıcısına geri bağlanır:
- Takvim düzenlemeleri (bağımlılıklar, tarihler, süre)
- Bir plan oluşturma, yayınlama veya silme
`create-task` ve `delete-task` deneysel olarak işaretlenmiştir. Çalışırlar, ancak bağımlılıklar ve süre gibi zamanlama detayları yine de sonrasında planlayıcıda ayarlanmalıdır.
## Etkileşimli Butonlar ve Modallar
Slack'teki bildirim mesajları, hem kanal gönderileri hem de direkt mesajlar, yaygın işlemler için butonlar içerir, böylece çoğu zaman bir komut yazmanıza bile gerek kalmaz:
- **İlerlemeyi güncelle**, durumu, ilerleme yüzdesini, checklist öğelerini veya gerçek başlangıç/bitiş tarihlerini değiştirmek için bir modal açar. Slack'ten düzenlenemeyen alanlar, örneğin bir üst görevin türetilmiş tarihleri veya efor bazlı ilerleme, salt okunur olarak ve bir açıklamayla gösterilir, düzenlemek için YAPL'a bağlantı verir.
- **Görev oluştur**, bir plan seçip görevi adlandırdığınız, isteğe bağlı olarak bir atanan kişi, son tarih ve başlangıç durumu belirlediğiniz bir modal açar.
- **YAPL görevi bul**, atanmış görevlerinizi ada göre arayan ve doğrudan birini güncellemeye geçmenizi sağlayan genel bir Slack kısayoludur.
Slack'ten yapılan ilerleme ve checklist güncellemeleri, web uygulamasıyla aynı kurallara uyar. Örneğin, her checklist öğesini işaretlemek görevi otomatik olarak tamamlar ve efor bazlı ilerleme kullanan bir görevin yüzdesi her iki arayüzden de doğrudan ayarlanamaz.
## App Home
Slack'te YAPL uygulamasının Home sekmesini açarak şunların sabit bir görünümünü elde edin:
- Açık görevleriniz, ilerlemeyi güncellemek için hızlı bağlantılarla
- Gecikenleri işaretlenmiş yaklaşan milestone'lar
- YAPL'ı doğrudan açmak için bir kısayol
Slack hesabınız henüz bağlı değilse, App Home bunun yerine bir **Hesabı bağla** uyarısı gösterir.
## Link Önizleme
Herhangi bir Slack mesajına bir YAPL plan, görev veya proje bağlantısı yapıştırın; YAPL bunu öğenin adı ve mevcut durumuyla zengin bir önizlemeye dönüştürür. Ekstra bir kurulum gerekmez.
## İlgili Konular
- [Slack'i Bağlama](/docs/user-guides/slack/connecting-slack): Önce hesabınızı bağlayın.
- [Kanal Bildirimleri](/docs/user-guides/slack/channel-notifications): Bu mesajların nereden geldiği.
- [Bildirim Tercihleri](/docs/user-guides/slack/notification-preferences): Kendi mesaj teslimatınızı ayarlayın.
---
# Görev Oluşturma (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/tasks/creating-tasks)
# Görev Oluşturma
Görevler, bir plan içindeki bireysel iş öğelerini tanımlar. Bu rehber, görev oluşturma, alt görev ekleme ve İş Kırılım Yapınızı (WBS) oluşturmayı kapsar.
## Ne Zaman Görev Oluşturulur
Şunlar için görev oluşturun:
- **İş tanımlama** - Ne yapılması gerektiğini belirtin
- **Aktivite zamanlama** - Tarihler ve süreler ayarlayın
- **Sorumluluk atama** - İşi kimin yapacağını belirleyin
- **İlerleme takibi** - Tamamlanmayı izleyin
- **Yapı oluşturma** - İşi hiyerarşik olarak organize edin
## Görev Oluşturma
### Görevler Görünümünden
1. Planınızı açın
2. **Görevler** sekmesine gidin
3. **Görev Ekle**'ye tıklayın
4. Görev detaylarını girin
5. **Kaydet** veya **Oluştur**'a tıklayın
### Gantt Görünümünden
1. Planınızı açın
2. **Zaman Çizelgesi** sekmesine gidin
3. **Görev Ekle**'ye tıklayın veya bağlam menüsünü kullanın
4. Görev detaylarını girin
5. Görevi kaydedin
### Kanban Görünümünden
1. Planınızı açın
2. **Kanban** sekmesine gidin
3. Bir sütundaki **+**'ya tıklayın
4. Görev adını girin
5. Görev o durumda oluşturulur
## Görev Alanları
### Zorunlu Alanlar
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Görev Adı | İş açıklaması | Zorunlu |
### Yaygın Alanlar
| Alan | Açıklama | Varsayılan |
|------|----------|------------|
| Açıklama | Detaylı açıklama | Boş |
| Durum | Mevcut durum | Yapılacak |
| Başlangıç Tarihi | İş ne zaman başlar | Yok |
| Bitiş Tarihi | İş ne zaman biter | Yok |
| Süre | İş günleri | Hesaplanır |
### Efor Alanları
| Alan | Açıklama |
|------|----------|
| Planlanan Saatler | Tahmini efor |
| Gerçekleşen Saatler | Tamamlanan iş |
| Kalan Saatler | Tahmini kalan |
| İlerleme | Tamamlanma yüzdesi |
## Alt Görev Oluşturma
### Alt Görevler Nedir
Alt görevler, üst görevleri daha küçük parçalara böler:
- WBS hiyerarşisini oluşturur
- İlerlemeyi üste yansıtır
- Kendi özelliklerine sahip olabilir
### Alt Görev Nasıl Oluşturulur
**Üst görevden:**
1. Üst göreve tıklayın
2. **Alt Görev Ekle**'ye tıklayın
3. Alt görev detaylarını girin
4. Kaydedin
**Görev listesinden:**
1. Görevde girintile eylemine tıklayın
2. Görev yukarıdaki görevin alt görevi olur
### Alt Görev Kuralları
- Alt görevler üstten tarihleri devralır (isteğe bağlı)
- İlerleme üste yansıyabilir
- Bağımlılıklar hiyerarşi seviyelerini geçebilir
## WBS Kodları
### WBS Kodlarını Anlama
WBS (İş Kırılım Yapısı) kodları hiyerarşik tanımlama sağlar:
```
1.0 Faz 1
1.1 Tasarım
1.1.1 Gereksinimler
1.1.2 Spesifikasyonlar
1.2 Geliştirme
1.2.1 Ön Yüz
1.2.2 Arka Yüz
```
### Otomatik Numaralama
YAPL, WBS kodlarını şunlara göre otomatik oluşturur:
- Hiyerarşideki görev konumu
- Üst görevin kodu
- Kardeşler arasındaki sıra
### Manuel Ayarlama
- Yeniden sıralamak için görevleri sürükleyin
- Hiyerarşiyi değiştirmek için girintile/çıkıntıla kullanın
- WBS kodları otomatik güncellenir
## Hızlı Görev Oluşturma
### Minimal Görev
Yalnızca bir adla hızlıca oluşturun:
1. **Görev Ekle** (Add Task) düğmesine tıklayın.
2. Yalnızca ad girin.
3. Hemen oluşturun.
4. Detayları sonra ekleyin.
### Klavye Kısayolları
- **Alt + N** - Yeni görev oluştur penceresini açar
- **Ctrl + Enter** - Görevi kaydet ve kapat
- **Enter** - Görevi kaydet ve yenisini ekle
- **Escape** - İptal et
## Görev Oluşturma En İyi Uygulamaları
### Adlandırma Kuralları
| İyi | Kötü |
|-----|------|
| "Elektrik panosunu kur" | "Elektrik" |
| "Tasarım belgelerini incele" | "İncele" |
| "Temel dökümünü tamamla" | "Temel" |
### Görev Boyut Yönergeleri
| Süre | Öneri |
|------|-------|
| < 1 saat | Çok küçük, diğerleriyle birleştirin |
| 1-40 saat | İdeal boyut |
| > 40 saat | Alt görevlere bölmeyi düşünün |
### Hiyerarşi Yönergeleri
- 3-5 seviye genellikle yeterli
- Her üst en az 2+ alt içermeli
- Derinlik ve genişlik arasında denge kurun
## Oluşturma Sonrası
### Sonraki Adımlar
1. **Tarih ekle** - Başlangıç ve bitiş tarihlerini ayarlayın
2. **Süre ayarla** - İş günlerini tanımlayın
3. **Bağımlılık ekle** - İlgili görevleri bağlayın
4. **Kaynak ata** - Kim/ne olduğunu belirleyin
5. **Temel çizgiyi ayarla** - Planlama tamamlandığında
### Oluşturmayı Doğrulama
- Görev görev listesinde görünür
- Gantt zaman çizelgesinde gösterilir
- Kanban panosunda görünür
## Sorun Giderme
### Görev Oluşturulamıyor
**"Görev limitine ulaşıldı"**
- Temel: Plan başına maks 200 görev
- Profesyonel: Plan başına maks 500 görev
- Kullanılmayan görevleri arşivleyin veya kaldırın
**"İzniniz yok"**
- Plana düzenleme erişiminiz olduğunu doğrulayın
- Ekip rolünü kontrol edin
### Görev Görünmüyor
- Sayfayı yenileyin
- Filtrelerin görevi gizlemediğini kontrol edin
- Doğru planın açık olduğunu doğrulayın
### Tarihler Geçersiz
- Bitiş tarihi başlangıç tarihinde veya sonrasında olmalı
- Kısıtlama çakışmalarını kontrol edin
- Bağımlılık etkilerini inceleyin
## İlgili Konular
- [Görev Özellikleri](/tr/docs/user-guides/tasks/task-properties) - Görev detaylarını yapılandırın
- [Görev Bağımlılıkları](/tr/docs/user-guides/tasks/task-dependencies) - Görevleri bağlayın
- [Görev Grupları](/tr/docs/user-guides/tasks/task-groups) - WBS organizasyonu
- [Gantt Şemaları](/tr/docs/user-guides/gantt) - Zaman çizelgesi düzenleme
---
# Görevler (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/tasks)
# Görev Yönetimi
Görevler, YAPL planlarındaki atomik iş birimleridir. Ne yapılması gerektiğini, ne zaman yapılacağını ve kimin yapacağını tanımlayan İş Kırılım Yapısını (WBS) oluştururlar.
## Görevleri Anlama
YAPL'daki görevler şunları sağlar:
- **İş Tanımı** - Neyin başarılması gerektiği
- **Zamanlama** - İş ne zaman yapılır (tarihler, süre)
- **Atama** - Kim sorumlu
- **Bağımlılıklar** - Görevler arasındaki ilişkiler
- **İlerleme Takibi** - Tamamlanma ve efor izleme
- **Hiyerarşi** - Üst-alt organizasyonu (WBS)
## Görev Mimarisi
```
Görev
├── Temel Bilgiler
│ ├── Ad, Açıklama
│ ├── WBS Kodu
│ └── Durum
├── Zamanlama
│ ├── Başlangıç Tarihi, Bitiş Tarihi
│ ├── Süre
│ └── Kısıtlamalar
├── Efor Takibi
│ ├── Planlanan Saatler
│ ├── Gerçekleşen Saatler
│ ├── Kalan Saatler
│ └── İlerleme %
├── İlişkiler
│ ├── Üst Görev
│ ├── Alt Görevler
│ └── Bağımlılıklar
├── Atamalar
│ ├── Atananlar
│ └── Kaynaklar
└── Kontrol Listeleri
└── Kontrol Listesi Öğeleri
```
## Bu Bölümde
### Başlarken
- **[Görev Oluşturma](/tr/docs/user-guides/tasks/creating-tasks)** - Planlarınıza görev ekleyin
### Yapılandırma
- **[Görev Özellikleri](/tr/docs/user-guides/tasks/task-properties)** - Görev detaylarını yapılandırın
- **[Görev Durumları](/tr/docs/user-guides/tasks/task-statuses)** - İş akışı durumlarını yönetin
### Organizasyon
- **[Görev Grupları](/tr/docs/user-guides/tasks/task-groups)** - Hiyerarşi ile organize edin (WBS)
- **[Görev Bağımlılıkları](/tr/docs/user-guides/tasks/task-dependencies)** - İlişkileri tanımlayın
## Hızlı Referans
| Görev | Konum |
|-------|-------|
| Görev oluştur | Planlar > [Plan] > Görevler > Görev Ekle |
| Görev düzenle | Liste veya Gantt'ta göreve tıklayın |
| Alt görev ekle | Görev > Alt Görev Ekle |
| Bağımlılık ekle | Görev > Bağımlılıklar |
| Durum değiştir | Görev > Durum açılır menüsü |
| İlerleme takibi | Görev > İlerleme |
## Görev Limitleri
| Özellik | Temel | Profesyonel |
|---------|-------|-------------|
| Plan başına görev | Maks 200 | Maks 500 |
| Alt görev derinliği | Sınırsız | Sınırsız |
| Bağımlılıklar | Evet | Evet |
| Kontrol listeleri | Evet | Evet |
| Efor takibi | Temel | Tam |
## Görev Görünümleri
Görevler birden fazla görünümde görünür:
| Görünüm | En İyi Kullanım |
|---------|-----------------|
| **Görev Listesi** | Detaylı düzenleme, WBS yönetimi |
| **Kanban Panosu** | Durum tabanlı iş akışı |
| **Gantt Zaman Çizelgesi** | Program görselleştirme |
## İlerleme Hesaplama Modları
| Mod | İlerleme Nasıl Hesaplanır | Kısıtlamalar |
|-----|---------------------------|--------------|
| **Manuel** | Kullanıcı yüzdeyi doğrudan ayarlar | Yalnızca yaprak görevler için |
| **Efor tabanlı** | Gerçekleşen saat / (Gerçekleşen + Kalan) × 100 | Yalnızca yaprak görevler için |
| **Kontrol listesi tabanlı** | Tamamlanan öğe / Toplam öğe × 100 | En az bir kontrol listesi öğesi gerektirir |
| **Ağırlıklı alt görevler** | Alt görev ilerlemesinin ağırlıklı ortalaması | Üst görevler için **zorunlu**, yaprak görevler için kullanılamaz |
**Önemli Mod Kısıtlamaları:**
- **Üst görevler** (alt görevi olan görevler) ağırlıklı-alt görevler modunu kullanmak **zorundadır** - ilerlemeleri alt görevlerden otomatik hesaplanır
- **Yaprak görevler** (alt görevi olmayan görevler) ağırlıklı-alt görevler modunu **kullanamaz**
- **Kontrol listesi tabanlı** mod önce en az bir kontrol listesi öğesi eklemeyi gerektirir
## En İyi Uygulamalar
### Görev Adlandırma
- Eylem fiilleri kullanın ("Kur", "İncele", "Tamamla")
- Spesifik ama özlü olun
- Gerekirse bağlam ekleyin
### Görev Boyutlandırma
- Görevleri 1-40 saat efor aralığında tutun
- Büyük görevleri alt görevlere bölün
- Her görev bir kişi tarafından tamamlanabilir olmalı
### Bağımlılıklar
- Yalnızca gerekli bağımlılıkları ekleyin
- Döngüsel bağımlılıklardan kaçının
- Kritik yolu düzenli olarak gözden geçirin
### İlerleme Takibi
- Durumu günlük/haftalık güncelleyin
- Gerçekleşen saatleri doğru kaydedin
- Kalan işi düzenli olarak yeniden tahmin edin
## İlgili Konular
- [Planlar](/tr/docs/user-guides/plans) - Plan yönetimi
- [Gantt Şemaları](/tr/docs/user-guides/gantt) - Zaman çizelgesi görselleştirme
- [Kanban Panosu](/tr/docs/user-guides/kanban) - Pano tabanlı yönetim
- [Kaynaklar](/tr/docs/user-guides/resources) - Kaynak atama
---
# Görev Bağımlılıkları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/tasks/task-dependencies)
# Görev Bağımlılıkları
Bağımlılıklar, görevler arasındaki ilişkileri tanımlar ve diğer görevlere bağlı olarak görevlerin ne zaman başlayabileceğini veya bitebileceğini kontrol eder.
## Bağımlılıkları Anlama
Bağımlılıklar şunları sağlar:
- **Sıra Kontrolü** - Görev sırasını tanımlayın
- **Program Hesaplaması** - Otomatik tarih güncellemeleri
- **Kritik Yol** - Önemli sıraları belirleyin
- **Gerçekçi Planlama** - Gerçek kısıtlamaları modelleyin
## Bağımlılık Türleri
### Bitiş-Başlangıç (BS)
En yaygın tür. Ardıl, öncül bittikten sonra başlar.
```
Görev A ────────┐
└─→ Görev B
```
**Örnek:** "Temel bitmeden önce Çerçeve başlayamaz"
### Başlangıç-Başlangıç (BB)
Ardıl, öncül başladığında başlayabilir.
```
Görev A ────────
└─→ Görev B ────────
```
**Örnek:** "İnşaat başladığında Denetim başlayabilir"
### Bitiş-Bitiş (BB)
Ardıl, öncül bittiğinde biter.
```
Görev A ────────
Görev B ──────┘
```
**Örnek:** "Belgeleme, Geliştirme bittiğinde biter"
### Başlangıç-Bitiş (BB)
Ardıl, öncül başladığında biter. (Nadir)
```
Görev A ────────
Görev B ──────┘
```
**Örnek:** "Yeni sistem başladığında eski sistem kapatması biter"
## Bağımlılık Özeti
| Tür | Kısaltma | İlişki |
|-----|----------|--------|
| Bitiş-Başlangıç | BS | Ardıl, öncül bittikten sonra başlar |
| Başlangıç-Başlangıç | BB | Her ikisi birlikte başlayabilir |
| Bitiş-Bitiş | BB | Her ikisi birlikte bitmeli |
| Başlangıç-Bitiş | SB | Ardıl, öncül başladığında biter |
## Bağımlılık Oluşturma
### Görev Detaylarından
1. Görev detay görünümünü açın
2. Bağımlılıklar bölümünü bulun
3. **Bağımlılık Ekle**'ye tıklayın
4. Öncül görevi seçin
5. Bağımlılık türünü seçin
6. Gecikme ayarlayın (isteğe bağlı)
7. Kaydedin
### Gantt Görünümünden
1. Zaman çizelgesi görünümünü açın
2. Görev çubuğunun üzerine gelin
3. Bağlantı noktasından sürükleyin
4. Ardıl göreve bırakın
5. Bağımlılık oluşturulur (varsayılan BS)
### Görev Listesinden
1. Görevi seçin
2. Bağımlılıklar panelini açın
3. Öncül(ler) ekleyin
4. Tür ve gecikmeyi yapılandırın
## Bağımlılıkları Düzenleme
### Bağımlılık Türünü Değiştirme
1. Görev detaylarında bağımlılığı bulun
2. Tür açılır menüsüne tıklayın
3. Yeni türü seçin
4. Değişiklikleri kaydedin
### Gecikme Süresini Değiştirme
1. Bağımlılığı bulun
2. Gecikme değerini düzenleyin
3. Pozitif = sonra gecikme
4. Negatif = örtüşmeye izin verilir
### Bağımlılığı Kaldırma
1. Bağımlılığı bulun
2. Sil/kaldır'a tıklayın
3. Kaldırmayı onaylayın
## Gecikme ve Öne Alma Süresi
### Pozitif Gecikme (Bekleme)
Bağlı görevler arasında bekleme süresi.
```
Görev A ────────┐
╌╌╌ (2 gün gecikme)
└─→ Görev B
```
**Örnek:** "Beton döküm + 7 gün gecikme (kürleme süresi) + Çerçeve"
### Negatif Gecikme (Öne Alma/Örtüşme)
Öncül bitmeden ardılı başlat.
```
Görev A ────────┐
└─→ Görev B ────
(2 gün öne alma)
```
**Örnek:** "Çerçeve tamamlanmadan 2 gün önce kaba tesisat başlayabilir"
## Bağımlılıkları Görüntüleme
### Gantt Şemasında
- Çizgiler ilgili görevleri bağlar
- Ok yönü gösterir
- Çizgi stili türü gösterebilir
- Kritik bağımlılıklar vurgulanır
### Görev Detaylarında
- Öncüller listesi
- Ardıllar listesi
- Her biri için tür ve gecikme
### Görev Listesinde
- Bağımlılık sütunu (gösteriliyorsa)
- Öncül/ardıl sayıları
## Bağımlılık Zincirleri
### Basit Zincir
```
A → B → C → D
```
Sıralı görevler sırayla.
### Paralel Zincirler
```
A → B → C
A → D → E
B → E
```
Proje boyunca birden fazla yol.
### Kritik Yol
En uzun zincir proje süresini belirler. Bakınız [Kritik Yol](/tr/docs/user-guides/gantt/critical-path).
## Bağımlılık Doğrulama
### Döngüsel Bağımlılıklar
İzin verilmez - görevler kendilerine (doğrudan veya dolaylı) bağımlı olamaz.
```
A → B → C → A (GEÇERSİZ)
```
YAPL döngüsel bağımlılıkları önler.
### Kısıtlama Çakışmaları
Bağımlılıklar kısıtlamalarla çakışabilir:
- "Şu Tarihte Başlamalı" öncülle çakışıyor
- Sistem geçersiz yapılandırmalar için uyarır veya önler
## Bağımlılıkların Etkisi
### Tarih Hesaplaması
Bağımlılıklar mevcut olduğunda:
- Ardıl tarihleri öncülden hesaplanır
- Öncüldeki değişiklikler ardılı etkiler
- Ağ boyunca zincirleme reaksiyon
### Program Değişiklikleri
| Öncül Değiştiğinde | Ardıl Etkisi |
|--------------------|--------------|
| Daha geç bitiyor | Daha geç başlar |
| Daha erken bitiyor | Daha erken başlayabilir |
| Süre artıyor | Ardılı geciktirebilir |
## En İyi Uygulamalar
### Yalnızca Gerekli Bağımlılıklar
- Programı aşırı kısıtlamayın
- Yalnızca gerçek bağımlılıkları ekleyin
- "Her ihtimale karşı" bağlantılarından kaçının
### BS Bağımlılıklarını Tercih Edin
- En sezgisel
- Bakımı en kolay
- Diğer türleri yalnızca gerektiğinde kullanın
### Nedenini Belgeleyin
- Olağandışı bağımlılıkların nedenini not edin
- İş mantığını açıklayın
- Gelecekteki editörlerin anlamasına yardımcı olun
### Düzenli Olarak Gözden Geçirin
- Bağımlılıkların hala geçerli olup olmadığını kontrol edin
- Güncel olmayan bağlantıları kaldırın
- Gecikme sürelerini gerektiğinde güncelleyin
## Toplu Bağımlılık Yönetimi
### Birden Fazla Ekleme
1. Birden fazla görevi seçin (destekleniyorsa)
2. Ortak öncüller ekleyin
3. Seçilenlerin hepsine uygulayın
### Bağımlılık Matrisi
Bazı görünümler bağımlılık matrisini gösterir:
- Satır ve sütunlarda tüm görevler
- İşaretler ilişkileri gösterir
- Ağın hızlı genel bakışı
## Sorun Giderme
### Bağımlılık Eklenemiyor
**"Döngüsel bağımlılık tespit edildi"**
- Görev zaten ardıla bağımlı
- Bağımlılık zincirini inceleyin
- Çakışan bağlantıyı kaldırın
**"Geçersiz bağımlılık"**
- Görevin var olduğunu kontrol edin
- Aynı planda olduğunu doğrulayın
### Tarihler Güncellenmiyor
- Zamanlama modunu kontrol edin
- Bağımlılığın kaydedildiğini doğrulayın
- Kısıtlama çakışmalarını inceleyin
### Bağımlılıklar Görünmüyor
- Görünüm ayarlarını kontrol edin
- Gantt çizgilerinin etkin olduğunu doğrulayın
- Görünümü yenileyin
### Beklenmeyen Program Etkisi
- Bağımlılık zincirini izleyin
- Gecikme değerlerini kontrol edin
- Kritik yolu inceleyin
## İlgili Konular
- [Görev Özellikleri](/tr/docs/user-guides/tasks/task-properties) - Görev yapılandırması
- [Kritik Yol](/tr/docs/user-guides/gantt/critical-path) - Program analizi
- [Gantt Şemaları](/tr/docs/user-guides/gantt) - Zaman çizelgesi görselleştirme
---
# Görev Grupları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/tasks/task-groups)
# Görev Grupları
Görev grupları, görevleri İş Kırılım Yapısı (WBS) kullanarak hiyerarşik olarak organize eder. Üst görevler alt görevleri içerir ve proje işinin yapılandırılmış bir dökümünü oluşturur.
## Görev Gruplarını Anlama
Görev gruplandırması şunları sağlar:
- **Hiyerarşik Organizasyon** - Üst-alt ilişkileri
- **İlerleme Toplama** - Üst, alt tamamlanmasını gösterir
- **Mantıksal Yapı** - İlgili işleri birlikte grupla
- **Navigasyon** - Genel bakış için daralt/genişlet
## WBS Hiyerarşisi
### Yapı Örneği
```
1.0 Saha Hazırlığı
1.1 Ölçüm ve Yerleşim
1.1.1 Sınır Ölçümü
1.1.2 Kazık Yerleşimi
1.2 Hafriyat
1.2.1 Kazı
1.2.2 Tesviye
2.0 Temel
2.1 Kalıp İşleri
2.2 Donatı
2.3 Beton Döküm
```
### Hiyerarşi Seviyeleri
| Seviye | Örnek | Yaygın Kullanım |
|--------|-------|-----------------|
| 1 | 1.0 | Ana fazlar |
| 2 | 1.1 | İş paketleri |
| 3 | 1.1.1 | Bireysel görevler |
| 4+ | 1.1.1.1 | Detaylı döküm |
## Üst Görev Oluşturma
### Sıfırdan
1. Normal şekilde bir görev oluşturun
2. Altına alt görevler ekleyin
3. Üst otomatik olarak oluşturulur
### Mevcut Görevi Dönüştürme
1. Üst olacak görevi seçin
2. Ona alt görevler ekleyin
3. Orijinal görev üst olur
### Üst Görev Davranışı
Üst görevler:
- Alt görev ilerlemesini özetler
- Toplu tarihleri gösterir (en erken başlangıç, en geç bitiş)
- Özetliyorsa kendi eforu olamaz
- Görünümlerde genişlet/daralt
## Alt Görev Ekleme
### Yöntem 1: Alt Görev Ekle Eylemi
1. Üst görevi seçin
2. **Alt Görev Ekle**'ye tıklayın
3. Alt görev detaylarını girin
4. Kaydedin - üst altında görünür
### Yöntem 2: Mevcut Görevi Girintile
1. Hedeflenen üstün altındaki görevi seçin
2. **Girintile** eylemine tıklayın
3. Görev yukarıdaki görevin altı olur
### Yöntem 3: Sürükle ve Bırak
1. Görevi üste sürükleyin
2. Üste bırakın
3. Görev alt görev olur
## WBS Kodları
### Otomatik Oluşturma
YAPL WBS kodlarını otomatik oluşturur:
- Hiyerarşi konumuna göre
- Yapı değiştiğinde güncellenir
- Kardeşler içinde sıralı
### Kod Formatı
Varsayılan format: `X.Y.Z`
- X = Birinci seviye numarası
- Y = İkinci seviye numarası
- Z = Üçüncü seviye numarası
## Yapıyı Yeniden Düzenleme
### Görevleri Taşıma
**Aynı üst içinde:**
- Yeniden sıralamak için yukarı/aşağı sürükleyin
- WBS kodları güncellenir
**Farklı üste:**
- Yeni üste sürükleyin
- Veya taşı eylemini kullanın
**Üst seviyeye:**
- Görevi çıkıntıla
- Üst seviye görev olur
### Girintile ve Çıkıntıla
| Eylem | Etki |
|-------|------|
| **Girintile** | Görevi yukarıdaki görevin altı yapar |
| **Çıkıntıla** | Görevi mevcut üstün kardeşi yapar |
### Klavye Kısayolları
- **Tab** - Girintile (alt görev yap)
- **Shift+Tab** - Çıkıntıla (seviye yukarı taşı)
## Genişlet ve Daralt
### Grupları Daraltma
- Üst görevdeki ok/geçişe tıklayın
- Tüm alt görevleri gizler
- Özet bilgisini gösterir
### Grupları Genişletme
- Oka/geçişe tekrar tıklayın
- Tüm alt görevleri gösterir
- Tam yapıda gezinin
### Hepsini Genişlet/Daralt
- Hepsini genişletmek için araç çubuğu eylemini kullanın
- Veya genel bakış için hepsini daraltın
## İlerleme Toplama
### İlerleme Nasıl Yansır
Üst görev ilerlemesi altlardan hesaplanabilir:
| Mod | Hesaplama |
|-----|-----------|
| Ağırlıklı | Eforla ağırlıklandırılmış alt ilerleme ortalaması |
| Basit Ortalama | Alt yüzdelerinin ortalaması |
| Manuel | Üst ilerlemesi bağımsız ayarlanır |
### Özet Görevler
Üst altları özetlediğinde:
- Başlangıç tarihi = en erken alt başlangıcı
- Bitiş tarihi = en geç alt bitişi
- Süre = altların kapsamı
- İlerleme = altlardan toplu
## Gruplama Stratejileri
### Faz Tabanlı
```
Faz 1 - Tasarım
Gereksinimler
Spesifikasyonlar
İnceleme
Faz 2 - Geliştirme
Ön Yüz
Arka Yüz
Entegrasyon
```
### Teslim Edilebilir Tabanlı
```
Temel
Tasarım
Malzemeler
İnşaat
Denetim
Çerçeve
Tasarım
Malzemeler
İnşaat
Denetim
```
### Konum Tabanlı
```
A Binası
Kat 1
Kat 2
B Binası
Kat 1
Kat 2
```
### Hibrit
Projeniz için gerektiğinde yaklaşımları birleştirin.
## En İyi Uygulamalar
### Yapı Yönergeleri
| Yönerge | Öneri |
|---------|-------|
| Maks seviye | 4-5 genellikle yeterli |
| Üst başına alt | 2-10 ideal |
| Görev boyutu | Yaprak görevler 1-40 saat |
| Adlandırma | Açık, tutarlı kurallar |
### Ne Zaman Grup Oluşturulur
- İlgili işler gruplandırılmalı
- Fazlar veya kilometre taşları üst seviyede
- Teslim edilebilirler ikinci seviyede
- Görevler en alt seviyede
### Ne Zaman Gruplandırılmaz
- Tek altlı üstler oluşturmayın
- Aşırı iç içe geçirmeden kaçının
- Yapıyı anlamlı tutun
## Görünümlerde Görev Grupları
### Görev Listesi Görünümü
- Tam hiyerarşi görünür
- Genişlet/daralt kontrolleri
- WBS kodları gösterilir
- Üstler için ilerleme çubukları
### Gantt Görünümü
- Üstler için özet çubukları
- Alt görevler girintili
- Genişlet/daralt
- Süre kapsamları
### Kanban Görünümü
- Varsayılan olarak düz
- Özet görevleri gösterebilir
- Bireysel görevler taşınabilir
## Sorun Giderme
### Alt Görev Oluşturulamıyor
**"Görev limitine ulaşıldı"**
- Plan görev limitinde
- Kullanılmayan görevleri kaldırın
**"Buraya yerleştirilemiyor"**
- Hiyerarşi kurallarını kontrol edin
- Üstün alt içerebileceğini doğrulayın
### WBS Kodları Yanlış
- Yapıyı yeniden düzenleyin
- Kodlar otomatik yenilenir
- Gerekirse yenileyin
### İlerleme Toplanmıyor
- Üst toplama modunu kontrol edin
- Altların ilerleme içerdiğini doğrulayın
- Hesaplama ayarlarını inceleyin
### Yapı Düzensiz
- Oluşturmadan önce yapıyı planlayın
- Tutarlı adlandırma kullanın
- Gerektiğinde yeniden düzenleyin
## İlgili Konular
- [Görev Oluşturma](/tr/docs/user-guides/tasks/creating-tasks) - Görev oluşturma
- [Görev Özellikleri](/tr/docs/user-guides/tasks/task-properties) - Görev yapılandırması
- [Gantt Şemaları](/tr/docs/user-guides/gantt) - Zaman çizelgesi görselleştirme
---
# Görev Özellikleri (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/tasks/task-properties)
# Görev Özellikleri
Görev özellikleri bir görevin tüm yönlerini tanımlar - ne olduğu, ne zaman olacağı, ne kadar süreceği ve kimin sorumlu olduğu. Bu rehber tüm mevcut görev özelliklerini kapsar.
## Özelliklere Erişim
### Görev Detaylarını Açma
1. Görev listesinde bir göreve tıklayın
2. Veya Gantt'ta göreve çift tıklayın
3. Veya Kanban'da görev kartına tıklayın
4. Özellikler paneli veya diyaloğu açılır
### Düzenleme Modu
- Bazı özellikler satır içi düzenlenebilir
- Tam düzenleme görev detay görünümünde
- Gantt görsel tarih düzenlemeye izin verir
## Temel Özellikler
### Görev Adı
| Özellik | Değer |
|---------|-------|
| Zorunlu | Evet |
| Maks Uzunluk | Değişir |
| Görünür | Tüm görünümler |
Görev adı işi açık ve özlü bir şekilde tanımlamalıdır.
### Açıklama
| Özellik | Değer |
|---------|-------|
| Zorunlu | Hayır |
| Format | Düz metin |
| Kullanım | Detaylı açıklama |
Görev hakkında bağlam, gereksinimler veya notlar ekleyin.
### WBS Kodu
| Özellik | Değer |
|---------|-------|
| Oluşturulma | Otomatik |
| Format | Hiyerarşik (1.1.1) |
| Düzenlenebilir | Yeniden organizasyonla |
WBS kodu hiyerarşideki konumu yansıtır.
## Zamanlama Özellikleri
### Başlangıç Tarihi
Görev üzerinde çalışmanın ne zaman başladığı:
- Manuel olarak ayarlanabilir
- Bağımlılıklardan hesaplanabilir
- Süre ayarlandıysa bitiş tarihini etkiler
### Bitiş Tarihi
Görev üzerinde çalışmanın ne zaman tamamlandığı:
- Manuel olarak ayarlanabilir
- Süreden hesaplanabilir
- Başlangıç tarihinde veya sonrasında olmalı
### Süre
İş günü sayısı:
- Her ikisi de ayarlandıysa başlangıç/bitiş'ten hesaplanır
- Başlangıçtan bitiş hesaplamak için kullanılır
- Çalışma takvimini dikkate alır
### Kısıtlamalar
İsteğe bağlı zamanlama kısıtlamaları:
| Kısıtlama | Açıklama |
|-----------|----------|
| En Kısa Sürede | Varsayılan, en erken tarihler |
| En Geç | Mümkün olan en geç tarihler |
| Şu Tarihte Başlamalı | Sabit başlangıç tarihi |
| Şu Tarihte Bitmeli | Sabit bitiş tarihi |
| Şundan Erken Başlamamalı | Minimum başlangıç tarihi |
| Şundan Geç Başlamamalı | Maksimum başlangıç tarihi |
| Şundan Erken Bitmemeli | Minimum bitiş tarihi |
| Şundan Geç Bitmemeli | Maksimum bitiş tarihi |
## Efor Özellikleri
### Temel Çizgi Eforu
| Özellik | Açıklama |
|---------|----------|
| Ayarlandığı Zaman | Plan temel çizgiye alındığında |
| Değer | Dondurulmuş planlanan saatler |
| Amaç | Sapma karşılaştırması |
Temel çizgi ayarlanana kadar başlangıçta NULL.
### Planlanan Saatler
| Özellik | Açıklama |
|---------|----------|
| Amaç | Mevcut efor tahmini |
| Düzenlenebilir | Evet |
| Güncellemeler | Anlayış geliştikçe değişebilir |
### Gerçekleşen Saatler
| Özellik | Açıklama |
|---------|----------|
| Amaç | Bugüne kadar tamamlanan iş |
| Kaynak | Zaman takibi |
| Güncellemeler | Zaman içinde birikir |
### Kalan Saatler
| Özellik | Açıklama |
|---------|----------|
| Amaç | Tahmini kalan iş |
| Kaynak | Düzenli olarak yeniden tahmin edilir |
| Hesaplama | TTE - Gerçekleşen = Kalan |
### TTE (Tamamlanmada Tahmin)
| Formül | `Gerçekleşen Saatler + Kalan Saatler` |
|--------|---------------------------------------|
| Amaç | Toplam beklenen efor |
| Karşılaştırma | Sapma için temel çizgiyle |
### Sapma
| Formül | `TTE - Temel Çizgi Eforu` |
|--------|---------------------------|
| Pozitif | Temel çizginin üstünde |
| Negatif | Temel çizginin altında |
| NULL | Temel çizgi ayarlanmadı |
## İlerleme Özellikleri
### İlerleme Yüzdesi
Görev tamamlanması %0'dan %100'e:
| Mod | Hesaplama |
|-----|-----------|
| Manuel | Doğrudan ayarlanır |
| Efor tabanlı | Gerçekleşen / (Gerçekleşen + Kalan) |
| Kontrol listesi tabanlı | Tamamlanan öğe / Toplam öğe |
| Ağırlıklı alt görevler | Alt görev ilerlemesine göre |
### İlerleme Modu
İlerlemenin nasıl hesaplanacağını seçin:
1. **Manuel** - Yüzdeyi doğrudan siz ayarlarsınız (yalnızca yaprak görevler)
2. **Efor tabanlı** - Saatlerden hesaplanır (yalnızca yaprak görevler)
3. **Kontrol listesi tabanlı** - Kontrol listesi öğelerine göre (en az bir öğe gerektirir)
4. **Ağırlıklı alt görevler** - Alt görevlerden yansır (üst görevler için zorunlu)
**Mod Kısıtlamaları:**
- Üst görevler (alt görevi olan) otomatik olarak ağırlıklı-alt görevler modunu kullanır
- Yaprak görevler (alt görevi olmayan) ağırlıklı-alt görevler modunu kullanamaz
- Kontrol listesi tabanlı, etkinleştirmeden önce kontrol listesi öğeleri eklemeyi gerektirir
## Durum Özellikleri
### Görev Durumu
Mevcut iş akışı durumu:
| Varsayılan Durumlar | Açıklama |
|--------------------|----------|
| Yapılacak | Başlamadı |
| Devam Ediyor | İş devam ediyor |
| İncelemede | İnceleme bekliyor |
| Tamamlandı | Bitti |
Artı herhangi bir özel çalışma alanı durumu.
### Durum Rengi
Görünümlerdeki görsel gösterge:
- Durum başına yapılandırılır
- Gantt, Kanban'da görünür
- Çalışma alanı ayarlarında özelleştirilebilir
## Atama Özellikleri
### Atananlar
Görevden sorumlu kişiler:
- Birden fazla kullanıcı atanabilir
- Kaynak yüklemesini etkiler
- Tüm görünümlerde görünür
### Kaynaklar
Ekipman, malzeme, sarf malzemesi:
- Kaynak havuzundan atanır
- Miktar belirtilir
- Maliyet hesaplanır (Profesyonel)
## Hiyerarşi Özellikleri
### Üst Görev
Görevin WBS'deki üstü:
- Hiyerarşi seviyesini tanımlar
- WBS kodunu etkiler
- İlerleme yansıyabilir
### Alt Görevler
Bu görevin altındaki alt görevler:
- İşi daha fazla böler
- İlerleme toplanabilir
- Liste görünümünde görünür
## Kontrol Listesi Özellikleri
### Kontrol Listesi Öğeleri
Hafif takip öğeleri:
| Özellik | Açıklama |
|---------|----------|
| Amaç | Doğrulama, onaylar |
| WBS değil | Hiyerarşide görünmez |
| Tarihsiz | Basit tamamlanma takibi |
| İlerlemeyi Etkiler | Kontrol listesi modu etkinse |
### Kontrol Listesi Öğeleri Ekleme
1. Görev detaylarını açın
2. Kontrol listesi bölümünü bulun
3. Açıklamalarla öğeler ekleyin
4. Tamamlandığında işaretleyin
## Özel Özellikler
### Özel Alanlar
Çalışma alanında özel görev alanları olabilir:
- Yöneticiler tarafından tanımlanır
- Çeşitli alan türleri
- Yapılandırmaya göre görünür
## Salt Okunur Özellikler
### Oluşturan
Görevi kim oluşturdu - düzenlenemez.
### Oluşturma Tarihi
Görev ne zaman oluşturuldu - düzenlenemez.
### Son Değişiklik
Görev en son ne zaman değiştirildi - otomatik.
## Özellik Bağımlılıkları
### İlgili Özellikler
Bazı özellikler diğerlerini etkiler:
| Değiştirdiğinizde | Bunlar Güncellenebilir |
|-------------------|------------------------|
| Başlangıç Tarihi | Bitiş Tarihi (süre ayarlıysa) |
| Süre | Bitiş Tarihi |
| Gerçekleşen Saatler | İlerleme (efor tabanlı ise) |
| Kontrol Listesi Öğeleri | İlerleme (kontrol listesi modunda) |
| Bağımlılıklar | Başlangıç/Bitiş tarihleri |
## Toplu Özellik Düzenleme
### Birden Fazla Görevi Düzenleme
1. Birden fazla görevi seçin (destekleniyorsa)
2. Toplu düzenlemeyi açın
3. Ortak özellikleri ayarlayın
4. Seçilenlerin hepsine uygulayın
### Yaygın Toplu Değişiklikler
- Durum güncellemeleri
- Tarih kaydırmaları
- Atanan değişiklikleri
## Sorun Giderme
### Özellik Düzenlenemiyor
**"İzniniz yok"**
- Düzenleme erişiminiz olduğunu doğrulayın
- Ekip rolünü kontrol edin
**Özellik devre dışı görünüyor**
- Hesaplanmış/türetilmiş olabilir
- Görevin kilitli olup olmadığını kontrol edin
- Yayınlanan planlar kısıtlayabilir
### Değişiklikler Kaydedilmiyor
- Doğrulama hatalarını kontrol edin
- Çakışma olmadığını doğrulayın
- Yenilemeyi ve yeniden düzenlemeyi deneyin
### Tarihler Beklenmedik Şekilde Hareket Ediyor
- Bağımlılık etkilerini kontrol edin
- Kısıtlama ayarlarını inceleyin
- Otomatik zamanlama etkilerine bakın
## İlgili Konular
- [Görev Oluşturma](/tr/docs/user-guides/tasks/creating-tasks) - Görev oluşturma
- [Görev Durumları](/tr/docs/user-guides/tasks/task-statuses) - Durum yönetimi
- [Görev Bağımlılıkları](/tr/docs/user-guides/tasks/task-dependencies) - İlişkiler
---
# Görev Durumları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/tasks/task-statuses)
# Görev Durumları
Görev durumları, başlangıçtan tamamlanmaya kadar iş akışı ilerlemesini takip eder. YAPL, varsayılan durumlar sağlar ve iş akışınız için özel durumları destekler.
## Durumları Anlama
Durumlar şunları sağlar:
- **İlerleme Takibi** - İş nerede?
- **Görsel Gösterge** - Renk kodlu görünümler
- **İş Akışı Yönetimi** - Aşamalar arasında hareket
- **Kanban Sütunları** - Pano organizasyonu
## Varsayılan Durumlar
YAPL bu varsayılan durumları içerir:
| Durum | Açıklama | Renk |
|-------|----------|------|
| **Yapılacak** | İş başlamadı | Gri |
| **Devam Ediyor** | Aktif olarak çalışılıyor | Mavi |
| **İncelemede** | İnceleme/onay bekliyor | Sarı |
| **Tamamlandı** | İş bitti | Yeşil |
## Durum Akışı
### Tipik İş Akışı
```
Yapılacak → Devam Ediyor → İncelemede → Tamamlandı
```
### Esnek Hareket
Görevler şu şekilde hareket edebilir:
- İş akışında ileri
- Yeniden çalışma gerekirse geri
- Uygunsa aşamaları atlayarak
YAPL katı iş akışı sırası zorlamaz. Görevler gerektiğinde herhangi bir duruma geçebilir.
## Durum Değiştirme
### Görev Listesinden
1. Göreve tıklayın
2. Durum açılır menüsünü bulun
3. Yeni durumu seçin
4. Otomatik kaydedilir
### Kanban Panosundan
1. Görev kartını sürükleyin
2. Yeni sütuna bırakın
3. Durum güncellenir
### Görev Detaylarından
1. Görev detay görünümünü açın
2. Durum alanını bulun
3. Yeni durumu seçin
4. Değişiklikleri kaydedin
## Durum Renkleri
### Görsel Tanımlama
Her durumun bir rengi vardır:
- Gantt çubuklarında görünür
- Kanban kartlarında gösterilir
- Görev listelerinde görünür
### Varsayılan Renkler
| Durum | Varsayılan Renk |
|-------|-----------------|
| Yapılacak | Gri/Açık |
| Devam Ediyor | Mavi |
| İncelemede | Sarı/Turuncu |
| Tamamlandı | Yeşil |
## Özel Durumlar
### Özel Durum Ekleme
Çalışma alanı yöneticileri özel durumlar ekleyebilir:
1. **Ayarlar > Organizasyon**'a gidin
2. **Görev Durumları** bölümünü bulun
3. **Özel Durum Ekle**'ye tıklayın
4. Durum adını girin
5. Renk seçin
6. Kaydedin
### Özel Durum Örnekleri
| Sektör | Özel Durumlar |
|--------|---------------|
| İnşaat | Saha Hazır, Denetlendi, Eksik İş Listesi |
| Yazılım | Kod İncelemesi, QA Testi, Dağıtıldı |
| Tasarım | Taslak, Müşteri İncelemesi, Onaylandı |
### Çok Dilli Destek
Özel durumlar şunlara sahip olabilir:
- İngilizce ad (zorunlu)
- Türkçe ad (isteğe bağlı)
- Desteklenen diğer çeviriler
## Kanban'da Durumlar
### Sütun Eşleme
Kanban sütunları durumları temsil eder:
- Her aktif durum için bir sütun
- Görevler durum sütunlarında görünür
- Durumu değiştirmek için sütunlar arasında sürükleyin
### Sütun Sırası
Sütunlar iş akışı sırasına göre düzenlenir:
- Soldan sağa ilerleme
- Özelleştirilebilir sıra
- Kullanılmayan durumları gizle
## Gantt'ta Durumlar
### Çubuk Renkleri
Görev çubukları duruma göre renklendirilir:
- Hızlı görsel değerlendirme
- Duruma göre filtrele
- Açıklama eşlemeyi gösterir
### Durum Değişiklikleri
Gantt'ta durum değiştirme:
- Görev detaylarını açın
- Orada durumu değiştirin
- Çubuk rengi güncellenir
## Durum ve İlerleme
### İlişki
Durum ve ilerleme ilişkili ama ayrıdır:
| Durum | İlerleme Aralığı |
|-------|------------------|
| Yapılacak | Genellikle %0 |
| Devam Ediyor | %1-99 |
| İncelemede | Genellikle yüksek % |
| Tamamlandı | %100 |
### Otomatik İlerleme (İsteğe Bağlı)
Bazı yapılandırmalar ilerlemeyi otomatik ayarlayabilir:
- Tamamlandı durumu → %100
- Yapılacak durumu → %0
## Duruma Göre Filtreleme
### Görev Listesi Filtresi
1. Filtre panelini açın
2. Durum filtresini seçin
3. Gösterilecek durumları seçin
4. Filtrelenmiş sonuçları görüntüleyin
### Kanban Filtresi
1. Sütun görünürlüğünü kullanın
2. Sütunları gizle/göster
3. Sütunlar içinde filtreleyin
### Gantt Filtresi
1. Filtre seçeneklerini açın
2. Duruma göre seçin
3. Eşleşen görevleri gösterin
## Durum Raporları
### Durum Özeti
Gösterge paneli şunları gösterebilir:
- Duruma göre görev sayısı
- Durum dağılım grafiği
- Zaman içinde durum trendleri
### Duruma Göre İlerleme
İlerleme metriklerini görüntüleyin:
- Durum başına görev sayıları
- Tamamlanma oranları
- Darboğaz belirleme
## En İyi Uygulamalar
### Durumları Basit Tutun
- Gereken minimum durumları kullanın
- Durum aşırı yüklemesinden kaçının
- Her durum anlamlı olmalı
### Tutarlı Kullanım
- Durum anlamlarını açıkça tanımlayın
- Ekibi her birini ne zaman kullanacağı konusunda eğitin
- Durum kullanımını periyodik olarak gözden geçirin
### Düzenli Güncellemeler
- Durumu hızlıca güncelleyin
- Eski durumları bırakmayın
- Durum mevcut gerçekliği yansıtmalı
## Çalışma Alanı Durumlarını Yönetme
### Kim Yönetebilir
Çalışma alanı sahipleri şunları yapabilir:
- Özel durumlar ekle
- Durum özelliklerini düzenle
- Durumları yeniden sırala
- Kullanılmayan durumları devre dışı bırak
### Değişikliklerin Etkisi
Değişiklikler şunları etkiler:
- Çalışma alanındaki tüm planlar
- O durumdaki mevcut görevler
- Kanban sütun görünümü
Bir durumu kaldırmak, o durumda olan görevleri etkileyebilir. Dikkatli planlayın.
## Sorun Giderme
### Durum Değişmiyor
- Düzenleme izniniz olduğunu doğrulayın
- Doğrulama kurallarını kontrol edin
- Kaydetmenin tamamlandığından emin olun
### Eksik Durum Seçeneği
- Durum etkin olmayabilir
- Çalışma alanı durum yapılandırmasını kontrol edin
- Çalışma alanı yöneticisiyle iletişime geçin
### Eksik Kanban Sütunu
- Durum gizlenmiş olabilir
- Sütun görünürlük ayarlarını kontrol edin
- Durumun aktif olduğunu doğrulayın
### Renkler Görünmüyor
- Görünüm ayarlarını kontrol edin
- Renk yapılandırmasını doğrulayın
- Görünümü yenileyin
## İlgili Konular
- [Görev Özellikleri](/tr/docs/user-guides/tasks/task-properties) - Tüm görev özellikleri
- [Kanban Panosu](/tr/docs/user-guides/kanban) - Pano tabanlı yönetim
- [Görev Oluşturma](/tr/docs/user-guides/tasks/creating-tasks) - Görev oluşturma
---
# Webhook Oluşturma (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/webhooks/creating-webhooks)
# Webhook Oluşturma
Bu kılavuz, YAPL çalışma alanınızdan anlık bildirimler almak için bir webhook uç noktası oluşturma sürecinde size yol gösterir.
## Ön Koşullar
- **Çalışma alanı sahibi** olmanız gerekir
- Çalışma alanınız **Professional** veya **Deneme** planında olmalıdır
- Webhook teslimatlarını alacak servisin URL'sine ihtiyacınız vardır
## İlk Webhook'unuzu Oluşturma
1. **Ayarlar > Webhook'lar** sayfasına gidin
2. **Webhook Oluştur** düğmesine tıklayın
3. Uç nokta detaylarını doldurun:
- **Ad** — Açıklayıcı bir ad (örn. "Slack Proje Güncellemeleri")
- **URL** — Teslimatları alacak HTTPS uç noktası
- **Açıklama** — Bu webhook'un ne yaptığına dair isteğe bağlı notlar
4. **Kaydet** düğmesine tıklayın
5. **İmzalama sırrını kopyalayın** — Bu yalnızca bir kez gösterilir ve imzaları doğrulamak için gereklidir
### Önemli: Sırrınızı Kaydedin
Bir webhook oluşturduğunuzda YAPL benzersiz bir imzalama sırrı üretir. Bu sır, oluşturma işleminden hemen sonra **yalnızca bir kez** görüntülenir. Güvenli bir şekilde kopyalayın ve saklayın — [webhook imzalarını doğrulamak](/docs/user-guides/webhooks/verifying-signatures) için buna ihtiyacınız olacak.
Sırrınızı kaybederseniz, webhook'u silip yenisini oluşturmanız gerekir.
## Uç Nokta URL Gereksinimleri
- Geçerli bir HTTPS URL'si olmalıdır (HTTP yalnızca geliştirme ortamlarında izin verilir)
- İnternetten herkese açık erişimli olmalıdır
- 10 saniye içinde yanıt vermelidir
- Özel IP adresleri ve dahili ağlar güvenlik nedeniyle engellenmiştir
## Olay Türlerini Yapılandırma
Varsayılan olarak yeni bir webhook **tüm olayları** alır. Hangi olayların teslimat tetikleyeceğini sınırlamak için:
1. Webhook'un oluşturma veya düzenleme diyaloğunu açın
2. **Tüm etkinlikler** anahtarını kapatın
3. Almak istediğiniz olay türlerini işaretleyip kaydedin
Örneğin, yalnızca proje bildirimlerini istiyorsanız, proje olaylarını seçin ve diğerlerini işaretlenmemiş bırakın. Tam liste için [Olay Türleri](/docs/user-guides/webhooks/event-types) sayfasına bakın.
## Özel Başlıklar
YAPL'ın her teslimatla birlikte göndereceği özel HTTP başlıkları ekleyebilirsiniz. Bu şu durumlar için faydalıdır:
- **Kimlik doğrulama** — Alıcı servisiniz için bir `Authorization` başlığı ekleyin
- **Yönlendirme** — Altyapınız içinde teslimatları yönlendirmek için özel başlıklar ekleyin
- **Tanımlama** — YAPL teslimatlarını diğer kaynaklardan ayırt etmek için başlıklar ekleyin
Özel başlık eklemek için:
1. Webhook Oluştur veya Düzenle diyaloğunu açın
2. **Başlık Ekle** düğmesine tıklayın
3. Başlık adı ve değerini girin
4. Gerektiğinde daha fazla başlık ekleyin
## Webhook Düzenleme
1. **Ayarlar > Webhook'lar** sayfasına gidin
2. Listede uç noktayı bulun
3. Menü simgesine tıklayın ve **Düzenle** seçin
4. Değişikliklerinizi yapın
5. **Kaydet** düğmesine tıklayın
Adı, URL'yi, açıklamayı, olay türlerini, özel başlıkları ve aktif durumunu güncelleyebilirsiniz. İmzalama sırrı değiştirilemez — yeni bir sırra ihtiyacınız varsa yeni bir webhook oluşturun.
## Etkinleştirme ve Devre Dışı Bırakma
Webhook'u silmeden teslimatları geçici olarak durdurmak için:
1. Webhook'u düzenleyin
2. **Aktif** anahtarını kapatın
3. Kaydedin
Devre dışı bırakılan webhook'lar listenizde kalır ancak teslimat almaz. Devam ettirmek için anahtarı tekrar açın.
## Webhook Test Etme
Önemli bildirimler için bir webhook'a güvenmeden önce test edin:
1. **Ayarlar > Webhook'lar** sayfasına gidin
2. Uç noktadaki menü simgesine tıklayın
3. **Test** seçin
4. YAPL uç noktanıza bir test yükü gönderir
5. Sonucu kontrol edin — detaylarla birlikte başarı veya başarısızlık
Test teslimatı örnek bir yük kullanır ve [teslimat kayıtlarında](/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs) kaydedilir.
## Webhook Silme
1. **Ayarlar > Webhook'lar** sayfasına gidin
2. Uç noktadaki menü simgesine tıklayın
3. **Sil** seçin
4. Silme işlemini onaylayın
Webhook silme kalıcıdır. O uç noktaya ait tüm teslimat kayıtları da kaldırılır. Webhook'a tekrar ihtiyacınız olabilecekse, silmek yerine devre dışı bırakmayı düşünün.
## Uç Nokta Limitleri
Her çalışma alanı en fazla **10 webhook uç noktasına** sahip olabilir. Bu limit hem aktif hem de devre dışı uç noktaları içerir.
Daha fazla uç noktaya ihtiyacınız varsa, birleştirmeyi düşünün — tüm olayları alan tek bir uç nokta oluşturup kendi servisiniz içinde yönlendirebilirsiniz.
## Yaygın Yapılandırmalar
### Slack Gelen Webhook
1. Slack'te bir [Gelen Webhook](https://api.slack.com/messaging/webhooks) oluşturun
2. Webhook URL'sini kopyalayın
3. Bu URL ile bir YAPL webhook'u oluşturun
4. Slack kanalınıza gönderilmesini istediğiniz olayları seçin
### Discord Webhook
1. Discord'da Kanal Ayarları > Entegrasyonlar > Webhook'lar bölümüne gidin
2. Yeni bir webhook oluşturun ve URL'yi kopyalayın
3. Discord webhook URL'sine `/slack` ekleyin (Discord, Slack uyumlu formatı destekler)
4. Bu URL ile bir YAPL webhook'u oluşturun
### Zapier / Make / n8n
1. **Webhook** tetikleyicisi ile yeni bir Zap, Senaryo veya İş Akışı oluşturun
2. Otomasyon platformunun sağladığı webhook URL'sini kopyalayın
3. Bu URL ile bir YAPL webhook'u oluşturun
4. Gelen olay verilerini kullanarak otomasyonunuzu oluşturun
## Sorun Giderme
### Webhook teslimat almıyor
- Uç noktanın **Aktif** olduğundan emin olun (devre dışı değil)
- URL'nin herkese açık erişimli olduğunu kontrol edin
- Sunucunuzun 10 saniye içinde yanıt verdiğinden emin olun
- Hata detayları için [teslimat kayıtlarını](/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs) inceleyin
### "URL'ye izin verilmiyor" hatası
- YAPL özel IP adreslerini engeller (10.x.x.x, 192.168.x.x, vb.)
- YAPL localhost ve metadata uç noktalarını engeller
- Herkese açık erişimli bir URL kullanın
### Sır kayboldu
- Sırlar oluşturma sırasında yalnızca bir kez gösterilir
- Webhook'u silip yenisini oluşturun
- Alıcı servisinizi yeni sırla güncelleyin
## İlgili Konular
- [Olay Türleri](/docs/user-guides/webhooks/event-types) — Teslimatları tetikleyen olaylar
- [Teslimat Kayıtları](/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs) — Teslimat durumunu izleyin
- [İmza Doğrulama](/docs/user-guides/webhooks/verifying-signatures) — Uç noktanızı güvence altına alın
---
# Teslimat Kayıtları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs)
# Teslimat Kayıtları
Her webhook teslimatı kaydedilir, böylece neyin gönderildiğini, başarıyla teslim edilip edilmediğini izleyebilir ve sorunları giderebilirsiniz.
## Teslimat Kayıtlarını Görüntüleme
1. **Ayarlar > Webhook'lar** sayfasına gidin
2. İncelemek istediğiniz uç noktadaki menü simgesine tıklayın
3. **Teslimatlar** seçin
4. Teslimat geçmişine göz atın (sayfa başına 10 kayıt)
## Teslimat Durumu
Her teslimatın dört durumdan biri vardır:
| Durum | Anlamı |
|-------|--------|
| **Başarılı** | Başarıyla teslim edildi — uç noktanız 2xx yanıt döndürdü |
| **Başarısız** | Tüm yeniden deneme girişimleri tükendi — teslimat başarılı olmadı |
| **Yeniden Deneniyor** | İlk girişim başarısız oldu — YAPL otomatik olarak yeniden deniyor |
| **Beklemede** | Teslimat için sıraya alındı — henüz gönderilmedi |
## Kayıt Detayları
Her teslimat kayıt girdisi şunları gösterir:
| Alan | Açıklama |
|------|----------|
| Olay türü | Teslimatı tetikleyen olay (örn. `project.created.v1`) |
| Durum | Mevcut teslimat durumu |
| Yanıt durumu | Uç noktanızın döndürdüğü HTTP durum kodu |
| Yanıt süresi | Uç noktanızın yanıt vermesinin ne kadar sürdüğü (milisaniye) |
| Deneme numarası | Bu hangi teslimat denemesi (1 = ilk deneme, toplam 6'ya kadar) |
| Zaman damgası | Teslimat denemesinin ne zaman yapıldığı |
| Hata mesajı | Neyin yanlış gittiği hakkında detaylar (başarısız teslimatlar için) |
## Yeniden Deneme Programı
Bir teslimat başarısız olduğunda, YAPL artan gecikmelerle yeniden dener:
| Deneme | Başarısızlıktan sonra gecikme |
|--------|-------------------------------|
| 1. deneme | Anında |
| 1. yeniden deneme | 30 saniye |
| 2. yeniden deneme | 2 dakika |
| 3. yeniden deneme | 10 dakika |
| 4. yeniden deneme | 1 saat |
Bir teslimat aşağıdaki durumlarda başarısız sayılır:
- Uç noktanız 2xx olmayan bir HTTP durum kodu döndürürse (örn. 400, 500)
- Uç noktanız 10 saniye içinde yanıt vermezse
- Bir ağ hatası isteğin uç noktanıza ulaşmasını engellerse
4 yeniden denemeden (toplam 5 deneme) sonra teslimat kalıcı olarak **Başarısız** olarak işaretlenir.
## Başarısız Teslimatları Sorun Giderme
### Zaman aşımı hataları
Uç noktanız **10 saniye** içinde yanıt vermelidir. İşleme daha uzun sürüyorsa:
- Hemen bir 200 yanıtı döndürün
- Webhook verilerini arka planda asenkron olarak işleyin
### 4xx hataları (400, 401, 403, 404)
- **400 Kötü İstek** — Uç noktanız yükü ayrıştıramadı. JSON kabul ettiğinden emin olun.
- **401/403 Yetkisiz** — Uç noktanız kimlik doğrulama gerektiriyorsa, webhook'un özel başlık yapılandırmasına uygun başlığı ekleyin.
- **404 Bulunamadı** — URL yanlış olabilir. Webhook'u düzenleyin ve URL'yi doğrulayın.
### 5xx hataları (500, 502, 503)
- **500 Dahili Sunucu Hatası** — Uç noktanız bir hatayla karşılaştı. Sunucu kayıtlarınızı kontrol edin.
- **502/503 Servis Kullanılamaz** — Sunucunuz kapalı veya aşırı yüklü olabilir. YAPL otomatik olarak yeniden deneyecektir.
### Ağ hataları
- Uç noktanızın herkese açık erişimli olduğuna emin olun
- Güvenlik duvarınızın gelen HTTPS isteklerine izin verdiğini kontrol edin
- Uç noktanızın alan adı için DNS çözümlemesini doğrulayın
## En İyi Uygulamalar
### Düzenli izleme
Sorunları büyümeden önce yakalamak için teslimat kayıtlarını periyodik olarak kontrol edin. Yeniden deneme kalıpları uç noktanızın yük altında zorlandığı anlamına gelebilir.
### Hızlı yanıt verin
Mümkün olan en kısa sürede 200 durum kodu döndürün. Yanıt vermeden önce ağır işleme yapmayın — webhook'u kabul edin, 200 ile yanıt verin, sonra verileri asenkron olarak işleyin.
### Tekrarları yönetin
Nadir durumlarda (ağ sorunları, yeniden denemeler), aynı olayı birden fazla alabilirsiniz. Tekrarları tespit edip yok saymak için olay `id` alanını kullanın.
### Değişikliklerden sonra kontrol edin
Bir webhook URL'sini veya uç noktanızın kodunu düzenledikten sonra, her şeyin hâlâ çalıştığını doğrulamak için **Test** özelliğini kullanın.
## İlgili Konular
- [Webhook Oluşturma](/docs/user-guides/webhooks/creating-webhooks) — Uç noktaları oluşturun ve yapılandırın
- [Olay Türleri](/docs/user-guides/webhooks/event-types) — Teslimatları tetikleyen olaylar
- [İmza Doğrulama](/docs/user-guides/webhooks/verifying-signatures) — Teslimat doğruluğunu doğrulayın
---
# Olay Türleri (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/webhooks/event-types)
# Webhook Olay Türleri
YAPL projeler, ekipler, planlar ve çalışma alanları genelindeki olaylar için webhook bildirimleri gönderebilir. Bu sayfa, her kullanılabilir olay türünü ne zaman tetiklendiğine dair bir açıklama ile listeler.
## Olay Türü Formatı
Olay türleri `alan.eylem.sürüm` kalıbını izler:
```
project.created.v1
│ │ │
│ │ └── Sürüm (gelecek uyumluluk için)
│ └────────── Ne oldu
└────────────────── Hangi alan
```
## Proje Olayları
Projeler oluşturulduğunda, güncellendiğinde, arşivlendiğinde, geri yüklendiğinde veya silindiğinde tetiklenir.
| Olay Türü | Açıklama |
|------------|----------|
| `project.created.v1` | Yeni bir proje oluşturuldu |
| `project.updated.v1` | Bir projenin detayları değiştirildi (ad, açıklama, tarihler, bütçe) |
| `project.deleted.v1` | Bir proje kalıcı olarak silindi |
| `project.archived.v1` | Bir proje arşive taşındı |
| `project.restored.v1` | Arşivlenmiş bir proje aktif duruma geri yüklendi |
## Ekip Olayları
Ekipler veya ekip üyeliği değiştiğinde tetiklenir.
| Olay Türü | Açıklama |
|------------|----------|
| `team.created.v1` | Yeni bir ekip oluşturuldu |
| `team.updated.v1` | Bir ekibin detayları değiştirildi (ad, açıklama) |
| `team.deleted.v1` | Bir ekip silindi |
| `team.member-added.v1` | Bir ekibe üye eklendi |
| `team.member-removed.v1` | Bir ekipten üye çıkarıldı |
| `team.member-role-changed.v1` | Bir ekip üyesinin rolü değiştirildi (örn. Üye'den Lider'e) |
## Plan Olayları
Planlar (projeler içindeki zamanlama dokümanları) değiştirildiğinde tetiklenir.
| Olay Türü | Açıklama |
|------------|----------|
| `plan.created.v1` | Yeni bir plan oluşturuldu |
| `plan.published.v1` | Bir plan yayınlandı (ekibe görünür hale getirildi) |
| `plan.archived.v1` | Bir plan arşivlendi |
| `plan.restored.v1` | Arşivlenmiş bir plan geri yüklendi |
| `plan.deleted.v1` | Bir plan kalıcı olarak silindi |
## Görev Olayları
Yayınlanmış bir plandaki görev değiştiğinde tetiklenir. Bir planı yayınlamak, tüm değişiklikleri listeleyen tek bir `plan.published.v1` gönderir; o yayının görev bazındaki olayları ayrıca gönderilmez.
| Olay Türü | Açıklama |
|------------|----------|
| `plan.task.updated.v1` | Bir görevin detayları değiştirildi |
| `plan.task.status.changed.v1` | Bir görevin durumu değişti (örn. Başlamadı'dan Devam Ediyor'a) |
| `plan.task.assigned.v1` | Bir göreve kişi atandı |
| `plan.task.unassigned.v1` | Bir görevden kişi ataması kaldırıldı |
## Çalışma Alanı Olayları
Çalışma alanının sahipleri değiştiğinde tetiklenir.
| Olay Türü | Açıklama |
|------------|----------|
| `workspace.owner-added.v1` | Biri çalışma alanı sahipliği davetini kabul etti. Yük, kişinin e-posta adresini içerir. |
## Olay Yükü Örnekleri
### Proje Oluşturuldu
```json
{
"id": "evt_abc123",
"type": "project.created.v1",
"timestamp": "2026-03-25T10:30:00.000Z",
"workspaceId": "ws_xyz789",
"data": {
"projectId": "proj_456",
"projectName": "Ofis Renovasyonu",
"status": "planning",
"teamId": "team_321",
"teamName": "Operasyon",
"actorName": "Ahmet Yılmaz"
}
}
```
### Ekibe Üye Eklendi
```json
{
"id": "evt_def456",
"type": "team.member-added.v1",
"timestamp": "2026-03-25T11:00:00.000Z",
"workspaceId": "ws_xyz789",
"data": {
"teamId": "team_321",
"teamName": "Mühendislik",
"memberId": "user_890",
"memberName": "Ayşe Demir",
"role": "member",
"actorName": "Ahmet Yılmaz"
}
}
```
### Görev Güncellendi
```json
{
"id": "evt_ghi789",
"type": "plan.task.updated.v1",
"timestamp": "2026-03-25T14:15:00.000Z",
"workspaceId": "ws_xyz789",
"data": {
"planId": "plan_555",
"planName": "Q2 Programı",
"taskId": "task_777",
"taskName": "Temel Çalışması",
"actorName": "Ayşe Demir"
}
}
```
## Olayları Filtreleme
Bir webhook uç noktası oluştururken veya düzenlerken hangi olayları alacağını seçin:
- **Tüm etkinlikler** (varsayılan) — Uç nokta bu sayfadaki her olayı alır, ileride eklenecek olay türleri dahil
- **Belirli olaylar** — **Tüm etkinlikler** anahtarını kapatın ve entegrasyonunuzun ihtiyaç duyduğu olayları işaretleyin
Örneğin, proje güncellemeleri için bir Slack kanalı yalnızca `project.created.v1`, `project.archived.v1` ve `plan.published.v1` olaylarına abone olabilir.
## Veri Hassasiyeti
YAPL, teslimat öncesinde webhook yüklerinden hassas alanları otomatik olarak çıkarır. Aşağıdaki alanlar asla dahil edilmez:
- Şifreler ve şifre hash'leri
- Erişim tokenları ve yenileme tokenları
- API anahtarları ve sırlar
- Oturum tanımlayıcıları
- IP adresleri ve kullanıcı ajanları
Adlar ve kullanıcı kimlikleri yüke dahildir. `workspace.owner-added.v1` ayrıca yeni sahibin e-posta adresini taşır.
## İlgili Konular
- [Webhook Oluşturma](/docs/user-guides/webhooks/creating-webhooks) — Uç noktaları oluşturun
- [Teslimat Kayıtları](/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs) — Teslimat durumunu izleyin
- [İmza Doğrulama](/docs/user-guides/webhooks/verifying-signatures) — Uç noktanızı güvence altına alın
---
# Webhook'lar (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/webhooks)
# Webhook'lar
Webhook'lar, çalışma alanınızda bir şey değiştiğinde YAPL'ın harici servislere anlık bildirim göndermesini sağlar. Bir proje oluşturulduğunda, bir görev güncellendiğinde veya bir ekip üyesi eklendiğinde, YAPL Slack, Discord, Zapier, Make, n8n veya kendi özel servisleriniz gibi araçları anında bilgilendirebilir.
## Webhook'lar Nasıl Çalışır
Çalışma alanınızda bir olay gerçekleştiğinde YAPL:
1. Hangi webhook uç noktalarının o olay türü için yapılandırıldığını kontrol eder
2. Olay detaylarını içeren bir JSON yükü oluşturur
3. Eşleşen her uç noktaya bir HTTP POST isteği gönderir
4. Teslimat sonucunu (başarılı veya başarısız) kaydeder
5. Başarısız teslimatları otomatik olarak yeniden dener
## Webhook'larla Neler Yapabilirsiniz
- **Slack/Discord bildirimleri** — Proje durumu değiştiğinde ekip kanalınızda mesaj alın
- **Otomasyon platformları** — YAPL olaylarından Zapier, Make veya n8n iş akışları tetikleyin
- **Özel panolar** — Proje güncellemelerini dahili araçlarınıza aktarın
- **Denetim kayıtları** — Olay verilerini harici kayıt servislerine gönderin
- **E-posta uyarıları** — SendGrid veya Mailgun gibi servisler üzerinden e-posta bildirimleri tetikleyin
## Kullanılabilirlik
Webhook'lar **Professional** ve **Deneme** planlarında kullanılabilir. Her çalışma alanı en fazla **10 webhook uç noktasına** sahip olabilir.
| Plan | Webhook'lar |
|------|-------------|
| Deneme | 10 uç noktaya kadar |
| Basic | Kullanılamaz |
| Professional | 10 uç noktaya kadar |
Basic planındaysanız, mevcut webhook'ları görüntüleyebilir ve silebilirsiniz ancak yeni oluşturamaz veya mevcutları düzenleyemezsiniz. Webhook'ları etkinleştirmek için [planınızı yükseltin](/docs/user-guides/billing/upgrading-plan).
## Bu Bölümde
### Kurulum
- **[Webhook Oluşturma](/docs/user-guides/webhooks/creating-webhooks)** — Webhook uç noktaları oluşturun ve yapılandırın
### Referans
- **[Olay Türleri](/docs/user-guides/webhooks/event-types)** — Webhook teslimatlarını tetikleyebilecek tüm olaylar
### İzleme
- **[Teslimat Kayıtları](/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs)** — Teslimat durumunu takip edin ve sorunları giderin
### Güvenlik
- **[İmza Doğrulama](/docs/user-guides/webhooks/verifying-signatures)** — Teslimatların YAPL'dan geldiğini doğrulayın
## Hızlı Referans
| Görev | Konum |
|-------|-------|
| Webhook oluştur | Ayarlar > Webhook'lar > Webhook Oluştur |
| Webhook düzenle | Ayarlar > Webhook'lar > [Uç Nokta] > Düzenle |
| Webhook sil | Ayarlar > Webhook'lar > [Uç Nokta] > Sil |
| Webhook test et | Ayarlar > Webhook'lar > [Uç Nokta] > Test |
| Teslimat kayıtlarını gör | Ayarlar > Webhook'lar > [Uç Nokta] > Teslimatlar |
## Webhook Yükü Formatı
Her webhook teslimatı şu yapıda bir JSON yükü gönderir:
```json
{
"id": "evt_abc123",
"type": "project.created.v1",
"timestamp": "2026-03-25T10:30:00.000Z",
"workspaceId": "ws_xyz789",
"data": {
"projectId": "proj_456",
"projectName": "Ofis Renovasyonu",
"status": "planning"
}
}
```
| Alan | Açıklama |
|------|----------|
| `id` | Benzersiz olay tanımlayıcısı |
| `type` | Olay türü (bkz. [Olay Türleri](/docs/user-guides/webhooks/event-types)) |
| `timestamp` | Olayın gerçekleştiği zaman (ISO 8601) |
| `workspaceId` | Çalışma alanı tanımlayıcınız |
| `data` | Olaya özgü detaylar |
## Güvenlik
Her teslimat, `X-YAPL-Signature-256` başlığında bir HMAC-SHA256 imzası içerir. Alıcı servisiniz, isteğin YAPL'dan geldiğini doğrulamak için bu imzayı kontrol etmelidir. Uygulama detayları için [İmza Doğrulama](/docs/user-guides/webhooks/verifying-signatures) sayfasına bakın.
Hassas bilgiler (şifreler, tokenlar, API anahtarları) teslimat öncesinde yüklerden otomatik olarak çıkarılır.
## Yeniden Deneme Politikası
Bir teslimat başarısız olursa (ağ hatası veya 2xx olmayan yanıt), YAPL otomatik olarak yeniden dener:
| Deneme | Gecikme |
|--------|---------|
| 1. yeniden deneme | 30 saniye |
| 2. yeniden deneme | 2 dakika |
| 3. yeniden deneme | 10 dakika |
| 4. yeniden deneme | 1 saat |
| 5. yeniden deneme | 6 saat |
5 başarısız denemeden sonra teslimat başarısız olarak işaretlenir. Tüm teslimat denemelerini [Teslimat Kayıtları](/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs)'nda görüntüleyebilirsiniz.
## İlgili Konular
- [Abonelik Planları](/docs/user-guides/billing/subscription-plans) — Plan karşılaştırması ve özellik kullanılabilirliği
- [Plan Yükseltme](/docs/user-guides/billing/upgrading-plan) — Yükselterek webhook'ları etkinleştirin
- [Çalışma Alanı Ayarları](/docs/user-guides/workspaces/workspace-settings) — Diğer çalışma alanı yapılandırması
---
# İmza Doğrulama (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/webhooks/verifying-signatures)
# Webhook İmzalarını Doğrulama
YAPL'dan gelen her webhook teslimatı, alıcı servisinizin isteğin gerçek olduğunu ve değiştirilmediğini doğrulayabilmesi için bir kriptografik imza içerir. Bu, saldırganların uç noktanıza sahte webhook yükleri göndermesini önler.
## Nasıl Çalışır
1. Bir webhook oluşturduğunuzda YAPL benzersiz bir **imzalama sırrı** üretir
2. Her teslimat için YAPL, sırrınızı ve yükü kullanarak bir HMAC-SHA256 imzası hesaplar
3. İmza, `X-YAPL-Signature-256` istek başlığına eklenir
4. Servisiniz aynı sırrı kullanarak imzayı yeniden hesaplar ve karşılaştırır
İmzalar eşleşirse teslimat gerçektir.
## Teslimat Başlıkları
Her webhook teslimatı şu başlıkları içerir:
| Başlık | Açıklama | Örnek |
|--------|----------|-------|
| `X-YAPL-Signature-256` | HMAC-SHA256 imzası | `sha256=a1b2c3d4...` |
| `X-YAPL-Event` | Olay türü | `project.created.v1` |
| `X-YAPL-Delivery-ID` | Benzersiz teslimat tanımlayıcısı | `del_abc123` |
| `X-YAPL-Timestamp` | İmzanın oluşturulduğu zaman (ISO 8601) | `2026-03-25T10:30:00.000Z` |
## İmza Hesaplama
İmza, zaman damgası ile ham JSON gövdesinin birleşmesi üzerinden hesaplanır:
```
imzalanabilir_yük = zaman_damgası + "." + ham_json_gövde
imza = "sha256=" + HMAC-SHA256(sır, imzalanabilir_yük)
```
Zaman damgası, tekrar saldırılarını önlemek için dahil edilmiştir — bir saldırgan geçerli bir teslimatı yakalasa bile, zaman damgası farklı olacağı için yeniden kullanamaz.
## Doğrulama Örnekleri
### Node.js
```javascript
const crypto = require('crypto');
function verifyWebhook(secret, signature, timestamp, body) {
const signablePayload = `${timestamp}.${body}`;
const hmac = crypto.createHmac('sha256', secret);
hmac.update(signablePayload, 'utf8');
const expected = `sha256=${hmac.digest('hex')}`;
// Zamanlama saldırılarını önlemek için sabit zamanlı karşılaştırma kullanın
if (signature.length !== expected.length) return false;
return crypto.timingSafeEqual(
Buffer.from(signature),
Buffer.from(expected)
);
}
// Uç nokta işleyicinizde:
app.post('/webhook', (req, res) => {
const signature = req.headers['x-yapl-signature-256'];
const timestamp = req.headers['x-yapl-timestamp'];
const body = req.rawBody; // Ham istek gövdesi (string olarak)
if (!verifyWebhook(SIZIN_SIRRINIZ, signature, timestamp, body)) {
return res.status(401).send('Geçersiz imza');
}
// Webhook'u işleyin
const event = JSON.parse(body);
console.log(`${event.type} alındı:`, event.data);
res.status(200).send('OK');
});
```
### Python
```python
import hmac
import hashlib
def verify_webhook(secret, signature, timestamp, body):
signable_payload = f"{timestamp}.{body}"
expected = "sha256=" + hmac.new(
secret.encode('utf-8'),
signable_payload.encode('utf-8'),
hashlib.sha256
).hexdigest()
return hmac.compare_digest(signature, expected)
# Uç nokta işleyicinizde (Flask örneği):
@app.route('/webhook', methods=['POST'])
def handle_webhook():
signature = request.headers.get('X-YAPL-Signature-256')
timestamp = request.headers.get('X-YAPL-Timestamp')
body = request.get_data(as_text=True)
if not verify_webhook(SIZIN_SIRRINIZ, signature, timestamp, body):
return 'Geçersiz imza', 401
event = request.get_json()
print(f"{event['type']} alındı: {event['data']}")
return 'OK', 200
```
### Go
```go
package main
import (
"crypto/hmac"
"crypto/sha256"
"encoding/hex"
"fmt"
"io"
"net/http"
)
func verifyWebhook(secret, signature, timestamp, body string) bool {
signablePayload := fmt.Sprintf("%s.%s", timestamp, body)
mac := hmac.New(sha256.New, []byte(secret))
mac.Write([]byte(signablePayload))
expected := "sha256=" + hex.EncodeToString(mac.Sum(nil))
return hmac.Equal([]byte(signature), []byte(expected))
}
func webhookHandler(w http.ResponseWriter, r *http.Request) {
signature := r.Header.Get("X-YAPL-Signature-256")
timestamp := r.Header.Get("X-YAPL-Timestamp")
body, _ := io.ReadAll(r.Body)
if !verifyWebhook(sizinSirriniz, signature, timestamp, string(body)) {
http.Error(w, "Geçersiz imza", http.StatusUnauthorized)
return
}
// Webhook'u işleyin
w.WriteHeader(http.StatusOK)
w.Write([]byte("OK"))
}
```
## Güvenlik Önerileri
### Her zaman imzaları doğrulayın
Test için bile imza doğrulamasını atlamayın. Doğrulanmamış uç noktalar sahte isteklere karşı savunmasızdır.
### Sabit zamanlı karşılaştırma kullanın
Zamanlama saldırılarını önlemek için her zaman sabit zamanlı karşılaştırma fonksiyonları kullanın (Node.js'de `crypto.timingSafeEqual` veya Python'da `hmac.compare_digest` gibi).
### Zaman damgasını kontrol edin
Tekrar saldırılarını önlemek için `X-YAPL-Timestamp` başlığının güncel olduğunu doğrulayın (örn. son 5 dakika içinde):
```javascript
const deliveryTime = new Date(timestamp).getTime();
const now = Date.now();
const fiveMinutes = 5 * 60 * 1000;
if (Math.abs(now - deliveryTime) > fiveMinutes) {
return res.status(401).send('Teslimat çok eski');
}
```
### Sırları güvenli şekilde saklayın
- Sırları asla kaynak koduna yazmayın
- Ortam değişkenleri veya sır yöneticisi kullanın
- İhlal şüpheniz varsa yeni bir webhook oluşturarak sırrı yenileyin
### HTTPS kullanın
Alıcı uç noktanız, webhook yükünü aktarım sırasında korumak için her zaman HTTPS kullanmalıdır. YAPL, üretim webhook URL'leri için HTTPS gerektirir.
## İlgili Konular
- [Webhook Oluşturma](/docs/user-guides/webhooks/creating-webhooks) — Uç noktaları oluşturun ve imzalama sırrınızı alın
- [Olay Türleri](/docs/user-guides/webhooks/event-types) — Teslimatları tetikleyen olaylar
- [Teslimat Kayıtları](/docs/user-guides/webhooks/delivery-logs) — Teslimat durumunu izleyin
---
# Fatura Bilgileri (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/workspaces/billing-information)
# Fatura Bilgileri
Çalışma alanınızın fatura ayrıntılarını, ödeme yöntemlerini ve abonelik bilgilerini yönetin. Faturalandırma ayarlarına kenar çubuğundaki **Ayarlar > Abonelik** yolundan erişin.
## Fatura Bilgilerine Erişim
1. Kenar çubuğunda **Ayarlar**'a gidin
2. **Abonelik** sekmesini seçin
3. Mevcut abonelik durumunuzu ve fatura ayrıntılarınızı görüntüleyin
## Mevcut Abonelik Genel Görünümü
Abonelik sayfası şunları görüntüler:
| Bilgi | Açıklama |
|-------|----------|
| Mevcut Plan | Abonelik katmanınız (Deneme, Temel, Profesyonel) |
| Durum | Aktif, Deneme, İptal Edildi, Vadesi Geçmiş |
| Yenileme Tarihi | Aboneliğinizin yenilenme zamanı |
| Koltuklar | Dahil ve ek koltuklar |
| Ödeme Yöntemi | Kayıtlı kart |
## Abonelik Katmanları
### Deneme (14 Gün Ücretsiz)
- Tam Profesyonel özellikler
- Ekip işbirliği için 10 koltuk
- Ödeme gerekmez
- 14 gün sonra otomatik sona erer
### Temel (₺1.500/ay)
- 3 sabit koltuk
- 5 aktif projeye kadar
- Proje başına 2 plan
- Plan başına 200 görev
- Temel özellikler
### Profesyonel (₺6.900/ay)
- 10 dahil koltuk
- Ek koltuklar ₺600/koltuk/ay
- Sınırsız proje
- Plan başına 500 görev
- Maliyet takibi ve Gantt düzenleme dahil tam özellikler
## Ödeme Yöntemleri
### Ödeme Yöntemi Ekleme
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. **Ödeme Yöntemi Ekle** veya **Ödeme Güncelle**'ye tıklayın
3. Güvenli ödeme sayfasında kart bilgilerini girin
4. **Kaydet**'e tıklayın
YAPL şunları kabul eder:
- Visa
- Mastercard
- American Express
- Discover
Ödeme işlemleri LemonSqueezy tarafından güvenli bir şekilde işlenir. YAPL tam kart numaranızı asla saklamaz.
### Ödeme Yöntemini Güncelleme
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. **Ödeme Yöntemi** bölümünü bulun
3. **Ödeme Yöntemini Güncelle**'ye tıklayın
4. Yeni kart bilgilerini girin
5. Değişikliği onaylayın
### Ödeme Yöntemi Görünümü
Kayıtlı kartınız şunları gösterir:
- Kart markası (Visa, Mastercard, vb.)
- Son 4 hane
- Son kullanma göstergesi
## Koltukları Yönetme
### Koltukları Anlama
Koltuklar, çalışma alanınıza erişebilecek kullanıcı sayısını temsil eder:
| Katman | Dahil Koltuklar | Ek Koltuklar |
|--------|-----------------|--------------|
| Deneme | 10 koltuk | Deneme süresinde yok |
| Temel | 3 (sabit) | Mevcut değil |
| Profesyonel | 10 dahil | ₺600/koltuk/ay |
### Koltuk Ekleme (Sadece Profesyonel)
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. **Koltuk Yönetimi** bölümünü bulun
3. **Koltuk Ekle**'ye tıklayın
4. Ek koltuk sayısını girin
5. Satın almayı onaylayın
Ek koltuklar:
- Aylık ₺600/koltuk olarak faturalandırılır
- Sonraki faturanıza eklenir
- Anında kullanılabilir
### Koltuk Tahsisi
Mevcut koltuk kullanımını görüntüleyin:
- **Dahil Koltuklar**: Planınızın parçası
- **Ek Koltuklar**: Satın alınan ekstra koltuklar
- **Toplam Koltuk**: İzin verilen maksimum üye
- **Kullanılan Koltuklar**: Şu anda kullanılan koltuklar
Koltukları mevcut kullanılan sayının altına düşüremezsiniz. Gerekirse önce üyeleri kaldırın.
## Faturalar ve Fatura Geçmişi
### Faturaları Görüntüleme
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. **Ödeme Geçmişi** bölümüne inin
3. Geçmiş faturaların listesini görüntüleyin
Her fatura şunları gösterir:
- Fatura tarihi
- Tutar
- Durum (Ödendi, Beklemede, Başarısız)
- İndirme bağlantısı
### Fatura İçerikleri
Faturalar şunları içerir:
- Şirket bilgileri (Organizasyon Profilinden)
- Abonelik dönemi
- Plan ayrıntıları
- Koltuk sayısı
- Vergi bilgileri
- Ödeme tutarı
### Faturaları İndirme
1. Ödeme Geçmişinde faturayı bulun
2. İndirme simgesine tıklayın
3. Fatura PDF olarak indirilir
## Abonelik Durumu
Aboneliğiniz şu durumlarda olabilir:
| Durum | Açıklama | Gerekli İşlem |
|-------|----------|---------------|
| **Aktif** | Normal çalışma | Yok |
| **Deneme** | Ücretsiz deneme süresi | Sona ermeden önce yükseltin |
| **İptal Edildi** | İptal talep edildi | Dönem sonuna kadar erişim |
| **Vadesi Geçmiş** | Ödeme başarısız | Ödeme yöntemini güncelleyin |
| **Süresi Dolmuş** | Deneme veya abonelik sona erdi | Yeniden abone olun |
## Plan Değiştirme
### Yükseltme
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. **Plan Değiştir**'e tıklayın
3. Daha yüksek bir katman seçin
4. Ödemeyi tamamlayın
5. Yeni özellikler anında kullanılabilir
### Düşürme
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. **Plan Değiştir**'e tıklayın
3. Daha düşük bir katman seçin
4. Mevcut kullanım üzerindeki etkiyi inceleyin
5. Düşürmeyi onaylayın
Düşürme, yeni katmanın limitlerini aşarsanız mevcut verilerinizi etkileyebilir.
### Düşürme Kısıtlamaları
Şu durumlarda düşüremezsiniz:
- Üye sayısı yeni katman limitini aşıyorsa
- Proje sayısı yeni katman limitini aşıyorsa
- Aktif verili özelliklere erişimi kaybedecekseniz
## Aboneliği İptal Etme
### Nasıl İptal Edilir
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. **Aboneliği İptal Et**'e tıklayın
3. Kaybedeceğiniz şeyleri inceleyin
4. İptali onaylayın
### İptal Sonrası
- Mevcut dönem sonuna kadar erişim devam eder
- Veriler 90 gün korunur
- İstediğiniz zaman yeniden etkinleştirebilirsiniz
- Kısmi dönemler için iade yapılmaz
### Yeniden Etkinleştirme
1. **Ayarlar > Abonelik**'e gidin
2. **Aboneliği Yeniden Etkinleştir**'e tıklayın
3. Bir plan seçin
4. Ödemeyi tamamlayın
5. Erişim anında geri yüklenir
## Fatura Adresi
Fatura adresiniz şunlar için kullanılır:
- Fatura oluşturma
- Vergi hesaplama
- Ödeme doğrulama
Fatura adresini **Ayarlar > Organizasyon > Şirket Ayarları**'ndan güncelleyin.
## Vergi Bilgileri
YAPL vergileri şunlara göre hesaplar:
- Fatura ülkeniz
- Vergi numaranız (sağlanmışsa)
- Yerel vergi düzenlemeleri
### Vergi Numarası
Şunlar için Organizasyon Profilinde vergi numaranızı (KDV numarası, VKN, vb.) sağlayın:
- Uygun faturalar alma
- Geçerli olduğunda vergi muafiyetleri
- Yerel düzenlemelere uyum
## Ödeme Sorunları
### Başarısız Ödeme
Ödeme başarısız olursa:
1. E-posta bildirimi alırsınız
2. Abonelik "Vadesi Geçmiş" durumuna girer
3. Ek süre içinde ödeme yöntemini güncelleyin
4. Ek süre boyunca hizmet devam eder
### Ek Süre
- Başarısız ödemeler için 7 gün
- Ek süre boyunca tam erişim
- Hizmet kesintisini önlemek için ödemeyi güncelleyin
### Reddedilen Kartlar
Yaygın ret nedenleri:
- Yetersiz bakiye
- Süresi dolmuş kart
- Banka güvenlik bloğu
- Yanlış bilgiler
Deneyin:
1. Farklı bir kart kullanın
2. Bankanızla iletişime geçin
3. Kart bilgilerini doğrulayın
## Faturalandırmayı Kimler Yönetebilir
Sadece çalışma alanı **sahipleri** şunları yapabilir:
- Fatura bilgilerini görüntüleme
- Ödeme yöntemlerini güncelleme
- Abonelik planlarını değiştirme
- Koltuk ekleme
- Aboneliği iptal etme
Ekip üyeleri fatura bilgilerine erişemez.
## Sorun Giderme
### Faturalandırmaya Erişilemiyor
- Sahip rolünüz olduğunu doğrulayın
- Çalışma alanının deneme süresinde olmadığını kontrol edin
- Sayfayı yenilemeyi deneyin
### Ödeme İşlenmiyor
- Kart bilgilerinin doğru olduğunu kontrol edin
- Kartın süresinin dolmadığını doğrulayın
- Bloklar için bankanızla iletişime geçin
- Farklı bir kart deneyin
### Fatura Alınmadı
- Spam klasörünü kontrol edin
- Fatura e-posta adresini doğrulayın
- Ödeme Geçmişinden indirin
## İlgili Konular
- [Çalışma Alanı Kurulumu](/tr/docs/getting-started/workspace-setup) - İlk yapılandırma
- [Organizasyon Profili](/tr/docs/user-guides/workspaces/organization-profile) - Şirket bilgileri
- [Sahipleri Yönetme](/tr/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Yönetici erişimi
---
# Çalışma Alanı Oluşturma (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/workspaces/creating-workspaces)
# Çalışma Alanı Oluşturma
Bu rehber, YAPL'de çalışma alanı oluşturmayı kapsar. Çoğu kullanıcı çalışma alanını kayıt işlemi sırasında oluşturur, ancak ayrı kuruluşlar veya projeler için ek çalışma alanları oluşturabilirsiniz.
## Ne Zaman Yeni Çalışma Alanı Oluşturmalı
Şu durumlarda yeni bir çalışma alanı oluşturun:
- **Ayrı Kuruluşlar** - Farklı şirketler veya iş birimleri
- **İzole Projeler** - Proje verilerinin tam ayrımı
- **Farklı Ekipler** - Örtüşmeyen ekip yapıları
- **Ayrı Faturalandırma** - Bağımsız abonelik yönetimi
Deneme süreniz boyunca ek çalışma alanı oluşturamazsınız. Önce ücretli bir plana yükseltin.
## İlk Çalışma Alanınızı Oluşturma
İlk çalışma alanınız kayıt sırasında oluşturulur:
### Adım 1: Kaydı Tamamlayın
E-postanızı doğruladıktan sonra, başlangıç kurulumuna yönlendirileceksiniz.
### Adım 2: Çalışma Alanı Bilgileri
Gerekli bilgileri girin:
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Çalışma Alanı Adı | Kuruluşunuzun adı | 1-100 karakter |
| Şirket Adı | Resmi işletme adı | Zorunlu |
| Açıklama | Kısa çalışma alanı özeti | İsteğe bağlı |
| Sektör Türü | İş sektörünüz | Listeden seçin |
### Adım 3: Şirket Bilgileri (İsteğe Bağlı)
Kuruluş türünü seçin:
**Bireysel Hesap:**
- Ad Soyad
- Vergi No / T.C. Kimlik No
- Fatura Adresi
**Kurumsal Hesap:**
- Şirket Adı
- Vergi No
- Vergi Dairesi
- Yasal Adres
- Fatura Adresi
### Adım 4: Kurulumu Tamamla
Çalışma alanınızı oluşturmak için **Kurulumu Tamamla**'ya tıklayın. Kontrol panelinize yönlendirileceksiniz.
## Ek Çalışma Alanı Oluşturma
Ek çalışma alanı oluşturmak aktif ücretli abonelik gerektirir. Deneme kullanıcıları önce yükseltme yapmalıdır.
### Çalışma Alanı Değiştirici'den
1. Kenar çubuğunda (sol üst) çalışma alanı adınıza tıklayın
2. Açılır menünün altındaki **Yeni Çalışma Alanı Oluştur**'a tıklayın
3. Oluşturma sihirbazını takip edin
### Ayarlar'dan
1. **Ayarlar**'a gidin
2. **Organizasyon**'u seçin
3. Çalışma alanı seçiciyi bulun
4. **Yeni Çalışma Alanı Oluştur**'a tıklayın
## Çalışma Alanı Oluşturma Formu
Çalışma alanı oluştururken şunları yapılandıracaksınız:
### Temel Bilgiler
| Alan | Açıklama | Varsayılan |
|------|----------|------------|
| Çalışma Alanı Adı | Görünen ad | Zorunlu |
| Çalışma Alanı URL'si | Benzersiz tanımlayıcı | İsimden otomatik oluşturulur |
| Açıklama | Amaç ve kapsam | İsteğe bağlı |
| Sektör Türü | İş kategorisi | Seçilmedi |
### Bölgesel Ayarlar
| Ayar | Seçenekler | Varsayılan |
|------|------------|------------|
| Varsayılan Dil | İngilizce, Türkçe | Hesap dili |
| Varsayılan Para Birimi | Herhangi bir ISO 4217 kodu | USD |
| Tarih Formatı | Çeşitli formatlar | Yerel varsayılan |
| Mali Yıl Başlangıcı | Herhangi bir ay | Ocak |
### Proje Numaralandırma
Proje kodlarının nasıl otomatik oluşturulacağını yapılandırın:
| Seçenek | Açıklama | Örnek |
|---------|----------|-------|
| Önek | 3-4 harf/rakam kodu | PROJ, ACME |
| Yıl Formatı | 2 haneli veya 4 haneli | 25 veya 2025 |
| Sıra Uzunluğu | 3, 4 veya 5 hane | 001, 0001, 00001 |
Örnek: `PROJ-25-001` veya `ACME-2025-0001`
## Çalışma Alanı URL'si (Slug)
Çalışma alanı URL'si (slug):
- **Otomatik oluşturulur** çalışma alanı adından
- **Benzersizdir** tüm YAPL çalışma alanları arasında
- **Küçük harflidir** ve boşluklar tire ile değiştirilir
- **3-50 karakter** uzunluğundadır
Oluşturma sırasında slug'ı özelleştirebilir veya daha sonra çalışma alanı ayarlarında değiştirebilirsiniz. URL'yi değiştirmenin mevcut doğrudan bağlantıları ve entegrasyonları etkileyeceğini unutmayın.
## Oluşturulduktan Sonra
Oluşturulduktan sonra, yeni çalışma alanınız:
1. **Deneme ile başlar** (ilk çalışma alanıysa) veya aboneliğinizi devralır
2. **Başlangıçta tek sahibi sizsiniz**
3. **Hiç ekip içermez** (sistem Çalışma Alanı Sahipleri ekibi hariç)
4. **Hiç proje yoktur** siz oluşturana kadar
## İlk Yapılandırma Kontrol Listesi
Çalışma alanı oluşturduktan sonra:
- [ ] Şirket bilgilerini ekleyin
- [ ] Bölgesel ayarları yapılandırın
- [ ] Proje numaralandırmasını ayarlayın
- [ ] Ekipler oluşturun
- [ ] Ekip üyelerini davet edin
- [ ] İlk projeyi oluşturun
## Çalışma Alanı Limitleri
Abonelik katmanları çalışma alanı yeteneklerini sınırlar:
| Yetenek | Deneme | Temel | Profesyonel |
|---------|--------|-------|-------------|
| Oluşturabilir | Sadece ilk | Evet | Evet |
| Üyeler | 10 | 3 | 10+ |
| Projeler | 1 | 5 | Sınırsız |
| Planlar | 1 | 10 | Sınırsız |
| Özellikler | Temel (içe/dışa aktarma yok) | Sınırlı | Tam |
## Sorun Giderme
### Çalışma Alanı Oluşturulamıyor
**"Deneme süresinde ek çalışma alanı oluşturulamaz"**
- Önce Temel veya Profesyonel plana yükseltin
**"Geçersiz çalışma alanı adı"**
- Adın 1-100 karakter olduğundan emin olun
- Özel karakterleri kaldırın
**"Çalışma alanı URL'si zaten alınmış"**
- Farklı bir ad seçin veya slug'ı değiştirin
- Rakamlar veya şirket baş harflerinizi ekleyin
### Eksik Seçenekler
Çalışma alanı oluştur seçeneğini görmüyorsanız:
- Aktif ücretli aboneliğiniz olduğunu doğrulayın
- Hesap izinlerinizi kontrol edin
- Sorunlar devam ederse destek ile iletişime geçin
## İlgili Konular
- [Çalışma Alanı Kurulumu](/tr/docs/getting-started/workspace-setup) - İlk yapılandırma rehberi
- [Çalışma Alanı Ayarları](/tr/docs/user-guides/workspaces/workspace-settings) - Çalışma alanınızı yapılandırın
- [Sahipleri Yönetme](/tr/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Ortak sahip ekleyin
---
# Çalışma Alanları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/workspaces)
# Çalışma Alanı Yönetimi
Çalışma alanı, kuruluşunuzun YAPL'deki izole ortamıdır. Tüm projelerinizi, ekiplerinizi, kaynaklarınızı ve verilerinizi içerir. Her çalışma alanı kendi aboneliği, üye limitleri ve ayarlarıyla bağımsız olarak çalışır.
## Çalışma Alanlarını Anlama
Çalışma alanları şunları sağlar:
- **Veri İzolasyonu** - Tüm veriler çalışma alanınız içinde tutulur
- **Ekip Organizasyonu** - Üyeler rollere göre ekiplerde gruplandırılır
- **Proje Yönetimi** - Projeler ekiplere atanır
- **Abonelik Yönetimi** - Faturalandırma ve koltuk tahsisi
- **Güvenlik** - Satır düzeyinde güvenlik veri gizliliğini sağlar
## Çalışma Alanı Mimarisi
```
Çalışma Alanı
├── Sahipler (1-5 yönetici kullanıcı)
├── Ekipler (üyeleri organize eder)
│ ├── Üyeler (rollere sahip: Lider, Üye, İzleyici)
│ └── Öğeler (atanan projeler/planlar)
├── Projeler (ekiplere atanır)
│ └── Planlar (görevli takvimler)
├── Kaynaklar (ekipman, malzemeler)
└── Ayarlar (organizasyon, faturalandırma)
```
## Bu Bölümde
### Başlarken
- **[Çalışma Alanı Oluşturma](/tr/docs/user-guides/workspaces/creating-workspaces)** - Kuruluşunuz için yeni çalışma alanları oluşturun
### Yapılandırma
- **[Çalışma Alanı Ayarları](/tr/docs/user-guides/workspaces/workspace-settings)** - Temel çalışma alanı özelliklerini yapılandırın
- **[Organizasyon Profili](/tr/docs/user-guides/workspaces/organization-profile)** - Şirket bilgilerini ve bölgesel tercihleri ayarlayın
### Erişim Yönetimi
- **[Sahipleri Yönetme](/tr/docs/user-guides/workspaces/managing-owners)** - Çalışma alanı sahipliğini ekleyin, kaldırın ve devredin
### Faturalandırma
- **[Fatura Bilgileri](/tr/docs/user-guides/workspaces/billing-information)** - Ödeme ayrıntılarını yapılandırın ve faturaları görüntüleyin
## Hızlı Referans
| Görev | Konum |
|-------|-------|
| Çalışma alanı adını güncelle | Ayarlar > Organizasyon |
| Şirket bilgilerini değiştir | Ayarlar > Organizasyon > Şirket Ayarları |
| Çalışma alanı sahibi ekle | Ayarlar > Organizasyon > Sahipler |
| Aboneliği görüntüle | Ayarlar > Abonelik |
| Ödeme bilgilerini güncelle | Ayarlar > Abonelik > Ödeme Yöntemi |
## Katmana Göre Çalışma Alanı Limitleri
| Özellik | Deneme | Temel | Profesyonel |
|---------|--------|-------|-------------|
| Süre/Koltuklar | 14 gün / 10 | Sınırsız / 3 | Sınırsız / 10+ |
| Projeler | 1 aktif | Maksimum 5 | Sınırsız |
| Üyeler | 10 koltuk | 3 (sabit) | 10 dahil (+₺600/koltuk) |
| Maliyet Takibi | Evet | Hayır | Evet |
| Gantt Düzenleme | Evet | Hayır | Evet |
## İlgili Konular
- [Kayıt](/tr/docs/getting-started/registration) - Hesabınızı oluşturun
- [Çalışma Alanı Kurulumu](/tr/docs/getting-started/workspace-setup) - İlk yapılandırma
- [Abonelik](/tr/docs/user-guides/billing) - Planınızı yönetin
---
# Sahipleri Yönetme (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/workspaces/managing-owners)
# Sahipleri Yönetme
Çalışma alanı sahipleri, çalışma alanı üzerinde tam yönetici kontrolüne sahiptir. Bu rehber, ortak sahip ekleme, sahip kaldırma ve sahiplik sorumluluklarını yönetmeyi kapsar.
## Çalışma Alanı Sahipliğini Anlama
Çalışma alanı sahipleri şunlara tam erişime sahiptir:
- Tüm çalışma alanı ayarları
- Faturalandırma ve abonelik yönetimi
- Tüm ekipler ve projeler (atamadan bağımsız olarak)
- Kullanıcı yönetimi ve davetler
- Çalışma alanı silme
### Sahip Limitleri
| Kural | Limit |
|-------|-------|
| Minimum sahip | 1 (her zaman gerekli) |
| Maksimum sahip | Çalışma alanı başına 5 |
## Çalışma Alanı Sahipleri Ekibi
YAPL otomatik olarak bir **Çalışma Alanı Sahipleri** sistem ekibi oluşturur:
- Tüm çalışma alanı sahiplerini otomatik olarak içerir
- Sahipler eklendiğinde/kaldırıldığında güncellenir
- Doğrudan değiştirilemez
- Sahiplere tüm çalışma alanı içeriğine erişim sağlar
Sahipleri ekiplere manuel olarak eklemeniz gerekmez. Çalışma Alanı Sahipleri sistem ekibi bunu otomatik olarak halleder.
## Sahip Ekleme
### Ön Koşullar
- Mevcut bir sahip olmalısınız
- Çalışma alanında 5'ten az sahip olmalı
- Davet edilen kişinin YAPL hesabı olmalı (veya oluşturacak)
### E-posta ile Davet Etme
1. **Ayarlar > Organizasyon**'a gidin
2. **Sahipler** bölümünü bulun
3. **Sahip Davet Et**'e tıklayın
4. Kişinin e-posta adresini girin
5. **Davet Gönder**'e tıklayın
Davet edilen kişi şunları alır:
- Davet bağlantısı içeren e-posta
- Kabul etmek için 7 gün
- Gerekirse hesap oluşturma talimatları
### Paylaşılabilir Bağlantılar Kullanma
Hızlı davetler için:
1. **Ayarlar > Organizasyon**'a gidin
2. **Sahipler** bölümünü bulun
3. **Davet Bağlantısı Oluştur**'a tıklayın
4. Seçenekleri yapılandırın:
- Kullanım limiti (bağlantının kaç kez kullanılabileceği)
- Son kullanma tarihi
5. Bağlantıyı kopyalayın ve paylaşın
Paylaşılabilir sahip davet bağlantıları tam yönetici erişimi verir. Sadece güvenilir kişilerle paylaşın.
## Sahip Davet Durumu
Bekleyen davetleri takip edin:
| Durum | Açıklama |
|-------|----------|
| Beklemede | Davet gönderildi, kabul bekleniyor |
| Kabul Edildi | Kullanıcı sahip oldu |
| Süresi Doldu | 7 günlük limit geçti |
| İptal Edildi | Davet geri alındı |
### Davetleri Yönetme
- **Yeniden Gönder**: Başka bir bildirim e-postası gönder
- **İptal Et**: Kabul edilmeden önce daveti geri al
- **Uzat**: Uzatılamaz; yeni davet gönderin
## Sahip Kaldırma
### Ne Zaman Sahip Kaldırılabilir
Bir sahip şu durumlarda kaldırılabilir:
- En az 2 sahip varsa (1 kalmalıdır)
- Sahip izinleriniz varsa
### Nasıl Kaldırılır
1. **Ayarlar > Organizasyon**'a gidin
2. **Sahipler** bölümünü bulun
3. Kaldırılacak sahibi bulun
4. **Sahibi Kaldır**'a tıklayın
5. İşlemi onaylayın
### Kaldırıldığında Ne Olur
Kaldırılan kişi:
- Yönetici erişimini anında kaybeder
- Çalışma Alanı Sahipleri ekibinden çıkarılır
- YAPL hesabını korur
- Diğer ekip üyelikleri üzerinden erişimi sürdürebilir
## Sahip Olarak Ayrılma
Sahipler bir çalışma alanından gönüllü olarak ayrılabilir:
### Ne Zaman Ayrılabilirsiniz
- En az 2 sahip olmalıdır
- Tek sahip olamazsınız
### Nasıl Ayrılırsınız
1. **Ayarlar > Organizasyon**'a gidin
2. **Sahipler** bölümünde adınızı bulun
3. **Çalışma Alanından Ayrıl**'a tıklayın
4. İşlemi onaylayın
Tek sahipseniz ayrılamazsınız. Önce başka bir sahip ekleyin veya çalışma alanını tamamen silin.
## Sahipliği Devretme
Birincil sahipliği devretmek için (tamamen çıkmak istediğinizde):
### Adım 1: Yeni Sahip Ekle
1. Devretmek istediğiniz kişiyi davet edin
2. Kabul etmelerini bekleyin
### Adım 2: Kendinizi Çıkarın
1. Yeni sahip aktif olduğunda
2. Sahip olarak çalışma alanından ayrılın
### Adım 3: Tam Devir
Tam çalışma alanı devri için:
- Yardım için destekle iletişime geçin
- Doğrulama gerekebilir
## Sahip vs. Ekip Lideri
Farkı anlama:
| Yetenek | Sahip | Ekip Lideri |
|---------|-------|-------------|
| Çalışma alanı ayarları | Tam erişim | Erişim yok |
| Faturalandırma yönetimi | Evet | Hayır |
| Çalışma alanı oluştur/sil | Evet | Hayır |
| Tüm ekipleri yönet | Evet | Sadece kendi ekibi |
| Tüm projeleri görüntüle | Evet | Sadece ekip projeleri |
| Çalışma alanına davet | Evet | Hayır |
| Ekibe davet | Evet | Evet |
## Birden Fazla Sahip En İyi Uygulamaları
### Ne Zaman Birden Fazla Sahip Olmalı
Şu durumlarda birden fazla sahip düşünün:
- Ekip liderlerinin faturalandırma erişimine ihtiyacı var
- İş sürekliliği önemli
- Birden fazla departman yönetimi paylaşıyor
- Yedek yöneticilere ihtiyacınız var
### Önerilen Yapı
| Kuruluş Büyüklüğü | Önerilen Sahip Sayısı |
|-------------------|----------------------|
| 1-5 kişi | 1-2 sahip |
| 6-20 kişi | 2-3 sahip |
| 20+ kişi | 3-5 sahip |
### Sahipler Arasında İletişim
Birden fazla sahibiniz olduğunda:
- Büyük değişiklikleri koordine edin
- Abonelik kararlarında anlaşın
- Faturalandırma sorumluluklarını paylaşın
- Yönetim prosedürlerini belgeleyin
## Güvenlik Hususları
### Sahip Erişimini Koruma
- Güçlü, benzersiz şifreler kullanın
- İki faktörlü kimlik doğrulamayı etkinleştirin (mevcut olduğunda)
- Sahip listesini düzenli olarak gözden geçirin
- Kuruluştan ayrılan sahipleri kaldırın
### Sahip Aktivitesi
Tüm sahipler şunları yapabilir:
- Tüm çalışma alanı verilerine erişim
- Geri alınamaz değişiklikler yapma (silme)
- Faturalandırma ve abonelikleri yönetme
- Diğer sahipleri davet etme
Sahipleri dikkatli seçin.
## Sorun Giderme
### Sahip Eklenemiyor
**"Maksimum sahip sayısına ulaşıldı"**
- Önce mevcut bir sahibi kaldırın
- Maksimum çalışma alanı başına 5 sahiptir
**"Davet zaten mevcut"**
- Bekleyen davetleri kontrol edin
- Gerekirse eski daveti iptal edin
### Sahip Kaldırılamıyor
**"Son sahip kaldırılamaz"**
- Önce başka bir sahip ekleyin
- En az 1 sahip gereklidir
**"İzniniz yok"**
- Sadece sahipler diğer sahipleri yönetebilir
- Çalışma alanı rolünüzü kontrol edin
### Sahip Daveti Almadı
- Spam/gereksiz klasörünü kontrol edin
- E-posta adresinin doğru olduğunu doğrulayın
- Daveti yeniden gönderin
- Bunun yerine paylaşılabilir bağlantı deneyin
### Çalışma Alanından Ayrılamıyorum
**"Tek sahipsiniz"**
- Önce başka bir sahip ekleyin
- Veya artık gerekmiyorsa çalışma alanını silin
## İlgili Konular
- [Çalışma Alanı Ayarları](/tr/docs/user-guides/workspaces/workspace-settings) - Çalışma alanınızı yapılandırın
- [Fatura Bilgileri](/tr/docs/user-guides/workspaces/billing-information) - Ödeme ve abonelik
- [Ekip Rolleri](/tr/docs/user-guides/teams/team-roles) - Ekip düzeyinde izinler
---
# Organizasyon Profili (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/workspaces/organization-profile)
# Organizasyon Profili
Organizasyon profili, faturalandırma, fatura düzenleme ve çalışma alanı tanımlama için kullanılan şirketinizin iş bilgilerini içerir. Bu bilgiler bireysel kullanıcı profillerinden ayrıdır.
## Organizasyon Profiline Erişim
1. Kenar çubuğunda **Ayarlar**'a gidin
2. **Organizasyon** sekmesini seçin
3. **Şirket Ayarları** bölümüne inin
## Organizasyon Türü
YAPL iki organizasyon türünü destekler:
### Bireysel
Tek başına çalışan profesyoneller ve serbest çalışanlar için:
- Basitleştirilmiş bilgi gereksinimleri
- Kişisel vergi numarası desteği
- Tek kişilik faturalandırma
### Kurumsal
İşletmeler ve kuruluşlar için:
- Tam şirket bilgileri
- İşletme vergi bilgileri
- Çoklu iletişim seçenekleri
Organizasyon türünü istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Mevcut ihtiyaçlarınıza göre Bireysel ve Kurumsal arasında geçiş yapın.
## Bireysel Hesap Alanları
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Ad Soyad | Yasal adınız | Faturalandırma için zorunlu |
| Vergi No / T.C. Kimlik No | Kişisel kimlik | Ülkeye özgü format |
| Fatura Adresi | Fatura adresi | Ücretli planlar için zorunlu |
## Kurumsal Hesap Alanları
### Temel Bilgiler
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Şirket Adı | Resmi işletme adı | Zorunlu, 255 karaktere kadar |
| Vergi No | İşletme vergi numarası | Format: 12-3456789 |
| Vergi Dairesi | Vergi kayıt dairesi | Bazı bölgelerde zorunlu |
| Şirket Türü | Yasal kuruluş türü | Listeden seçin |
### Şirket Türleri
Yasal kuruluş türünüzü seçin:
- Limited Şirket (Ltd. Şti.)
- Anonim Şirket (A.Ş.)
- Adi Ortaklık
- Şahıs Şirketi
- Kar Amacı Gütmeyen Kuruluş
- Kamu Kurumu
### Adres Bilgileri
| Alan | Açıklama |
|------|----------|
| Yasal Adres | Kayıtlı işletme adresi |
| Fatura Adresi | Fatura teslimat adresi |
Fatura adresiniz yasal adresinizle aynıysa **Yasal adresle aynı** seçeneğini işaretleyin.
### İletişim Bilgileri
| Alan | Açıklama | Format |
|------|----------|--------|
| Şirket Telefonu | Ana iş hattı | Uluslararası format |
| Şirket E-postası | İş e-postası | Geçerli e-posta adresi |
| Web Sitesi | Şirket web sitesi | https:// ile tam URL |
### Ek Bilgiler
| Alan | Açıklama |
|------|----------|
| Yetkili Kişi | Yasal temsilci adı |
| Çalışan Sayısı | Şirket büyüklüğü aralığı |
## Çalışan Sayısı Aralıkları
Kuruluş büyüklüğünüzü seçin:
- 1-10 çalışan
- 11-50 çalışan
- 51-200 çalışan
- 201-500 çalışan
- 501-1000 çalışan
- 1000+ çalışan
Bu, YAPL'nin kuruluşunuzun ölçeğini anlamasına ve uygun özellikleri önermesine yardımcı olur.
## Fatura Ülkesi
Fatura ülkesi şunları etkiler:
- Para birimi seçenekleri
- Vergi hesaplamaları
- Fatura formatı
- Ödeme yöntemleri
2 harfli ISO 3166-1 alpha-2 kodunu girin:
- **US** - Amerika Birleşik Devletleri
- **TR** - Türkiye
- **GB** - Birleşik Krallık
- **DE** - Almanya
## Posta/ZIP Kodu
Fatura doğrulaması için gereklidir:
- Format ülkeye göre değişir
- ABD: 5 veya 9 rakam (12345 veya 12345-6789)
- İngiltere: Alfanümerik (SW1A 1AA)
- Türkiye: 5 rakam (34000)
## Proje Numaralandırma Yapılandırması
Otomatik proje kodu oluşturmayı yapılandırın:
### Proje Numaralandırmaya Erişim
1. Organizasyon ayarlarında **Proje Numaralandırma** bölümünü bulun
2. **Proje Numaralandırmasını Yapılandır**'a tıklayın
### Yapılandırma Seçenekleri
| Seçenek | Açıklama | Örnek |
|---------|----------|-------|
| Kod Öneki | 3-4 karakter | PROJ, ACME, NYC |
| Yıl Dahil Et | Koda yıl ekle | Evet/Hayır |
| Yıl Formatı | 2 haneli veya 4 haneli | 25 veya 2025 |
| Sıra Uzunluğu | 3-5 hane | 001, 0001, 00001 |
### Önizleme
Yapılandırırken önizleme sonraki oluşturulacak kodu gösterir:
- `PROJ-25-001` (sonraki proje)
- `ACME-2025-0001` (sonraki proje)
### Mevcut Sıra
Mevcut sıra numarasını görüntüleyin ve sıfırlayın. Sonraki proje sıradaki numarayı kullanır.
## Görev Durumu Yapılandırması
Çalışma alanınız için görev durumlarını özelleştirin:
### Durum Yapılandırmasına Erişim
1. Organizasyon ayarlarında **Görev Durumları** bölümünü bulun
2. **Görev Durumlarını Yönet**'e tıklayın
### Varsayılan Durumlar
YAPL şu varsayılan durumları içerir:
- **Yapılacak** - İş başlamadı
- **Devam Ediyor** - Şu anda üzerinde çalışılıyor
- **İncelemede** - İnceleme veya onay bekliyor
- **Tamamlandı** - İş bitti
### Özel Durumlar
İş akışınız için özel durumlar oluşturun:
1. **Özel Durum Ekle**'ye tıklayın
2. Durum adını girin (İngilizce zorunlu, Türkçe isteğe bağlı)
3. Bir renk seçin
4. **Kaydet**'e tıklayın
Özel durumlar, varsayılan durumların yanında Kanban panolarında ve görev listelerinde görünür.
## Organizasyon Profilini Kaydetme
1. Değiştirmek istediğiniz alanları güncelleyin
2. **Değişiklikleri Kaydet**'e tıklayın
3. Onay mesajını bekleyin
Şirket bilgilerinde yapılan değişiklikler:
- Yeni faturalara anında uygulanır
- Geçmiş faturaları etkilemez
- Ödeme ön doldurma bilgilerini günceller
## Kimler Düzenleyebilir
Sadece çalışma alanı **sahipleri** organizasyon profili ayarlarını değiştirebilir:
- Şirket bilgilerini ekle/değiştir
- Fatura ayrıntılarını güncelle
- Proje numaralandırmasını yapılandır
- Özel durumları yönet
Ekip liderleri ve üyeleri bu ayarları görüntüleyebilir ancak düzenleyemez.
## Profil Verilerinin Kullanımı
Organizasyon profili bilgileri şunlar için kullanılır:
| Kullanım Alanı | Kullanılan Alanlar |
|----------------|-------------------|
| Fatura Oluşturma | Şirket adı, Vergi No, Adres |
| Ödeme Ön Doldurma | Tüm fatura alanları |
| E-posta İletişimleri | Şirket adı, İletişim e-postası |
| Raporlar | Şirket adı, Mali yıl |
## Sorun Giderme
### Değişiklikler Kaydedilemiyor
- Sahip izinleriniz olduğunu doğrulayın
- Tüm zorunlu alanların değer içerdiğini kontrol edin
- Vergi No formatının ülkeniz için doğru olduğundan emin olun
- E-posta adreslerinin geçerli olduğunu doğrulayın
### Fatura Bilgileri Görünmüyor
- Tüm zorunlu fatura alanlarını tamamlayın
- Ödemeden önce değişiklikleri kaydedin
- Kaydettikten sonra sayfayı yenileyin
### Vergi No Doğrulama Hataları
- Format ülkeye göre değişir
- ABD: XX-XXXXXXX (tireli)
- Doğru format için muhasebecinize danışın
## İlgili Konular
- [Çalışma Alanı Ayarları](/tr/docs/user-guides/workspaces/workspace-settings) - Temel çalışma alanı yapılandırması
- [Fatura Bilgileri](/tr/docs/user-guides/workspaces/billing-information) - Ödeme ve abonelik
- [Sahipleri Yönetme](/tr/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Yönetici erişimi
---
# Çalışma Alanı Ayarları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/workspaces/workspace-settings)
# Çalışma Alanı Ayarları
Çalışma alanı ayarları sayfası, çalışma alanınızın temel özelliklerini yapılandırmanıza olanak tanır. Bu ayarlara kenar çubuğundaki **Ayarlar > Organizasyon** yolundan erişin.
## Çalışma Alanı Ayarlarına Erişim
1. Kenar çubuğu navigasyonunda **Ayarlar**'a tıklayın
2. Ayarlar sekmelerinden **Organizasyon**'u seçin
3. Sayfanın üst kısmında çalışma alanı ayarlarını göreceksiniz
## Temel Ayarlar
### Çalışma Alanı Logosu
Çalışma alanınız için bir logo veya avatar yükleyin:
- Kenar çubuğunda ve çalışma alanı değiştiricide görüntülenir
- Ekip üyelerinin çalışma alanlarını hızlıca tanımasına yardımcı olur
- Desteklenen formatlar: JPG, PNG
- Maksimum dosya boyutu: 2 MB
- Önerilen boyut: 200x200 piksel veya daha büyük
**Logo yüklemek için:**
1. **Ayarlar > Organizasyon**'a gidin
2. Logo yer tutucusuna veya mevcut logoya tıklayın
3. Cihazınızdan bir görsel dosyası seçin
4. Logo anında güncellenir
### Çalışma Alanı Adı
Çalışma alanınızın görünen adı şuralarda görünür:
- Kenar çubuğu navigasyonu
- Çalışma alanı değiştirici
- Ekip üyesi davetleri
- E-posta bildirimleri
**Gereksinimler:**
- 1-100 karakter
- Boşluklar ve özel karakterler içerebilir
- Ekibiniz tarafından tanınabilir olmalıdır
### Çalışma Alanı URL'si
Çalışma alanı URL'si (slug) şuralarda kullanılır:
- Doğrudan çalışma alanı bağlantıları
- API entegrasyonları
- Paylaşım ve referanslar
**Özellikleri:**
- Sadece küçük harfler, rakamlar ve tireler
- 3-50 karakter
- Çalışma alanı ayarlarından değiştirilebilir
- YAPL genelinde benzersiz olmalıdır
Çalışma alanı URL'si değiştirilebilir, ancak bu eski URL'yi kullanan tüm mevcut doğrudan bağlantıları ve API entegrasyonlarını etkileyecektir.
### Açıklama
İsteğe bağlı bir açıklama, ekip üyelerinin çalışma alanı amacını anlamasına yardımcı olur.
- 500 karaktere kadar
- Çalışma alanı genel görünümünde görünür
- Çok çalışma alanlı kuruluşlar için yararlıdır
## Bölgesel Ayarlar
Tarihlerin, sayıların ve para biriminin nasıl görüntüleneceğini yapılandırın.
### Varsayılan Dil
Varsayılan arayüz dilini ayarlar:
| Seçenek | Açıklama |
|---------|----------|
| İngilizce | Varsayılan arayüz dili |
| Türkçe | Türkçe arayüz |
Bireysel kullanıcılar bunu profil tercihlerinde geçersiz kılabilir.
### Varsayılan Para Birimi
Çalışma alanının varsayılan para birimi şunlar için kullanılır:
- Proje bütçeleri
- Kaynak maliyetleri
- Finansal raporlar
3 harfli ISO 4217 kodunu girin:
- **USD** - ABD Doları
- **EUR** - Euro
- **TRY** - Türk Lirası
- **GBP** - İngiliz Sterlini
- Ve 150+ diğer para birimi
### Tarih Formatı
Tarihlerin çalışma alanı genelinde nasıl görüneceğini seçin:
| Format | Örnek |
|--------|-------|
| AA/GG/YYYY | 12/25/2025 |
| GG/AA/YYYY | 25/12/2025 |
| YYYY-AA-GG | 2025-12-25 |
### Mali Yıl Başlangıcı
Kuruluşunuzun mali yılının ne zaman başladığını ayarlayın. Bu şunları etkiler:
- Finansal raporlar
- Bütçe takibi
- Dönem bazlı analizler
Ocak'tan Aralık'a kadar herhangi bir ayı seçin.
### Varsayılan Vergi Oranı
Hesaplamalar için varsayılan vergi yüzdesini ayarlayın:
- Maliyet tahminlerinde kullanılır
- Kaynak hesaplamalarına uygulanır
- Proje bazında geçersiz kılınabilir
Yüzde olarak girin (örneğin, %18 için 18).
## Sektör Türü
Kuruluşunuzun sektörünü seçin:
| Sektör | Açıklama |
|--------|----------|
| Hizmet Sağlayıcı | Genel hizmet işletmeleri |
| Tedarikçi | Tedarikçi kuruluşlar |
| Konut Hizmetleri | Ev ve konut işleri |
| Ticari Hizmetler | Ticari proje yönetimi |
| İnşaat Mühendisliği | Altyapı ve inşaat projeleri |
Sektör türü YAPL'nin şunları yapmasına yardımcı olur:
- İlgili özellikleri önerme
- Sektöre özel raporlar sağlama
- İlgili kaynaklarla bağlantı kurma
## Değişiklikleri Kaydetme
1. Formda istediğiniz değişiklikleri yapın
2. Alt kısımdaki **Değişiklikleri Kaydet**'e tıklayın
3. Onay mesajını bekleyin
4. Değişiklikler anında uygulanır
Bazı ayarların tam olarak etkili olması için sayfa yenileme gerekebilir.
## Ayarların Etkisi
| Ayar | Etki | Kullanıcı Geçersiz Kılabilir |
|------|------|------------------------------|
| Dil | Arayüz varsayılanı | Evet, profilde |
| Para Birimi | Proje varsayılanları | Evet, proje bazında |
| Tarih Formatı | Tüm tarih görünümleri | Hayır |
| Vergi Oranı | Maliyet hesaplamaları | Evet, proje bazında |
| Mali Yıl | Rapor dönemleri | Hayır |
## İzinler
Sadece çalışma alanı **sahipleri** çalışma alanı ayarlarını değiştirebilir. Ekip liderleri ve üyeleri ayarları görüntüleyebilir ancak değişiklik yapamaz.
Rolünüzü kontrol etmek için:
1. **Ayarlar > Profil**'e gidin
2. **Çalışma Alanı Üyelikleri**'ni görüntüleyin
3. Rolünüz her çalışma alanının yanında görünür
## Sorun Giderme
### Değişiklikler Kaydedilemiyor
- Sahip izinleriniz olduğunu doğrulayın
- Tüm zorunlu alanların doldurulduğunu kontrol edin
- Her alan için geçerli format kullanıldığından emin olun
- Sayfayı yenilemeyi deneyin
### Ayarlar Uygulanmıyor
- Tarayıcıyı yenileyin
- Tarayıcı önbelleğini temizleyin
- Çıkış yapıp tekrar giriş yapın
- Diğer sahiplerin değişiklik yapıp yapmadığını kontrol edin
### Eksik Ayar Seçenekleri
Bazı ayarlar şunları gerektirir:
- Profesyonel abonelik katmanı
- Sahip rolü
- Tamamlanmış başlangıç kurulumu
## İlgili Konular
- [Organizasyon Profili](/tr/docs/user-guides/workspaces/organization-profile) - Şirket bilgileri
- [Sahipleri Yönetme](/tr/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Yönetici erişimi
- [Fatura Bilgileri](/tr/docs/user-guides/workspaces/billing-information) - Ödeme ayarları
---
# Ekip Oluşturma (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/teams/creating-teams)
# Ekip Oluşturma
Ekipler, çalışma alanı üyelerinizi organize eder ve projelere erişimi kontrol eder. Bu rehber, ekip oluşturmayı ve başlangıç ayarlarını yapılandırmayı kapsar.
## Ne Zaman Ekip Oluşturulur
Şunlara ihtiyaç duyduğunuzda ekip oluşturun:
- **Üyeleri işleve göre gruplandırma** - Mühendislik, Operasyon, Yönetim
- **Proje erişimini organize etme** - Belirli projeler için özel ekipler
- **İzinleri ayırma** - Farklı gruplar için farklı erişim seviyeleri
- **İşbirliğini yapılandırma** - Kimin birlikte çalışacağını tanımlayın
## Yeni Ekip Oluşturma
### Adım 1: Ekiplere Git
1. Kenar çubuğunda **Ekipler**'e tıklayın
2. **Ekip Oluştur** düğmesine tıklayın
### Adım 2: Ekip Bilgilerini Girin
| Alan | Açıklama | Gereksinimler |
|------|----------|---------------|
| Ekip Adı | Ekip için açıklayıcı ad | 1-100 karakter, çalışma alanında benzersiz |
| Açıklama | Ekibin amacı ve kapsamı | İsteğe bağlı |
| Ekip Türü | Ekip türü | Normal (varsayılan) |
### Adım 3: Ekibi Oluşturun
Tamamlamak için **Ekip Oluştur**'a tıklayın. Ekip detay sayfasına yönlendirileceksiniz.
## Ekip Adı Yönergeleri
İyi ekip adları:
- **Açıklayıcı** - Ekibin amacını açıkça belirtin
- **Özlü** - Açılır menülerde tanınması kolay
- **Benzersiz** - Çalışma alanındaki diğer ekiplerden farklı
**İyi örnekler:**
- "Mühendislik Ekibi"
- "Proje Alfa Ekibi"
- "Saha Operasyonları"
- "Yönetim"
**Kaçının:**
- "Ekip 1" (açıklayıcı değil)
- Kısaltılan çok uzun adlar
- Diğer ekiplerle karıştırılabilecek adlar
## Ekip Türleri
### Normal Ekipler
Standart kullanıcı tarafından oluşturulan ekipler:
- Tam yönetim kontrolü
- Projelere atanabilir
- Silinebilir
- Özelleştirilebilir ayarlar
### Çalışma Alanı Sahipleri (Sistem)
Otomatik olarak yönetilen ekip:
- Tüm çalışma alanı sahiplerini içerir
- Doğrudan değiştirilemez
- Tüm içeriğe erişim sağlar
- Silinemez
Sistem ekipleri oluşturamazsınız. Çalışma Alanı Sahipleri ekibi otomatik olarak oluşturulur ve yönetilir.
## Oluşturma Sonrası
Yeni ekibiniz şunlar için hazır:
### 1. Üye Ekleme
Üyeleri davet etmek için **Davetler** sekmesine gidin:
- E-posta davetiyeleri gönderin
- Paylaşılabilir bağlantılar oluşturun
### 2. Rolleri Ayarlama
Üyeler katıldığında uygun rolleri atayın:
- **Lider** - Ekip yöneticileri
- **Üye** - Standart erişim
- **İzleyici** - Salt okunur erişim
### 3. Projelere Atama
Ekibi projelere bağlayın:
- Projeleri açın ve ekip ataması ekleyin
- Veya proje oluşturma sırasında atayın
## Ekip Limitleri
Aboneliğinize bağlı olarak:
| Paket | Ekip Limitleri |
|-------|----------------|
| Deneme | Sınırsız ekip, toplamda 10 üye |
| Temel | Sınırsız ekip, toplamda 3 üye |
| Profesyonel | Sınırsız ekip, toplamda 10+ üye |
Oluşturabileceğiniz ekip sayısında limit yoktur. Limitler toplam çalışma alanı üyelerine uygulanır. Yalnızca çalışma alanı sahipleri ekip oluşturabilir.
## Ekip İstatistikleri
Oluşturma sonrasında ekip sayfası şunları gösterir:
| İstatistik | Açıklama |
|------------|----------|
| Üye Sayısı | Ekipteki aktif üyeler |
| Öğe Sayısı | Atanan projeler/planlar |
| Aktif | Ekip durumu |
## Ekip Düzenleme
Oluşturma sonrasında ekip ayarlarını değiştirin:
1. Ekibi açın
2. **Ekibi Düzenle** veya ayarlar simgesine tıklayın
3. Ad, açıklama veya türü güncelleyin
4. Değişiklikleri kaydedin
## Ekip Silme
Bir ekibi silmek için:
1. Ekibi açın
2. Ekip ayarlarına gidin
3. **Ekibi Sil**'e tıklayın
4. Silmeyi onaylayın
Atanmış projeleri olan ekipler silinemez. Önce proje atamalarını kaldırın.
### Silindiğinde Ne Olur
- Ekip üyeleri ekip atanmış projelere erişimi kaybeder
- Üyeler çalışma alanında kalır (diğer ekiplerde iseler)
- Geçmiş aktivite korunur
- İşlem geri alınamaz
## Ekip Oluşturma En İyi Uygulamaları
### İşlevsel Ekipler
Rollere göre ekipler oluşturun:
- **Yönetim Ekibi** - Liderler ve karar vericiler
- **Mühendislik Ekibi** - Teknik personel
- **Operasyon Ekibi** - Saha ve operasyon personeli
- **Destek Ekibi** - Müşteriyle yüz yüze roller
### Proje Ekipleri
Büyük projeler için ekipler oluşturun:
- **Proje Alfa Ekibi** - Alfa üzerinde çalışan herkes
- **Q1 Lansman Ekibi** - Çapraz fonksiyonel lansman ekibi
- **Müşteri ABC Ekibi** - Özel müşteri ekibi
### Hibrit Yaklaşım
Her iki stratejiyi birleştirin:
- Genel iş için işlevsel ekipler
- Belirli girişimler için proje ekipleri
- Üyeler birden fazla ekibe ait olabilir
## Sorun Giderme
### Ekip Oluşturulamıyor
**"Ekip adı zaten var"**
- Çalışma alanınızda benzersiz bir ad kullanın
- Benzersiz yapmak için tanımlayıcılar ekleyin
**"Ekip oluşturulamıyor"**
- Yalnızca çalışma alanı sahipleri ekip oluşturabilir
- Çalışma alanı abonelik durumunu kontrol edin
### Ekip Görünmüyor
- Sayfayı yenileyin
- Ekibin başarıyla oluşturulup oluşturulmadığını kontrol edin
- Ekipleri görüntüleme erişiminiz olduğunu doğrulayın
## İlgili Konular
- [Ekip Rolleri](/tr/docs/user-guides/teams/team-roles) - İzinleri anlama
- [Ekip Davetleri](/tr/docs/user-guides/teams/team-invitations) - Üye ekleme
- [Ekip Atamaları](/tr/docs/user-guides/teams/team-assignments) - Projelere bağlama
---
# Ekipler (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/teams)
# Ekip Yönetimi
Ekipler, YAPL'da işbirliğinin organizasyonel temelidir. Üyeleri bir araya getirir ve rol tabanlı izinler aracılığıyla projelere ve kaynaklara erişimi kontrol eder.
## Ekipleri Anlama
Ekipler şunları sağlar:
- **Üye Organizasyonu** - Ortak sorumlulukları olan kullanıcıları gruplandırın
- **Erişim Kontrolü** - Projeleri kimin görüntüleyip düzenleyeceğini belirleyin
- **Rol Tabanlı İzinler** - Üyelerin ne yapabileceğini tanımlayın (Lider, Üye, İzleyici)
- **Proje Ataması** - Ekipleri çalıştıkları projelere bağlayın
## Ekip Mimarisi
```
Çalışma Alanı
├── Çalışma Alanı Sahipleri Ekibi (sistem tarafından oluşturulan)
│ └── Tüm çalışma alanı sahipleri
├── Mühendislik Ekibi (kullanıcı tarafından oluşturulan)
│ ├── Rolleri olan üyeler
│ └── Atanan projeler
├── Operasyon Ekibi (kullanıcı tarafından oluşturulan)
│ ├── Rolleri olan üyeler
│ └── Atanan projeler
└── Daha fazla ekip...
```
## Bu Bölümde
### Başlarken
- **[Ekip Oluşturma](/tr/docs/user-guides/teams/creating-teams)** - Çalışma alanınızda yeni ekipler kurun
### Roller ve İzinler
- **[Ekip Rolleri](/tr/docs/user-guides/teams/team-roles)** - Lider, Üye ve İzleyici rollerini anlama
### Üye Yönetimi
- **[Üyeleri Yönetme](/tr/docs/user-guides/teams/managing-members)** - Ekip üyelerini ekleyin, çıkarın ve güncelleyin
- **[Ekip Davetleri](/tr/docs/user-guides/teams/team-invitations)** - Kullanıcıları ekiplere katılmaya davet edin
### Proje Erişimi
- **[Ekip Atamaları](/tr/docs/user-guides/teams/team-assignments)** - Ekipleri projelere bağlayın
## Hızlı Referans
| Görev | Konum |
|-------|-------|
| Ekip oluştur | Ekipler > Ekip Oluştur |
| Üye davet et | Ekipler > [Ekip] > Davetler |
| Rol değiştir | Ekipler > [Ekip] > Üyeler |
| Projeye ata | Projeler > [Proje] > Ekip Ataması |
| Ekip aktivitesini görüntüle | Ekipler > [Ekip] > Aktivite |
## Ekip Türleri
### Normal Ekipler
İşi organize etmek için kullanıcı tarafından oluşturulan ekipler:
- Özelleştirilebilir ad ve açıklama
- Yönetilebilir üyelik
- Projelere atanabilir
- Silinebilir
### Sistem Ekipleri
Otomatik olarak oluşturulan ve yönetilen:
- **Çalışma Alanı Sahipleri** - Tüm çalışma alanı sahiplerini içerir
- Otomatik güncellenir
- Değiştirilemez veya silinemez
- Tüm içeriğe sahip erişimi sağlar
## Rollere Genel Bakış
| Rol | Açıklama | Temel İzinler |
|-----|----------|---------------|
| **Lider** | Ekip yöneticileri | Üyeleri yönet, öğe ata, tam düzenleme |
| **Üye** | Standart katılımcılar | Ekip içeriğini görüntüle ve düzenle |
| **İzleyici** | Salt okunur erişim | Yalnızca ekip içeriğini görüntüle |
## En İyi Uygulamalar
### Ekip Yapısı
- İşleve göre ekipler oluşturun (Mühendislik, Operasyon)
- Veya özel erişim için proje başına ekipler oluşturun
- Esneklik için hibrit bir yaklaşım kullanın
### Rol Ataması
- Her ekipte en az bir Lider (zorunlu)
- Aktif katkıda bulunanlar için Üye rolü atayın
- Görünürlüğe ihtiyaç duyan paydaşlar için İzleyici kullanın
### Proje Erişimi
- Ekipleri projelere düşünceli bir şekilde atayın
- Projeler kapsam değiştirdiğinde atamaları gözden geçirin
- Erişim artık gerekli olmadığında ekipleri kaldırın
## İlgili Konular
- [Ekip Üyelerini Davet Etme](/tr/docs/getting-started/inviting-team) - Başlangıç rehberi
- [Proje Yönetimi](/tr/docs/user-guides/projects) - Projelerle çalışma
- [Sahipleri Yönetme](/tr/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Çalışma alanı yönetimi
---
# Üyeleri Yönetme (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/teams/managing-members)
# Üyeleri Yönetme
Ekip üyeleri, YAPL'da işbirliğinin temelini oluşturur. Bu rehber, üyeleri görüntüleme, rol değiştirme, üye çıkarma ve üye erişimini yönetmeyi kapsar.
## Ekip Üyelerini Görüntüleme
### Üye Listesine Erişim
1. Kenar çubuğunda **Ekipler**'e gidin
2. Bir ekip adına tıklayın
3. **Üyeler** sekmesini seçin
### Üye Bilgileri
Her üye girişi şunları gösterir:
| Alan | Açıklama |
|------|----------|
| Ad | Üyenin tam adı |
| E-posta | İletişim e-postası |
| Rol | Lider, Üye veya İzleyici |
| Katılım | Ekibe katılma tarihi |
| Durum | Aktif veya İnaktif |
## Üye Ekleme
Üyeler davet süreci aracılığıyla eklenir:
1. Ekibinizi açın
2. **Davetler** sekmesine gidin
3. **Üye Davet Et**'e tıklayın
4. E-posta veya bağlantı ile davetiye gönderin
Detaylı talimatlar için [Ekip Davetleri](/tr/docs/user-guides/teams/team-invitations) sayfasına bakın.
## Üye Rollerini Değiştirme
### Kim Rolleri Değiştirebilir
Yalnızca **Ekip Liderleri** üye rollerini değiştirebilir.
### Rol Nasıl Değiştirilir
1. Ekibi açın
2. **Üyeler** sekmesine gidin
3. Üyeyi bulun
4. Rol açılır menüsüne veya eylemler menüsüne tıklayın
5. Yeni rolü seçin
6. Değişikliği onaylayın
### Mevcut Roller
| Rol | Açıklama |
|-----|----------|
| **Lider** | Tam ekip yönetim erişimi |
| **Üye** | Standart düzenleme erişimi |
| **İzleyici** | Salt okunur erişim |
### Rol Değiştirme Kısıtlamaları
Şunları yapamazsınız:
- Son Lideri düşürmek (en az bir tane gerekli)
- Çalışma alanı sahiplerinin erişimini değiştirmek (otomatik)
- Kendi rolünüzün üstüne terfi ettirmek
Bir Lideri düşürmeden önce ekipte en az bir başka Lider olduğundan emin olun.
## Üye Çıkarma
### Ne Zaman Üye Çıkarılır
Şu durumlarda üyeleri çıkarın:
- Organizasyondan ayrıldığında
- Artık ekip projelerine erişime ihtiyacı olmadığında
- Farklı bir ekibe geçtiğinde
- Geçici bir atamayı tamamladığında
### Üye Nasıl Çıkarılır
1. Ekibi açın
2. **Üyeler** sekmesine gidin
3. Çıkarılacak üyeyi bulun
4. Eylemler menüsüne (üç nokta) tıklayın
5. **Ekipten Çıkar**'ı seçin
6. Çıkarmayı onaylayın
### Çıkarıldığında Ne Olur
Çıkarılan üye:
- Ekip atanmış projelere erişimi hemen kaybeder
- Ekip üye listesinden çıkarılır
- YAPL hesabını korur
- Diğer ekipler aracılığıyla erişimi korur (varsa)
- Geçmiş aktivite ona atfedilmiş kalır
### Çıkarma Kısıtlamaları
Şunları çıkaramazsınız:
- Son Lideri (önce başka birini terfi ettirin)
- Son Lider iseniz kendinizi
- Çalışma alanı sahiplerini sistem ekibinden
## Üye Durumu
### Aktif Üyeler
- Şu anda ekibin parçası
- Rollerine göre erişimleri var
- Çalışma alanı üye limitlerine dahil
### İnaktif Üyeler
Üyeler şu durumlarda inaktif olur:
- Ekipten çıkarıldığında (denetim için yumuşak silme)
- Hesap devre dışı bırakıldığında
- Çalışma alanı erişimi iptal edildiğinde
## Birden Fazla Ekip Üyeliği
Üyeler aynı anda birden fazla ekibe ait olabilir:
### Nasıl Çalışır
- Aynı kullanıcı Ekip A ve Ekip B'de olabilir
- Her ekipte farklı roller mümkün
- Erişim ekip atamalarına göre birleşir
### Örnek Senaryo
"Ahmet" kullanıcısı:
- "Mühendislik Ekibi"nde **Lider** - mühendislik projelerini yönetir
- "Yönetim Ekibi"nde **İzleyici** - yönetim raporlarını görüntüler
Ahmet'in Mühendislik projelerine Lider erişimi ve Yönetim projelerine salt okunur erişimi var.
## Çalışma Alanı Üye Limitleri
Aboneliğiniz toplam çalışma alanı üyelerini sınırlar:
| Paket | Üye Limiti |
|-------|------------|
| Deneme | 10 kullanıcı (14 günlük deneme) |
| Temel | 3 kullanıcı (sabit) |
| Profesyonel | 10 dahil (+$6/kullanıcı) |
Üyeler, kaç ekipte olurlarsa olsunlar çalışma alanı başına bir kez sayılır.
### Limitlere Ulaşıldığında
Üye limitinize ulaştıysanız:
- Yeni üye davet edemezsiniz
- Mevcut üyeler etkilenmez
- Seçenekler: planı yükseltin veya inaktif üyeleri çıkarın
## Üye Aktivitesi
### Üye Aktivitesini Görüntüleme
Ekip detay sayfaları üye aktivitesini gösterir:
- Üyelerin son eylemleri
- Çalıştıkları projeler
- Son aktif zaman damgası
### Çalışma Alanı Sahipleri Ekibinde Aktivite
Çalışma Alanı Sahipleri sistem ekibi, ekibe özgü aktivite yerine çalışma alanı genelindeki aktiviteyi gösterir.
## En İyi Uygulamalar
### Düzenli İnceleme
- Ekip üyeliğini üç ayda bir denetleyin
- Artık erişime ihtiyacı olmayan üyeleri çıkarın
- Sorumluluklar değiştikçe rolleri güncelleyin
### Rol Uygunluğu
- Rolleri gerçek sorumluluklarla eşleştirin
- Lider rollerini aşırı atamayın
- İzleyiciyi idareli kullanın
### Dokümantasyon
- Üyelerin neden eklendiğini/çıkarıldığını belgeleyin
- Uyumluluk için rol değişikliklerini takip edin
- Üye erişim kayıtlarını tutun
## Toplu Üye İşlemleri
Şu anda üye yönetimi bireysel olarak yapılır. Büyük değişiklikler için:
1. Değişiklikleri önceden planlayın
2. Üyeleri tek tek işleyin
3. Değişikliklerin başarılı olduğunu doğrulayın
## Sorun Giderme
### Üye Çıkarılamıyor
**"Son Lider çıkarılamaz"**
- Önce başka bir üyeyi Lider olarak terfi ettirin
- Her ekibin en az bir Lideri olması gerekir
**"İzniniz yok"**
- Yalnızca Liderler üyeleri çıkarabilir
- Ekipteki rolünüzü kontrol edin
### Üye Hala Erişime Sahip
Çıkarma sonrasında hala erişimi varsa:
- Erişimi olan başka bir ekipte olabilir
- Çalışma alanı sahibi olabilir
- Yenileyin ve tüm ekip üyeliklerini kontrol edin
### Rol Değiştirilemiyor
- Lider olduğunuzu doğrulayın
- Son Lider olup olmadığını kontrol edin
- Kendi rolünüzün altına düşürmediğinizden emin olun
### Üye Görünmüyor
- Sayfayı yenileyin
- Daveti kabul edip etmediğini kontrol edin
- Ekip filtresini/aramasını doğrulayın
## İlgili Konular
- [Ekip Rolleri](/tr/docs/user-guides/teams/team-roles) - Rol izinleri
- [Ekip Davetleri](/tr/docs/user-guides/teams/team-invitations) - Yeni üye ekleme
- [Ekip Oluşturma](/tr/docs/user-guides/teams/creating-teams) - Ekip kurulumu
---
# Ekip Atamaları (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/teams/team-assignments)
# Ekip Atamaları
Ekip atamaları, hangi ekiplerin belirli projelere erişebileceğini belirler. Bu rehber, ekipleri projelere atamayı, atamaları yönetmeyi ve atamaların erişimi nasıl etkilediğini anlamayı kapsar.
## Ekip Atamalarını Anlama
Ekip atamaları şu şekilde çalışır:
- **Projeler ekiplere atanır** (bireylere değil)
- **Ekip üyeleri projelere erişir** ekip üyelikleri aracılığıyla
- **Birden fazla ekip** bir projeye atanabilir
- **Erişim seviyesi** ekip içindeki üye rolüne bağlıdır
## Ekipleri Projelere Atama
### Proje Oluşturma Sırasında
Yeni bir proje oluştururken:
1. **Projeler > Proje Oluştur**'a gidin
2. **Ekip Ataması** adımında ekipleri seçin
3. Atamak için 1-10 ekip seçin
4. Proje oluşturmayı tamamlayın
Normal ekip üyeleri en az bir ekip atamak zorundadır. Çalışma alanı sahipleri ekip ataması olmadan proje oluşturabilir.
### Proje Oluşturulduktan Sonra
Mevcut projelerde ekip atamalarını değiştirmek için:
1. Projeyi açın
2. Proje ayarlarına veya ekip sekmesine gidin
3. **Ekipleri Yönet** veya **Ekip Atamasını Düzenle**'ye tıklayın
4. Ekip ekleyin veya çıkarın
5. Değişiklikleri kaydedin
## Atama Limitleri
| Özellik | Limit |
|---------|-------|
| Proje başına ekip | 1-10 |
| Ekip başına proje | Sınırsız |
| Çalışma alanı başına ekip | Sınırsız |
## Atamaların Erişimi Nasıl Etkilediği
### Verilen Erişim
Bir ekip bir projeye atandığında:
| Ekip Rolü | Proje Erişimi |
|-----------|---------------|
| Lider | Tam erişim (görüntüle, düzenle, yönet) |
| Üye | Düzenleme erişimi (görüntüle, düzenle) |
| İzleyici | Salt okunur erişim |
### Reddedilen Erişim
Ekip ataması olmadan, üyeler:
- Projeyi listelerde göremez
- Proje detaylarına erişemez
- Görevleri/planları görüntüleyemez veya düzenleyemez
- İstisna: Çalışma alanı sahiplerinin tam erişimi var
## Atamaları Yönetme
### Mevcut Atamaları Görüntüleme
Bir projeye hangi ekiplerin atandığını görmek için:
1. Projeyi açın
2. Genel bakışta ekip bilgilerini arayın
3. Veya ekip yönetimi bölümüne gidin
Bir ekibin hangi projelere atandığını görmek için:
1. Ekibi açın
2. **Öğeler** sekmesine gidin
3. Atanan projeleri ve planları görüntüleyin
### Ekip Ekleme
1. Proje ayarlarını açın
2. Ekip ataması bölümünü bulun
3. **Ekip Ekle**'ye tıklayın
4. Açılır menüden ekibi seçin
5. Değişiklikleri kaydedin
### Ekip Çıkarma
1. Proje ayarlarını açın
2. Ekip ataması bölümünü bulun
3. Ekibin yanındaki çıkar simgesine tıklayın
4. Çıkarmayı onaylayın
5. Değişiklikleri kaydedin
Bir ekibi çıkarmak, tüm ekip üyelerinin erişimini hemen iptal eder (başka bir atanmış ekip aracılığıyla erişimleri yoksa).
## Erişim Senaryoları
### Tek Ekip Ataması
Bir ekibe atanan proje:
- Tüm ekip üyelerinin erişimi var
- Erişim seviyesi role göre
- Basit erişim kontrolü
### Birden Fazla Ekip Ataması
Birden fazla ekibe atanan proje:
- Tüm ekiplerdeki üyelerin erişimi var
- Her ekipten rol bağımsız olarak uygulanır
- Birden fazla ekipte olan üye birleşik erişim alır
### Ekip Ataması Yok
Atanmış ekibi olmayan proje:
- Yalnızca çalışma alanı sahiplerinin erişimi var
- Ekip üyelerine görünür değil
- Yalnızca sahiplere özel projeler için kullanışlı
## En İyi Uygulamalar
### Atamaları Planlama
Proje oluşturmadan önce:
- Kimin erişime ihtiyacı olduğunu belirleyin
- Gereken erişim seviyelerini belirleyin
- Uygun ekipleri atayın
### Atamalar İçin Ekip Yapısı
| Strateji | Ne Zaman Kullanılır |
|----------|---------------------|
| İşlevsel ekipler | Devam eden departman erişimi |
| Proje ekipleri | Özel proje grupları |
| Çapraz fonksiyonel | Birden fazla departmanın erişime ihtiyacı var |
### Erişim İncelemeleri
Atamaları periyodik olarak gözden geçirin:
- Artık erişime ihtiyacı olmayan ekipleri kaldırın
- Erişimi olması gereken ekipleri ekleyin
- Erişim seviyelerinin uygun olduğunu doğrulayın
## Çalışma Alanı Sahipleri İstisnası
Çalışma alanı sahiplerinin özel erişimi vardır:
- Atamadan bağımsız olarak **tüm projelere** erişim
- Otomatik **Çalışma Alanı Sahipleri** ekibi aracılığıyla
- Ekip atamaları tarafından kısıtlanamaz
Bu, sahiplerin her zaman yönetim erişimine sahip olmasını sağlar.
## Atama ve Rol Farkı
Önemli ayrım:
| Kavram | Kapsam | Kontrol Eder |
|--------|--------|--------------|
| **Ekip Ataması** | Proje başına | Hangi ekipler erişebilir |
| **Ekip Rolü** | Ekip başına | Üyeler ne yapabilir |
**Örnek:**
- Mühendislik Ekibi Proje A'ya atandı
- Kullanıcı Mühendislik Ekibinde Üye rolünde
- Kullanıcının Proje A'ya düzenleme erişimi var
## Değişikliklerin Etkisi
### Ekip Ekleme
Anlık etkiler:
- Tüm ekip üyeleri erişim kazanır
- Erişim seviyesi rollerine göre
- Proje listelerinde görünür
### Ekip Çıkarma
Anlık etkiler:
- Ekip üyeleri erişimi kaybeder
- Proje listelerinden kaybolur
- Geçmiş aktivite korunur
### Üye Rollerini Değiştirme
Bir üyenin rolü değişirse:
- Erişim seviyesi hemen güncellenir
- Tüm ekip atanmış projelere uygulanır
## Sorun Giderme
### Ekip Üyeleri Projeye Erişemiyor
1. Ekibin projeye atandığını doğrulayın
2. Üyenin atanan ekipte olduğunu kontrol edin
3. Üyenin rolünün erişime izin verdiğini doğrulayın
4. Projenin arşivlenmediğini kontrol edin
### Projeye Ekip Eklenemiyor
**"Maksimum ekip sayısına ulaşıldı"**
- Önce bir ekibi kaldırın (maks 10)
**"İzniniz yok"**
- Yalnızca sahipler ve proje yöneticileri değiştirebilir
- Erişim seviyenizi kontrol edin
### Projeden Ekip Çıkarılamıyor
**"En az bir ekip gerekli"**
- Normal kullanıcıların en az bir ekibi olması gerekir
- Sahiplerin ekipsiz projeleri olabilir
### Değişiklikler Geçerli Olmuyor
- Sayfayı yenileyin
- Üyeden çıkış yapıp tekrar girmesini isteyin
- Değişikliklerin kaydedildiğini doğrulayın
## Toplu İşlemler
Şu anda atamalar proje başına yönetilir. Büyük ölçekli değişiklikler için:
1. Değişiklikleri önceden planlayın
2. Projeleri tek tek güncelleyin
3. Her değişikliğin başarılı olduğunu doğrulayın
## İlgili Konular
- [Proje Oluşturma](/tr/docs/user-guides/projects/creating-projects) - Proje oluşturma
- [Ekip Oluşturma](/tr/docs/user-guides/teams/creating-teams) - Ekip kurulumu
- [Ekip Rolleri](/tr/docs/user-guides/teams/team-roles) - Rol izinleri
---
# Ekip Davetleri (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/teams/team-invitations)
# Ekip Davetleri
Davetler, YAPL'da ekiplere üye eklemenin yoludur. Kişiselleştirilmiş e-posta davetiyeleri gönderebilir veya hızlı işe alım için paylaşılabilir bağlantılar oluşturabilirsiniz.
## Davet Yöntemleri
YAPL, üye davet etmek için iki yol sunar:
| Yöntem | En İyi Kullanım |
|--------|-----------------|
| **E-posta Daveti** | Belirli kişiler, kişiselleştirilmiş işe alım |
| **Paylaşılabilir Bağlantı** | Birden fazla davetli, hızlı dağıtım |
## E-posta Davetleri
### E-posta Daveti Gönderme
1. Kenar çubuğunda **Ekipler**'e gidin
2. Davet etmek istediğiniz ekibi açın
3. **Davetler** sekmesine tıklayın
4. **Üye Davet Et**'e tıklayın
5. Alıcının e-posta adresini girin
6. Rolünü seçin (Lider, Üye veya İzleyici)
7. **Davet Gönder**'e tıklayın
### E-posta Daveti Detayları
| Özellik | Değer |
|---------|-------|
| Son Kullanma | Gönderimden 7 gün sonra |
| Yeniden Gönderilebilir | Evet |
| İptal Edilebilir | Evet |
| Takip Edilebilir | Evet |
### Davetlinin Aldığı
Davet e-postası şunları içerir:
- Ekip adı ve çalışma alanı
- Daveti gönderenin adı
- Atanan rol
- Daveti kabul et düğmesi
- Hesap oluşturma bağlantısı (yeni kullanıcı ise)
## Paylaşılabilir Bağlantılar
### Paylaşılabilir Bağlantı Oluşturma
1. Ekibinizi açın
2. **Davetler** sekmesine gidin
3. **Davet Bağlantısı Oluştur**'a tıklayın
4. Seçenekleri yapılandırın:
- **Kullanım limiti**: Kaç kez kullanılabileceği
- **Son kullanma**: Bağlantının ne zaman sona ereceği
- **Varsayılan rol**: Katılanlar için rol
5. **Oluştur**'a tıklayın
6. Bağlantıyı kopyalayın
### Paylaşılabilir Bağlantı Seçenekleri
| Seçenek | Açıklama | Varsayılan |
|---------|----------|------------|
| Kullanım Limiti | Maks kullanım (1-100) | Limit yok |
| Son Kullanma | Sona ermeye kadar gün | 7 gün |
| Rol | Katılanlar için varsayılan rol | Üye |
### Bağlantıyı Paylaşma
Bağlantıyı şu şekilde dağıtın:
- Doğrudan mesaj
- Ekip sohbeti
- Dahili wiki
- E-posta (siz oluşturursunuz)
Paylaşılabilir bağlantıya sahip herkes limitlere ulaşılana kadar katılabilir. Sorumlu bir şekilde paylaşın.
## Davetleri Yönetme
### Bekleyen Davetleri Görüntüleme
1. Ekibinizi açın
2. **Davetler** sekmesine tıklayın
3. Bekleyen davetlerin listesini görüntüleyin
### Davet Bilgileri
Her davet şunları gösterir:
- Alıcı e-postası (veya "Bağlantı daveti")
- Tür (E-posta veya Bağlantı)
- Atanan rol
- Durum
- Son kullanma tarihi
- Oluşturma tarihi
### Davet Eylemleri
| Eylem | Açıklama |
|-------|----------|
| **Yeniden Gönder** | Davet e-postasını tekrar gönder |
| **İptal** | Daveti geçersiz kıl |
| **Bağlantıyı Kopyala** | Davet URL'sini kopyala |
## Davet Durumları
| Durum | Açıklama |
|-------|----------|
| **Beklemede** | Gönderildi, yanıt bekleniyor |
| **Kabul Edildi** | Davetli ekibe katıldı |
| **Süresi Doldu** | Zaman limiti geçti |
| **İptal Edildi** | Manuel olarak geçersiz kılındı |
## Daveti Kabul Etme
### Yeni Kullanıcılar İçin
1. Davet bağlantısına tıklayın (e-posta veya paylaşılan)
2. Bir YAPL hesabı oluşturun
3. Hesap doğrulamasını tamamlayın
4. Ekip detaylarını inceleyin
5. **Daveti Kabul Et**'e tıklayın
6. Çalışma alanına yönlendirilir
### Mevcut Kullanıcılar İçin
1. Davet bağlantısına tıklayın
2. Giriş yapın (henüz yapmadıysanız)
3. Ekip detaylarını inceleyin
4. **Daveti Kabul Et**'e tıklayın
5. Ekip navigasyonda görünür
### Birden Fazla Daveti Kabul Etme
Birden fazla ekibe davet edildiyseniz:
- Her birini ayrı ayrı kabul edin
- Tüm ekiplere navigasyondan erişilebilir
- Her ekipte farklı roller mümkün
## Davet Limitleri
### Çalışma Alanı Üye Limitleri
Davetler çalışma alanı limitlerini dikkate alır:
| Paket | Kullanılabilir Kullanıcı |
|-------|--------------------------|
| Deneme | 10 kullanıcı (14 günlük deneme) |
| Temel | Toplamda 3 üye |
| Profesyonel | 10+ üye |
### Limitlere Ulaşıldığında
- Yeni davetler gönderilemiyor
- Mevcut davetler geçerli kalır
- Daha fazla davet etmek için yükseltin veya üyeleri çıkarın
## Davetleri Yeniden Gönderme
### Ne Zaman Yeniden Gönderilir
- Davetli orijinali almadıysa
- Orijinal e-posta spam'e gittiyse
- Davetlinin hatırlatmaya ihtiyacı varsa
### Nasıl Yeniden Gönderilir
1. **Davetler** sekmesine gidin
2. Bekleyen daveti bulun
3. **Yeniden Gönder**'e tıklayın
4. Yeni e-posta hemen gönderilir
### Yeniden Gönderme Limitleri
- Birden fazla kez yeniden gönderilebilir
- Orijinal son kullanma değişmez
- Süresi dolmuşsa iptal edip yeni oluşturmayı düşünün
## Davetleri İptal Etme
### Ne Zaman İptal Edilir
- Davetli artık katılmamalı
- Yanlış rol atandı
- Planlar değişti
### Nasıl İptal Edilir
1. **Davetler** sekmesine gidin
2. Daveti bulun
3. **İptal** veya silme simgesine tıklayın
4. İptali onaylayın
### İptalden Sonra
- Davet bağlantısı artık çalışmaz
- E-posta kabul düğmesi başarısız olur
- Davetli o davet aracılığıyla katılamaz
- Gerekirse yeni davet gönderilebilir
## Süresi Dolmuş Davetler
### Son Kullanmada Ne Olur
- Davet bağlantısı çalışmayı durdurur
- Kabul girişimleri başarısız olur
- Durum "Süresi Doldu" olarak değişir
### Süresi Dolmuş Davetleri Ele Alma
Seçenekler:
1. Yeni davet gönderin
2. Yeni paylaşılabilir bağlantı oluşturun
3. Davetliyle doğrudan iletişime geçin
## En İyi Uygulamalar
### Güvenlik
- Hassas roller için e-posta davetiyeleri kullanın
- Paylaşılabilir bağlantı kullanımını sınırlayın
- Bağlantılar için kısa son kullanma ayarlayın
- Bekleyen davetleri izleyin
### İletişim
- Davetlilere e-postayı beklemelerini söyleyin
- Alınmadıysa spam klasörlerini kontrol edin
- Ekip hakkında bağlam sağlayın
### Organizasyon
- Bekleyen davetleri gözden geçirin ve temizleyin
- Güncel olmayan davetleri iptal edin
- Kimin ne zaman davet edildiğini takip edin
## Sorun Giderme
### Davetli E-postayı Almadı
1. Spam/gereksiz klasörünü kontrol edin
2. E-posta adresinin doğru olduğunu doğrulayın
3. Yeniden göndermeyi deneyin
4. Bunun yerine paylaşılabilir bağlantı kullanın
### Davet Bağlantısı Çalışmıyor
- Bağlantının süresinin dolup dolmadığını kontrol edin
- Kullanım limitine ulaşılıp ulaşılmadığını doğrulayın
- Davetin iptal edilip edilmediğini kontrol edin
- Yeni bağlantı oluşturun
### Davet Gönderilemiyor
**"Çalışma alanı üye limitine ulaşıldı"**
- Aboneliği yükseltin
- İnaktif üyeleri çıkarın
- Yer açılmasını bekleyin
**"İzniniz yok"**
- Yalnızca Liderler davet edebilir
- Ekip rolünüzü kontrol edin
### Davetli Kabul Edemiyor
- Davet süresi dolmuş olabilir
- Bağlantı iptal edilmiş olabilir
- Kullanım limitine ulaşılmış olabilir
- Yeni davet isteyin
## İlgili Konular
- [Ekip Oluşturma](/tr/docs/user-guides/teams/creating-teams) - Ekip kurulumu
- [Ekip Rolleri](/tr/docs/user-guides/teams/team-roles) - Rol izinleri
- [Üyeleri Yönetme](/tr/docs/user-guides/teams/managing-members) - Üye yönetimi
---
# Ekip Rolleri (https://yapl.app/tr/docs/user-guides/teams/team-roles)
# Ekip Rolleri
YAPL, ekipler içinde rol tabanlı bir izin sistemi kullanır. Her üyenin, ekip ve atanmış projeler içindeki yeteneklerini belirleyen tam olarak bir rolü vardır.
## Mevcut Roller
YAPL üç ekip rolü sağlar:
| Rol | Açıklama | İzin Seviyesi |
|-----|----------|---------------|
| **Lider** | Ekip yöneticileri | Tam erişim |
| **Üye** | Standart katılımcılar | Düzenleme erişimi |
| **İzleyici** | Salt okunur erişim | Yalnızca görüntüleme |
## Lider Rolü
Ekip Liderleri, ekip yönetiminden sorumlu yöneticilerdir.
### Yetenekler
| Yetenek | Lider |
|---------|-------|
| Ekip içeriğini görüntüle | Evet |
| Ekip içeriğini düzenle | Evet |
| Proje/plan oluştur | Evet |
| Proje/plan sil | Evet |
| Üye davet et | Evet |
| Üye çıkar | Evet |
| Üye rollerini değiştir | Evet |
| Ekip ayarlarını düzenle | Evet |
| Ekibi sil | Hayır* |
| Öğeleri ekibe ata | Evet |
*Yalnızca **çalışma alanı sahipleri** ekipleri silebilir, ekip liderleri değil.
### Kullanım Senaryoları
Lider rolünü şunlara atayın:
- Departman başkanları
- Proje yöneticileri
- Ekip süpervizörleri
- Tam ekip kontrolüne ihtiyaç duyan herkes
### Gereksinimler
- Her ekibin **en az bir Lideri** olmalıdır
- Son Lideri düşüremez veya çıkaramazsınız
- Birden fazla Lider'e izin verilir
Bir Lideri çıkarmadan veya rolünü değiştirmeden önce en az bir başka Lider olduğundan emin olun.
## Üye Rolü
Üyeler, işe katkıda bulunabilen standart ekip katılımcılarıdır.
### Yetenekler
| Yetenek | Üye |
|---------|-----|
| Ekip içeriğini görüntüle | Evet |
| Ekip içeriğini düzenle | Evet |
| Proje/plan oluştur | Evet |
| Proje/plan sil | Hayır |
| Üye davet et | Hayır |
| Üye çıkar | Hayır |
| Üye rollerini değiştir | Hayır |
| Ekip ayarlarını düzenle | Hayır |
| Ekibi sil | Hayır |
| Öğeleri ekibe ata | Hayır |
### Kullanım Senaryoları
Üye rolünü şunlara atayın:
- Aktif katkıda bulunanlar
- Ekip katılımcıları
- İşi düzenlemesi gereken personel
- Günlük ekip çalışanları
## İzleyici Rolü
İzleyicilerin ekip içeriğine salt okunur erişimi vardır.
### Yetenekler
| Yetenek | İzleyici |
|---------|----------|
| Ekip içeriğini görüntüle | Evet |
| Ekip içeriğini düzenle | Hayır |
| Proje/plan oluştur | Hayır |
| Proje/plan sil | Hayır |
| Üye davet et | Hayır |
| Üye çıkar | Hayır |
| Üye rollerini değiştir | Hayır |
| Ekip ayarlarını düzenle | Hayır |
| Ekibi sil | Hayır |
| Öğeleri ekibe ata | Hayır |
### Kullanım Senaryoları
İzleyici rolünü şunlara atayın:
- Görünürlüğe ihtiyaç duyan paydaşlar
- Dış danışmanlar
- Denetçiler veya inceleyiciler
- Değiştirmeden izlemesi gereken kişiler
## Rol Karşılaştırması
### Hızlı Karşılaştırma
| Eylem | Lider | Üye | İzleyici |
|-------|-------|-----|----------|
| Projeleri görüntüle | Evet | Evet | Evet |
| Görevleri düzenle | Evet | Evet | Hayır |
| Görev oluştur | Evet | Evet | Hayır |
| Proje oluştur | Evet | Evet | Hayır |
| Proje sil | Evet | Hayır | Hayır |
| Ekibi yönet | Evet | Hayır | Hayır |
| Üye davet et | Evet | Hayır | Hayır |
### İzin Hiyerarşisi
```
Lider (Tam Erişim)
└── Üye (Düzenleme Erişimi)
└── İzleyici (Yalnızca Görüntüleme)
```
## Rolleri Değiştirme
### Kim Rolleri Değiştirebilir
Yalnızca **Liderler** ekiplerindeki üye rollerini değiştirebilir.
### Rol Nasıl Değiştirilir
1. Ekibi açın
2. **Üyeler** sekmesine gidin
3. Üyeyi bulun
4. Rol açılır menüsüne veya üye eylemlerine tıklayın
5. Yeni rolü seçin
6. Değişikliği onaylayın
### Rol Değiştirme Kuralları
| Senaryo | İzin Verilen |
|---------|--------------|
| İzleyiciyi Üyeye terfi ettir | Evet |
| Üyeyi Lidere terfi ettir | Evet |
| Lideri Üyeye düşür | Evet (başka Lider varsa) |
| Lideri İzleyiciye düşür | Evet (başka Lider varsa) |
| Son Lideri düşür | Hayır |
## Rol Devralma
### Çalışma Alanı Sahipleri
Çalışma alanı sahiplerinin özel erişimi vardır:
- Tüm ekiplere tam erişim (Çalışma Alanı Sahipleri ekibi aracılığıyla)
- Herhangi bir ekibi yönetebilir
- Ekip rolleriyle kısıtlanmaz
### Ekip Rolleri ve Çalışma Alanı Rolleri
| Rol Türü | Kapsam | Kaynak |
|----------|--------|--------|
| Çalışma Alanı Sahibi | Tüm çalışma alanı | Çalışma alanı ayarları |
| Ekip Lideri | Ekip içinde | Ekip üyeliği |
| Ekip Üyesi | Ekip içinde | Ekip üyeliği |
| Ekip İzleyicisi | Ekip içinde | Ekip üyeliği |
## Varsayılan İzinler
Ekiplerin rollerle çalışan varsayılan izinleri vardır:
```json
{
"projects": {
"create": true,
"view": true,
"update": true,
"delete": false
}
}
```
Bu varsayılanlar çalışma alanı yöneticileri tarafından değiştirilebilir.
## Rol Atama En İyi Uygulamaları
### Lider Ataması
- Ekibi yönetebilecek Liderler atayın
- Kapsam için 2+ Lider bulundurmayı düşünün
- Liderler ekipte aktif olmalı
### Üye Ataması
- Çoğu katkıda bulunan için varsayılan rol
- Projelerde aktif olarak çalışan herkes
- Görevleri/planları güncellemesi gereken personel
### İzleyici Ataması
- İzleyici kullanımını mümkün olduğunca minimize edin
- Gerçek salt okunur ihtiyaçlar için kullanın
- Erişimin gerekli olup olmadığını düşünün
## Birden Fazla Ekip Üyeliği
Üyeler birden fazla ekibe ait olabilir:
- Farklı ekiplerde farklı roller
- Erişim ekipler arasında birleşir
- Paylaşılan içerik için en izin veren rol geçerli olur
**Örnek:**
- Kullanıcı Ekip A'da Lider
- Kullanıcı Ekip B'de İzleyici
- Kullanıcının Ekip A projelerine Lider erişimi, Ekip B'ye İzleyici erişimi var
## Sorun Giderme
### Rol Değiştirilemiyor
**"Son Lider düşürülemez"**
- Önce başka bir üyeyi Lider olarak terfi ettirin
- Her ekipin en az bir Lideri olması gerekir
**"İzniniz yok"**
- Yalnızca Liderler rolleri değiştirebilir
- Ekipteki rolünüzü kontrol edin
### Rol Beklendiği Gibi Çalışmıyor
- Rolün kaydedildiğini doğrulayın
- Sayfayı yenileyin
- Kullanıcının başka bir ekip aracılığıyla daha yüksek erişimi olup olmadığını kontrol edin
- Kullanıcının çalışma alanı sahibi olup olmadığını kontrol edin (tam erişim)
### İşlem Gerçekleştirilemiyor
- Rolünüzün işleme izin verdiğini doğrulayın
- Proje düzeyinde izinleri kontrol edin
- Erişim yükseltmesi için ekip Lideriyle iletişime geçin
## İlgili Konular
- [Ekip Oluşturma](/tr/docs/user-guides/teams/creating-teams) - Ekip kurulumu
- [Üyeleri Yönetme](/tr/docs/user-guides/teams/managing-members) - Üye yönetimi
- [Sahipleri Yönetme](/tr/docs/user-guides/workspaces/managing-owners) - Çalışma alanı sahipliği
---
# Agile vs Waterfall: Doğru Metodolojiyi Seçmek (https://yapl.app/tr/blog/agile-vs-waterfall-methodology)
# Agile vs Waterfall: Doğru Metodolojiyi Seçmek
Doğru proje yönetimi metodolojisini seçmek, projenizin başarısını önemli ölçüde etkileyebilir. En yaygın kullanılan iki yaklaşım Agile ve Waterfall'dır. Güçlü yönlerini, zayıflıklarını ve ideal kullanım durumlarını anlamak doğru seçimi yapmanıza yardımcı olacaktır.
## Genel Bakış
### Waterfall
Her aşamanın bir sonraki başlamadan önce tamamlanması gereken sıralı, doğrusal bir yaklaşım:
1. Gereksinimler
2. Tasarım
3. Uygulama
4. Test
5. Dağıtım
6. Bakım
### Agile
Esnekliği, işbirliğini ve sürekli teslimatı vurgulayan yinelemeli bir yaklaşım:
- Kısa döngülerde (sprint) çalışma
- Değişen gereksinimlere uyum sağlama
- Çalışan artışları sık sık teslim etme
- Ekip işbirliğini vurgulama
## Temel Farklar
| Yön | Waterfall | Agile |
| ------------------- | ----------------- | ------------------------ |
| Planlama | Önceden, kapsamlı | Sürekli, uyarlanabilir |
| Gereksinimler | Başlangıçta sabit | Gelişen |
| Teslimat | Proje sonunda | Artımlı |
| Müşteri katılımı | Başlangıç ve son | Boyunca |
| Dokümantasyon | Kapsamlı | Minimal, çalışan yazılım |
| Değişiklik yönetimi | Zor, maliyetli | Beklenen, kucaklanan |
| Risk keşfi | Geç | Erken ve sürekli |
## Waterfall Ne Zaman Kullanılmalı
Waterfall şu durumlarda en iyi şekilde çalışır:
### Gereksinimler Açık ve Sabit Olduğunda
Tam olarak ne inşa etmeniz gerektiğini biliyorsanız ve değişmeyecekse, Waterfall'ın yapılandırılmış yaklaşımı netlik sağlar.
### Düzenleyici Uyumluluk Gerektiğinde
Sağlık ve finans gibi sektörler genellikle Waterfall ile uyumlu kapsamlı dokümantasyon ve onay kapıları gerektirir.
### Proje Basit ve Kısa Olduğunda
Sınırlı karmaşıklığa sahip basit projeler için Waterfall'ın doğrusal yaklaşımı verimlidir.
## Agile Ne Zaman Kullanılmalı
Agile şu durumlarda öne çıkar:
### Gereksinimler Belirsiz Olduğunda
Yeni bir şey inşa ediyorsanız veya değişiklikler bekliyorsanız, Agile'ın esnekliği paha biçilmezdir.
### Pazara Hız Önemliyse
Çalışan özellikleri erken teslim etmek, daha hızlı geri bildirim ve pazar doğrulaması sağlar.
### Müşteri İşbirliği Mümkünse
Agile sürekli paydaş katılımı gerektirir; bu erişime sahipseniz, ondan yararlanın.
## Kararı Vermek
Şu soruları göz önünde bulundurun:
1. **Gereksinimleriniz ne kadar iyi tanımlanmış?**
- Açık → Waterfall
- Belirsiz → Agile
2. **Paydaşlar ne sıklıkla katılabilir?**
- Nadiren → Waterfall
- Sık sık → Agile
3. **Risk toleransınız nedir?**
- Düşük → Waterfall (öngörülebilir)
- Yüksek → Agile (uyarlanabilir)
## YAPL Her İkisini de Destekler
YAPL, tercih ettiğiniz metodolojiyle çalışmak üzere tasarlanmıştır:
### Waterfall Projeleri İçin
- Bağımlılıklı ayrıntılı Gantt şemaları
- Aşama tabanlı planlama
- Kapsamlı temel çizgi takibi
- Kilometre taşı yönetimi
### Agile Projeleri İçin
- Görsel iş akışı için Kanban panoları
- Özelleştirilebilir kulvarlar (Atanan veya Öncelik)
- Esnek görev yönetimi
- Hızlı yineleme desteği
## Sonuç
Evrensel olarak "daha iyi" bir metodoloji yoktur. Doğru seçim, projenizin özel ihtiyaçlarına, ekip yeteneklerine ve organizasyonel bağlama bağlıdır. Birçok başarılı ekip, projeler geliştikçe yaklaşımlarını uyarlayarak her ikisinin unsurlarını kullanır.
---
_Planlama özellikleri hakkında [Gantt](/docs/user-guides/gantt) ve [Kanban](/docs/user-guides/kanban) dokümantasyonumuzda daha fazla bilgi edinin._
---
# Proje Planlaması için En İyi 7 Monday.com Alternatifi (https://yapl.app/tr/blog/best-monday-alternative-project-scheduling)
# Proje Planlaması için Test Ettiğimiz 7 Monday.com Alternatifi
Çoğu ekip monday.com'u kötü bir araç olduğu için bırakmıyor. Bırakıyor çünkü hiçbir zaman bir planlama sistemi olarak tasarlanmamış bir platformun içinde planlama sistemi kurmaya çalışıyor.
Monday.com iş koordinasyonunda gerçekten iyi. Otomasyonlar sağlam, entegrasyon ekosistemi derin, departmanlar arası iş takibi söz konusu olduğunda esneklik açısından çok az araç onun seviyesine çıkıyor. Ama esneklik başka şey, planlama hassasiyeti başka şey. İnşaat takvimlerini, 40'ı aşkın bağımlılıklı ürün lansmanlarını ya da çok aşamalı müşteri teslimatlarını yönetenler er ya da geç şunu görüyor: monday.com'un _yapabildiği_ ile planlamanın _gerektirdiği_ arasında ciddi bir uçurum var.
Bu uçurum kendini belirli noktalarda ele veriyor:
- **Gantt grafikleri işlevsel değil, dekoratif.** Monday.com bir zaman çizelgesi görünümü sunuyor ama takvimdeki çubukları sürüklemek, bolluk hesaplamak, kritik yolu görmek ya da bir öncül görev kaydığında sonraki görevleri otomatik güncellemek demek değil.
- **Bağımlılık yönetimi yüzeysel kalıyor.** Görevleri birbirine bağlayabilirsiniz, ama bunun ötesine geçmek neredeyse imkânsız. Başlangıç-başlangıç, bitiş-bitiş, gecikme/öne alma gibi planlama standartlarına ulaşmak için ya geçici çözümlere ya da üçüncü parti eklentilere muhtaçsınız.
- **Kritik yol analizi yerleşik değil.** Projenizin minimum süresini belirleyen görev zincirini anında göremiyorsanız, neyin gerçekten önemli olduğunu tahmin yürütüyorsunuz demektir.
- **Kaynak dengeleme elle yapılıyor.** Aşırı yüklü ekip üyeleri uyarı tetiklemiyor, otomatik dağılım yapmıyor. Birinin çift rezerve edildiğini ancak bir termin kaçırıldığında anlıyorsunuz.
Burada temel bir ayrım var: proje yönetimi _ne_ yapılacağını takip eder. Proje planlaması ise kısıtlar göz önüne alındığında bunların _ne zaman_ yapılabileceğini hesaplar. Zaman çizelgesi görselleştirme, bağımlılık zincirleri, kaynak dengeleme, kilometre taşı takibi ve kritik yol analizi: işte bir planlama aracını, takvim görünümlü bir iş takip sisteminden ayıran beş temel sütun bunlar.
Gantt grafiği olan her PM aracının planlamayı karşılayacağı sık söylenen bir şey. Yanıltıcı. Bağımlılık mantığı ve kritik yol hesabı olmayan bir Gantt grafiği, renkli bir çubuk grafikten ibarettir. Planlama gücü görsel katmanda değil, alttaki motorda yatıyor.
Hangi araçların planlama konusunda gerçekten işe yaradığını bulmak için YAPL, Asana, Smartsheet, Wrike, Trello, Airtable ve Basecamp'i planlama odaklı bir çerçeveden test ettik. Genel özellik listelerini karşılaştırmak yerine (her araçta "görev yönetimi" ve "iş birliği" var) her birini Gantt derinliği, desteklenen bağımlılık türleri, kritik yol kabiliyeti, kilometre taşı yönetimi ve kaynak çakışması tespiti açısından değerlendirdik.
Sonuçlar tutarsız çıktı. Bazı araçlar bizi şaşırttı. Bazıları ise hayal kırıklığı yaşayan ekiplerin zaten bildiklerini doğruladı.
## Her Monday.com Rakibini Nasıl Değerlendirdik?
**Her araç, standart bir 50 görevlik test projesi üzerinden, zaman çizelgesi doğruluğuna göre ağırlıklandırılmış altı planlama kriteriyle puanlandı.**
Çoğu karşılaştırma yazısı proje yönetim araçlarını entegrasyon sayısına, pano estetiğine ya da otomasyon tetikleyicilerine bakarak sıralıyor. Bu yaklaşım, temel ihtiyacı planlama hassasiyeti olan ekipler için işe yaramıyor. Bir araç 200 entegrasyona sahip olabilir ama yine de iki paralel görev arasında başlangıç-başlangıç bağımlılığı tanımlamanıza izin vermeyebilir. Bu yüzden planlama bağımlısı ekiplerin gerçekten ihtiyaç duyduklarına odaklanan bir değerlendirme çerçevesi oluşturduk.
Genel bir kural olarak şunu söyleyelim: proje yönetim araçlarını toplam özellik genişliğine göre seçmek yaygın bir alışkanlık. Ama karmaşık takvimleri olan ekipler önce planlama derinliğini değerlendirmeli, çünkü iş birliğinde yüksek puan alıp bağımlılık mantığında başarısız olan bir araç, 20'den fazla bağlantılı görevi olan her projede size haftalar boyu manuel düzeltme çalışması yaratır.
Puanladığımız altı kriter ve takvim güvenilirliğine etkilerine göre ağırlıkları:
| Kriter | Ağırlık | Yüksek Puan (4-5) | Düşük Puan (1-2) |
| -------------------------------------- | ------- | -------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ |
| Gantt grafiği kalitesi ve etkileşimi | %20 | Sürükle-bırak çubuklarla sonraki tarihlerin otomatik yeniden hesaplanması | Satır içi düzenleme olmayan statik ya da yalnızca görüntüleme amaçlı zaman çizelgesi |
| Bağımlılık yönetimi (BS, BB, BT, TB) | %25 | Gecikme/öne alma seçenekleriyle dört bağımlılık türünün tamamı | Yalnızca bitiş-başlangıç ya da aynı proje içiyle sınırlı bağımlılıklar |
| Kritik yol yöntemi desteği | %15 | Görsel vurgu ve bolluk süresi göstergesiyle otomatik hesaplanan kritik yol | Hiç kritik yol tanımlaması yok |
| Kilometre taşı takibi | %10 | Tarih uyarıları ve özet görünümlerle zaman çizelgesinde özel kilometre taşı işaretleri | Kilometre taşları görsel ayrım olmadan normal görevler gibi işleniyor |
| Kaynak tahsisi ve iş yükü dengeleme | %20 | Kişi başı kapasite görünümleri, aşırı yükleme uyarıları, yeniden dengeleme önerileri | Kaynak görünümü yok ya da saatlik takip olmadan yalnızca başlık sayısı |
| Ücretsiz planda planlama kabiliyetleri | %10 | Ücretsiz katmanda Gantt görünümleri ve temel bağımlılıklar | Planlama özellikleri tamamen ücretli planlara kilitli |
Bağımlılık yönetimi %25 ile en yüksek ağırlığı taşıyor, bunun somut bir nedeni var. Yalnızca bitiş-başlangıç mantığıyla çalışan projeler gerçek dünya örtüşmelerini modelleyemiyor. Geç aşama geliştirmeyle paralel QA yürüten yazılım ekiplerinin başlangıç-başlangıç bağımlılıklarına ihtiyacı var. Kazı biterken temel döken inşaat ekiplerinin bitiş-bitiş ilişkilerine. Dört türün tamamı olmadan takvim size yalan söylüyor.
Her araç, üç farklı bağımlılık zinciri yoğunluğunda (3'ten 12'ye kadar bağlantılı görevler), aynı ekip üyesinin çakışan işlere atandığı üç kasıtlı kaynak çakışmasıyla ve proje zaman çizelgesine yayılmış beş kilometre taşıyla aynı 50 görevlik proje üzerinden test edildi. Bu yapı, orta ölçekli bir ürün lansmanının ya da 10 haftalık bir inşaat fazının karmaşıklığını yansıtıyor.
Test sırasında belirli davranışları izledik:
- Bir görevi hareket ettirmek bağımlılık zinciri boyunca tarih değişikliklerini otomatik olarak yayıyor mu
- Her araç kaynak çakışmalarını nasıl gösteriyor (proaktif uyarı mı yoksa sessiz aşırı yükleme mi)
- Görev süreleri değiştiğinde kritik yol dinamik olarak güncellenyor mu
- Ücretsiz plandaki planlama özellikleri ücretli katmanlarla karşılaştırıldığında ne kadar kısıtlanıyor
Mümkün olan her yerde puanlama ikili yapıldı. Bir araç bitiş-bitiş bağımlılıklarını ya destekliyor ya da desteklemiyor. Gantt etkileşimi gibi nitel kriterlerde, zaman çizelgesi görünümünden ayrılmadan gerçekleştirilebilen eylem sayısına göre puan verdik. Tarihi ayarlamak için ayrı bir modal açmak gerekiyorsa puan düşürdük, sürükle-bırak ve anında yeniden hesaplama varsa artırdık.
Bu çerçeve form oluşturucular, CRM entegrasyonları ve zaman takip panoları gibi özellikleri kasıtlı olarak görmezden geliyor. Bunlar genel iş yönetimi için önemli, ama bir aracın planlama ekiplerinin her gün sorduğu soruyu yanıtlayıp yanıtlayamadığını söylemiyorlar: "Bu görev üç gün kayarsa başka neler kayıyor?"
## Yan Yana Karşılaştırma Ne Gösteriyor?
**Test edilen yedi araçtan yalnızca üçü kritik yol analizini yerel olarak destekliyor; ücretsiz planların büyük çoğunluğu Gantt grafiklerini ve bağımlılık takibini tamamen kaldırıyor.**
Ham özellik listeleri yanıltıcı olabiliyor. Bir araç "Gantt grafiği desteği" diye reklam yapabilir ama birini gerçekten görüntülemek için ücretli eklenti ya da üçüncü parti entegrasyon gerektirebilir. Benzer şekilde, "bağımlılık yönetimi" zaman zaman basit bitiş-başlangıç bağlantılarından ibaret kalıyor; bu da paralel iş akışlarında başlangıç-başlangıç ya da bitiş-bitiş ilişkilerine ihtiyaç duyduğunuz anda çöküyor.
Aşağıdaki tablo, değerlendirme çerçevemizdeki altı planlama kriterine göre her aracın kutudan çıktığı haliyle gerçekte ne sunduğunu gösteriyor. Bu planlama yeteneklerinin etkileşimli ve filtrelenebilir detayı için [proje yönetim alternatiflerinin interaktif karşılaştırmasına](https://yapl.app/tr/compare) bakabilirsiniz.
| Araç | Başlangıç Fiyatı (kullanıcı/ay) | Ücretsiz Plan | Gantt Grafikleri | Bağımlılık Türleri | Kritik Yol | Kaynak Tahsisi | Kilometre Taşı Takibi | En Uygun Kullanım |
| ---------- | ------------------------------- | -------------------- | ----------------------- | -------------------------- | ---------------------- | -------------------------- | ---------------------- | ----------------------------------------------------------------- |
| Asana | \$10,99 | Evet (Gantt yok) | Yerel (ücretli planlar) | BS, BB, BT, TB | Evet (ücretli planlar) | İş yükü görünümü (ücretli) | Evet | Karmaşık görev ağlarına sahip işlevler arası ekipler |
| ClickUp | \$7,00 | Evet (sınırlı Gantt) | Yerel | BS, BB, BT, TB | Evet (ücretli planlar) | İş yükü görünümü (ücretli) | Evet | Planlama ve görev yönetimi isteyen özellik odaklı ekipler |
| Smartsheet | \$9,00 | Hayır | Yerel | BS, BB, BT, TB | Evet | Kaynak yönetimi eklentisi | Evet | İnşaat veya mühendislik takvimlerini yürüten tablo odaklı ekipler |
| Trello | \$5,00 | Evet (Gantt yok) | Yalnızca eklenti | Yalnızca BS (Power-Up ile) | Hayır | Hayır | Yalnızca etiketlerle | Hafif planlamayla Kanban'a ihtiyaç duyan küçük ekipler |
| Airtable | \$20,00 | Evet (Gantt yok) | Eklenti/uzantı | Yalnızca BS (sınırlı) | Hayır | Yerel özellik yok | Alan yapılandırmasıyla | Proje meta verilerini takip eden veritabanı odaklı ekipler |
| Teamwork | \$10,99 | Evet (sınırlı) | Yerel | BS, BB, BT, TB | Hayır | İş yükü takibi | Evet | Birden fazla proje takvimine sahip müşteri odaklı ajanslar |
| YAPL | \$5,00 | Evet (Gantt ile) | Yerel | BS, BB, BT, TB | Evet | Dahili | Evet | Planlama hassasiyetini ve kritik yol analizini önceleyen ekipler |
_Başlangıç fiyatları kullanıcı başına en düşük aylık ücreti yansıtıyor. YAPL, ekip büyüklüğüne göre paket modeli kullanıyor (3 kullanıcıya kadar ayda 15 \$), bu da geleneksel kişi başı platformlara kıyasla kullanıcı başına maliyeti önemli ölçüde düşürüyor._
Üç örüntü hemen göze çarpıyor.
**Ücretsiz planlarda yerel Gantt standart değil.** Trello, Airtable ve Asana'nın hepsinde ücretsiz katman var ama hiçbiri yükseltme ya da üçüncü parti uzantı yüklemeden Gantt işlevselliği sunmuyor. ClickUp'ın ücretsiz planı teknik olarak bir Gantt görünümü içeriyor, ancak kullanım sayısını kısıtlıyor ve bağımlılık otomasyonunu kaldırıyor. Ödeme yapmadan görev dizilerini zaman çizelgesinde görselleştirmeniz gerekiyorsa seçenekler hızla azalıyor.
**Tam bağımlılık desteği, planlama araçlarını iş takip sistemlerinden ayırıyor.** Yedi araçtan yalnızca beşi dört bağımlılık türünün tamamını (bitiş-başlangıç, başlangıç-başlangıç, bitiş-bitiş, başlangıç-bitiş) karşılıyor. Trello'nun Power-Up yaklaşımı sizi bitiş-başlangıç bağlantılarıyla sınırlandırıyor. Airtable'ın bağımlılık yönetimi gerçek bağımlılıklar yerine bağlantılı kayıtlar ve betikler aracılığıyla geçici çözümler gerektiriyor. Paralel iş akışları yürüten ekipler, mesela kopya tamamlanmadan tasarımın başladığı ya da son modül geliştirilirken QA'nın devreye girdiği durumlar, gerçeği modelleyebilmek için en azından başlangıç-başlangıç ve bitiş-bitiş ilişkilerine ihtiyaç duyuyor.
**Kritik yol desteği hâlâ nadir.** Yalnızca Asana (ücretli planlarda), ClickUp (ücretli planlarda) ve Smartsheet kritik yol yöntemi hesaplamaları sunuyor. YAPL bunu tüm katmanlarda dahil ediyor. Yedi araçtan belki dördü. Geri kalanlar en uzun bağımlılık zincirini manuel olarak tanımlamanızı gerektiriyor; bu da bir proje 30-40 bağlantılı görevi aştığında uygulanamaz hâle geliyor.
Daha akıllıca bir yol: eklenti gerektirmeden planlama karmaşıklığınıza uyan yerel yeteneklere sahip aracı seçmek. YAPL'ın fiyatlandırma modeli, kişi başı maliyetler yerine ekip paketlerine dayanır: Temel paket 3 kullanıcıya kadar ayda 15 \$ (kullanıcı başı 5 \$), Profesyonel paket ise 10 kullanıcı için 69 \$'dır (kullanıcı başı 6,90 \$). Bu model, tüm katmanlarda yerel kritik yol analizini içererek, planlama esaslarının pahalı kurumsal yükseltmelerin arkasına gizlendiği platformlara kıyasla ciddi zaman kazandırır.
Bu planlama boyutlarında [proje yönetim alternatiflerini interaktif olarak karşılaştırmak](https://yapl.app/tr/compare) istiyorsanız, ekibinizin iş akışı için önemli olan kriterlere göre filtrelemek daha hızlı bir yol.
## Gantt Grafikleri, Bağımlılıklar ve Kritik Yolda Hangi Araçlar Öne Çıkıyor?
**YAPL, Smartsheet ve Wrike, Gantt grafikleri, bağımlılıklar ve kritik yol analizinde en yüksek puanları alırken Asana'nın zaman çizelgesi görünümü daha hafif planlama ihtiyaçlarına uygun.**
Karşılaştırma tablosunda iyi puan almak ile gerçek planlama baskısı altında performans sergilemek ayrı şeyler. Bir araç "Gantt grafiği" kutusunu işaretleyebilir ama 200 bağlantılı görev boyunca dört bağımlılık türünü modellemek gerektiğinde çöküverebilir. İşte ilk dört aracın 50 görevlik kıyaslama projemizde gerçekte nasıl performans gösterdiği.
### YAPL: Kurumsal Paket Dayatması Olmadan Planlama
**YAPL, genel bir iş yönetim platformundan uyarlanmak yerine sıfırdan planlama için tasarlandı.** Bu fark hemen kendini gösteriyor. Dört bağımlılık türünü yerel olarak destekliyor (bitiş-başlangıç, başlangıç-başlangıç, bitiş-bitiş ve başlangıç-bitiş); bu, basit sıralı görev zincirlerinin ötesinde örtüşen fazları koordine etmeniz gerektiğinde kritik öneme sahip.
Kritik yol analizi takvimi oluştururken otomatik olarak çalışıyor; projenizin minimum süresini belirleyen en uzun bağımlı görev dizisini vurguluyor. İş kırılım yapısı (WBS) desteği, ekiplerin teslimatları hiyerarşik görev gruplarına ayırmasına olanak tanıyor ve bu grupların birbirleriyle nasıl etkileşime girdiğine dair görünürlük korunuyor.
Test sırasında iki yetenek öne çıktı:
- **İş yükü dengeleme ile kaynak tahsisi**, bir kilometre taşını kaydırdığınızda görev atamalarını yeniden hesaplıyor; çakışma aşağı akıştaki görevlere yayılmadan önce aşırı yüklenen ekip üyelerini işaretliyor
- **Yerel öncelikli mimari**, Gantt grafiğinin çevrimdışı render etmesi ve güncellemesi anlamına geliyor; bağlantı sağlandığında değişiklikler eşitleniyor. İnterneti zayıf saha yöneticileri ya da saha ekipleri için bu bir kolaylık özelliği değil, bir zorunluluk
Gantt görünümleriyle planlamaya yeni başlıyorsanız, bağımlılıkları ve kritik yol takibini katmadan önce YAPL'ın arayüzü [Gantt grafiklerinin proje zaman çizelgelerini nasıl yapılandırdığını öğrenmek](https://yapl.app/tr/blog/getting-started-with-gantt-charts) için pratik bir başlangıç noktası.
### Smartsheet: Tablo Ekiplerinin Planlama Geçişi
**Excel veya Google Sheets'te çalışmaya alışkın ekipler, bu listedeki diğer araçlardan daha hızlı Smartsheet'e adapte oluyor.** Arayüz tanıdık hissettiriyor: satırlar, sütunlar, hücre formülleri. Ama bu tablo görünümünün altında sağlam bağımlılık yönetimine sahip yetenekli bir Gantt motoru var.
Ciddi planlama için tablo tabanlı araçlardan kaçınılması gerektiği sık söylenir. Smartsheet'in yaklaşımı işe yarıyor çünkü satırlar ve formüller bazında düşünen ekipler için öğrenme eğrisini kısaltıyor. Sorun araçta değil, geçiş maliyetinde.
Önemli bir uyarı: kritik yol görselleştirmesi Business planını (\$24/kullanıcı/ay) gerektiriyor ve kaynak yönetimi ek bir premium katmanın arkasında. Bir ürün lansmanını yürüten 30 kişilik ekip, kritik yollarını tanımlamaları gerektiğinde planlarını yükseltmek zorunda kalarak bunu proje ortasında keşfetti. Bütçenizi buna göre planlayın.
### Wrike: Özellik Açısından Zengin, Potansiyel Olarak Bunaltıcı
**Wrike'ın Gantt grafikleri gerçekten sağlam.** Sürükle-bırak bağımlılık oluşturma akıcı, öncül görevleri ayarladığınızda zaman çizelgesi otomatik olarak yeniden planlanıyor ve kaynak iş yükü görünümleri yöneticilere ekip kapasitesi hakkında net bir tablo sunuyor.
Kritik yol Professional planda mevcut. Özellik seti derin:
- Görevleri ayrı proje planları boyunca birbirine bağlayan projeler arası bağımlılıklar
- Görev süresi ile gerçek çalışma saatlerini birbirinden ayıran çaba tabanlı planlama
- Onay kapıları için Gantt görünümünün üzerine katmanlanmış özel iş akışları
Ödünleşim yoğunluk. Wrike arayüzüne o kadar çok özellik sıkıştırıyor ki 15 kişinin altındaki ekipler genellikle aracı kullanmaktan çok yapılandırmak için zaman harcadıklarını belirtiyor. Birbirine bağlı proje portföylerini yöneten kurumsal PMO'lar için bu yapılandırma yatırımı karşılığını veriyor. Bir kampanya lansmanı planlayan 10 kişilik pazarlama ekibi için fazla.
### Asana: Temiz ama Planlama için Sınırlı
**Asana'nın Zaman Çizelgesi görünümü bir Gantt grafiğine benziyor ama geleneksel planlama anlamında öyle değil.** Bağımlılıklar yalnızca bitiş-başlangıç ilişkileriyle sınırlı; yani aynı anda başlaması gereken görevleri modelleyemez ya da aktiviteler arasında gecikme ve öne alma süreleri tanımlayamazsınız.
Asana, görev yönetimi ve iş birliği platformu olarak en güçlü. İşleri atamak, ilerlemeyi takip etmek ve iş akışlarını yönetmek için öncelikli olarak bu ihtiyaçlara sahip ekipler için mükemmel. Kritik yolları hesaplamaları ya da dört bağımlılık türünü yönetmeleri gereken ekipler ise hızla bir tavana çarpıyor.
Yerel kritik yol analizi yok. Kaynak iş yükü görünümleri Business katmanını gerektiriyor. Hafif planlama (bir içerik takvimi, basit bir ürün yol haritası) için Asana iyi performans gösteriyor. Ama 50'yi aşkın görev ve karmaşık bağımlılıklara sahip bir proje söz konusu olduğunda Zaman Çizelgesi görünümü bir planlama motorundan ziyade görselleştirme aracına dönüşüyor.
Dört araç arasındaki örüntü tutarlı: bir platform genel proje yönetiminden uyarlanmak yerine özellikle planlama için ne kadar tasarlanmışsa, gerçek dünya proje karmaşıklığını modellemek için ekiplerin ihtiyaç duyduğu geçici çözümler o kadar az oluyor.
## Bütçe Dostu ve Ücretsiz Alternatifler Nasıl Karşılaştırılıyor?
**Test edilen yedi araçtaki ücretsiz planların büyük çoğunluğu Gantt grafiklerini, bağımlılıkları ve zaman çizelgesi görünümlerini tamamen kaldırıyor; bu da bağlantılı görevlerle gerçek anlamda ücretsiz proje planlamasını neredeyse imkânsız kılıyor.**
Trello, Airtable ve Basecamp "en iyi ücretsiz alternatifler" listelerinde sürekli karşımıza çıkıyor ama bu öneriler neredeyse her zaman genel proje yönetimini değerlendiriyor, planlamayı değil. Özellikle Gantt desteği, bağımlılık takibi ve kritik yol analizi için filtrelediğinizde ücretsiz katman hikayesi dramatik biçimde değişiyor.
**Trello** bir Kanban panosu. Herhangi bir planda yerel Gantt grafiği, yerleşik bağımlılık mantığı ya da zaman çizelgesi görünümü yok. TeamGantt veya Placker gibi Power-Up'lar aracılığıyla planlama özelliklerini ekleyebilirsiniz, ama bu üçüncü taraf eklentilerin kendi abonelik maliyetleri var (genellikle Trello'nun üstüne kullanıcı başına aylık 5-10 \$). Ücretsiz plan görev takibi için gerçekten cömert: sınırsız kart, çalışma alanı başına 10 adede kadar pano ve temel otomasyon. Ama Trello'ya planlama aracı demek, bir tabloyu veritabanı saymak gibi. Fonksiyonu yaklaşık olarak, kötü bir şekilde karşılayabilir.
**Airtable** veritabanı öncelikli mimarisi sayesinde daha fazla esneklik sunuyor. Gantt grafiğine benzeyen bir zaman çizelgesi görünümü oluşturabilirsiniz ve ilişkisel veri modeli karmaşık proje yapılarını iyi karşılıyor. Sorun şu: zaman çizelgesi görünümü ücretsiz planda hiç yok. Ücretsiz hesaplar taban başına 1.000 kayıtla sınırlı ve planlamayı mümkün kılan görünümleri dışlıyor. Ücretli katmanlarda bile bağımlılık yönetimi, gecikme süreli gerçek bitiş-başlangıç ya da başlangıç-başlangıç ilişkileri yerine basit bağlantılı kayıtlarla sınırlı kalıyor.
**Basecamp** kasıtlı olarak farklı bir yol tercih ediyor. Gantt grafiği yok, bağımlılık yok, zaman çizelgesi görünümü yok. Araç ekip iletişimine, dosya paylaşımına ve yapılacaklar listelerine odaklanıyor. "Planlama" denilince son tarihleriyle görev atamak ve mesaj panoları aracılığıyla bilgi almak anlaşılıyorsa Basecamp işe yarıyor. A görevi geciktiğinde B'den F'ye kadar görevleri kaydıran örtüşen görev dizilerini yöneten biri için temelden yanlış araç.
Bir not: Basecamp'in sınırsız kullanıcı için aylık 299 \$ sabit fiyatlandırması cazip görünüyor, ta ki iletişim özellikleri için ödeme yaptığınızı ve ayrı bir planlama aracına hâlâ ihtiyacınız olduğunu fark edene kadar.
Test edilen yedi araçta ücretsiz planların planlama yeteneklerinin özeti:
| Araç | Ücretsiz Gantt | Ücretsiz Bağımlılık | Ücretsiz Zaman Çizelgesi | Ücretsiz Kritik Yol | Planlama Özellikleri için Ücretli Katman |
| ---------- | ------------------------- | ------------------------- | ------------------------ | ------------------- | ---------------------------------------- |
| Trello | Hayır (yalnızca Power-Up) | Hayır (yalnızca Power-Up) | Hayır | Hayır | ~\$10/kullanıcı/ay + eklenti maliyetleri |
| Airtable | Hayır | Hayır | Hayır | Hayır | \$20/kullanıcı/ay (Team planı) |
| Basecamp | Hayır | Hayır | Hayır | Hayır | Hiçbir planda mevcut değil |
| Asana | Hayır | Yalnızca ücretli | Yalnızca ücretli | Hayır | \$10,99/kullanıcı/ay (Starter) |
| ClickUp | Evet (sınırlı) | Evet | Evet | Hayır | \$7/kullanıcı/ay (Unlimited) |
| Smartsheet | Hayır | Yalnızca ücretli | Yalnızca ücretli | Yalnızca ücretli | \$9/kullanıcı/ay (Pro) |
| Wrike | Hayır | Yalnızca ücretli | Yalnızca ücretli | Yalnızca ücretli | \$9,80/kullanıcı/ay (Team) |
Ücretsiz planla başlayıp sonra yükseltmek yaygın bir tavsiye. Bu yaklaşım planlama için ters tepebiliyor çünkü 50'yi aşkın bağımlılık zinciriyle bir projeyi platformlar arasında taşımak çoğunlukla tüm takvimi sıfırdan yeniden oluşturmak anlamına geliyor. Ekipler sonunda ücretsiz deneme süresinde kazandıklarından daha fazla zamanı taşıma işlemine harcıyor.
ClickUp'ın ücretsiz planı kullanılabilir planlamaya en çok yaklaşan seçenek; ödeme yapmadan temel Gantt görünümleri ve basit bağımlılıklar sunuyor. Diğer tüm araçlar planlama açısından kritik özellikleri 7-20 \$/kullanıcı/ay katmanlarının arkasına kilitliyor. 15 kişilik bir ekip için bu, tek bir görevi yapılandırmadan önce aylık 105-300 \$ demek.
## Monday.com'da Aslında Kalmayı Ne Zaman Düşünmelisiniz?
**Her ekibin planlama odaklı bir araca ihtiyacı yok. İşi görev yönetimi, otomasyon ve departmanlar arası iş akışları etrafında dönen ekipler genellikle oldukları yerde kalarak daha fazla değer elde ediyor.**
Araç değiştirmek zaman alıyor, alışkanlıkları bozuyor ve uyum toleransını tüketiyor. Taşınmaya karar vermeden önce ekibinizin proje yönetim yazılımını gerçekte nasıl kullandığını dürüstçe değerlendirin. Yanıt sizi şaşırtabilir.
**Bu örüntüler işinize uyuyorsa kalın:**
- Projeleriniz takvim odaklı değil, görev odaklı. Pazarlama kampanyaları, içerik takvimleri ve sprint panoları nadiren kritik yol analizine ihtiyaç duyuyor. Ekibiniz bağımlılık zincirleriyle ilgilenmeksizin "kimin ne yapacağını ne zamana kadar" takip ediyorsa, bir iş işletim sistemi bunu karşılıyor.
- 200'den fazla yerel entegrasyona bağımlısınız. Tek bir merkez üzerinden Salesforce senkronizasyonu, HubSpot otomasyonları ve Slack bildirimleri yürüten ekipler, araç değiştirerek ciddi iş akışı altyapısı kaybedecek. Bu bağlantıları planlama odaklı bir araçta yeniden oluşturmak haftalar alıyor.
- Organizasyonunuz satış, pazarlama, operasyon ve İK genelinde tek bir platform kullanıyor. Konsolidasyon gerçek değer taşıyor. CRM hatlarını, kreatif talepleri ve BT taleplerini kapsayan tek bir lisans, tedarikçi karmaşasını azaltıyor ve yönetimi basitleştiriyor.
- İş akışı otomasyonları süreçlerinizi yönlendiriyor. Ekibiniz onlarca "durum X'e değiştiğinde Y'yi bildir ve Z grubuna taşı" kuralı inşa ettiyse bu otomasyonlar, temiz bir şekilde aktarılamayan kurumsal bilgiyi temsil ediyor.
**Bu hayal kırıklıkları tanıdık geliyorsa taşının:**
- 12. görevdeki gecikmenin 30 aşağı akış görevini etkilediği karmaşık bağımlılık zincirli projeler yönetiyorsunuz ve bu dalgalanmayı yerel olarak görselleştiremiyorsunuz.
- Sektörünüz kritik yol analizi gerektiriyor. İnşaat planlamacıları, mühendislik firmaları ve etkinlik prodüksiyon şirketlerinin son tarihleri korumak için en uzun bağımlı görev zincirini tespit etmesi gerekiyor. Genel amaçlı araçlar bunu hesaplamıyor.
- Düzgün takvimler oluşturmak için verileri Microsoft Project veya Excel'e aktarıyor, sonra iki sistemi manuel güncelliyorsunuz. Bu çift işleme, aracınızın sorununuz için tasarlanmadığının işareti.
- Birden fazla eş zamanlı projede kaynak dengeleme ekibiniz için önemli; taahhütler verildikten sonra değil, önce kimin aşırı yüklendiğini görmek istiyorsunuz.
Bir iş işletim sistemi görevleri organize eder ve iş akışlarını otomatikleştirir. Bir proje planlama platformu zaman, bağımlılıklar ve kaynak kısıtlamalarını modeller. Bunlar temelden farklı sorunları çözüyor ve yanlış kategoriyi seçmek, hiçbir özelleştirmenin gideremeyeceği bir sürtüşme yaratıyor.
Kararsız kalan ekipler için [ayrıntılı YAPL - Monday.com karşılaştırması](https://yapl.app/tr/compare/monday) her yaklaşımın tam olarak nerede yetersiz kaldığını netleştirebilir. En açık sinyal, herhangi bir özellik karşılaştırmasından daha basit: ekibiniz "görevler" den mi söz ediyor, yoksa "takvimler," "bolluk" ve "öncüller" den mi? Birincisindeyseniz kalın. İkincisindeyseniz taşının.
## Hangi Alternatif Sektörünüzün Planlama İhtiyaçlarına Uyuyor?
**İnşaat, yazılım, pazarlama ve etkinlik ekiplerinin her birinin farklı planlama gereksinimleri var; bu da sektör bağlamını doğru aracı seçmek için en güvenilir filtre yapıyor.**
300 görevli ve sıkı sıralı bağımlılıklara sahip bir inşaat proje yöneticisinin beş eş zamanlı kampanya lansmanını koordine eden bir pazarlama direktörüyle neredeyse hiçbir ortak yanı yok. Oysa çoğu "en iyi alternatif" listesi her ekibe aynı gözle bakıyor. Bir aracı sektörünüzün planlama örüntüleriyle eşleştirmek, deneme yanılmayla araç değiştirmede geçen ayları ortadan kaldırıyor.
**İnşaat ve mühendislik ekipleri** kritik yol yöntemiyle yaşıyor. Geciken bir beton dökümü yalnızca bir görevi kaydırmıyor; denetimler, çerçeveleme ve mekanik kaba tesisata kadar dalgalanıyor. Bu ekiplerin ihtiyacı:
- Öncüller kaydığında bolluk süresini otomatik yeniden hesaplayan KYY hesaplamaları
- Şantiyeler genelinde ekipman ve ekip çift rezervasyonunu önlemek için kaynak dengeleme
- Sözleşme son tarihleri ve izin pencerelerine bağlı kilometre taşı takibi
Smartsheet'in tablo stili arayüzü, Excel'de rahat olan inşaat ekipleriyle iyi örtüşüyor ve Gantt görünümü büyük görev hacimlerini performans kaybı yaşamadan karşılıyor.
**Yazılım geliştirme ekipleri** genellikle sprint tabanlı çevik çalışmayı daha uzun sürümlü zaman çizelgeleriyle harmanlıyor. Planlama zorluğu iki ritmi köprülemekte yatıyor: iki haftalık sprintler ve altı aylık yol haritaları. Asana zaman çizelgesi görünümlerini çevik dostu panolarla eşleştirerek sprintler çalıştıran ama çeyreklik kilometre taşlarında raporlayan ekipler için kullanışlı kılıyor. Wrike de benzer bir melez yaklaşım sunuyor; iş yükü görünümü, mühendislik yöneticilerinin sprint planlamasından önce aşırı yüklenen geliştiricileri tespit etmesine yardımcı oluyor.
Herhangi bir Kanban aracının bunu iyi karşıladığı varsayılabilir. Uçurum bağımlılık yönetiminde kendini gösteriyor. Saf Kanban panoları (Trello gibi) "Özellik B, Özellik A kalite kontrolünü geçene kadar bloke" durumunu modelleyemiyor; bu da birbiriyle bağlantılı sürümlerde sprint planlamayı tahmin işine dönüştürüyor.
**Pazarlama ve kreatif ajanslar** farklı bir sorunla karşı karşıya: aynı tasarımcılar, metin yazarları ve video editörleri için rekabet eden paralel projeler. Temel planlama sorunu görev sıralama değil, [kaynak tahsisi en iyi uygulamalarıdır](https://yapl.app/tr/blog/resource-allocation-best-practices). Wrike, tek bir tasarımcının üç müşteri hesabında %140 kapasiteyle rezerve edildiğini işaretleyen projeler arası iş yükü görünümleriyle çoklu proje kaynak çakışmalarını karşılıyor. Kaynak dengelemesini atlayan ekipler çakışmaları genellikle planlama sırasında değil, son tarihte keşfediyor.
**Etkinlik yönetimi** proje planlamadaki en sert kısıt altında çalışıyor: oynatılamaz son tarihler. Bir ürün lansman tarihi ya da konferans açılışı, bir tedarikçinin teslimatı kaçırması nedeniyle kaymazı. Smartsheet'in bağımlılık zincirleri ve kritik yol vurgulaması, hangi geciken tedarikçi görevinin lansman tarihini tehdit ettiğini gerçek zamanlı görmek için kullanışlı. Trello ve Basecamp etkinlik planlaması için tamamen elenebilir. İkisi de görev bağımlılıklarını desteklemiyor; yani kaçırılan bir catering onayı, engellediği kurulum ve görsel-işitsel görevleri otomatik olarak işaretlemeyecek.
**Bütçesi kısıtlı küçük ekipler**, çoğu ücretsiz katman karşılaştırmasının göz ardı ettiği bir ödünleşimle karşı karşıya. Ücretsiz Kanban panoları her yerde var, ama bağımlılık takibine sahip ücretsiz Gantt grafikleri nadir. Trello'nun ücretsiz planı basit görev listeleri için işe yarıyor, ama temel planlama mantığına ihtiyaç duyan ekipler (Görev B, Görev A bittiğinde başlar) onu kişisel yapılacaklar takibinin ötesinde bir şey için benimsedikten haftalar içinde aşıyor.
Beş sektördeki örüntü tutarlı: bağımlılık yönetimi ayrım çizgisi. İşi sıkı diziler izleyen ekiplerin bu mantık etrafında inşa edilmiş araçlara ihtiyacı var. Gevşek bağlantılı paralel çalışma yürüten ekipler daha basit panolarla idare edebilir.
## Monday.com'dan Hız Kaybetmeden Nasıl Taşınırsınız?
**Yapılandırılmış bir taşıma dört ila altı hafta alıyor ve beş aşamadan oluşuyor: dışa aktarma, eşleştirme, bağımlılıkları yeniden oluşturma, pilot test, ardından tam geçişten önce paralel çalışma.**
Ekiplerin yaptığı en büyük hata yanlış araç seçmek değil. Geçişi aceleye getirmek. Monday.com panolarınızı CSV veya Excel'e aktarmak dakikalar alıyor, ama asıl iş bağımlılık zincirlerini ve özel alan mantığını yeni ortamda yeniden oluşturmaya çalışırken başlıyor.
Geçiş sırasında proje zaman çizelgelerinizi korumak için bu adımları sırayla izleyin:
- **Her şeyi CSV veya Excel olarak dışa aktarın.** Monday.com pano verilerini görünüm başına dışa aktarmanıza izin veriyor, ama otomasyonlar ve entegrasyonlar buna dahil değil. Mantığı manuel olarak yeniden oluşturabilmek için dışa aktarmadan önce otomasyon kuralarınızın ekran görüntüsünü alın.
- **Sütunları yeni aracınızın alan türleriyle eşleştirin.** Monday.com'un "Durum," "Zaman Çizelgesi" ve "Bağımlılık" sütunları nadiren bire bir çevrilir. Her sütunu en yakın karşılığıyla eşleştirmek için zaman ayırın ve geçici çözüm gerektiren alanları işaretleyin.
- **Bağımlılık zincirlerini sıfırdan yeniden oluşturun.** CSV dışa aktarmaları ilişkileri düz metne indirgiyor. Öncül ve ardıl görevleri manuel olarak yeniden bağlamanız gerekecek; sıkıcı ama doğru planlama için vazgeçilmez.
- **Önce bir pilot proje çalıştırın.** En takvim bağımlısı projenizi seçin (en sıkı son tarihleri ve en fazla görev bağımlılığı olanı) ve yalnızca o projeyi tamamen taşıyın. Yeni araç en zorlu planlama zorluğunuzu karşılıyorsa daha basit olan her şey sorunsuz aktarılacak.
- **İki ila dört hafta her iki aracı paralel çalıştırın.** Pilot projenizdeki aynı teslimatları her iki sistemde de takip edin. Bu örtüşme veri boşluklarını yakalıyor ve ekibinize son tarihleri riske atmadan uyum için zaman tanıyor.
Bu süreç boyunca üç tuzak ekipleri hazırlıksız yakalıyor. Özel otomasyonlar dışa aktarma sırasında tamamen kayboluyor ve farklı bir aracın mantık çerçevesinde yeniden oluşturmak, başlangıç kurulumundan daha uzun sürebiliyor. Durum değişikliklerine bağlı bildirim kurallarının manuel olarak yeniden oluşturulması gerekiyor. Ve çapraz pano verileri çeken panolar, dışa aktarmanın hemen ardından bozuluyor; yeni ortamda tam bir yeniden yapılandırma gerektiriyor.
Taşıma penceresinde aktif müşteri projelerini yöneten ekipler için her iki aracı paralel çalıştırmak isteğe bağlı değil. Müşterilerin veya paydaşların fark edeceği bir görünürlük boşluğunu önlemenin tek yolu bu.
## Doğru Araçla Planlamaya Başlayın
Ekibiniz monday.com'un planlama yeteneklerinin tavanına çarptıysa, doğru alternatif tek bir soruya bağlı: işiniz bağımlılık mantığı ve kritik yol analizi mi gerektiriyor, yoksa yalnızca daha iyi görev görünürlüğü mü? Ekibinizin gerçek karmaşıklığıyla eşleşen planlama kriterlerine göre filtrelemek için [proje yönetim alternatiflerinin interaktif karşılaştırmasını](https://yapl.app/tr/compare) kullanın.
---
# Kritik Yol Yöntemi Açıklandı (https://yapl.app/tr/blog/critical-path-method-explained)
# Kritik Yol Yöntemi Açıklandı
Kritik Yol Yöntemi (CPM), bağımlı görevlerin en uzun dizisini belirlemek ve minimum proje süresini belirlemek için kullanılan bir proje yönetimi tekniğidir. CPM'i anlamak, etkili proje planlama ve termin yönetimi için esastır.
## Kritik Yol Nedir?
Kritik yol, bir proje ağ diyagramı boyunca en uzun yoldur. Şunları belirler:
- Mümkün olan en kısa proje süresi
- Hangi görevlerin sıfır boşluğu (slack) olduğu
- Gecikmelerin proje bitiş tarihini doğrudan nerede etkileyeceği
## CPM Neden Önemli?
### Odaklanmış Öncelik
Tüm görevler proje tamamlaması için eşit derecede önemli değildir. CPM, hangi görevlerin en fazla dikkat ve izleme gerektirdiğini belirlemenize yardımcı olur.
### Kaynak Tahsisi
Kritik yolu anlamak, kaynakları daha etkili bir şekilde tahsis etmenizi sağlar ve kritik görevlerin ihtiyacı olanı almasını sağlar.
### Risk Yönetimi
Kritik yoldaki görevler en yüksek zamanlama riskini temsil eder. Bunları erken belirleyerek, risk azaltma stratejileri uygulayabilirsiniz.
## Kritik Yolu Hesaplama
### Adım 1: Tüm Görevleri Listeleyin
Süreleri ve bağımlılıklarıyla birlikte tüm proje görevlerinin kapsamlı bir listesini oluşturun.
### Adım 2: Ağ Diyagramı Oluşturun
Görev dizilerini ve bağımlılıkları gösteren proje ağını çizin.
### Adım 3: İleri Geçiş
Başlangıçtan sona doğru çalışarak her görev için en erken başlama ve bitiş zamanlarını hesaplayın.
### Adım 4: Geri Geçiş
Proje bitiş tarihinden geriye doğru çalışarak en geç başlama ve bitiş zamanlarını hesaplayın.
### Adım 5: Boşluğu Hesaplayın
Boşluk = Geç Başlama - Erken Başlama (veya Geç Bitiş - Erken Bitiş)
Sıfır boşluğu olan görevler kritik yol üzerindedir.
## YAPL'da CPM Kullanımı
YAPL, Gantt şemalarınızda kritik yolu otomatik olarak hesaplar ve vurgular:
1. Planınızı Gantt görünümünde açın
2. Görünüm seçeneklerinde "Kritik Yolu Göster"i etkinleştirin
3. Kritik görevler kırmızı olarak vurgulanır
4. Boşluk değerleri görev ayrıntılarında görüntülenir
## Sonuç
Kritik Yol Yöntemi, proje yöneticileri için güçlü bir araçtır. Hangi görevlerin proje zaman çizelgenizi yönlendirdiğini anlayarak, kaynak tahsisi, risk yönetimi ve zamanlama optimizasyonu hakkında daha iyi kararlar verebilirsiniz.
---
*Gelişmiş zamanlama teknikleri hakkında [Gantt dokümantasyonumuzda](/docs/user-guides/gantt/critical-path) daha fazla bilgi edinin.*
---
# Verimlilik Paradoksu: 1,6 Trilyon Dolarlık Kayıp (https://yapl.app/tr/blog/efficiency-paradox)
Son elli yılda hemen her büyük sektör baştan kuruldu: üretim bantları, perakende, lojistik. İnşaat bu treni kaçırdı.
Bana inanmak zorunda değilsiniz. Sektörün referans metinlerinden sayılan McKinsey Global Institute (MGI) raporu _"Reinventing Construction: A Route to Higher Productivity"_, meseleyi rakama döküyor: **İnşaat sektörü son 20 yılda verimlilik artışında yıllık ortalama %1'de kaldı; aynı dönemde küresel ekonomi %2.8, imalat sanayi %3.6 büyüdü.** Proje yöneten hiç kimse için soyut bir fark değil bu. Sahadaki karşılığı belli: tekrar eden işler, boşa geçen beklemeler, sürekli bilgi kovalamaca.
Bu verimsizliğin faturası yılda **1,6 trilyon dolar**. Kabaca Kanada'nın gayri safi yurtiçi hasılası kadar. Peki nasıl oldu da bir zamanlar sanayileşmenin lokomotifi olan bu sektör, verimlilik yarışında tarımın bile gerisine düştü?
## Dijitalleşme ve Verimlilik Arasındaki Kayıp Halka
Verimlilik sorunu tek bir şeyle neredeyse birebir örtüşüyor: sektörün ne kadar az dijitalleştiğiyle. Dijital araç kullanımı, dijital harcama ve iş gücünün dijital yetkinliği hesaba katıldığında McKinsey'in analizi inşaatı endüstriyel spektrumun en dibine koyuyor.
Şekil 1, sektörlerin dijitalleşme endeksindeki yerini gösteriyor. 2017 verilerine göre inşaat sondan ikinci; yalnızca Tarım ve Avcılık'ın üzerinde. O küçük teselli de elden gitti: daha güncel veriler (EIB 2021), hassas tarım teknolojilerinin tarımı da öne geçirdiğini, inşaatın dijitalleşmede son analog kale olarak kaldığını söylüyor.
Şekil 1: MGI Dijitalleşme Endeksi'nin görselleştirmesi.
>
O dönemde İnşaat, Tarım sektörünün hemen üzerinde yer alıyordu.
Şekil 1'in asıl anlattığı şey, dijitalleşme ile verimlilik artışı arasındaki bağ. Bilgi ve iletişim teknolojileri, medya, ileri imalat: dijitalleşen sektörler üretimlerini katlıyor. İnşaat ise analogda ısrar etmenin bedelini duraklamayla, yer yer gerilemeyle ödüyor.
Şekil 2 korelasyonu açıkça koyuyor ortaya. Dikey eksende dijitalleşme endeksi, yatayda verimlilik artışı. İnşaat sektörü (turuncu nokta) her iki eksende de nötr-negatif köşeye en yakın yerde duruyor.
Şekil 2: Dijitalleşme endeksi - Verimlilik artışı grafiği.
## Kök Neden Analizi: Sektörü Kilitleyen Üç Yapısal Faktör
McKinsey nedenleri kazdığında çıkan başlık şu: bu bir teknoloji sorunu değil. Asıl fail, **piyasa başarısızlıkları** ve **yapısal dinamikler**. Üç tanesi, birlikte çalışarak sektörü olduğu yerde tutuyor.
### 1. Aşırı Parçalanma ve Ölçek Sorunu
İnşaat, hem dikey hem yatay olarak dünyanın en parçalı endüstrilerinden biri. Tek bir proje bile genel yükleniciden başlayıp uzman alt yüklenicilere (MEP, cephe, ince işler), malzeme tedarikçilerine ve tasarım ofislerine uzanan bir zincir. Her halkası ayrı bir şirket.
Bu yapı iki sorun üretiyor. Birincisi **bilgi kaybı**. Herkes kendi silosunda çalışıyor: tasarım ofisinin verisi sahaya temiz akmıyor, sahanınki tedarikçiye ulaşmıyor, tedarikçinin kısıtları işverene geri dönmüyor. Bilgi her el değiştirdiğinde bozuluyor ya da düşüyor. Bedelini de iki kez ödüyorsunuz: bir kez yeniden yapılan işte, bir kez de o boşluğu fark etmek için harcanan koordinasyon saatlerinde.
İkincisi **ölçeğin yokluğu**. Küçük ve orta ölçekli firmalar hâkim olduğu için Ar-Ge ve teknolojinin gerektirdiği sermaye bir türlü birikmiyor. İmalatçı, sahibi olduğu tedarik zincirini dijitalleştirip optimize edebilir. İnşaat projesi ise birbirinden kopuk onlarca küçük firmanın geçici evliliğidir. Teslimde ortaklık dağılınca, uzun vadeli ciddi bir yatırım (kapsamlı bir ERP, gerçek bir BIM entegrasyonu) "gereksiz maliyet" olarak görünür.
### 2. Düşmanca Sözleşme Yapıları ve Ters Teşvikler
Mevcut sözleşme modelleri, projeyi başarıya götürmeyi değil kendi marjını korumayı ödüllendiriyor. Sonuç, işin kuruluşuna kazınmış bir **sıfır toplamlı oyun**.
Risk transferini düşünün. İşveren tüm riski yükleniciye devretmeye çalışır; yüklenici işi kapmak için gereken en düşük teklifi verir, sonra marjı sözleşme açıklarından, ek taleplerden (claim) ve iş değişikliklerinden (change order) geri toplar. Kimse bu işe düşmanlık niyetiyle başlamıyor; teşvikler oraya bakıyor.
İnovasyon da aynı mantıkla cezalanıyor. Yüklenici daha verimli bir yöntem dener ve tutmazsa, maliyetin tamamı ona kalır. Tutarsa, tasarruf genellikle işverene gider ya da bir sonraki ihalede fiyat kırma kozuna dönüşür. Yazı gelirse işveren kazanıyor, tura gelirse yüklenici kaybediyor. Akıllı hamle de belli oluyor: muhafazakâr kal, bildiğin gibi yap.
### 3. Benzersizlik Yanılgısı ve Standartlaşma Eksikliği
Sektörün değişmez inancı: "her proje benzersizdir." Doğru payı var; zemin koşulları, yerel yönetmelikler ve müşteri istekleri gerçekten değişir. Ama McKinsey'in analizi, bir projenin içeriğinin büyük kısmının **tekrar eden ve standartlaştırılabilir** olduğunu söylüyor. Benzersizlik, sektörün sandığından çok daha küçük bir pay.
Sonuç ortada. İmalat yalın üretimle milyonlarca ürünü aynı standartta çıkarırken, inşaat her işi sıfırdan kurulan bir prototip gibi ele alıyor: tasarım, tedarik zinciri, saha operasyonu, hepsi her seferinde baştan. Asıl bedel ise hafızada. Standart yoksa kurumsal hafıza da yok; bir projede zar zor öğrenilen ders bir sonrakine geçmiyor, çünkü o proje de "benzersiz". Tekerlek her şantiyede yeniden icat ediliyor.
Dipten başlamanın tek avantajı şu: gidilecek yön yukarısı, üstelik yol da uzun. Doğru kurgulanmış bir dijitalleşme inşaat maliyetlerini **%15'e kadar** düşürebiliyor, proje sürelerini **%30** kısaltabiliyor.
## Çözüm: "Proje İşletim Sistemi" ve Tek Doğruluk Kaynağı
Raporun en işe yarar önerisi, sektörün **"Proje İşletim Sistemleri"ne** geçmesi. Aranan şey daha fazla robot ya da fütüristik cihaz değil; sahadaki dağınıklığı insanların gerçekten kullanabileceği veriye çeviren bir altyapı.
McKinsey'in altını çizdiği en güçlü kaldıraçlardan biri **Tek Doğruluk Kaynağı (SSOT)**: projenin verisinin gerçekten yaşadığı tek bir yer.
Bugün o veri hem hiçbir yerde hem her yerde. Excel tabloları, WhatsApp grupları, e-posta zincirleri, saha defterleri. Bir rakamın güncel olduğuna güvenemiyorsanız kararlar tıkanır. Şantiye şefi de gününün **%30 ila %40'ını** bilgi arayarak ya da eldekinin doğru olup olmadığını kontrol ederek harcar.
## YAPL: Tekilliği basitleştirmek
**YAPL**'ı tam da bu boşluğu kapatmak için geliştirdik. Amaç, proje yöneticisinin boğuşacağı bir yazılım yığını daha çıkarmak değildi; projenin zaman ve kaynak yönetimini tek bir yerde tutan sade bir zemin kurmaktı. İyi olduğu işe odaklanıyor, yani planlama ve kaynak yönetimine, ve yukarıdaki üç kronik soruna doğrudan yanıt veriyor:
1. **Operasyonel bütünlük (parçalanmaya karşı).** Ekipler ve alt yükleniciler kendi izole programları ve Excel dosyaları yerine tek bir merkezi, güncel iş programı üzerinden ilerliyor. Parçalanmanın doğurduğu "kim, ne zaman, nerede olacak" karmaşası büyük ölçüde ortadan kalkıyor.
2. **Kaynak yönetiminde şeffaflık.** Sahadaki "düşmanca" sürtüşmenin çoğu kaynak çatışmasından çıkar: eksik ekipman, aynı anda iki işe yazılmış ekip. YAPL hangi kaynağın hangi göreve bağlandığını açık ediyor; beklentiler tahmine değil veriye oturuyor.
3. **Dinamik planlama (saha ile ofis aynı sayfada).** Salı günü güncelliğini yitiren statik planların aksine, iş programı canlı kalıyor. Yönetim projenin gerçekte nerede olduğunu güncel veriyle görüyor ve kaynağı zamanında yönlendiriyor. Olay bittikten sonra rapor okumak değil bu; proaktif yönetim.
## Sonuç: Hareketsizliğin Bedeli
İnşaat bir yol ayrımında. Bir yanda tanıdık yol duruyor: artan malzeme maliyetleri, daralan nitelikli iş gücü, incelen kâr marjları ve "işin doğası" diye omuz silkilen verimsizlik. Diğer yanda ise McKinsey'in verimlilikte **%50 ila %60** artış öngördüğü dijitalleşmiş bir gelecek.
1.6 trilyon dolarlık pastadan pay almak isteyen, ya da en azından elindeki pazar payını korumak isteyen her firma için dijitalleşme artık bir "IT yatırımı" değil; on yıl sonra ayakta mısın, değil misin sorusu.
Tarım sektörü, traktörleri uydulara bağlayarak verimlilik devrimini gerçekleştirdi. İnşaat sektörü içinse devrim, **sahayı veriye bağlamakla** başlayacak.
---
**Referanslar:**
- _McKinsey Global Institute, "Reinventing Construction: A Route to Higher Productivity", February 2017._
- _U.S. Bureau of Labor Statistics (BLS) Data, 1947-2010 Productivity Trends._
- _Construction Industry Institute (CII) Benchmarking Data._
- _EIB Investment Survey 2021 - Digitalisation in Europe._
---
**Dağınık veri yüzünden vakit kaybetmekten sıkıldıysanız, [YAPL ile ücretsiz deneme sürümüne bugün başlayın](/register) ve bir sonraki projenizde tek doğruluk kaynağı ile çalışmaya başlayın.**
---
# Sadece İnşaat Değil: Gantt Şemalarını Kullanan 7 Sektör (https://yapl.app/tr/blog/gantt-chart-use-cases)
Gantt şeması denince çoğu kişinin aklına gelen ilk görüntü, bir şantiye konteynerinin duvarına yapıştırılmış, üzerine kalemle notlar alınmış o devasa çıktılardır. Baretli mühendislerin temel betonunun neden geciktiğini tartıştığı o sahne bir klasik, evet.
Ancak Gantt şemalarını sadece inşaat sektörüyle sınırlamak, bu araca biraz haksızlık olur. Görevlerin birbirine bağlı olduğu ve terminlerin hayati önem taşıdığı her iş kolunda, bu görsel planlama yöntemi aslında bir can simidi görevi görüyor.
Birbirinden çok farklı alanlardaki küçük işletmeler, yıllardır sessiz sedasız Gantt şemalarıyla ayakta duruyor. Bunun sebebi proje yönetiminin çok keyifli olması değil; 5 kişilik bir ekipte 14 farklı hareketli parçayı yönetmeye çalışırken "kervanı yolda düzme" lüksünün olmamasıdır.
## 1. İnşaat ve Taşeronluk
Gantt denince akla gelen ilk sektör olması tesadüf değil. İnşaat, bir "bağımlılık zinciri" başyapıtıdır. Temel dökülmeden karkas kurulmaz, karkas bitip kontrol edilmeden duvar örülmez. Bu sıralama bir tercih değil, fizik kurallarının ve yönetmeliklerin gereğidir.
Aynı anda 3-4 farklı şantiyeyi idare etmeye çalışan küçük müteahhitler için takvim her şeydir. Gantt şeması, "master planı" kafanızda tutma zahmetinden sizi kurtarır. Tesisattaki iki günlük bir gecikmenin, bir ay sonraki parke işini nasıl riske attığını anında görürsünüz. Bu "kritik yol"u önceden görmek, taşeronları siteye gelmeden, iş başlamadan doğru şekilde yönlendirmenizi sağlar.
## 2. Pazarlama ve Kreatif Ajanslar
Dışarıdan bakınca bir kampanya yönetimi "Brief → Tasarım → Yayına Giriş" kadar basit görünür. Oysa içeride durum bir "kim neyi bekliyor" kaosu olabilir. Kopya yazar stratejiyi bekler, tasarımcı metni bekler, hepsi birden ise üç gündür e-postasına bakmayan müşteriyi bekler.
Ajanslarda Gantt şemaları, özellikle "çakışan rezervasyon" krizini çözmekte birebirdir. En yetenekli tasarımcınız bir marka lansmanıyla meşgulken, aynı hafta içine yüksek öncelikli bir sosyal medya kampanyası sıkıştırılmaya çalışıldığında bu çakışmayı iş işten geçmeden görürsünüz.
## 3. Etkinlik Planlama ve Organizasyon
Etkinlik sektörü, "ertelenemez teslim tarihleri" dünyasıdır. Salon tutulmuş, sanatçı yola çıkmış, davetliler kapıya dayanmıştır. Etkinlik planlamasında "sprinti haftaya kaydıralım" gibi bir şansınız yoktur.
Deneyimli organizatörler etkinlik gününden geriye doğru sayarak plan yapar. Gantt şeması bu zihinsel modele tam oturur: Salon son sayıyı ne zaman istiyor? Çiçekçi siparişi en geç ne zaman girmeli? Catering için menü ne zaman netleşmeli? Her adımın bir ön hazırlık süresi vardır ve birini kaçırmak, ya son dakika fahiş fiyatlar ödemek ya da müşteriye mahcup olmak demektir.
## 4. Küçük Ölçekli Üretim ve İmalat
Üretim planlaması, gerçek dünya şartları devreye girene kadar Excel'de çok kolay görünür. Hammaddenin termin süresi, makinelerin bakım aralıkları, kalıpların hazırlığı... Kalite kontrol (QC) süreci ise asla aceleye getirilmemesi gereken, sabit bir zaman ister.
Gantt şeması, imalatçılara bu gerçekleri hesaba katan bir takvim sunar. Tedarikçi teslimatlarını bağımlılık, kalite kontrol süreçlerini ise "tampon süre" olarak işlersiniz. Hedef sadece ilerlemeyi takip etmek değil, ana üretim hattının bakıma gireceği hafta en büyük siparişinizi yetiştirmeye çalışmak gibi hataları aylar öncesinden fark etmektir.
## 5. Yazılım Geliştirme (Müşteri Odaklı Bakış)
Çoğu yazılım ekibi, Gantt şemalarından pek haz etmez. "Teknik işler katı takvimlere sığmaz" derler ve iç projeler için haklıdırlar. Ancak işin içine müşteri girdiğinde (web siteleri, entegrasyonlar, veri göçü), karşı taraf sprint puanlarınızla değil, projenin ne zaman biteceğiyle ilgilenir.
Gantt şeması, bu soruya dürüst bir cevap vermenizi sağlar. Bir teslim tarihine söz vermeden önce tüm ön koşulları düşünmenizi zorunlu kılar. Mart ayına söz verip, Şubat sonunda aslında veritabanı refactoring'i bitmeden QA'in (kalite kontrol) başlayamayacağını fark etmenin yarattığı o meşhur stresi engeller.
## 6. Eğitim ve Kurumsal Gelişim Programları
Bir eğitim programı veya bir bootcamp yürütmek %10 müfredat, %90 lojistiktir. Takvim belli olmadan eğitmenler bağlanamaz, materyaller basılmadan ders başlayamaz, değerlendirmeler bitmeden sertifikalar gönderilemez.
Bu "el değiştirme" noktaları, işlerin en çok aksadığı yerlerdir. Gantt şeması bu bekleme sürelerini görünür kılar. Değerlendirme formlarını hazırlayan kişi, sertifika töreninin kendi teslim tarihinden tam iki hafta sonraya planlandığını gördüğünde, işine daha fazla odaklanır. Çünkü sadece bir tarihe değil, bir ekibe karşı çalıştığını bilir.
## 7. Sağlık ve Klinik Yönetimi
Sağlık sektöründe bir takvimin aksaması sadece bir müşterinin mutsuz olması değil, bazen mevzuat uyumsuzluğu ya da hasta güvenliği riski demektir. Örneğin yeni bir klinik şubesi açmak; gayrimenkul, izinler, tıbbi cihaz tedariki, personel yetkilendirmesi ve sigorta anlaşmaları gibi dev bir bağımlılık dağı demektir.
Sertifikasyon denetiminden önce yeni yazılım sistemi devreye girmemişse, bunun bir "telafisi" yoktur. Sıralama hayati, bitiş tarihi ise sabittir. Gantt şeması, bu karmaşıklığı aklınızı (ya da ruhsatınızı) kaybetmeden yönetmenin tek yoludur.
## Görsel Planlama Neden Kazandırır?
Bu sektörlerin operasyonel olarak neredeyse hiçbir ortak noktası yok gibi görünebilir. Ancak hepsinin genetiğinde aynı yapısal sorun var: Birbirine bağlı onlarca görev ve asla esnemeyen teslim tarihleri.
Gantt şemaları tek bir şeyi mükemmel yapar: Görünmeyeni görünür kılmak. Tüm ekip bir tarihin arkasındaki "neden-sonuç" ilişkisini gördüğünde, durum toplantıları kısalır, engeller daha erken fark edilir ve "Bunun beni beklediğini bilmiyordum" cümlesi tarih olur.
---
YAPL, gerçekten işi olan küçük ekipler için tasarlanmış, karmaşadan uzak bir Gantt düzenleyicisine sahip proje yönetim platformudur. Kritik yol analizi, kaynak takibi ve gerçek zamanlı işbirliği... Hepsi tek bir yerde.
[YAPL'ı deneyin →](https://yapl.app/tr/register)
---
# Gantt Şemalarına Başlarken (https://yapl.app/tr/blog/getting-started-with-gantt-charts)
# Gantt Şemalarına Başlarken
Gantt şemaları, proje planlama ve görselleştirme için en güçlü araçlardan biridir. İster küçük bir ekip projesi ister karmaşık çok aşamalı bir girişimi yönetiyor olun, Gantt şemalarını etkili bir şekilde oluşturmayı ve kullanmayı anlamak planlama sürecinizi dönüştürebilir.
## Gantt Şeması Nedir?
Gantt şeması, bir proje takviminin zaman içindeki görsel görünümünü sağlayan yatay bir çubuk grafiktir. Her çubuk bir görevi temsil eder; uzunluğu süreyi, konumu ise başlangıç ve bitiş tarihlerini gösterir.
### Temel Bileşenler
- **Görevler**: Tamamlanması gereken bireysel iş öğeleri
- **Zaman Çizelgesi**: Tarihleri gösteren yatay eksen
- **Bağımlılıklar**: İlişkileri gösteren görevler arası bağlantılar
- **Kilometre Taşları**: Projenizdeki önemli tarihler veya başarılar
## YAPL'da İlk Gantt Şemanızı Oluşturma
### Adım 1: Proje Aşamalarınızı Tanımlayın
Gantt şemasına dalmadan önce, projenizin ana aşamalarını belirleyin:
1. Planlama ve Araştırma
2. Tasarım ve Geliştirme
3. Test ve Kalite Güvencesi
4. Dağıtım ve Lansman
### Adım 2: Görevleri Parçalayın
Her aşama için tamamlanması gereken belirli görevleri tanımlayın. Görevleri ilerlemeyi izleyebilecek kadar ayrıntılı, ancak yönetilemez hale gelmeyecek kadar küçük tutun.
### Adım 3: Süreleri Tahmin Edin
Her göreve gerçekçi zaman tahminleri atayın. Şunları göz önünde bulundurun:
- Ekip kapasitesi ve uygunluğu
- Benzer görevlerden elde edilen geçmiş veriler
- Beklenmedik zorluklar için tampon süre
### Adım 4: Bağımlılıkları Belirleyin
Birbirine bağlı görevleri bağlayın. Yaygın bağımlılık türleri:
| Tür | Açıklama | Örnek |
| ----------- | ------------------------------------------ | ------------------------------------ |
| Bitir-Başla | B görevi, A görevi bitene kadar başlayamaz | Geliştirmeden sonra test |
| Başla-Başla | Görevler aynı anda başlar | Paralel iş akışları |
| Bitir-Bitir | Görevler birlikte bitmeli | Geliştirmeyle birlikte dokümantasyon |
## En İyi Uygulamalar
### Güncel Tutun
Gantt şeması yalnızca gerçeği yansıtıyorsa kullanışlıdır. İlerlemeyi düzenli olarak güncelleyin ve gerektiğinde zaman çizelgelerini ayarlayın.
### Renk Kodlaması Kullanın
YAPL, görevleri net bir şekilde görselleştirmenizi sağlar:
- Durum tabanlı renk kodlaması
- Kritik yol vurgulama
- Bağımlılık görselleştirme
- İlerleme takibi
### Kritik Yolu İzleyin
Kritik yol, bağımlı görevlerin en uzun dizisini gösterir. Bu yoldaki herhangi bir gecikme tüm projeyi geciktirecektir.
## Sonraki Adımlar
İlk Gantt şemanızı oluşturmaya hazır mısınız? İşte yapmanız gerekenler:
1. YAPL'da projenizi açın
2. Planlar bölümüne gidin
3. Yeni bir plan oluşturun ve Gantt görünümünü seçin
4. Görevlerinizi eklemeye başlayın!
---
_Gantt şemaları hakkında sorularınız mı var? [Dokümantasyonumuza](/docs/user-guides/gantt) göz atın veya kişiselleştirilmiş yardım için [destek ekibimizle iletişime geçin](/contact)._
---
# Kazanılmış Değer Yönetimi (EVM) İçin Kapsamlı Rehber (https://yapl.app/tr/blog/guide-to-earned-value-management)
# Kazanılmış Değer Yönetimi (EVM) İçin Kapsamlı Rehber
Bir projeyi yönetmek sadece görevleri bitirmek değildir; onları zamanında ve bütçe dahilinde bitirmektir. Peki _gerçekten_ yolunda gidip gitmediğinizi nasıl anlarsınız? Takvimin %50'sinde olmak, bütçenizin %90'ını harcadıysanız pek bir anlam ifade etmez.
İşte burada **Kazanılmış Değer Yönetimi (EVM)** devreye girer. Kapsam, zaman çizelgesi ve maliyeti tek bir entegre ölçüm sisteminde birleştirdiği için proje izlemede "altın standart" olarak kabul edilir.
## Temel Kavram: PV, EV ve AC
EVM'yi anlamak için sadece üç temel değişkene hakim olmanız gerekir:
### 1. Planlanan Değer (PV)
_Planlanan İşin Bütçelenmiş Maliyeti (BCWS) olarak da bilinir._
Bu sizin temel çizginizdir. "Şu ana kadar yapılması planlanan işin tahmini değeri nedir?"
### 2. Kazanılmış Değer (EV)
_Yapılan İşin Bütçelenmiş Maliyeti (BCWP) olarak da bilinir._
Bu gerçekliktir. "Şu ana kadar _gerçekten_ tamamlanan işin tahmini değeri nedir?"
### 3. Gerçekleşen Maliyet (AC)
_Yapılan İşin Gerçekleşen Maliyeti (ACWP) olarak da bilinir._
Bu sizin harcamanızdır. "Bu işi başarmak için gerçekte ne kadar harcadık?"
## Verileri Yorumlama
Bu rakamlara sahip olduğunuzda, proje yönetimindeki en kritik iki soruyu cevaplayabilirsiniz:
### Programın gerisinde miyiz? (Zaman Performans Endeksi - SPI)
$$SPI = EV / PV$$
- **SPI > 1.0**: Programın ilerisinde 🚀
- **SPI < 1.0**: Programın gerisinde ⚠️
### Bütçeyi aşıyor muyuz? (Maliyet Performans Endeksi - CPI)
$$CPI = EV / AC$$
- **CPI > 1.0**: Bütçe altında (Maliyet etkin) 💰
- **CPI < 1.0**: Bütçe üstünde (Maliyet aşımı) 💸
## S-Eğrisi (S-Curve)
Bu metrikleri zaman içinde görselleştirmek ünlü **S-Eğrisini** oluşturur.
- İdeal olarak, EV çizginiz PV çizgisine sarılmalı veya biraz üzerinde olmalıdır.
- AC çizginiz EV çizgisinin üzerine çıkarsa, daha az iş için daha fazla ödüyorsunuz demektir; bu, hemen müdahale edilmesi gereken bir uyarı işaretidir.
## YAPL'da EVM Uygulaması
Matematik basit olsa da, manuel olarak takip etmek bir kabustur. YAPL tüm süreci otomatikleştirir:
1. **Temel Çizgiyi Ayarlayın**: Planlamayı bitirdiğinizde planınızı yayınlayın. Bu, **Planlanan Değerinizi (PV)** anlık görüntü olarak kaydeder.
2. **İlerlemeyi Takip Edin**: Ekipler görevleri tamamladıkça YAPL, görevin bütçelenmiş maliyeti ve % tamamlanma oranına göre **Kazanılmış Değeri (EV)** hesaplar.
3. **Maliyetleri Girin**: **Gerçekleşen Maliyeti (AC)** doldurmak için fiili harcamaları veya kaynak saatlerini girin.
### Gerçek Zamanlı İçgörüler
Proje panonuzdaki **Maliyet ve Nakit Akışı** sekmesine gidin. YAPL, gerçek zamanlı S-Eğrileri oluşturur ve CPI ile SPI değerlerinizi otomatik olarak hesaplar. Elektronik tablolara ihtiyacınız yok; anında eyleme geçirilebilir istihbarat alırsınız.
## Neden EVM Kullanmalısınız?
- **Erken Uyarı**: Kaymaları belirginleşmeden haftalar önce tespit edin.
- **Objektif Veri**: "Sanırım iyiyiz" lafını "SPI değerimiz 0.85" ile değiştirin.
- **Tahminleme**: Projenin nihai maliyetini doğru bir şekilde tahmin edin (Tamamlama Tahmini - EAC).
## Sonuç
Kazanılmış Değer Yönetimi, proje takibini bir tahmin oyunundan bir bilime dönüştürür. Kapsam, zaman ve maliyeti entegre ederek, projenizin sağlığına dair 3 boyutlu bir görünüm kazanırsınız. YAPL gibi araçlar ağır işi otomatikleştirirken, bu güçlü metodolojiden yararlanmamak için hiçbir neden yok.
---
_Projenizin S-Eğrisini görmek ister misiniz? [Ücretsiz denemenizi başlatın](/auth/register) ve gelişmiş maliyet analitiğinin kilidini bugün açın._
---
# Uzaktan Proje Yönetiminde Ustalaşmak (https://yapl.app/tr/blog/mastering-remote-project-management)
# Uzaktan Proje Yönetiminde Ustalaşmak
Uzaktan çalışmaya geçiş, projeleri planlama, yürütme ve teslim etme şeklimizi temelden değiştirdi. Ekipler daha dağıtık hale geldikçe, koridor konuşmalarına ve beyaz tahta oturumlarına duyulan güven, yerini dijital araçlara ve asenkron iletişime bıraktı.
## Uzaktan Çalışma Gerçeği
Uzaktan proje yönetimi sadece Zoom kullanmakla ilgili değildir; mikro yönetim olmadan işin görünür olduğu bir güven ve şeffaflık kültürü oluşturmakla ilgilidir. Temel zorluklar şunlardır:
- **İletişim siloları**: Bilgilerin özel sohbetlerde sıkışıp kalması
- **Görünürlük boşlukları**: Kimin ne üzerinde çalıştığını bilmemek
- **Saat dilimi gecikmeleri**: Sınırlar ötesinde cevap beklemek
- **Katılım zorlukları**: Ekibi uzaktan motive tutmak
## Başarı İçin Temeller
### 1. Gerçeğinizi Merkezileştirin
Dağıtık bir ekipte, belgelenmemişse gerçekleşmemiştir. Tüm proje verilerini barındırmak için YAPL gibi merkezi bir platform kullanın.
- **Planlar**: Gantt çizelgelerini ve Kanban panolarını herkesin erişimine açık tutun.
- **Görevler**: Her görevin net bir atananı ve bitiş tarihi olduğundan emin olun.
- **Dokümanlar**: Gereksinimleri ve teknik özellikleri doğrudan görevlere ekleyin.
### 2. Asenkron Çalışmayı Benimseyin
Herkesi aynı anda çevrimiçi olmaya zorlamayın. Ekibinizin en üretken oldukları zamanlarda çalışmasına olanak tanıyın.
- **Aktivite Akışları**: YAPL'ın aktivite akışı, siz uyurken nelerin değiştiğini görmenizi sağlar.
- **Bildirimler**: Gürültü olmadan kritik güncellemeler için uyarıları yapılandırın.
- **Çevrimdışı Erişim**: YAPL'ın PWA yetenekleri ile bağlantısı dengesiz olan ekip üyeleri çalışmaya devam edebilir ve daha sonra senkronize olabilir.
### 3. Saatlere Değil, Sonuçlara Odaklanın
Yönetim tarzınızı zamanı takip etmekten sonuçları takip etmeye kaydırın.
- **İlerleme Takibi**: Görev sağlığını izlemek için yüzde tabanlı tamamlama oranlarını kullanın.
- **Kilometre Taşları**: Net teslim tarihleri belirleyin ve ekibin "nasıl" yapılacağını bulmasına izin verin.
- **Durum Raporları**: Sık durum toplantıları yapmak yerine raporlamayı otomatikleştirin.
## İşin Araçları
### Görsel Planlama
Uzaktan ekiplerin görsel netliğe ihtiyacı vardır. Bir **Kanban panosu**, iş akışı durumunun anlık bir görüntüsünü sağlar, günlük toplantılar için idealdir. Daha uzun vadeli görünürlük için **Gantt çizelgeleri** büyük resmi ve bağımlılıkları gösterir.
### Etkileşimli İletişim
"Sadece kontrol ediyorum" mesajlarını otomatik şeffaflıkla değiştirin. Bir ekip üyesi YAPL'da bir görev durumunu güncellediğinde, paydaşlar otomatik olarak bilgilendirilir. Bu pasif iletişim, kesintileri azaltır ve herkesi döngüde tutar.
### Bulut Öncelikli İşbirliği
Araçlarınız her yerden erişilebilir olmalıdır. YAPL'ın çoklu cihaz desteği, dizüstü bilgisayardaki bir proje yöneticisinin ve cep telefonundaki bir saha mühendisinin tam olarak aynı gerçek zamanlı verileri görmesini sağlar.
## En İyi Uygulamalar Kontrol Listesi
- [ ] **Günlük Toplantılar**: Kısa tutun (15 dk) veya metne taşıyın.
- [ ] **Haftalık Planlama**: Gelecek hafta için net öncelikler belirleyin.
- [ ] **Her Şeyi Belgeleyin**: "Sesli çalışmak" bilgi paylaşımını sağlar.
- [ ] **Kazanımları Kutlayın**: Başarıları tanımak için herkese açık kanalları kullanın.
## Sonuç
Uzaktan proje yönetimi, zihniyette bir değişiklik ve doğru araç seti gerektirir. Görünürlüğü, işbirliğini ve erişilebilirliği önceliklendiren YAPL gibi platformlardan yararlanarak, dağıtık ekipleri rekabet avantajınıza dönüştürebilirsiniz.
---
_Uzaktan ekibinizi düzene sokmaya hazır mısınız? Bugün [YAPL'ın işbirliği özelliklerini](/features) deneyin._
---
# İş Kırılım Yapılarının (WBS) Gücü (https://yapl.app/tr/blog/power-of-work-breakdown-structures)
# İş Kırılım Yapılarının (WBS) Gücü
Bir zaman çizelgesi planlamadan veya bir kaynak atamadan önce, projenizin başarısını belirleyen tek bir adım vardır: kapsamı tanımlamak. Bunun için kullanılan araç **İş Kırılım Yapısıdır (WBS)**.
WBS, toplam iş kapsamının hiyerarşik bir ayrışımıdır. Bunu projenizin iskeleti olarak düşünün. İskelette kemikler eksikse, proje çöker.
## WBS Neden Önemlidir?
### 1. İyileştirilmiş Tahmin Doğruluğu
"Web Sitesi Yapmanın" ne kadar süreceğini tahmin etmek herkesçe bilindiği üzere zordur. "Ana Sayfa Başlığını Tasarlamak" işini tahmin etmek çok daha kolaydır. Büyük teslimatları daha küçük parçalara (iş paketleri) bölerek, toplam tahminleriniz çok daha doğru hale gelir.
### 2. Net Sorumluluk
Bir görev çok büyük olduğunda, sahiplik bulanıktır. "Önyüzü kim yapıyor?" belirsizdir. "Giriş Bileşenini kim uyguluyor?" spesifiktir. Ayrıntılı bir WBS, işin her parçasının net bir sahibi olmasını sağlar.
### 3. Daha İyi Maliyet Kontrolü
YAPL'daki maliyetler aşağıdan yukarıya doğru toplanır. Maliyetleri belirli iş paketlerine atayarak, projenin tam olarak hangi kısmının bütçeyi aştığını görebilirsiniz: Temel mi yoksa Çatı mı?
## YAPL'da Etkili Bir WBS Oluşturma
YAPL, merkezinde WBS olacak şekilde inşa edilmiştir. İşte projenizi başarı için nasıl yapılandıracağınız:
### Seviye 1: Proje Aşamaları
Üst düzey yaşam döngüsü ile başlayın.
- 1. Planlama
- 2. Yürütme
- 3. Kapanış
### Seviye 2: Ana Teslimatlar
Aşamaları somut çıktılara bölün.
- 1.1 Gereksinim Dokümanı
- 1.2 Sistem Tasarımı
### Seviye 3: İş Paketleri
Teslimatları atanabilir görevlere bölün.
- 1.2.1 Veritabanı Şeması
- 1.2.2 API Spesifikasyonu
## İyi Bir WBS'nin Ölçütleri
- **%100 Kuralı**: WBS, proje kapsamı tarafından tanımlanan işin %100'ünü içermelidir. WBS'de yoksa, projede de yoktur.
- **Karşılıklı Dışlayıcı**: İş paketleri arasında örtüşme olmamalıdır.
- **Eylemler Değil, Sonuçlar**: Saf fiiller (ör. "Yazma") yerine teslimatlara (ör. "Kullanıcı Kılavuzu Oluşturuldu") odaklanın.
## YAPL'ın Otomatik Toplama Özelliği
YAPL'ın en güçlü özelliklerinden biri **Otomatik Toplama**dır. Üst görevin ilerlemesini asla manuel olarak hesaplamanız gerekmez.
- **İlerleme Toplama**: Her biri %25 ağırlığa sahip 4 alt göreviniz varsa ve 2'sini tamamlarsanız, üst görev otomatik olarak %50'ye güncellenir.
- **Maliyet Toplama**: Alt görevlere eklenen bütçe otomatik olarak aşama seviyesine toplanır.
- **Tarih Toplama**: Bir üst öğenin başlangıç tarihi, çocuklarının en erken başlangıcıdır; bitiş tarihi ise en geç bitiştir.
## Sonuç
Sağlam bir WBS, proje yolculuğunuza rehberlik eden ayrıntılı haritadır. Kapsam kaymasını önler, sorumlulukları netleştirir ve ileri raporlama için gereken veri yapısını sağlar. Bir sonraki projenize onu parçalara ayırarak başlayın. Gelecekteki benliğiniz size teşekkür edecek.
---
_Mükemmel hiyerarşinizi oluşturun. [YAPL'ın WBS özelliklerini](/features) ücretsiz deneyin._
---
# Kaynak Tahsisi En İyi Uygulamaları (https://yapl.app/tr/blog/resource-allocation-best-practices)
# Kaynak Tahsisi En İyi Uygulamaları
Etkili kaynak tahsisi, başarılı proje yönetiminin bel kemiğidir. İster insanları, ister ekipmanı, ister malzemeleri yönetiyor olun, kaynakları nasıl dağıttığınız proje sonuçlarınızı belirleyebilir veya bozabilir.
## Kaynak Türlerini Anlama
### İnsan Kaynakları
Ekip üyeleriniz en değerli ve karmaşık kaynağınızdır:
- **Beceriler**: Görev gereksinimlerini ekip yetenekleriyle eşleştirin
- **Uygunluk**: İzinleri, toplantıları ve diğer taahhütleri göz önünde bulundurun
- **Kapasite**: Tükenmişliğe yol açan aşırı tahsisten kaçının
### Ekipman ve Araçlar
Projeler arasında paylaşılabilen fiziksel kaynaklar:
- Ağır makineler
- Yazılım lisansları
- Test ekipmanları
### Malzemeler ve Sarf Malzemeleri
Proje yürütme sırasında tüketilen öğeler:
- Hammaddeler
- Sarf malzemeleri
- Bütçe tahsisleri
## Temel İlkeler
### 1. Kapasitenizi Bilin
Kaynak tahsis etmeden önce gerçek kapasitenizi anlayın:
```
Kullanılabilir Kapasite = Toplam Saatler - (Toplantılar + İdari + Tampon)
```
Yaygın bir hata %100 kullanım varsaymaktır. Beklenmedik işler ve bağlam değiştirme için %70-80'i hedefleyin.
### 2. Becerileri Görevlerle Eşleştirin
Doğru kişiyi doğru göreve atayın:
| Görev Türü | İdeal Kaynak |
| ------------------- | ----------------- |
| Karmaşık teknik | Kıdemli uzman |
| Rutin uygulama | Junior ekip üyesi |
| Fonksiyonlar arası | Çok yönlü |
| Müşteriyle ilişkili | Güçlü iletişimci |
### 3. Kaynak Çatışmalarından Kaçının
Aynı kaynak birden fazla görev için gerektiğinde:
1. **Önceliklendirin**: Hangi proje/görev daha kritik?
2. **Sıralayın**: Görevler sıralı olarak planlanabilir mi?
3. **İkame edin**: Alternatif bir kaynak var mı?
4. **Müzakere edin**: Gerekirse zaman çizelgelerini ayarlayın
## YAPL'da Kaynak Tahsisi
YAPL, kaynak yönetimi için güçlü araçlar sunar:
1. **Kaynak Havuzu**: Tüm mevcut kaynakları kapasiteleriyle tanımlayın
2. **Kullanım Görünümü**: Projelerdeki tahsisi bir bakışta görün
3. **Çatışma Uyarıları**: Aşırı tahsis için otomatik uyarılar
4. **Taslak Modu**: Taahhüt etmeden önce tahsis senaryolarını taslak planlarda test edin
## Sonuç
Kaynak tahsisi hem bir sanat hem de bir bilimdir. Uygunluk ve gereksinimler hakkında net verilerle başlayın, sağlam ilkeleri uygulayın ve sonuçlara göre yaklaşımınızı sürekli iyileştirin.
---
_YAPL'ın kaynak yönetimi özelliklerini [dokümantasyonumuzda](/docs/user-guides/resources) keşfedin._
---
# Ekibinize yazılım kurdunuz ve yine de Whatsapp'tan kurtulamadınız (https://yapl.app/tr/blog/sme-pm-software-adoption-failure)
## Son yirmi yılda bir kaç kez bu sahneyi birebir yaşadım.
Çalıştığım firmada bin bir türlü ikna çabası sonucu işvereni proje yönetimi ile ilgili yazılım ya da altyapı kurmaya ikna ediyorum. İlk bir kaç gün ekip olarak çaba gösteriyoruz, adapte olmaya çalışıyoruz. İlk iki üç haftayı panoları yapılandırmaya, otomasyonları kurmaya, öncelik etiketlerini renklendirmeye ve yetkilendirme hiyerarşilerini oluşturmaya harcadıktan sonra ekranda her şey etkileyici görünüyor. İçimden diyorum ki "Sanırım bu sefer tutacak".
Her şey üçüncü haftada taşeronun, tamamlanan kalıbın bulanık bir fotoğrafını WhatsApp'tan göndermesiyle domino taşı gibi devrilmeye başlıyor. Sonra yine bir gün şantiye şefini, uygulamayı açmaktansa daha hızlı olduğu için haftalık programı tahtaya yazarken yakalıyorum. Müşteri ilerleme raporu isteyince birisi başlangıç toplantısından bu yana güncellenmemiş bir elektronik tablodan PDF çıkarıyor derken... Yazılım hâlâ çalışıyordur ama kullanan yoktur.
Bu bir teknoloji sorunu değil, bir benimsenme sorunu, ve inşaat şantiyelerinden üretim tesislerine, danışmanlık projelerine kadar yirmi yıl boyunca bunu yaşadıktan sonra, sektörümüzün nedeni sürekli yanlış teşhis ettiğine oldukça ikna oldum.
## Sorun aracın kendisinde değil
Proje yönetim yazılımı pazarı 2026 itibarıyla [11 milyar doları aştı](https://www.mordorintelligence.com/industry-reports/project-management-software-market), yılda yaklaşık %15 büyüyor ve pazar payı için yarışan 40'tan fazla görsel planlama aracı var. Risk sermayesi akmaya, abonelik gelirleri yükselmeye devam ediyor. Ama nedense işi fiilen yapan saha ekiplerinin günlük kullanım oranlarına baktığınızda tablo hiç de parlak değil.
Standart açıklama her zaman aynı: işgücünü suçlamak. "Değişime dirençliler." "Teknolojiyle araları yok." Bu cümleleri proje direktörlerinden, yazılım satıcılarından, dijital dönüşüm paketi satan danışmanlardan defalarca duydum. Ama yıllar içinde gördüğüm şey bu açıklamayla hiç örtüşmedi.
Bence asıl mesele şu: çoğu proje yönetim yazılımı, ekibin bir görev durumunu güncellemek gibi basit bir işlemi yapabilmek için önce karmaşık bir sistemi öğrenmeye vakti ve isteği olduğunu varsayıyor. Kafamda hep şu testi yapıyorum: bugün şantiyenize gelen bir taşeron, iki dakika içinde bir görevi tamamlandı olarak işaretleyemiyorsa, o araç tutmayacaktır. Kişinin teknolojiyle arası kötü olduğundan değil, dökecek betonu olduğundan ve size işini bitirdiğini söylemek için arayüzünüzle boğuşmayı kabul etmeyeceğinden.
## Yapılandırma vergisi
Son birkaç yılda sektörün büyük oyuncuları "Work OS" ya da "AI Work Platform" dedikleri yapılara doğru hızla kaydı. Projelerin yanı sıra CRM, İK, servis yönetimi ve satış hatlarını tek bir üründe toplamaya çalışıyorlar. Monday.com'un "AI Work Platform" dönüşümü bunun en belirgin örneği. Asana bütçe modülleri ve zaman çizelgeleri ekliyor. ClickUp 200'den fazla otomasyon şablonu pazarlıyor.
Bu genişlemenin yarattığı bir şey var ki ben buna yapılandırma vergisi diyorum. Basit bir Gantt şeması çizebilmeniz için platform sizden iç içe geçmiş menülerde gezinmenizi, özel alanlar oluşturmanızı, otomasyon tetikleyicileri kurmanızı ve bir yetkilendirme yapısına karar vermenizi istiyor. Özel bir yöneticisi olan kurumsal bir proje yönetim ofisi için bu belki kabul edilebilir, ama sekiz kişilik ekibiyle aynı anda üç proje yürüten bölgesel bir müteahhit için yarış başlamadan önce bir duvar tırmanmak gibi.
Fiyatlandırma da bu şişkinliği yansıtıyor. Monday.com'un standart paketi kişi başı aylık 12 dolar ve hiçbir paketinde kritik yol analizi yok. Asana, zaman çizelgesi görünümünü ücretli planların arkasına kilitlemiş. ClickUp'ın 7 dolarlık giriş fiyatı makul görünüyor, ta ki yapay zeka özelliklerinin kişi başı 9 ila 28 dolar ek ücret gerektirdiğini ve [misafirden üyeye geçiş faturalamasının](https://clickup.com/pricing) beklenmedik maliyet artışlarıyla artan bir şöhret kazandığını öğrenene kadar. Sonuçta küçük ekipler hiçbir zaman dokunmayacakları özelliklerin bedelini ödemiş oluyor. Beş proje yürüten bir peyzaj firmasının Salesforce entegrasyonuna ya da kurumsal tek oturum açmaya ihtiyacı yok, güvenilir bir program ve bu hafta kimin ne yaptığını görebilecekleri bir araç istiyorlar.
## Şantiyede işler nasıl yürüyor
İnşaat projesi yönetmiş olan herkes şimdi anlatacağım senaryoyu tanıyacaktır.
Üç bloklu bir konut projesinin içindesiniz. Kaba inşaat, mekanik tesisat, elektrik altyapısı ve iç imalatlar hepsi aynı anda ilerliyor ve hepsi birbirine bağımlı. Sıva ekibi, tesisat geçişleri tamamlanmadan duvarlara giremez. Doğrama ekibi sıvanın kurumasını bekliyor. Elektrikçi, asma tavan kapanmadan kablo çekimini bitirmek zorunda. Bir blokta kalıp-demir-beton döngüsünde iki günlük bir gecikme, diğer blokların iç imalat programını domino etkisiyle alt üst edebiliyor.
İşte planlama metodolojisinin yazılım özelliklerinden daha çok önem kazandığı yer tam burası. Proje yöneticisinin bağımlılıkları görmesi, kritik yolu belirlemesi, hangi gecikmenin teslim tarihini öldürdüğünü ve hangisinin bolluk süresine sahip olduğunu anlaması gerekiyor. Ama şimdi bir düşünün, bu bilgi 15 widget'lı bir gösterge paneli, bildirim akışı ve hiç yapılandırılmamış entegrasyonlarla dolu bir kenar çubuğunun içine gömülmüşken bir ekip başına nasıl ulaşacak? Adam kritik yolu değil gürültüyü görüyor. Ofisi arıyor, biri telefonda önceliği açıklıyor, adam kağıda yazıyor ve kişi başı 12 dolarlık yazılım sadece ofis ekibinin açtığı pahalı bir dosya dolabına dönüşüyor.
Bu kalıbı MS Project ile de, Primavera ile de, birçok bulut tabanlı araçla da yaşadım. Planlama motorunun ne kadar gelişmiş olduğu, işi yapan insanlar o motorla doğal bir şekilde etkileşime geçemediği anda anlamsızlaşıyor.
## Bağlantı sorunu
Neredeyse her bulut tabanlı proje yönetim aracına sinmiş bir varsayım daha var: ekibin her an güvenilir internet erişimine sahip olduğu varsayımı. Sahada gerçekten çalışmış olan herkes bu varsayımın ne kadar çabuk çöktüğünü bilir. Kalın betonla çevrili bir bodrum kazısı, kilometrelerce baz istasyonu olmayan bir köprü şantiyesi, kurulumdan bir gün önce bir etkinlik mekanında kurulan saha ofisi... Bunların hepsi hücresel sinyalin en iyi ihtimalle kesintili, WiFi'ın ise lüks sayıldığı sıradan çalışma koşulları.
Şantiye şefi görev güncellemesi girmeye çalışırken bağlantı düşüp tarayıcı donduğu an, sisteme güven neredeyse anında kırılıyor. Aracın ofiste kusursuz çalışmasının bir önemi yok, ekip sahada bir kez başarısız olduğunu gördü mü bir daha şans vermez. Sinyal olmadan da işleyen şeylere geri dönerler: telefon, mesaj ve ellerinin altındaki kağıda çiziktirilen notlar.
Çoğu platform bağlantı dayanıklılığını "bir gün ele alırız" diye ürün yol haritasına yazıp geçiyor. Bence tam tersinden başlamak gerekiyor. Eğer araç, bağlantı kesildiğinde çalışmaya devam etmeye ve sinyal döndüğünde değişiklikleri senkronize etmeye izin vermiyorsa, ortada bir saha aracı değil, mobil arayüzü olan bir ofis aracı var demektir.
## Neyin değişmesi gerekiyor
Yirmi yıl boyunca düzinelerce projede bu döngünün tekrarını izledikten sonra, bir proje yönetim aracının saha ekiplerince gerçekten benimsenmesi için doğru yapması gereken şeyler kafamda oldukça netleşti.
Katılım süreci gerçek anlamda anlık olmalı. "30 dakikalık eğitim videosu izle" anlıklığından ya da "mağazadan uygulamayı indirip hesap oluştur" anlıklığından bahsetmiyorum. Yönetici bir link gönderiyor, ekip üyesi tıklıyor ve canlı proje programına bakıyor olmalı. Geçici bir taşeron altmış saniye içinde proje panosuna giremiyorsa, o isteklilik penceresi çoktan kapanmış demektir.
Temel görünümler görsel ve kendini açıklayıcı olmalı. Gantt şeması, Kanban panosu, İş Kırılım Yapısı; bunların hiçbiri yeni icat değil, on yıllardır karmaşık projeleri ileriye taşıyan kanıtlanmış metodolojiler. Birisi aracı açtığında ne olduğunu, neyin bloke olduğunu ve neyin dikkatini beklediğini herhangi bir eğitim almadan anlayabilmeli.
Profesyonel özellikler kurumsal fiyatlandırmanın arkasına saklanmamalı. Kritik yol analizi bir premium özellik değil, temel bir çizelgeleme ihtiyacı. Kaynak tahsisi, maliyet takibi, plan versiyonlama gibi şeyler gerçek proje yöneten her ekip için standart gereksinimler ve bunlar için kişi başı aylık 30 ila 55 dolar istemek, tam da en çok ihtiyaç duyan ekipleri kapının dışında bırakıyor.
Bağlantı dayanıklılığı da bir onay kutusu özelliği değil, temel bir mimari karar olmalı. Araç bağlantının kesileceğini varsayıp her şeyi bu gerçeklik etrafında inşa etmeli. İnsanlar sinyal düştüğünde düzenlemeye devam edebilmeli, değişiklikler yerel olarak saklanmalı ve bağlantı geri geldiğinde otomatik senkronize olmalı. Kesintinin kullanıcı için görünmez olması gerekiyor.
## Neden bunu inşa ettim
Bu liste teorik değil, [YAPL](https://yapl.app)'ı tasarlarken kullandığım kontrol listesi.
Yirmi yılımı proje yöneticisi olarak, ekiplerin kamyonlarındaki fiziksel aletlerden aylık maliyeti daha yüksek yazılımları terk etmesini izleyerek geçirdim. Sonunda kendim bir şey yapmaya karar verdiğimde bir özellik matrisiyle değil, benimsenme sorunuyla başladım, çünkü ofis ekranı ile şantiye arasındaki boşlukta ölen iyi niyetli araçları fazlasıyla görmüştüm.
YAPL bir Progressive Web App, yani bir URL paylaşıyorsunuz ve ekibiniz bunu tarayıcıdan saniyeler içinde kuruyor. Uygulama mağazası yok, IT departmanı yok, hesap oluşturma sürtünmesi yok. Gerçek bağımlılık yönetimi ve kritik yol analizine sahip Gantt şemaları, WIP limitleriyle Kanban panoları, otomatik toplamalı İş Kırılım Yapıları ve Kazanılmış Değer Yönetimi ile maliyet takibi sunuyor, hepsi kişi başı aylık 5 dolardan başlıyor.
Tasarımı gereği bağlantı dayanıklı. Birisi programı düzenlerken WiFi düşse bile YAPL çalışmaya devam ediyor, düzenlemeler yerel olarak kaydediliyor ve bağlantı geldiği an senkronize oluyor. "Kararlı bir internet bağlantısı gerektirir" ifadesinin "sahada çalışmaz" demenin kibar hali olduğunu bilecek kadar şantiyede bulundum.
YAPL'ın her şeyi çözdüğünü iddia etmiyorum. 500 milyon dolarlık bir altyapı programında Primavera'nın yerini almaz, CRM, İK ya da satış hattı yapmaz. Görsel, yapısal ve profesyonel proje planlaması yapar; haftalarca öğrenmeye gerek kalmadan ciddi planlama yapması gereken 5 ila 50 kişilik ekipler için.
Çünkü bunca yıldan sonra sürekli aynı sonuca dönüyorum: en iyi planlama aracı, ekibinizin gerçekten açtığı araçtır. Gerisi pahalı bir kontrol illüzyonu.
---
Eğer bu yazıda anlattıklarım size de tanıdık geldiyse, [YAPL'ı 14 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz](https://yapl.app). Kredi kartı istenmez, kurulum gerektirmez. Merak ettiğiniz bir şey olursa bana doğrudan [LinkedIn'den](https://www.linkedin.com/in/sertacfirat/) yazabilirsiniz.
---
# Modern Pazarlama Ajanslarında Kaynak Yönetimi ve Planlama Stratejileri (https://yapl.app/tr/blog/strategic-resource-management-scheduling)
# Modern Pazarlama Ajanslarında Kaynak Yönetimi ve Planlamanın Stratejik Önemi: Yapay Zeka Risklerinin Gölgesinde Micro-SaaS'a Geçiş
## Pazarlamanın Makroekonomik Tablosu ve Sıkışan Kar Marjları
Çağdaş pazarlama ekosistemi, köklü bir yapısal dönüşümden geçiyor. Süregelen makroekonomik dalgalanmalar, jeopolitik istikrarsızlık ve kurumsal önceliklerin hızla değişmesi bu dönüşümün ana motorları. CMO'lar ve üst yöneticiler, son derece kısıtlı bütçelerle yaratıcı kaliteden ödün vermeden ölçülebilir sonuçlar üretmek gibi zorlu bir denge kurmak durumunda. Sınırsız pazarlama harcamaları dönemi sona erdi; yerini maliyeti optimize etme ve kaynakları stratejik olarak yönetme disiplinine bıraktı. Bu, artık ajansların hayatta kalıp kalmamasını belirleyen temel faktör. Güncel pazar analizlerine göre CMO'ların yüzde otuz dokuzu, dış ajans harcamalarını azaltmayı ve temel kapasiteyi şirket içine taşımayı planlıyor.
Bu durum, ajans-müşteri ilişkisinde temel bir yeniden yapılanmaya işaret ediyor. Dış işbirlikleri artık sabit operasyonel giderler olarak görülmüyor; her biri anında ve somut bir yatırım getirisi üretmesi beklenen performans odaklı yatırımlar olarak değerlendiriliyor. Ajanslar ciddi bir kar marjı baskısı altında: Bir yanda stratejistler, kreatif direktörler, medya planlamacılar ve veri analistleri için giderek tırmanan işgücü maliyetleri; öte yanda geleneksel ücret yapılarına müşteri direnci. Bu da ajansları personel verimliliği, otomasyon ve mevcut hizmet modellerinin sürdürülebilirliği konusunda ciddi iç değerlendirmeler yapmaya zorluyor.
Bu ekonomik baskıdan çıkış yolu, daha yalın ve çevik operasyonel modeller kurmaktan geçiyor. Kaliteden taviz vermeden daha sıkı brifingler ve akıcı iş akışlarıyla çalışmak gerekiyor. Üstelik müşteriler giderek daha fazla somut iş sonuçları talep ediyor; ajansın uygulama üzerinde tam kontrolü olmadığı durumlarda bile. Böyle bir ortamda kusursuz proje planlaması ve kaynak yönetimi, sıradan bir idari işlev olmaktan çıkıp ciddi bir stratejik silaha dönüşüyor. Operasyonel aksaklıklar, iç gecikmeler ve hatalı yetenek konuşlandırması, zaten incelen kar marjlarını doğrudan aşındırıyor.
Maliyet verimliliği, neredeyse tüm sektörlerde yöneticilerin birincil önceliği olmaya devam ediyor. Şirket liderlerinin büyük bir kısmı maliyet yönetimini en kritik hedefleri olarak sıralıyor. Ancak bu hedeflere ulaşmak söylendiği kadar kolay değil: Tarihsel veriler, şirketlerin tasarruf hedeflerinin yalnızca ortalama yüzde kırk sekizini gerçekleştirebildiğini ve bu verimliliklerin büyük çoğunluğunun iki yılı geçemediğini gösteriyor. İç maliyet hedeflerini tutturamayan şirketlerin toplam hissedar getirisinde, başarılı rakiplerine kıyasla ortalama dokuz puanlık bir gerileme yaşadığı görülüyor.
| | | |
| -------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| Pazarlama Ajanslarına Makroekonomik Baskılar | Birincil Etki | Stratejik Yanıt |
| CMO Bütçe Daralması | Planlanan dış ajans harcamalarında %39 azalma | Sonuç bazlı ücretlendirme ve ölçülebilir ROI takibine geçiş |
| Yetenek Kıtlığı | Dijital uzmanlık gerektiren roller için artan işgücü maliyeti | Karma iş gücü kullanımı ve hassas kapasite yönetimi |
| Üst Yönetimin Maliyet Odağı | Sürdürülebilir operasyonel verimlilik zorunluluğu | Yazılım tedarikini sadeleştirme ve genel giderleri azaltma |
| Jeopolitik İstikrarsızlık | Öngörülemeyen pazar kırılmaları ve gümrük değişimleri | Hızlı stratejik pivotlara uygun çevik proje yönetimi |
## Kaynak Yönetimi: Taktik İdari İşlevden Stratejik Zorunluluğa
Yaratıcı ve pazarlama ajanslarında kaynak yönetimi, tarihsel olarak taktik ve idari bir işlev olarak görülürdü; program bekçiliği ve faturalanabilir saatleri takip etmekten ibaret. Bu bakış açısı tamamen değişti. Kaynak yönetimi, kurumsal verimliliği, sürdürülebilir büyümeyi ve dönüşümü doğrudan etkileyen temel bir stratejik işlev olarak konumlanıyor. Ajanslar sonuç odaklı ücretlendirme modellerine geçtikçe, doğru kişiyi doğru projeye doğru zamanda atayabilmek, anlaşmanın finansal sürdürülebilirliğini doğrudan etkileyen kritik bir faktör haline gelmiştir.
Modern pazarlamanın karmaşıklığı bu zorluğu daha da derinleştiriyor. Hem geleneksel basılı hem de son derece segmentlere ayrılmış dijital kanalları kapsayan çok sayıda eş zamanlı kampanyanın orkestre edilmesi, herhangi bir büyüklükteki marka için artık temel beklenti. Bu tür çok boyutlu kampanyaları hayata geçirmek, farklı uzmanların senkronize biçimde konuşlandırılmasını gerektiriyor. Modern ajans iş gücü; tam zamanlı çalışanlar, özelleşmiş serbest çalışanlar ve çapraz fonksiyonel ekiplerin karmaşık bir bileşimi; dolayısıyla son derece değişken kapasite ve yetenek matrislerini yönetebilecek bir kaynak yönetimi yaklaşımı şart.
Bu operasyonel verimsizliklerin üstesinden gelmek için ajansların kaynak yönetimi çerçevelerini yükseltmesi gerekiyor: Proje kapsamında erken netlik, gerçekçi beklenti yönetimi ve teslimat zamanlamasına ilişkin sağlam anlaşmalar bunların başında geliyor. Planlama hatalarının tolere edilebileceği marj neredeyse sıfırlandı. Zayıf iş akışı planlaması yüzünden bir müşteriye fazladan hizmet vermek ajansın kârlılığını doğrudan yutar; yetersiz kaynak konuşlandırmak ise müşteri ilişkisini ve gelecek gelir akışlarını tehlikeye atar. Bu evrim, dağınık elektronik tablolardan uzaklaşmayı ve kapasite planlaması, kritik yol analizi ile bütçe tüketim takibine gerçek zamanlı görünürlük sağlayan sofistike metodolojiler benimsemeyi gerektiriyor.
## Yapay Zekanın Kurumsal Planlama ve Kaynak Yönetimindeki Ölümcül Açmazları
Bu karmaşık planlama ve verimlilik sorunlarını çözmek amacıyla pek çok büyük kuruluş ve ajans, yapay zeka çözümlerine, özellikle üretken yapay zeka ve otonom yapay zeka ajanlarına, hevesle yöneldi. Hakim anlatı, yapay zekanın kurumsal yazılımı devrimleştireceğini ve eski SaaS modellerinin yerini dinamik, kendi kendini yürüten iş akışlarının alacağını savunuyor. Ancak olasılıksal yapay zeka modellerinin, özü itibarıyla deterministik bir disiplin olan proje planlamasına uygulanması, kurumsal kaynak yönetimi için son derece tehlikeli hale getiren ciddi yapısal kusurları gün yüzüne çıkardı.
### Deterministik ve Olasılıksal Mimari
Mevcut üretken yapay zeka modelleri ile proje planlaması arasındaki temel uyumsuzluk, altta yatan matematiksel mimarilerden kaynaklanıyor. Proje yönetimi, kaynak tahsisi ve Kritik Yol Yöntemi (CPM) planlaması özünde deterministik süreçler. Deterministik planlama, sabit kurallara, mutlak boolean mantığına ve belirli bir girdinin her zaman tek ve öngörülebilir bir çıktı ürettiği katı bağımlılıklara dayanıyor. Örneğin deterministik bir modelde, Görev A'nın tamamlandığı doğrulanmadan Görev B başlayamaz; kaynak kapasitesi ise ölçülebilir kesin bir sınır olarak ele alınır. Bu yapı, Kazanılmış Değer Yönetimi (EVM), Kazanılmış Çizelge Yönetimi (ESM) veya Kalman filtresi tahmin modelleri gibi köklü matematiksel çerçeveler aracılığıyla değişkenlerin yönetildiği net ve öngörülebilir bir zaman çizelgesi gerektirir.
Üretken yapay zeka ve Büyük Dil Modelleri (LLM'ler) ise olasılıksal motorlardır. Mutlak gerçekleri hesaplamaz; devasa eğitim veri kümelerine dayanarak istatistiksel olarak en muhtemel bir sonraki çıktıyı tahmin ederler. Olasılıksal modellerde sonuçlar, doğasında var olan bir belirsizlikle üretilir. Bu mimarinin matematiksel temsili Bayesian çıkarımıdır; bir olayın sonsal olasılığı yeni verilere göre sürekli güncellenir:
$$
P(H|D)\ =\ \frac{P(D|H)P(H)}{P(D)}
$$
Bu Bayesian mimari, yaratıcı fikir üretimi, doğal dil oluşturma veya örüntü tanıma için son derece etkili olsa da sıkı kaynak planlaması söz konusu olduğunda ciddi sorunlara yol açabilir. Bir ajansın kıdemli bir metin yazarının gelecek hafta kritik bir teslimat için tam olarak on dört saat müsait olup olmadığını kesinlikle bilmesi gerektiğinde, olasılıksal bir sistem gerçek zamanlı veritabanı sorgulamak yerine yalnızca anlamsal örüntülere dayanarak son derece makul görünen ama asılsız bir program oluşturabilir.
| | | | |
| ----------------------- | ----------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Sistem Mimarisi | Çalışma Prensibi | Birincil Kullanım Alanı | Proje Planlamasındaki Riski |
| Deterministik Sistemler | Sabit kurallar, boolean mantığı, mutlak bağımlılıklar | Uyumluluk, kurumsal kaynak planlaması, muhasebe | İhmal edilebilir; kapasite ve bağımlılıklara sıkı uyum için tasarlanmış |
| Olasılıksal Yapay Zeka | Bayesian çıkarım, istatistiksel olasılık, örüntü eşleştirme | Doğal dil işleme, yaratıcı fikir üretimi, tahmine dayalı analitik | Aşırı yüksek; müsaitliği uydurma, bağımlılıkları görmezden gelme ve sessizce hata yapma eğilimi |
### Yapay Zeka Halüsinasyonları ve Kascadian Mantık Hataları
Bu mimari uyumsuzluğunun belirgin bir örneği yapay zeka halüsinasyonlarıdır. Analitik ve karar alma bağlamında halüsinasyonlar, var olmayan verilerin uydurulması ya da mimari tutarsızlıklar ve kopuk iş mantığı nedeniyle gerçek verilerin yanlış yorumlanması yoluyla ortaya çıkar. Olasılıksal bir yapay zeka modeli eğitim verilerine aşırı uyum sağlarsa, belirli bir pazarlama kampanyasının özgün ve son derece değişken kısıtlamalarıyla karşılaştığında halüsinasyon üretmeye başlayabilir.
Kaynak yönetimi ortamında tek bir halüsinasyonun sonuçları ağır olabilir çünkü programlar birbiriyle iç içe geçmiş durumdadır. Bir yapay zeka ajanı kapasiteyi hatalı analiz edip otomatik bir onay veya kaynak tahsisini yanlış tetiklerse, hata aşağı doğru dalgalanır. Örneğin yapay zeka, kreatif materyallerin deterministik olarak tamamlandığı doğrulanmadan medya satın alımını planlayacak olursa, basamaklı operasyonel başarısızlıklar tüm kampanya zaman çizelgesini raydan çıkarır. Yapay zeka sistemleri çoğu zaman bu kararları denetlemek için gereken şeffaflıktan yoksundur; "Kara Kutu" sorunu olarak bilinen bu durum, insan yöneticilerin proje zaten kritik ölçüde gecikene kadar hata noktasını tespit edememesine yol açar.
Ampirik araştırmalar bu operasyonel tehlikeleri gözler önüne seriyor. Binlerce çalışan için yapay zeka tarafından üretilen iş programlarını inceleyen çalışmalar, son derece nüanslı çalışan müsaitliği veya belirli görev kısıtlamaları gibi yanlış girdi verilerinin gerçeklikten kopuk programlar doğurduğunu ortaya koyuyor. Harvard Business School'dan araştırmacılar beş yıllık yapay zeka tarafından üretilen iş programlarını analiz ettikten sonra şunu söylüyor: "Kötü veri girerseniz, yapay zeka aracı, ne kadar sofistike, ne kadar karmaşık olursa olsun, ne kadar veri beslerseniz besleyin, ideal olmayan bir sonuç üretir... Oluşturulan bu programlar pratikte kullanışsızdır." Üretken yapay zeka, karmaşık gerçek dünya insan değişkenlerini katı kural tabanlı koruyucular olmadan ayrıştırmak için gereken deterministik kısıtlamalardan yoksundur. Üstelik yazılım geliştirme ve karmaşık proje planlaması gibi özelleşmiş alanlarda yapay zeka entegrasyonuna yönelik organizasyonel ve teknolojik engeller yüksek olmaya devam ediyor; pek çok model, özgün proje değişkenliğini yeterince hesaba katmakta yetersiz kalıyor.
### Yapay Zeka Koruyucularının Hesaplama Yükü
Bu ciddi riskleri azaltmak için yapay zekayı planlama amacıyla kullanmaya çalışan kuruluşlar devasa ve son derece karmaşık savunma mimarileri kurmak zorunda kalıyor. Buna, çıktıları doğrulanmış iç belgelerle temellendirmek için özelleştirilmiş Geri Alım Artırmalı Oluşturma (RAG) sistemleri ve alt ajanların mantığını çelişki ile olgusal hatalardan korumak amacıyla sürekli denetleyen bir "Denetçi Ajan" içeren çok ajanlı gözetim düzenlekleri dahil. Bunların yanı sıra, planlama kararlarını sıkı kapasite kısıtlamaları ve operasyonel talimatlarla doğrulamak için karmaşık otomatik akıl yürütme kontrolleri de gerekli.
Bu azaltma stratejileri, özünde olasılıksal bir sistemi deterministik biçimde davranmaya zorlamaya çalışır; bu ise hesaplama açısından pahalı, bakımı son derece güç ve gecikmelere yol açmaya eğilimli bir yaklaşımdır. Pazarlama ajanslarının büyük çoğunluğu için bu tür özel yapay zeka altyapısını inşa etmek ve sürdürmek mali ve teknik açıdan mümkün değil. Şirketlerin yalnızca yüzde beşi, özel yapay zeka girişimlerinden kayda değer finansal fayda elde ettiğini bildiriyor; neredeyse yüzde altmışı ise dağıtım, veri temizleme ve yönetişimin muazzam yükü nedeniyle anlamlı bir yatırım getirisi görmüyor. Sonuç olarak, kurumsal yapay zeka ajanları yalnız başlarına çalışamaz; güvenilir biçimde işlev görmek için derinlemesine entegre veri temelleri, kusursuz veri kalitesi, kimlik kontrolleri ve sıkı yönetişim modelleri gerektirir. Bu temel olgunluk olmadan, temel ajans planlaması için otonom yapay zeka dağıtmanın operasyonel riski teorik verimlilik kazanımlarını çok geride bırakıyor.
## Düzenleyici Mayın Tarlası: Uyumluluk, Yükümlülük ve SLA İhlalleri
Operasyonel verimsizliklerin ötesinde, planlama ve kaynak yönetimi için bulut tabanlı yapay zeka ajanlarının kullanılması pazarlama ajanslarını benzeri görülmemiş yasal, düzenleyici ve sorumluluk risklerine açık hale getiriyor. Müşteri gizliliği, veri mahremiyeti ve Hizmet Seviyesi Anlaşmalarına (SLA) sıkı uyumun zorunlu olduğu bir sektörde, otonom yapay zekanın opak yapısı, ajansların büyük bölümünün başa çıkamayacağı ciddi kırılganlıklar yaratıyor.
### GDPR, Veri Egemenliği ve Tasarım Yoluyla Mahremiyet
Pazarlama ajansları, tüketici hedef kitlelerine ait kişisel verileri (PII), müşterilerin tescilli ürün stratejilerini ve henüz kamuoyuyla paylaşılmamış finansal bilgileri barındıran hassas bilgilerin bekçisi konumunda. GDPR, bu verilerin nasıl işleneceğine dair katı ve tartışmasız kurallar öngörüyor: Veri toplama için açık bir hukuki dayanak, amaçla sınırlılık, veri minimizasyonu ve sınırlı saklama süreleri bunların başında geliyor. GDPR kapsamında, AB sakinlerinin kişisel verilerini işleyen herhangi bir yapay zeka ajanı yoğun denetime tabi; uyumsuzluk, küresel gelirin yüzde dördüne veya on yedi milyon sterline kadar ağır idari para cezalarına yol açabiliyor. 2018'den bu yana Avrupalı veri koruma otoritelerinin 2,8 milyar euronun üzerinde GDPR cezası vermiş olması, pazarlama faaliyetlerinin bu cezalarda önemli bir pay tutmasıyla birlikte riskin ne kadar yüksek olduğunu gözler önüne seriyor.
Ajanslar programları yönetmek, kampanya verilerini işlemek veya kaynakları optimize etmek için üçüncü taraf bulut tabanlı yapay zeka araçlarından yararlandığında, aslında hassas operasyonel verileri harici sunuculara iletiyorlar. Bu mimari, verilerin toplandığı ve saklandığı ülke veya bölgenin yasalarına ve yönetişim yapılarına tabi olduğu ilkesine dayanan veri egemenliği konusunda ciddi endişeler doğuruyor. Büyük bulut sağlayıcıları Avrupa Birliği içinde veri merkezleri işletse bile yabancı yargı bölgelerine (ABD CLOUD Yasası gibi) tabi olabilir; bu da gerçek veri egemenliğini zafiyete uğratarak ajansı düzenleyici işlem riskiyle karşı karşıya bırakır.
Yapay zeka sistemleri, kullanıcılar arasında veri sızıntısı, hızlı enjeksiyon güvenlik açıkları, model zehirlenmesi ve oluşturulan yanıtlarda yanlışlıkla PII ifşası gibi son derece tehlikeli uyumluluk riskleri barındırıyor. Bir ajans, son derece gizli bir müşteri ürün lansmanı zaman çizelgesini kurumsal bir yapay zeka planlama aracına giriyorsa ve bu araç söz konusu verileri sürekli model eğitimi için kullanıyor ya da kiracı verilerini güvenli biçimde yalıtamıyorsa, ajans müşteri gizliliğini temelden ihlal etmiş olur. Bunu önlemek için kuruluşların kapsamlı sorumlu yapay zeka çerçeveleri geliştirmesi ve veri minimizasyonu ile gizliliği sağlamak üzere karmaşık Mahremiyet Geliştiren Teknolojiler (PET'ler) kullanması gerekiyor. Ne var ki siber güvenlik uzmanları, bu uyumluluk açıklarına karşı en basit ve sağlam savunmanın yerel öncelikli ilkeleri kullanan bir "tasarım yoluyla mahremiyet" mimarisi olduğunu vurguluyor; bu mimari, veri iletimini fiziksel olarak sınırlıyor ve işlemeyi izole ediyor.
### Fikri Mülkiyet Riskleri ve Telif Hakkı İhlalleri
Yaratıcı iş akışlarında üretken yapay zekaya güvenmek, kaynak yönetimine de sıçrayan ciddi fikri mülkiyet riskleri taşıyor. Yapay zeka modelleri genellikle milyonlarca telif hakkıyla korunan eseri içeren büyük veri kümeleri üzerinde eğitilir ve çıktılar çoğu zaman mevcut korunan materyallere yakından benzeyebilir. Bir ajans görsel materyaller, pazarlama metni veya stratejik şablonlar üretmek için yapay zekadan yararlanırsa ve bu içerik mevcut telif haklarını ihlal ederse, ajans hem kendisini hem de müşterilerini maliyetli davalara ve itibar kaybına açık hale getirir. Bu risk yaratıcı çıktının ötesine geçer: Yapay zeka araçları rakiplerin tescilli metodolojilerini yansıtan stratejik öneriler, medya satın alma programları veya operasyonel iş akışları taslağı hazırlamak için kullanılırsa mülkiyet ve fikri mülkiyet hırsızlığı soruları kaçınılmaz olarak gündeme gelir. Profesyonel hizmet şirketleri şeffaf süreçler izlemeli; müşteriler, insan güdümlü ve özel olmasını bekledikleri stratejik hizmetlerde yapay zeka müdahalesinden giderek daha şüpheci yaklaşıyor.
### SLA İhlalleri ve Mesleki Sorumluluk
Hatalı yapay zeka planlamasına dayanan bir ajans için en acil finansal tehlike, Hizmet Seviyesi Anlaşmalarının ihlalindedir. SLA'lar; performans metriklerini, teslim zaman çizelgelerini, yanıt oranlarını ve erişilebilirliği düzenleyen katı sözleşme yükümlülükleridir. Bir yapay zeka planlama halüsinasyonu kritik bir kampanya lansmanı için kaçırılmış son teslim tarihiyle sonuçlanırsa ya da bütçeyi yanlış tahsis ederek yetersiz finansmanlı bir medya satın alımına yol açarsa, bu doğrudan ve somut bir SLA ihlali oluşturur. Bu tür ihlaller müşteri güvenini aşındırır, iş ilişkilerini zedeler, itibarı zedeleyebilir ve ağır mali cezalara ya da ani sözleşme feshine yol açabilir.
Yapay zeka sorumluluğuna ilişkin hukuki çerçeve hızla gelişiyor ve giderek artan biçimde dağıtım firmasının sıkı sorumluluğuna işaret ediyor. Bir yapay zeka sistemi üçüncü bir tarafa mali zarar veren bir hata yaparsa, ajans bunu algoritmaya bağlayarak kurtulamaz. Moffatt - Air Canada davası gibi son içtihatlar, kuruluşların müşterilerine özen borçlu olduğunu ve dağıtılan yapay zeka sistemlerinin hatalı bilgi vermesi veya görevleri gereği gibi yerine getirememesi halinde ihmalden sorumlu tutulduğunu gösteriyor.
| | | |
| ------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| Ajanslarda Yapay Zekanın Hukuki ve Düzenleyici Riskleri | Başarısızlık Mekanizması | Ajansa Sonucu |
| GDPR İhlali | Yapay zeka ajanı açık rıza olmaksızın PII işliyor veya veri minimizasyonu ilkesini çiğniyor | Küresel gelirin %4'üne kadar ceza; ağır itibar kaybı |
| Veri Egemenliği İhlali | Bulut yapay zekası hassas müşteri verilerini uyumsuz yabancı yetki alanlarında işliyor | Düzenleyici cezalar; kurumsal müşteri sözleşmelerinin kaybı |
| Fikri Mülkiyet İhlali | Yapay zeka, telif hakkıyla korunan eğitim verilerini yansıtan stratejik veya kreatif çıktılar üretiyor | Maliyetli davalar; ihtiyati tedbir kararları; marka erozyonu |
| Hizmet Seviyesi Anlaşması (SLA) İhlali | Yapay zeka müsaitliği uyduruyor, kaçırılmış kampanya son teslim tarihlerine yol açıyor | Mali cezalar; sözleşme feshi; ihmalden sorumluluk |
Bu durum, profesyonel hizmet firmalarını Mesleki Sorumluluk (Hata ve İhmal) ile Siber Sorumluluk sigortası poliçelerini kritik biçimde yeniden değerlendirmeye zorluyor. Ajansların teknolojik hatalar, yapay zeka risklerine ilişkin bilgilendirme yapılmaması ve yapay zeka kaynaklı ağ kesintileri ya da veri ihlallerinden doğan iş kesintisi kapsamlarını güvence altına almaları gerekiyor. Sözleşme ihlalinin kanuni garantiler çerçevesinde mi yoksa ürünün amaca uygunsuzluğu mu kapsamında değerlendirileceğine ilişkin karmaşıklık, yapay zeka kaynaklı SLA ihlallerine karşı savunmayı hukuki açıdan son derece çetrefilli kılıyor. Bu nedenle pek çok ajans, en güvenli operasyonel tutumun kritik yol planlamasında yapay zeka özerkliğini sıkı biçimde sınırlamak ve bunun yerine deterministik, insan denetimindeki yazılım çözümlerine güvenmek olduğu sonucuna varıyor.
## Abonelik Yorgunluğu ve Micro-SaaS'a Yöneliş
Otonom yapay zeka ajanlarının derin operasyonel riskleri ve geleneksel Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemlerinin şişirilmiş ve esnek olmayan yapısı göz önüne alındığında, 2025 ve 2026'da pazarlama ajansları yazılım tedarik stratejilerini köklü biçimde değiştiriyor. Küresel abonelik hizmeti sektörü 2025'te 1,1 trilyon dolara ulaşarak patlayıcı bir büyüme sergiledi; projeksiyonlar 2030'a kadar 1,2 trilyon doları gösteriyor. Ancak bu doygunluk "abonelik yorgunluğu" olarak bilinen piyasada bir gerilemeyi tetikledi.
### Paket Çözme Ekonomisi ve Dikey Çözümler
Yıllarca ajans yönetiminde standart yaklaşım, insan kaynaklarından muhasebeye, proje yönetiminden müşteri ilişkilerine kadar her iş fonksiyonunu kapsayacak şekilde tasarlanmış devasa, hepsi bir arada SaaS platformları veya ERP sistemleri satın almaktı. Ne var ki bu geleneksel yekpare sistemler giderek daha karmaşık bir hal aldı; kullanıcıları gereksiz özelliklerle boğuyor, uzun konuşlandırma süreleri ve astronomik yinelenen maliyetler dayatıyor. Büyük işletmeler ve ajanslar, onlarca örtüşen aboneliği yönetmenin yükünden giderek bunalıyor; bu da toplu satıcı konsolidasyonuna ve sorunsuz kullanıcı deneyimi talebine yol açıyor.
Bu ortam, SaaS'ın modülerleşmesini ve Micro-SaaS'ın hızla yükselmesini hızlandırdı. Micro-SaaS, yazılım mimarisinde temel bir değişimi temsil ediyor: tek bir iş sorununu geleneksel paket yazılımların gereksiz karmaşıklığı olmadan mükemmel biçimde çözmek üzere tasarlanmış, son derece odaklı, hafif uygulamalar. Geniş kapsamlı bir ERP satın almak yerine bir ajans, landing page oluşturma için özelleşmiş bir micro-SaaS, randevu planlaması için başka biri ve deterministik kaynak tahsisi için ayrı bir platform seçebilir. Bu eğilim, sektöre özgü "Dikey SaaS" araçlarının genel yatay üretkenlik araçlarına kıyasla iki ila üç kat daha hızlı büyüdüğü daha geniş sektör trendleriyle de örtüşüyor.
Micro-SaaS'ın pazarlama ajansları için sunduğu avantajlar son derece somut. Minimal genel giderleri ve hiper uzmanlıkları sayesinde Micro-SaaS platform geliştiricileri hızla iterasyon yapabilir; değişen piyasa taleplerine, mahremiyet kaygılarına ve kullanıcı geri bildirimlerine anında uyum sağlayabilir. Bu hız, ajansların eski yazılımların yavaş güncelleme döngülerine bağlı kalmadan iş akışı gereksinimlerine tam olarak uyan son teknoloji araçlara erişmesini sağlıyor.
Üstelik ekonomik model de son derece cazip: Micro-SaaS ürünleri, net ve basit fiyatlandırma yapılarıyla ajansların kullanılmayan özelliklerden oluşan devasa paketler için ödeme yapmaktan kaynaklanan abonelik yorgunluğunu atlatmasına imkan tanıyor. İşletmeden işletmeye müşteri edinme maliyetleri yükselirken yazılım satıcıları esneklik, şeffaf fiyatlandırma ve özelleşmiş alan uzmanlığının kullanıcı elde tutma için tek güvenilir metrik olduğunu fark ediyor. Sıkı marjlarla çalışan bir pazarlama ajansı için yapılandırılmış süreçler vazgeçilmez olmaya devam ediyor. Bir yapay zeka ajanı e-posta taslağı hazırlamaya yardımcı olabilir; ancak kaynakları atama, iş yüklerini dengeleme ve bütçeleri takip etme iş akışı, yalnızca amaca yönelik Micro-SaaS'ın sağlayabildiği öngörülebilirliği, güvenilirliği ve yapılandırılmış yönetişimi gerektiriyor.
## Yerel Öncelikli Mimari: Güvenilirlik ve Mahremiyeti Yeniden Tanımlamak
Ajanslar şişirilmiş ERP'lerden ve güvenilmez yapay zekadan kaçınmak için Micro-SaaS'a yönelirken, geleneksel bulut tabanlı yazılımın gecikme, güvenilirlik ve mahremiyet sorunlarını da ele alan eş zamanlı bir mimari devrim yaşanıyor: Yerel Öncelikli yazılım hareketi.
Geleneksel bulut SaaS, ince istemci modeliyle çalışır; veriler ve işleme mantığı tamamen uzak bir sunucuda bulunur. Görev oluşturma, zaman çizelgesi güncelleme veya bütçe tahsisi gibi her kullanıcı eylemi, bir ağ isteği gerektiriyor. Bu durum gecikme ("spinner" sorunu olarak da bilinen) yaratıyor ve internet kesintileri ya da sunucu arızaları sırasında uygulamayı tamamen kullanılamaz kılıyor. Yerel Öncelikli yazılım bu modeli köklü biçimde değiştiriyor. Kullanıcının verilerinin birincil ve yetkili kopyasının doğrudan kendi cihazında bulunduğu ilkesiyle çalışıyor; uzak ağ ise yalnızca isteğe bağlı bir senkronizasyon ve yedekleme mekanizması olarak kullanılıyor.
### Yerel Öncelikli Tasarımın Yedi İdeali
Yerel Öncelikli yazılım felsefesi, yüksek riskli ve hızlı tempolu pazarlama ajanslarının operasyonel ihtiyaçlarıyla mükemmel biçimde örtüşen birkaç temel ilke üzerine kurulu:
1. **Spinner Yok (Anında Yanıt):** Veriler doğrudan yerel diske okunup yazıldığından, ağ gecikmesi neredeyse sıfırlanıyor. İşlemler anlıktır; sinir bozucu gecikmeler olmadan derin odak çalışmasını kolaylaştırır ve son derece duyarlı bir kullanıcı deneyimi sunar.
2. **Ağ İsteğe Bağlıdır:** Yazılım çevrimdışında da sorunsuz çalışır. Seyahatte olan, düşük bant genişliğiyle çalışan veya ağ kesintisi yaşayan bir ajans ekibi, kesintisiz biçimde kampanya planlamaya, kaynak tahsis etmeye ve program taslağı hazırlamaya devam edebilir. Bağlantı sağlandığında veriler gelişmiş çakışma çözümleme protokolleri kullanılarak arka planda sessizce ve güvenli biçimde senkronize olur.
3. **Sorunsuz İşbirliği:** Yerel depolamayı ön plana almasına karşın, Yerel Öncelikli mimariler birden fazla cihaz ve ekip üyesi arasında verileri sorunsuz biçimde çoğaltan sofistike senkronizasyon katmanları kullanır; böylece herkes en güncel programa sahip olur.
4. **Varsayılan Güvenlik ve Mahremiyet:** Yerel depolama, uzak sunuculara iletilen hassas bilgi miktarını doğası gereği sınırlar. Bu mimari gerçek uçtan uca şifrelemeyi destekler ve toplu veri ihlali, yetkisiz erişim ve kurumsal veri toplama riskini önemli ölçüde azaltır.
5. **Mutlak Veri Sahipliği:** Kullanıcılar satıcı bağımlılığına veya yazılım sağlayıcısının kapanmasıyla kritik iş verilerinin silinmesi gibi varoluşsal bir riske maruz kalmaz. Dosyalar yerel makinede kalır; yazılım sağlayıcısı faaliyetlerini sona erdirse bile uzun vadeli veri koruması güvence altındadır.
### Uç Bilişim ve Düzenleyici Uyumluluk
GDPR, CCPA ve sıkı veri egemenliği gerekliliklerinin oluşturduğu karmaşık düzenleyici ortamda yol almaya çalışan bir ajans için Yerel Öncelikli yazılım, salt teknolojik bir tercih olmaktan çıkıp stratejik bir zorunluluğa dönüşüyor. Veri işlemeyi "uca" (kullanıcının yerel makinesine veya kurumun doğrudan ağına) taşıyarak ajanslar, veri yerelleştirme ve minimizasyon yetkilerini doğası gereği karşılar. Bu yaklaşım, sınır ötesi veri transferlerinin jeopolitik karmaşıklığını ve "egemen bulut" tanımlarının belirsizliğini de zarif bir biçimde devre dışı bırakıyor.
Üstelik sunucu gidiş-dönüşlerine olan sürekli bağımlılığı ortadan kaldırmak son derece dayanıklı bir iş akışı yaratıyor. Büyük bir bulut sağlayıcısı yerel bir kesinti yaşadığında kritik bir müşteri sunumu sırasında bir planlama platformunun çökmemesi artık mümkün. Yerel Öncelikli tasarım dayanıklılığı, özerkliği ve tescilli müşteri verilerinin tartışmasız güvenliğini önceliklendiriyor; bu da onu kurumsal kaynak yönetimi için üstün mimari tercih haline getiriyor.
## Stratejik Uygulama: Arketipal Ajans Çözümü Olarak YAPL
Sıkı deterministik planlama talebi, dikey Micro-SaaS'a yönelik ekonomik kayma ve Yerel Öncelikli mimarinin operasyonel zorunluluğunu harmanlayınca, **YAPL** gibi platformlar modern pazarlama ajansları için ideal çözümler olarak öne çıkıyor. **YAPL**, karmaşık kurumsal kaynak gereksinimleri ile hızlı hareket eden yaratıcı ekiplerin talep ettiği çeviklik arasındaki uçurumu kapatmak üzere özel olarak tasarlanmış yeni nesil bir proje planlama ve kaynak planlama SaaS'ı.
### Uygulamada Yerel Öncelikli Dayanıklılık
**YAPL** özünde Yerel Öncelikli bir yaklaşımla çalışıyor; kullanıcıların ağ bağlantısından bağımsız olarak kesintisiz çalışabilmesi için açıkça tasarlanmış. "Çevrimdışı Taslak Modu" özelliği sayesinde ajans stratejistleri, kreatif direktörler ve müşteri yöneticileri, bulutla bağlantıları tamamen kesilmiş durumdayken karmaşık kampanya zaman çizelgeleri oluşturabilir, bütçe tahsis edebilir ve kaynak planlamasını yeniden düzenleyebilir. Bu durum, web tabanlı proje yönetimi araçlarıyla sıklıkla karşılaşılan gecikme sorununu ortadan kaldırıyor ve kritik planlama aşamalarında kesintisiz operasyonel sürekliliği güvence altına alıyor.
Öte yandan **YAPL**, gerçek zamanlı güncellemeler ve hassas sürüm takibi sunan bir "Aktivite Zaman Çizelgesi" sunuyor. Bağlantı olduğunda işbirliği kusursuz ve şeffaf. Sistem, yeni bir "Ç1 Ürün Yol Haritası" yayımlandığında veya belirli bir ekip üyesinin "Frontend Ekibi"ne eklendiği gibi ayrıntılı işbirliği olaylarını takip ediyor. Bu denetim izi, çok paydaşlı ajans ortamlarında hesap verebilirliği ve şeffaflığı korumak, dolayısıyla SLA ihlallerine yol açan iletişim kopukluklarını önlemek için kritik önem taşıyor.
### Pazarlama İş Akışları için Deterministik Planlama
Görev sürelerini tahmin eden ve kaynak müsaitliğini uyduran olasılıksal yapay zeka ajanlarının aksine **YAPL**, ajansları planlama başarısızlıklarından koruyan katı, deterministik proje planlama özellikleri sunuyor.
Karmaşık bağımlılıkları yönetmek için **YAPL**, Kritik Yol Modu içeren görsel bir Gantt Şeması arayüzü sunuyor. Bu özellik, proje yöneticilerinin nihai proje son tarihini doğrudan etkileyen kritik görev dizisini matematiksel olarak belirlemesine imkan veriyor. Pazarlama bağlamında kritik yolun belirlenmesi (örneğin: Müşteri Onayı → Materyal Üretimi → Uyumluluk İncelemesi → Medya Satın Alımı), tüm kampanyaları raydan çıkaracak ardışık gecikmeleri önlemek için kaynakların tam olarak nerede önceliklendirilmesi gerektiğini güvence altına alıyor.
Çevik günlük operasyonlar için ise **YAPL**, görevlerin belirli operasyonel aşamalar arasında sürüklenip bırakıldığı (Yapılacak, Devam Eden, İncelemede, Tamamlandı) son derece görsel Kanban panoları kullanıyor. Platform, dijital pazarlamanın özel terminolojisini ve iş akışlarını da destekliyor. Görevler "Strateji," "Kreatif," "Sosyal," "Araştırma," "PPC" (Tıklama Başına Ödeme) ve "CRO" (Dönüşüm Oranı Optimizasyonu) gibi son derece özgül etiketlerle işaretlenebiliyor. Platform tarafından açıkça desteklenen deterministik görev takibine örnekler arasında "Ç1 kampanya hedefleri ve KPI'larının tanımlanması", "Rakip analizi araştırması yürütülmesi", "E-posta dizisi metin yazarlığı yönetimi" ve "Landing page metni ve A/B test varyantlarının konuşlandırılması" sayılabilir. Bu düzeyde özgül kategorilendirme, ajansların mikro teslimatları mutlak bir kesinlikle takip etmesine olanak tanıyor.
| | | |
| ---------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------- |
| YAPL.app Özelliği | Pazarlama Ajansı Uygulaması | Stratejik Fayda |
| Yerel Öncelikli & Çevrimdışı Taslak Modu | Seyahat veya ağ kesintisi sırasında kampanya planlaması | Sıfır gecikme ve kesintisiz operasyonel süreklilik |
| Gantt Şeması & Kritik Yol | Kreatif, hukuki ve medya satın alımı arasındaki bağımlılıkların haritalanması | Ardışık gecikmeleri ve SLA ihlallerini önler |
| Alana Özgü Etiketleme (PPC, CRO, Sosyal) | Uzman dijital pazarlama ekipleri için görev kategorilendirme | Geliştirilmiş iş akışı netliği ve hızlı görev filtreleme |
| S-Eğrisi Harcama Görselleştirmesi | Planlanan bütçelere karşı hizmet bedeli tüketim oranlarının takibi | Marjı korumak ve kârlılık için erken müdahale |
| Ayrıntılı Kaynak Tahsisi | Belirli personelin (örn. Sarah Chen) ve teknik ekipmanın kullanım takibi | Ekip tükenmişliğini önler; yetenek konuşlandırmayı optimize eder |
### Gelişmiş Kaynak ve Maliyet Yönetimi
CMO'nun yoğun maliyet verimliliği, marj koruması ve ROI takibi zorunluluğunu ele alarak **YAPL**, basit görev atamanın çok ötesine geçen gelişmiş kaynak planlama araçları sunuyor.
Platform, ileri proje yönetiminde temel bir metrik olan S-Eğrisi görselleştirme aracına sahip; bu araç, zaman içinde planlanan kümülatif harcamaları gerçekleşen harcama seyriyle karşılaştırmalı olarak çiziyor. Karmaşık, sabit ücretli bir müşteri sözleşmesini yöneten bir ajans için S-Eğrisi, marj erozyonuna ilişkin anında görsel geri bildirim sağlıyor. Projenin erken aşamalarında iş gücü saatleri veya dış satıcı maliyetleriyle temsil edilen gerçekleşen harcamalar planlanan eğrinin belirgin biçimde üzerine çıkmaya başlarsa, yönetim kârlılık yok olmadan önce müdahale edebiliyor. Bu deterministik takip, olasılıksal yapay zeka araçlarıyla güvenilir biçimde kopyalanamaz.
Üstelik **YAPL**'daki kaynak tahsisi, hem iş gücü hem de ekipmanın kesin kullanımı ile spesifik mali maliyetlerini yüksek ayrıntı düzeyinde takip ediyor. Sistem ağır inşaat makinesini takip edebilse de mimarisi, belirli ajans personelinin bant genişliğini (örneğin baş stratejist "John Smith"in tam saatlerini) veya pahalı pazarlama yazılım lisanslarının tahsisini takip etmeyle mükemmel biçimde örtüşüyor. Platform, karma iş gücünü "Proje Yönetimi," "Mimarlık & Tasarım," "Saha Operasyonları" ve "Müşteri Yönetimi" gibi uzman birimler halinde düzenleyerek derinlemesine organizasyonel yönetim sağlıyor. Gerçek zamanlı metrik panelleri, aktif projeleri, tamamlanan görevleri ve tam görev dağılım yüzdelerini görüntüler; bu sayede ajans yöneticiliğine, kurumsal yapay zekanın opak tahminlerine başvurmadan operasyonlarını optimize etmek için gereken tam ve deterministik görünürlük sunuluyor.
## Sonuç
2025 ve 2026'da pazarlama ajansları için işletme ortamı; yoğun finansal denetim, ölçülebilir sonuçlar için amansız bir baskı ve son derece ince kar marjlarıyla tanımlanıyor. Bu affetmez makroekonomik ortamda insan sermayesinin stratejik yönetimi ve titiz proje planlaması artık sıradan bir idari görev değil; ajans kârlılığının, müşteri elde tutmanın ve kurumsal hayatta kalmanın temel motoru.
Kurumsal yazılım sektörü olasılıksal ve üretken yapay zeka ajanlarını her operasyonel köşeye agresif biçimde sıkıştırmaya çalışırken, basiretli ajans liderleri bu yaklaşımın derin yapısal tehlikelerini görmek zorunda. Proje planlaması ve kaynak tahsisi, özünde mutlak matematiksel hassasiyet ve güvenilir bağımlılık haritalama gerektiren deterministik disiplinlerdir. Halüsinasyonlara, mantık hatalarına ve açıklanamaz belirsizliklere yatkın yapay zeka modellerine güvenmek kabul edilemez riskler doğuruyor. Bu riskler, basamaklı operasyonel başarısızlıklardan ve felaket boyutunda SLA ihlallerinden fikri mülkiyet ihlallerine ve veri egemenliği açıklarından kaynaklanan ağır GDPR düzenleyici cezalarına kadar uzanıyor. Otonom yapay zeka planlamasının "Kara Kutu" niteliği, profesyonel müşteri hizmetlerinde gereken sıkı denetlenebilirlik ve veri güvenliğiyle tamamen bağdaşmıyor.
Dolayısıyla dikey Micro-SaaS'a yönelik stratejik dönüş, hem yapay zekanın tehlikelerine hem de şişirilmiş eski ERP sistemlerinin yarattığı abonelik yorgunluğuna karşı rasyonel ve son derece etkili bir piyasa düzeltmesini temsil ediyor. Teknoloji yığınlarını hiper odaklı ve çevik araçlarla optimize eden ajanslar, iş akışları üzerindeki kontrolü yeniden ele geçiriyor. Bu hareket içinde Yerel Öncelikli mimari, rakipsiz hız, çevrimdışı dayanıklılık ve tasarım gereği mutlak veri mahremiyeti sunarak kritik bir operasyonel farklılaştırıcı olarak öne çıkıyor. **YAPL** gibi platformlar bu yeni operasyonel ideali mükemmel biçimde somutlaştırıyor. Deterministik Kritik Yol planlaması, ayrıntılı kaynak maliyet takibi, S-Eğrisi finansal görselleştirmeleri ve çevrimdışı öncelikli güvenilirliği harmanlayan bu araçlar, ajansların karmaşık pazarlama iş akışlarını mutlak bir hassasiyetle yürütmesini sağlıyor. Sonuç olarak, olasılıksal otomasyonun cazibesinden uzak durarak titiz, matematiksel açıdan sağlam kaynak yönetimine yönelen ajanslar, her faturalandırılan saatin müşterilerinin stratejik hedeflerini doğrudan ilerlettiğinden ve kendi operasyonel marjlarını kararlılıkla koruduğundan emin olarak başarıya ulaşacak.
**Kaynaklar:**
- _Marketing Budget Optimization with Limited Resources in 2025 - Evok Advertising_
- _Why Marketing Agencies Are Struggling in 2025 - Entrepreneur_
- _Cost Management Remains an Executive Priority in 2025 - Boston Consulting Group_
- _The 8 Top Trends Shaping Resource Management in 2025 - Runn_
- _10 Effective Marketing Strategies for 2025 | Park University_
- _Farewell, SaaS: AI is the future of enterprise software | AlixPartners_
- _The Basics of Probabilistic vs. Deterministic AI: What You Need to Know_
- _Forecasting project schedule performance using probabilistic and deterministic models_
- _Project Scheduling Techniques: Probabilistic and Deterministic - Advaiya_
- _Understanding the Three Faces of AI: Deterministic, Probabilistic, and Generative | Artificial Intelligence | MyMobileLyfe | AI Consulting and Digital Marketing_
- _Deterministic and Probabilistic Risk Management Approaches in Construction Projects: A Systematic Literature Review and Comparative Analysis - MDPI_
- _What Are AI Hallucinations? Definition, Examples - AtScale_
- _AI Hallucination: When AI experiments go wrong - Scrut Automation_
- _When AI Gets It Wrong: Why Marketers Can't Afford Hallucinations - MINT.ai_
- _Bad Data, Bad Results: When AI Struggles to Create Staff Schedules | Working Knowledge_
- _AI-driven project management: Challenges & oppportunities - SOAR_
- _Challenges of Integrating Artificial Intelligence in Software Project Planning: A Systematic Literature Review - MDPI_
- _Minimize generative AI hallucinations with Amazon Bedrock Automated Reasoning checks_
- _Custom AI vs SaaS AI: When to Build, When to Buy, and Why Only 5% of Companies Get It Right | Aristek Systems_
- _SaaS vs AI: The Future of Enterprise Software - Ema_
- _GDPR and Marketing: Complete Compliance Guide for 2025 | Email, Cookies & Ads_
- _Security and GDPR in AI Agents: Complete Compliance Guide 2025 - Technova Partners_
- _What Is Data Sovereignty? Challenges & Best Practices | Snowflake_
- _Sovereign Cloud And Data Sovereignty: An Overview – - Exoscale_
- _AI Agent Compliance: GDPR SOC 2 and Beyond - MindStudio_
- _Third-party AI tools pose increasing risks for organizations | MIT Sloan_
- _The value of privacy-enhancing technologies for businesses in 2025 - Usercentrics_
- _When AI Content Creation Becomes a Legal Nightmare: The Hidden Risks Every Business Owner Must Know | Kelley Kronenberg_
- _Generative AI Risks in Professional Services | Cherry Bekaert_
- _Managing SLA breaches: best practices to avoid violations - New Relic_
- _Legal Liability for AI-Driven Decisions – When AI Gets It Wrong, Who Can You Turn To?_
- _The Dual Edge: Navigating Generative AI's Professional and Cyber Liability Risks for IP Law Firms_
- _Professional Liability Risks in the Age of Artificial Intelligence | DWF Group_
- _AI liability – who is accountable when artificial intelligence malfunctions? - Taylor Wessing_
- _Subscription Fatigue: The Great Subscription Commerce Shakeout of 2025 - Martech Pulse_
- _Subscription Fatigue: Why Users Are Ditching Monthly Plans - Qwegle_
- _The Rise of Micro-SaaS: How Niche Apps Are Shaping Software - Medium_
- _Why SaaS is Essential for Startups and Web-Based Enterprises in 2025 - Medium_
- _Never Too Small: 3 Ways SMEs Use Cloud ERP To Drive Growth - Forbes_
- _SaaS Trends 2025-2026: 25 Definitive Trends Shaping the Industry - Modall_
- _The Unbundling of Traditional SaaS Products | by Clement Vouillon | Point Nine Land_
- _What is Micro-SaaS and 10 Ideas to Start Building Now - Knack_
- _Subscription Trends 2026: Insights from leading experts | Subscrybe_
- _AI Agents Will Not Kill Your MicroSaaS | by Mohit Rathore | Micro SaaS Bytes - Medium_
- _Local-first software: You own your data, in spite of the cloud - Ink & Switch_
- _Why Local-First and Offline-First Software Is the Future - DEV Community_
- _Why Local-First Software Is the Future and its Limitations | RxDB - JavaScript Database_
- _Benefits of LocalFirst for the Good of All | by Volodymyr Pavlyshyn - Medium_
- _From the Cloud to the Edge: Exploring the Local-First Software Revolution - CDInsights_
- _Sovereign Clouds Are Reshaping National Data Security | BCG_
**YAPL** - Proje Planlama & Kaynak Yönetim Platformu
[**YAPL**'ı ücretsiz deneyin](/register) ve dijital dönüşüme ortak olun.
